8

1. Pendahuluan

Perencanaan strategis sistem informasi yang baik akan sangat mendukung

aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan

karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi SI/TI.

Perencanaan strategis sistem informasi juga mampu mempelajari pengaruh

perkembangan teknologi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam

memilih langkah – langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat

analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI

dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi

yang inovatif. Dengan adanya perencanaan ini diharapkan suatu perusahaan mampu

menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu

memanfaatkan pentingnya investasi infrastruktur TI agar memperoleh manfaat

ekonomis dalam proses bisnisnya[1].

Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

pencarian profit. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau

mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain.

Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas

yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan produksi.

Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya :

buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang

berkualitas [2].

Perencanaan strategis SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang

akan memanfaatkan SI/TI. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi

SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan

akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak

selaras dengan tujuan yang ingin diraih [3].

CV. Cairolli merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia yang

bergerak pada bidang garment. CV. Cairolli telah menerapkan strategi SI/TI dalam

menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik.

Keberadaan SI/TI pada CV. Cairolli masih dianggap sebagai peranan pendukung

dalam setiap kegiatan bisnisnya. Proses bisnis pada CV. Cairolli meliputi produksi

barang, distribusi sampai dengan penjualan ke konsumen. Selain aktivitas di atas

yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti pengelolaan bahan baku,

pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan perawatan

infrastruktur TI yang ada pada perusahaan. Untuk langkah ke depannya CV. Cairolli

ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di

kalangan bisnis. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan solusi bagi CV.

Cairolli dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis sistem informasi

dapat mengevaluasi setiap kinerja pada CV. Cairolli.

9

Setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan bertumbuh di era globalisasi

perlu mengimplementasikan sistem informasi (SI) yang didukung oleh perkembangan

infrastruktur teknologi infromasi (TI), karena pada dasarnya perkembangan yang

terjadi dalam bidang SI/TI tersebut berdampak positif terhadap berbagai aktivitas

bisnis di dalam perusahaan, maupun aktivitas bisnis dengan pihak luar perusahaan.

Dampak positif yang dimaksud adalah sangat dimungkinkan terjadinya percepatan

dan peningkatan akurasi informasi sehingga tercipta nilai – nilai efisiensi dan

efektivitas yang dapat disimpulkan menjadi nilai ekonomis yang sangat dibutuhkan

oleh perusahaan. Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu

organisasi, yaitu : (1) Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi

berbagai proses yang mengelola informasi, (2) Meningkatkan efektivitas manajemen

dengan memuaskan kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan, (3)

Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi

dengan merubah gaya dan cara berbisnis [4].

Permasalahan yang ingin dijawab pada penelitian ini adalah Bagaimana

menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi CV. Cairolli untuk mendukung

strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan menggunakan metode Be Vissta Planning

(BVP)? BVP yang menggabungkan berbagai metode perencanaan strategis yaitu

Ward dan Peppard, Watherbe, Martin dan Tozer yang memiliki keunggulan masing –

masing. BVP juga mengadopsi penggalian manfaat bisnis guna mengukur tingkat

kematangan investasi TI yang dilakukan perusahaan menggunakan Ranti’s Generic

IS/TI Business Values. Salah satu cara untuk mengetahui keberhasilan manajemen

investasi TI adalah dengan mengukur tingkat kematangan manajemen investasi TI.

Dalam proses manajemen investasi TI pada dasarnya merupakan analisis biaya-

manfaat TI. Maka dalam tulisan ini, uji kelayakan finansial difokuskan pada nilai atau

manfaat bisnis TI [5].

2. Kajian Pustaka

Penelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi dengan

menggunakan metodologi Be Vissta Planning (BVP) pernah dilakukan sebelumnya,

dengan tujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis sistem informasi berbasis

manfaat bisnis yang menghasilkan suatu strategi bagi sistem. Imelda yang melakukan

penelitian pada konsultan pajak PT. Virama Karya bertujuan untuk membentuk cetak

biru SI/TI yang bermanfaat bagi PT.Virama Karya yang bertujuan untuk

meningkatkan keunggulan kompetitif pada perusahaan berbasis konsultan pajak.

Penyusunan perencanaan strategis pada PT. Virama Karya disusun menggunakan

metode BVP yang dilanjutkan dengan penghitungan ROI (Return of Investment)

terhadap biaya proyek dari usulan SI/TI pada PT. Virama Karya[6].

Suralani melakukan penelitian mengenai BVP yang dilakukan pada Bank

Perkreditan Rakyat (BPR) Artha Mitra Sejahtera. Penelitian ini berlatar belakang

pemanfaatan SI/TI pada BPR Artha Mitra Sejahtera yang kurang optimal dan tidak

sejalan dengan proses bisnis perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah usulan

10

aplikasi portofolio masa depan perusahaan yang bermanfaat bagi BPR dalam

meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.[7]

Penelitian mengenai BVP juga dapat diterapkan dalam lembaga tinggi

pendidikan. Wijaya melakukan penelitian pada Universitas Kristen Satya Wacana

dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dari universitas. Penelitian ini

menghasilkan cetak biru bagi SI/TI UKSW yang nantinya dapat dijadikan pedoman

bagi UKSW dalam meningkatkan keunggulan kompetitif yang ada di UKSW [8].

Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang

dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.

Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan

keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”. Pihak

manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi

ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan

telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi

mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda. [3].

Gambar 1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Metodologi Be Vissta Planning (BVP) memadukan tahapan kegiatan dan

perangkat yang digunakan pada empat metodologi, yakni versi John Ward, Wetherbe

James Martin, dan Edwin Tozer [9]. BVP juga dilengkapi dengan data analisis yang

dapat diperoleh dari wawancara terstruktur ataupun kuisioner guna membantu

penajaman analisis bagi kebutuhan bisnis dan SI/TI suatu organisasi. BVP

menganalisis strategi bisnis dan strategi SI/TI suatu organisasi pada sisi internal dan

eksternal menurut Ward dan Peppard. Analisis internal pada BVP diinterpretasikan

sebagai segala sumber daya yang dimiliki perusahaan pada saat ini meliputi sumber

daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya SI/TI yang dimiliki dan sumber

daya bahan baku yang dimiliki perusahaan, sedangkan dalam analisis eksternal pada

BVP bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan teknologi dan juga

seberapa jauh persaingan diantara kompetitor lain. Adapun keunggulan yang dimiliki

BVP dibandingkan dengan perencanaan strategi menggunakan metode lain , BVP

11

menggali value bisnis dengan cara menggali manfaat bisnis yang ada pada setiap

usulan SI/TI sesuai dengan Ranti’s Generic IS/IT Business Value sehingga prioritas

pembuatan SI/TI pada perusahaan dapat dilakukan [5].

Adapun alat analisis yang ada pada metodologi BVP ini. Analisa Value Chain

atau disebut juga analisa rantai nilai adalah cara untuk mendeskripsikan atau melihat

bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah input menjadi output sehingga memiliki

nilai bagi pelanggan [10]. Berikut adalah gambaran untuk Value Chain Analysis :

Gambar 2 Analisis Rantai Nilai

Analisis Value Chain dilakukan pada analisis internal mengenai aktivitas

utama dan aktivitas pendukung pada perusahaan. Dari penggolongan aktivitas pada

perusahaan dapat diketahui apa saja aktivitas yang berpengaruh langsung pada

perusahaan. Selanjutnya analisis Porter Five Force adalah alat strategi bisnis, yang

membantu kita dalam menilai intensitas persaingan dan dengan demikian

menganalisis daya Tarik sebuah struktur industri [10]. Berikut adalah gambaran dari

analisis Porter Five Forces:

12

Gambar 3 Analisis 5 Kekuatan menurut Porter

Analisis 5 kekuatan menurut Porter digunakan dalam analisis eksternal dari

BVP. Analisis bertujuan untuk menggali apa saja potensi di luar perusahaan yang

dapat menjadi keuntungan maupun ancaman yang berada di luar perusahaan. Analisis

5 kekuatan porter mampu memberikan evaluasi mengenai keadaan yang ada di sekitar

perusahaan. Selain Value Chain dan analisis 5 kekuatan menurut Porter , alat analisis

yang digunakan adalah McFarlan Grid. McFarlan Grid digambarkan dengan kuadran

4 golongan aplikasi yakni strategic, high potential, keys operational dan support.

Penggolongan ini didasarkan pada fungsi masing – masing setiap strategi SI/TI pada

perusahaan. Kerangka McFarlan Grid menunjukkan bahwa sistem informasi

memainkan peranan yang berbeda – beda dalam suatu organisasi. Serangkaian ini

dapat menjadi dasar bagi suatu organisasi dalam melakukan perencanaan strategis

sistem informasi [McFarlan]. Berikut adalah gambaran mengenai McFarlan Grid:

Gambar 4 McFarlan Grid

Analisis GAP merupakan analisis kesenjangan pembanding antara keadaan

saat ini dengan keadaan yang akan datang. Analisis GAP memberikan kesimpulan

pada perusahaan untuk merencanakan pembangunan suatu sistem baru ataupun

perlunya peningkatan pada keadaan yang sekarang terjadi dengan perusahaan yang

akan direncanakan.

Sedangkan untuk menghitung seberapa besar manfaat dari setiap usula SI/TI

digunakan Ranti’s Generic IS/IT. Ranti’s Generic IS/IT Business Value merupakan

kerangka yang digunakan untuk mengidentifikasikan manfaat-manfaat yang dapat

diperoleh dari suatu investasi TI tanpa perlu membedakan antara manfaat tangible

dan intangible yang selama ini sering menjadi penghambat dalam pengkuantifikasian

manfaat TI. Manfaat tangible adalah manfaat langsung yang diterima perusahaan

yang dapat diukur dengan satuan uang, sedangkan manfaat intangible adalah manfaat

yang berdampak pada perusahaan secara langsung tetapi hanya bisa diukur dengan

manfaat yang ditimbulkan. Nilai manfaat bisnis IS/IT dikelompokkan menjadi 13

kategori yang kemudian dikelompokkan lagi menjadi 73 sub-kategori. Manfaat

penggalian manfaat bisnis ini adalah menganalisa keuntungan dan resiko perusahaan

13

dalam menjalankan investasi SI/TI yang ada sehingga dapat menggambarkan manfaat

proyek SI/TI yang sebenarnya[5]. 3. Metodologi Penelitian

Gambar 5. Alur Metode Penelitian Be Vissta Planning

FASE 1 . Menelaah kebutuhan bisnis dan informasi

Analisis internal bisnis

organisasi

Analisis eksternal bisnis

organisasi

Analisis internal SI/TI

organisasi

Analisis eksternal SI/TI

organisasi

FASE 2 . Menyusun solusi target SI/TI

Identifikasi dan solusi bisnis

internal

Peluang bisnis dari eksternal

organisasi

Pemanfaatan SI/TI lingkungan eksternal

organisasi

Analisis GAP kebutuhan informasi

Landasan kebijakan SI/TI Landasan operasional

strategi SI/TI

Strategi manajemen SI/TI

FASE 3. Menentukan target SI/TI

Menggali Value Bisnis

Pembuatan prioritas strategi SI/TI

FASE 4. RENCANA IMPLEMENTASI

Pembuatan jadwal implementasi SI/TI

14

Tahapan penelitian seperti pada Tabel 2 menggambarkan alur penelitian dari

BVP. Setiap kotak menggambarkan aktivitas yang dilakukan peneliti dalam

melakukan perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan BVP.

Sedangkan tanda panah pada alur diatas bertujuan memberikan arah tahapan

penelitian setiap fase secara berurutan. Pada fase pertama pembuatan metode Be

Vissta Planning berdasarkan pada metodologi Ward dan Peppard yang menganalisis

lingkungan bisnis dan SI/TI dari sisi eksternal dan internal organisasi [11]. Pada fase

kedua dilakukan penentuan target SI/TI dengan menelaah solusi masalah yang telah

dianalisis melalui fase pertama. Selain menganalisis solusi, pada fase kedua juga

dilakukan landasan perencanaan strategis sistem informasi yaitu landasan kebijakan,

strategi SI/TI, landasan operasional SI/TI, dan strategi manajemen SI/TI. Pada fase

ketiga dilakukan penggalian value bisnis pada usulan SI/TI yang telah digambarkan

pada fase kedua. Penggalian value bisnis pada Be Vissta Planning dilakukan dengan

cara menggolongkan manfaat bisnis dari 13 kategori dan 73 sub kategori menurut

Ranti’s Generic IS/IT [5]. Penentuan prioritas pembuatan usulan SI/TI dan pendetilan

usulan SI/TI juga dilakukan pada fase ketiga. Pada fase terakhir dilakukan

penjadwalan mengenai usulan SI/TI yang telah disusun pada fase kedua dan ketiga.

Pada penelitian ini diggunakan pendekatan komparatif kualitatif. Pendekatan

deskriptif kualitatif adalah suatu penelitian yang bersifat membandingkan. Peneliti

akan membandingkan keadaan sebelum terbentuknya usulan SI/TI dengan keadaan

setelah usulan SI/TI diterapkan. Sedangkan pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara observasi dan wawancara. Proses observasi dilakukan dengan cara

pengamatan langsung ke objek penelitian yang terkait. Observasi dilakukan pada

setiap SI/TI yang ada pada setiap bidang pada CV. Cairolli selama 2 sampai 4 hari.

Observasi SI/TI ini juga diikuti dengan pengambilan hipotesis mengenai keadaan

SI/TI saat ini di perusahaan. Proses pengumpulan data yang kedua adalah wawancara.

Responden yang terkait dalam proses wawancara ini adalah Suprayitno selaku

direktur perusahaan, Anna Maria selaku manajer desain, Anton Wirawan selaku

manajer gudang, Joko Prasetyo selaku manajer kepegawaian, Handayani selaku

manajer keuangan, Sulistyono selaku manajer marketing dan pemesanan, Vincent

Mulyanto selaku manajer produksi, dan Iwan Nugraha Prana selaku manajer TI.

4. Hasil Pembahasan

Guna membantu memahami kondisi lingkungan perusahaan dan melihat

dampak dan potensi SI/TI terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsi CV. Cairolli,

maka dilakukan analisis kebutuhan SI/TI agar dapat disusun prioritas kebutuhan dan

penggunaan SI/TI untuk mendukung pencapaian strategi perusahaan.

Adapun ruang lingkup dari perencanaan strategis SI/TI ini yaitu:

1.Hasil strategi SI/TI yang sesuai dengan perencanaan strategis SI berbasis value

bisnis (Be Vissta Planning).

2.Menentukan prioritas strategis SI/TI yang akan digunakan dan dijalankan.

3.Rencana implementasi pelaksanaan strategi SI/TI.

15

Sedangkan yang melatarbelakangi adanya perencanaan strategis SI/TI antara lain:

1.Perusahaan CV. Cairolli dapat memperoleh keunggulan kompetitif dari pesaing.

2.Dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan sehingga meningkatkan kuantitas

dan kepuasan konsumen.

Adapun harapan dari perencanaan strategis SI/TI adalah dengan adanya

perencanaan strategis SI/TI, maka aplikasi yang akan dijalankan dapat memberikan

keunggulan kompetitif dan dapat meningkatkan daya saing perusahaan.

Analisis internal bisnis organisasi dilakukan dengan menggunakan alat

analisis value chain. Kegiatan dilakukan guna mengetahui aktivitas utama dan

aktivitas pendukung yang terdapat pada perusahaan. Berikut adalah hasil dari analisis

value chain pada CV. Cairolli :

Tabel 1. Identifikasi dan Solusi Bisnis Internal

Aktivitas Utama Solusi SI/TI

- Pengelolaan persediaan bahan baku - SI Persediaan Bahan Baku

- Produksi barang - SI analisis hasil produksi

- Pengelolaan hasil produksi di Gudang - SI Gudang berbasis Web Service

- Penjualan di Outlet - SI Point of Sales

- SI Katalog Barang

- Promosi - SI promosi

- Website dan E-Commerce

- Pengiriman barang ke konsumen - Website dan E-Commerce

- SI Customer Service

Aktivitas Pendukung Solusi SI/TI

- Pengelolaan Keuangan dan Administrasi - SI Pengelolaan Keuangan

- Pengelolaan Sumber Daya Manusia - SI SDM

- SI Absensi Karyawan

- Pengelolaan Sarana dan Infrastruktur TI - SI Maintenance TI

- Pendesainan Produk - SI Katalog Barang

- SI Desain Produk

Analisis eksternal bisnis organisas dilakukan dengan menggunakan alat

analisis Five Force oleh Porter. Berikut adalah hasil dari analisis Five Force dari CV.

Cairolli :

16

Tabel 2. Hasil Analisis Five Forces

Kategori Five

Force

Hasil analisis Peluang Bisnis Pemanfaata

n

SI/TI

Competitor - Perusahaan yang telah

lama berdiri

- Perusahaan E-

Commerce

- Perusahaan asing dari

luar negeri.

- Merambah ke

dunia internet

- Website dan

E-Commerce

Bargaining

Powers of

Supplier

- Perusahaan Tekstil

- Perusahaan Cat Sablon

- Manajemen

pasokan yang baik

- SI

Persediaan

Bahan Baku

Bargaining

Powers of Buyers

- Lembaga Pendidikan

- Lembaga Perbankan

- Lembaga Pemerintahan

- Pengecer

- Pangsa pasar yang

luas

- Website dan

E-Commerce

- SI Customer

Service

Threat of

Subtitutes

Product

- Mall - Promosi yang

menarik

- Website dan

E-Commerce

- SI Promosi

Threat of New

Enfants

- Perusahaan yang

garmen baru dengan

promosi yang menarik

- Pelayanan yang

menarik minat

konsumen

- Website dan

E-Commerce

- SI Promosi

Analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Cairolli bertujuan untuk

menidentifikasi kondisi lingkungan luar CV. Cairolli, analisis ini dilakukan

berdasarkan penilaian dari direktur pada CV. Cairolli terhadap kondisi bisnis luar

perusahaan yang saat ini terjadi. Analisis ini menggunakan pengumpulan data berupa

proses wawancara terstruktur yang dilakukan di CV. Cairolli. Wawancara dilakukan

secara terstruktur guna menganalisis lingkungan bisnis eksternal dari Hasil dari

analisis lingkungan bisnis eksternal CV. Cairolli ini akan digunakan peneliti dalam

acuan membentuk strategi bisnis yang sesuai dengan SI / TI CV. Cairolli sehingga

mampu bersaing dengan kondisi eksternal khususnya para pesaingnya.

Analisis internal SI/TI pada CV. Cairolli diperoleh pendataan SI/TI

perusahaan yang ada saat ini. Melalui data tersebut SI/TI perusahaan pada saat ini

digolongkan ke dalam 4 kuadran dalam McFarlan Grid. Berikut adalah gambaran

penggolongan SI/TI perusahaan pada saat ini menggunakan McFarlan Grid :

17

Strategic High Potential

- -

- SI Produksi

- SI Penjualan

- SI Gudang

- SI Keuangan

- SI Kepegawaian

- SI Desain

Key Operational Support

Gambar 6. McFarlan Grid strategi SI/TI saat ini pada CV. Cariolli

Pada gambar 6 tidak terdapat aplikasi yang terdapat pada kuadran Keys

Strategic dan kuadran High Potential dikarenakan tidak adanya aplikasi pada CV.

Cairolli saat ini yang patut dikembangkan karena hampir keseluruhan aplikasi hanya

digunakan sebagai teknologi pendukung kinerja perusahaan bukan untuk strategi

perusahaan. Sedangkan kekosongan pada kuadran High Potential dikarenakan belum

ada aplikasi yang cukup berpengaruh pada strategi perusahaan pada saat ini dan

belum dibutuhkan pengembangan aplikasi yang ada.

Analisis eksternal organisasi dibuat bertujuan untuk mengetahui trend

perkembangan teknologi yang sedang marak pada saat ini. Perkembangan teknologi

dinilai dari segala jenis aspek tren teknologi yang sedang berkembang saat ini seperti

contoh perkembangan jaringan, sosial media, hardware yang digunakan dan jenis

teknologi yang banyak digunakan. Berikut adalah hasil dari analisis eksternal SI/TI

pada saat ini : Tabel 3. Perkembangan Trend Teknologi pada Saat Ini

Tren Teknologi Manfaat Teknologi

- Perkembangan SI/TI mulai marak di kalangan

perusahaan garmen

- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas

setiap aktivitas yang ada di perusahaan

karena terintergrasi antara satu dengan

yang lain

- Perkembangan perangkat lunak web based

berbasis web service.

- Meningkatkan efisiensi pengenalan

produk – produk perusahaan ke

konsumen

- Perkembangan perangkat keras berupa

smartphone

- Mempermudah konsumen dalam

pemesanan dan pembelian produk

- Tren teknologi menggunakan jaringan berbasis

web

- Memudahkan distribusi data dari setiap

bidang perusahaan karena setiap bidang

perusahaan akan saling terintegrasi

- Perkembangan basis data berbasis web - Memudahkan akses database di manapun

lokasinya

- Perkembangan jejaring sosial yang semakin

marak

- Mengurangi biaya promosi dan dapat

menjangkau konsumen lebih luas

melalui internet.

18

Analisa GAP merupakan perbandingan antara kesenjangan yang terdapat

antara strategi SI/TI yang terdapat saat ini dibandingkan strategi SI/TI yang akan

digunakan di masa depan. Hasil dari analisa GAP dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4. Hasil Analisis GAP

SI

Produksi

SI

Penjualan

SI

Gudang

SI

Keuangan

SI

Kepegawaian

Baru

SI

Gudang Bebasis Web

T T T

SI Point of Sales T T

SI Absensi Karyawan T

SI Persediaan Bahan

Baku

T

SI Katalog Barang T T T

SI Customer Service R

Website dan E-

Commerce

R

SI Promosi R

SI Analisis Hasil

Produksi

T T T

SI Maintenance TI R

SI SDM T

SI Pengelola

-an Keuangan

T

SI Desain Produk R

Keterangan :

T = Tingkatkan

R = Rencanakan

Landasan kebijakan SI/TI dibuat selaras dengan tujuan organisasi beserta visi dan

misi dari organisasi. CV.Cairolli merupakan perusahaan profit, sehingga tujuan utama

dari CV. Cairolli adalah mencari keuntungan dengan menjual produk dan

menjangkau pelanggan secara luas sehingga menambah keuntungan dari perusahaan.

Dari tujuan perusahaan ini dibuat sebuah landasan kebijakan guna pemanfaatan

investasi SI/TI yang akan dilakukan. Berikut adalah beberapa landasan kebijakan

untuk pemantapan pemanfaatan SI/TI pada CV. Cairolli yang akan dilakukan :

a. Aspek Operasional : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat menambah

jangkauan dengan pelanggan

b. Aspek Distribusi Data : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat meningkatkan

efektivitas dan efesiensi waktu

c. Aspek Pengelolaan Bahan Baku : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat

mengelola sumber daya bahan baku menjadi lebih efisien dengan efektif.

d. Aspek Kepegawaian : Pemanfaatan SI/TI di perusahaan dapat membentuk

Sumber Daya Manusia yang berkualitas.

19

e. Aspek Keuangan : Pemanfaatan SI/TI dapat mengelola keuangan menjadi

lebih kompleks sehingga pemanfaatan arus kas dapat dikontrol dan diawasi.

f. Aspek Pengambilan Keputusan Variasi Produk : Pemanfaatan SI/TI dapat

digunakan untuk menganilisis keinginan konsumen dengan menganalisis

variasi produk yang terjual.

Setiap Investasi SI/TI yang digunakan harus jelas kebutuhan dan

pengunaannya. Setiap investasi SI/TI harus dihitung dalam berapa lama akan

memberikan keuntungan bagi perusahaan. Untuk penghitungan manfaat finansial bagi

perusahaan akan dibuat ke dalam manfaat bisnis menurut SI/TI Generik [9].

Untuk mendukung kinerja dari SI/TI yang diusulkan pada CV. Cairolli

dibutuhkan suatu strategi manajemen SI/TI guna mengelola setiap SI/TI yang ada di

organisasi. CV. Cairolli sudah memiliki bidang khusus yang mengelola setiap

infrastruktur SI/TI yang ada yaitu bidang TI, namun kinerja dari bidang TI ini belum

maksimal. Bidang TI pada CV. Cairolli hanya bertugas memperbaiki setiap

komponen infrastruktur TI yang rusak dan belum terlibat langsung terhadap strategi

bisnis yang diterapkan oleh CV. Cairolli. Untuk pengelolaan SI/TI yang diusulkan,

CV. Cairolli membutuhkan suat bidang baru yang mengembangkan setiap

infrastruktur TI yang ada sehingga dapat berjalan selaras dengan strategi bisnisnya.

Penambahan bagian baru ini digolongkan ke dalam bidang TI pada CV. Cairolli

yakni bidang Research and Development, Technical Support, dan E-Commerce.

Berikut merupakan gambar usulan tambahan struktur organisasi pada CV. Cairolli :

Gambar 7. Usulan Struktur Manajemen SI/TI

Value bisnis dapat digali dengan cara mendefinisikan manfaat bisnis

menggunakan 13 kategori dan 72 sub kategori menurut SI/TI generik [9] yang dibagi

BidangTI

Manajer TI

Supervisor Research and Development

Supervisor Technical Support

Supervisor E-Commerce

Staff

Staff

Staff

20

ke dalam 2 manfaat yaitu manfaat tangible dan intangible. Berdasarkan 13 kategori

dan 72 sub kategor menurut SI/TI generik dapat ditarik kesimpulan penghematan

ataupun keuntungan yang dapat dilakukan perusahaan jika mengimplementasikan

SI/TI yang diusulkan. Berikut adalah potensi manfaat bisnsi yang ada pada CV.

Cairolli :

Tabel 5. Penggalian Value Bisnis menurut Ranti’s Generik SI/TI

Usulan SI/TI Ketera

-ngan

Potensi Manfaat Kuantifikasi

SI Maintenance

TI

T -Mengurangi Biaya

potensi kerusakan

infrastruktur TI

Estimasi biaya kerusakan

hardware tertinggi :

Komputer Server :

Rp13.000.000,00 / bulan

SI Analisis Hasil

Produksi

T -Mengurangi biaya

produksi

Estimasi biaya produksi

per bulan x ( 25% x biaya

produksi / bulan )

: Rp 12.000.000,00 x

(25% x Rp

12.000.000,00)

Rp 9.000.000,00 / bulan

SI Promosi T

T

-Mengurangi biaya

SDM

-Mengurangi biaya

perjalanan promosi

(Jumlah SDM saat ini x

gaji SDM) – (estimasi

pengurangan jumlah SDM

x gaji SDM) :

(15 x Rp 1.500.000,00) x

(10 x Rp 1.500.000,000)

= Rp 7.500.000,00 / bulan

(estimasi biaya perjalanan

per bulan x biaya sekali

perjalanan)

(3 x Rp 1.300.000,00)

= Rp 3.900.000,00/ bulan

Website dan E-

Commerce

T

T

-Mengurangi biaya

SDM

-Mengurangi biaya

perjalanan promosi

(Jumlah SDM saat ini x

gaji SDM) – (estimasi

pengurangan jumlah SDM

x gaji SDM) :

(15 x Rp 1.500.000,00) x

(10 x Rp 1.500.000,000)

Rp 7.500.000,00 / bulan

Rp 3.900.000,00 / bulan

(estimasi biaya perjalanan

per bulan x biaya sekali

perjalanan)

21

I

-Meningkatkan

kepuasan pelanggan

(3 x Rp 1.300.000,00)

= Rp 3.900.000,00/ bulan

-

SI Persediaan Bahan

Baku

T

T

-Mengurangi biaya

pasokan bahan baku

-Mengurangi biaya

pengiriman bahan baku

Biaya rata – rata pasokan

bahan baku – (25% x

biaya rata – rata pasokan

bahan baku):

Rp 10.000.000,00 – (25%

x Rp 10.000.000,00)

= Rp 10.000.000,00 –

Rp 2.500.0000,00

= Rp 7.500.000,00 / bulan

(Rata – rata jumlah

pengiriman bahan baku

per bulan x biaya

pengiriman) – ( estimasi

pengurangan jumlah

pengiriman bahan baku

per bulan x biaya

pengiriman) :

(4 x Rp 3.000.000,00) – (3

x Rp 3.000.000,00)

= Rp 12.000.000,00 –

Rp 9.000.000,00

= Rp 3.000.000,00 / bulan

SI SDM T

I

I

-Mengurangi Biaya

Pelatihan

-Jadwal dan materi

pelatihan yang tepat

-Menekan resiko

kehilangan karyawan

yang potensial

(rata – rata diadakan

pelatihan tiap tahun x

biaya pelatihan) - (estimasi

pengurangan diadakan

pelatihan x biaya

pelatihan)

= (4 x Rp5.000.000,00) –

(3 x Rp 5.000.000,00)

= Rp 20.000.000,00 –

Rp 15.000.000,00

= Rp5.000.000,00 /

pelatihan

-

-

SI Desain Produk T -Mengurangi biaya

salah desain barang

Besar kesalahan terbesar

yang pernah terjadi pada

22

produksi proses produksi barang

= Rp 4.500.000,00 / bulan

SI Katalog Barang T

-Mengurangi biaya

pengiriman yang salah

Besar kesalahan terbesar

yang pernah terjadi pada

proses pengiriman =

Rp 2.000.000,- / bulan

SI Gudang berbasis

web

T

T

-Mengurangi

pengiriman barang

yang salah

-Mengurangi biaya

telekomunika

-si

Besar kesalahan terbesar

yang pernah terjadi pada

proses pengiriman =

Rp 2.000.000,00 / bulan

(biaya telekomunikasi per

bulan – (25% x biaya

telekomunikasi per bulan)

= Rp 800.000,00 –

(25% x Rp 800.000,00

= Rp 600.000,- / bulan

SI Pengelolaan

Keuangan

I -Mengurangi potensi

kecurangan

administrasi

-

SI Point of Sales I

I

-Mengurangi kesalahan

potensi perhitungan

harga

-Mengurangi potensi

kecurangan kecuangan

administrasi

-

-

SI Customer Service I

I

I

-Mengurangi potensi

permasalahan

pelanggan

-Meningkatkan

kepuasan pelanggan

-Meningkatkan

kepercayaan pelanggan

-

-

-

SI Absensi Karyawan I -Meningkatkan

produktivitas karyawan

-

Keterangan : T = Tangible

I = Intangible

Prioritas strategi SI/TI dibuat berdasarkan kuadran McFarlan Grid strategi

SI/TI yang telah diusulkan untuk portofolio masa depan bagi CV. Cairolli. Berikut

adalah McFarlan Grid untuk strategi SI/TI yang diusulkan :

23

Strategic High Potential

- Website dan E-Commerce

- SI Promosi

- SI Customer Service

- SI Katalog Barang

- SI Gudang Berbasis Web Service

- SI Point Of Sales

- SI Absensi Karyawan

- SI Analisis Hasil Produksi

- SI Maintenance TI

- SI SDM

- SI Pengelolaan Keuangan

- SI Desain Produk

- SI Persediaan Bahan Baku

Key Operational Support

Gambar 8. McFarlan Grid usulan Strategi SI/TI

Perencanaan ini dibuat berdasarkan McFarlan Grid yang ada pada gambar 5

guna memprioritaskan pembuatan aplikasi menurut fungsinya. Perencanaan

pembuatan aplikasi memakan waktu selama 5 tahun. Prioritas pembuatan aplikasi

dibuat berdasarkan McFarlan Grid sebagai berikut :

- Prioritas #1 : aplikasi yang berada pada kuadran Key Operational

SI Gudang Berbasis Web Service

SI Point Of Sales

SI Absensi Karyawan

- Prioritas #2 : aplikasi yang berada pada kuadran Support

SI Analisis Hasil Produksi

SI Maintenance Infrastruktur TI

SI Pengelolaan Sumber Daya Manusia

SI Pengelolaan Hasil Desain

SI Pengelolaan Keuangan

SI Persediaan Bahan Baku

- Prioritas #3 : aplikasi yang berada pada kuadran Strategic

Website dan E-Commerce

SI Promosi

SI Customer Service

- Prioritas #4 : aplikasi yang berada pada kuadran High Potential

SI Katalog Barang

Setelah keseluruhan aktivitas perencanaan pada metode BVP telah dilakukan

tahapan selanjutnya adalah menentukan jadwal perencanaan implementasi SI/TI

yang telah diusulkan. Perencanaan jadwal implementasi S/TI dilakukan berdasarkan

prioritas pembuatan SI/TI yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut adalah

perencaan jadwal implementasi SI/TI pada CV. Cairolli paeriode 2015 hingga 2018.

24

No. Perencanaan 2015 2016 2017 2018

1. SI Gudang

Berbasis Web Service ●●●

2. SI Point of Sales ●●●

3. SI Absensi Karyawan ●●●

4. SI Analisis Hasil Produksi ●●● ●●●

5. SI Maintenance TI ●●● ●●●

6. SI SDM ●●● ●●●

7. SI Desain Produk ●●● ●●●

8. SI Pengelolaan Keuangan ●●● ●●●

9. SI Persediaaan ●●● ●●●

10. Website dan E-Commerce ●●●

11. SI Promosi ●●●

12. SI Customer Service ●●●

13. SI Katalog Barang ●●● Gambar 9. Tabel Pembuatan Jadwal Rencana Implementasi

5. Simpulan

Dari hasil perencanaan strategis yang disusun menggunakan metode be vissta

planning (BVP) dapat disimpulkan bahwa CV. Cairolli memerlukan investasi SI/TI

guna menunjang proses bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien. Pembuatan SI/TI

yang telah diusulkan terdapat pada setiap bidang pada CV. Cairolli guna mengelola

setiap aktivitasnya supaya berjalan optimal .

Usulan SI/TI yang diusulkan pada CV. Cairolli antara lain :

1. SI Gudang Bebasis Web Service dan SI Persediaan Bahan Baku untuk

bidang gudang.

2. SI Point of Sales untuk bidang marketing dan pemasaran yang berada di

outlet.

3. SI Absensi karyawan dan SI SDM untuk bidang kepegawaian.

4. SI Analisis hasil produksi untuk bidang produksi.

5. SI Maintenance TI untuk bidang TI.

6. SI Desain Produk dan SI Katalog untuk bidang desain.

7. SI Pengelolaan Keuangan untuk bidang keuangan.

8. SI Customer Service dan SI Promosi untuk bidang marketing dan

pemesanan yang berada di kantor pusat.

9. Website dan E-Commerce bagi perusahaan.

Adapun usulan tersebut dilandaskan pada setiap kebijakan yang telah tertera

pada landasan kebijakan yang telah dibuat. Landasan ini dibuat sebagai acuan bagi

perusahaan agar dapat berjalan optimal dan pembentukan nilai efisiensi dan

efektivitas pada kinerja CV. Cairolli dan manfaat bisnis yang diwujudkan melalui

usulan SI/TI sudah digambarkan ke dalam manfaat bisnis yang ada pada usulan

25

strategi SI/TI pada CV. Cairolli yang terbagi ke dalam 2 manfaat yakni intangible dan

tangible. Manfaat tangible digunakan sebagai landasan seberapa besar peluang nilai

efektivitas yang ditimbulkan bagi CV. Cairolli dalam menerapkan usulan SI/TI yang

telah diberikan, sedangkan manfaat intangible digunakan sebagai landasan manfaat

acuan efisiensi yang ditimbulkan bagi CV. Cairolli dalam menerapkan usulan SI/TI

yang telah diberikan.

6. Pustaka

[1]Maryani, K.A , "Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi dan

Teknologi Informasi (SI/TI) Studi Kasus STMIK XYZ", S.Kom thesis,

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia,

2010.

[2]Retrinasari, Luciana Spica Almilia , “Analisis Pengaruh Karakteristik

Perusahaan terhadap Kelengkapan Pengungkapan dalam Laporan Tahunan

Perusahaan Manufaktur yang Terdaftar di BEJ” , Seminar Nasional Inovasi

menghadapi Perubahan Lingkungan Bisnis , FE Universitas Trisakti Jakarta .

[3]J. Ward, and J. Peppard , Strategic Planning for Information Systems ,

England : John Wiley and Sons Ltd, 2002.

[4] HM, Jogiyanto , Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif

dalam Memenangkan Persaingan dengan Sistem Teknologi Informasi ,

Yogyakarta : Andi Yogyakarta , 2006.

[5] Benny Ranti , Johan Tambotoh "Implementasi Kajian Kelayakan Finansial

untuk Meningkatkan tingakt Kematangan Manajemen Investasi Teknologi

Informasi", Journal of Information System, Vol. 1, No. 6, 2010, pp. 126-

133 .

[6] Imelda , “Penerapan Metodologi Be Vissta Planning pada Konsultan Teknik

dan Manajemen Studi Kasus PT. Virama Karya” , in Konferensi Nasional

Sistem dan Informatika , 2008 , pp. 08 – 18.

[7]Ade Rina Suralani , "Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi

Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) pada BPR Mega Artha

Sejahtera", M.Si thesis, Fakultas Ilmu Sains dan Komputer, Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayahtullah, Jakarta, Indonesia, 2011.

[8]Agustinus Fritz Wijaya, “Information Systems Strategic Planning to Increase

Competitive Advantage of Higher Education Using Be Vissta Planning

Methodology (Case Study: SWCU Salatiga), Interational Journal of

Organizational Inovation, Vol. V, No. 2, 2012, pp 68-82

[9]Atmaja , "Penyusunan Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Berbasis Value Bisnis (Be Vissta Planning) dalam Rangka Meningkatkan

Peran Strategis Sistem Informasi pada Suatu Organisasi", M.kom thesis,

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, Jakarta, Indonesia, 2002.

[10]Porter, M. E. Interbrand Choice, Strategy and Bilateral Market Power. Vol.

146, Harvard Economic Studies. Cambridge, MA: Harvard University

Press, 1976.

26

[11]Ari Wedhasmara , "Langkah – Langkah Perencanaan Strategis Sistem

Informasi dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard", Jurnal Sistem

Informasi, Vol. 1, No. 1, 2009, pp. 14-22 .