PERENCANAAN DAN PENARIKAN KARYAWAN

TTM - 5

Sasaran Belajar

Mampu memahami:1.Teknik utama dalam perencanaan dan peramalan pekerjaan.2.Sumber internal dan eksternal calon pegawai.3.Bagaimana melaksanakan perekrutan calon pegawai secara efektif dan beragam.4.Membuat iklan lowongan pekerjaan.

Proses Penarikan dan Seleksi

1. Menentukan posisi yang harus di isi: rencanakan, predikasikan kebutuhan personel.

2. Memanggil calon karyawan baik secara internal maupun secara eksternal.

3. Melengkapi identitas pelamar melalui formulir aplikasi

4. Melakukan wawancara pendahuluan.

5. Melakukan seleksi, melalui: ujian tertulis, pemeriksaan latar belakang, dan tes kesehatan.

6. Mengambil keputuskan, apakah menerimaan/menolak: dengan sebelumnya melakukan wawancara tahap akhir.

Employment planning and forecasting

Recruiting :Build a pool of candidates

Applicantscomplete

applicationforms

Use selection tools like tests to screen out

most applicants

Supervisors and others

interview final candidates to

make final choice

PERSONNEL PLANNING AND RECRUITING

candidatescandidate

becomes employee

MENGAPA PERLU PERENCANAAN?

Masa yang akan datang tidak pasti Setiap ketidakpastian mengandung resiko Merupakan proses penetapan tujuan dan

sasaran. Mengendalikan pekerjaan dan

mengantisipasi perubahan. Merupakan kunci keberhasilan organisasi

SIAPA YG MELAKUKAN PERENCANAAN?

Departemen Sdm atau Bagian Personalia dengan melibatkan Manajemen Lini dan Manajemen Puncak.

SIAPA YANG DIRENCANAKAN?

Jumlah orang dengan kualifikasi tertentu. Antisipasi kebutuhan sdm tertentu dimasa

yad. Mengidentivikasikan pegawai tertentu untuk

kemungkinan pengisian jabatan tertentu di masa yad.

KAPAN DILAKUKAN PERENCANAAN SDM?

Pada umumnya 1 – 5 tahun sekali. Penyesuaian dapat dilakukan sepanjang tahun atas

masukan informasi terbaru Organsasi pada taraf awal umumnya melakukan

rencana jangka pendek Organisasi dengan pengalaman dan cakupan yang

luas membuat perencanaan jangka panjang.

PERENCANAAN PEKERJAAN & PERSONEL

Perencanaan pekerjaan adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam organisasi, dan bagaimana mengisinya.

Perencanaan personel mencakup semua posisi yang harus diisi di masa yang akan datang.

Perencanaan pekerjaan dan personel merupakan bagian integral dari rencana strategis organisasi, seperti: rencana memasuki bisnis baru, membagun pabrik, pengurangan biaya

Keterkaitan Rencana Kepegawaian dengan Rencana Strategis Perusahaan

Rencana Strategis

Diversifikasi ? Integrasi secara vertikal ?

Perluasan secara geografis ? Pada basis apa kita harus bersaing ?

Rencana Fungsional Pengusaha

Rencana Pemasaran dan Penjualan

Rencana Produksi

Rencana Keuangan

Rencana SDM

Rencana Personil

Rencana Pelatihan dan Pengembangan

Rencana Kompensasi

Rencana Hub. Tenaga

Kerja

Rencana Keamanan dan Keselamatan

Prediksi Personil

Rencana Perekrutan

Rencana seleksi

karyawan

PERTANYAAN, APAKAH AKAN MENGISI DARI DALAM ATAU LUAR?

Setiap pilihan menghasilkan rencana sendiri Sumber internal mungkin membutuhkan

bimbingan, pelatihan, dan pengembangan, sebelum di tempatkan.

Sumber eksternal memiliki konsekwensi, Anda harus menetapkan terlebih dahulu jalur rekrutmen mana yang akan ditempuh.

Predikasi dalam merencanakan kebutuhan sdm. Memprediksi Kebutuhan Personel.Pendekatan perencanaan personel yang paling umum menggunakan teknik-teknik sederhana, seperti: analisis tren dan analisis rasio untuk meramalkan kebutuhan staf berdasar proyeksi penjulan dan catatan historis penjualan dikaitkan dengan kebutuhan personel.

Analisis TrenMempelajari variasi pada level pekerjaan di perusahaan dalam beberapa tahun terakhir untuk memprediksikan kebutuhan personel.

Analisis RasioTeknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf di masa depan dengan membadingkan: (1) faktor penyebab (volume penjualan), dan (2) jumlah pegawai yang dibutuhkan (tenaga penjualan).Misal: seorang tenaga penjual mampu menhasilkan penjualan 500.000 dolar pertahun, maka untuk menghasilkan tambahan penjualan sebesar 3 juta dolar tahun depan, Anda membutuhkan tambahan tenaga penjual (baru) sebanyak 6 orang tahun depan, dengan asumsi produktivitas kerja tenaga penjual tetap, jika berubah, maka rasio ini tidak berlaku.

Scater PlotMetode grafis yang digunakan untuk membantu mengenali hubungan antara dua variable.

SCATER PLOT Yaitu memperlihatkan secara grafis

bagaimana dua variabel, seperti: ukuran aktivitas bisnis (ukurun tempat tidur rumah sakit) dan level penyusunan staf (jumlah juru rawat yang dibutuhkan) saling berhubungan.

Contoh scater plot:Ukuran rumah sakit (jumlah tempat tidur) dengan jumlah juru rawat.

Ukuran Rumah Sakit

Jumlah Juru Rawat

200 240

300 260

400 470

500 500

600 620

700 660

800 820

900 860

Gambar 5.3 Menentukan hubungan antara ukuran rumah sakit dan juru rawat

●

●

●

●

●

●

●

●

1200

1000

800

600

400

200

200 400 600 800 1,000 1,200 1,400

(1,210)

Menggunakan Komputer untuk Meramalkan Kebutuhan Personel.

Yaitu teknik menentukan kebutuhan staf dengan memproyeksikan volume penjualan, atau volume produksi yang diinginkan dengan menggunakan paket software.

Untuk diingat, jarang ada tren historis, rasio, atau keterkaitan yang terus berlanjut. Dibutuhkan manajerial judgement yang berperan penting dalam memodifikasi dasar peramalan dengan factor-faktor lain, seperti tingkat turn over, keinginan memasuki pasar baru, dll.

Meramalkan pasokan tenaga kerja dari dalam• Menentukan pegawai mana (siapa) yang memenuhi syarat

untuk diproyeksikan mengisi lowongan yang tersedia dimasa yad.

• Untuk ini perlu ditahui keberadaan dan keterampilan pegawai dimaksud saat ini.

• Jika pegawai yang dimaksud tidak jelas (siapa orangnya) maka kita membutuhkan kualifikasi dari para pegawai yang ada saat ini dengan menggunakan database yang berisi catatan prestasi, latar belakang pendidikan dan pengalaman, kemampuan bahasa, dst

Bagan Penggatian Personel

Adalah catatan perusahaan yang memperlihatkan prestasi saat ini dan kemampuan untuk dipromosikan untuk menggantikan posisi penting di perusahaan.

Bagan Penggantian Manajemen yang Memperlihatkan Kebutuhan Perkembangan Wakil Direktur Divisional Masa Depan

Wakil Direktur Produksi

D. Jones, **++

Tidak ada yang direkomendasikan

Wakil Direktur Penjualan

Able,J. ***+++

– Rotasi pekerjaan ke dalam keuangan dan produksi

– Kursus perkembangan eksekutif dalam perencanaan strategis

– Pusat pengembangan in- house – 2 minggu

Wakil Direktur Sdm

B. Smith *+

- Tdk ada yang direkomendasikan

Wakil Direktur Divisi

* Kurang memuaskan, ** memuaskan, *** sangat memuaskan+ tidak siap, ++ butuh persiapan khusus, +++ telah siap sekarang

Sistem Informasi Kepegawaian

• Dewasa ini umumnya perusahaan tidak lagi menelusuri data kualifikasi ratusan/ribuan karyawan secara manual. Kebanyakan perusahaan telah memiliki sistem informasi kepegawaian dengan berbagai program aplikasi (software) yang sangat membantu Dep Personalia menemukan pegawai yang memenuhi kualifikasi dalam waktu singkat.

Masalah Privasi

Beberapa alasan telah membuat makin pentingnya pengamanan database pegawai. Pertama banyaknya versi data yang dikelompokkan. Kedua: akses intranet/internet dan perubahan lain yang makin memudahkan setiap orang mengakses data ini. Ketiga: undang-undang privasi pribadi, yang memberikan hak hukum kepada karyawan mengenai siapa yang memiliki akses atas informasi tentang pribadi mereka.

Meramalkan Pasokan Tenaga Kerja dari Luar.

Bila tidak tersedia tenaga kerja dari dalam yang memenuhi kualifikasi, perlu focus pada usaha menarik calon karyawan dari luar. Adanya banyak sumber yang dapat dipertimbangkan:•Refferals (jasa orang dalam)•Walks in (pencari kerja langsung datang ke perusahaan)•Writes in (pencari kerja mengirimkan surat lamaran langsung ke perusahaan)•Rekrutmen dari perguruan tinggi (melalui kerjasama)•Open house (perusahaan mengundang pencari kerja datang ke prusahaan)•Advertising (perusahsaan memasang iklan lowongan di media masa)•Employment Agencies (melalui agen penempatan TK)•Konsultan manajemen: headhunter dan pencari bakat

Penarikan yang Efektif

Makin banyak banyak pelamar yang dapat dikumpulkan, semakin selektif calon yang akan dipekerjakan.

Bila hanya ada dua pelamar untuk dua lowongan, kita tidak punya pilihan, tetapi bila ada 10 atau 20, kita dapat menggunakan beberapa teknik seperti: wawancara, test kemampuan, test psikologis, dst

Mengorganisasikan Fungsi Penarikan

• Untuk perusahaan yang lebih besar perlu mempertimbangkan apakah melaksanakan sentralisasi atau desentraliasi fungsi penarikan.

• Beberapa keuntungan melaksankan sentralisasi: pertama: lebih mudah dalam sosialisi rencana strategis, efisiensi, dll.

• Jika masing-masing devisi memiliki hak otonomi atau kebutuhan penarikan sangat bervariasi, akan lebih bijaksana mendesentralisasikan fungsi penarikan.

Kerjasama Lini dan Staf

Manajer SDM yang melakukan penarikan jarang menjadi orang yang bertanggung jawab atas prestasi karyawan yang direkrut. Oleh sebab itu manajer lini harus dilibatkan.

Keterlibatan tsb membuat calon karyawan mengetahui lebih rinci jenis pekerjaan atau tuntutan kerja yang harus dipenuhinya. Calon juga ingin mengetahui atau mendapat gambaran sistuasi dan kondisi kerja yang akan dihadapi, termasuk bekal keterampilan yang mungkin harus dipersiapkannya.

Mengukur Efektivitas Penarikan

Suatu survey menyimpulkan hanya sekitar 44% dari 279 perusahaan yang melakukan evaluasi atas efektivitas penarikan yang mereka laksanakan.

Ketidak pedulian ini mengabaikan bukti bahwa organisasi yang efektif dalam praktik penarikan memiliki keuntungan tahunan atau pertumbuhan yang lebih tinggi.

Piramida Proses Penarikan

Hubungan aritmatika histories di antara pelamar yang dihasilkan, kandidat yang diundang, kandidat yang diwawancara, penawaran yang dibuat, orang baru yang diterima.

Piramida Hasil Perekrutan

50

100

150

200

1,200

Pegawai baru

Penawaran yang dibuat (2:1)

Kandidat yang diwawancarai (3:2)

Kandidat yang diundang (4:3)

Pelamar yang dihasilkan (6:1)

Kandidat dari Dalam

Kelebihan

Mengetahui dengan seksama kemampuan dan kelemahan kandidat bersangkutan.

Akan meningkatkan komitmen kandidat bersangkutan pada perusahaan. Akan memunculkan motivasi bagi karyawan lain dengan melihat

promosi debagai penghargaan untuk kesetiaan dan kompetensi. Membutuhkan lebih sedikt waktu untuk orientasi dan pelatihan.

Kekurangan

Akan menimbulkan kekurang puasan bagi kandidat lain, yang merasa memenuhi syarat tetapi tidak dipromosikan.

Seringkali para manajer ketika ada lowongan yang sifatnya terbuka dari dalam telah lebih dahulu memiliki kandidat tertentu sehingga secara tidak langsung menutup kemungkinan kandidat lain yang sebenarnya memiliki kelebihan tidak teridentifikasikan.

Mempromosikan kandidat dari dalam cenderung mempertahankan status quo, saat dibutuhkan arah baru yang lebih menjanjikan.

Job Posting (program)

Mengumumkan pekerjaan yang lowong (secara terbuka melalui papan pengumuman atau media elektronik) dgn menyebutkan semua atribut, seperti kualifikasi, penyelia, jadwal kerja, dan taraf penggajian,Ditujukan kepada pegawai internal perusahaan.

MEMPEKERJAKAN KEMBALI KARYAWAN (JOB BIDDING)

Sisi Positif Mantan keryawan telah dikenal (kurang lebih), dan

telah mengenal budaya, gaya, dan cara perusahaan melaksanakan banyak hal.

Sisi Negatif Karyawan yang telah keluar mungkin kembali dengan

perilaku yang kurang baik.

MENCIPTAKAN DAN MENILAI CALON KARYAWAN

“Menciptakan” berarti mengidentifikasi dan mempersiapkan calon internal untuk posisi kunci masa depan. (sering disebut kaderisasi)

Selanjutnya memberi mereka bekal pengetahuan, keterampilan dan pengalaman sehingga siap mengisi posisi kunci tersebut.

SUMBER-SUMBER DARI LUAR

Periklanan Agen-agen penyedia tenaga kerja Mengekspor/mengontrakkan pekerjaan Perekrutan dari perguruan tinggi Rujukan (raferral) dan Datang langsung (walk-in) Merekrut dari internet Open house

MENGEMBANGKAN DAN MENGGUNAKAN FORMULIR APLIKASI

Tujuan dari formulir aplikasi Memeriksa tingkat pendidikan dan pengalaman

pelamar Memeriksa kemajuan dan perkembangan pelamar Memprediksi stabilitas pelamar berdasar catatan kerja

sebelumnya. Memprediksi calon mana yang akan berhasil dalam

pekerjaannya berdasarkan data-data dalam aplikasi.

MENGEKSPOR & MENGONTRAKKAN PEKERJAAN

Mempekerjakan tenaga kerja di luar negeri untluk melakukan pekerjaan yang dapat dikerjakan di dalam negeri mengundang permasalahan yang melibatkan kebijakan pemerintah. Bagaimanapun ini merupakan pilihan penting untuk difikirkan.

Mengotrakkan pekerjaan ke perusahaan lain (outsouching). Saat ini merupakan isu penting yang mengundang berdepatan (pro dan kontra) tentang keberadaannya. (sudah ada ketetapan pemerintah tentang jenis-jenis pekerjaan yang diperbolehkan).

TANTANGAN PERENCANAAN SDM

MEMPERTAHANKAN KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif yang dimiliki perusahaan tertentu pada umumnya berjangka pendek, karena perusahaan lain mungkin saja menirunya. Tantangan SDM adalah merumuskan strategi untuk menjamin keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.

MENGHINDARI KONSENTRASI BERLEBIHAN PADA MASALAH HARIAN Banyak manajer mencurahkan sebagian besar

perhatiannya pada masalah harian yang mendesak, mereka jarang memfokuskan diri pada perspektif jangka panjang.

Perencanaan SDM mengarahkan mereka untuk melihat gambaran yang menyeluruh di masa yang akan datang.

MENYUSUN STRATEGI SDM YANG SESUAI DENGAN KARAKTERISTIK UNIK ORGANISASI

Tidak ada dua perusahaan yang benar-benar identik. Perusahaan-perusahaan berbeda dalam hal sejarah, kultur, gaya kepemimpinan, teknologi, dll.

Besar kemungkinan strategi dan program SDM yang tidak dibentuk berdasar karakteristik organisasional akan gagal.

MENANGGULANGI PERUBAHAN LINGKUNGAN Tidak ada dua perusahaan yang berkiprah dalam

lingkungan yang identik. Beberapa perusahaan, harus mengatasi perubahan yang

begitu cepat (industri elektronika, jasa properti), sebagian lainnya berada dalam lingkungan yang relatif stabil (institusi pendidikan atau kesehatan).

Beberapa perusahaan menghadapi jaminan permintaan (pompa bensin), sebagian lainnya menghadapi gelombang permintaan (disainer pakaian, dll).

Tantangan dalam perencanaan SDM adalah menyusun strategi perusahaan di dalam lingkungan unik untuk keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.

MENYITA KOMITMEN MANAJEMEN

Banyak program SDM yang dirancang departemen SDM gagal karena kurang melibatkan unit lain dalam menyusun rencana.

Untuk menjamin komitmen organisasi hendaknya SDM mampu menggalang kerjasama dengan unit lain saat memformulasikan berbagai kebijakan SDM di masa datang.

MENJABARKAN RENCANA STRATEGIC KEDALAM TINDAKAN

Rencana strategik yang terkesan hebat di atas kertas sering gagal karena buruknya implementasi.

Tantangannya adalah apakah rencana tsb dapat memberikan perubahan nyata dalam prakteknya.

MENGAKOMODASI PERUBAHAN

Perusahaan dengan rencana strategik yang kaku tidak akan sanggup merespon perubahan secara tangkas karena sedemikian terikatnya pada serangkaian tindakan tertentu.

HUBUNGAN PERENCANAAN SDM DGN RENSTRA PERUSAHAAN Perencanaan strategic perusahaan, membutuhkan

pertimbangan lingkungan internal dan eksternal, mendahului perencanaan sdm.

Melalui proses perencanaan sdm, maka perubahan arah strategic organisasi, kondisi keuangan, dan beragam varian teknologi di integrasikan ke dalam berbagai keputusan sdm.

Pengendalian dan evaluasi perencanaan sdm, bertujuan mengarahkan aktivitas perencanaan sdm, mengidentifikasi penyimpangan dan faktor-faktor penyebabnya, serta menetapkan standar pengukuran yang bersifat kualitatif dan kuantitatif.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERMINTAAN SDM

1. Perubahan lingkungan eksternal2. Perubahan kondisi organisasi3. Perubahan kondisi tenaga kerja

MENDUKUNG SELURUH STRATEGI BISNIS

Manajemen puncak tidak selalu mampu menjabarkan secara jernih strategi bisnis perusahaan; terdapat kemungkinan ketidak setujuan terhadap rencana strategi sdm yang harus diterapkan untuk menunjang strategi bisnis perusahaan, karena kurang langsung dirasakan andilnya bagi kemajuan perusahaan.

Perusahaan besar mungkin memiliki unit-unit otonom, yang memiliki strategi masing- masing. Idenya tiap unit mampu memformulasikan strategi unit yang searah dengan strategi bisnisnya.

TEKNIK PERKIRAAN SDM

1. Teknik prakiraan jangka pendekA. AnggaranB. Beban Kerja

ANGGARAN MENUNJUKKAN RENCANA AKTIVITAS BISNIS DI MASA YANG AKAN DATANG MENCAKUP SUMBER DAYA KEUANGAN DAN MODAL SERTA KEBUTUHAN SDM

ANALISIS BEBAN KERJA MENGIDENTIFIKASIKAN BANYAKNYA KARYAWAN MAUPUN TYPE KARYAWAN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANSISASIONAL

TEKNIK PERMINTAAN UNIT MENHARUSKAN MANAJER MENGETAHUI AKTIVITAS USAHA APA SAJA YANG DIJALANKAN UNIT-UNIT DI TAHUN YAD, DAN BERAPA BANYAK KEBUTUHAN SDM TAHUN DEMI TAHUN UNTUK MERAIH SASARAN BISNIS TERSEBUT.

SEKIAN TERIMAKASIH