Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA

Oleh

Abrori (P056100012.35E)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011

BAB I. PENDAHULUAN

Dalam rangka untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya, banyak

perusahaan yang kini menggunakan kemajuan teknologi informasi untuk

mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi yang dapat

melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan

dapat meningkatkan proses bisnis yang penting dalam semua lintas fungsi

perusahaan. Penggunaan teknologi informasi diwarnai dengan e-business yaitu

penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk

mendukung apa yang disebut e-commerce yaitu kegiatan pembelian dan penjualan

melalui internet dan jaringan lainnya. E-business juga mendukung komunikasi

dan kerjasama perusahaan dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik

dalam jaringan perusahaan maupun jaringan pelanggan dan mitra bisnisnya.

Peranan aplikasi menjadi hal yang sangat penting dalam menerapkan

konsep e-business. Beragamnya kebutuhan untuk melayani pelanggan memaksa

perusahaan untuk mengembangkan berbagai aplikasi bisnis. Sehubungan dengan

hal tersebut, memiliki arsitektur aplikasi e-business yang handal akan sangat

menentukan kinerja perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang dapat

memuaskan pelanggan. Kebanyakan perusahaan di masa lalu biasanya

mengembangkan aplikasi yang berkonsep arsitektur sekuensial berdasarkan

fungsi-fungsi yang dijalankan oleh perusahaan seperti aplikasi keuangan, aplikasi

pemasaran dan aplikasi lainya. Jika perusahaan ingin mengintegrasikan berbagai

aplikasi diatas untuk mengimplementasikan konsep e-business, maka yang biasa

dilakukan oleh manajemen adalah menghubungkan satu aplikasi dengan lainnya

sesuai dengan urut-urutan proses. Karena masing-masing aplikasi pada mulanya

dibangun sendiri-sendiri, maka untuk menghubungkannya biasanya

dikembangkan beberapa program antarmuka (interface) agar output dari sebuah

aplikasi dapat dibaca sebagai input dari aplikasi lainnya.

Namun demikian, konsep arsitektur sekuensial semacam ini memiliki

kelemahan yaitu pada aspek kecepatan dan reliabilitas. Proses transformasi pada

modul interface jelas membutuhkan waktu tersendiri sehingga semakin banyak

1

dibutuhkan modul interface pada sebuah rangkaian proses akan semakin

memperlambat kinerja aplikasi. Padahal untuk menerapkan e-business, banyak

sekali rangkaian proses yang harus menghubungkan antara bagian backoffice

perusahaan dengan para pelanggan secara langsung. Untuk mengatasi

permasalahan ini dibuatlah sebuah konsep arsitektur baru yang merubah prinsip

sekuensial ke dalam apa yang dinamakan sebagai prinsip sinkronisasi seperti

aplikasi berbasis ERP (Enterprise Resource Planning). Dalam aplikasi ini data

atau informasi yang dibutuhkan tidak berjalan melalui beberapa titik aplikasi

melainkan langsung diambil dari sebuah titik sehingga kecepatannya menjadi jauh

lebih baik dari konsep aplikasi sekuensial. Untuk keperluan sinkronisasi secara

external dengan mitra dan pelanggan maka diperkenalkan sebuah konsep

sinkronisasi yang dinamakan sebagai Metaprise Applications yang akan

melakukan sinkronisasi data dan proses yang terjadi pada masing-masing aplikasi

perusahaan (enterprise application).

2

BAB II. E-BUSINESS SECARA UMUM

E-business sebuah perusahaan membutuhkan konektivitas dari awal

hingga akhir yang melintasi semua proses yang berbeda, dari inti sistem sebuah

perusahaan hingga ke pihak luar seperti pemasok, pelanggan dan mitra

perusahaan. Menurut James A. O’Brien (2005) arsitektur aplikasi perusahaan

dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Arsitektur Aplikasi Perusahaan

2.1. Enterprise Collaboration System

Menurut webopedia.com Collaboration System adalah jenis sistem

informasi, merupakan kombinasi dari groupware , peralatan, Internet , extranet

dan jaringan lain yang dibutuhkan untuk mendukung perusahaan komunikasi-

lebar, seperti dokumen dan berbagi pengetahuan untuk tim tertentu dan individu

dalam perusahaan. Beberapa contoh alat komunikasi perusahaan termasuk e-mail ,

videoconferencing , berbagi dokumen kolaboratif, alat-alat manajemen proyek

dan lain-lain. Tujuan dari ECS adalah untuk memberikan setiap pengguna dengan

3

alat untuk mengelola komunikasi, dokumen dan informasi lainnya yang individu

perlu untuk mengelola tugas-tugas mereka sendiri secara efisien di departemen

mereka.

2.2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut James A. O’Brien (2005) Enterprise Resource Planning adalah

sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suit

terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP

merupakan suatu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur

maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis

yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di

perusahaan bersangkutan. Dengan diterapkannya ERP diharapkan dapat

mempermudah dan meringankan pekerjaan yang harus dilakukan oleh para

karyawan. Selain itu, pertukaran informasi akan menjadi lebih lancar, dan tujuan

paling utama adalah untuk menaikan keuntungan. ERP juga berfungsi sebagai

mesin software yang mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi

yang dihasilkannya. Dengan adanya ERP maka kelincahan, efisiensi dan

responsivitas yang dibutuhkan dalam keberhasilan perusahaan akan dapat

terwujud.

Salah satu industri bisnis yang sedang berkembang Indonesia adalah bisnis

asuransi yang memerlukan kecepatan dan ketepatan pelayanan untuk menjamin

keberhasilan bisnisnya sehingga diperlukan pula ERP dalam bisnis jasa asuransi.

Bisnis lainnya adalah bisnis jasa perhotelan. Dengan bantuan ERP perusahaan

industri jasa asuransi maupun perhotelan di Indonesia dapat terintegrasi pada

setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi.

Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas

dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya,

menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta

penggunaan teknologi terbaru. ERP atau Perencanaan sumber daya perusahaan ini

berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses

keuangannya. ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan

yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem

4

informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan

sumberdaya manusia perusahaan.

Gambar 2. Komponen aplikasi utama ERP

Beberapa alasan yang menjadikan perusahaan yang bergerak dalam bisnis

jasa asuransi perlu menerapkan konsep Enterprise Resource Planning adalah:

- ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat

mengintegrasikan seluruh kegiatan bisnis sehingga dihasilkan kualitas

sefisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

- Penggunaan ERP dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan

hardware, software, serta karyawan pendukung Teknologi Informasi

- Dengan adanya ERP dapat mendukung kecepatan pengambilan keputusan

karena ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat

cepat sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara tepat waktu.

- Pengimplementasian ERP menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab

manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel sehingga organisasi menjadi

lebih lincah dan adaptif dan mudah memanfaatkan peluang bisnis yang baru.

Namun demikian tidak semua implementasi ERP dapat berjalan dengan

lancar. Beberapa faktor yang menjadi kunci sukses impelemetasi ERP adalah

sebagai berikut :

- Perencanaan yang matang meliputi komitmen, edukasi atau pelatihan,

keterlibatan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan

SalesDistribution,OrderManagement

Accountingand Finance

ProductionPlanning

Human Resources

IntegratedLogisticsCustomer/

Employee

5

dan pengembangan serta program manajemen perubahan, serta peran dan

tanggung jawab karyawan.

- Proses; meliputi proses konversi yang tidak terlalu cepat, dokumentasi,

integrasi, dan re-desain proses.

- Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.

2.3. Customer Relationship Management (CRM)

Menurut James A O’Brien (2008) CRM adalah mengelola berbagai

hubungan pelanggan dengan organisasi dan semua pelanggan pada setiap titik

sentuh. Manajemen hubungan pelanggan atau CRM ini berfokus atas proses

mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui proses

pemasaran, penjualan dan layanan. Didalam CRM perusahaan berkonsentrasi

menjaga pelanggan supaya tidak lari ke pesaing dengan mengumpulkan segala

bentuk interaksi pelanggan baik itu lewat telepon, email, masukan di situs atau

hasil pembicaraan dengan staf sales dan marketing,

CRM menggunakan teknologi untuk membuat sistem lintas fungsional

perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses dalam

penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan

dan membuat kerangka web-enabled software dan database yang

mengintegrasikan proses-proses dengan sisa proses perusahaan.

Gambar 3. Kelompok aplikasi utama CRM

6

Aplikasi Customer Relation Management (CRM) adalah :

1. Menejemen Kontak dan Rekening

Membantu praktisi penjualan, pemasaran dan layanan untuk menangkap

serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontrak yang sudah lewat

atau yang direncanakan dengan pelanggan. Informasi ini ditangkap dari semua

titik seperti telepon, fax, email, situs web perusahaan dan lainnya.

2. Penjualan.

Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan data yang

mereka butuhkan untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan dan

mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran untuk penjualan

seperti up-selling. Penjualan silang itu sendiri adalah mencoba untuk menjual

kepada pelanggan dari satu produk dengan produk terkait sedangkan up-

selling adalah mencoba untuk menjual kepada pelanggan untuk produk yang

lebih baik. Contoh CRM penjualan adalah informasi produk, prospek

penjualan dan konfigurasi produk.

3. Pemasaran dan Pemenuhan Pesanan.

Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung

dengan tugas-tugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran,

penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran.

4. Layanan Dukungan untuk Pelanggan.

Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan akses database

untuk database pelanggan yang berhubungan langsung dengan sales dan

marketing profesional. Membantu membuat, menetapkan dan mengelola

permintaan untuk layanan pelanggan. Software call center, panggilan

pelanggan ke agen melalui perangkat lunak berdasarkan keterampilan dan

jenis panggilan. Membantu menyediakan layanan data yang relevan dan saran-

saran untuk menyelesaikan masalah bagi pelanggan dan membantu

permasalahan pelanggan.

5. Program Retensi dan Loyalitas.

7

Membantu perusahaan mengidentifikasi dan memberi penghargaan serta

memasarkan kepada pelanggan yang paling setia dan menguntungkan.

CRM memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi serta

berfokus pada para pelanggan terbaik yaitu mereka yang paling menguntungkan

bagi perusahaan agar mereka dapat dipertahankan sebagai pelanggan seumur

hidup untuk layanan yang lebih besar dan menguntungkan. CRM juga dapat

menelusuri waktu-waktu ketika pelanggan menghubungi perusahaan dan dapat

memberikan pengalaman dan layanan yang konsisten bagi pelanggan. Namun

demikian banyak kegagalan dalam implementasi CRM ini dikarenakan kurangnya

pemahaman dan persiapan dari perusahaan itu sendiri sehingga CRM justru

menjebak perusahaan dan merusak hubungan perusahaan dengan pelanggan

lamanya.

2.4. Supply chain management (SCM)

SCM adalah mengintegrasikan praktik manajemen dan teknologi

informasi untuk mengoptimalkan informasi dan aliran produk di antara berbagai

proses dan mitra bisnis dalam rantai pasokan.

Aplikasi SCM yang dimiliki dipergunakan untuk mengatur dan menyediakan

kerja sama untuk seluruh aplikasi/request terhadap setiap kebutuhan-kebutuhan

dasar pendukung berjalannya sistem, seperti trading Partners dan distribution

partners. SCM di sini meliputi :

Demand Management (perencanaan dan request untuk sumber daya segala

operasi dalam web (sales, manufacturer, dan operation).

Supply Management (mengatur pemenuhan produk dan layanan untuk setiap

pesanan transaksi).

Inbound/Outbound Logistic (pengaturan dan perencanaan sesuatu yang keluar

atau masuk ke perusahaan, seperti gudang/warehouse).

Customer Relationship Management (CRM). Customer Interaction

menyediakan layanan bantuan untuk semua pihak dalam komunitas web

dalam hal layanan, penawaran, marketing, dan transaksi.

8

Personalisasi, fokus pada mengenali setiap pengunjung, data customer, dan

setiap kegiatannya akan dicatat, sehingga customer service bisa melakukan

pendekatan yang lebih baik dan menjamin kepuasan customer.

2.5. Human Resource Management (HRM)

HRM adalah fungsi di dalam sebuah organisasi yang berfokus pada

perekrutan, pengelolaan, dan arah menyediakan untuk orang-orang yang bekerja

di organisasi. Sumber Daya Manusia manajemen juga dapat dilakukan oleh lini

manajmen. HRM adalah fungsi organisasi yang berurusan dengan isu-isu yang

berkaitan dengan orang-orang seperti kompensasi, perekrutan, manajemen kinerja,

pengembangan organisasi, keselamatan, kesehatan, manfaat, motivasi karyawan,

komunikasi, administrasi,dan pelatihan.

HRM juga merupakan pendekatan yang strategis dan komprehensif untuk

orang-orang yang mengelola dan budaya kerja dan lingkungan. Efektif HRM

memungkinkan karyawan untuk berkontribusi secara efektif dan produktif ke arah

perusahaan secara keseluruhan dan pencapaian tujuan organisasi dan tujuan. HRM

bergerak menjauh dari personil tradisional, administrasi, dan peran transaksi, yang

semakin outsourcing. HRM sekarang diharapkan dapat menambah nilai dengan

pemanfaatan karyawan dan strategis yang berdampak karyawan program bisnis

dengan cara yang terukur. Peran baru MSDM melibatkan arah strategis dan metrik

HRM dan pengukuran untuk menunjukkan nilai.

2.6. Aplikasi Finance & Accounting

Adalah pencatatan transaksi keuangan, penyusunan dan

menginterpretasikan laporan keuangan dan menyediakan manajer dari departemen

lain dengan laporan tepat waktu hasil operasi (fungsi line). Tanggung jawab lain,

dilakukan oleh asisten controller pembiayaan, termasuk persiapan penggajian,

rekening piutang, dan hutang (fungsi staf). Dimensi lain tanggung jawab divisi

akuntansi berkaitan dengan berbagai aspek operasional, akuntansi biaya, dan

pengendalian biaya.

9

III. PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA

Saat ini, e-bisnis tidak hanya sebuah pilihan, tetapi juga merupakan prinsip

yang tak terelakkan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif pada bagian

dari organisasi dan lembaga yang beroperasi dalam lingkungan yang dinamis, e-

bisnis telah membawa peningkatan kualitas, dinamika, dan kecepatan akses ke

pelanggan dan pasar. Dilain pihak e-bisnis telah membawa penurunan harga,

waktu pelaksanaan, dan durasi waktu akses ke pasar. Oleh karena itu, untuk

menjadi pelopor dalam e-bisnis adalah bukan tugas yang mudah sama sekali

karena kepercayaan menjadi sangat mempengaruhi e-business bagi banyak orang.

Mengapa banyak organisasi dan negara-negara yang jauh lebih efisien daripada

yang lainnya? Mengapa beberapa negara memiliki keyakinan kuat tentang,

integritas tinggi dengan pembangunan sosial dari orang lain? Jawabannya terletak

pada hubungan kepercayaan dan pembangunan. Ada hubungan positif yang kuat

antara pemahaman nilai kepercayaan dalam masyarakat dan pertumbuhan

ekonomi. Kepercayaan publik didasarkan pada kepercayaan antara orang asing.

Mereka percaya pada kebanyakan orang dan juga kepercayaan memberikan dasar

untuk segala macam hubungan sosial dan komersial baru.

Penerapan e-business di Indonesia dapat dilihat dari berbagai sektor bisnis

seperti industri jasa perhotelan maupun industri asuransi. Disamping itu e-

business dapat dilihat pula pada industri perbankan dan pemerintahan.

Penerapan E-Business di Industri Asuransi & Industri Perhotelan

Salah satu perusahaan asuransi yang telah menerapkan konsep e-business

adalah PT. Asuransi Jasa Indonesia yang merupakan sebuah Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha Asuransi Umum. Dalam

menyuguhkan layanan profesional terbaiknya, Asuransi Jasindo telah menerapkan

konsep Enterprise Resource Planning (ERP) melalui sebuah software “Star

Jasindo” yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis seperti Fungsi Marketing,

Fungsi Produksi (Fungsi Underwrting), Fungsi Keuangan, Fungsi SDM, Fungsi

Pengawasan dan fungsi-fungsi lainnya.

10

Sebagai perbandingan, salah satu perusahaan perhotelan yang juga telah

menerapkan konsep e-business adalah Hotel Salak. Hotel Salak The Heritage

setelah beroperasi selama 13 tahun sejak dibuka kembali tahun 1998 sudah

banyak dikenal luas. Penggunaan teknologi informasi yang tepat sangat

membantu manajemen dan operasional hotel, mulai dari awal dibuka kembali

hingga sekarang. Karean saat ini sarana TI masih terbilang murah untuk

menjalankan operasional perusahaan dari pada teknologi lainnya. Semua dapat

dilakukan worldwide tanpa harus secara fisik pergi, artinya sangat membantu

dalam penghematan biaya.

Teknologi Informasi untuk Memperbesar Pangsa Pasar

Dengan diperankannya TI pendukung strategis pada kegiatan bisnis, maka

hal itu secara signifikan akan berbeda dengan sistem operasional bisnis hotel

maupun asuransi yang konvensional. Secara fundamental pemberdayaan teknologi

informasi pada kegiatan perusahaan akan mengakibatkan usaha mengalami

pergeseran paradigma struktur pasar, lokasi pasar, organisasi bisnis, dan proses

bisnis, yaitu :

Bergesernya paradigma yang semula menganut konsep Marketplace menjadi

Marketspace, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi

sebagai media untuk mempertemukan antara penjual dan pembeli dalam

melakukan transaksi bisnisnya secara on-line. Sekarang ini banyak

komunikasi pemasaran dan promosi yang dilakukan melalui internet seperti

email, skypee, facebook, twiter maupun SMS yang menggunakan software

internet.

Bergesernya paradigma yang semula menganut model Geografic Business

model atau Location Base, menjadi Global Business Model atau Virtual

Based, yaitu proses bisnis yang mengandalkan teknologi informasi sebagi

media tranformasi informasi produk dan jasa secara on-line, sementara penjual

dan pembeli berada di lokasi yang berlainan.

Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo juga sudah memanfaatkan fasilitas TI

untuk promosinya seperti website yang selalu update, email promotion, maupn

komunikasi via internet dan fasilitas TI lainnya.

11

Bergesernya paradigma proses bisnis perusahaan mengarah pada:

- Akselerasi direct marketing, di mana promosi dilakukan secara interaktif,

on-line dan real time. Dengan demikian pihak perusahaan dapat lebih

mendekatkan diri lagi dengan pelanggannya.

- Perluasan saluran distribusi produk dan jasa, baik melalui transfer digital

secara on-line, maupun pengiriman informasi layanan secara fisik melalui

mitra kerja antar perusahaan. Dengan demikian perusahaan secara

otomatis berpeluang untuk memperluas pangsa pasarnya.

- Efisiensi dalam proses transaksi dan efektif dalam pelayanan. Hal ini

sangat mungkin terjadi karena pemanfaatan TI dalam transaksi bisnis akan

mampu mereduksi berbagai biaya, di antaranya biaya promosi dan biaya

koordinasi (manajemen) melalui pola paperless (distribusi data dan

informasi dilakukan secara elektronik).

- Inovasi dalam produk dan jasa, karena dengan bantuan TI produk dan jasa

dapat disampaikan kepada pelanggan dengan lebih komunikatif, variatif,

dan eksklusif.

Tekonologi Informasi untuk meraih loyalitas pelanggan

Dengan mengembangkan sistem informasi, kualitas pelayanan yang efektif

maka perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat, yaitu mendorong dan

memungkinkan manajemen untuk menyatukan suara-suara konsumen dalam

membuat keputusan; menemukan prioritas pelayanan konsumen,

mengidentifikasikan prioritas perbaikan pelayanan, dan memberikan pedoman

dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya, memperhatikan pengaruh dari

langkah awal kualitas pelayanan dan investasi, serta menawarkan pekerjaan

berdasarkan data untuk pelayanan yang baik.

Data pelanggan yang tersimpan baik dalam sistem hotel maupun asuransi

memungkinkan manajemen memelihara hubungan dengan konsumen yang sudah

pernah menggunakan jasa perusahaan, seperti mengirimkan email greeting, ulang

tahun, dan informasi produk atau layanan baru. Serta komunikasi lain yang

diperlukan dapat dilakukan dengan mudah.

12

Tekonologi Informasi untuk memenangkan kompetisi

Teknologi informasi di Hotel Salak maupun di Asuransi Jasindo dapat

memberikan dukungan penuh bagi perusahaan dalam hal operasional bisnis secara

internal serta pengambilan keputusan yang cepat dan sehingga perusahaan dapat

mengembangkan berbagai strategi kompetitif guna menghadapi competitive force

perusahaan yaitu :

a) Rivalitas kompetitor dalam industri dan pasarnya.

b) Ancaman pendatang baru dalam industri dan pasarnya.

c) Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat merebut

pangsa pasar.

d) Daya tawar pelanggan.

e) Daya tawar pemasok.

Dengan dukungan teknologi informasi maka perusahaan dapat

menetapkan strategi-strategi penting dalam rangka memberikan kepuasan

pelanggan melalui efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan

sehingga dapat memenangkan persaingan pasar. Strategi yang dapat

dikembangkan melalui dukungan teknologi infromasi diantaranya adalah:

Strategi kepemimpinan dalam biaya

Strategi untuk mengkondisikan agar memiliki biaya yang rendah dalam

operasional bisnisnya. TI secara substansial mereduksi biaya yang digunakan

dalam proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, pemesanan layanan

dilakukan secara on-line di internet, penawaran penjualan dilakukan secara

on-line di internet. Serta semua operasional terekam dalam sistim TI

Strategi diferensiasi

Strategi untuk mengembangkan cara melakukan differensiasi (perbedaan)

produk dan jasa dari para pesaing. Dukungan startegis TI dalam stratregi ini

adalah TI membantu memberikan fitur yang dapat membedakan produk dan

jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo

selalu memperbaharui website untuk memberikan informasi yang selalu up to

date dan kemudahan komunikasi melalui email selama 24 jam..

Strategi Inovasi

13

Strategi untuk menemukan cara baru melakukan bisnis. Hal ini dapat

melibatkan proses pengembangan berbagai produk dan jasa yang unik, atau

memasuki ceruk pasar yang unik. TI mampu menciptakan perubahan yang

inovatif dan radikal dalam proses bisnis yang secara dramatis dapat

berdampak pada pemangkasan biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi layanan

terhadap pelanggan, serta mempersingkat penyampaian produk dan jasa ke

pelanggan. Contoh, pemesanan kamar hotel secara on-line, sistem layanan

total untuk pelanggan secara on-line. Kerjasama asuransi dengan mitra rumah

sakit atau bengkel secara online sehingga konfirmasi pelayanan mitra

perusahaan dapat dilakukan secara otomatis.

Strategi Pertumbuhan

Strategi untuk menstimulan perusahaan agar secara signifikan memperluas

kemampuan perusahaan dalam memproduksi barang dan jasa,

mengembangkan ke pasar global, maupun melakukan diversifikasi produk dan

jasa yang baru. Contoh, pemesanan melalui jaringan satelit global,

mengembangkan pemasaran on-line di internet, dan membangun jaringan

satelit canggih yang dapat menghubungkan terminal titik penjualan (point of

sale) di sejumlah partner kerjasama.

3.1. Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Konsep ERP di Hotel Salak adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan

proses setiap line dalam manajemen Hotel Salak The Heritage secara transparansi

dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Perencanaan kegiatan jasa

perhotelan diintegrasikan kedalam software yang sering disebut dengan Hotel

Management System (HMS). Dengan bantuan ERP perusahaan industri jasa

perhotelan dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke

dalam suatu sistem komputerisasi. Hotel Management System di Hotel Salak

tersebut dikenal dengan Hotel Soft, yaitu suatu perangkat lunak atau program

yang diciptakan dengan tujuan untuk mengintegrasikan seluruh aktivitas

operasioanl hotel kedalam suatu sistem yang dapat diakses oleh penggunanya.

14

Gambar 1. Skema proses sistem manajemen Hotel Soft

Gambar 2. Software “Hotel Soft Management” sebagai ERP

Dalam hal ini, peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik

fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan

avalabilitas (ketersediaan). Dengan implementasi ERP yang berupa HMS ini maka

beberapa resiko yang berkaitan dengan kesalahan dapat dikurangi. Secara

15

keseluruhan HMS memberikan manfaat yang pasti karena dalam penerapannya di

dukung oleh komitmen yang tinggi dari manajemen hotel dan meningkatkan

sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan. Setiap karyawan dapat

mengakses program ini melalui sebuah account yang dimiliki oleh karyawan.

Account tersebut dapat disesuaikan dengan job-desc, departemen, ataupun

tanggungjawab karyawan dalam perusahaan.

Demikian pula halnya dengan Asuransi Jasindo, dam menyuguhkan layanan

profesional terbaiknya, Asuransi Jasindo telah menerapkan konsep Enterprise

Resource Planning (ERP) melalui sebuah software “Star Jasindo” yang

mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis seperti Fungsi Marketing, Fungsi Produksi

(Fungsi Underwrting), Fungsi Keuangan, Fungsi SDM, Fungsi Pengawasan dan

fungsi-fungsi lainnya. Dalam sisten Star Jasindo ini setiap karyawan dapat

mengakses program ini melalui user id yang dimiliki oleh karyawan. Program-

program yang dapat diakses adalah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab

karyawan.

Gambar 3. Software “Star Jasindo” sebagai ERP

16

Gambar 4. Star Jasindo diakses melalui username karyawan

Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan jasa perhotelan maupun

perasuransian, maka perusahaan tersebut akan memperoleh keutungan berupa

kemudahan perencanaan kegiatan, efisiensi proses produksi, manajemen

persediaan, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan

perusahaan. Pengambilan keputusan manajemen juga didukung oleh program ini

dengan penyediaan sistem pelaporan dari keseluruhan aktivitas perhotelan dan

perasuransian dalam periode waktu yang dapat ditentukan oleh penggunanya.

Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan

Internetworking memiliki beberapa alasan yaitu:

- ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat

mengintegrasikan seluruh kegiatan operasional perusahaan di semua

departemen.

- ERP Dapat menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software,

serta karyawan pendukung IT

- ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi atau antar departemen

yang sangat cepat sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan

oleh manajemen

Keberhasilan penerapan ERP di Hotel Salak maupun Asuransi Jasindo juga

didukung oleh beberapa faktor seperti :

17

- Pihak manajemen perusahaan mulai dari direktur utama sampai staff yang

mempunyai komitmen akan teknologi informasi sebagai system yang

bermanfaat.

- Teknologi yang mendukung, meliputi hardware, software, manajemen sistem,

dan interface dikelola oleh SDM yang kompeten dibidang TI .

Gambar 5. Software HMS dan Star Jasindo sebagai pusat data

3.2. Aplikasi Customer Relation Management (CRM)

HMS mempunyai fungsi CRM sebagai fasilitas untuk Marketing atau

Public Relation menjaga hubungan atau memberikan pelayanan yang optimal

kepada seluruh tamu-tamunya. Seluruh data tamu tercatat dengan baik dan

lengkap dalam HMS, seperti data pribadi, waktu dan lama menginap, sehingga

departemen Marketing & public relation dapat melakukan program customer

lolalty dan satisfaction dengan baik. Aplikasi Customer Relation Management

(CRM) di HSTH adalah:

1. Contract and Account Managements

Semua data aktivitas tamu dan biaya direkam dalam HMS lengkap dengan

semua permintaan dan kebutuhannya untuk menjadi pegangan kerja

operasional hotel dan semua data tersebut tersimpan untuk menjadi data base

manajemen

2. Sales / Penjualan

Tenaga penjualan mempunyai perangkat TI untuk mendukung dan

mengelola kegiatan penjualan seperti SMS blaster, yang dapat mengirimkan

pesan sms dengan software keseluruh client dengan cepat. Email blaster yang

dapat mengirim email secara personal kepada banyak customer dengan hanya

18

satu kali kirim email yang sama. Sales dapat menjual kepada pelanggan untuk

produk yang lebih baik melalui data histori yang ada, sehingga pekanggan

merasa diperhatikan, karena selalu diingat.

3. Marketing and Fulfillment

Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung

dengan tugas-tugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran,

penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran.

4. Retention and Loyalty Programs

HSTH dengan didukung HMS dapat mengidentifikasi pelanggan yang

paling setia dan menguntungkan sehingga dapat memberikan input kepada

manajemen untuk menjalankan program kepuasan pelanggan dengan baik.

Gambar 7 Home Page Website Hotel Salak The Heritage

Sedangkan CRM yang ada dalam program Star Jasindo adalah berupa

modul Marketing yang mempunyai fungsi aplikasi hampir sama dengan Hotel

Management System yang dimiliki oleh Hotel Salak. Dalam aplikasi CRM Star

Jasindo terdapat pula aplikasi layanan dimana customer dapat mengakses extranet

perusahaan untuk melihat progress layanan klaim yang telah diberikan oleh

perusahaan. Sebagai contoh, customer asuransi kesehatan dapat mengakses

extranet perusahaan melalui user id yang telah diberikan sebelumnya untuk

melihat saldo jaminan asuransi kesehatan yang dimilikinya.

19

Aplikasi lain CRM yang dimiliki oleh Asuransi Jasindo adalah website

www.jasindo.co.id yang memuat aplikasi customer service dan claim center yang

memungkinkan interaksi antara customer dengan perusahaan secara online.

Gambar 7. Salah satu fungsi CRM dalam program Star Jasindo

Gambar 8. Website Asuransi Jasindo

a. Marketing Information System

20

Marketing HSTH dalam operasionalnya berfokus pada pelanggan dengan

menggunakan internet, intranet, dan ekstranet karena dengan keberadaan hotel

yang berlokasi di Bogor dapat dengan mudah berkomunikasi dengan seluruh

pelanggannya dimana saja. Dengan demikian marketing dapat menarik dan

mempertahankan pelanggan yang akan menjadi customer yang dijaga loyalitasnya

juga proses pembelian dan peningkatkan produk dan jasa.

b. Target Pemasaran

Dengan teknologi informasi HSTH dapat melakukan promosi dan

menyebarkan informasi seputar hotel dan fasilitasnya serta kegiatan-kegiatannya

dengan mudah dan cepat. Fasilitas internet benar-benar menjadi tumpuan untuk

berpromosi. Selain biaya yang murah, saat ini juga efektif serta cepat menyebar

hingga kemanapun tanpa ada batas waktu dan tempat

c. Sales Force Automation(SFA)

Hotel Salak The Heritage belum sepenuhnya menerapkan Sales Force

Automation (SFA), dikarenakan jenis usaha yang masih memerlukan penangan

secara manual dimana terdapat keterbatasan pola pemesanan kamar dan

waktunya, sehingga akan berpengaruh pada pola pelayanan yang kurang optimal

Tetapi sedang berupaya untuk memanfaatkan TI untuk memberikan kemudahan

pada pelanggan untuk dapat melakukan pemasanan pribadi

3.3. Aplikasi Supply Chain Management (SCM)

Aplikasi SCM yang dimiliki Hotel Salak The Heritage dipergunakan untuk

mengatur dan menyediakan kerja sama untuk seluruh aplikasi/request terhadap

setiap kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya sistem

Beberapa pemasok/ supplier dari Hotel Salak The Heritage adalah :

1. Supplier bahan baku, seperti supplier makanan dan minuman.

2. Supplier bahan-bahan kimia pembersih dan laundry.

3. Supplier peralatan mekanis seperti mesin cum cleaner dan brushing.

4. Lembaga pembiayaan

21

Peran lembaga pembiayaan pada Hotel Salak The Heritage mendukung

ketersediaan bangunan, peralatan utama seperti kitchen equipment, laundry dan

hotel equipment lainnya Penyaluran pembiayaan dilakukan dalam bentuk kredit

investasi dan kredit modal kerja.

Selama ini di Hotel Salak cara pemesanan item – item yang berasal dari

pemasok barang melalui pemesanan lewat telepon, fax, dan email on line

shopping. Kedepannya Hotel Salak The Heritage akan memanfaatkan dan

memaksimalkan jaringan internet dalam meningkatkan komunikasi dengan pihak

supplier/ pemasok sehingga dapat lebih efisien dan efektif dalam rantai pasok.

Gambar 9. Belanja online

Gambar diatas merupakan contoh pemanfaatan IT ( informasi teknologi)

dalam bisnis pemesanan barang dalam bentuk website. Kedepannya di Hotel

Salak akan diinstal sebuah software sebagai penghubung Hotel Salak dengan

supplier langsung yang bertujuan untuk mempermudah pemesanan, efektif dan

efisiensi biaya dan waktu. Segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh Hotel Salak

dalam kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasi, produksi dan logistik

sudah secara langsung terhubung dengan website tersebut. Para supplier sebagai

vendor Hotel Salak dapat secara mudah dan cepat untuk mengetahui dan

memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan oleh Hotel Salak. Dengan begitu

komunikasi dapat lebih efektif dan efisien karena tidak memerlukan banyak

waktu.

22

3.4. Aplikasi Human Resource Management (HRM)

HRM yang telah diaplikasikan di hotel Salak telah menggunakan sistem

HRM online yang menggunakan jaringan internet. Sebagai contoh, sistem HRM

online hotel Salak dapat melibatkan perekrutan karyawan melalui bagian

perekrutan di situs web perusahaan. Demikian pula dengan Asuransi Jasindo juga

mempunyai aplikasi HRM baik melalui program Star Jasindo mapun melalui

internet seperti forum diskusi online dan lainnya. Asuransi Jasindo juga

melakukan perekrutan karyawan melalui website perusahaan.

Gambar 10. Aplikasi HRM dan Sistem perekrutan karyawan via internet

Hotel Salak dan Asuransi Jasindo juga menggunakan layanan perekrutan

dan database komersial di World Wide Web, memasukkan pesan dalam kelompok

23

berita pilihan di internet, serta berkomunikasi dengan dengan para pencari kerja

melalui e-mail.

Teknologi intranet yang dimiliki oleh perusahaan juga dapat digunakan

memproses berbagai aplikasi sumber daya manusia. Intranet memungkinkan

departemen SDM untuk memberikan layanan selama 24 jam kepada para

karyawannya. Intranet juga dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang

penting dengan lebih cepat dibandingkan apabila melalui jalur perusahaan

sebelumnya (pengumuman melalui surat atau fax). Intranet juga dapat

mengumpulkan informasi secara online dari para karyawan untuk diinput

langsung ke file SDM. Intranet juga dapat dapat meminimalkan intervensi dari

departemen SDM kepada para manajer dan karyawan dalam melakukan berbagai

tugas mereka. Contoh, aplikasi intranet Hotel Salak memungkinkan para

karyawan untuk melihat berbagai manfaat, masukan, laporan perjalanan dan

biaya, memverifikasi informasi ketenagakerjaan dan gaji, mengakses dan

memperbarui informasi personal mereka. Melalui intranet para karyawan juga

dapat mengan mudah melakukan download berbagai informasi yang mereka

butuhkan seperti pelatihan, kebijakan perusahaan dan lain sebagainya.

Gambar 11. Aplikasi Human Resource Management

24

3.5. Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

Secara umum kegiatan dalam sistem informasi akuntansi adalah mencatat

dan melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya dalam

sebuah perusahaan. Sistem akuntansi yang berbasis komputer mencatat dan

melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan

historis seperti neraca dan rugi laba. Melalui sistem ini juga dapat dibuat suatu

prakiraan kondisi dimasa datang seperti prakiraan anggaran dan laporan keuangan

berdasarkan trend yang terjadi selama ini.

Perbedaan antara sistem akuntansi manajemen dan sistem akuntansi

operasional adalah bahwa sistem akuntansi manajemen menekankan pada laporan

akuntansi biaya dan laporan analitis yang membandingkan kinerja yang

sesungguhnya dengan kinerja yang menjadi target perusahaan. Sedangkan sistem

akuntansi operasional menekankan pemeliharaan catata historis dan pembuatan

laporan keuangan yang akurat. Biasanya sistem ini meliputi sistem pemrosesan

transaksiseperti pemrosesan pesanan, pengendalian persediaan, piutang, utang

usaha, penggajian dan sistem buku besar.

Hubungan beberapa sistem informasi akuntansi penting yang umumnya

dikomputerisasi oleh perusahaan dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 12. Hubungan sistem informasi akuntansi

Hubungan sistem informasi akuntansi seperti diatas telah diaplikasikan

oleh Asuransi Jasindo melalui program Star Jasindo sedangkan Hotel Salak

mengaplikasikannya melalui teknologi internet melalui program MYOB dengan

menggunakan intranet dan jaringan lainnya. Sifat online dan intranet ini

25

memungkinkan hubungan antara perusahaan dengan shareholder secara online

sehingga proses perhitungan transaksi berjalan secara otomatis. Akan tetapi

laporan yang berasal dari program Hotel Soft Management Hotel Salak dalam

bentuk daily sales belum secara otomatis diintegrasikan dengan aplikasi sistim

informasi akuntansi yang dimiliknya. Input hasil laporan HMS dilakukan secara

manual kedalam program jurnal akuntansi diatas.

Gambar 13. Aplikasi Fungsi Keuangan dalam Star Jasindo

Gambar 14. Sistim MYOB untuk sistim akuntansi di Hotel Salak

26

IV. KESIMPULAN

Setiap perusahaan bertujuan untuk memberikan kepuasan yang paling

tinggi kepada konsumenya. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan

menerapkan konsep e-business sehingga efisiensi dan efektivitas operasional

perusahaan dapat tercapai dengan baik sehingga perusahaan dapat secara cepat

dan tepat memenuhi kebutuhan konsumen. Secara umum penerapan konsep e-

business di Indoensia sudah berlaku di hampir semua jenis industri baik dalam

bidang produk maupun jasa seperti industri perhotelan, industri asuransi, industri

transportasi. Bahkan saat ini pemerintah juga telah mengaplikasikan e-government

untuk mendukung e-business yang telah dijalankan oleh industry-industri di

Indonesia. Salah satu contoh aplikasi e-government yang telah dilakukan oleh

pemerintah adalah pelaksanaan tender proyek-proyek pemerintah yang dilakukan

melalui mekanisme e-procurement atau e-tender di website pemerintah.

Gambar 15. Time Space Grudin Matrix

Berdasarkan time space matrix Grudin beberapa perusahaan di Indonesia

yang telah menerapkan konsep e-business tidaklah berada di tempat yang sama

karena aplikasi e-business yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan juga

27

berbeda. Beberapa industri telah menerapkan e-business secara menyeluruh

sedangkan industri lainnya masih sebagian. Asuransi Jasindo dan Hotel Salak

termasuk dalam perusahaan yang masih menerapkan e-business secara sebagian

karena belum semua fungsi manajemen dalam perusahaan terintegrasi secara

menyeluruh. Hotel Salak sudah menerapkan system CRM dan marketing dengan

konsep different place same time tetapi sebagai penyedia jasa hospitality tetap

masih menerapkan beberapa konsep konvensional speperti same place same time

atau same place different time seperti melalui iklan atau direct marketing

28

V. DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, J. A dan Marakas, GM. 2008. Management Information Systems. McGraw Hill Companies: New York, United States.

http://www. hotelsalak .co .id/ (diakses tanggal 10 Juli 2011)

http://www.jasindo.co.id/ (diakses tanggal 10 Juli 2011)

http://dasmitz.blogspot.com/2007/12/model-arsitektur-aplikasi-e-business.html (diakses tanggal 10 Juli 2011)

http://www.webopedia.com/TERM/E/Enterprise_Collaboration_Systems_ECS.html (diakses tanggal 10 Juli 2011)

http://proquest.umi.com/pqdweb?index=3&did=2296755041&SrchMode=1&sid=1&Fmt=3&VInst=PROD&VType=PQD&RQT=309&VName=PQD&TS=1310139894&clientId=75346 (diakses tanggal 10 Juli 2011)

29