I. Latar Belakang

Kebutuhan akan pengolahan data buku perpustakaan mendorong penulis untuk memberikan penjelasan tentang tata cara membangun aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access. Dalam pembahasan ini penulis hanya membayangkan aplikasi menurut gambaran yang ada dalam pikiran penulis sendiri, bukan berdasarkan kenyataan dari perpustakaan manapun. Jadi mungkin saja apa yang ada pada tulisan di sini tidak sesuai dengan kebutuhan pembaca sekalian, namun setidaknya tulisan ini bisa digunakan sebagai bahan referensi bagi siapapun yang ingin mengembangkan aplikasi pengolahan data perpustakaan.

II. Fungsi Aplikasi Perpustakaan

Aplikasi perpustakaan yang akan dibangun berfungsi untuk:

1. Mencatat data buku di Perpustakaan2. Mencatat data anggota Perpustakaan3. Mencatat data peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota4. Mencatat data denda pengembalian yang terlambat5. Membuat laporan peminjaman buku6. Mencetak daftar Anggota7. Mencetak daftar Buku8. Mencetak data denda pengembalian buku yang terlambat9. Mencetak grafik anggota yang paling sering meminjam buku

Fungsi-fungsi tersebut akan dipenuhi oleh aplikasi dengan menggunakan struktur menu yang bersifat hirarki dengan menggunakan pulldown menu.

Pulldown menu pada aplikasi perpustakaan ini dibuat menggunakan Access 2002/2003. Untuk Access versi 2007 dan 2008 fasilitas pulldown menu sudah ditiadakan. Penulis akan membuat model menu pilihan yang lain untuk Access versi 2007 atau 2010.

III. Tempat Penyimpanan Data

Untuk menyimpan semua data, kita akan membagi data dalam dua golongan yaitu tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master adalah data yang menjadi acuan dari data transaksi. Adapun ciri dari data master adalah:

Data master jarang berubah Data master biasanya mempunyai satu primary key dan akan menjadi foreign key pada

data transaksi Contoh primary key dalam data tabel master adalah: Kode_Anggota, Kode_Buku

Tabel data transaksi adalah tabel data yang menyimpan data dari sebuah transaksi, misalnya transakasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan, pembelian barang, penjualan barang atau transaksi absensi karyawan. Adapun ciri dari tabel data transaksi adalah:

Memiliki foreign key yang berelasi dengan tabel data master Jumlah record sering berubah tergantung adanya transaksi, misalnya transaksi penjualan Data pada tabel transaksi biasanya ada proses perhitungan antar field, misalnya

harga_satuan * jumlah_barang menghasilkan nilai sub total harga barang.

Tabel master yang diperlukan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota2. Tabel Master_Buku

Tabel transaksi yang diperlukan terdiri dari:

1. Tabel Pinjam2. Tabel Pinjam_Detail3. Tabel Histori_Buku

Klik di sini untuk melihat struktur tabel data aplikasi perpustakaan

Gambar relasi tabel aplikasi perpustakaan

IV. Proses Input Data

Proses input data adalah proses menyimpan data ke dalam tabel pada database yang kita bangun. Dalam merancang user interface untuk proses input data kita harus memberikan kemudahan kepada user dan kontrol agar proses input data dapat dilakukan dengan mudah dan meminimalkan kesalahan proses input data.Form yang disediakan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1. Form master anggota 2. Form master buku perpustakaan 3. Form transaksi peminjam dan pengembalian buku 4. Form daftar transaksi peminjaman buku 5. Form daftar histori

IV. Laporan atau pencetakan data

Salah satu tujuan dari pembuatan aplikasi dengan komputer adalah mendapatkan informasi yang berupa print out. Laporan-laporan yang akan disediakan pada aplikasi ini antara lain

1. Laporan daftar anggota perpustakaan2. Laporan daftar buku perpustakaan3. Laporan Daftar Pinjam Buku4. Cetak data histori buku perpustakaan5. Daftar Denda6. Grafik Top 3 Peminjam

V. Penutup

Contoh aplikasi perpustakaan ini saya dedikasikan untuk para pengunjum blog ini