peraturan kepala lembaga ilmu pengetahuan...

2013, No.1498 4

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR 010/E/2013 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Tata Naskah Dinas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan landasan dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat yang berhubungan dengan kedinasan. Tata Naskah Dinas mengatur naskah kedinasan sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Pedoman Tata Naskah Dinas secara nasional telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan peraturan tersebut, Pedoman Tata Naskah dinas LIPI yang telah diatur dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 02/E/2002 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Pedoman Tata Kearsipan LIPI perlu disesuaikan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas oleh Satuan Kerja di lingkungan LIPI.

2. Tujuan Pedoman ini bertujuan untuk menyeragamkan pengelolaan Tata Naskah Dinas LIPI dan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi LIPI.

www.djpp.kemenkumham.go.id

http://www.djpp.kemenkumham.go.id

2013, No.1498 5

C. Dasar Hukum 1. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013;

2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;

3. Keputusan Presiden Nomor 61/M Tahun 2010;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69);

5. Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia;

6. Keputusan Kepala LIPI Nomor 1151/M/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala LIPI Nomor 3212/M/2004;

D. Sasaran

Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI adalah:

1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh satuan kerja di lingkungan LIPI;

2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan LIPI;

3. terciptanya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

E. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI disusun berdasarkan asas sebagai berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban



2013, No.1498 6

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

F. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI meliputi:

1. jenis dan format naskah dinas; 2. penyusunan naskah dinas; 3. pengurusan naskah dinas korespondensi; 4. pejabat penanda tangan naskah dinas; 5. penggunaan lambang negara dan logo di dalam naskah dinas; 6. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.

G. Pengertian Umum

Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut:

1. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

5. Logo LIPI adalah logo sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala LIPI Nomor 03/E/2013 tentang Logo Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.



2013, No.1498 7

BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut sebagai berikut:

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang menjadi pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap Satuan Kerja Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

b. Pedoman 1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan LIPI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik satuan kerja yang bersangkutan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan serta ditandatangani pejabat yang berwenang.

3) Susunan a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.

b) Kepala



2013, No.1498 8

Bagian kepala Pedoman terdiri dari tulisan pedoman dan judul yang ditulis secara simetris dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari:

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum;

(2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan

penjabaran lebih lanjut. d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar.



2013, No.1498 9

Format Pedoman dapat dilihat pada Contoh 1.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

PEDOMAN ................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ...........................................................................................................................

B. Maksud dan Tujuan ...........................................................................................................................

C. Dst BAB II

A. ........................................................................................................................... B. dan seterusnya

BAB III A. ........................................................................................................................... B. dan seterusnya

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA.......... NOMOR.......TAHUN............ TENTANG................................

Logo dan nama LIPI yang telah dicetak

Penulisan Lampiran

Judul yang ditulis dengan huruf kapital

NAMA JABATAN,

tanda tangan

dan cap jabatan

Nama jabatan dan Nama lengkap ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar



2013, No.1498 10

c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat yang berwenang.

3) Susunan a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo LIPI yang diletakkan secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari tulisan petunjuk pelaksanaan dan rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris di atas.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari: (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk

pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.



2013, No.1498 11

Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2.

d. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP


PETUNJUK PELAKSANAAN ................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ......................................................................................................................

B. Maksud dan Tujuan .......................................................................................................................

C. Dst BAB II

PELAKSANAAN A. ...................................................................................................................... B. dan seterusnya

BAB III A. ...................................................................................................................... B. dan seterusnya

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd

LUKMAN HAKIM

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA.......... NOMOR.......TAHUN............ TENTANG................................

Logo dan nama LIPI yang telah dicetak

Penulisan Lampiran

Judul pettunjuk pelaksanaan yang ditulis dengan huruf kapital dengan huruf kapital

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar



2013, No.1498 12

administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

e. Surat Edaran 1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

2) Wewenang Penandatanganan

Kewenangan untuk menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.

3) Susunan a) Kepala

Bagian kepala surat edaran terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;

(2) tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah nama organisasi/satuan kerja, ditulis dengan huruf kapital dan nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;

(3) kata tentang yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) rumusan judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas; lain yang

menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yag dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari:

(1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis dengan

huruf kapital; (5) cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/ memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.



2013, No.1498 13

Format Surat Edaran dapat dilihat pada Contoh 3.


SURAT EDARAN NOMOR.....TAHUN........

TENTANG

................................................................

A. Latar Belakang

....................................................................................................................... B. Maksud dan Tujuan

....................................................................................................................... C. Ruang Lingkup

....................................................................................................................... D. Dasar

....................................................................................................................... E. Dan seterusnya

Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

ttd

LUKMAN HAKIM

Logo dan nama satuan kerja yang telah dicetak

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

Kota sesuai dengan alamat satuan kerja dan tanggal penandantanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital



2013, No.1498 14

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam yaitu Keputusan. a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/

keanggotaan/material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas yang berisi Logo LIPI ditulis dengan huruf

kapital secara simetris; (b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan

ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris (e) judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris

2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari: (a) kata menimbang, yaitu konsiderans yang memuat

alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan;

(b) kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri: (a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan

huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital;

(b) substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital;



2013, No.1498 15

(c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

5) Kaki

Bagian kaki Keputusan terdiri dari: (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf

kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang

ditulis dengan huruf capital dan tanpa mencantumkan gelar.

d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum, administrasi umum, atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan (nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital).

e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

Hal yang perlu diperhatikan: pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan Keputusan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.



2013, No.1498 16

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.


KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA NOMOR.....TAHUN........

TENTANG

................................................................ KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Menimbang : a. bahwa..........................................................................................; b. bahwa..........................................................................................; Mengingat : 1. ....................................................................................................; 2. ....................................................................................................;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN...........................TENTANG .......................................... ........................................................................................................ KESATU :

……………………..........................................................................................................

KEDUA :

……………………..........................................................................................................

KETIGA :

……………………..........................................................................................................

Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA ttd

LUKMAN HAKIM


Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital

Alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan

Ketentuan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkan keputusan

Subtansi tentang kebijakan yang ditetapkan

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar



2013, No.1498 17

3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi

1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.

2) Wewenang Penandatanganan Pejabat yang berwenang menandatangani instruksi adalah pejabat yang berwenang.


Bagian kepala instruksi terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi gambar logo LIPI dan nama

instansi atau satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) nomor instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) kata tentang yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(5) judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi terdiri dari:

(1) kata menimbang yang memuat latar belakang penetapan instruksi;

(2) kata mengingat yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.

c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.

d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari: (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal

penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;



2013, No.1498 18

(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga

instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.



2013, No.1498 19

Format Instruksi dapat dilihat pada Contoh 5.


INSTRUKSI ...................................................................

NOMOR.....TAHUN........

TENTANG ................................................................

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, (nama jabatan)

Dalam rangka..................................................................dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/jabatan pegawai; 2. Nama/jabatan pegawai; 3. dts Untuk : KESATU : ....................................................................................................................... KEDUA : ....................................................................................................................... KETIGA : ....................................................................................................................... KEEMPAT : Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi......ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.

Ditetapkan di........... Pada tanggal............. KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, ttd

LUKMAN HAKIM

Logo dan nama LIPI/satuan kerja yang telah dicetak

Judul instruksi yang ditulis dengan huruf kapital

Alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi

Daftar pejabat yang menerima Instruksi

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar

Substansi tentang arahan yang diinstruksikan



2013, No.1498 20

b. Surat Perintah 1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandantangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat perintah terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi,

yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat perintah yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat

perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi

yang terkait.



2013, No.1498 21

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format Surat Perintah dapat dilihat pada Contoh 6.

LEMBAGA ILMU PENGETAUAN INDONESIA

SURAT PERINTAH Nomor......./..../.../tahun

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Menimbang : a. bahwa....................................................................................................; b. bahwa………………………………………………… ………………………………………………; Dasar : 1. ...............................................................................................................; 2. ………………………………………………………………..…………………………………………..;

Memberi Perintah

Kepada : 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya.

Untuk : 1. ………………………………………………………………………………………………………………; 2. ……………………………………………………………………………………………………………..; 3. dan seterusnya.

Nama tempat, tanggal…… Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Ttd dan cap

Prof. Dr. Lukman Hakim, M.Sc Tembusan:

1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.

Logo dan nama LIPI/ satuan kerja yang telah dicetak

Nama Jabatan yang menandatangani

Peraturan/dasar ditetapkan Surat Perintah

Daftar Pejabat yang menerima perintah

Substansi arahan yang diperintahkan

Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan

Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital



2013, No.1498 22

c. Surat Tugas 1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama satuan kerja

yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata surat tugas yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; (3) nomor berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (1) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar;

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut;

(2) diktum dimulai dengan frasa memberi tugas yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari: (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf awal

kapital pada setiap awal unsurnya dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) tanda tangan pejabat yang memberi tugas; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang

terkait.



2013, No.1498 23

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi

dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 7.

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

SURAT TUGAS Nomor......./..../.../tahun

KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN

Menimbang : a. bahwa.......................................................................................; b. bahwa…..…………………………………….……...…………………………; Dasar : 1. ..................................................................................................; 2. ………………………………….…………………..……………………………..;

Memberi Tugas

Kepada : 1. Nama, nip, jabatan 2. Nama, Nip, jabatan 3. dan seterusnya.

Untuk : 1. ………………………………………………….………………..……………………; 2. ……………………………………….………………………………………………..; 3. dan seterusnya.

Nama tempat, tanggal…… Kepala Biro Umum dan Perlengkapan LIPI, Ttd dan cap

Amas, SE., MM Tembusan:

1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.



Nama jabatan yang menandatangani

Peraturan/dasar ditetapkan Surat Tugas

Daftar Pejabat yang menerima tugas

Substansi arahan yang ditugaskan

Kota sesuai alamat satuan kerja dan tanggal penandatanganan




2013, No.1498 24

B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Internal

a. Nota Dinas 1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi/kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja

ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor

nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.



2013, No.1498 25

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.

BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

NOTA DINAS

Nomor......./..../.../tahun

Yth : ................................................... Dari : ................................................... Hal : ................................................... Tanggal : ...................................................

……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………..…………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………..………………………………………. ……………………………………………………………………………………….………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………..

Ttd

Amas, SE., MM.

Tembusan:

1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.


Membuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatmya rutin, berupa catatan ringkas

Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas



2013, No.1498 26

b. Memorandum

1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/satuan kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.


Bagian kepala memorandum terdiri dari:

(1) kop naskah dinas yang berisi nama instansi/satuan kerja ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf

kapital; (4) singkatan yth. ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan

nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.



2013, No.1498 27

Format Memorandum dapat dilihat pada Contoh 9.


MEMORANDUM Nomor......./..../.../tahun

Yth : ................................................... Dari : ................................................... Hal : ................................................... Tanggal : ...................................................

………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………..………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ttd

Dr. Akmadi Abbas, M.Eng, Sc

Tembusan: 1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.

Nama satuan kerja


Memuat materi yang bersifat mengingatkan satu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan

nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas



2013, No.1498 28

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal Jenis naskah dinas korespondensi eksternal hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi maupun antarsatuan kerja di lingkungan LIPI.

b. Wewenang Penandatanganan Surat dinas eksternal ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat dinas terdiri dari:

a) kop surat dinas yang berisi logo LIPI secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik dengan huruf awal kapital

di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan

atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal dan diikuti dengan nama jabatan

yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di bawah yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) nama jabatan ditulis dengan huruf awal capital dan diakhiri tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan ditulis dengan huruf awal

kapital; d) stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan



2013, No.1498 29

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.

Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. …………………………….. ……………………………………. ……………………………………. ……………………………………(Alinea pembuka)……………………………………….……………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………(Alinea isi) ………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………(alinea penutup)………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap

NAMA LENGKAP

Tembusan:

1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.

LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA (INDONESIAN INSTITUTE OF SCIENCES)

Sasana Widya Sarwono Jln. Jenderal Gatot Subroto No. 10 Jakarta 12710

Telp. (+62 21) 5225711 Faksimile (+62 21) 29419784 Website: http://www.lipi.go.id, e-mail:[email protected]

Kop surat yang berupa logo, nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri


Nama Lengkap



2013, No.1498 30

3. Surat Undangan a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan lainnya.

b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat undangan terdiri dari:

a) kop surat undangan yang berisi logo dan nama instansi; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal diketik di sebelah kiri di bawah

kop surat undangan; c) tempat dan tanggal pembuatan surat diketik di sebelah kanan

atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata yth. ditulis di bawah hal yang diikuti dengan nama jabatan,

dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:

a) alinea pembuka; b) isi undangan yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan

acara; c) alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang

membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.



2013, No.1498 31

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11A.

Nomor :……../Kode/kode klasifikasi/2013 Tempat,(tgl,Bln,Thn) Sifat : Lampiran : Hal : Yth. …………………………….. ……………………………………. ……………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Hari, tanggal :…………………………………………. Hari, tanggal :…………………………………………. Hari, tanggal :…………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap

Lukman Hakim Tembusan:

1. ………………. 2. …………..….. 3. Dst.

nama instansi dan alamat lengkap yang telah dicetak

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jika jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat di daftar





Prof. Dr. Lukman Hakim

/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

Hari,tanggal : .........................................

Waktu l : .........................................

Tempat : .........................................



2013, No.1498 32

Format lampiran Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11B.

Lampiran Surat : …………….

Nomor : ……………. Tanggal : …………….

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1. …………………………………………………………………………………………………………………….

2. …………………………………………………………………………………………………………………….

3. …………………………………………………………………………………………………………………….

4. …………………………………………………………………………………………………………………….

5. …………………………………………………………………………………………………………………….

6. …………………………………………………………………………………………………………………….

7. …………………………………………………………………………………………………………………….

8. …………………………………………………………………………………………………………………….

9. …………………………………………………………………………………………………………………….

10. …………………………………………………………………………………………………………………….

Nama Jabatan,

Ttd dan cap

Nama Lengkap



2013, No.1498 33

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 11C.

Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Suadara Pada acara

……………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………..

Hari……/(tanggal)………., pukul ……… WIB Bertempat di ……………………………………..

ü Harap hadir 30 menit sebelum

Acara dimulai dan undangan dibawa

ü Konformasi : …………………………………………

Pakaian Pria Wanita TNI/Polri

: : ……….. : ……….. : ………..

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA



2013, No.1498 34

C. Naskah Dinas khusus 1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat di antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi, baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari

(1) Logo diletakkan secara simetris di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;

(2) nama instansi; (3) judul perjanjian; (4) nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan saksi-saksi (jika dipandang perlu) serta dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Perjanjian Internasional Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.



2013, No.1498 35

Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12.

PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA


DAN

…………………………………………………………………………….

TENTANG

…………………………………………………………………………………

NOMOR………………………. NOMOR……………………….

Pada hari ini,…………..tanggal…….,bulan……….,tahun……..bertempat di …….yang bertanda tangan dibawah ini

1. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai I 2. ………………… : ……………………….. selanjutnya disebut sebagai II

Bersepakat untuk melakukan kerjasama dalam bidang ………………..yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJASAMA

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pasal 4 BIAYA

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian)


Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatangani perjanjian

Memuat materi perjanjian, yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal



2013, No.1498 36

2. Surat Kuasa

a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada organisasi/satuan kerja, orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: a) kop naskah dinas yang berisi logo LIPI dan nama instansi, yang

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa.

2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.

3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.

Pasal 5 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pasal 6 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat

dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.

(2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. Bencana alam b. Tindakan pemerintah di bidang fiscal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap

Pasal 7 PENUTUP

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….... Nama Instansi Nama Instansi

Nama Jabatan Nama Jabatan

Ttd dan cap intansi ttd dan cap instasi

Nama nama



2013, No.1498 37

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.

SURAT KUASA NOMOR…./…./…/..../2013

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :…………………………………………. NIP :…………………………………………. Jabatan :…………………………………………. Alamat :…………………………………………. Memberi kuasa kepada Nama :…………………………………………. NIP :…………………………………………. Jabatan :…………………………………………. Alamat :…………………………………………. Untuk ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tempat, tgl,bulan, tahun….

Penerima kuasa Pemberi kuasa, Ttd materai dan ttd Nama Lengkap Nama Lengkap


Identitas pemberi kuasa

Identitas penerima kuasa

Pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu





Nomor……/SU/KS/I/2013

Meterai, ttd


http://www.lipi.go.id

mailto:e-mail:[email protected]


2013, No.1498 38

3. Berita Acara a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan 4) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari: a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; c) nomor berita acara.

5) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para

pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara.

6) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat, dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.



2013, No.1498 39

Format Berita Acara dapat dilihat pada Contoh 14.

BERITA ACARA NOMOR…./…./…/..../2013

Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:

1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah

melaksanakan

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. dan seterusnya

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan……………………………………… ……………………………………………………………………….

Di buat di …………….….

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA, Ttd materai dan ttd Nama Lengkap Nama Lengkap

Mengetahui/Mengesahkan Nama jabatan,

Ttd

Nama lengkap


Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan

Memuat kegiatan yang dilaksanakan

Kota sesuai dengan alamat instansi

Tanda tangan para pihak dan para saksi




BERITA ACARA NOMOR…./…./…/..../2013

Pada hari ini,………tanggal……………, bulan…………, tahun……………, kami masing-masing:

1. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……..(nama pejabat)……..(nip dan jabatan) selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah

melaksanakan

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. dan seterusnya

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan……………………………………… ……………………………………………………………………….

Di buat di …………….….

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA, Ttd materai dan ttd Nama Lengkap Nama Lengkap

Mengetahui/Mengesahkan Nama jabatan,

Ttd

Nama lengkap






2013, No.1498 40

4. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat keterangan terdiri dari

a) kop surat keterangan yang berisi logo LIPI dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan.

8) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.

9) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Meterai dan ttd



2013, No.1498 41

Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.

SURAT KETERANGAN NOMOR…./…./…/..../2013

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :…………………………………………. NIP :…………………………………………. Jabatan :…………………………………………. Alamat :…………………………………………. Dengan ini menerangkan bahwa Nama :…………………………………………. NIP :…………………………………………. Jabatan :…………………………………………. Alamat :…………………………………………. ………….………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Tempat,……………………………… Pejabat Pembuat Keterangan Ttd dan cap instansi Nama Lengkap



Memuat identitas yang memberikan keterangan

Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan

Memuat identitas yang diberi keterangan

Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal






2013, No.1498 42

5. Surat Pegantar a. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.


Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) kop naskah dinas; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.

11) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan.

12) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi

(1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) Cap jabatan/instansi.

b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (1) penerima; (2) tanda tangan; (3) nama dan NIP; (4) cap instansi; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan.

d. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran Surat Dinas.

e. Hal yang perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.



2013, No.1498 43

Format Surat Pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.

(Tgl, Bln, Thn)…..

Yth. ………………….

……………………….

……………………….

SURAT PENGANTAR Nomor…./SU.4/UM/II/2013

No. Naskah Dinas yang Dikirim Banyaknya Keterangan

Diterima tanggal…… Penerima Pengirim Nama Jabatan Nama Jabatan Ttd ttd dan cap instansi Nama Lengkap Nama Lengkap NIP……………… NIP………………




No. Naskah Dinas yang dikirim Banyaknya Keterangan


http://www.lipi.go.id

mailto:e-mail:[email protected]


2013, No.1498 44

6. Pengumuman a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.


Bagian kepala pengumuman terdiri dari:

a) kop naskah dinas yang memuat logo LIPI dan nama organisasi/satuan kerja yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop naskah dinas yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) data tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) rumusan judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang.

14) Batang Tubuh

Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat

a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

15) Kaki

Bagian kaki pengumuman terdiri dari:

a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

huruf awal capital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf

awal kapital; e) cap dinas

d. Hal yang perlu Diperhatihan

1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.

2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.



2013, No.1498 45

Format Pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.

PENGUMUMAN NOMOR…./…./…/..../2013

TENTANG ……………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Dikeluarkan di……………………………… Pada tangal………………………………… Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Ttd dan cap

Lukman Hakim

Nama dan alamat instansi yang telah dicetak


Judul pengumuman yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan , peraturan yang menjadi dasar dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak







2013, No.1498 46

D. Laporan 1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

3. Susunan a) Kepala

Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

b) Batang Tubuh

Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari:

1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan;

2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan.

c) Kaki

Bagian kaki laporan terdiri dari:

1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan pejabat pembuat laporan ditulis dengan huruf awal

kapital; 3) tanda tangan; 4) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

E. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri dari:

1) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan.



2013, No.1498 47

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari:

1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, memuat landasan analisis dan pemecahan persoalan;

4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6) Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

c) Kaki

Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:

1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

2) tanda tangan; 3) nama lengkap; 4) daftar lampiran.



2013, No.1498 48

Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Contoh 18.

A. Persoalan Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan.

B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang berasalan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang

C. Fakta yang mempengaruhi Bagian fakta ynag mempengaruhi memuat fakta yang merupan landasan analisis dan pemecahan persoalan

D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

E. Kesimpulan Bagian kesimpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.

F. Saran Bagian saran memuat secara ringkat dan jelas tentang saran tindakan untk mengatasi persoalan yang dihadapi. Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staff Ttd Nama lengkap

TELAAHAN STAF

TENTANG

………………………………………………………………..



2013, No.1498 49

F. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.

G. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam multimedia elektronik.

Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik akan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.



2013, No.1498 50

BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Oleh karena itu, penyusunan naskah dinas perlu memperhatikan syarat-syarat berikut ini:

1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus tecermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan keputusan/kebijakan.

2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.

3. Singkat dan Padat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku dan berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar isi naskah dinas mudah dan dipahami.

B. Nomenklatur dan Pengkodean

1. Nomenklatur Pembakuan sebutan nama organisasi dan satuan kerja di lingkungan LIPI dalam bahasa Inggris (berdasarkan Surat Keputusan Kepala LIPI No. 1078/M/2006, 28 Juni 2006, tentang Pembakuan Kembali Sebutan Nama Organisasi dan Satuan Kerja di Lingkungan LIPI dalam Bahasa Inggris).



2013, No.1498 51

2.



2013, No.1498 52



2013, No.1498 53



2013, No.1498 54

2. Pengkodean a. Kode Organisasi dan Satuan Kerja

SEBUTAN ORGANISASI/SATUAN KERJA KODE

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA K

WAKIL KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA WK

SEKRETARIAT UTAMA SU

1. BIRO PERENCANAAN DAN KEUANGAN SU.1

1) Bagian Perencanaan, BPK SU.1.01

2) Bagian Penyusunan Anggaran, BPK SU.1.02

3) Bagian Verifikasi dan Perbendaharaan, BPK SU.1.03

2. BIRO ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SU.2

1) Bagian Organisasi dan Tata Laksana, BOK SU.2.01

2) Bagian Kepegawaian, BOK SU.2.02

3) Bagian Pengembangan, BOK SU.2.03

3. BIRO KERJA SAMA DAN PEMASYARAKATAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.3

1) Bagian Kerja Sama, BKPI SU.3.01

2) Bagian Peningkatan Kemampuan Ilmiah, BKPI SU.3.02

3) Bagian Hubungan Masyarakat, BKPI SU.3.03

4) Bagian Hukum, BKPI SU.3.04

4. BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SU.4

1) Bagian Rumah Tangga, BUP SU.4.01

2) Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, BUP SU.4.02



2013, No.1498 55

3) Bagian Perlengkapan, BUP SU.4.03

5. PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN ILMU PENGETAHUAN DAN TEKNOLOGI SU.5

1) Bagian Tata Usaha, Pappiptek SU.5.01

2) Bidang Penelitian Sistem Manajemen Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek

SU.5.02

3) Bidang Penelitian Kebijakan dan Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Pappiptek

SU.5.02

4) Bidang Sistem Informasi Manajemen, Pappiptek

SU.5.03

6. PUSAT PEMBINAAN, PENDIDIKAN, DAN PELATIHAN PENELITI (PUSBINDIKLAT PENELITI)

SU.6

1) Bagian Tata Usaha, Pusbindiklat Peneliti SU.6.01

2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.02

3) Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.03

4) Bidang Penilaian dan Akreditasi, Pusbindiklat Peneliti

SU.6.04

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN KEBUMIAN IPK

1. PUSAT PENELITIAN GEOTEKNOLOGI IPK.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Geoteknologi IPK.1.01

2) Bidang Sistem Informasi Kebumian dan Tata Ruang, P2 Geoteknologi IPK.1.02

3) Bidang Sumberdaya Bumi dan Rekayasa Mineral, P2 Geoteknologi IPK.1.03

4) Bidang Geologi Teknik dan Konservasi Kebumian, P2 Geoteknologi IPK.1.04

5) Bidang Dinamika Bumi dan Bencana Geologi, P2 Geoteknologi IPK.1.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Geoteknologi IPK.1.06

2. PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI IPK.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Oseanografi IPK.2.01



2013, No.1498 56

2) Bidang Dinamika Laut, P2 Oseanografi IPK.2.02

3) Bidang Sumber Daya Laut, P2 Oseanografi IPK.2.03

4) Bidang Sarana Penelitian, P2 Oseanografi IPK.2.04

3. PUSAT PENELITIAN LIMNOLOGI IPK.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Limnologi IPK.3.01

2) Bidang Dinamika Perairan Darat, P2 Limnologi IPK.3.02

3) Bidang Produktivitas Perairan Darat, P2 Limnologi IPK.3.03

4) Bidang Sistem Komputasi Perairan Darat, P2 Limnologi IPK.3.04

4. PUSAT PENELITIAN METALURGI IPK.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Metalurgi IPK.4.01

2) Bidang Rekayasa Metalurgi, P2 Metalurgi IPK.4.02

3) Bidang Konservasi Bahan, P2 Metalurgi IPK.4.03

4) Bidang Metalurgi Fisik dan Manufaktur, P2 Metalurgi IPK.4.04

5) Bidang Metalurgi Ekstraksi, P2 Metalurgi IPK.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Metalurgi IPK.4.06

5. UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung IPK.5

6. UPT Loka Teknik Penambangan, Jampang Kulon IPK.6

7. UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa, Lampung Barat IPK.7

8. UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung, Sulawesi Utara IPK.8

9. UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak, Papua IPK.9

10. UPT Loka Konservasi Biota Laut Tual, Maluku Tenggara IPK.10



2013, No.1498 57

11. UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon, Maluku IPK.11

12. UPT Loka Pengembangan Kompetensi SDM Oseanografi, Pulau Pari IPK.12

13. UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut, Mataram IPK.13

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN HAYATI IPH

1. PUSAT PENELITIAN BIOLOGI IPH.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Biologi IPH.1.01

2) Bidang Botani, P2 Biologi IPH.1.02

3) Bidang Zoologi, P2 Biologi IPH.1.03

4) Bidang Mikrobiologi, P2 Biologi IPH.1.04

5) Bidang Sarana dan Pengelolaan Koleksi, P2 Biologi IPH.1.05

2. PUSAT PENELITIAN BIOTEKNOLOGI IPH.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Bioteknologi IPH.2.01

2) Bidang Biologi Molekuler, P2 Bioteknologi IPH.2.02

3) Bidang Biologi Sel dan Jaringan, P2 Bioteknologi IPH.2.03

4) Bidang Bioproses, P2 Bioteknologi IPH.2.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Bioteknologi IPH.2.05

3. PUSAT KONSERVASI TUMBUHAN KEBUN RAYA BOGOR IPH.3

1) Bagian Tata Usaha, PKT Kebun Raya Bogor IPH.3.01

2) Bidang Konservasi Ex-Situ, PKT Kebun Raya Bogor IPH.3.02

4. UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial IPH.4

5. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas IPH.5



2013, No.1498 58

6. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi IPH.6

7. UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya “Eka Karya” Bali IPH.7

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN TEKNIK IPT

1. PUSAT PENELITIAN FISIKA IPT.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 Fisika IPT.1.01

2) Bidang Instrumentasi Fisis dan Optoelektronika, P2 Fisika IPT.1.02

3) Bidang Fisika Bahan Baru, P2 Fisika IPT.1.03

4) Bidang Fisika Industri dan Lingkungan, P2 Fisika IPT.1.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Fisika IPT.1.05

2. PUSAT PENELITIAN KIMIA IPT.2

1) Bagian Tata Usaha, P2 Kimia IPT.2.01

2) Bidang Kimia Analitik dan Standar, P2 Kimia IPT.2.02

3) Bidang Bahan Alam, Pangan dan Farmasi, P2 Kimia IPT.2.03

4) Bidang Teknologi Proses dan Katalisis, P2 Kimia IPT.2.04

5) Bidang Teknologi Lingkungan, P2 Kimia IPT.2.05

6) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 Kimia IPT.2.06

3. PUSAT PENELITIAN INFORMATIKA IPT.3

1) Bagian Tata Usaha, P2 Informatika IPT.3.01

2) Bidang Sistem Informasi, P2 Informatika IPT.3.02

3) Bidang Otomasi, P2 Informatika IPT.3.03

4) Bidang Komputer, P2 Informatika IPT.3.04



2013, No.1498 59

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 Informatika IPT.3.05

4. PUSAT PENELITIAN TENAGA LISTRIK DAN MEKATRONIK IPT.4

1) Bagian Tata Usaha, P2 Telimek IPT.4.01

2) Bidang Mekatronik, P2 Telimek IPT.4.02

3) Bidang Peralatan Transportasi, P2 Telimek IPT.4.03

4) Bidang Elektronika Daya dan Mesin Listrik, P2 Telimek IPT.4.04

5) Bidang Rekayasa, P2 Telimek IPT.4.05

6) Bidang Sarana Penelitian, P2 Telimek IPT.4.06

5. PUSAT PENELITIAN ELEKTRONIKA DAN TELEKOMUNIKASI IPT.5

1) Bagian Tata Usaha, P2 ET IPT.5.01

2) Bidang Telekomunikasi, P2 ET IPT.5.02

3) Bidang Elektronika, P2 ET IPT.5.03

4) Bidang Bahan dan Komponen Mikroelektronik, P2 ET IPT.5.04

5) Bidang Sarana Penelitian, P2 ET IPT.5.05

6. UPT BALAI BESAR PENGEMBANGAN TEKNOLOGI TEPAT GUNA IPT.6

1) Bagian Tata Usaha, UPT BPTTG IPT.6.01

2) Bidang Pengembangan Teknologi, UPT BPTTG IPT.6.02

3) Bidang Jasa dan Kerja Sama, UPT BPTTG IPT.6.03

7. UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia IPT.7

8. UPT Balai Pengolahan Mineral, Lampung IPT.8

9. UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi IPT.9



2013, No.1498 60

DEPUTI BIDANG ILMU PENGETAHUAN SOSIAL DAN KEMANUSIAAN IPSK

1. PUSAT PENELITIAN KEMASYARAKATAN DAN KEBUDAYAAN IPSK.1

1) Bidang Humaniora, P2 MB IPSK.1.01

2) Bidang Perkembangan Masyarakat, P2 MB IPSK.1.02

3) Bidang Hukum, P2 MB IPSK.1.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 MB IPSK.1.04

2. PUSAT PENELITIAN EKONOMI IPSK.2

1) Bidang Industri dan Perdagangan, P2 Ekonomi IPSK.2.01

2) Bidang Pembangunan Daerah, P2 Ekonomi IPSK.2.02

3) Bidang Keuangan dan Perbankan, P2 Ekonomi IPSK.2.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Ekonomi IPSK.2.04

3. PUSAT PENELITIAN KEPENDUDUKAN IPSK.3

1) Bidang Kependudukan, P2 Kependudukan IPSK.3.01

2) Bidang Ketenagakerjaan, P2 Kependudukan IPSK.3.02

3) Bidang Ekologi Manusia, P2 Kependudukan IPSK.3.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Kependudukan IPSK.3.04

4. PUSAT PENELITIAN POLITIK IPSK.4

1) Bidang Perkembangan Politik Lokal, P2 Politik IPSK.4.01

2) Bidang Perkembangan Politik Nasional, P2 Politik IPSK.4.02

3) Bidang Perkembangan Politik Internasional, P2 Politik IPSK.4.03

4) Bidang Tata Opersional, P2 Politik IPSK.4.04



2013, No.1498 61

5. PUSAT PENELITIAN SUMBER DAYA REGIONAL IPSK.5

1) Bidang Perkembangan Asia Tenggara, P2 Sumber Daya Regional IPSK.5.01

2) Bidang Perkembangan Asia Pasifik, P2 Sumber Daya Regional IPSK.5.02

3) Bidang Perkembangan Eropa, P2 Sumber Daya Regional IPSK.5.03

4) Bidang Tata Operasional, P2 Sumber Daya Regional IPSK.5.04

DEPUTI BIDANG JASA ILMIAH JI

1. PUSAT PENELITIAN KALIBRASI, INSTRUMENTASI, DAN METROLOGI JI.1

1) Bagian Tata Usaha, P2 KIM JI.1.01

2) Bidang Kalibrasi, P2 KIM JI.1.02

3) Bidang Instrumentasi, P2 KIM JI.1.03

4) Bidang Metrologi, P2 KIM JI.1.04

5) Bidang Jasa Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, P2 KIM JI.1.05

2. PUSAT PENELITIAN SISTEM MUTU DAN TEKNOLOGI PENGUJIAN JI.2

1) Bagian Tata Usaha, P2SMTP JI.2.01

2) Bidang Penelitian Sistem Mutu, P2SMTP JI.2.02

3) Bidang Teknologi Pengujian, P2SMTP JI.2.03

4) Bidang Kerja Sama Teknik dan Jasa Ilmiah, P2SMTP JI.2.04

3. PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH JI.3

1) Bagian Tata Usaha, PDII JI.3.01

2) Bidang Dokumentasi, PDII JI.3.02

3) Bidang Informasi, PDII JI.3.03



2013, No.1498 62

4) Bidang Pengembangan Sistem Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi, PDII JI.3.04

5) Bidang Sarana Teknis, PDII JI.3.05

4. PUSAT INOVASI JI.4

1) Bidang Kerja Sama Komersial dan Pemanfaatan Hasil Penelitian, P Inovasi JI.4.01

2) Bidang Pengelolaan Hak Kekayaan Intelektual, P Inovasi JI.4.02

5. UPT Balai Pengembangan Instrumentasi JI.5

6. UPT Balai Informasi Teknologi JI.6

7. UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS) JI.7

INSPEKTORAT INS

b. Kode Masalah Kode masalah dicantumkan sesuai dengan pokok permasalahan yang termuat di dalam surat keluar ataupun surat keputusan. Untuk menentukan masalah, surat harus disesuaikan dengan pola klasifikasi. Yang dimaksud dengan pola klasifikasi adalah penggolongan arsip atas dasar perbedaan masalah yang ada sehingga masalah yang sama dalam arsip dapat berada dalam satu lokasi secara kronologis, logis, dan konsisten. Dalam penyusunan pola klasifikasi diperlukan penyeragaman, baik dalam cara pengelompokan maupun cara pemberian kode sehingga tercapai suatu kesatuan bahasa dan pengertian. Penyusunan pola klasifikasi dikelompokkan menjadi: - Pola klasifikasi fasilitatif, yaitu kegiatan-kegiatan yang mendukung

tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. - Pola klasifikasi substantif, yaitu kegiatan-kegiatan yang

menyangkut tugas pokok Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. 1) Kode masalah naskah dinas dengan pola klasifikasi fasilitatif

sebagai berikut:



2013, No.1498 63

MASALAH/KLASIFIKASI KODE

Administrasi, Perencana, dan Penelitian AP

Hukum HK

Hubungan Masyarakat HM

Informasi IF

Kepegawaian KP

Kerja Sama KS

Keuangan KU

Perlengkapan/Inventaris LK

Pengembangan Pegawai, Pendidikan, dan Pelatihan LT

Organisasi dan Tata Laksana OT

Umum UM

Pengawasan, Pemeriksaan WS

2) Kode permasalahan naskah dinas pola klasifikasi substantif sebagai berikut:


Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian PK

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati PH

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik PT

Penelitian Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan Kemanusiaan PS

Penelitian dan Layanan Jasa Ilmiah PI

3) Kode masalah naskah dinas arahan


Pembentukan panitia, tim, kelompok kerja, dan sebagainya yang bertugas di bidang ilmiah (termasuk penggantian/ penambahan anggota)

A

Inventaris LIPI tidak bergerak: tanah, bangunan, dan sebagainya B

Inventaris LIPI bergerak: mobil, meja, kursi, kapal, dan sebagainya C



2013, No.1498 64

Organisasi dan Jabatan Fungsional D

• Jabatan Fungsional Peneliti D.1

• Jabatan Fungsional Widyaiswara D.2

• Jabatan Fungsional Pranata Komputer D.3

• Jabatan Fungsional Arsiparis D.4

• Jabatan Fungsional Pustakawan D.5

• Jabatan Fungsional Teknisi Litkayasa D.6

• Jabatan Fungsional Perekayasa D.7

• Jabatan Fungsional Analisis Kepegawaian D.8

• Jabatan Fungsional Auditor D.9

• Jabatan Fungsional Perencana D.10

• Jabatan Fungsional Pranata Humas D.11

• Jabatan Fungsional Perancang Perundang-undangan D.12

• Jabatan Fungsional Dokter D.13

• Jabatan Fungsional Dokter Gigi D.14

• Jabatan Fungsional Perawat D.15

• Jabatan Fungsional Assesor D.16

• Jabatan Fungsional Barang dan Jasa D.17

• Jabatan Fungsional Kebijakan Publik D.18

Penerbitan: majalah, literatur, bahan pustaka, buku pedoman, dan sebagainya E

Proyek, petunjuk operasional (PO), dan sebagainya F

Hukum, pelanggaran, sanksi, dan sebagainya G

Pendidikan dan pelatihan: pendidikan penjenjangan, latprajab, kursus, dan sebagainya

H

Organisasi di luar kedinasan: Korpri, Dharma Wanita, Bapor, peribadatan, dan sebagainya

I

Kepegawaian: Pjs, Plh, Pj, dan sebagainya J

• Calon Pegawai Negeri Sipil J.1-a



2013, No.1498 65

• Pegawai Negeri Sipil J.1-b

• Aktif Kembali J.1-f

• Kenaikan Pangkat Reguler J.3-a

• Kenaikan Pangkat Istimewa J.3-b

• Kenaikan Pangkat Pilihan J.3.c

• Masa Persiapan Pensiun J.4.a

• Pemberhentian J.5-a

• Pensiun J.5-b

• Pengangkatan dalam jabatan; Pemberhentian dalam jabatan; SP pindah; dan SP peltu

J.d

• Lain-lain J.10

Kerja sama, perjanjian, kontrak, dan sebagainya K

Keuangan: karcis masuk, tarif, bendaharawan, dan sebagainya L

Struktur Organisasi dan Tata Kerja M

C. Nama Instansi/Satuan Kerja/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama dicantumkan kepala naskah dinas, yaitu nama instansi/satuan kerja atau nama jabatan.

Pencantuman Kepala Naskah Dinas sebagai berikut:

1. Nama Jabatan Kertas dengan kepala nama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dan logo LIPI digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat eselon I. Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri dari gambar logo LIPI dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran logo LIPI dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

2. Nama Instansi/Satuan Kerja Kertas kepala nama instansi/satuan kerja dan logo LIPI kerja serta alamat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi/satuan kerja ditulis dengan huruf kapital.

Bagi satuan kerja yang telah memperoleh sertifikasi ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kepala naskah dinas dengan ukuran yang disesuaikan.



2013, No.1498 66

D. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

1. Nomor Naskah Dinas Arahan Penomoran naskah dinas arahan diatur sebagai berikut:

a. Peraturan, penomoran peraturan merupakan tanggung jawab Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan IPTEK (BKPI) yang terdiri atas tulisan Nomor (nomor diurut dalam satu tahun takwin), kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

Format penomoran peraturan sebagai berikut:

PERATURAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

NOMOR … /kode/tahun

Tahun terbit

Kode masalah

Nomor urut

b. Keputusan, 1) penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani oleh

Kepala LIPI merupakan tangung jawab BKPI, yang terdiri dari

tulisan nomor naskah (nomor diurut dalam satu tahun takwin),

kode masalah ditulis dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

Format penomoran Keputusan Kepala LIPI sebagai berikut:

KEPUTUSAN KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

Nomor … /kode/tahun Tahun terbit

Kode masalah

Nomor urut

2) Penomoran naskah dinas Keputusan yang ditandatangani

Sekretaris Utama dan Deputi merupakan tanggung jawab dari

BKPI-LIPI, format penulisan sebagai berikut:



2013, No.1498 67

Contoh penomoran keputusan sekretaris utama sebagai berikut:

KEPUTUSAN

SEKRETARIS UTAMA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA

NOMOR … /A/SU/2013

Tahun terbit

Kode jabatan

Kode masalah

Nomor urut

c. Surat Edaran, Instruksi, Surat Perintah, dan Surat Tugas Penomoran surat edaran, instruksi, surat perintah, dan surat tugas

merupakan tanggung jawab tata usaha/sekretariat satuan kerja

yang dientri dari modul intra LIPI. Nomor ditulis huruf awal kapital

selanjutnya angka nomor ditulis dengan angka arab, kode jabatan

ditulis huruf kapital, kode masalah ditulis dengan huruf kapital,

bulan ditulis dengan angka romawi, tahun ditulis dengan tahun

terbit.

Format penomoran sebagai berikut:

SURAT EDARAN Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

INSTRUKSI Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

SURAT PERINTAH Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

SURAT TUGAS Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun



2013, No.1498 68

Contoh penomoran surat edaran sebagai berikut:

SURAT EDARAN NOMOR … /SU/A/XI/2013

Tahun terbit

Kode masalah

Bulan terbit (angka romawi)

Kode jabatan Sekretaris utama

Nomor urut

2. Nomor Naskah Korespondensi

Penomoran naskah dinas korespondensi terdiri atas penomoran naskah

dinas untuk nota dinas, memorandum, surat dinas eksternal, dan surat

undangan. Penomoran naskah dinas korespondensi organisasi/satuan

kerja merupakan tanggung jawab tata usaha/pengelola persuratan,

yang dientri pada modul TNDE Intra LIPI.

a. Nota Dinas dan Memorandum

Format penomoran untuk nota dinas dan memorandum sebagai berikut:

NOTA DINAS Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

MEMORANDUM Nomor … /kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun

Keterangan: • nomor : nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI • kode jabatan : kode jabatan penanda tangan • kode masalah : kode masalah dari isi nota dinas/memorandum



2013, No.1498 69

• bulan : bulan surat dibuat/ditulis dalam angka romawi • tahun terbit : tahun terbit surat ditulis dengan angka arab

b. Surat Dinas dan Undangan

Dalam penomoran, surat dinas eksternal dan surat undangan harus memberikan kode derajat pengamanan. Kode tersebut untuk menentukan derajat pengamanan surat. Jenis kode derajat pengamanan terdiri dari: SR : Sangat Rahasia R : Rahasia B : Biasa

Format penomoran surat dinas dan surat undangan sebagai berikut: Kode derajat pengamanan-nomor/kode jabatan/kode masalah/bulan/tahun Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani Kepala LIPI Nomor: SR-001/K/OT/II/2013 • SR : kode derajat pengamanan surat dinas • o : nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra LIPI) • K : kode jabatan untuk Kepala LIPI • OT : kode masalah/klasifikasi arsip • II : bulan dengan angka romawi • 2013 : tahun terbit dengan angka arab

Contoh penomoran surat dinas yang ditandatangani satuan kerja Nomor: B-001/SU.1/KP/II/2013

• B : kode derajat pengamanan surat dinas • 001: nomor naskah (nomor urut dalam modul TNDE Intra

LIPI) • SU.1 : kode jabatan untuk Biro Perencanaan dan

Keuangan LIPI • KP : kode masalah/klasifikasi arsip • II : bulan dengan angka romawi • 2013 : tahun terbit dengan angka arab

3. Nomor Salinan Surat

Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:



2013, No.1498 70

a. Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.

b. Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan.

c. Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran.

Contoh untuk surat yang dibuat dengan tiga salinan, maka setiap salinan diberi kode seperti di bawah ini (di pojok kanan bawah).

1/3

2/3

3/3

Keterangan: 1/3 : salinan ke-1 dari 3 salinan, bilangan angka ke-1 menunjukkan alamat yang dituju 2/3 dst . : bilangan angka ke-2 menunjukkan jumlah salinan yang beredar sesuai dengan jumlah tembusan dan seterusnya.

E. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab (1, 2, 3, dst.) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. Contoh Penomoran Halaman:

(tidak usah diberi nomor di halaman 1)

-2-

-3-



2013, No.1498 71

F. Ketentuan Jarak Spasi Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika dengan mempertimbangkan jenis dan isi naskah dinas.

G. Penggunaan Huruf

Naskah dinas menggunakan huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

H. Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka arab (1, 2, 3, dst.). Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

I. Daftar Distribusi Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

J. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut: 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat

Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.

2. Surat dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka dan diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

Cara menulis rujukan sebagai berikut: • Rujukan berupa naskah: penulisan rujukan berupa naskah

mencakup informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penanda tangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.

• Rujukan berupa surat dinas: penulisan rujukan berupa surat dinas mencakup informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal.

• Rujukan berupa surat dinas elektronik: penulisan rujukan berupa surat dinas elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.



2013, No.1498 72

• Rujukan surat kepada instansi nonpemerintah tidak harus dicantumkan seperti pada surat dinas yang ditujukan kepada instansi pemerintah.

K. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya Kepala, Deputi, dan Kepala Satuan Kerja) yang dirangkaikan dengan nama organisasi/satuan kerja. 1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris

kalimat terakhir. 2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama dan tidak disingkat. 3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat baris. 4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat

mengatur ditulis dengan huruf kapital, sedangkan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.

5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah ±3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

L. Penentuan Batas/Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:

1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 baris di bawah kop, apabila tidak menggunakan kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas

2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah kertas 3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari kiri kertas 4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari kanan kertas

Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. M. Penggunaan Bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku yaitu Tata Bahasa



2013, No.1498 73

Baku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

N. Media/Sarana Naskah Dinas

Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1. Kertas Naskah Dinas a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram. b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama

menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman tertentu, serendah-rendahnya menggunakan kertas dengan kadar keasaman (pH) 7.

c. Naskah dinas perjanjian luar negeri menggunakan kertas yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.

d. Surat dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond.

e. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8,27 x 11,69 inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut: 1) A3 (297 x 420 mm); 2) A5 (148 x 210 mm); 3) Folio (210 x 330 mm).

2. Sampul Naskah Dinas

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Sampul dinas dipergunakan untuk mencantumkan alamat tujuan surat keluar. Sampul naskah dinas berwarna putih dan cokelat serta dicetak logo dan nama satuan kerja.

O. Susunan Surat Dinas

1. Kop Surat Kop surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai berikut.

a. Kop Surat Nama Jabatan 1) Kop surat nama jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan

jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh Kepala LIPI.

2) Kop surat nama jabatan terdiri atas logo LIPI di tengah dan nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila nama jabatan terlalu panjang digunakan singkatan atau akronim tanpa mengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.



2013, No.1498 74

b. Kop Surat Nama Instansi/Satuan Kerja 1) Kop surat nama instansi/satuan kerja menunjukkan nama dan

alamat instansi/satuan kerja. Kertas dengan kop surat yang dimaksud digunakan untuk memudahkan surat-menyurat eksternal.

2) Kop surat untuk naskah dinas arahan, nota dinas, dan memorandum dicetak tidak menggunakan alamat.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka arab; b. nama bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab.

3. Hal Surat Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

4. Alamat Surat a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi

pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.

b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) nama jabatan; 2) jalan; 3) kota; 4) kode pos.

5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain dan merupakan satu-kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima dan memisahkan atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat dinas diketik 1 spasi dan diberi jarak 1,5 atau 2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lain. Surat yang terdiri atas satu paragraf, jarak antarbarisnya adalah 2 spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu ±6 ketuk atau spasi.

6. Warna Tinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua.



2013, No.1498 75

7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat terkait.

8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat dinas yang

tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk butir a dan b. Namun, tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

9. Kecepatan Penyampaian

Penyampaian surat harus sesuai dengan kepentingan surat. Kriteria kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a. Sangat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus diselesaikan/

disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam

batas waktu 2 x 24 jam. c. Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan

menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman. P. Ketentuan Surat-menyurat

1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.



2013, No.1498 76

2. Alur Surat-menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi; ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu-kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.



2013, No.1498 77

Format disposisi dapat dilihat pada contoh:



2013, No.1498 78

BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung penyelenggaraan tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaan korespondensi tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi Internal (Nota Dinas/Memorandum) Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di tata usaha/sekretariat pimpinan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal

1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas

harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

c. Jawaban terhadap surat yang masuk: 1) Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada

penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi.

2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Masuk

Surat masuk adalah naskah dinas dari eksternal atau internal instansi yang diterima dalam sampul tertutup atau terbuka untuk disampaikan kepada tujuan surat. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di Bagian Tata usaha atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi tata usaha persuratan/kesekretariatan pada satuan kerja. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut: a. Penerimaan

Penerimaan surat masuk adalah kegiatan menerima surat dari eksternal atau internal instansi yang diantar oleh kurir.



2013, No.1498 79

b. Pemilahan/Penyortiran 1) Tahap pemilahan/penyortiran surat masuk dikelompokkan

berdasarkan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian.

Tingkat keamanan surat sebagai berikut: a) Sangat Rahasia : SR b) Rahasia : R c) Biasa : B Tingkat kecepatan penyampaian surat sebagai berikut: a) Sangat Segera b) Segera c) Biasa

2) Pemilahan/penyortiran surat dinas dilakukan untuk menentukan apakah akan disampaikan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat yang menangani.

3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) atau sampul tidak berkop dinas, termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.

c. Pencatatan

1) Surat masuk dicatat pada buku agenda dan lembar pengantar surat masuk oleh Bagian Tata Usaha atau bagian yang menangani kesekretariatan yang selanjutnya akan disampaikan kepada pimpinan.

2) Pada tingkat pengolah pencatatan/entri data surat masuk dilakukan dengan modul TNDE Intra LIPI, surat masuk dilampirkan formulir lembar disposisi manual. Lembar disposisi manual merupakan sarana yang digunakan oleh pejabat/pimpinan dalam memberikan arahan surat masuk. Surat masuk dan lembar disposisi manual merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3) Pencatatan pada tingkat unit pengolah dilakukan dengan melampirkan formulir lembar disposisi manual.

4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan satuan kerja.

5) Pencatatan nomor surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.



2013, No.1498 80

d. Pengolahan 1) Tahap pengolahan surat masuk dilakukan setelah

pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.

2) Tindak lanjut dari surat masuk dapat dibuat naskah dinas baru atau naskah dinas tersebut disimpan.

e. Penyimpanan

Naskah dinas surat masuk harus disimpan sesuai dengan Pedoman Tata Kearsipan LIPI.

f. Sarana Penanganan Surat Masuk

1) Buku agenda penerimaan surat masuk; 2) Lembar pengantar; 3) Lembar disposisi yang dicetak dari intra LIPI dengan mengentri

data surat masuk sesuai dengan tahapan pada modul TNDE Intra LIPI: • Nomor agenda : nomor urut mulai dari 1, 2, 3,

dst. • Tanggal terima : tanggal surat masuk diterima • Nomor dan tanggal surat masuk : nomor dan tanggal

yang tertera pada naskah dinas surat masuk • Asal surat : nama instansi/satuan

pengirim naskah dinas • Perihal : pokok surat • Lampiran : jumlah berkas • Isi ringkas naskah dinas : maksud isi naskah dinas

(Jika jaringan intra LIPI bermasalah, pencatatan dilakukan secara manual dengan menggunakan formulir lembar disposisi.)

3. Pengurusan/Penanganan Naskah Dinas Surat Keluar Naskah dinas surat keluar adalah naskah dinas yang dibuat untuk dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat keluar. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut: a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan konsep hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan naskah dinas surat keluar dilaksanakan sebagai berikut: a) adanya instruksi pimpinan; b) reaksi atas suatu aksi; c) adanya konsep baru.



2013, No.1498 81

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar sebagai berikut: a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh

pejabat/pegawai yang membidangi berdasarkan arahan pimpinan seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan lebih dulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang.

c) Setiap konsep surat dinas sebelum disetujui oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

d) Setelah konsep surat dinas yang disetujui dicetak pada kertas kop dinas, surat dinas yang sudah dicetak sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf lebih dulu oleh minimal dua pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan surat dinas.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: 1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat

penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri sebelum nama pejabat penanda tangan surat.

2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan setelah nama pejabat penanda tangan.

3) Naskah dinas surat keluar yang sudah ditandatangani oleh pejabat/pimpinan, proses selanjutnya sebagai berikut: • Pemberian tanggal surat, tanggal naskah dinas

sebaiknya sesuai dengan tanggal tanda tangan pejabat/pimpinan.

• Penomoran naskah dinas, pemberian nomor naskah dinas sesuai dengan ketentuan pada modul TNDE Intra LIPI.

b. Pencatatan Surat keluar dicatat/dientri dalam daftar pencatatan surat keluar elektronik yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya sesuai dengan ketentuan modul TNDE Intra LIPI.

c. Penggandaan

Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. Perbanyakan naskah dinas dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Menyalin adalah memindahkan teks asli ke dalam alat lainnya

yang mengakibatkan perubahan format dan ukuran. Penggandaan



2013, No.1498 82

dengan cara menyalin, legalisasinya berbunyi seperti contoh berikut:

Contoh: Disalin sesuai dengan aslinya Jakarta, ………………………………

KEPALA BAGIAN TATA USAHA

Ttd dan cap dinas

NAMA TERANG NIP

2) Memindai (scaning) adalah melakukan pembacaan data dengan

cara memindahkan bentuk media dari kertas ke bentuk elektronik dan dapat dicetak duplikatnya untuk kepentingan administrasi dengan legalisasi keabsahan.

3) Fotokopi (salinan dengan fotokopi) apabila diperlukan legalisasi dilakukan seperti pada menyalin.

Contoh: Fotokopi sesuai dengan aslinya Jakarta, ……………………………… KEPALA BAGIAN TATA USAHA Ttd dan cap dinas NAMA TERANG NIP

Hal yang harus diperhatikan dalam penggandaan sebagai berikut: 1. Penggandaan surat dinas dilakukan setelah surat keluar

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; 2. Naskah dinas yang digandakan belum diberi cap dinas; 3. Pemberian cap dinas pada hasil penggandaan harus asli/basah; 4. Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat



2013, No.1498 83

distribusi) termasuk jumlah tembusan; 5. Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya

sangat segera dan segera harus didahulukan; 6. Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat

rahasia dan rahasia harus diawasi dengan ketat; 7. Tata usaha pimpinan/sekretariat berkewajiban menjaga agar

penggandaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

d. Pengiriman 1. Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke sampul dinas

sesuai dengan alamat tertuju; 2. Sampul dinas surat keluar harus menunjukkan tingkat keamanan

naskah dinas tersebut. Tingkat keamanan naskah dinas dapat dilihat pada kode awal penomoran naskah dinas;

3. Sampul dinas surat keluar juga harus diberi cap tingkat kecepatan penyampaian. Cap tingkat kecepatan penyampaian naskah dinas surat keluar sebagai berikut:

• Sangat Segera/Kilat • Segera • Biasa

4. Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan formulir tanda bukti pengiriman tersendiri;

5. Untuk kepentingan keamanan naskah dinas surat keluar, sekretaris/pimpinan sekretariat mengutamakan keselamatan pengiriman semua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

e. Penyimpanan

Naskah dinas surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Tata Kearsipan LIPI.



2013, No.1498 84

BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan

Kepala LIPI, Eselon I lainnya, dan Kepala Satuan Kerja di lingkungan LIPI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau satuan kerjanya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas eksternal adalah pejabat struktural eselon I dan serendah-rendahnya kepala satuan kerja. Kewenangan menandatangani naskah dinas sebagai berikut: 1. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat dinas

antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan/keputusan/ arahan berada di Kepala LIPI.

2. Kewenangan melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau kepala satuan kerja yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut: a) Sekretaris Utama LIPI dapat memperoleh pelimpahan kewenangan

dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh kedeputian.

b) Sekretaris Utama/Deputi dapat memperoleh penyerahan/ pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

B. Penggunaan Garis Kewenangan

Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas dan fungsi terkait mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. 1. Penandatanganan

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan cara: a) Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) adalah pejabat satu tingkat di bawahnya. Nama jabatan



2013, No.1498 85

pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital di setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh:

a.n. Kepala LIPI Deputi/Sekretaris Utama, ttd Nama Lengkap Persyaratan penggunaan tanda tangan a.n. sebagai berikut: • Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. • Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung

jawab pejabat yang melimpahkan. • Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat

yang diatasnamakan.

b) Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.

Contoh: a.n. Kepala LIPI Sekretaris Utama/ Deputi, u.b. Kepala Biro... ............... ttd Nama Lengkap Persyaratan penggunaan u.b. sebagai berikut: • Pelimpahan harus mengikuti urutan sampai dua tingkat pejabat struktural di

bawahnya. • Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang

melimpahkan wewenangnya. • U.b dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat

sementara atau yang mewakili. • Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.



2013, No.1498 86

c) Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) sebagai berikut: 1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap

d) Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) sebagai berikut: 1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang

berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, ttd Nama Lengkap

e) Ketua TIM/Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen Penandatanganan surat keluar dapat dilakukan oleh Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat Komitmen dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Penugasan Ketua Tim/Ketua Panitia/Pejabat Pembuat

Komitmen berdasarkan Keputusan Kepala LIPI dan eselon 1 lainnya sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan.



2013, No.1498 87

2. Naskah dinas yang dibuat oleh ketua Tim/Panitia tidak menggunakan cap dinas organisasi atau satuan kerja, cap dinas dibuat berdasarkan kegiatan penugasan.

Contoh: Pejabat Pembuat Komitmen ttd Nama Lengkap

f) Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian) untuk keperluan berikut: 1. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan

oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi; 2. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat

pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;

3. mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

Contoh: Yth. Kepala LIPI Jalan Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 17210 u.p. Deputi Bidang Jasa Ilmiah

KEWENANGAN PEJABAT PENANDA TANGAN

No. Jenis Naskah Dinas

Kepala

LIPI

Waka

LIPI

Sestama

Deputi

Kapus/Karo/

Ka UPT

Kabag/

Kabid

Kasubbid/

Kasubbag

1. Peraturan √ - - - - - -

2. Keputusan √ - √ √ √ √ √

3. Pedoman √ - √ √ - - -



2013, No.1498 88

4. Petunjuk Pelaksanaan √ √ √ - - -

5. Instruksi √ √ √ √ √ - -

6. Standar Operasional Prosedur (SOP)

√ √ √ √ √ √ -

7. Surat Edaran √ √ √ √ √ -

8. Surat Perintah √ √ √ √ √ √ -

9. Surat Tugas √ √ √ √ √ √ -

10. Memorandum √ √ √ √ √ √ √

11. Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √

12. Naskah Dinas Eksternal √ √ √ √ √ - -

13. Surat Undangan √ √ √ √ √ √ √

14. Surat Perjanjian √ √ √ √ √ - -

15. Surat Panggilan √ √ √ √ √ √ √

16. Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √

17. Berita Acara √ √ √ √ √ √ √

18. Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √



2013, No.1498 89

19. Surat Pengantar √ √ √ √ √ √ √

20. Pengumuman √ √ √ √ √ √ √

21. Laporan √ √ √ √ √ √ √

22. Telaahan Staf √ √ √ √ √ √ √



2013, No.1498 90

BAB VI PENGGUNAAN LOGO LIPI DALAM NASKAH DINAS

Logo LIPI digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di semua jajaran aparatur pemerintah, perlu ditentukan penggunaan logo LIPI pada kertas surat, sampul, dan cap dinas. A. Ketentuan Penggunaan Logo LIPI

1. Umum a. Logo LIPI adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau

huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Lembaga Ilmu Pegetahuan Indonesia sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.

b. Logo LIPI digunakan oleh pejabat berwenang pada organisasi atau satuan kerja di lingkungan LIPI.

2. Logo LIPI wajib digunakan untuk: a. kepala naskah dinas; b. cap dinas; c. sampul/amplop dinas; d. dokumen resmi yang diterbitkan oleh LIPI; e. stop map; f. papan nama kantor; g. kartu tanda pengenal pegawai; h. tanda pengenal pin pegawai; i. label barang milik negara; dan j. situs resmi.

3. Logo LIPI dapat digunakan pada: a. gedung kantor; dan b. untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.

4. Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam poin 2 dan 3 harus mendapatkan izin dari Sekretaris Utama.

B. Penggunaan Logo pada Kepala Naskah Dinas

1. Kepala naskah dinas dibuat untuk mencetak naskah dinas sesuai dengan jenis dan format naskah dinas. Kepala naskah dinas terdiri dari: a. Kepala Naskah Dinas Internal b. Kepala Naskah Dinas Eksternal



2013, No.1498 91

2. Ukuran kertas kepala naskah dinas sebagai berikut: a. A4 yang berukuran 210 x 297 mm b. A3 yang berukuran 297 x 420 mm c. Folio berukuran 210 x 330 mm d. A5 yang berukuran 148 x 210 mm

3. Bentuk dan spesifikasi logo pada kepala naskah dinas sebagai berikut: a. Logo pada kepala naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk,

perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Tulisan nama organisasi/satuan kerja dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Times ukuran 16 pt dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf awal kapital berukuran 12 pt.

c. Jika organisasi atau satuan kerja telah bersertifikasi ISO, logo ISO bisa diletakkan di sebelah kanan atas dari kepala naskah dinas dengan ukuran tidak boleh melebihi ukuran logo LIPI.

Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada Kepala Naskah Dinas Internal



2013, No.1498 92

Format kepala naskah dinas internal untuk eselon I.

Format kepala naskah dinas internal satuan kerja.



2013, No.1498 93

Ukuran dan Penempatan Logo LIPI pada kepala naskah dinas eksternal

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I.



2013, No.1498 94

Format kepala naskah dinas eksternal eselon I dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja.



2013, No.1498 95

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan.

Format kepala naskah dinas eksternal satuan kerja dengan logo tambahan lebih dari satu maka disusun vertikal dengan proporsi besar tidak melebihi logo identitas utama.



2013, No.1498 96

C. Penggunaan Logo LIPI pada Cap Dinas 1. Bentuk dan spesifikasi cap dinas dengan logo LIPI untuk kepala LIPI dan

wakil kepala LIPI sebagai berikut: a. Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5

mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.

b. Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama organisasi. Pada lingkaran ketiga, terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan lebar 20 mm dan tinggi menyesuaikan.

c. Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway.

d. Pada bagian bawah tertulis “Kepala” untuk cap dinas kepala LIPI dan “Wakil Kepala” untuk cap dinas wakil kepala LIPI.

e. Tinta cap instansi berwarna ungu.

Format Cap Dinas Kepala LIPI dan Wakil Kepala LIPI

f. Format cap dinas satuan kerja sebagai berikut:

1) Bentuk bundar, terdiri atas tiga lingkaran dengan jari-jari R1 =

18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1= 0,8 mm dan R2 = R3 = 0,2 mm.

2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama satuan kerja.

3) Pada lingkaran ketiga terdapat logo LIPI tanpa tulisan “LIPI” dengan tinggi 17,7 mm sedangkan lebarnya menyesuaikan proporsional sesuai dengan tinggi.



2013, No.1498 97

4) Logo LIPI ditempatkan pada lingkaran tengah dengan posisi center. 5) Tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” ditempatkan di

atas logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan nama satuan kerja.

6) Tulisan nama satuan kerja ditempatkan di bawah logo LIPI dengan posisi melingkar, menggunakan huruf Blue Highway, ukuran disesuaikan proporsional dengan tulisan “Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia”.

Bentuk Stempel

Kepala LIPI

Wakil Kepala LIPI

Sekretaris Utama

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Kebumian

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Hayati

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Teknik



2013, No.1498 98

Deputi Bidang Ilmu Pengetahuan Sosial dan

Kemasyarakatan

Deputi Bidang Jasa Ilmiah

Biro Perencanaan dan Keuangan

Biro Organisasi dan Kepegawaian

Biro Kerjasama dan Pemasyarakatan Iptek

Biro Umum dan Perlengkapan

Pusat Pembinaan, Pedidikan, dan Pelatihan Peneliti

Pusat Penelitian Perkembangan Iptek



2013, No.1498 99

Pusat Penelitian Geoteknologi

Pusat Penelitian Oseanografi

Pusat Penelitian Limnologi

Pusat Penelitian Metalurgi

UPT Balai Informasi dan Konservasi Kebumian Karang Sambung

UPT Loka Teknik Jambang Kulon

UPT Loka Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana Liwa

UPT Loka Konservasi Biota Laut Bitung

UPT Loka Konservasi Biota Laut Biak

UPT Balai Konservasi Biota Laut Ambon



2013, No.1498 100

UPT Loka Pengembangan Kompetensi SDM Oseanografi Pulau Pari

UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut Mataram

Pusat Penelitian Biologi

Pusat Penelitian Bioteknologi

Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor

UPT Balai Penelitian dan Pengembangan Biomaterial

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Cibodas

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Purwodadi



2013, No.1498 101

UPT Balai Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Eka Karya Bali

Pusat Penelitian Fisika

Pusat Penelitian Kimia

Pusat Penelitian Informatika

Pusat Penelitian Tenaga Listrik dan Mekatronik

Pusat Elektronika dan Telekomunikasi

UPT Balai Besar Pengembangan Teknologi Tepat Guna Subang

UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia

UPT Balai Pengolahan Mineral Lampung

UPT Loka Pengembangan Signal dan Navigasi



2013, No.1498 102

Pusat Penelitian Ekonomi

Pusat Penelitian Kependudukan

Pusat Penelitian Politik

Pusat Penelitian Sumber Daya Regional

Pusat Penelitian Kemasyarakatan dan Kebudayaan

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian

Pusat Penelitian Kalibrasi, Instrumentasi, dan Metrologi

Pusat Inovasi

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

UPT Balai Informasi Teknologi



2013, No.1498 103

UPT Balai Pengembangan Instrumentasi

UPT Balai Media dan Reproduksi (LIPI PRESS)

Inspektorat

UPT Loka Pengembangan Biota Laut Tual

D. Penggunaan Logo LIPI pada Sampul Naskah Dinas Sampul dinas adalah tempat untuk naskah dinas yang akan dikirim. Ukuran dan bentuk sampul dinas pada organisasi/satuan kerja di lingkungan LIPI harus disesuaikan dengan naskah dinas. • Ukuran sampul dinas:

Ukuran sampul naskah dinas lebih besar dan disesuaikan dengan ukuran naskah dinas. Untuk naskah dinas A4 dan folio dipergunakan sampul dengan ukuran 23 x 11 cm.

• Bentuk sampul dinas A4:



2013, No.1498 104

Bentuk sampul menggunakan logo tambahan

E. Pengawasan Pimpinan instansi/satuan kerja bertanggung jawab atas pelaksanaan ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.



2013, No.1498 105

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN,

DAN PEMBETULAN NASKAH DINAS

Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan pembetulan tersebut.

A. Pengertian 1. Perubahan

Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas. Perubahan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru.

2. Pencabutan

Pencabutan mempunyai arti bahwa naskah dinas tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

3. Pembatalan

Pembatalan mempunyai arti bahwa semua materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.

4. Pembetulan

Pembetulan atau ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak atas kesalahan yang sifatnya tidak substansial, misalnya penulisan angka, huruf, dan nama orang.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Pembetulan 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau

dibatalkan harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya.

2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah atau pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.



2013, No.1498 106

BAB VIII PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini merupakan acuan bagi satuan kerja di lingkungan LIPI dalam pelaksanaan Tata Naskah Dinas untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien.

Dengan menerapkan Pedoman Tata Naskah Dinas LIPI ini diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman tentang penyelenggaraan Tata Naskah Dinas sehingga terwujud tertib administrasi di lingkungan LIPI.

KEPALA LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, LUKMAN HAKIM



peraturan kepala lembaga ilmu pengetahuan...

Documents