PERTEMUAN 4

PERTEMUAN 5-6Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHARTDeskripsi Materi:Konsep dasar flowchartTipe FlowchartSimbol flowchartMembuat flowchart1PendahuluanPada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:Data flow diagramsFlowcharts

Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:Flowchart Dokumen (Document flowcharts ) menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen-departemen dan unit-unit.Flowchart System (System flowcharts) menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasiFlowchart Program (Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program

2FLOWCHARTSMerupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.Menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem.Setiap simbol dalam flowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.3Simbol FlowchartSimbol Input/OutputMewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu prosesSimbol ProsesMewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi)Simbol PenyimpananMewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistemSimbol Aliran adan simbol lainnyaMewakili aliran data atau barangMulai atau selesai dari flowchartKeputusanPenjelasanSimbol Flowchart4FLOWCHART DOKUMENMengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara area tanggung jawab dalam suatu perusahaan.Menunjukkan:tempat asal setiap dokumendistribusinyatujuan penggunaannyatujuan akhirnyasegala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati suatu sistem.5FLOWCHART DOKUMENDokumen flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagiDapat digunakan sebagai alat pengendalian internal:Aliran komunikasi yang tidak sesuaiAliran dokumen yang tidak perluProsedur-prosedur yang dapat menyebabkan penundaanMembuat FlowchartPahami sistemnya, yaitu dengan cara: wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan pihak manajemenKuisionerBaca seluruh deskripsi naratif sistemPraktekkan seluruh transaksi sistemIdentifikasi departement yang akan menggunakan sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut.Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan simbol-simbol flowchart

Membuat FlowchartGunakan kolom yang terpisah untuk aktivitas-aktivitas dari setiap entity.misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam flowchart yang Anda buat

What are the entities in this flowchart?Membuat FlowchartBuat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian, identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi.Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kananGunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah dengan pola atau komputerBeri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasiTunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan perlihatkan pula tujuan akhirnyaKetika membaca narasi, tentukan:One approach you can use is to read through the narrative and for each step define:Apa inputnyaApa proses yang terjadiApa outputnyaMembuat Flowchart11

Identifikasi asal input

Input

Proses

Output yangDisimpan/diarsip

Input utkProsesberikutnya

Proses

OutputSetiap proses manual harus memiliki setidaknya satu input dan outputData yang dimasukkan atau diambil dari file komputer harus melalui proses Jangan menunjukkan simbol proses untuk:Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lainFilling suatu dokumenMembuat Flowchart19

MeneruskanDokumen

MenyimpandokumenJangan menghubungkan 2 dokumen secara langsung, kecuali jika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya. Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke kolom lainmemperlihatkan dokumen tersebut di ke-2 kolomBeri nomor di pojok kanan atas dokumen jika menggunakan multiple documentMembuat Flowchart22

Tampilkan dokumen yang diteruskan di kedua kolom

Gunakan on-page connector dan nama untuk menghindari kelebihan garis arusGunakan off-page connector jika alirannya beroindah ke halaman lain

Membuat Flowchart25

Membuat FlowchartJika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman, maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst.Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk pemprosesan lebih lanjutGambar sketsa kasar sebagai langkah awalBuktikan keakuratan dari flowchart dengan menanyakannya pada usersBeri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart

Lets change topics.FLOWCHART SISTEM

Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIASistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem. Dapat berupaInput dapat berupa:Data baruData yang disimpan & digunakan lagiKeduanyaFLOWCHART SISTEM30Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIASistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem.Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-langkah yang dilaksanakan atas dataJika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart programFLOWCHART SISTEMSistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIASistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem.Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-langkah yang dilaksanakan atas dataProses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa informasi

Output dapat :Disimpan & digunakan lain waktuDitampilkan di layar/screenDicetak/printInput untuk proses berikutnyaFLOWCHART SISTEM

System Flowchart Shown in Figure 3-11 in your textbookCan you spot the input processoutput pattern? Lets change topics.FLOWCHART PROGRAM

Program flowchart mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.Dalam program flowchart juga terdapat pola input proses - outputFlowchart Program35

The program flowchart from Figure 3-11 in your textbook is shown on the right.

Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer.

This flowchart becomes the programmers blueprint for writing the actual computer program.FLOWCHARTS VS. DFDsNow that weve examined both flowcharts and DFDs, it may be useful to discuss the differences again.DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of a system.Flowcharts place more emphasis on the physical characteristics of the system.An example may be useful.FLOWCHARTS VS. DFDsKantor registrasi dari suatu universitas menerima formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran. Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas.40Students1.0UpdateStudentRecords2.0PrepareClass ListsStudentRecordsFacultyBursarEnrollmentFormsEnrollmentFormsEnrollmentFormsClassListsHeres a DFD that goes with the story.Students1.0UpdateStudentRecords2.0PrepareClass ListsStudentRecordsFacultyBursarEnrollmentFormsEnrollmentFormsEnrollmentFormsClassListsStudentsRegistrars OfficeEnrollmentFormsSortFormsSortedEnrollmentFormsUpdateStudentRecordsAPrepareClassListsSortedEnrollmentFormsClassListsSortedEnrollmentFormsBursarFacultyHeres a flowchart that goes with the storyFLOWCHARTS VS. DFDsMisal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas.Students1.0UpdateStudentRecords2.0PrepareClass ListsStudentRecordsFacultyBursarEnrollmentDataEnrollmentDataEnrollmentDataClassListsOriginal DFDStudents1.0UpdateStudentRecords2.0PrepareClass ListsStudentRecordsFacultyBursarEnrollmentFormsEnrollmentFormsEnrollmentFormsClassListsHeres the revised DFD. How has it changed?Heres the revised flowchart. How has it changed?Registrars OfficeStudentsClassListsBursarFacultyEnrollmentDataUpdateStudentRecordsStudentRecordsEnrollmentDataPrepareClassListsStudentsRegistrars OfficeEnrollmentFormsSortFormsSortedEnrollmentFormsUpdateStudentRecordsAPrepareClassListsSortedEnrollmentFormsClassListsSortedEnrollmentFormsBursarFacultyOriginal FlowchartFLOWCHARTS VS. DFDsMoral of the story: Changes in the physical characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD.The DFD focuses more on the logic.When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it.