PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK

DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGARALAM

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Lendy Rahmadi

08.12.3221

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM

Lendy Rahmadi Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the world of education, form filling process of study plan is a routine activity undertaken at the beginning of the semester. From the beginning, the plan of study form filling system is done manually. First, the student must take the form at the education, then fill the form manually, requesting approval of an academic supervisor, and then perform the validation. For the student, this manually system was very disturbing, because it spends a considerable time. This form filling process of study plan system is done manually on average by each college in Indonesia, whether privater or public. One of them is AMIK Lembah Dempo Pagaralam. As a pioneer of the first private university in a municipality in the province of South Sumatera, it would be nice if AMIK Lembah Dempo Pagaralam being the pioneer who uses that system in municipality. It can be even developed into a website based information system academic.With the development of technology, especially web-based technology, the process of filling out the study plan can be simplified. By using PHP programming language and MySQL database server technology coupled with the server side scripting technology (the program that all processes performed on the server), an online application to help facilitate the student to filling the form of study plan can be made. Result analysis of the problems found that form filling system study plan manual is not efficient, because it spends a considerable time. With online sistem, form filling process of study plan become more efficien and effective. Problems of time which is currently a problem for students, now no longer a problem with the web-based academic information system with the use of emerging technologies at this time Keyword : Online, Academic Information System, PHP, MySQL

1. Pendahuluan

Sistem Informasi Akademik merupakan hal yang sangat vital bagi dunia

pendidikan pada umumnya dan bagi perguruan tinggi baik swasta ataupun negeri

pada khususnya. Sistem informasi akademik juga bisa menjadi tolak ukur akan

kualitas perguruan tinggi yang bersangkutan. Semakin bagus dan kompleks

sistemnya, semakin bagus pula perguruan tinggi tersebut. Sistem Informasi

Akademik juga merupakan suatu poin penilaian dari status akreditasi suatu

perguruan tinggi.

Pada umumnya, kebanyakan perguruan tinggi baik swasta ataupun

negeri menggunakan sistem informasi akademik berbasis perangkat lunak atau

bisa kita sebut juga secara offline. Dimana mulai dari pengisian krs secara

manual dilakukan oleh mahasiswa, kemudian data diinputkan kedalam aplikasi

oleh admin dan menghasilkan sebuah data baru mulai dari jadwal kuliah, kartu

hasil studi, transkrip nilai dan lain-lain. AMIK Lembah Dempo Pagaralam

merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang menggunakan sistem

informasi akademik berbasis aplikasi.

AMIK Lembah Dempo Pagaralam, merupakan perguruan tinggi swasta

yang berlokasi di kotamadya Pagaralam provinsi Sumatera Selatan. AMIK

Lembah Dempo juga merupakan pelopor perguruan tinggi di kota Pagaralam

bersama dengan STIE Lembah Dempo Pagaralam. AMIK Lembah Dempo berdiri

pada tanggal 23 Agustus 2000 dan status akreditasinya saat ini adalah “C”. AMIK

Lembah Dempo Pagaralam merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang

menggunakan sistem informasi akademik berbasis aplikasi, yang sebenarnya

berpotensial untuk dikembangkan menjadi berbasis website karena jaringan

internet sudah dapat dinikmati oleh seluruh elemen di Kampus AMIK Lembah

Dempo Pagaralam.

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi di seluruh dunia, telah

membuat hidup manusia menjadi lebih mudah. Terutama telah diciptakannya

jaringan internet. Hambatan geografis dan hambatan waktu bukanlah menjadi

masalah lagi pada saat ini, komunikasi menjadi semakin tidak terbatas dan tanpa

hambatan.

Kemudahan yang ada di jaringan internet ini juga dapat mempermudah

proses perkuliahan, terutama dalam proses pengisian formulir rencana studi

yang merupakan dasar dalam sistem informasi akademik, karena adanya

jaringan internet ini bukanlah hal yang tidak mungkin untuk membuat sebuah

sistem informasi akademik berbasis website. Hal yang dimaksudkan untuk

mempermudah proses pengisian formulir rencana studi (FRS) sehingga menjadi

lebih efektif dan efisien serta juga dapat menghilangkan hambatan waktu dan

geografis bagi mahasiswa untuk mengakses data-data perkuliahan.

Sistem Informasi Akademik berbasis website tentunya dapat

memperbaiki sistem yang lama dalam hal pengisian formulir rencana studi

secara manual dengan menggantikannya dengan sistem baru berbasis website.

Penggantian sistem ini diharapkan dapat mengehemat biaya serta waktu dalam

proses pengisian formulir rencana studi yang merupakan dasar dari sistem

informasi akademik.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian

sistem itu digunakan. Berikut adalah definisi sistem secara umum sesuai

konteksnya.

1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai suatu

tujuan yang sama.

2. Kumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta

hubungan antar objek bisa dilihat sebagai suatu kesatuan yang

dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang

saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama

lain. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan

(input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan untuk saat ini ataupun mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995)

mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data

yang memiliki arti dan nilai (Analisis dan perancangan sistem informasi,

Hanif Al Fatta, 2007).

Berdasarkan dari pengertian informasi di atas, kita dapat menyimpulkan

bahwa Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang mengolah beberapa

informasi dan kemudian menyajikan informasi yang bersangkutan untuk

kebutuhan pengguna baik untuk pengambilan keputusan, sebagai laporan,

pengendali kegiatan, dan sebagainya yang berdasarkan dengan Konsep

IPO(input, processing, output). Sedangkan sistem informasi akademik

adalah sistem yang mengolah data-data akadmik yang kemudian data

tersebut menjadi informasi akademik.

3. Analisis

3.1 Analisis PIECES

Analisis PIECES merupakan salah satu metode yang dilakukan untuk

mengidentifikasi atau mengetahui kelemahan dari sistem lama. Dalam

analisis swot digunakan 6 aspek untuk mengetahui kelemahan yang ada

pada sistem lama sehingga nantinya dihasilkan sebuah kebutuhan baru.

1. Analisis Kinerja (performance)

Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam

menyelesaikan tugas dengan baik dan benar. Kinerja merupakan hal

yang sangat penting karena memiliki kaitan yang kuat dengan

produktifitas dari hasil kerja yang telah dilakukan. Ukuran hasil kerja

dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang dilakukan pada waktu tertentu.

Masalah yang pada umumnya sering terjadi pada kinerja adalah tugas-

tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran-

sasaran yang diinginkan. Secara langsung kinerja dapat diukur dengan

jumlah produksi dan waktu tanggap dari sebuah sistem. Pada sistem

yang lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses

yang dilakukan, misalnya dalam proses pengisian formulir rencana studi

secara keseluruhan mulai dari pembayaran spp ke Bank Sumsel,

sampai dengan pengesahan formulir rencana studi di loket pengesahan

memakan waktu total keseluruhan rata-rata 14 hari. Karena, dari segi

waktu tanggap pemrosesan data memerlukan banyak waktu

dikarenakan kegiatan pengisian formulir rencana studi masih dilakukan

secara manual.

2. Analisis Informasi (information)

Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan

informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan

manfaat yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan meningkatkan

kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi yang telah

ada, karena terlalu banyak informasi akan biasanya akan menimbulkan

masalah baru. Maka dari itu, digunakan parameter sebagai berikut :

Informasi tidak akurat. Informasi yang disampaikan masih

memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diproses

secara manual. Seperti informasi bimbingan atau pengesahan

formulir rencana studi ketika dapat bimbingan dari dosen

penasihat akademik. Dalam pencatatannya juga terdapat

banyak coretan pada umumnya.

Informasi tidak relevan. Misalnya informasi yang disajikan ketika

pengesahan di loket pengesahan berupa arsip-arsip (data)

dalam bentuk kertas yang memerlukan proses penyalinan dan

data pun rawan mengalami kerusakan.

Informasi tidak tepat waktu. Setelah proses pengesahan proses

penyampaian laporan dari formulir rencana studi mahasiswa

yang telah disahkan yang kemudian akan diproses rawan sekali

terhadap keterlambatan waktu dikarenakan proses masih

dilakukan secara manual.

3. Analisis Ekonomi (economy)

Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan cara membandingkan

sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses

manajerial Perguruan Tinggi. Adanya pemborosan waktu yang sangat

besar dan alat-alat tentu saja akan terjadi pembengkakan biaya yang

masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya

biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang

dianggarkan cukup besar.

4. Analisis Kontrol (control)

Pengendalian atau kontrol terhadap sebuah sistem sangat diperlukan

untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalah

gunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data

dan informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas atau kinerja yang

mengalami gangguan dapat ditanggulangi. Pada sistem lama, kontrol

terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan dan

kesalahan data khususnya dalam pendataan (penulisan data). Dengan

keseluruhan proses yang masih manual, maka tingkat kesalahan

operasi masih sangat besar.

5. Analisis Efisiensi (eficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang akan

digunakan seminimal mungkin guna menghindari pemborosan yang

tidak berarti. Atau menyangkut bagaimana caranya menghasilkan output

yang maksimal dengan input seminimal mungkin. Pada sistem lama,

mulai dari proses pengisian formulir rencana studi oleh mahasiswa dan

kemudian meminta pengesahan dosen penasihat akademik, dosen

penasihat akademik tidak semuanya mudah ditemui. Hal ini tentu saja

tidak efisien dan membuang waktu. Kemudian dalam proses,

pengesahan formulir di loket pengesahan, apabila kelas yang diinginkan

mahasiswa telah terisi penuh, tentu saja mahasiswa harus melakukan

pengisian ulang dan meminta pengesahan kembali dari dosen penasihat

akademik. Hal ini dapat membuang waktu yang cukup banyak karena

secara tidak langsung kembali ke proses awal.

6. Analisis Pelayanan (service)

Pelayanan merupakan hal yang vital dalam sebuah sistem, karena

dapat memberikan dampak yang besar baik ataupun buruk. Tentu saja

dalam hal ini mahasiswa menjadi juru penilai pelayanan tersebut. Dalam

sistem lama, pelayanan yang ada dirasakan masih kurang dan

cenderung menyita waktu. Pada sistem lama, mahasiswa harus bertemu

untuk dosen penasihat akademik untuk melakukan pengesahan dan

pada umumnya tidak semua dosen akademik mudah ditemui. Selain itu

proses pengantrian yang lama untuk melakukan pengesahan di loket

pengesahan memakan waktu yang banyak. Apalagi jika setelah

mengantri untuk pengesahan ternyata kelas yang diinginkan oleh

mahasiswa telah penuh dan tentu saja mahasiswa harus mengulang

dari awal untuk mendapatkan pengesahan dosen penasihat akademik.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Setelah kita melakukan analisis kelemahan sistem yaitu dengan

menggunakan analisis pieces. Kita telah mengetahui apa saja kekurangan

yg ada pada sistem lama yang pada nantinya akan kita gunakan sebagai

rancangan untuk kebutuhan sistem baru.

1. Kebutuhan fungsional.

Kebutuhan fungsional merupakan suatu kebutuhan yang berhubungan

dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi tersebut. Semua yang bisa

dilakukan oleh aplikasi tersebut (fitur) dibahas dalam analisis kebutuhan

fungsional. Secara garis besar sistem ini dapat melakukan kebutuhan

informasi dan kebutuhan sistem, antara lain :

Menghasilkan sebuah daftar mata kuliah

Menampilkan daftar kelas mata kuliah

Menghasilkan jadwal mata kuliah

Mahasiswa dapat melakukan pengisian krs

Mahasiswa dapat menampilkan jadwal mata kuliah

Mahasiswa dapat menampilkan khs semester yang telah

ditempuh

Mahasiswa dapat melakukan cetak krs dan cetak khs.

2. Kebutuhan non fungsional merupakan suatu kebutuhan yang secara

langsung tidak berhubungan dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi

tersebut. Sebaliknya kebutuhan non fungsional memberikan batasan

pada kebutuhan fungsional tersebut.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Pengujian Program

Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui letak dan bentuk

kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi

kelayakan. Pengetesan program dilakukan oleh pihak yang berkepentingan

terhadap sistem tersebut.

4.2 Black Box Testing

Pengetesan ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Tujuan

test case ini menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasi.

Tujuan dilakukannya testing ini adalah untuk mencari kesalahan-kesalahan

pada fungsi yang salah atau hilang, interface, struktur data dan performa.

Berikut ini adalah beberapa pengujian field dari beberapa form, dan hasilnya

sebagai berikut :

Gambar 4.1 Hasil uji field password

Field yang diuji Pengujian Hasil

Password mahasiswa Password dikosongkan (gambar 4.1)

Jadwal Jam dan ruang diisi sama (gambar 4.2)

Gambar 4.2 Hasil uji field jadwal

4.3 Manual Program

Berikut ini adalah manual atau instruksi petunjuk dari sistem baru atau yang telah

dirancang. Berdasarkan dengan kebutuhan fungsional sistem, berikut ini adalah

manual program :

Halaman ini di gunakan untuk login admin.

Gambar 4.3 Interface login admin

Tampilan awal sistem menu admin.

Gambar 4.4 tampilan awal sistem menu admin

Halaman ini digunakan untuk mengakses data mahasiswa

Gambar 4.4 tampilan menu mahasiswa

Halaman ini digunakan untuk mengakses data mata kuliah

Gambar 4.5 tampilan menu matakuliah

Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal

Gambar 4.6 tampilan menu jadwal

Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal dosen

Gambar 4.7 tampilan menu jadwal dosen

Halaman ini digunakan untuk mengakses menu khs

Gambar 4.8 tampilan menu khs

Halaman ini digunakan untuk mengakses data dosen

Gambar 4.9 tampilan menu dosen

Halaman ini digunakan untuk mengakses menu krs

Gambar 4.10 tampilan menu krs

Halaman ini digunakan untuk mengakses menu semester

Gambar 4.11 tampilan menu semester

Halaman ini digunakan untuk mengakses menu tahun akademik

Gambar 4.12 tampilan menu tahun akademik

Halaman ini digunakan untuk mengakses menu pengaturan

Gambar 4.13 tampilan menu tahun pengaturan

4.4 Pemeliharaan Sistem

Setelah sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan untuk

menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan

diputuskan apakah ada revisi atau dimodifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam

perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk melihat kesalahan

dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka pengembangan sistem

akan masuk pada tahap pemeliharaan sebagai berikut:

1. Memiliki duplikat dari sistem tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat

dilakukan dengan cara mengcopy file-file tersebut kedalam CD untuk

mengantisipasi terdapat kesalahan atau error pada sistem yang dibuat, sehingga

jika terjadi error maka pihak pengguna sistem dapat mencopy ulang sistem yang

telah didupilkat.

2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan data-data pada sistem.

3. Untuk pemeliharaan database dapat dilakukan dengan cara melakukan backup

database.

4. Jika terdapat penambahan fitur cukup dengan menambahkan halaman-halaman

yang dibutuhkan dan menambahkan tabel pada database.

4.5 Mekanisme Upload

Untuk memilih tempat web yang akan dihostingkan, ada beberapa hal yang harus

diperhatikan supaya lebih efektif dan efisien, diantaranya :

1. Kapasitas disk space

Jumlah file yang diupload dan didownload dalam sistem ini tidak terlalu banyak

sehingga tidak begitu membutuhkan disk space yang besar.

2. Besar bandwith

Besar bandwith menentukan kecepatan pengaksesan dalam sistem ini.

3. Dukungan

Dukungan web hosting terhadap fitur-fitur pendukung seperti PHP dan mysqlnya

juga menjadi hal yang krusial.

4. Harga Faktor harga juga perlu dipertimbangkan yang kemudian disesuaikan

dengan anggaran yang dimiliki.

Berdasarkan dengan hal-hal diatas, penulis memilih tempat hosting

http://rumahweb.com/ untuk menjadi tempat hosting sistem ini. Adapun langkah dalam

mendaftar menjadi anggota di situs yang diusulkan tersebut adalah sebagai berikut :

Akses server hosting dengan menginputkan alamat

http://rumahweb.com/ pada bagian addres bar pada web browser.

Gambar 4.14 Halaman awal

Kemudian masuk ke halaman paket hosting untuk memilih paket hosting

yang akan digunakan sesuai kebutuhan. Setelah memilih paket, untuk

melanjutkan pilih order now.

Gambar 4.15 Halaman paket hosting

Langkah selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan domain yang akan

dipakai. Cek ketersediaan domain www.amik-ld.ac.id untuk mendaftar.

Gambar 4.16 Halaman cek domain

Selanjutnya inputkan data-data yang dibutuhkan.

Gambar 4.17 Halaman input data pelanggan

Terakhir akan keluar rincian total biaya yang harus dibayarkan untuk

pembelian domain dan paket hosting.

Gambar 4.18 Rincian biaya

5. Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan pembahasan materi yang telah dipaparkan dalam

penulisan skripsi ini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Perencanaan sistem informasi akademik berbasis website ini sebagai sarana

pendukung proses pengisian kartu rencana studi.

2. Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis website ini diharapkan dapat

mempermudah baik bagi mahasiswa maupun bagi akademik dalam proses

pengisian kartu rencana studi.

3. Cara melakukan perancangan SIA adalah dengan melakukan pengumpulan data

baik secara langsung ataupun tidak langsung dengan berbagai metode serta

melakukan analisis terhadap sistem lama yang dimana nantinya hasil analisis

tersebut akan dipakai sebagai gambaran perancangan sistem baru.

4. Cara pengaplikasian bahasa pemrograman PHP menjadi SIA adalah dengan

menggunakan beberapa software pendukung sebagai alat bantu dan bantuan

dari literatur-literatur yang berhubungan dengan pengaplikasian tersebut.

5. Pembuatan sistem baru mengacu pada sistem lama yang telah berjalan. Acuan

itu diperoleh dari proses penelitian dan pengumpulan data dengan pihak objek

penelitian dan analisis terhadap dokumen-dokumen yang sudah ada.

DAFTAR PUSTAKA

A.M. Hirin & Virgi, 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP Dan MySQL.

Penerbit Prestasi Pustaka, Jakarta.

HM. Jogiyanto, 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancaangan Sistem Informasi, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Kusrini, M.Kom, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi,

Yogyakarta.