PERENCANAAN WAKTU DAN JARINGAN KERJA

• Pengelola proyek selalu ingin mencari metode yang dapat meningkatkan kualitas perencanaan waktu dan jadwal untuk menghadapi jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang cenderung bertambah. Usaha tersebut membuahkan hasil dengan ditemukannya Metode Bagan Balok (Bar Chart) dan Analisa jaringan kerja (network analysis).

• Kedua metode tersebut, diawali dengan bagan balok .

• Sampai diperkenalkannya metode bagan balok oleh H.L Gantt pada tahun 1917,dianggap belum pernah ada prosedur yang sistematis dan analitis dalam aspek perencanaan dan pengendalian proyek.

• Bagan balok disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatau kegiatan,yang terdiri dari waktu mulai,waktu penyelesaian .

• Bagan balok mudah dibuat dan dipahami sehingga amat berguna sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

MENYUSUN BAGAN BALOK• Bagan balok dapat dibuat secara manual atau

dengan menggunakan komputer. Bagan ini tersusun pada koordinat x dan y .Pada sumbu tegak lurus x,dicatat pekerjaan atau elemen atau paket kerja dari hasil penguraian lingkup suatu proyek, dan gambar sebagai balok. Sedangkan pada sumbu horisontal Y, tertulis satuan waktu ,misalnya hari, minggu atau bulan .

• Disini, waktu mulai dan waktu akhir masing-masing pekerjaan adalah ujung kiri dan kanan dari balok-balok yang bersangkutan.

FORMAT YANG LAZIM DIPAKAI

• Pada bagian atas format berisi keterangan singkat proyek antara lain pemilik proyek,lokasi,nomor kontrak,dan tanggal pembaharuan.

• Setelah diuraikan menjadi komponen – komponen yang bersangkutan dan ditentukan urutan pelaksanaan pekerjaannya,kemudian diperkirakan kurun waktu yang diperlukan .

• Pada waktu pelaporan, misalnya pada akhir bulan, dibandingkan antara kenyataan dengan rencana,seperti diperlihatkan pada tabel 12-2.

• Setelah dimasukkan keterangan dari tabel 12-2 maka tersusun bagan balok seperti gambar 12-1.

• pekerjaan terlambat mulai (b,d), tepat waktu (a,c,e).dan terlambat selesai (c dan d).Sedang pekerjaan e pada saat laporan belum diketahu kapan selesainya.

Keunggulan dan kelemahan

• Dari uraian dan contoh-contoh diatas, terlihat bahwa metode bagan balok mudah dibuat dan dipahami.

• Metode ini sangat berfaedah sebagai alat perencana dan komunikasi.

Metode bagan balok terbatas karena kendala-kendala berikut:

• Tidak menunjukkan secara spesifik gejala ketrgantungan antara satu kegiatan dengan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap terhadap jadwal keseluruhan proyek.

• Sukar mengadakan perbaikan atau pembaharuan (updating), karena umumnya harus dilakukan dengan membuat bagan balok baru, padahal tanpa adanya pembaruan segera menjadi “kuno” dan menurun daya gunanya.

• Untuk proyek berukuran sedang dan besar, lebih – lebih yang bersifat kompleks, penggunaan bagan balok akan mengahdapi kesulitan.

JARINGAN KERJA• Dari penyusunan jadwal ,jaringan kerja dipandang

sebagai satu langkah penyempurnaan metode bagan balok,karena dapat memberi jawaban atas pertanyaan – pertanyaan yang belum terpecahkan oleh metode tersebut , seperti:

• Berapa lama perkiaraan kurun waktu penyelesaian proyek.

• Kegiatan – kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek.

• Apabila terjadi kelambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu,bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadwal penyelesaian proyek secara menyeluruh.

Disamping itu jaringan kerja berguba untuk;

• Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks.

• Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis

• Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya.

• Diantara berbagai versi analisis jaringan kerja yang amat luas pemakaiannya adalah metode jalur kritis(Critical Path Method – CPM), Teknik Evaluasi dan Review Proyek (Project evaluation and review Technique – PERT) dapat dipakai memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

• Metode jaringan kerja memperkenalkan menjelang akhir dekade 1950-an, oleh suatu tim engineer dan ahlimatematika dari perusahaan Du-Pont bekerja sana dengan Rand Corporation, Dalam usaha mengembangkan suatau sistem kontrol manajemen. Sistem ini dimaksudkan untuk merencanakan dan mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki hubungan ketergantungan yang kompleks dalam masalah desain-engineering, konstruksi, dan pemeliharaan.

• Sistem tersebut kemudian dikenal sebagai metode jalur kritis .

• Pada waktu yang hampir bersamaan, secara terpisah dinas angkatan laut amerika serikat mengembangkan pula sistem kontrol manajemen dalam rangka mengelola proyek pembuatan peluru kendali polaris .

• Proyek ini melibatkan ribuan konsultan desain enginering, sub-kontraktor , supplier, berbagai jawatan pemerintah dan sosial.

• Sistem kontrol tersebut yang dinamakan teknik evaluasi dan review proyek (Project evaluation and review technique –PERT)

• Meskipun sistem ini dikembangkan secara terpisah oleh pelaku yang berlainan namuan hasilnya memiliki banyak kesamaan.

• Keduanya memakai penyajian secara grafis dengan memakai diagram anak panah ,lingkaran serta kaidah kaidah dasar logika ketergantungan dalam menyusun urutan kegiatan.

• Perbedaan yang subtansial terletak dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan.

• PERT memakai 3 angka sistematis bagi setiap kegiatan,yaitu optimistik,pesimistik, dan paling mungkin.

• PERT Bermaksud menampung adanya unsur-unsur yang belum pasti , kemudian menganalisis kemungkinan – kemungkinan sejauh mana proyek menyimpang atau memenuhi sasaran jadwal penyelesaian.

• PERT digunakan dalam bidang penelitian dan pengembangan .

• CPM menggunakan satu angka estimasi dan dalam praktek lebih banyak dipergunakan oleh kalangan industri atau proyek – priyek enginering konstruksi.

SISTEMATIKA LENGKAP

• Sistematika lengkap dari proses menyusun jaringan adalah sebagai berikut :

MENGIDENTIFIKASI DAN MENGURAIKAN LINGKUP PROYEK

• Seperti telah disinggung diatas, langkah awal membuat jaringan kerja adalah mengkaji lingkup proyek, kemudian menguraikan menjadi komponen – komponennya untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu kegiatan dan logika ketergantungan diantara kegiatan – kegiatan tersebut.

Identik dengan proses membuat perkiraan biaya

• Tujuan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya antara lain untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek.

• Dasar pemikiran ini identik dengan pemikiran pada proses membuat perkiraan biaya ,yaitu akan diperoleh angka yang lebih akurat bila dilakukan dengan menganalisis komponen-komponen secara lebih terperinci ,dibanding dengan perkiraan langsung satu lingkup proyek utuh tanpa memecah dan menganilisisnya terlebih dahulu.

• Dengan memakai analogi yang sama, maka perkiraan total waktu penyelesaian proyek dikerjakan dengan cara memecah lingkup proyek menjadi komponen – komponennya.

• Setelah dicapai kerincian yang diinginkan, maka ditentukan perkiraan kurun waktu bagi komponen – komponen tersebut dan disusun kembali menjadi jaringan kerja ,dengan memperhatikan urutan ketergantungan.

• Setelah tersusun jaringan kerja,barulah pada langkah selanjutnya dihitung total waktu penyelesaian proyek.

TERMINOLOGI DAN KAIDAH DASAR• Kegiatan pada anak panah, atau activity on

arrow (AOA). Disini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa.

• Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya merupakan akhir kegiatan.

• Nama dan kurun waktu kegiatan berturut-turut ditulis diatas dan dibawah anak panah, seperti terlihat pada gbr.12-13a

• Kegiatan ditulis didalam kotak atau lingkaran yang disebut, activity on node (AON).

• Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan diantara kegiatan – kegiatan, seperti terlihat pada 12-13 b

• Metode CPM dan PERT termasuk dalam klasifikasi AOA sedangkan metode PDM adalah AON.

• Kegiatan(activity) Analisi jaringan kerja memecah lingkup proyek menjadi kegiatan-kegiatan yang merupakan komponennya.

• Peristiwa atau kejadian (event),dan mile stone adalah satu titik waktu dimana semua kegiatan-kegiatan sebelumnya (predecessor) sudah selesai.

• Node I dan node j node yang berada diekor anak panah dalah node I ,sedang yang dikepala anak panah adalah node j .tetapi node j akan menjadi node I untuk kegiatan berikutnya.

• Dummy adalah anak panah yang menjelaskan hubungan ketergantungan antara dua kegiatan,tidak memerlukan sumber daya dan tidak membutuhkan waktu.

BEBERAPA PEGANGAN DALAM MENGGAMBAR JARINGAN KERJA

• Lukisan anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan dan garis putus untuk dummy.

• Dalam menggambar anak panah ,usahakan ada bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegiatan dan kurun waktu.

• Keterangan kegiatan ditulis diatas anak panah ,sedangkan kurun waktu dibawahnya.

• Hindarkan sejauh mungkin garis yang saling menyilang.• Kecuali untuk hal khusus, panjang anak panah tidak ada

hubungannya dengan lamanya kurun waktu.• Peristiwa atau kejadian dilukiskan sebagai lingkaran,dengan

nomor yang bersangkutan jika mungkin berada didalamnya.• Nomor peristiwa sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.

MENGGAMBAR JARINGAN KERJA• Dummy • Agar terlihat adanya hubungan ketergantungan antara dua peristiwa

(event) maka diadakan “kegiatan fiktif” yang disebut dummy.• Dummy diperlukan untuk memperlihatkan hubungan

ketergantungannya yang ada diantaranya. Gbr.12-4• Kegiata A dan B harus selesai sebelum C dapat dimulai. Sedangkan D

dapat dimulai segera setelah B selesai dan tidak bergantung dengan A.• Contoh jaringan kerja dengan suatu dummy.

• Suatu proyek pengadaan generator listrik terdiri dari komponen – komponen pada tabel 12-4.

KETERGANTUNGAN ALAMIAH DAN KETERGANTUNGAN SUMBER DAYA

• Ketergantungan alamiah• Sebagian besar ketergantungan disebabkan oleh sifat

kegiatan itu sendiri,misalnya pada contoh diatas ,kegiatan menaikkan atap belum dapat dilakukan sebelum pekerjaan mendirikan tiang penyangga diselesaiakan.

• Ketergantungan sumber daya• Jenis lain dari ketergantungan adalah ketergantungan

sumber daya . Sebagai contoh pekerjaan membuat pondasi tidak dapat dilakukan bersamaan waktunya dengan pekerjaan pabrikasi tiang atau kerangka atap ,karena kurangnya tenaga kerja,sehingga harus dilakukan secara berurutan atau seri.

PERTANYAAN YANG MEMBANTU• Usaha menyusun kegiatan yang mengikuti logika ketergantungan akan dipermudah dengan mencoba menjawab

pertanyaan sebagai berikut:• Kegiatan apa yang dilakukan terlebih dahulu• Mana kegiatan berikutnya yang akan dikerjakan• Adakah kegiatan yang dapat berlangsung sejajar• Perlukah mulainya kegiatan tertentu dengan menunggu yang lain.

METODE, Teknik Perencanaan Waktu dan Menyusun Jadwal

• Metode Jalur kritis (CPM)• Pada metode cpsm dikenal adanya metode jalur kritis yaitu

metode yang memiliki rangkaian komponen – komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat.

• Jadi jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terkhir proyek,karena pada jalur ini terletak kegiatan – kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. Kadang – kadang dijumpai lebih dari ssatu jalur kritis dalam jaringan kerja.

TERMINOLOGI DAN PERHITUNGA• TE = E• Waktu palinga awal peristiawa (node/event)dapat terjadi ( earlies

time pf occurance )• TL = L• Waktu paling akhir peristiwa bleh terjadi (latest allowable event

/occurance).• EF• Waktu selesai paling awal kegiatan (earliest finish time)• LS• Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai (latest ollowable start

time) yaitu waktu paling akhir boleh dimulai suatu kegiatan tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.

• LF• Waktu paling akhir kegiatanboleh selesai

(Latest allowable finish time)• D• Adalah kurun waktu suatau kegiatan ,

umumnya dengan satuan waktu hari,minggu,bulan dan lain – lain.

• Hitungan maju• Dalam mengidentifikasi jalur kritis dipakai suatu cara yang disebut hitungan

maju .Berikut ini adalah contoh sederhana untuk maksud diatas, dengan memakai visualisasi proyek seperti yang terdapat pada gambar 13-1.

• Pertama – tama perlu diingat kembali aturan atau kaidah dalam menyusun jariangan kerja.

• Kegiatan 2 – 3 adalah hari ke 2 plus ke-3, sama dengan hari ke-5.• Berikutnya kegiatan 2-4, kegiatan ini dimulai segera setelah kegiatan 1-2 selesai.

Dengan kata lain , waktu mulai paling awal bagi kegiatan 2-4 adalah sama dengan waktu selesai paling awal dari kegiatan 1-2.