peraturan - iain palangka raya

PERATURAN

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

PADA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

TAHUN 2016

i

I

I

.-

KEPUTUSAN REKTORINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

NOMOR tgt TAHUN 2016TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINASPADA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR INSTITUT AGAMA TSLAM NEGERI PALANGKA RAYA,

Men imba ng

Meng ingat

a. bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasikedinasan serta efisiensi komunikasi dan informasi antar unitorganisasi, perlu ditetapkan tata naskah dinas pada lnstititutAgama lslam Negeri (lAlN) Palangka Raya;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Rektor tentangPedoman Tata Naskah Dinas pada lAlN Palangka Raya;

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republiklndonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan LembaranNegara Republik lndonesia Nomor 2964) sebagaimana telahdiubah dengan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik lndonesiaNomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesiaNomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan(Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2009 Nomor'109, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor5035);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentangLambang Negara (Lembaran Negara Republik lndonesiaTahun 1951 Nomor 111, Tambahan Lembaran NegaraRepublik lndonesia Nomor '176);

4. Peraturan pemerintah Nomor 43 Tahun 1 958 tentangPenggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara Republik

I l\dr-., ru, |t"tA"t, Di*t p,oAa titN fihngka Raya

,rttnt

)

lndonesia Tahun 1958 Nomor 7 1 Tambahan Lembaran

Negara Republik lndonesia Nomor 1630),

5. Peraturan pemerintah Nomor 28 T ahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun2012

Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia

Nomor 5286);6. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 201 5 tentang Organisasi

Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik lndonesia

Tahun 2015 Nomor 8);7. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang

Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik lndonesiaTahun 2015 Nomor 168);

8. Peraturan Menteri Agama Nomor 1 0 Tahun 2010 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama sebagaimanatelah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan MenteriAgama Nomor 16 Tahun 2015 tentang Perubahan KeempatAtas Peraturan Menteri Agama Nomor '10 Tahun 201 0

tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama(Berita Negara Republik lndonesia Tahun 2015 Nomor 348);

9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 6f ahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan DinasElektronik di Lingkungan lnstansi Pemerintah;

10. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2012 tentangOrganisasi dan Tata Kerja lnstansi Vertikal KementerianAgama (Berita Negara Republik lndonesia Tahun 2012Nomor 851);

11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 20'12 tentang PedomanTata Persuratan Dinas lnstansi Pemerintah (Berita NegaraRepublik lndonesia Tahun 2013 Nomor 69);

12. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor1 3/KEP/M. PAN l'l 12003 tentang Pedoman Umum PerkantoranElektronis Lingkup lntranet di Lingkungan lnstansiPemerintah:

1 3. Peraturan Menteri Agama Nomor B Tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja lAlN Palangka Raya;

14. Keputusan Menteri Agama Republik lndonesia Nomor 9 tahun2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas padaKementerian Agama.

T-) t. Pedomon Tqts Naskoh Dinas pada IAIN Palangka Raya

I

Menetapkan

KESATU

KEDUA

KETIGA

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN REKTOR INSTITUT AGAMAPALANGKA RAYA TENTANG PEDOMANDINAS PADA IAIN PALANGKA RAYA.

ISLAM NEGERITATA NASKAH

Menetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas pada lAlN PalangkaRaya sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakanbagian tidak terpisahkan dari Keputusan Rektor ini.

Pedoman Tata Naskah Dinas pada lAlN Palangka Rayasebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU merupakanpedoman bagi organisasi lAlN Palangka Raya dalammenyelenggarakan tata naskah dinas yang terdiri dari:l. Organ Pengelola:

a. Rektor dan Wakil Rektor;b. Fakultas;c. Pascasarjana;d. Biro Administrasi Umum, Akademik dan Kemahasiswaan;e. Lembaga;f. Unit Pelaksana Teknis.

ll. Organ Pertimbangan:a. Senat;b. Dewan Penyantun.

lll. Organ Pengawas.

Tata naskah dinas diberlakukan sejak tanggal 1 Juni 2016,dengan ketentuan apabila terdapat kekeliruan dalampenetapannya akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Palangka Rayapadatanggal :'19 Mei 20'16

Rektor,

NI

S Pelu,SH,MH

) . Pedomon Toto Naskah Dinos poda IAIN Palangko Raya

109 199903 1 002 /

LAMPIRANREKTOR IAIN PALANGKA RAYA

NOMOR TAHUN 2016TENTANGPEDOMAN TATA NASKAH DINASPADA IAIN PALANGKA RAYA

. BABIPENDAHULUAN

A. Latar BelakangSesuai dinamika perkembangan peraturan dan teknologi informasi, lAlN

Palangka Raya perlu menyempurnakan tata naskah dinas dalam rangkamemperlancar arus informasi dan komunikasi tulis kedinasan.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi meliputipengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambangnegara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa lndonesia yang baik danbenar, kewenangan penandatanganan, tata surat, dan alur surat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh satuanorganisasiikerja pada lAlN Palangka Raya telah diatur dalam Peraturan MenteriAgama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di LingkunganKementerian Agama. Dengan adanya Peraturan Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang PedomanUmum Tata Naskah Dinas lnstansi Pemerintah, ketentuan dalam TataPersuratan Dinas tersebut perlu disempurnakan.

B. Maksud dan Tujuan1 Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas dimaksudkan sebagai rujukan atau acuan bagisetiap organ-dalam pembuatan dan pengelolaan naskah dinas pada lAlNPalangka Raya.

2 TujuanPedoman Tata Naskah Dinas bertujuan untuk menciptakan kelancarankomunikasi tulis yang efektif dan efisien antar organ pada lAlN PalangkaRaya.

C. SasaranSasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas lAlN Palangka Raya adalah:1. tercapalnya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggara

tata naskah dinas;2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur

lainnya dalam lingkup administrasi umum; '

Ji Pedoma Tota Naskah Dinos pada IAIN Palangka Rayo

3. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; dan

4. berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan

tata naskah dinas.

D. AsasAsas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas sebagai berikut:'1 . Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien

dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasiinformasi, serta dalam penggunaan bahasa lndonesia yang baik, benar, danlugas.

2. PembakuanNaskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telahdibakukan-

3. Pertanggung JawabanPenyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segiisi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. KeterkaitanKegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuansistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan KetepatanNaskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepatsasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. KeamananTata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaiankepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

5i Petlu,ru Tora ltrtskah nnoi poAo tAtN fonngfo noyo

E. Ruang LingkupRuang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas lAlN Palangka Raya meliputi

berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis dan format naskahdinas, penyusunan naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi,penandatanganan naskah dinas, penggunaan lambang/logo dalam naskahdinas, tata persuratan, dan penggunaan media surat-menyurat.

F. Pengertian Umum1. Naskah Dinas adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang

dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada lAlNPalangka Raya dalam rangka penyelenggaraan tugas sesuai tugas danfungsi lAlN Palangka Raya;

2. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputipengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi,dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalamkomunikasi kedinasan;

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan tataletak, termasuk penggunaan logo dan cap dinas, penulisan nama instansi,boks tanda tangan, dan cap dinas, serta bentuk redaksional,

4. Lambang/logolAlN Palangka Raya adalah gambar dan/atau huruf dalambentuk kaligrafi yang digunakan dalam Naskah Dinas lAlN Palangka Rayasebagai identitas;

5. Kode Jabatan adalah kode jabatan penandatanganan pada naskah dinas,disusun berdasarkan jabatan yang terdapat dalam organisasi dan tata kerjayang telah ditetapkan oleh Rekor;

6. Satuan Kerja adalah bagian dari suatu organisasi yang menyelenggarakankegiatan-kegiatan administrasi dalam arti terbatas yang di dalamnya terdapatpejabatpejabat yang mengurusi administrasi kepegawaian, keuangan, danadministrasi umum, pada rektorat, fakultas, Pascasarjana, biro, lembaga, danUPT.

,lhr Pedoman l'atq Naskqh Dinas pada IAIN Palangko Raya

BAB II

JENIS DAN WEWENANG PEMBUATANiPENETAPAN,DAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah DinasJenis naskah dinas terdiri dari naskah dinas arahan, naskah dinas

korespondensi, naskah dinas khusus, laporan, dan telaahan staf.

1. Naskah dinas arahan terdiri dari:

Keputusan, Surat Edaran, Standar Operasional Prosedur,dan SuratPerjanjian.

2. Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari:

a. Naskah Dinas Korespondensi lnternal meliputi nota dinas dan

memorandum;b. Naskah Dinas Korespondesi Eksternal berupa surat dinas; danc. Surat Undangan.

3. Naskah Dinas Khusus meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian

internasional, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar,

dan pengumuman.4. Laporan;5. Telaahan Staf;6. Formulir; dan7. Naskah Dinas Elektronik.

B. Naskah Dinas'1 . Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakanpokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakandalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan lAlN Palangka Raya yangberupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.a. Keputusan

- Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata carapenulisan keputusan diatur sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. Surat Edaran merupakan naskah dinas yang memuat penetapan danpemberitahuan tentang bal tertentu yang dianggap penting dan mendesakserta ditujukan kepada lingkungan tertentu.

c. Standar Operasional ProsedurKetentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata carapenulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

d. Surat PerjanjianSurat perjanjian merupakan naskah dinas antara Rektor, Dekan, atauDirektur Pascasarjana dengan Pimpinan unit kerja/lembaga yangditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasanuntuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

J ; Pedonrun Tatu.\askuh Di os pldo IAIN Palangka Raya

2. Naskah Dinas Korespondensia. Naskah Dinas Korespondesi lnternal

1) Nota Dinas merupakan naskah dinas internal pada satuan

organisasi/unit kerja yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan

tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,

permintaan, atau penyampaian pendapat kepada pejabat lain. Nota

Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas dan

lengkap, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat

struktural/fungsional yang dituju.2) Memorandum merupakan naskah dinas internal pada satuan

organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan suatu masalah,

menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

b. Naskah Dinas Korespondesi Eksternal adalah Surat Dinas

Surat Dinas merupakan naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasanlainnya kepada pihak lain di luar satuan organisasi.

c. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan kepadapejabaUpegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadirisuatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

3. Naskah Dinas Khususa. Perjanjian Dalam Negeri dan Perjanjian lnternasional.

Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata carapenulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

b. Surat kuasa merupakan naskah dinas yang berisi pemberian wewenangkepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak laindengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalamrangka kedinasan.

c. Berita Acara merupakan naskah dinas yang berisi uraian tentang prosespelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihakdan para saksi apabila diperlukan.

d. Surat Keterangan merupakan naskah dinas yang berisi informasi hal atauseseorang untuk kepentingan kedinasan.

e. Surat Pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untukmengantar/menyampaikan barang atau naskah.

f. Pengumuman merupakan naskah dinas yang memuat pemberitahuanyang ditujukan kepada semua pejabaUpegawai lAlN Palangka Raya atauperseorangan dan golongan di dalam atau di luar lAlN Palangka Raya.

4. Laporan merupakan naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentangpelaksanaan suatu keg iatan/kejadia n.

5. Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabatstruktural atau fungsional yang memuat analisis singkat dan jelas

Pedonan Tdtd Noskoh Di as poda IAIN Palangka Raya8i

C. Wewenang Pembuatan/Penetapan dan Penandatanganan Naskah Dinas'1. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Keputusan pada lAlN

Palangka Raya oleh Rektor.2. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran pada

lAlN Palangka Raya oleh Rektor dapat dilimpahkan pada Kepala Biro

Adminishasi Umum Akademik dan Keuangan (AUAK) atau Pejabat yang

ditunjuk sesuai substansi surat edaran.3. Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Rektor, Dekan, atau Direktur

Pascasarjana sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

4. Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dalam satu lingkunganinternal satuan organisasi sesuai dengan lingkup , wewenang, dan tanggungjawab.

5. Memorandum dibuat dan ditandatangani oleh atasan sesuai dengan lingkuptugas, wewenang, dan tanggung jawab.

6. Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yangbemenang sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawab.

7. Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabiladiperlukan.

B. Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani olehpejabat yang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

9. Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Rektor serta Pimpinan UnitKerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

10. Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.1 1 . Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

wewenang, dan tanggung jawab.

el Pedoma Toto Naskah Dirros pada IAIN Palangka Raya

mengenaisuatu persoalan dengan memberikan jalan keluari pemecahan

yang disarankan.6. Formulir merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah

untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk

kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang

diperlukan.7. Naskah Dinas Elekronik merupakan naskah dinas berupa komunikasi

informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam dalam

multimedia elektronik.

BAB IIIPENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan PenyusunanSetiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat,

dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu

memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:

1. KetelitianDalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan,

dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan

penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian

sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan

putusan kebijakan.2. Kejelasan

Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.

3. Singkat dan PadatNaskah Dinas harus menggunakan bahasa lndonesia yang baik dan benar(bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan MeyakinkanNaskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan

ke dalam Naskah Dinas dilakukan menurut urutan yang logis danmeyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehinggamemudahkan pemahaman penalaran bagi penerima Naskah Dinas.

5. PembakuanNaskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuaidengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun daripenggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahamanisi Naskah Dinas.

B. Lambang/logo lAlN Palangka Raya pada Naskah DinasUntuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama

menggunakan Lambang/logo lAlN Palangka Raya.Pencantuman Lambang/logo lAlN Palangka Raya sebagai berikut:

1. Lambang/logo lAlN Palangka Raya digunakan untuk Naskah Dinas yangditandatangani sendiri oleh Rekor;

2. Lambang/logo lAlN Palangka Raya digunakan untuk Naskah Dinas yangditandatangani pejabat struKural yang berwenang pada lAlN PalangkaRaya.

l0i Pedoman Tato i'asknh oinas poda IAIN Palangka Raya

C. Kode Jabatan dan Penomoran pada Naskah Dinas1. Kode Jabatan pada Naskah Dinas

Pemberian kode jabatan diurutkan berdasarkan satuan kerja dan tata kerja

yang ditetapkan oleh Rektor dan diurutkan sesuai dengan struktur satuankerja pada organisasi dan tata kerja masing-masing unit kerjailembaga.Kewenangan penetapan kode jabatan sebagai berikut:Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada lAlN Palangka Raya dilakukandan ditetapkan dengan Keputusan Rektor.

2. Penomoran Naskah DinasNomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan.

Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahanpenyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.a. Susunan penomoran Surat Edaran, Surat Tugas, dan Naskah Dinas

Khusus sebagai berikut:1) nomor surat tugas (nomor urut dalam satu tahun takwim);2) kode jabatan;

3) bulan (ditulis dalam dua digit); dan4) tahun terbit.

Contoh nomor surat tugas

NOMOR 09 t ln.Z2lKP.0 1 .7 107 120 1 6

09!n.22

KP.01.7072016

: Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim kalender: Kode Rektor: Klasifikasi Kepegawaian: Bulan ke-7 (Juli): Tahun 2016

b. Susunan penomoran Surat Dinas mencakup hal-hal sebagai berikut:1) kode derajat pengamanan surat dinas;2) nomor surat dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);3)kode jabatan;

4)kode klasifikasi arsip (KKA);5) bulan (ditulis dalam dua digit); dan6) tahun terbit,

lr i Pedoman Tata Naskoh Dinas pada UIN Palangko Raya

Contoh:a) Nomor Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Rektor

SR-1 2l ln.22l KP .0 1 .5 I 04 1201 6

KOOE KETERANGAN

SRKode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifat

Sangat Rahasia12 Nomor Surat Dinas

!n.22 Kode Jabatan lAlN Palangka Raya

Kode Klasifikasi Arsip

04 Bulan Ke-4 (April)

2016 Tahun Terbit 2016

R-1 23 I ln.22lKP.0 1 .5/O4l2O1 6

KODE KETERANGAN

RKode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifatRahasia

12 Nomor Surat Dinasln.22 Kode Jabatan lAlN Palangka Raya

KP.01 5 Kode Klasifikasi Arsip04 Bulan Ke-4 (April)


c) Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan SatuanKerja:

B-1 23 I !n.22 lKP.0 1 .5 1041201 6

KODE KETERANGAN

BKode Derajat Pengamanan Surat Dinas bersifatBiasa

12 Nomor Surat Dinasln.22 Kode Jabatan lAlN Palangka Raya

KP.01.5 Kode Klasifikasi Arsip04 Bulan Ke-4 (April)


lll, f"aoo,o, Tari Naskah Dinas pada IAIN Patangka Rayt

KP.01.5

b) Nomor Surat Dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan SatuanKerja:

c. Susunan penomoran nota dinas atau memorandum terdiri dari:

1)nomor nota dinas atau memorandum (nomor urut dalam satu tahuntakwim);

2) kode jabatan;

3)kode klasifikasi arsip (KKA);

4)bulan (ditulis dalam dua digit); dan

5)Tahun terbit.

Contoh:Nomor nota dinas yang ditandatangani oleh Rektor

Nomor 0B/1n.22 lKP.01 .5104120'16

OB

!n.22KP.01.50420't6

: Nomor urut nota dinas atau memorandum satu Tahun takwimkalender

: Kode Jabatan lAlN Palangka Raya: Kode Klasifikasi Arsip: Bulan ke-4 (April): Tahun 2015

d. Kode Unit pada lAlN Palangka Rayaln. 22 : Rektor lAlN Palangka Raya

Contoh. NOMOR 0911n.221KP.01.7 107 12016

I : Unsur Pimpinan1.1 WR. Bid. Akademik dan Pengembangan Kelembagaan

Contoh. NOMOR 09lln.22ll.1 lKP.01 .7 107 12016

1.2 WR. Bid. Adminiskasi Umum, Perencanaan dan KeuanganContoh. NOMOR 09 I ln.22ll.2lKU.00 lO7 l2O1 6

1.3 WR. Bid. Kemahasiswaan dan KerjasamaContoh. NOMOR 09lln.22ll.3 lHM.01 107 1201 6

: Unsur Biro AUAKll.1 Kabag Perencanaan dan Keuangan

Contoh. NOMOR 09lln.22lll.'l lKU.00l 07 l2O 1 6

ll.2 Kabag UmumContoh. NOMOR 09 lln.22l ll.2lPS.01 107 120 1 6

ll.3 Kabag Akademik dan KemahasiswaanContoh. N OMO R 09 lln.22l ll.3tPP .00.9 I 07 1201 6

l3 iPedomon Tato Noskah Dinas pada IAIN Palongka Ra1'a

il

ill : Unsur Pelaksana Akademiklll.1 Fakultas Tarbiyah dan llmu Keguruan

Contoh NOMOR 09lln 22llll.1 |PP.00.9/07 12016

lll.1.A Jurusan TarbiyahContoh. NOMOR 09 lln 22l lll.1 . NP P .00.9 107 12016

lll.1.A.1 Prodi Pendidikan Agama lslam (PAl)

Contoh. NOMOR 09 I ln.22l lll. 1 .4. 1 lP P.00.9107 120 1 6lll.1.A.2 Prodi Manajemen Pendidikan lslam (MPl)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.1.A.2|PP.00.9107 12016

lll.1.A.3 Prodi Pend. Guru Madarasah lbtidaiyah (PGMI)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.1.A.3|PP.00.9lO7 12016

lll.1.A.4 Prodi Pendidikan Guru Raudhatul Athfal (PGRA)

Contoh. NOMOR 09 I ln.22l lll. 1.A.4lP P.00.9107 1201 6

lll.1. B Jurusan Pendidikan BahasaContoh. NOM OR 09 t 1n.22 I lll. 1 .B I P P .00.9 lO7 120 1 6lll.1. 8.1 Prodi Tadris Pendidikan Bahasa lnggris (TBI)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.1.B.1 |PP.00.9107 120'16

lll.1. 8.2 Prodi Pendidikan Bahasa Arab (PBA)Contoh. N OMO R 09 I ln.22l lll. 1 .8.21 P P .O0.9 I 07 120 1 6lll.1. C Jurusan Pendidikan Pendidikan MIPAContoh. N OMO R 09 I ln.22l lll. 1 .C t P P .00.9 I 07 t20 1 6lll.1.C.1 Prodi Tadris Fisika (TFS)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.1 .C.1 lPP.O0.9107 12016

lll.1.C.2 Prodi Tadris Biologi (TBG)Contoh. N OMO R 09 I ln.22l lll. 1 .C.2 t P P .00.9 I 07 I 20 1 6

lll.2 Fakultas SyariahContoh. NOMOR 09lln.22llll.2lPP.00.9/07/201 6lll.2. A. JurusanSyari'ahContoh. NOMO R 09 I !n.22 I lll.2. N PP .0O.9 I 07 120 1 6lll.2.A.1 Prodi Al-Akhwal Asy-Syakhshiyah (AHS)Contoh. NOMOR 09 I !n.22/lll.2. A. 1 lP P.00.9 107 1201 6

lll.2.A.2 Prodi Hukum Ekonomi Syari'ah (HES)

Contoh. NOMOR 09 lln.22llll.2.A.2lPP.00.9107 12016

lll.2.A.3 Prodi Zakat dan Wakaf (ZW)Contoh. NOMOR 09 lln.22l lll 2 A.3lP P.00.9 107 120'1 6

lll.3 Fakultas Ushuluddin, Adab dan DakwahContoh. NOMOR 09 I ln.22l lll.3 lP P.00.9 107 1201 6lll.3.A Jurusan UshuluddinContoh. NOM OR 09 I ln.22l lll 3. NPP 00.9 I 07 120 1 6lll.3.A.1 Prodi llmu Alqur'an dan Tafsir (QT)Contoh. NOMOR 09 I ln.22llll.3. A 1 I P P .00 9 107 120 1 6

lll e"ao^on Tata Naskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

lll.3.B Jurusan AdabContoh. NOMOR 09 I I n.22 I lll.3.BIPP .00 I I 07 120 1 6

lll.3.B.'1 Prodi Bahasa dan Sastra Arab (BSA)Contoh. NOMOR 09/1n.221111.3.B.1 lPP.00.9107 12016

lll.3.B.2 Prodi Sejarah Kebudayaan lslam (SKl)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.3.B.zlPP.00.9107 12016

lll.3.C Jurusan Dakwah dan Komunikasi lslamContoh. NOMOR 09lln.22l lll.3.C lP P .00.9107 120 1 6lll.3.C.1 Prodi Bimbingan dan Konsuling lslam (BKl)Contoh. NOMOR 09 lln.22 llll.3.C. 1 |PP.00.9 107 1201 6lll.C.1.2 Prodi Komunikasi dan Penyiaran lslam (KPl)Contoh. NOMOR 09lln.22llll.3.C.2lPP.0O.9107 12016

lll.4 Fakultas Ekonomi dan Bisnis lslamContoh. NOMOR 09lln.22llll.4lPP.00.9107 1201 6lll.4. A Jurusan Ekonomi lslamContoh. NOMO R 09 t 1n.22 I lll.4. N P P .00.9 I 07 120 1 6

lll.4.A.1 Prodi Ekonomi Syariah (ESY)

Contoh. NOMOR 09lln.22llll.4.A.1 lPP.O09l07 12016

lll.4.A.2 Prodi Perbankan Syari'ah (PBS)

Contoh. NOMOR 09lln.22llll.4.A.2|PP.OO.9107 12016

IV: PascasarjanaContoh. NOMOR 09lln.22llV |PP.00.9/07/201 6

lV.a Prodi Manajemen Pendidikan lslam (MPl)

Contoh. NO MO R 09 I 1n.22 I lY .al PP.00.9/07/20 1 6

lV.b Prodi Magister Ekonomi Syari'ah (MES)

Contoh. NOMOR 09 lln.22llY .b|PP.00.9/07/20 1 6

lV.c Prodi Magister Hukum Keluarga (MHK)

Contoh. N OM OR 09 I 1n.22 I lY . cl PP. 00. 9/07120 1 6

lV.d Prodi Magister Pendidikan Agama lslam (MPAI)

Contoh. NOMOR 09Iln 22IlY dIPP.00.9107 12016

: Unsur PendukungV.1 Lembaga Penelitian dan Peng. Kepada MasyarakatContoh. NOMOR Q9lln.22N .1 1PP.00.9/07/201 6

V.1.a Pusat Penelitian dan PenerbitanContoh. NOMOR 09 I ln.22N. 1 . al P P.00.9 107 120 1 6

V.'l.b Pusat Pengabdian Kepada MasyarakatContoh. NOMOR 09 I !n.22 N.1 .bl PP. 00. 9/07/20 1 6

V.1.c Pusat Studi Gender dan AnakContoh. NOMOR 09Iln 22N 1 clPP O0.910712016

V

tsl Pedomsn Tsta Ndskc.h Dinas pada IAIN Palangka Raya

VI : Unit Pelaksana TeknisVl. 1 PerpustakaanContoh. NOMOR 09lln.22Nl.1 |PP.00.9/07/2016

Vl. 2 Teknologi lnformasi dan Pangkalan Data

Contoh. NOMOR 09fln.22N1.21PP.00.9 I 07 12016

Vl. 3 Pengembangan Bahasa

Contoh. NOMOR 09 lln.22Nl.3lPP.00.9 I 07 12016

Vl.4 Ma'had Al-Jami'ahContoh. NOMOR O9 lln22N l.4lPP.0O.9 107 12016

Vll : Organ PertimbanganVll. 1 Senat lnstitutContoh. NOMOR 09 I ln22N ll.1 I P P .00.9 107 120 1 6Vll. 2 Dewan PenyantunContoh. NOMOR 09lln.22Nll 2lPP.00.9107 12016

Vlll : Organ PengawasVlll. Satuan Pengawas lnternalContoh. NOMOR 09 I ln.22N llllPP.00.9/07/201 6

e. Nomor Salinan SuratPenomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surattersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu diawasi.Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:1) Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia atau

rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.2) Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan

(salinan tunggal).3) Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan

daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagailampiran.

4) Penomoran semua Naskah Dinas yang diatur dalam Keputusan iniwajib dimintakan kepada unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsiTata Usaha.

l6 Pedomsn Tato Naskah Dinos pada IAIN Palangka Raya

V.2 Lembaga Pengendali Mutu

Contoh. NOMOR 0911n.22N.21PP.00.9107 12016

V.2.a Pusat Pengembangan Standar Mutu

Contoh. NOMOR 09 lln22N .2.a1 PP. 00. 9/07/20 1 6

V.2.b Pusat Audit dan Pengendalian Mutu

Contoh. NO MO R 09 I ln.22N .2.b I P P . 00.9 I 07 120 1 6

Contoh.

D. Nomor halamanNomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angkaarab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkantanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama NaskahDinas yang menggunakan kop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomorhalaman.

E. Ketentuan Jarak Spasi1. Jarak antar6 bab dan judul adalah dua spasi;2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah

satu spasi;3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi;4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi; dan5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian danestetika, dengan menyeimbangkan banyaknya isi Naskah Dinas.

F. Penggunaan HurufNaskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12 pt,

sedangkan Naskah Dinas pengaturan dan penetapan diatur sesuai ketentuanperaturan perundang-undangan.

G. LampiranJika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi

nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomorlanjutan dari halaman sebelumnya.

H. Daftar DistribusiDaftar Distribusi merupakan susunan pe.iabat yang dibuat oleh pejabat

sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiapdistribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

l. RujukanRujukan merupakan naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai

dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukansebagai berikut:

l'7 | r"do^on Totd Ndskoh Dittas patla IAIN Palangka Riya

SALINAN 1

1. Naskah Dinas yang berbentuk Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman,

rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.

2. Surat Dlnas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada

alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam bal

lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.

a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada

alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukanlebih dari satu naskah, rujukan itu harus ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan sebagai berikut:

1) Rujukan Berupa NaskahPenulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkattentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut:jenis Nagkah Dinas, jabatan penandatanganan Naskah Dinas, nomorNaskah Dinas, tanggal penetapan, dan subjek Naskah Dinas.

2) Rujukan Berupa Surat DinasPenulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi singkattentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagaiberikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomot surat, tanggalpenandatanganan surat, dan perihal.

3) Rujukan Berupa Surat Dinas ElektronikPenulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yangdikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.

4) Rujukan Surat kepada lnstansi NonpemerintahRujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukkankepada instansi nonpemerintah.

J. Ruang Tanda Tangan1 . Pengertian

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yangmemuat nama jabatan (misalnya, Rektor, Dekan, Direktur Pasca, KepalaBiro).

2. Cara Penulisana. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris

kalimat terakhir.b. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat.c. Nama jabatan yang dilimpahkan wewenangnya sesuai tugas dan

fungsinya diletakkan pada baris kedua dan ketiga boleh disingkat;misalnya Biro AUAK, Kabag TU.

d. Ruang tanda tangan paling sedikit empat paragraf.e. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas ditulis dengan huruf

awal kapital.f. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm,

sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang-

18i e"ao^o" Tata Naskoh Dinas pada IAIN Patangka Roya

Contoh 1

Rektor.

(tanda tangan)

Dr. lbnu Elmi A.S. Pelu, SH, MH

Contoh 2Biro AUAK,

(tanda tangan)

Drs. H. Amal Fathullah, M. Pd.l

Contoh 3

a.n. DekanKabag TU,

(tanda tangan)

Nama Jelas

K. Penentuan Batas/Ruang TepiDemi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan Naskah Dinas,

diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh

karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepiatas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang

dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang

terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat Naskah Dinas, yaitu:

ruang tepi atas

b. ruang tepi bawahc. ruang tepi kiri

d. ruang tepi kanan

apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasidi bawah kop, dan apabila tanpa kop naskahdinas, paling sedikit 2 cm dari tepi atas kertas;paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; batasruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agarpada waktu dilubangi untuk kepentinganpenyimpanan dalam ordner/snelhechter tidakberakibat hilangnya salah satu huruf/kata/ angkapada naskah dinas tersebut; danpaling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas.

l9 Pedomon Tata Naskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

Catatan:Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifatfleksibel, disesuaikan dengan hanyak atau tidaknya isi suatu Naskah Dinas.Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknyamemperhatikan aspek keserasian dan estetika.

L. Penggunaan bahasaBahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan

menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikanpemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuaidengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku lndonesia danKamus Besar Bahasa lndonesia. Ejaan yang digunakan di dalam Naskah Dinasadalah Ejaan Bahasa lndongsia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

M. Media Sarana Naskah DinasMedia sarana Naskah Dinas merupakan alat untuk merekam informasi

yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1 . Kertas Surata. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan adalah HVS maksimal B0 gram.

2) Naskah Dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama

menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis

lain yang memiliki nilai kesamaan tertentu paling rendah harus

menggunakan kertas dengan nilai keasamem (PH) 7.

3) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan

kualitas terbaik white bond.4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang

berukuran 297 x 210 mm (874 x I P A inci). Di samping kertas A4,

. untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran

berikut:a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);

c) Folio (210 X 330 mm); dand) Folio ganda (420 x 330 mm).

20 | r"ar^on Tstq Naskoh Dinqs pddd IAIN Polangka Raya

2. Sampul SuratSampul surat merupakan sarana kelengkapan penyampaian surat, terutamauntuk surat keluar lAlN Palangka Raya. Ukuran, bentuk, dan warna sampulyang digunakan untuk suratmenyurat pada lAlN Palangka Raya, diatursesuai dengan keperluan.a. Warna dan Kualitas

Sampul surat dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarnaputih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuaidengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.

b. Penulisan Alamat Pengirim dan TujuanPada sampul surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamattujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan danbentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu

Lambang lAlN Palangka Raya, nama IAIN Palangka Raya dan alamatlAlN Palangka Raya. Alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau

ditulis pada bagian sampul kanan bawah.

c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam SampulSurat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus

dan tidak kusut Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan

sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertigabagian bawab lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas

dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul

dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arahpenerima/pembaca surat.

2l I r"ao^on Tata Noskah Dinas pado IAIN Palangka Raya

FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

tl

--**-t al**- t_:

Lembar kertas surat Pertama. Sepertiga bagian bawahLembaran kertas surat dilipat kedepan

--E-rig.-f

'r)1 Pedoman Tata Noskah Dinas patla IAIN Polangka Raya

t

I

i

i

t--r

l

i

Kedua, sepertiga bagian atas lembarankertas surat dilipat ke belakang

I

a-\

Ketiga, surat dimasukkan ke dalamsampul dengan bagian kepala suratmenghadap ke depan ke arah pembaca surat '

N. Susunan Surat Dinas1. Kop Surat

Kop Surat lAlN Palangka Raya diatur dengan ketentuan sebagai berikut:a. Kop surat lAlN Palangka Raya

1) Kop surat lAlN Palangka Raya menunjukkan nama dan alamat lAlNPalangka Raya. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untukkemudahan semua surat.

2) Kop Surat nama lAlN Palangka Raya diatur dengan ketentuansebagaimana berikut:Kop surat Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN)a) Susunan tulisan:

Lambang lAlN terletak di margin kiri, baris pertama bertuliskanKEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA, baris keduaINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA, dan dibawahnya diikuti alamat.Kertas dengan kepala nama lAlN Palangka Raya digunakan untukNaskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yangbersangkutan atau pejabat struktural di bawahnya.

23i Pedomon Tats Nsskah Dinas pada IAIN Palongka Raya

III

I

I

I

b) Jenis dan ukuran huruf(1) Tulisan Kementerian Republik lndonesia, dengan huruf kapital

dan jenis font Arial 14,

(2) Tulisan nama lAlN Palangka Raya, dengan huruf kapital dan

jenis font Arial 12 (termasuk nama fakultas, pascasarjana dll)

(3) Alamat lAlN Palangka Raya, dengan huruf awal kapital danjenis font Arial 9.

Contoh 1 . Rektorat

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected].

Website: http:i,vww.iain-palangkaraya.ac.id.f".ft

Contoh 2 . FTIK


FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUANJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 053S3226356 F ax 3222105 email: [email protected]: hft p:/,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 3. FEBI

64KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYAFAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

Jalan G Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah,73112Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected].

I4lebsile: http:/i,vww. iain-palangkaraya.ac.id.


FAKULTAS USHULUDDIN, ADAB DAN DAKWAHJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected],yebsiter http:/l,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 5 . SYARIAH


FAKULTAS SYARIAHJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73.1 12

Telp. 0536 3226356 F ax 3222105 Email. [email protected]: httpr//www iain-palangkaraya.ac.id.

211, r"do-o, Tata Nast.r,h Dinas pada IAIN Patangka Raya

Contoh 4. FUAD

lf:lrnt

Contoh 6. Pascasarjana

KEMENTRIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA-

PASCASARJANAJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 F ax. 32221os Email: [email protected]: http://www.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 7 . LP2M

KEMENTER]AN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (LP2M}Jalan G. Obos Komplek Islamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email, [email protected]: http:/i,,,/ww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 8 . LPM


LEMBAGA PENJAMIN MUTU (LPM)Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimanlan Tengah, 73112

Telp. 053e3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected]: http:/,,/ww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh I . UPT PERPUSTAKAAN


UNIT PELAKSANA TEKNIS PERPUSTAKAANJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan TenEah, 73'112

Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected].,yebsr,e: http:/,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 10 . UPT Tl PD

KEMENTERIAN AGAMA REP,UBLIK INDONES]AINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

UNIT PELAKSANA TEKNIS TEKNOLOGI INFORMASI & PANGKALAN DATAJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected]: httpJ Mww.iain-palangkaraya.ac.id.

Contoh 1'1 . UPT PENGEMBANGAN BAHASA

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYAUNIT PELAKSANA TEKNIS PENGEMBANGAN BAHASA

Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 731 12Telp 0536-3226356 F ax. 3222105 Email. [email protected].

Wetsife: http://www.iain-palaogkaraya.ac.id

25 i e"ao^r, Tara Naskah Dinas pada IAIN Palongka Raya

tlflflt

rElnt

IElii-ti

Contoh 12 . UPT MA'HAD AL JAMI'AH


UNIT PELAKSANA TEKNIS MA'HAD AL JAMI'AHJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Ema : [email protected],rllebsile: http:/lwww. iain-palangkaraya.ac.id.

2. Tanggal SuratTanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:a. tanggal ditulis dengan angka Arab;b. bulan ditulis dengan huruf lengkap; dan

c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Ar4b

3. Hal SuratHal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata

singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan

dan menjadi rujukan dalam komunikasi; :

b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang

terdiri atas lebih dari satu halaman; danc. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan

penyimpanan surat.

4. Tujuan dan Alamat Surata. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan satuan

organisasi/satuan kerja yang dituju. Surat Dinas tidak dapat ditujukankepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor, kementerian, dan

instansi.b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat Pemerintah/pejabat negara

ditulis dengan urutan sebagai berikut:1) nama jabatan;

2) jalan;

3) kota; dan4) kode pos.

Contoh:Yth. Rektor lAlN Palangka RayaJalan G. Obos Komplek lslamic Centre No. 24Palangka Raya,73111

5. Paragraf dan Spasi Surat,

)(1 | Pedoman Tata Nosl.oh Dinos pada IAIN Palangka Raya

Paragraf merupakan sekelompok kalimat pernyataan yang Lrerkaitan satu

dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah

mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkanpemikiran dalam komunikasi tertulis.lsi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 s.d. 2 spasi di antaraparagraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas

satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandaidengan ketuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.

6. Warna TintaTinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkanuntuk penandatanganan surat benivarna hitam atau biru tua. Tinta berwarnamerah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia (R)

atau Sangat Rahasia (SR). Penggunaan warna tinta cap dinas berwarnaungu.

7. SalinanSalinan surat dinas'hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada

tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yangterkait.

8. Tingkat Keamanana. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang

tertinggi sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatannegara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidakberhak, maka akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yangberhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara: Jikadisiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, makaakan merugikan negara.

c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidaktermasuk dalam butir a dan b. Namun itu tidak berarti bahwa isi suratdinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhakmengetahuinya.

Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (SangatRahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanandan keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap(diketik berwarna merah pada nomor surat).

SRb

R

27i Pedomo Tota Noskth Dinas pdda IAIN Palangka Raya

a.

Jika surat dinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salilran harus

dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

9. Kecepatan Penyampaiana. Amat Segera/Kilat merupakan surat dinas yang harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang sama dengan batas

waktu 24 jam.

b. Segera merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirimdisampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.

c. Biasa merupakan surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagianpengiriman, sesuai dengan jadwal perjalan an carakalkurir.

O. Ketentuan Surat-Menyurat1. Komunikasi Langsung

Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surattersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala satuan kerja, untukmempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surattetap ditujukan kepada kepala satuan kerja, tetapi dicantumkan untukperhatian (u.p.) pejabat yang bersangkutan.

2. Alur SuralMenyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkatpimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenangsehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.a. Alur surat dari atas ke bawah diatur sebagai berikut:

Surat dari Rektor yang dikirim ke Dekan, Pascasarjana, Biro, Lembaga,UPT dialamatkan kepada Dekan, Direktur Pascasarjana, Kepala Biro,Ketua LPM/LP2M, Kepala UPT.

b. Alur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut:1) Dekan, Direktur Pascasarjana, Ketua LPM, LP2M, dan Kepala UPT

pada lAlN Palangka Raya yang mengirim surat alur ke atas hanyaboleh ditujukan kepada Rektor lAlN;

2) Rektor lAlN Palangka Raya mengirim surat alur keatas ditujukankepada Menteri Agama atau kepada Direktur Jenderal Pendidikanlslam untuk urusan teknis operasional atau kepada lnspektur Jenderaluntuk urusan pengawasan atau kepada Sekretaris Jenderal untukurusan administratif.

c. Alur surat ke samping (Horisontal)Surat dari lAlN Palangka Raya, Kantor Wilayah Kementerian AgamaProvinsi, Ketua STAKN, Ketua STAHN dan Kepala Balai yang ditujukanantar satuan organisasi bersangkutan harus dialamatkan kepadapimpinan masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.

28 I'edoman 'l'ora Noskah Ditro^s pada IAIN Palangka Raya

3. DisposisiDisposisi merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan

surat atau penyelesaian surat, yang ditulis secara jelas pada lembardisposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuandengan naskah atau surat dinas yang bersangkutan dan tidak bolehdipisahkan, sehingga pada lembar disposisi selalu dicantumkan kalimat"Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang tergabung dalam berkas ini".

Contoh di lingkungan Rektorat

Penerima.) Kasubbag pada masrng-masing Bagran

ffiKEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYAJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 053&3226356 Fax. 3222105 Emall: [email protected]: http:/www. iain-palangkaraya.ac.id.

LEMBAR DISPOSISIPERHATIAN: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas inl

Nomor Surat LJ UAsli TembusanStatus

Tanggal Surat Sangat SegeraSegeraPenting

Sifat

LampiranOiterima Tanggal

No Agenda L_l L_lKilat Biasa

DariPerihal

BIASAPetu niukl

E s"tr.1, awab

Disposisi Karo Kepada:

I-l 1. Kabag umum

2. Kabag Perenc. dan Keuangan Tolak Perbaiki

3. Kabag Mikwa E r"titi a Pendapat EBicarakan dengan saya

LJ untrt diketahui LlBicarakan bersama

E Sc.tesaikan Elngatkan

LJ Sesuai catatan Esi,np"nE untux perhatian EDisiapkan

Ll Edarkan LlH"rrp dihadiri diwakili

ECATATAN Karo

Tanggal Penyelesaian Diajukan kembali tgl

DISPOSISI KEPALA BIROKepada Bagian 1, 2, 3Petunjuk:

Penerima

DISPOSISI KEPALA BAGIANKepada Bagian 1, 2,')Petu njuk:

Tanggal Penyelesaian Tanggal PenyelesaianPenerima

I)\ 1, Pedomon Toro l\oskah Dinas Poda IAIN Palangka Raya

SANGATSEGERA I SEGERA

Penerima:

Contoh disposisi dilingkungan Fakultas

-) Kasubbag pada masing-masing Bagian


FAKULTAS USHULUDDIN, ADAB DAN DAKWAHJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73'112

Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Ema : [email protected]: httpJ^,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

LEMBAR DISPOSISIPERHATIAN: Dilarang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini

Nomor Surat status:l lnsti I lTembusan

Tanggal Surat Sifat Sangat SegeraSegeraPenting

LampiranDiterama Tanggal

No. Agenda Kilat | | Biasa UDari

Perihal

SANGAT SEGERA SEGERADisoosisi Kabao TU Keoada:

[-l t. Kasubbag AUK E sutrlu fltawaof l 2. Kasubbag nKA Tolak LJPerbaiki

f] r"titi a Pendapat EBicarakan dengan saya

E untrk dik"t"hri Bicarakan bersama

L-l Selesaikan Elngatkan

E Sesuai catatan rmpan

Untuk perhatian LlDistapkan

fl Edarkan EHarap dihadiri diwakili

U tr

Tanggal Penyelesaian Diaiukan kembali tglPenerima PenerimaDISPOSISI Kabaq TUKepada Bagian 1, 2, 3Petunjuk:Tanggal Penyelesaian

DISPOSISI kasubbaqKepada Bagian 1,2,")Petunjuk:Tanggal Penyelesaian

30l Pedoma Tuto Naskah Dino.s pada UIN Palongka Raya

I

I

Htr

Petuniuk:

UCATATAN Kabaq TU:

Penerima: Penerima:

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugasfungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan

diperlukan hanyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah dinas korespondensi yang

baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasiinstansi Pemerintah.

A. Naskah Dinas Korespondensi lnternal (Nota Dinas/Memorandum)Pengurusan nota dinas / memorandum merupakan pengelolaan nota

dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan notadinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan yaitu sub bagian-yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan untuk memudahkan pengawasandan pengendaliannya.

B. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal (Surat Dinas)1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harusdilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salahpenafsiran.

b. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakanmetode yang paling cepat dan tepat, seperti diskusi, kunjungan pribadi,dan jaringan telepon lokal. Koordinasi antar pejabat perlu dilakukan mulaitahap penyusunan draf sehingga perbaikan pada konsep final dapatdihindari.

c. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara danprosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

d. Jawaban terhadap Surat yang Masuk:1) lnstansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima

surat atas ketgrlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi.2) lnstansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap

konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.

2. Pengurusan Surat MasukSurat masuk merupakan semua surat dinas yang diterima. Untukmemudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masukdipusatkan di kesekretariatan atau unit kerja yang menyelenggarakan fungsiketatausahaan. Jika surat masuk disampaikan langsung kepada pejabatyang membidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberi tahukepada pihak sekretariat atau pejabat yang diberi wewenang melaksanakanpenerimaan surat tersebut. Penanganan surat masuk dilaksanakan melaluitahapan berikut.

! | I, r"do^on Tota Nsskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

BAB IV

PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

a. PenerimaanSurat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dipilah, dipilih dandikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B) dan tingkatkecepatan penyampaiannya (Kilat, Sangat Segera, Segera, dan Biasa).

Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkatkecepatan penyampaiannya.

b. Pencatatan tangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkatkecepatan1) Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan

lembar kontrol atau tanda penerimaannya ditandatangani. Pencatatansurat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatanpenyampaiannya.

2) Catatan dilaksanakan pada buku agenda menurut tingkatkeamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dansurat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan.

3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR dan Rdilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat tertentu yangmendapatkan kewenangan dari pimpinan.

4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan Bdilakukan oleh pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan kesekretariatan.

5) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari danberakhir pada nomor terakhir dalam satu Tahun, yaitu nomor terakhirpada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak sehinggadiperlukan pencatat lebih dari satu orang, pencatatan dilakukandengan pemberian kode tertentu sehingga semua surat masuk dapatdicatat dengan cepat.

6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan danpenyimpanan.

c. Penilaian1) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudab mulai dilaksanakan

pada tabap pencatatan, yaitu pada waktu menilai sementara apakahsurat masuk termasuk yang harus diberkaskan. Penilaian sementaraini dilakukan untuk memudahkan penanganan surat oleh pejabatarsip.

2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinanatau dapat disampaikan langsung kepada pejabat yang menangani.Biasanya, di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melaluipimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pejabattertentu.

3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaianpenanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa ataumelalui proses pemberkasan naskah.

7) i Pedonan Tara Nqskah Dinas pada UIN Polangka Raya

4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuksurat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutandalam keadaan sampul tertutup.

5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanandan tingkat kecepatan penyampaian surat.

d. Pemilahan1) Kegiatan pemilahan surat masuk mulai dilaksanakan pada tahap

pencatatan.2) Pada tahap pemilahan, surat akan disampaikan sesuai tujuan surat.3) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) disampaikan

langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.e. Pengolahan

1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yangakan diambil sebubungan dengan surat masuk tersebut.

2) Dari hasil pengolaban dapat diputuskan tindak lanjutnya.3) Pengolaban surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan

naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.f. Penyimpanan

1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai mengalami prosespenyimpanan karena surat dinas yang sudah disimpan itu seringdiminta kembali untuk diolah. Surat dinas harus disimpan sedemikianrupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

2) Surat masuk yarig melalui proses pemberkasan naskah disimpandalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.

3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, Suratdisimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. Beberapa caramenghimpun surat sebagai berikut:a) Seri merupakan himpunan satu jenis surat dinas yang berdasarkan

format surat atau jenis Naskah Dinas, misalnya Keputusan,lnstruksi, Petunjuk Pelaksanaan, dan Surat Edaran, disusunsecara kronologis. Himpunan menurut seri selain dibatasi olehkemampuan map.juga dibatasi oleh Tahun Naskah Dinas.

b) Rubrik merupakan himpunan dari satu macam masalah/ hal/pokokpersoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti,kunjungan dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrikdibatasi dengan Tahun atau dibatasi sampai dengan masalahselesai.

c) Dosir merupakan himpunan satu macam kegiatan atau persoalanyang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya,fail/berkas pegawai merupakan himpunan Naskah Dinas dari mulailamaran sampai dengan pemberhentian.

ljl, P"dr^-, rr, N"tAtl Dl,,* pada IAIN Patangka Raya

4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut.a) Lateral merupakan penyimpanan suraUhimpunan yang diletakkan

sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping,misalnya penyimpanan dalam ordner, kotak arsip, atau box file.

b) Vertikal merupakan penyimpanan surauhimpunan yang diletakkansedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka,misalnya penyimpanan suravmap pada lemari berkas (file kabinet).

c) Horizontal merupakan penyimpanan suraUbimpunan yang

diletakkan sedemikian rupa sehingga muka suray himpunanterlihat di sebelab atas, misalnya penyimpanan peta atau gambarkonstruksi.

5) Surat masih aKif, surat tetap berada di unit pengolah. Jika setelahdinilai surat itu menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudahdialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yangberlaku.

g. Sarana Penanganan Surat Masuk1) Buku Agenda merupakan sarana utama pengendalian dan

pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatatpada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagaiberikut:a) tanggal;b) nomor agenda;c) nomor dan tanggal surat masuk;d) lampiran;e) alamat pengirim,

0 hal/isi surat; dang) keterangan

Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah,misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjukpada nomor berikutnya.

2) fengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasannaskah dinas, selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yangdiatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah,selain buku agenda juga digunakan sarana lain.

3. Pengurusan Surat KeluarSurat keluar merupakan semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabatyang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas.Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengirimansurat keluar dilaksanakan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsipada bagian tata usaha. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahapsebagai berikut.

J!\. redomon l'sla Naskoh Dinas pada IAIN Palangka Raya

a. Pengolahan1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke

penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan,antara lain karena:a) adanya kebijaksanaan pimpinan;b) reaksi atas suatu aksi; danc) adanya konsep baru.

2) Penyiapanlpenyusunan konsep surat keluar sebagai berikut:a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabaupegawai

yang membidanginya, seperti sekretaris/pimpinan sekretariat ataupejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada

kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih

dahulu harus diteliti oleh sekretaris/ pimpinan sekretariat ataupejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjukpimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terbadap isi suratdinas, sekretaris/pimpinan sekretariat menetapkan tingkatkecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat.

d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabatyang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh dua parapejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkankonsep surat dihas tersebut.

e) Letak pembubuhan parafdiatur sebagai berikut:(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat

penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelumnama pejabat penanda tangan surat.

(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabatpenanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelahkanan/setelah nama pejabat penanda tangan.

. (3) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutandan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu

diperbaiki, proses selanjutnya adalah:F pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani

surat;! penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;! pembubuhan cap; dan> pemberian nomor.

IJj', Pedoman Tota Noskah Dinas pada IAIN Polangka Raya

Contoh 1. pemberian paraf:

Rektor

Dr. IBNU ELMI AS PELU S.H M.H

NtP. 19750109 199903 1002

Paraf peiabat Eselon lll Paraf pejabat Eselon ll

Contoh 2. Pemberian Paraf untuk eselon II/ Kepala Biro AUAK

a.n RektorKepala Biro AUAK,

Tanda Tangan

'il Drs. H. Amal Fathullah, M. Pd.l €e

Paraf pejabat Eselon lV Paraf Pejabat eselon lll

b. PencatatanSemua surat keluar dicatat dalam agenda surat keluar.

c. Penggandaan1) Penggandaan merupakan kegiatan memperbanyak surat dinas dengan

sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamatyang dituju.

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatanganioleh pejabat yang berhak.

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada basil penggandaan harus asli (bukansalinan).

4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamatdistribusi).

5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannyasegera dan sangat segera diprioritaskan.

6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya SangatRahasia, Rahasia, dan Konfidensial harus diawasi dengan ketat.

J$ l Peaomon Totq Nsskah Dinas pada LAIN Palangka Rtya

7) Kasubbag di masing-masing bagian berkewajiban menjaga agarpenggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh lAlNPalangka Raya.

d. Pengiriman dan Pengamanan1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya Biasa (B),

Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap,nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatanpenyampaian (segera/sangat segera/biasa).

3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalamamplop, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, capyang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkatkeamanan.

4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagaibukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.

5)Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariatmengusabakan keselamatan pengiriman semua surat keluar,khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

6) Untuk kepentingan keamanan, Kepala Sub Bagian yang menanganipersuratan mengusahakan keselamatan pengiriman surat keluar,kbususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

7) Waktu Penandatanganan surat. Waktu penandatanganan surat harusmemperhatikan jadwal pengiriman surat dan segera dikirim setelahditandatangani.

e. Penyimpanan'1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan

ketentuan kearsipan.2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus

disimpan di unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi di bagian tatausaha.

171 Pcdoman Tota Naskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

BAB VPEJABAT PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

A. Garis Kewenangan dan Penandatanganan1, Penggunaan Garis Kewenangan

Rektor lAlN Palangka Raya bertanggung jawab atas segala kegiatan yang

dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebuttidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukanpejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinasditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang

berwenang.2. Penandatanganan

Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapatmenggunakan tiga cara:a. Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan iika pejabat yangmenandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yangbertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawabpejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas naha (a.n.)pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkapdengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatana. n.

Pejabat penandatangan surat dinas bertanggung jawab atas isi suratdinas kepada penanggung jawab, tanggung jawab tetap berada padapejabat yang memberikan kuasa. Contoh:

a.n. RektorKepala Biro AUAK,

a.n. DekanKabag TU,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Drs. H. Amal Fathullah, M. Pd.l Nama Jelas

b. Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian)untuk keperluan berikut:1) untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan

oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan instansi,2) untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat

pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuaidengan maksud surat; dan

381 Pedomon Tota Naskoh Dinos pada IAIN Palongka Raya

3) untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu

kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

Contoh:Yth. Rektor lAlN Palangka RayaJalan G. Obos Komplek lslamic CentrePalangka Rayau.p.

Dekan Fakultas Syariah

c. Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.)sebagai berikut:1) Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menungguketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabatyang definitif ditetapkan.

Contoh:Plt. Kepala Biro AUAK, Plt. Dekan FTIK,


Nama Lengkap Nama Lengkap

d. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harianyang disingkat (Plh.) sebagai berikut:1) Pelaksana harian (Plh.) dipergunakan apabila pejabat yang benivenang

menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untukkelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabatsementara yang menggantikannya.

2) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabatyang definitif kembali di tempat.

Plh. Rektor, Plh. Direktur Pascasarjana,


Nama Lengkap

39 ! rrao-., rru *orlir, iir^ pada IAIN Palangka Raya

Nama Lengkap

Contoh:

B. Kewenangan Penandatanganan1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/

keluar lAlN Palangka Raya yang bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan pada

prinsipnya berada pada Rektor lAlN Palangka Raya. Sedangkan ditingkatfakultas oleh Dekan, di tingkat Biro oleh Karo AUAK, di pascasarjana oleh

Direktur, di Lembaga oleh Ketua LP2M atau Ketua LPM, dan di UPT olehKepala UPT.

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidakbersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepadapejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

3. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensipada lAlN Palangka Raya dilaksanakan sebagai berikut:A. Rektorat

1) Wakil Rektor dapat memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan surat dinas dari Rektor, sebagai Plh sesuai denganbidang masing-masing;

2) Kepala Biro AUAK dapat memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan surat dinas dari Rektor tentang supervisi, arahanmengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lainyang dilaksanakan di lingkungan Rektorat pada lAlN Palangka Raya;

B. Dekanat1) Wakil Dekan dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan

penandatanganan surat dinas dari Dekan, sebagai PLH sesuaidengan bidang masing-masing;

Contoh:Pelaksana HarianWakil Dekan ll,

Nama JelasNIP.

2) Kabag TU dapat memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan surat dinas dari Dekan, dan ditembuskan kepadaDekan.

Contoh:a.n. DekanKabag TU,

Nama JelasNIP.

40 ti r"au^on Totq Naskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

3) Kasubbag AUK, Mikwa dan Alumni dapat memperoleh pelimpahankewenangan dan penandatanganan surat dinas a.n. Kabag TU,apabila Kabag TU berhalangan atau Dinas Luar, dan ditembuskankepada Dekan.

Contoh:a.n. Kabag TUKasubbag Mikwa dan Alumni,

Nama JelasNIP.

C. PascasarjanaKasubbag TU dapat memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan surat dinas dari Direktur, dan ditembuskan ke Direktur.

Contoh:a.n. Direktur PascarjanaKasubbag TU,

Nama JelasNtP..........

D. BiroKabag Umum, Kabag Perencanaan dan Keuangan, dan Kabag Akademikdan Kemahasiswaan dapat memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan surat dinas dari Kepala Biro sesuai dengan tugas dan

fungsi masing-masing;

Nama JelasNtP..........

E. Lembaga'l) Sekretaris pada Lembaga Penjamin Mutu (LPM) dapat memperoleh

pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas dariKetua LPM, dan ditembuskan kepada Ketua LPM.Contoh:a.n. Ketua LPMSekretaris,

Nama JelasNIP .

1l . Pedomqn Tsto Noskah Dinos pad.r IAIN Palangka Raya

Contoh:a.n. Karo AUAKKabag Mikwa,

2) Sekretaris pada Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (LP2M) dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan

penandatanganan surat dinas dari Ketua LP2M, dan ditembuskankepada Ketua LP2M. Contoh:a.n. Ketua LP2M

Sekretaris,

Nama JelasNIP

4. Kode Klasifikasi Surat Dinas :

PP,PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

Tabel Kode Nomor Klasifikasi00 Kurikulum, Tenaga Edukatif dan Sarana

Sekolah Umum Tingkat TK dan SD

00.2 Sekolah Umum Tingkat SLTP00.3 Sekolah Umum Tingkat SLTA00.4 Perguruan Agama Tingkat RA dan

lbtidaiyah ( Prasekolah dan Pratama)I 00.5

00.6

Perguruan Tingkat Tsanawiyah(Menengah Pertama)Perguruan Agama Tingkat Aliyah (

Menengah Atas )00,7 Pondok Pasantren00.800.9 Perguruan Tinggi Agama00.10 Ketatausahaan00.11 Pengembangan sarana pendidikan01 Evaluasi dan ljazah0'1 .1 . Perguruan Agama01 2 Sekolah Perguruan Umum

02 Kepenilikan, Kepengawasan danPembinaan

02.1 Kepenilikan022 Pengawasan

12:l Pedomon Tsto Noskoh Dinas poda IAIN Palangko Royo

00.1

Diniyah

HK. HUKUM

PW. PERKAWINAN

Tabel Kode Nomor Klasifikasi


00 Penyuluhan

01 Bimbingan01.1

01 .2 Aliran Kerohanian/Keagamaan

02 Kerukunan Hidup Beragama03. lbadah dan lbadah sosial03.1 lbadah03.2. lbadah sosial

04 Pengembangan Keagamaan05. Rohaniawan

00 Peraturan Pe ru nd a ng-u nd a ng a n

01 Pidana01 1 Pencurian01 2 Korupsi02. Tata Usaha Kepegawaian02.1 Perdata02.2 Perikatan

03 Hukum Agama03.'1 Patwa032 RukyaUhisab03.3. Hari Besar Agama

04 Bantuan Hukum04.1 Kasus Hukum Pidana

Kasus Hukum Perdata04.3.

04.4. Penelaahan hukum

4iJ Pedoman Tata Naskah Dinas poda IAIN Polangka Ral'a

BA. PEMBINAAN AGAMA

Lembaga Keagamaan

04 2.

Kasus Hukum Tata Usaha Negara


00 PenyuluhanPerkawinan

02 Campuran

HJ. HAJITabel Kode Nomor Klasifikasi

OT. ORGANISASI DAN TATA LAKSANATabel Kode Nomor Klasifikasi

00. OrganisasiTata laksana

01 .1 Perencanaan01 .2 Laporan01.3 Penyusunan Prosedur Kerja

HM. KEHUMASANTabel Kode Nomor Klasifikasi

Penerangan01

02 Dokumentasi dan Kepustakaan02 1. Dokumentasi02203

KepustakaanKeprotokolan

KP. KEPEGAWAIANTabel Kode Nomor Klasifikasi

00 Calon Haji

01. Bimbingan

02.. Petugas Haji

03 Ongkos Naik Haji

04 Jamaah haji

05 Angkutan

06 Kendaraan

07 lnventaris Perlengkapan08. Penawaran Umum

09 Umroh

411 r"ar^o, Tatq Nqskah Dinos pada IAIN Patangka Roya

01.

01.

00.

Hubungan

00

00 1

00.2

Pengadaan

Penerimaa n

00.3 Pengangkatan

01 Tata Usaha Kepegawaian

01 '1 lzinlDispensasi01 .2 Keterangan

01.301 .4 SPPD

lnstruksi, Perintah

0'1.6 Rekomendasi01 .7 Pengantar01.8 Surat ucapan terima kasih

01.9 Surat balasan01 10 Pengumuman

01 .11 Panggilan

01.12 Pemeriksaan01 .13 Pernikahan01.14 Undangan /01..15 Surat Edaran

01.16 Nota Usul

01 .17 Surat Pernyataan01.18 Surat Persetujuan01 .19 lzin Studi01 .20 Surat Peringatan01.21 Permohonan

02. Pendidikan dan Pelatihan (diklat)02.1 Diklat Prajabatan02.202.3 Latihan Kursus02.4 Surat Tugas Belajar Sementara02.5 Surat lzin Belajar Sl

03 Korpri

04 Penilaian dan Hukuman04.1 Penilaian04.2 H ukuman

05 Screening06 Pembinaan Mental

45 | r"ao^oo Tata Naskah Dinas pada IAIN Patangka Raya

F ormasr

Surat Tugas

01.5

Diklat dalam Jabatan

07 Mutasi

07.1 Kepangkatan

07.2 Kenaikan Gaji Berkala07.3 Penyesuaian [\ilasa Kerja

07.4

07.507.6 Jabatan Shuktural/Fungsional

08 Kesejahteraan08.1

08.2

KesehatanCuti

08.2.1 Cuti Tahunan08.2.208.2.3 Cuti Sakit

08.2.4 Cuti Bersalin

08.2.5 Cuti Karena Alasan Penting08.2.6 Cuti di Luar Tanggungan Negara08.3 Rekreasi08.4 Bantuan/Santunan Sosial08.5 Koperasi

08.6 Perumahan

08.7 Antar Jemput/TransportasiOB.B Penghargaan

09 Pemutusan Hubungan Kerja

KU. KEUANGAN

00. Anggaran00.1 Rutin00.2 Pembangunan00.3 Non Budgeter

01

SPP Beban Tetap dan SementaraRutin

01.2 SPP Beban Tetap dan Sementara02 SPJ Rutin/Pem bang u nan

46lt Pedoman Tata Naskah otnas pada IAIN Palangka Raya

Penyesuaian Tunjangan KeluargaAlih Tugas

Cuti Besar


SPP01 .1

02.1

022SPJ Rutin

SPJ Pembangunan

023 SPJ Non Budgeter

03 Pendapatan Negara

03 1 Pajak

03.2 Bukan Pajak

04 Perbankan

05 S u mba nga n/Ba ntua n

00 Kerumahtanggaan

01 . Perlengkapan01 .1 Gedung01 .2 Alat Kantor01.3 Mesin Kantor/Alat-alat Elektronik01 .4 Perabot Kantor

01.5 Kendaraan

01.6 lnventaris Perlengkapan01 .7 Penawaran Umum

02 Ketatausahaan02 1 Pembinaan

03 Kelembagaan03.1 Organisasi03.2 Pengembangan

04 Beasiswa05 Sumbanga n06 Pengabdian07

KS. KESEKRETARIATANTabel Kode Nomor Klasifikasi

PS. PENGAWASANTabel Kode Nomor Klasifikasi

00. Administrasi Umum01. Tugas Umum02 Proyek Pembangunan02.1 Pisik02.2

Pengawasan eksternal

47 | r"ao^o" Tato Naskah Diias poda IAIN Palangka Raya

Perizinan

I Non Pisik03.

BPK RI

Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP)

Pengaduan Masyarakat

03.4 Pengaduan Masyarakat ( Non

TP.5000)

TL. PENELITIAN

00 Penelitian Pendidikan01. Penelitian Keagamaan

Penelitian Lektur Agama03. Pengembangan penelitian

MATRIK KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

No. Jenis Naskah DinasRektor lAlNPalangka

Raya

KepalaBiro AUAK

KabagKasubag

Peraturan2 Keputusan3 lnstruksi4 Pedoman5 Surat Edaran

Standar OperasionalProsedur (SOP)

6 Surat Perintah/Surat Tugas

7 Surat DinasB Memorandum

Nota Dinas'10. Surat Undangan11 Surat Perjanjian12 Surat Kuasa

Berita Acara14. Surat Keterangan

Surat Pengantar16. Peng umuman17, Laporan,18

1sl Pedoman Tots Nsskah Oinos pada IAIN Palangko Raya

03.1 .I

03.2.

03.3.

02.

1.

I

o

13.

Telaahan Staf

BAB VI

PENGGUNAAN LAMBANG/LOGO IAINPALANGKA RAYA DAN CAP DINAS

Lambang/logo lAlN Palangka Raya, dan cap dinas digunakan dalam TataNaskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap danresmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam pengelolaan Tata Naskah Dinasdiseluruh jajaran aparalur pada lAlN Palangka Raya, perlu ditentukan penggunaan

Lambang/logo lAlN Palangka Raya, dan cap dinas pada kertas surat dan sampul.

A. Penggunaan Lambang/Logo'1. Ketentuan penggunaan Lambang/logo untuk Tata Naskah Dinas sebagai

berikut:a) Lambang/logo lAlN Palangka Raya yang digunakan dalam Tata Naskah

Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap danresmi.

b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dancap jabatan dengan Lambang/Logo adalah Rektor dan pimpinanlembaga di lingkungan lAlN Palangka Raya sesuai wewenang, tugas dafungsi.

2. Bentuk Lambang/Logo lAlN Palangka Raya dengan bentuk dan spesifikasisebagai berikut:

6frB

3. Cap lAlN Palangka Raya menggunakan tinta berwarna ungu.4. Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah dinas dan

mengenai sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang.Penggunaan lambang/logo lAlN Palangka Raya

a. Lambang lAlN Palangka Raya wajib digunakan untuk:1) kop naskah dinas;2) cap dinas;3) amplop dinas;4) dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi;5) stop map;6) papan nama kantor;7) kartu tanda pengenal pegawai,B) tanda pengenal pin pegawai;9) label barang milik negara; dan10)situs resmi.

b. Lambang lAlN Palangka Raya dapat digunakan untuk:1) pada gedung kantor;

4e Pedoman Tata Naskah Dinos pada IAIN Palangka Ra1,a

2) pada kartu nama pejabaUpegawai; dan

3) untuk bal-bal lain yang memerlukan lambang.

c. Penggunaan Lambang lAlN Palangka Raya untuk hal-hal selain yang

diatur dalam huruf c dan huruf d, harus mendapatkan izin dari Rektor

lAlN Palangka Raya.

d. Penggunaan lambangilogo dan Kop Surat Dinas pada IAIN Palangka

Raya sebagai berikut:

Contoh Gambar:

KEMENTRIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah,73112Telp. 0536-3226356 F ax. 3222'lO5 Email: [email protected].

Websrae: http;/tu/ww.iain-palangkaraya.ac.id.

Bentuk dan spesifikasi cap lAlN Palangka Raya dapat dilihat sebagai berikut:

BENTUK DANUKURAN

CONTOH KET

1 2 3 42 (dua)LingkaranGaris tengah:4 cm dan 2,80cmR1

R2R3

: '18,5 mm: 17,5 mm: 13,5 mm

a. TulisanKementerianAgama

b. Gambar LambanglAlN PalangkaRaya.

c. Nama lAlNPalangka Raya.

d. Tulisan Republiklndonesia.

e. Dua gambarbintang (sebagaipembatas).

* *

4ERIAry

RI

I

IP.

e

11

tl* L-

s0i Pedomon Tata Naskoh Dinos poda IAIN Palangka Raya

rsr

,l

U

1) Contoh bentuk dan sPesifikasi cap pada lAlN Palangka Raya

KETERANGANCAP IAIN Palangka RaYaNo.3

1 z

Rektor lAlN PalangkaRayatt

4ERIA,V1

Pascasarjana*t

4ERIA,V2

Lembaga Penelitian dan

Pengabdian KepadaMasyarakat (LP2M)

J

? NLANGIC{

tt

4ERIA,V

5l i r"ao^o, Tata Nasksh Dinor pada IAIN Potongka Raya

I

I

P I.LANG&

t*

4ERIA,V

KI

4

Lembaga Penjamin Mutu(LPM)

OAN

? [t^il6(4

tt

IK

4ERIA,V

Fakultas Tarbiyah dan

llmu Keguruan

6

DA\\

?NTANG({

tt

4

K

ERIA,V

Fakultas Ekonomi dan

Bisnis lslam

521 r"do^o, Tata Noskah Dinu pada IAIN Palangka Raya

7

eNt-ANG(4

*t

4ERIA,V

Fakultas Ushuluddin,Adab dan Dakwah

o

${

AIANG,q

tt

4

K

ERIA,V

Fakultas Syariah

o

UPT. Perpustakaan

53 Pedomon Tota Noskah Dinas pada IAIN Palongka Raya

tHml* *

10

e,

I NtAN Glq

t*

4ERIA,V

KI

UPT. Teknologi lnformasi& Pangkalan Data

't1.

?hLAN G({

tt

K

4ERIA,V

UPT. PengembanganBahasa

12

I

llA0 !,L

tt

4ERlAry

,KI

UPT. Ma'had Al Jami'ah

Catatan: Bentuk dan spesifikasi cap Kepanitian dalam suatu kegiatan yang tidak

diatur dalam keputusan ini bendaknya memperhatikan aspek

keserasian dan estetika.

5! \ reaonan Tatq Naskah Dirus pada IAIN Palangka Raya

BAB VII

BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Bentuk dan Format Naskah Dinas Arahan1 ) Susunan Surat Edaran, meliputi:

a. Bagian kepala terdiri dari:(1)kop naskah dinas, yang berisi lambang/logo lAlN Palangka Raya yang

diletakkan secara simetris;(2) tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah lambang /logo

lAlN Palangka Raya, ditulis dengan huruf kapital serta nomor suratedaran di bawahnya secara simetris;

(3) kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulisdengan huruf kapital secara simetris; dan

(4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secarasimetris di bawah kata tentang.

b. Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari;(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi

dasar pembuatan surat edaran, dan(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

c. Bagian kaki surat edaran terdiri dari:(1) tempat dan tanggal penetapan;(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf

kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;(3) tanda tangan pejabat penanda tangan;(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf

kapital; dan(5) cap dinas.

-- If5j Pedomon Tato Naskoh Dino^s poda IAIN Palangka Rayo

ffiYth 1

2dan seterusnya;

SURAT EDARANNOMOR... TAHUN...

TENTANG(Nama Surat lAlN Palangka Raya)

A. Umum

B. Maksud dan Tujuan

C. Ruang Lingkup

O. Dasar

E. ... dan seterusnya.

Ditetapkan di Palangka Rayapada tanggal ...

REKTOR,

tanda tangan dan cap instansi

NAMA

Tembusan,l

23 dan seterusnya

Judul Surat Edaran yangditulis dengan hurufkapital

Penomoran yangberurutan dalam satutahun takwim

Logo lAlN PalangkaRay., yang telah dicetak

Nama jabatan dan namalengkap yang ditulisdengan huruf kapital,serta nama jabalan yangmenandatanganinyadengan huruf awalkapital

Daftar pejabat yangmenefima tembusanSurat Edaran

Kota sesuai denganalamat instansi dantanggalpenandatanganan

Memuat pemberitahuantentang hal tertentu yangdianggap mendesak

Memuat alasan tentangperlu ditetapkannyaSurat Edaran

Memuat ketenluanperaturan perundang-undangan yang menjadidasar ditetapkannyaSurat Edaran

$(1'l r",to,nou Tata Noskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

Daftar pejabat yangmenedma Surat

2) Susunan Surat Tugas, meliputt:

a. Kepala terdiri dari:'l ) kop naskah dinas;2) kata SURAT TUGAS, yang ditulis dengan buruf kapital secara simetris;

dan3) NOMOR, yang berada di bawab tulisan Surat Tugas dengan buruf

kapital.b. Batang Tubuh terdiri dari:

1) Konsiderans meliputi kata:

a) Menimbang memuat peraturan/dasar ditetapkannya Surat Tugas;dan

b) Dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat Tugas,dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannyaSurat Tugas tersebut.

2) Diktum dimulai dengan kata memberi tugas, yang ditulis dengan hurufawal kapital dicantumkan secara simetris, diikuti dengan kata:a) Kepada di tepi kiri memuat daftar nama dan jabatan pegawai yang

mendapat tugas; danb) Untuk di bawah kata kepada memuat substansi arahan yang

ditugaskan.c. Kaki terdiri dari:

1) Nama Tempat dan Tanggal memuat nama tempat dan tanggal SuratTugas;

2) Nama Jabatan memuat nama jabatan yang menandatangani, yang

ditulis dengan buruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dandiakhiri dengan tanda baca koma;

3) Tanda Tangan memuat pejabat yang memberi menugasi;4) Nama Lengkap memuat nama lengkap pejabat yang menandatangani

Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awalunsurnya; dan

5) Cap lnstansi memuat cap lAlN Palangka Raya pada satuan organisasiyang menandatangani.

jJ 1,, redomon Tato Noskoh Dinus pada IAIN Potangka Rrya

Bentuk Surat Tugas yang ditandatangani oleh:a. Rektor


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah,73112Ielp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected].

t4leDs/e: httpJ/www. iain-palan gkaraya.ac.id.tJISURAT TUGAS

NOMOR: ....

Men imbang

Dasar

Kepada

Untuk

a. bahwa....;b. bahwa....;c. ..... dst;

..dst;

.....dst;

Memberi Tugas

1

2,1

1

2

J

Nama Tempat, TanggalRektor,

Tanda Rangan dan Cap lnstansi

Nama Lengkap

5ti, Pedonron Tato Naskoh Dinas pada AIN Polongka Raya

. t . ....,2. ....;3. ....dst;

b. Dekan

t'"'i-t

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUTAGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

FAKULTAS USHULUDDIN, ADAB DAN DAKWAHJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected] .tatn la

SURAT TUGASNOMOR:

ac.id

Menimbang

Dasar

Kepada

a. bahwa....;b. bahwa....;c. ..... dst;

....dst;

1

2

J

Memberi Tugas

1

2)

I)

...dst;

Untuk

.....dst;

Temb usan.Rektor lAlN Palangka Raya

Nama Tempat, TanggalDekan,

Tanda Rangan dan Cap lnstansi

Nama Lengkap

59 | p"ao^o, Toro Nqskah Dinas pada IAIN ioi"igio n"ya

B. l.laskah Dinas Korespondensi1. Nota Dinas Korespondensi lntern

a. Susunan dan Bentuk Nota Dinas'1) Susunan Nota Dinas

a) Bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:(1) kop naskah dinas;(2) kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;(3) kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital se€ra simetris;(4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan

tanda baca titik;(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,

dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, namapejabat, dan tembusan (ika perlu).

2) Bentuk Nota Dinas


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected].

l4lebs/e: http:/ ^,ww.iain-palangkaraya.ac.id.

,-c1--rirr-rr;hU.=1rJ

NOTA DINASNOMOR:

YthDariHalTanggal

Tanda Tangan

Nama Lengkap

6l) i r"ao^o" rrtiior*ot, aros pada IAIN Palangka Raya

1

.)

a

Tembusan

...dst,

I "i'?

b. Susunan dan Bentuk Memorandum'l) Susunan Memorandum

a) Kepala Memorandum terdiri dari:(1)kop naskah dinas;(2)kata MEMORANDUM, yang ditulis di tengah dengan huruf

kapital;(3)kata NOMOR, yang ditulis di bawah kata Memorandum dengan

huruf kapital;(4)kata Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital;(5)kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;(6)kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan(7)kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang TubuhBatang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi,

dan alinea penutup yang singkat, 'padat, dan jelas.

c) KakiBagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan namapejabat serta tembusan jika diperlukan.

2) Bentuk Memorandum Rektor sesuai dengan tugas, wewenang, dantanggung jawab adalah sebagai berikut:

Bentuk Memorandum Rektor

MEMORANDUMNOMOR

YthDari

HalTangga I

I-$l . Pedoman Tatn Noskoh Dinas pada IAIN Palangka Raya


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112Telp. 053e3226356 Fax. 3222'105 Email: [email protected].

Website: http:/,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

1

2

Nama Lengkap

Tembusan

.dst;

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas)Susunan dan Bentuk Surat Dinasa. Susunan Surat Dinas:

1) Kepala Surat Dinas terdiri dari:(a) kop naskah dinas;(b) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal, yang diketik dengan buruf awal

kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas,(c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;(d) kata Ytb., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan

yang dikirimi surat; dan(e) alamat surat, yang ditulis di bawah Ytb.

2) Batang Tubub Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alineapembuka, isi, dan penutup.

3) KakiBagian kaki Surat Dinas terdiri dari:(a).nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda

baca koma;(b) tanda tangan pejabat;(c) nama lengkap pejabaUpenanda tangan, yang ditulis dengan huruf

awal kapital,(d) stempelicap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan(e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (iika

diperlukan).

Tanda Tangan

(1) Padomon Tatd Nsskoh Dinas pada IAIN Palangka Raya

b. Bentuk Surat Dinas Rektor


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya' Kalimantan Tengah' 73.112-.-i"fp.

oseo-szzoi56 Fax.3222105 Email: i;in-palangkaraya@kemenag'go'id'Web site: http;//www.iain-palangkaraya ac id'iJl

NomorSifatLampiranHal

(Tgl.,Bln.,Ihn.)

Yth

(Alinea Pembuka)

... (Alinea lsi)

(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)

Rektor,

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)

Nama LengkapTembusan

. ..dst;

1

2a

631 Pedoman Tata Nqskah Dinas pada IAIN Palangka Raya

c. Bentuk Surat Dinas Fakultas

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUTAGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAIIiJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112

Telp. 0536-3226356 F ax. 3222105 Email: [email protected]: ka a.ac id


(Tgl ,Bln ,Thn )

Yth

(Alinea Pembuka) .

(Alinea lsi)

....(Alinea Penutup)

(Alinea Penutup)

Dekan,


Tembusan:

dst;

1

2

6-l Pedomou Tato Nsskah Dinas padd IAIN Ptlangka Raya

Nama Lengkap

d. Bentuk Surat Dinas atasnama Dekan


FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAMJalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73'112

Telp. 053&3226356 Fax. 32U1OS Email: [email protected]: h ac.id

(Tgl.,Bln.,Thn.)NomorSifatLampiranHal

(Alinea Pembuka)

(Alinea lsi)

(Alinea Penutup)

a.n. DekanKabag TU,


Nama LengkapTem busan

. ..dst;

1

2

3

65 Pedoman Toto Naskoh Dinqs pada IAIN Palangka Raya

Yth.

3. Susunan dan Bentuk Surat Undangan1) Susunan Surat Undangan terdiri dari;

a) Bagian kepala Surat Undangan terdiri dari:(1) kop naskah dinas;(2) Nomor, Sifat, Lampiran, dan Hal, yang diketik disebelah kiri di

bawah kop naskah dinas,(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik disebelah kanan

atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan(4) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, yang diikuti dengan nama

jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (iika diperlukan).b) Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari:

(1) alinea pembuka;(2) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;

dan(3) alinea penutup.

c) Bagian kaki Surat Undangan terdiri dari nama jabatan yang ditulisdengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang

ditulis dengan huruf awal kapital.

2) Bentuk Surat Undangan Rektor


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimaotan Tengah, 731 12Telp. 053G3226356 F ax. 3222105 Emajl: [email protected].

Webs,te: http:/ ^/ww.iain-palangkaraya.ac.id.

t.:,.i:,i --Lr-'


Yth. (Daftar nama terlampir)

pada hari/tanggalwaktutempatacara

(Tgl.,Bln.,Thn.)

(Alinea Pembuka dan lsi).

pukul

...(Alinea Penutup)....

(1$ ti eeaoman Tata Noskoh oinas pada IAIN Polangka Raya

Rektor,


Nama Lengkap

Lampiran Surat ....Nomor :

Tanggal :

DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG

1

23

45678

9't0

11

12

13

141E

16

17. .

1B

19

20..

Rektor,

(Tanda Tangan dan Cap lnstansi)

Nama Lengkap

6T i Pedomon Tatu Nasl.ah Dinus pada IAIN Palangka Raya

REKTORINSTITUTAGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Mengharapkan dengan hormat kehadiran BapaUlbu/Saudara

Pada acara

hari.............1 (tanggal)..................., pukul. .......wt8bertempat di

Harap hadir 30 menitPakaian

sebelum acara dimulaidan undangan dibawa

Laki-lakiPerempuanKonfirmasi: TNI/Polri

3) Bentuk Kartu Undangan

4. Naskah Dinas Khususa. Susunan dan Bentuk Berita Acara terdiri dari:

1) Kepala Berita Acara terdiri dari:(a) kop Naskah Dinas;(b) kata BERITA ACARA ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan(c) kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Batang tubuhBagian batang tubub Berita Acara terdiri dari.(a) tulisan hari, tanggal, dan Tahun, serta nama dan jabatan para pihak

yang membuat Berita Acara; dan(b) substansi Berita Acara.

3) KakiBagian kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaanpenandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihakdan para saksi/yang mengesahkan.

6t1ti r"ao^on rato Noskuh oinus padaiAIN pitiiiii nat;,,

b. Bentuk Berita Acara


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73'112Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected].

l4lebslte: http://www.iain-palangkaraya.ac. id.IJ.J

BERITA ACARANOMOR:

Pada hari ini,....., tanggal........, buIan........, tahun.........., kami masing-masing

'1 . ......(nama pejabat),.. . .. (NlP dan jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama,

dan

2. ......(pihak lain)................. selanjutnya disebut Pihak Kedua, telahmelaksanakan

1

Beritaberdasarkan.

Pihak Kedua,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

tnt

Mengetahui/MengesahkanNama Jabatan,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

acata dibuat dengan sesungguhnya

Dibuat di

Pihak Pertama,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

69 lg r"ao-o, Tato Nashoh Dinos pada IAIN Palangka Raya

2. dan seterusnya.


Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112Telp. 053&3226356 Fax. 3222105 Elr].ail: [email protected].

Websle; http:/ m.{w.iain-palangkaraya.ac.id.lJ-,

SURAT KETERANGANNOMOR:

Yang bertanda tangan di bawah ini,

NamaNIP

Jabatan

dengan ini menerangkan bahwa

NamaNIP

PangkaVgolonganJabatandan seterusnya

70i Pedomon Tata Naskah Dinas pada IAIN Palangka Rot o

c. Surat KeteranganSusunan dan Bentuk Surat Keterangan terdiri dari:

1) Kepala Surat Keterangan terdiri dari:(a) kop Naskab Dinas;(b) kata SURAT KETERANGAN ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan(c) kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Batang TubuhBagian batang tubuh Surat Keterangan memuat pejabat yang

menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuand iterbitkannya Surat Keterangan.

3) KakiBagian kaki Surat Keterangan memuat keterangan tempat, tanggal,bulan, Tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang

membuat Surat Keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada

bagian kanan bawah.

Bentuk Surat Keterangan

Palangka Raya, ............. .. .....

Pejabat Pembuat Keterangan,

Tanda Tangan dan Cap lnstansi

Nama Lengkap

d. Surat PengantarSusunan dan Bentuk Surat Pengantar terdiri dari:'l ) Kepala Surat Pengantar terdiri dari:

(a) kop Naskah Dinas;(b) kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital secara simetris;(c) tanggal;(d) Yth.;(e) nama jabatan dan nama alamat yang dituju; dan(f) kata SURAT PENGANTAR ditulis dengan huruf kapital secara

simetris.2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari:(a) nomor urut;(b) jenis yang dikirim;(c) hanyaknya naskah/barang; dan(d) keterangan.

3) KakiBagian kaki Surat Pengantar terdiri dari:(a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

(1) nama jabatan pembuat pengantar;(2) tanda tangan;(3) nama dan NIP; dan(4) stempel jabatan/instansi.

(b) penerima yang berada di sebelah kiri , yang meliputi:(1) nama jabatan penerima,(2) tanda tangan;(3) nama dan NIP;(4) cap instansi instansi;(5) nomor teleponffaksimile; dan(6) tanggal penerimaan.

Bentuk Surat Pengantar

J | ! Pedomtn Tata Naskah oiias pada IAIN Palangka Raya

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGK.A RAYA

Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah,73112Telp. 0536-3226356 Fax. 3222105 Email: iain'[email protected].

Website: http:/,vww.iain-palangkaraya.ac.id.t rl

Yth ..........(TSl, Bln, Thn)

SURAT PENGANTARNOMOR SP-...t...t...t...t...

No Naskah Dinas/Barang Keterangan

Penerima,Nama jabatan,

Tanda Tangan

Pengirim,Nama jabatan,


Nama LengkapNIP

No. Telepon:No. Faksimile:

Catatan:Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kembali kepada pengirim

e. LaporanSusunan dan Bentuk Naskah Dinas Laporan terdiri dari:1) Kepala Naskah Dinas Laporan terdiri dari:

a) kop Naskah Dinas;b) kata LAPORAN ditulis dengan huruf kapital secarasimetris;c) kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris;d) judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara

simetris.

J ) | reaomm Tata Noskah Dinas patta IAIN Palangko Roya

Hanyaknya

Diterima tan99a1.......................

Nama LengkapNtP ..................

t"'il'l

2) Batang TubuhBagian batang tubuh Laporan terdiri dari:

a) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan,

serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;

b) Materi Laporan, yang terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktoryang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang

dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;c) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan

d) Penutup, yang merupakan akkir Laporan, memuatharapan/permintaan arahan/ucapan terima kasih.

3) KakiBagian kaki Laporan terdiri dari:a) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;b) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;c) tanda tangan; dand) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital. Bentuk

Naskah Dinas Laporan

Bentuk Naskah Dinas Laporan

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK lNDONESIAINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Jalan G. Obos Komplek lslamic Center Palangka Raya, Kalimantan Tengah, 73112Telp. 053S3226356 Fax. 3222105 Email: [email protected]

Websrle: http:/,vww.iain-palangkaraya.ac.id.

LAPORANTENTANG

A. Pendahuluan1. Umum2. Maksud dan Tujuan3. Ruang Lingkup4. Dasar

B. Kegiatan Yang Dilaksanakan

C. Hasil yang Dicapai

J \ t. P"do^o, Tsta Noskoh Dinas pddo t,lti fonng*i n;v;,., i

D. Simpulan dan Saran

E. Penutup

Dibuat dipada tanggal........

Nama Jabatan Pembuat Laporan


Nama Lengkap

f. Telaahan StafSusunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf1) Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf terdiri dari:

a) kop Naskah Dinas;b) kata TELAAHAN STAF ditulis dengan huruf kapital secara simetris;c) kata TENTANG ditulis dengan huruf kapital secara simetris, dand) judul telaahan staf ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Batang TubuhBagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari: .

a) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentangpersoalan yang akan dipecahkan;

b) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkandata yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang

dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang

akan datang;c) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan

landasan analisis dan pemecahan persoalan;

d) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terbadap persoalan danakibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapatdilakukan;

e) Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakanpilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

f) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas

saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

J Jl Pedoman Tata Noskoh Dinos pada IAIN Palangka Ra1:a

3) Kaki

Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari:a) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;b) tanda tangan;c) nama lengkap; dand) daftar lampiran.

Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf

A. PersoalanBagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan

yang akan dipecahkan.B. Praanggapan

Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dansaling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakankemungkinan kejadian dimasa mendatang.

C. Fakta yang MempengaruhiBagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan

analisis dan pemecahan persoalan.D. Analisis

Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan faKa terhadappersoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, sertapemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.

E. KesimpulanBagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara

bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.F. Saran Tindakan

Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakanuntuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama Jabatan

Tanda Tangan

Nama Lengkap Pembuat Telaahan Staf

g. Surat Keputusan

J \ i Pedomon Tota t,-otkah Dinot poda IAIN Palangka Raya

TELAAHAN STAFTENTANG

Contoh

llJKEPUTUSAN REKTOR

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYANOMOR... ..... TAHUN .......

TENTANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA

Menimbang a. bahwab. bahwa

Mengingat 1. Undang-Undan9...........2. Keputusan Menteri Agama Rl.

3. Dstnya

Memperhtikan . Hasil rapat

MEMUTUSKANMenetapkan : KEPUTUSAN REKTOR INSTITUTAGAMA ISLAM NEGERI

PALANGKA RAYA TENTANG

KESATU

KEDUA

KETIGA

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Palangka Rayapada tanggal .....Mei 2016REKTOR,

Dr. IBNU ELMI A.S PELU, SH, MHNtP. 1 97501 09199903100

J $ i r"ao^rn Tara Nlsioh l)inas patla IAIN Palangko Raya

!

BAB VIII

PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas pada lAlN Palangka Raya ini merupakan acuanbagi seluruh unit kerja pada lAlN Palangka Raya dalam menyusun PelaksanaanTata Naskah Dinas, sehingga mempunyai standar dan ketentuan yang jelas.

RE

q

/NIP.

S, PELU, SH, MH999031002

-- r.

Pedoman Tatq Noskah Dinos pada IAIN Palangka Rayo

peraturan - iain palangka raya

Documents