PERTEMUAN 2

Meeting & Convention

1. Pengertian Meeting

2. Kajian Meeting

3. Pengertian Convention

4. Kajian Convention

Apakah yang dimaksud dengan Meeting?

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 2

Pengertian Meeting

• Pertemuan oleh minimal dua orang untuk waktu minimal

15 menit, di suatu tempat khusus atau dengan pembayarantempat minimal untuk setengah hari pertemuan.

• Pada umumnya, kegiatan ini merujuk kepada kegiatanpertemuan yang lebih kecil jumlah dan skalanyadibandingkan dengan conference, congress dan conventions.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 3

• Istilah Meeting sendiri, mempunyai panggilan yang berbeda-beda di beberapa negara.

The manual’s definitions encompass assembly,

colloquium, conference, congress, convention, exhibition,

forum, seminar, symposium, and other meeting formats in

seven languages. (Krugman & Wright, 2007:3)

• Istilah CONGRESS sering dipakai secara umum untuk acara-acara pertemuan bertaraf internasional.

• Di luar wilayah Amerika, istilah CONVENTION lebih umumdigunakan untuk menggantikan istilah Meeting.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 4

• Lalu apakah Meeting dan Convention adalah 2 hal berbeda?

• Bagaimana menurut kalian?

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 5

Pengertian Convention

• Convention, conference, congress pada dasarnya memiliki artiyang sama dengan meeting yaitu pertemuan sejumlah orangdalam jumlah banyak, yang membahas mengenai pekerjaanataupun ketertarikan yang sama, dan berusaha membuatkeputusan dalam kelompok.

• Yang membedakan meeting dengan convention adalah skala

jumlah pesertanya.

• Convention umumnya diadakan dengan waktu yang sudah

ditetapkan secara reguler (misalnya tahunan, dua tahunan, tigatahunan) dengan jumlah peserta lebih dari 5.000 orang.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 6

Ciri-ciri conference

• Conference maupun Congress

diselenggarakan dengan durasi sedikitnyasatu hari hingga beberapa hari, denganjumlah peserta lebih dari 50 orang, namuntidak selalu dalam frekuensi rutin.

• A congress is a scheduled, periodic meeting

of delegates or representatives of

interested groups to discuss a subject.

(Krugman & Wright, 2007:3)

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 7

Langkah-langkah mempersiapkan Meeting

maupun ConventionSebagai seorang Meeting Organizer maupun Convention Organizer,langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan kegiatanmeeting ataupun convention adalah sebagai berikut:1.Planning & Research2.Budgeting3.Sourcing and selecting Venue4.Negotiating with venues5.Programme planning6.Event marketing7.Conference management and production8.Event Evaluation (Rogers, 2003)

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 8

1.Planning and research

Cari tahu lebih dahulu, kegiatan yang akan diselenggarakanberupa apa, dan tujuan yang akan dicapai apa. Research jugapenting untuk mencari tahu, skala dari acara (besar kecilnya),siapa saja yang akan menghadiri (delegasi), kapan akandiadakan, lokasinya dimana, kenapa perlu dilaksanakan, danbagaimana serta seperti apa nantinya event tersebut akandilangsungkan

2.Budgeting

Budgeting yang disusun akan tergantung pada siapakahkonsumen kita? apakah perusahaan, atau lembaga non-profit,atau pemerintah. Dan budgeting disusun berdasarkan padafixed cost, variable cost, dan biaya tak terduga.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 9

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 10

3.Sourcing and selecting VenueMencari informasi mengenai venue, informasi bisa didapat melalui brosur,website, iklan, dan sebagainya. Penting untuk dicari tahu, apakah venuetersebut memiliki ruang sesuai kebutuhan kita, kapasistasnya, fasilitas khusus(terutama untuk disabilitas), penyediaan transport, jarak dari bandara maupunhotel, dan sebagainya.

4.Negotiating with venuesNegosiasi dilakukan setelah venue yang akan digunakan ditentukan. Negosiasiini penting dilakukan, untuk mendapatkan jaminan, baik harga termurah sertajaminan kualitas pelayanan terbaik.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 11

Contoh Layout Meeting & Convention

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 12

6.Programme planningIni adalah tahap utama dalam persiapan. Karena, yang paling utama daripenyelenggaraan rangkaian acara ini adalah pokok acaranya (Main Event).

The research shows that 48 per cent gave the

programme as the key reason for attending, followed by

26 per cent giving destination, 16 per cent stating that

they always attend and 10 per cent other reasons.

(Rogers, 2003:162)Siapa keynote speakernya, apa tema acaranya, siapa moderatornya, sesuaikahdengan trend issue yang sedang hangat, adalah sebagian alasan utamaseseorang mau untuk mengikuti sebuah konferensi.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 13

7.Event marketing

Tidak kalah penting, marketing juga hal yang wajib dilakukan.Sebisa mungkin, publikasi dilakukan jauh-jauh hari. Bukanhanya untuk meningkatkan jumlah delegasi yang datang,namun penting juga untuk meningkatkan moralitas baikpembicara, delegasi, venue dan semua hal yang terlibat.

8.Conference management and productionPada saat pelaksanaan, yang perlu diperhatikan adalah bagianregistrasi, handling keynote speaker (penjemputan, ruangtransit, dsb.), hingga keseluruhan penyelenggaraan (fasilitasdelegasi, meminimalisir gangguan, dsb.)

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 14

9.Event EvaluationYang tidak kalah penting adalah eveluasi. Hal ini perludilaksanakan, agar dalam penyusunan program danpelaksanaan event selanjutnya bisa lebih baik lagi.

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 15

Hal lain yang juga perlu diperhatikan dalam

mempersiapkan meeting maupun convention• Delegasi

Meetings and conventions do not exist without delegates; there are nomarathons without runners; dance festivals need dancers. (Getz,2007:27)

• Akomodasi

Akomodasi yang disediakan, harus sesuai dengan level delegasi yangmengikuti event ini.

• Trasnportasi

• KomunikasiThe program is the main focus of any meeting or convention. When theaudience composition includes people of various nationalities, factorssuch as interpretation and speaker orientation must be taken intoconsideration. (Krugman & Wright, 2007: 16)

• Fasilitas lainnya

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 16

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 17

Pengantar MICE - Yuliana Pinaringsih K. S.Par., MM. 18