perencanaan bisnis 8
TRANSCRIPT
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
1/12
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) ORGANISASI
1. PENGERTIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
Key Performance Indicator (KPI) atau disebut juga sebagai Key Success Indicator
(KSI) adalah satu set ukuran kuantitatif yang digunakan perusahaan atau industri untuk
mengukur atau membandingkan kinerja dalam hal memenuhi tujuan strategis dan
operasional mereka. KPI bervariasi antar perusahaan atau industri, tergantung pada
prioritas atau kriteria kinerja (www.investopedia.om). KPI dibuat setelah sebuah
organisasi memiliki strategi dan tujuannya. KPI membantu organisasi memastikan
seberapa jauh kemajuan tujuan yang telah dan akan diapainya.
!enurut "armin #. Pella ($%%&), sebuah indikator keberhasilan stratejik ( strategic
measures) yang baik perlu memenuhi unsur'unsur berikut inia. "apat menjadi sarana perusahaan mengkomunikasikan strategi (ability of the
organization to communicate their strategy for measures).
b. erkait seara langsung dengan strategi yang dipilih perusahaan (the selected measure
adequately focuses on the strategic issue).
. Indikator tersebut bersifat kuantifitatif, memiliki formula tertentu dalam
penghitungannya (quantifiable, can be evaluated objectively).
d. Indikator tersebut dapat dihitung (the measures are quantifiable, reliabled and
repeatable).
e. *rekuensi pemutakhirannya bermanfaat the frequency of updates are meaningfull ).f. Penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan (meaningful targets for
improvement are established ).
g. Kemungkinan pembandingan dengan perusahaan lain dapat dilakukan (e!ternal
benchmar"ing is feasible and#or desirable).
h. Pengukurannya masih valid (validity of measures $ not old unvalid measures).
i. "ata dan sumber daya tersedia (availability of data and resources).
j. +iaya pengukurannya tidak melebihi manfaatnya (cost of measures not more than
benefit of measures).
#papun pilihan KPI yang ditetapkan, haruslah menerminkan tujuan
organisasi, kuni keberhasilan dan harus terukur (quantifiable#measurable). KPI
jarang berubah dalam waktu tertentu karena bersifat jangka panjang dan sejalan
terhadap tujuan perusahaan, namun tentunya seiring kompetisi pasar yang agresif
parameter KPI dapat mengikuti trend yang ada.
Pengukuran suatu kinerja ada $ (dua) tipe, yaitu indikator kinerja lag dan lead .
Suatu indikator lag tanpa indikator lead tidak dapat memberitahu informasi
bagaimana hasil atau tujuan akan diapai, atau memastikan bahwa ukuran yang dibuat
telah sesuai dengan tujuan stratejik organisasi. +egitu juga dengan
http://www.investopedia.com/http://www.investopedia.com/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
2/12
indikator lead tanpa indikator lag, hanya dengan indikator lead dapat fokus pada
kinerja jangka pendek, tapi kita tidak akan dapat melihat hasil atau tujuan organisasi
seara besar atau jangka panjang telah diapai. Indikator lead harus memungkinkan
kita untuk mengambil tindakan pendahuluan untuk meningkatkan kesempatan
menapai tujuan strategis (improving s"ills consulting ). Indikator lead dapat diketahui
sebelum resiko terjadi, yang menjelaskan suatu kondisi dari sebuah proses.
Indikator lag merupakan ukuran dari past performance dan diketahui setelah resiko
terjadi.
1.1. Berikut adalah contoh-contoh KPI dari berbagai bidang
a. KPI bidang R!S"#
b. KPI bidang Marketing
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
3/12
c. KPI bidang Information Technology
d. KPI bidang Finance
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
4/12
e. KPI bidang Produk$i
1.%. &ontoh-contoh KPI
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
5/12
ontoh'ontoh KPI untuk berbagai fungsi-departemen dapat dilihat pada
uraian berikut
.$.. ontoh KPI "epartemen Produksi
a. /umlah produksi yang dihasilkan per shift
b. Persentase jumlah produk aat dibanding total produk yang dihasilkan.$.$. ontoh KPI "epartemen !aintenane
a. 0ata'rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kerusakan mesin
produksi
.$.1. ontoh KPI "epartemen Keuangan
a. /umlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan tepat waktu
b. /umlah laporan keuangan dan akuntansi yang diselesaikan seara
akurat
.$.2. ontoh KPI "epartemen Sales
a. /umlah penjualan (dalam rupiah) per salesman
b. /umlah kunjungan ke outlet penjualan per hari.$.3. ontoh KPI "epartemen Produksi
a. /umlah good'employee turn'over dalam setahun
b. /umlah keluhan karyawan terhadap keepatan pelayanan 40
. /umlah jam pelatihan per karyawan per tahun.
Setelah serangkaian KPI dapat dirumuskan dengan baik, maka
selanjutnya ditetapkan target yang hendak diapai untuk setiap KPI yang
telah disusun. "engan model ini maka hasil skor evaluasi karyawan
tinggal membandingkan target terukur yang telah ditetapkan dengan hasil
aktual yang diapai.
"emikianlah kombinasi dua komponen kuni 5 yakni komponen
kompetensi dan komponen hasil kerja (performane) 5 yang mestinya
dijadikan sandaran untuk proses evaluasi karyawan. Selanjutnya skor akhir
dari kedua komponen diatas digabungkan untuk mendapatkan skor akhir
penilaian karyawan.
Skor KPI dan kompetensi inilah yang kemudian digunakan sebagai
dasar untuk menentukan besaran kenaikan gaji setiap karyawan atau
besarnya bonus yang akan diterima. !isal yang skornya diatas 6%
mendapat kenaikan gaji %7, dan mendapat bonus sebesar 6% 7 gaji
sebulan.
Salah satu perbedaan metode +S (dibandingkan dengan metode
lainnya) dalam menentukan KPI adalah KPI'KPI dalam +S ditentukan
dari visi misi sampai pada strategy objective. +aru dari strategy
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
6/12
objective ini bisa diidentifikasikan KPI'KPI yang diperlukan. /adi +S
lebih pada pendekatan top%bottom (heru.wordpress.om).
Penyusunan KPI pada organisasi profit lebih mudah dibandingkan
dengan non'profit. Pada organisasi profit, penapaian keuntungan dan
pembagian deviden lebih mudah diukur dengan financial
scorecard diurutan paling depan. 8isi misi dan hubungan antara organisasi
dengan sta"eholders dan shareholders'nya pun lebih jelas. Sebaliknya, visi
misi dan hubungan antara organisasi non'profit
dengan sta"eholders dan shareholders'nya terkadang tidak jelas. 8isi misi
yang diusung pun sering berubah. Pengukuran per program lebih mudah
daripada menyatukan seara organisasi. "engan sosial dan penerima
manfaat scorecard berada diurutan paling depan, harus dapat menetapkan
pengukuran dari informasi yang bersifat kualitatif. /ika sosial dan
penerima manfaat scorecard sukses dan tetap berkualitas, dan biaya per
orang yang melakukan kegiatan atau biaya per non'program menurun dan
efektif, maka menjadi penilaian berharga untuk investor atau penyandang
dana. !ereka akan berlomba'lomba melakukan investasi sosial untuk
organisasi.
Pada akhirnya, penetapan KPI harus dilakukan dengan memandang
kebutuhan organisasi menapai hasil yang terbaik. KPI yang bagus tidak
harus di terapkan banyak pengukuran, tapi yang utama yang mendukung
tujuan organisasi.
%. #'N'NKAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) ORGANISASI
#da beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Indikator kinerja utama bisa
disusun dengan metode S!#0 (Scientific, &easurable, 'chievable, (eliable dan ime
*ound ).
%.1. cientific
Penyusunan KPI harus bersifat khusus, detail dan terfokus. Indikator'indikator
tersebut harus menerminkan tujuan perusahaan. Setelah menyusun KPI organisasi,
disusun pula KPI'KPI berikutnya yang diperuntukkan bagi bagian perusahan di
bawahnya sehingga terbentuk KPI masing'masing individu.%.%. Mea!"ra#le
http://strategimanajemen.net/2014/01/02/pelatihan-kpi-dan-info-tentang-pelatihan-cara-menyusun-key-performance-indicators-atau-kpi/http://strategimanajemen.net/2014/01/02/pelatihan-kpi-dan-info-tentang-pelatihan-cara-menyusun-key-performance-indicators-atau-kpi/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
7/12
Indikator kinerja utama harus bisa diukur dan bersifat objektif, seperti
menggunakan angka. ontohnya jumlah produksi, jumlah komplain dan jumlak
keelakaan kerja. Selain itu, indikator yang bisa diukur juga harus menunjukkan
apakah tingkat keberhasilan kinerja sudah sangat bagus, bagus, kurang atau masih
tidak bagus.
$%&%Achie'a#le
Karena digunakan sebagai petunjuk pengukuran, maka KPI haruslah realistis.
arget'target yang disusun di dalamnya seharusnya bisa diapai oleh semua pihak
yang terkait indikator yang nilainya terlalu rendah bisa membuat KPI yang disusun
justru diremehkan sehingga tidak ada motivasi bagi setiap pelaksana untuk menapai
sebuah target yang diharapkan. Sebaliknya, apabila indikatornya terlalu tinggi, orang'
orang yang berkepentingan di dalamnya akan merasa pesimis karena sudah merasa
bahwa mustahil untuk melakukan penapaian tersebut. itulah mengapa KPI harus
disusun seara realistis dan tentu bisa diapai yang tentunya dengan
mempertimbangkan kondisi atau situasi yang ada.
%.*. Relia#le
KPI dibuat karena perannya sangat penting dalam sebuah organisasi. /adi,
tentunya indikator'indikator tersebut dapat diandalkan. "engan adanya KPI, setiap
orang yang bekerja dalam organisasi tersebut bisa memperoleh gambaran, tujuan'
tujuan apa saja yang ingin diapai oleh perusahaan dan apa saja yang harus dilakukan
untuk menapai tujuan'tujuan tersebut.
$%(%Time )o"n*
!enentukan target waktu juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan
saat menyusun KPI. Satuan waktu yang digunakan bisa disesuaikan dengan target
yang ingin diapai, bisa per jam, mingguan, bulan atau per tanggal. ontohnya target
waktu untuk pembuatan laporan keuangan yang ditentukan setiap tanggap tiap
bulannya. Key Performance Indicators (KPI) benar'benar memiliki peranan penting
dalam proses evaluasi keberhasilan suatu bisnis atau performa setiap individu yang
bekerja di sebuah organisasi yang bersangkutan. Pada saat proses penyusunan,
diperlukan pengidentifikasian yang tepat untuk setiap posisi yang ada. !elihat
kembali faktor'faktor penting yang harus diperhatikan saat menyusun KPI, bisa
dibilang proses ini tidaklah mudah. 9leh karena itu, banyak perusahaan mungkin
lebih memilih untuk menari bantuan konsultan yang berpengalaman dalam hal
penyusunan KPI.
http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
8/12
Ada ena+ langkah ,ang erlu dileati untuk +en,u$un Key Performance
In*icator!.
+erikut adalah langkah'langkah tersebut
a. !engumpulkan data pengukuran dari strategi perusahaan, target bisnis, proses inti
bisnis, harapan pelanggan, baik internal maupun eksternal, hasil pekerjaan setiap
unit dan individu pemegang jabatan.
b. !eniptakan "ey result area yang penting dan "ey performance indi"ator yang
sejalan dengan atasan.
. !ereview seara sistematis semua indiator yang telah diiptakan atau ditemukan.
4al ini bertujuan untuk menemukan keterkaitan antara masing'masing indikator
dimana sangat penting untuk diperhatikan dalam meningkatkan performa
perusahaan.d. !emperkuat hubungan indikator mulai dari tingkat teratas sampai ke tingkat
operasional.
e. !enghubungkan setiap indikator dengan setiap individu pemegang jabatan,
memasukkan indikator sebagai pedoman perenanaan pekerjaan dan melakukan
aktivitas coaching dan counseling selama proses pekerjaan.
f. !engevaluasi keefektifan indikator yang sudah digunakan, mengeek apakah
sudah tepat, memperbaiki sistem pengukuran performa sesuai dengan
perkembangan yang munul.
g. Setelah penyusunan KPI selesai, tantangan berikutnya yang harus dilalui oleh
semua orang yang terlibat dalam operasional organisasi atau perusahaan tersebut
adalah penerapan.
Sebelu+ diterakan/ ada dua hal ,ang haru$ di$iakan.
a. #ind$et ti+ +ana0e+en
#da dampak psikologis yang ditimbulkan saat pengukuran akan dilakukan.
tiap level manajemen memiliki persepsi sendiri'sendiri terhadap KPI yang sudah
disusun. #da yang merasa tidak nyaman karena sudah berada di posisi aman.+eban pekerjaan yang harus dilakukan juga mungkin bertambah.
+eberapa orang mungkin merasa pesimis dengan tingkat penapaian yang
bisa dilakukan sedang yang lain akan merasa antusias dan termotivasi untuk
melakukan yang lebih baik. :ntuk mengantisipasi kondisi'kondisi tersebut,
pemilik perusahaan atau yang memegang kekuasaan tertinggi di organisasi,
mengajak bagian manajemen tingkat menengah untuk berdiskusi dalam
menentukan strategi masa depan perusahaan. Penawaran rewards juga bisa
http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/http://strategimanajemen.net/2013/08/01/jasa-konsultan-bsc-konsultan-balanced-scorecard/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
9/12
menjadi bentuk pemberian motivasi, yang bisa diberikan dalam bentuk bonus,
fasilitas, jabatan atau program remunerasi karyawan.
Ketika pengukuran akan dilakukan, biasanya seara psikologis akan
berdampak pada persepsi yang berbeda'beda di level manajemen menengah.
antara lain beberapa hal seperti berikut
a. #da yang ketakutan akan perubahan karena sudah di area omfort ;one.
b. !erasa beban pekerjaannya bertambah, sementara dampak seara pribadi
tidak ada.
. akut kalau kebobrokan yang tertutupi selama ini, akan terlihat oleh top
manajemen.
d. #da yang berpikir kenapa harus susah'susah, nanti juga hasilnya sama saja
( pesimis )e. #da yang senang karena yakin akan terlihat bagus, karena selama ini
menanggung beban tanggung jawab yang lebih banyak.
f. #da yang antusias karena merasa ada tantangan baru dan harapan akan lebih
baik.
Solu$i "irektur atau owner harus mengajak middle manajemen untuk
terlibat dalam diskusi strategi masa depan perusahaan, kemudian memaparkan visi
dan misi beberapa tahun ke depan, serta peluang bagi middle manajemen untuk
mendapatkan reward yang lebih. 0ewards bisa berupa bonus, jabatan, fasilitas
atau program remunerasi karyawan yang bagus.
b. Su+ber data
Penerapan KPI mungkin ingin segera dimulai, akan tetapi prosesnya akan
sulit karena terbatasnya sumber data yang menjadi kuni pengukuran. Perusahaan
mungkin tidak memiliki database yang ukup tentang kinerja masa lalu atau
proses reordnya tidak beraturan.
Selain itu, penggunaan software yang seyogyanya membantu penyediaandata ternyata tidak bekerja sesuai dengan harapan. !asalah seperti ini bisa
diselesaikan dengan terlebih dahulu memperbaiki sistem input data. Perusahaan
bisa menyewa ahli I untuk membuatkan program yang efektif dan efisien sesuai
dengan kebutuhan. Perusahaan sebaiknya tidak terburu'buru untuk segera
mengimplementasikan Key Performane Indiators yang sudah dibuat. erlebih
dahulu, dua hal tersebut di atas, yaitu mindset tim manajemen dan sumber data,
harus dipersiapkan. #pabila hal itu tidak dilakukan terlebih dahulu, maka
http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2013/07/03/mengapa-perlu-konsultan-kpi-konsultan-key-performance-indicators/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
10/12
kemungkinan besar akan munul banyak masalah di tengah'tengah proses
penerapan indikator kinerja utama yang sudah sebaik mungkin disusun.
Soal sumber data, seringkali merupakan kendala yang sangat mengganggu
jika akan memulai menerapkan KPI. +eberapa hal yang sering mengganggu
berkenaan dengan sumber data ini antara lain
a. idak ada database tentang kinerja masa lalu.
b. Kalau toh ada, database tersebut sering tidak teratur dan tidak seara berkala
dikumpulkan ( misal data biaya pengiriman januari 5 desember, ternyata
bulan maret tidak ada )
. Software yang digunakan perusahan tidak menghasilkan bentuk laporan yang
sesuai keinginan.
d. +anyak pengisian data berulang'ulang di bagian admin, hingga ketika di beri
perintah input data format baru sudah tidak ada waktu.
e. System 9perating Proedure ( S9P) tidak ada atau tidak berfungsi.
Solu$i !ulai merenanakan membuat software
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
11/12
. Proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan searalebih
transparan dan sistematis.
d. "apat dijadikan dasar untuk pemberian reward ataupunishment pegawai. "engan
demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya
yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.
"A4AR PSAKA
http--keuanganlsm.om-apa'itu'key'performane'indiator'kpi- ("iakses pada
tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)
http--strategimanajemen.net-$%$-$-%-ara'membuat'dan'menyusun'kpi'
key'performane'indiators- ("iakses pada tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)
http--ilmukpi.om-penetapan'kpi'key'performane'indiators'dalam'
perumusan'strategi'bisnis- ("iakses pada tanggal 3 !aret $%= Pukul $%.%%)
http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://keuanganlsm.com/apa-itu-key-performance-indicator-kpi/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://strategimanajemen.net/2012/12/10/cara-membuat-dan-menyusun-kpi-key-performance-indicators/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/http://ilmukpi.com/penetapan-kpi-key-performance-indicators-dalam-perumusan-strategi-bisnis/
-
8/18/2019 PERENCANAAN BISNIS 8
12/12