Perpustakaan: Sumber Belajar Kreatif dan InovatifDalam Seminar Asosiasi Dosen Bahasa dan Sastra Indonesia: Pengembangan Bahan Ajar dan Literasi DigitalUNS Solo, 27 Desember 2019

Dr Taufiq Abdul GaniStaf Ahli Bidang Manajemen Mutu Perpustakaan Unsyiah-Banda Aceh

Dr. Taufiq Abdul Gani

• Fungsional dan Struktural– Dosen Teknik Komputer, FT, Unsyiah– Kepala Unsyiah Press – Staf Ahli Bidang Manajemen Mutu Perpustakaan Unsyiah

• Kualifikasi – Auditor AIMA, LP3M Unsyiah– Sertifikasi International Lead Auditor ISO 9001:2015 dari IRCA– Sertifikasi International Lead Auditor ISO 27001:2013 dari IRCA– Sertifikasi BSN Face To Face Trainer

● Pengalaman di Manajemen Mutu– Akreditasi A Perpustakaan Unsyiah dari Perpusnas, 2013, 2016– Sertifikasi ISO 9001:2008 dan 9001:2015 Perpustakaan Unsyiah– Sertifikasi ISO 27001 Perpustakaan Unsyiah– Sertifikasi ISO 9001:2015: Prog. Pasca Unsyiah, UPT. TIK Unsyiah, PKP2A

IV LAN RI, Biro Umum dan Keuangan Unsyiah, Perpustakaan UBT,

Masih ingatkah permainan ini ?

Permainan apa ini ?Apakah anak anda masih bermain ini?

Permainan apa ini

Mereka pegang apa ?Apa beda sekarang dan dulu

Masih Ingat 30 Tahun Lalu

Inovasi

● Hasil pengembangan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki sesuatu yang memberikan nilai lebih .

● Inovasi di Perpustakaan dan Proses Belajar Mengajar– E-Payment

– Mobile application

– Integrasi dengan sistem akademik

– Library as makerspace

Sustaining vs Disruptive Innovation

● Sustaining innovation – Mendengar kebutuhan

pengguna di pasar yang ada

– Menciptakan produk untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang sudah diprediksikan

● Disruptive innovation– Menciptakan pasar baru

yang terpisah dari mainstream

– Pasar yang tidak diketahui saat teknologi dihasilkan

Disruptive InnovationClayton Christensen, Professor of Business Administration at the Harvard Business School

● menciptakan pasar baru,

● mengganggu/merusak yang sudah ada,

● menggantikan yang terdahulu tersebut

Sustaining Innovation

● Memperbaiki produk yang ada. Tidak membuat pasar dan nilai baru, tapi membangun yang sudah ada.

Inovasi, Perubahan, Ketidakpastian dan Risiko

● Inovasi menghasikan perubahan

● Perubahan membawa ketidakpastian

● Ketidakpastian menghasikan kesempatan dan risiko

Risiko dan Ketidakpastian

● Teori Inovasi Distruptif – organisasi dapat terdistrupsi karena kehadiran

teknologi baru yang mengubah seluruh paradigma operasional organisasi

– Manajemen risiko dan ketidakpastian dapat menjadi alat yang efektif untuk mengelola ketidakpastian, mengamati lingkungan, dan menguraikan indikator keberhasilan dari suatu perspektif organisasi.

Yang hilang dan berubah di Perpustakaan:Apakah ada dampaknya dalam Proses Belajar

● Kartu Katalog

● Kartu Anggota Perpustakaan

● Koleksi

– Peta

– Kamus

– Ensiklopedi

● Layanan

– Anggota – Pengguna – Pengakses

– Tempat membaca – leisure

Setiap Proses Mengalami Risiko: Manajemen Risiko

● Metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman;– Penilaian risiko,

– pengembangan strategi untuk mengelolanya

– mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya.

Risk-based Thinking

● Semua pemikiran untuk situasi ke depan – mempertimbangkan

ancaman dan peluang dan kemungkinan dampak

– tindakan untuk mempertahankan atau meningkatkan hasil yang diinginkan atas ancaman.

ISO 31001:2018 Risk Management

Pengalaman Perpustakaan Unsyiah

The Old-days of Unsyiah Central Library

Row 1 Row 2 Row 3 Row 40

2

4

6

8

10

12

Column 1

Column 2

Column 3

Time for Change

BEFORE

Some Expressions

Relax.Easy@Unsyiah_Lib

Inovasi Berterusan

● Pelayanan Mandiri● Pembayaran dengan EDC● Unsyiah Union Katalog● Implementasi RFID● Integrasi dengan Data Induk

Unsyiah lewat Web Service● Open Educational

Resources● Electronic Thesis and

Dissertation● Kelas Literasi Informasi

Inovasi di Perpustakaan Unsyiah:Distruptif kah ?

● Relax and Easy: Pertunjukan seni

● Boleh bawa makanan

● Boleh bawa tas

● Mobile Application

Analisa Risiko dan Peluang

Program/Kebijakan

Risiko Peluang

Relax and Easy ● Ribut● Mahasiswa terganggu

● User engagement dalam kegiatan perpustakaan

● Kerja-sama dengan BEM dan UKM● Menaikkan pengunjung

Boleh membawa makanan

● Kotor dan berbau● Hasilkan sampah● Datang serangga

● Customer focus● Lama kunjungan meningkat

Boleh membawa tas

● Pencurian buku● Membawa barang

terlarang

● Keterbatasa loker bukan jadi masalah

● Pengunjung dapat langsung masuk● Menaikkan pengunjung

Mobile Application

● Kunjungan fisik berkurang

● Peminjaman berkurang

● Customer fokus● Layanan prima● Akses tidak terbatas● Keterlambatan pengembalian

berkurang

Matrik Asesmen Risiko

Asesmen Risiko

Program/Kebijakan Risiko Prob Dampak

Relax and Easy ● Ribut● Mahasiswa terganggu

3 (kemungkinan sedang)

4 (major)

Membawa makanan masuk

● Kotor dan berbau● Hasilkan sampah● Datang serangga

3 (kemungkinan sedang)

4 (major)

Membawa masuk tas ● Pencurian buku● Membawa barang

terlarang

4 (kemungkinan besar)

4 (major)

Penggunaan Mobile Application

● Kunjungan fisik berkurang

4(kemungkinan besar)

3(moderate)

Asesmen Risiko

Program/Kebijakan

Risiko Prob Dampak Prioritas

Relax and Easy

● Ribut● Mahasiswa

terganggu

3 (kemungkinan

sedang)

4 (major)

12(tinggi)

Boleh membawa makanan

● Kotor dan berbau

● Hasilkan sampah

● Datang serangga

3 (kemungkinan

sedang)

4 (major)

12(tinggi)

Boleh membawa tas

● Pencurian buku

● Membawa barang terlarang

4 (kemungkinan

besar)

4 (major)

16(ekstrem)

Mobile Application

● Kunjungan fisik berkurang

● Peminjaman berkurang

4(kemungkinan

besar)

3(moderate)

12(tinggi)

Risk Treatment

● Avoid: menolak● Mitigate: mengurangi● Transfer: ambil alih● Accept: menerima

Program/Kebijakan

Risiko Treatment

Relax and Easy

● Ribut● Mahasiswa

terganggu

Mitigasi● Membuat Survey● Pengumuman atau Sosialisasi Acara

Boleh membawa makanan

● Kotor dan berbau

● Hasilkan sampah

● Datang serangga

Mitigasi:● Sosialisasi jenis makanan dan minuman yang

boleh masuk● Tidak sediakan tempat sampah, sampah harus

bawa pulang● Pemeriksaan setelah gate masuk

Boleh membawa tas

● Pencurian buku

● Membawa barang terlarang

Mitigasi:● Penggunaan RFID● Pemasangan Gate Detector● Penempatan petugas memeriksa di gate keluar

Mobile Application

● Kunjungan fisik berkurang

● Peminjaman berkurang

Mitigasi:Penggunaan RFIDPemasangan Gate DetectorPenempatan petugas memeriksa di gate keluar

Disrupsi akibat inovasi: kasus di Perpustakaan Unsyiah

Indikator 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Kunjungan

Perbandingan jumlah kunjungan mahasiswa Unsyiah dengan jumlah mahasiswa aktif

na na 9.68 14.78 15.24 12.86

Session repository na na 248.936 838.218 941.654 1.254.396

Peminjaman

Perbandingan jumlah eksemplar buku pernah dipinjam dengan yang boleh dipinjam 26.39% 30.92% 37.40% 42.05% 46.00% 39.49%

Perbandingan hari keterlambatan denganbuku terlambat 21.17 28.47 10.39 8.56 8.08 7.66

Persentase Perpanjangan 10.86% 11.08% 4.61% 3.48% 14.59% 24.31%

● Kunjungan Fisik dan Virtual– naik dari tahun 2015 sd 2017, menurun tahun 2018– Session repository terus naik 2015 sd 2018

● Pemanfaatan Koleksi– Buku dipinjam naik 2013 sd 2017, turun di 2018– Pageview terus naik 2015 sd 2018– Keterlambatan pengembalian turun terus dari thn 2013 sd 2018– Terjadi kenaikan perpanjangan peminjaman drastis di tahun 2018 banding 2017

● Penyebab– Instalasi UILIS App naik terus sejak 2017– Kunjungan meningkat: karena program/kebijakan inovatif– Terjadi disrupsi: Kunjungan dan peminjaman fisik berkurang, akibat dari penggunaan mobile

UILIS App– Manajemen Risiko mengendalikan disrupsi yang terjadi

Disrupsi: Kunjungan Mahasiswa Menurun

Disrupsi: Peminjaman Koleksi Menurun

2017 sd

Dampak Kebijakan Go MobileInstalasi Mobile App Naik

Dampak Online Services: Session Naik

Dampak Kebijakan Go MobilePenggunaan Desktop menurun di tahun 2018

Dampak Kebijakan Go MobilePenggunaan Mobile Device naik di tahun 2018

Dampak Kebijakan Go MobilePerpanjangan koleksi menjadi lebih mudah

Dampak Kebijakan Go MobileKeterlambatan pengembalian berkurang

Kesimpulan

● Pengembangan IT dalam Perpustakaan turut mendisrupsi pelayan perpustakaan yang ada.

● Kolaborasi diperlukan antara pustakawan (pengelola) dan

● Setiap kebijakan, kegiatan dari hasil inovasi selalunya disamping memberikan manfaat positif disisi lain kemungkinan membawa risiko (disrupsi) bagi perpustakaan

● Kebijakan atau kegiatan yang mengandung risiko seharusnya tidak langsung dibatalkan, analisis, mitigasi sebaiknya dilakukan untuk meredam risiko disrupsi, menghasilkan peluang.

● Penerapan manajemen risiko adalah salah satu respon yang baik bagi perpustakaan dalam menghadapi era disrupsi