Perencanaan SDM

Manajemen Sumber Daya Manusia

Apa yang dimaksud denganPerencanaan SDM?

Perencanaan SDM adalah proses sistematis untukmeramalkan permintaan (demand) danpenawaran (supply) SDM di masa depan.

Tujuan perencanaan SDM adalah menentukanjumlah SDM beserta karakteristiknya masing-masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat, dsb.)yang dibutuhkan organisasi untuk mencapaitujuan stratejik, operasional, dan fungsionalnya

Perencanaan SDMPerencanaan Sumber Daya Manusia (human resourceplanning) adalah proses sistematis untuk mencocokkanpasokan karyawan internal dan eksternal denganlowongan-lowongan jabatan yang diperkirakan munculdalam organisasi sepanjang periode waktu tertentu(Mondy 2008).

Perencanaan sumber daya manusiamemiliki dua komponen:

• Peramalan kebutuhan (requirementforecast)• Peramalan ketersediaan (availabilityforecast)

Proses Perencanaan SDM

Perencanaan Stratejik

PerencanaanSumber Daya Manusia

MeramalkanKebutuhan Sumber

Daya Manusia

MembandingkanKebutuhan danKetersediaan

MeramalkanKetersediaanSumber Daya

Manusia

Permintaan=

Penawaran

Tidak Ada Tindakan

Surplus Karyawan

Penarikan KaryawanTerbatas,

Pengurangan JamKerja, Pensiun Dini,

Pemberhentian,Perampingan

KekuranganKaryawan

Rekrutmen

Seleksi

LINGKUNGAN INTERNAL

LINGKUNGAN EKSTERNAL

Peramalan Kebutuhan

Peramalan kebutuhan (requirement forecast) adalahaktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan lokasikaryawan yang akan dibutuhkan organisasi di masamendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.

Peramalan tersebut mencerminkan berbagai faktor,seperti perencanaan produksi dan perubahanproduktivitas.

Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnyapermintaan akan SDM (the demand for humanresources).

Faktor EksternalFaktor OrganisasionalFaktor Angkatan Kerja

Penyebab Permintaan SDM

Faktor EksternalEkonomiSosial-politik-hukumTeknologiPesaing

Penyebab Permintaan SDM

Faktor Organisasional Rencana stratejik Anggaran Ramalan penjualan dan

produksi Perusahaan baru Desain organisasi dan jabatan

Permintaan SDMFaktor Angkatan Kerja

Pensiun Pengunduran diri Pemberhentian Kematian Kemangkiran

Metode Peramalan Kebutuhan SDM Zero-Base Forecasting: menggunakan tingkat kekaryawanan

organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukankebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan.

Bottom-Up Approach: setiap level yang berurutan dalamorganisasi, mulai dari yang terendah, meramalkankebutuhannya, hingga akhirnya menghasilkan ramalanagregat mengenai karyawan yang dibutuhkan.

Hubungan antara Volume Penjualan dengan JumlahKaryawan yang Dibutuhkan: Salah satu prediktor tingkatkekaryawanan yang paling berguna adalah volumepenjualan. Ada hubungan positif antara permintaan produkdengan jumlah karyawan yang dubutuhkan.

Model Simulasi: teknik peramalan dengan melakukaneksperimen mengenai situasi nyata menggunakan modelmatematis.

Peramalan Ketersediaan Peramalan ketersediaan (availability forecast)

adalah aktivitas untuk memperkirakankemampuan perusahaan untuk mendapatkankaryawan-karyawan dengan keterampilan yangdibutuhkan, dan dari mana sumbernya.

Dalam rangka meramalkan ketersediaan(penawaran SDM), manajer sumber dayamanusia mengamati sumber-sumber internal(para karyawan yang dipekerjakan saat ini) dansumber-sumber eksternal (pasar tenaga kerja).

Penawaran SDM Estimasi Penawaran Internal Audit SDM Rencana suksesi Bagan penggantian

Estimasi Penawaran Eksternal Kebutuhan eksternal Analisis pasar tenaga kerja Sikap masyarakat Demografi

Penggunaan Basis Data SDM

Banyak karyawan yang dibutuhkan untuk posisi-posisi masadepan di suatu perusahaan mungkin sudah bekerja diperusahaan itu sendiri. Jika perusahaan tersebut kecil,manajemen mungkin mengenali seluruh karyawan dengancukup baik guna mencocokkan keterampilan dan aspirasimereka dengan kebutuhan-kebutuhan perusahaan.

Namun, seiring bertumbuhnya perusahaan, prosespencocokkan menjadi semakin sulit. Basis data digunakanoleh organisasi-organisasi yang menganggap seriuspermasalahan sumber daya manusia dalam mencocokkanorang-orang dengan posisi-posisi.

Penggunaan Basis Data SDM

Kemajuan teknologi telah menciptakan cara-cara mengeloladan menganalisis informasi. Basis data saat ini mencakupinformasi mengenai seluruh karyawan manajerial dan non-manajerial.

Sebelum dirasa perlu mencari sumber eksternal, perusahaandapat menggunakan basis data tersebut untuk menelitidalam perusahaan itu sendiri guna melihat keberadaanpara karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

Tren yang meningkat adalah perusahaan secara otomatismemberitahukan adanya posisi-posisi baru kepada parakaryawan yang memenuhi syarat.

Informasi dalam Basis Data SDM

Riwayat dan pengalaman kerja, Keterampilan danpengetahuan khusus, Lisensi atau sertfikat yangdimiliki, Pelatihan yang telah diselesaikan dalamorganisasi, Latar belakang pendidikan, Hasilpenilaian kinerja terdahulu, Penilaian ataskekuatan dan kelemahan, Kebutuhanpengembangan, Potensi promosi saat ini, dandengan pengembangan lebih lanjut, Kinerjajabatan saat ini, Bidang spesialisasi, Preferensijabatan, Preferensi geografis, Sasaran dan aspirasikarir, Perkiraan tanggal pensiun, Riwayat pribadi,termasuk penilaian psikologis

Alternatif Tindakan jika Diramalkan Defisit(Kekurangan) Karyawan

Rekrutmen Kreatif: Pendekatan-pendekatan baru untukmerekrut. Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis yang berbeda dibandingkan pada masalalu, menggali metode-metode baru, dan mencari tipe-tipekandidat yang berbeda.

Insentif Kompensasi: Karena persaingan yang ketat dalammendapatkan karyawan pada situasi permintaan tinggi,perusahaan harus mengandalkan insentif kompensasi.

Program Pelatihan: Program-program pelatihan khususdiperlukan untuk mempersiapkan orang-orang yangsebelumnya belum mampu bekerja agar dapat mengisiposisi-posisi dalam perusahaan.

Standar Seleksi yang Berbeda: Memperendah standar-standar kekaryawanan agar cukup banyak orang tersediauntuk mengisi jabatan-jabatan.

Alternatif Tindakan jika DiramalkanSurplus (Kelebihan) Karyawan

Penarikan Terbatas: Mengurangi angkatan kerja dengan tidakmengganti para karyawan yang keluar.

Pengurangan Jam Kerja: Perusahaan juga bisa menanggapiberkurangnya kebutuhan beban kerja dengan mengurangijumlah total waktu kerja.

Pensiun Dini: Mendorong karyawan untuk pensiun lebih awaldengan total paket uang pensiun yang cukup menarik.

Perampingan (downsizing): juga dikenal sebagai restrukturisasidan rightsizing, pada dasarnya adalah kebalikan daripertumbuhan perusahaan dan menyarankan perubahan sekaliwaktu dalam organisasi dan jumlah karyawan yangdipekerjakan. Biasanya, baik struktur organisasi maupun jumlahkaryawan dalam organisasi tersebut menyusut.

Referensi

Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, EdisiKesepuluh (terjemahan), Jakarta: Penerbit Erlangga.

Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management,International Perspective, Mason: Thomson South-Western.

Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and PersonnelManagement, 5th Ed., Boston: McGraw-Hill.