PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PADA SMK YPP PURWOREJO

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Bani adam 09.11.3446

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

  

 

 

Design of Information System In SMK YPP Purworejo

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PADA SMK YPP PURWOREJO

Bani Adam Heri Sismoro

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

School is one form of organization in which there is a process of learning and

teaching and administrative payments and under the responsibility of a school principal. all activities domonitoring which can not take place without an overall appropriate organizing. For that organization with design database can answer all the questions that arise. In terms of data collection which has been applied to the administration of vocational YPP Purworedjo still manually.

School Information System (SIS) is a set of components forming a system that has

the relationship between the components with other components within a school that aims to produce an information school. The system was created as a means to facilitate teachers, students and school staff.

School information system aims to process data quickly, accurately, effectively, and

implementing practical and efficient processing of data will be used to improve the quality of the school and the administration of the school

.Keywords: information system, the academic progress of students, information value, SMK YPP Purworejo, school information.

 

1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dewasa ini semakin pesat baik perangkat keras

maupun perangkat lunak, sehingga hampir sebagian pekerjaan manusia telah dapat

terselesaikan dengan komputer. Dengan demikian, komputer merupakan alat bantu

manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya. Salah satu alasan mengapa komputer

lebih cenderung dikatakan sebagai alat bantu manusia adalah kecepatan dan

ketepatan prosesnya lebih diandalkan.

SMK YPP Purworejo merupakan sekolah yang berada di kabupaten Purworejo

Provinsi Jawa Tengah. SMK ini masih menggunakan sistem yang belum

terkompeterisasi dalam pengolahan data siswa. Sistem pada SMK YPP Purworejo

sudah terkomputerisasi tetapi hanya pada bagian-bagian tertentu misalnya, dalam

membuat surat menyurat dan laporan masih menggunakan microsoft word dan

excel.

Sekolah SMK YPP Purworejo masih menggunakan sistem manual atau belum

menggunakan software dalam pengolahan data administrasi siswa, sehingga masih

banyak kendala yang terjadi seperti, penyimpanan data tiap tahunnya yang

semakin lama bertambah dan menumpuk, akibatnya dalam proses pencarian data

akan banyak memakan waktu lama karna sulit untuk menemukannya

Sistem manual ini sangat tidak efesien, diperlukan suatu aplikasi yang dapat

mempermudah proses pengolahan sistem informasi. Dari permasalahan tersebut

maka sangat mendukung untuk diadakan suatu penelitian guna membangun sistem

informasi sebagai pemecah permasalahan.

Maka dari itu penulis mengangkat judul ”Perancangan Sistem Informasi Pada

SMK YPP Purworejo ”.

Sistem ini nantinya akan mempermudah guru, siswa, sekolah maupun orangtua

siswa untuk memantau dan mengetahui administrasi, nilai, hasil ujian dan absen

mereka.

2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem

Menurut FitzGerald Jerry dalam tulisan HM, Jogiyanto (1990:1) “Sistem

adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan

bekerjasama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem

tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

1  

 

Sebuah sistem terdiri dari beberapa unsur yang saling melengkapi dalam

mencapai sebuah tujuan atau sasaran. Unsur-unsur yang terdapat dalam sebuah

sistem disebut subsistem. Subsistem-subsistem tersebut harus selalu

berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang tepat (relevan) sehingga

sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien.

2.2. Pengertian Informasi

HM, Jogiyanto mendefinisikan informasi sebagai “data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Untuk

mencapai tujuannya, informasi yang disajikan haruslah berkualitas. Menurut HM,

Jogiyanto (1990:1) kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3

hal pokok, yaitu : a. Akurat

Sebuah informasi dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bisa atau

menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan

maksudnya. Ketidak akuratan informasi dapat terjadi sumber informasi (data)

mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-

data asli.

b. Tepat Waktu

Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang terlambat tidak akan memounyai nilai yang baik, karena informasi

merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila informasi terlambat

maka pengambilan keputusan juga akan terlambat yang akan berakibat fatal

untuk suatu organisasi.

c. Relevan

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi penerimanya. Informasi

akan relevan jika bermanfaat bagi penerimanya. Relevansi informasi untuk tiap-

tiap orang satu dengan orang lainya yang berbeda.

2.3. Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe davis dalam tulisan HM,

Jogiyanto (1990:11) “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan”.

2  

 

2.4. Pemrograman Berorientasi Objek 2.4.1 Pengertian Pemrograman Berorientasi Objek

Istilah pemrograman berorientasi objek sudah cukup terkenal karena sejak

tahun 1988 telah ada. Menurut (Adi Nugroho, 2005) Object Oriented Programming

adalah suatu cara baru berfikir serta berlogika dalam menghadapi masalah-

masalah yang akan dicoba-atasi dengan bantuan komputer. 2.4.2 Mengenal Konsep Pemrograman Berorientasi Objek

Pemrograman berorientasi objek memandang aplikasi perangkat lunak

(software) sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi didalam system.

Merancang sebuah sistem aplikasi berbasis object oriented dilakukan dengan

membagi fungsi-fungsi berdasar pembagian tanggung jawab. Pembagian

tanggung jawab ditetapkan kepada setiap class yang dibuat. Setiap class

menyediakan pelayanan untuk mengerjakan operasi tertentu. Operasi-operasi ini

dilakukan oleh objek-objek yang dibuat dari class tersebut. Objek didefinisikan

sebagai konsep, abstraksi atau benda dengan batasan atau arti untuk suatu

masalah. Objek adalah semua yang berada disekitar kita, semua hal yang

dianggap sebagai objek.

Objek dapat berati sebagai suatu barang atau suatu kelompok barang yang

sama. Suatu class menggambarkan kumpulan dari objek yang mempunyai sifat

(atribut), perilaku umum (operasi) serta relasi umum dengan objek lain. Orang,

perusahaan, binatang, proses dan window merupakan objek.

2.5. Pengenalan Database

Database adalah sebuah kumpulan dari item data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasar sebuah

skema atau struktur tertentu. Database tidak terlalu berhubungan dengan

komputer. Contohnya adalah buku telepon. Hal ini karena buku ini berisi kumpulan

nama, alamat, dan nomor telepon yang disusun dalam urutan alfabetis. Namun

pada saat sekarang ini, database sangat identik dengan komputer. Database di

dunia komputer memang sudah menjadi bagian yang sangat penting. Hampir

semua aplikasi memakai database sebagai tulang punggunnya, (Sayap Muda,

2010). Berikut adalah macam-macam alasan penggunaan database: 1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan

dasar dalam menyediakan informasi.

2. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

Informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy).

3  

 

4. Hubungan yang dapat ditingkatkan (data reability).

5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar. (Catatan Lepas, 2012).

2.6. MySQL MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan

mengirimkan datannya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan

perintah dasar SQL (Structured Query Language). MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan ShareWare.

MySQL yang FreeSoftware bisa kita dapatkan langsung dari website resmi MySQL

dan biasanya sudah menjadi satu paket dengan web server didalam paket aplikasi

seperti ada XAMPP, Apache2Triad, dan lain-lain.

2.7. Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk

membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI – Graphical User Interface).

Visual Basic merupakan program pengendali kejadian (Event Driven

Programming) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai

berupa event / kejadian tertentu (ketika suatu tombol di klik, menu dipilih, dan lain-

lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (prosedur

event) akan dijalankan sesuai dengan penulisan pada event tersebut. (Rosihanari,

2010).

3. Analisis sistem

3.1. Analisa Sistem Dalam menganalisa sistem terlebih dahulu peneliti melakukan wawancara

kepada Kepala Sekolah SMK YPP Purworejo tentang prosedur sistem

penyimpanan dan penyampaian informasi yang sedang berjalan, kemudian

menganalisa masalah-masalah yang dihadapi dan akhirnya menyusun metode-

metode dan analisa untuk pemecahan masalah.

Wawancara yang berkaitan dengan kepala sekolah antara lain bertujuan

untuk mencari data dan informasi yang mendukung dalam pembuatan sistem,

serta mencari tahu tentang pandangan kepala sekolah terhadap sistem yang akan

dibangun di SMK YPP Purworejo

3.1.1 Permasalahan Yang Dihadapi Dari analisa sistem di atas dapat diketahui bahwa untuk mengetahui

sistem informasi sekolah masih sederhana dan kurang efisien. sehingga

muncul beberapa permasalahan sebagai berikut:

4  

 

1. Perekapan input dan output menggunakan buku sangat tidak efektif dan

efisien, karena memakan waktu yang lama dan membuat lelah baik para

guru maupun staf.

2. Siswa di SMK YPP Puworejo masih kurang berminat dalam berorganisasi.

3. Data siswa dan nilai siswa kurang terstruktur.

4. Pendataan fasilitas masih menggunakan buku sehingga dalam

merencanakan anggaran tahunan kurang efektif karena masih sering terjadi

kesalahan dalam mendapat apa yang diperlukan di Sekolah. Apalagi jika

buku sarana dan prasarana sekolah hilang ataupun rapuh karena sudah

lama, sehingga untuk mencari data mengalami kendala.

3.1.2 Analisa Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa sistem dan analisa permasalahan yang dihadapi

maka dapat dibangun sebuah Aplikasi Sistem Informasi Sekolah Berbasis

Dekstop. Dengan sistem ini guru dapat mencari data siswa baik dalam absensi

siswa, nilai siswa maupun organisasi yang diikuti oleh siswa dan melakukan

perekapan input dan output dengan sistematis. Disekolah juga terdapat

sarana-dan prasarana yang harus dijaga dan didata setiap tahun. Sistem

informasi sekolah dapat memuat dan mencari segala fasilitas sekolah dengan

mudah serta mengetahui jumlah fasilitas tersebut.

Sistem informasi sekolah dapat mencetak data pribadi siswa apabila

diperlukan, guru juga dapat menambahkan nama dan jenis mata pelajaran

dalam sistem informasi sekolah apabila ada perubahan kurikulum, serta

mencari data kepala sekolah, staf maupun guru dengan mudah.

3.2. Perancangan Sistem Perancangan sistem terdiri dari penyusunan prosedur pengoperasian sistem,

perancangan Data Flow Diagram (DFD) sistem, flowchart sistem maupun

flowchart program, Perancangan Entity Relationship diagram (ERD) dan

perancangan interface sistem yang akan dibangun.

3.2.1 Data Flow Diagram(DFD) Sistem yang Diusulkan Diagram tingkat atas dari Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram

konteks. Secara garis besar diagram konteks berikut ini menggambarkan aliran

data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang masuk dan keluar dari

entitas luar, dalam hal ini entitas luar adalah kepala sekolah, guru kelas dan

orang tua.

3.2.2 Flowchart Sistem

5  

 

6  

Sistem Informasi Sekolah ini bekerja melalui satu masukkan yaitu

masukan dari database. Data siswa yang masuk ke sistem atau pun masukkan

dari aplikasi sistem. Setiap data siswa yang masuk akan dicek apakah sesuai

dengan format yang telah ditentukan, jika tidak sesuai maka akan ada

peringatan bahwa format penulisan tidak benar. Tetapi jika format data sesuai

dengan yang telah ditentukan maka data akan diproses.

3.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.2.5.1. Pengertian ERD

Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model

(ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-

Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang

digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data

semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional,

dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model

Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram, ER diagram,

atau ERD.

3.2.4 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel di buat untuk menghubungkan tabel dengan tabel

yang lainnya agar dapat berhubungan. Syarat relasi antar tabel adalah suatu

tabel harus mempunyai field yang unik atau field yang mempunyai primary key

dan foreign key

4.1 Implementasi Secara sederhana implementasi dapat diartikan sebagai suatu pelaksanaan atau

penerapan (Yusuf, 2010). Dalam kaitannya dengan sistem yang telah dibangun,

implementasi sistem berarti menerapkan sistem yang telah dibangun untuk dilakukan uji

coba dan dianalisa sejauh mana sistem berhasil sesuai dengan yang menjadi tujuan.

Sistem yang telah dibangun diimplementasikan pada spesifikasi perangkat keras

dan perangkat lunak sebagai berikut:

1. Laptop DELL dengan processor Intel ® Core (TM) i3 CPU M 330 @ 2.13 GHz

(4CPUs), 2.1DHz.

2. Random Acces Memory (RAM) 2 GB.

3. Hardisk dengan kapasitas 350 GB.

4. Sistem Operasi Microsoft Windows 7Ultimate 32-byte (6.1,Buld 7601)

5. XAMPP.

6. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman.

  

4.2 Perancangan User Interface Dalam projek akhir ini penulis menggunakan bahasa pemprograman Visual Basic

6.0 untuk membuat user interface sistem informasi sekolah. Pemilihan bahasa

pemprograman ini dipilih selain dengan alasan kemudahan dalam

4.2.1 Interface Menu Utama Pengoperasian program dimulai dengan tampilan pertama adalah main form

atau form menu utama yang akan muncul setiap program pertama kali di jalankan.

Selain tampilan utama, form menu utama juga berfungsi sebagai form pembuka

yang berisikan button-button yang terhubung dengan form yang lain.

Gambar 4.44 Interface Menu Utama

4.2.2 Interface Menu Absen Siswa Interface Form Absen siswa berfungsi untuk menginputkan data absen

siswa, dalam form Absen terdapat kolom - kolom untuk mengisikan kelas,

keterangan dan tanggal.

Selain kolom isian, terdapat pula Button untuk menyimpan, (SIMPAN).

Terdapat pula ListView untuk menampilkan Absen yang telah dibuat.

7  

  

Gambar 4.45 Interface Absensi Siswa

4.2.3 Interface Fasilitas Interface Fasilitas adalah form untuk memasukan fasilitas yang ada pada

sekolah SMK YPP Purworejo sesuai nama yang di isikan oleh user. Dalam

interface inilah user dapat memasukkan jenis fasilitas, jumlah, dan keterangan

fasilitas.

8  

  

Gambar 4.46 Interface Fasilitas

4.2.4 Interface Input Nilai Interfaceini berfungsi untuk memasukan data nilai siswa hasil ujian untuk di

kelola dan dikirimkan kepada orangtua. Interface Input Nilai dapat dilihat pada

gambar 4.9.

9  

  

Gambar 4.47 Interface Input Nilai

4.2.5 Interface Cari Data Per Siswa Pada form ini berfungsi sebagai pencarian data per siswa maupun per kelas

yang sudah terlebih dahulu di inputkan pada form Input Data Siswa. Setelah User

memasukkan no induk siswa maka nama dan biodata siswa akan muncul di

listview.

10  

  

Gambar 4.48 Interface cari Data Per Siswa

4.3 Pengujian Sistem 4.3.1. Pengujian

Pengujian program adalah pengujian dimana user memasukkan data

kedalam sistem Informasi Sekolah, pengujian sistem merupakan salah satu

kegiatan yang perlu dalam tahap implementasi sistem, karena untuk menguji

apakah sistem yang dibuat tersebut sudah layak untuk digunakan atau tidak dan

harus bebas dari kesalahan-kesalahan.

Metode pengujian sistem yang digunakan adalah metode pengujian Black

Box yang dapat menunjukkan bahwa fungsi-fungsi sistem merupakan output yang

dihasilkan secara benar dari input database dan diakses serta di proses secara

benar. Pengujian ini tidak secara langsung memeriksa sintax dan struktur logis

internal dari sistem tersebut, oleh karena itu pengujian ini tidak menjadi alternatif

dari pengujian white box. Test case black box terdiri dari set kondisi input, baik

secara sengaja (valid) ataupun tidak sengaja, yang secara penuh mempraktekkan

semua keperluan atau persyaratan fungsional dari suatu program. Pengujian black

box cenderung dilakukan selama tahap-tahap akhir pengujian. Text case black box

oleh karenanya, lebih tepat dilakukan pada tingkat-tingkat pengujian integrasi,

sistem dan penerimaan, biasanya tidak digunakan pada tingkat modul.

11  

  

Dalam pengujian program ini, sudah diperkecil kemungkinan munculnya

kesalahan (error). Adapun kemungkinan kesalahan yang dapat timbul adalah

sebagai berikut :

1. Kesalahan Bahasa (Language Error) atau sering disebut juga kesalahan dalam

penulisan (Syntax Error) adalah kesalahan penulisan Source Code Program

yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah

ditemukan dan di perbaiki pada saat program sedang di kompilasi.

Pada program Sistem Informasi Sekolah SMK YPP Purworejo sudah tidak

terdapat syntax error, dan semua fungsi berjalan dengan normal, dan semua

syntax error telah dapat di perbaiki dan ditemukan dimana letak kesalahannya.

2. Kesalahan Waktu Proses (Runtime Error) adalah kesalahan yang terjadi pada

saat program dijalankan, kesalahan ini akan menyebabkan proses program

berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-

kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dijalankan. Kesalahan ini mudah

ditemukan karena ditunjukan letak serta sebab kesalahannya. Gambar 4.57.

Runtime Error.

Gambar 4.57 Runtime Error

Gambar 4.19 merupakan salah satu runtime error (Kesalahan Waktu Proses)

pada program Sistem Informasi Sekolah SMK YPP Purworejo. Kesalahan ini

muncul karena tidak adanya salah satu komponen atau objek yang dibutuhkan,

tetapi kesalahan tersebut dapat di perbaiki dengan mudah, karena program

dapat menunjukan dimana letak kesalahan dan bagaimana programer harus

memperbaikinya agar tidak terdapat lagi run time error.

3. Kesalahan Logika (Logical Error) adalah kesalahan dari logika program yang

dibuat. Kesalahan ini merupakan kesalahan yang bahaya karena bila tidak

disadari dan tidak ditemukan maka akan dapat menyesatkan bagi yang

12  

  

menggunakannya. Seperti pada program system informasi sekolah SMK YPP

terdapat juga kesalahan logika pada saat memasukkan data nilai dan data

absen siswa.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Tujuan dari penelitian yang akan dicapai adalah untuk membangun perangkat

lunak Sistem Informasi Sekolah berbasis visual basic 6.0 pada SMK YPP Purworejo.

Mulai dari analisis masalah, perancangan sistem, dan implementasi maka dapat

diperoleh kesimpulan sabagai berikut :

1. Guru maupun user dapat mencari data siswa baik dalam absensi siswa, nilai

siswa maupun organisasi yang diikuti oleh siswa.

2. Guru maupun user dapat melakukan perekapan input dan output dengan

sistematis.

3. User maupun Guru dapat langsung mencetak informasi yang di butuhkan oleh

pihak luar apabila di perlukan.

4. Sistem informasi sekolah dapat memuat dan mencari segala fasilitas sekolah

serta mengetahui jumlah fasilitas tersebut.

5. Sistem informasi sekolah dapat mencetak data pribadi siswa apabila diperlukan.

5.2 Saran

Saran-saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:

1. Dengan di adakannya sistem informasi sekolah di SMK YPP Purworejo diharapkan

dapat memperbaiki pendataan di sekolah yang selama ini dirasa kurang baik.

2. Semua fasilitas yang tersedia di SMK YPP Purworejo di harapkan dapat di gunakan

secara maksimal oleh warga sekolah.

13  

  

14  

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Al Fatta. Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Infomasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto.HM. 1999. Analisis & disain system informasi : pendekatan terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset Nugroho, Adi. 2004. Pemrograman Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.