PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK
DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGARALAM
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Lendy Rahmadi
08.12.3221
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI AMIK LEMBAH DEMPO PAGAR ALAM
Lendy Rahmadi Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In the world of education, form filling process of study plan is a routine activity undertaken at the beginning of the semester. From the beginning, the plan of study form filling system is done manually. First, the student must take the form at the education, then fill the form manually, requesting approval of an academic supervisor, and then perform the validation. For the student, this manually system was very disturbing, because it spends a considerable time. This form filling process of study plan system is done manually on average by each college in Indonesia, whether privater or public. One of them is AMIK Lembah Dempo Pagaralam. As a pioneer of the first private university in a municipality in the province of South Sumatera, it would be nice if AMIK Lembah Dempo Pagaralam being the pioneer who uses that system in municipality. It can be even developed into a website based information system academic.With the development of technology, especially web-based technology, the process of filling out the study plan can be simplified. By using PHP programming language and MySQL database server technology coupled with the server side scripting technology (the program that all processes performed on the server), an online application to help facilitate the student to filling the form of study plan can be made. Result analysis of the problems found that form filling system study plan manual is not efficient, because it spends a considerable time. With online sistem, form filling process of study plan become more efficien and effective. Problems of time which is currently a problem for students, now no longer a problem with the web-based academic information system with the use of emerging technologies at this time Keyword : Online, Academic Information System, PHP, MySQL
1. Pendahuluan
Sistem Informasi Akademik merupakan hal yang sangat vital bagi dunia
pendidikan pada umumnya dan bagi perguruan tinggi baik swasta ataupun negeri
pada khususnya. Sistem informasi akademik juga bisa menjadi tolak ukur akan
kualitas perguruan tinggi yang bersangkutan. Semakin bagus dan kompleks
sistemnya, semakin bagus pula perguruan tinggi tersebut. Sistem Informasi
Akademik juga merupakan suatu poin penilaian dari status akreditasi suatu
perguruan tinggi.
Pada umumnya, kebanyakan perguruan tinggi baik swasta ataupun
negeri menggunakan sistem informasi akademik berbasis perangkat lunak atau
bisa kita sebut juga secara offline. Dimana mulai dari pengisian krs secara
manual dilakukan oleh mahasiswa, kemudian data diinputkan kedalam aplikasi
oleh admin dan menghasilkan sebuah data baru mulai dari jadwal kuliah, kartu
hasil studi, transkrip nilai dan lain-lain. AMIK Lembah Dempo Pagaralam
merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang menggunakan sistem
informasi akademik berbasis aplikasi.
AMIK Lembah Dempo Pagaralam, merupakan perguruan tinggi swasta
yang berlokasi di kotamadya Pagaralam provinsi Sumatera Selatan. AMIK
Lembah Dempo juga merupakan pelopor perguruan tinggi di kota Pagaralam
bersama dengan STIE Lembah Dempo Pagaralam. AMIK Lembah Dempo berdiri
pada tanggal 23 Agustus 2000 dan status akreditasinya saat ini adalah “C”. AMIK
Lembah Dempo Pagaralam merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang
menggunakan sistem informasi akademik berbasis aplikasi, yang sebenarnya
berpotensial untuk dikembangkan menjadi berbasis website karena jaringan
internet sudah dapat dinikmati oleh seluruh elemen di Kampus AMIK Lembah
Dempo Pagaralam.
Seiring dengan kemajuan teknologi informasi di seluruh dunia, telah
membuat hidup manusia menjadi lebih mudah. Terutama telah diciptakannya
jaringan internet. Hambatan geografis dan hambatan waktu bukanlah menjadi
masalah lagi pada saat ini, komunikasi menjadi semakin tidak terbatas dan tanpa
hambatan.
Kemudahan yang ada di jaringan internet ini juga dapat mempermudah
proses perkuliahan, terutama dalam proses pengisian formulir rencana studi
yang merupakan dasar dalam sistem informasi akademik, karena adanya
jaringan internet ini bukanlah hal yang tidak mungkin untuk membuat sebuah
sistem informasi akademik berbasis website. Hal yang dimaksudkan untuk
mempermudah proses pengisian formulir rencana studi (FRS) sehingga menjadi
lebih efektif dan efisien serta juga dapat menghilangkan hambatan waktu dan
geografis bagi mahasiswa untuk mengakses data-data perkuliahan.
Sistem Informasi Akademik berbasis website tentunya dapat
memperbaiki sistem yang lama dalam hal pengisian formulir rencana studi
secara manual dengan menggantikannya dengan sistem baru berbasis website.
Penggantian sistem ini diharapkan dapat mengehemat biaya serta waktu dalam
proses pengisian formulir rencana studi yang merupakan dasar dari sistem
informasi akademik.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian
sistem itu digunakan. Berikut adalah definisi sistem secara umum sesuai
konteksnya.
1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan yang sama.
2. Kumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta
hubungan antar objek bisa dilihat sebagai suatu kesatuan yang
dirancang untuk mencapai suatu tujuan.
Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai
suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang
saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama
lain. Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan
(input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan untuk saat ini ataupun mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995)
mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data
yang memiliki arti dan nilai (Analisis dan perancangan sistem informasi,
Hanif Al Fatta, 2007).
Berdasarkan dari pengertian informasi di atas, kita dapat menyimpulkan
bahwa Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang mengolah beberapa
informasi dan kemudian menyajikan informasi yang bersangkutan untuk
kebutuhan pengguna baik untuk pengambilan keputusan, sebagai laporan,
pengendali kegiatan, dan sebagainya yang berdasarkan dengan Konsep
IPO(input, processing, output). Sedangkan sistem informasi akademik
adalah sistem yang mengolah data-data akadmik yang kemudian data
tersebut menjadi informasi akademik.
3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Analisis PIECES merupakan salah satu metode yang dilakukan untuk
mengidentifikasi atau mengetahui kelemahan dari sistem lama. Dalam
analisis swot digunakan 6 aspek untuk mengetahui kelemahan yang ada
pada sistem lama sehingga nantinya dihasilkan sebuah kebutuhan baru.
1. Analisis Kinerja (performance)
Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan baik dan benar. Kinerja merupakan hal
yang sangat penting karena memiliki kaitan yang kuat dengan
produktifitas dari hasil kerja yang telah dilakukan. Ukuran hasil kerja
dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang dilakukan pada waktu tertentu.
Masalah yang pada umumnya sering terjadi pada kinerja adalah tugas-
tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran-
sasaran yang diinginkan. Secara langsung kinerja dapat diukur dengan
jumlah produksi dan waktu tanggap dari sebuah sistem. Pada sistem
yang lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses
yang dilakukan, misalnya dalam proses pengisian formulir rencana studi
secara keseluruhan mulai dari pembayaran spp ke Bank Sumsel,
sampai dengan pengesahan formulir rencana studi di loket pengesahan
memakan waktu total keseluruhan rata-rata 14 hari. Karena, dari segi
waktu tanggap pemrosesan data memerlukan banyak waktu
dikarenakan kegiatan pengisian formulir rencana studi masih dilakukan
secara manual.
2. Analisis Informasi (information)
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan
manfaat yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan meningkatkan
kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi yang telah
ada, karena terlalu banyak informasi akan biasanya akan menimbulkan
masalah baru. Maka dari itu, digunakan parameter sebagai berikut :
Informasi tidak akurat. Informasi yang disampaikan masih
memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diproses
secara manual. Seperti informasi bimbingan atau pengesahan
formulir rencana studi ketika dapat bimbingan dari dosen
penasihat akademik. Dalam pencatatannya juga terdapat
banyak coretan pada umumnya.
Informasi tidak relevan. Misalnya informasi yang disajikan ketika
pengesahan di loket pengesahan berupa arsip-arsip (data)
dalam bentuk kertas yang memerlukan proses penyalinan dan
data pun rawan mengalami kerusakan.
Informasi tidak tepat waktu. Setelah proses pengesahan proses
penyampaian laporan dari formulir rencana studi mahasiswa
yang telah disahkan yang kemudian akan diproses rawan sekali
terhadap keterlambatan waktu dikarenakan proses masih
dilakukan secara manual.
3. Analisis Ekonomi (economy)
Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan cara membandingkan
sejauh mana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses
manajerial Perguruan Tinggi. Adanya pemborosan waktu yang sangat
besar dan alat-alat tentu saja akan terjadi pembengkakan biaya yang
masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya
biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang
dianggarkan cukup besar.
4. Analisis Kontrol (control)
Pengendalian atau kontrol terhadap sebuah sistem sangat diperlukan
untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalah
gunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data
dan informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas atau kinerja yang
mengalami gangguan dapat ditanggulangi. Pada sistem lama, kontrol
terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan dan
kesalahan data khususnya dalam pendataan (penulisan data). Dengan
keseluruhan proses yang masih manual, maka tingkat kesalahan
operasi masih sangat besar.
5. Analisis Efisiensi (eficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang akan
digunakan seminimal mungkin guna menghindari pemborosan yang
tidak berarti. Atau menyangkut bagaimana caranya menghasilkan output
yang maksimal dengan input seminimal mungkin. Pada sistem lama,
mulai dari proses pengisian formulir rencana studi oleh mahasiswa dan
kemudian meminta pengesahan dosen penasihat akademik, dosen
penasihat akademik tidak semuanya mudah ditemui. Hal ini tentu saja
tidak efisien dan membuang waktu. Kemudian dalam proses,
pengesahan formulir di loket pengesahan, apabila kelas yang diinginkan
mahasiswa telah terisi penuh, tentu saja mahasiswa harus melakukan
pengisian ulang dan meminta pengesahan kembali dari dosen penasihat
akademik. Hal ini dapat membuang waktu yang cukup banyak karena
secara tidak langsung kembali ke proses awal.
6. Analisis Pelayanan (service)
Pelayanan merupakan hal yang vital dalam sebuah sistem, karena
dapat memberikan dampak yang besar baik ataupun buruk. Tentu saja
dalam hal ini mahasiswa menjadi juru penilai pelayanan tersebut. Dalam
sistem lama, pelayanan yang ada dirasakan masih kurang dan
cenderung menyita waktu. Pada sistem lama, mahasiswa harus bertemu
untuk dosen penasihat akademik untuk melakukan pengesahan dan
pada umumnya tidak semua dosen akademik mudah ditemui. Selain itu
proses pengantrian yang lama untuk melakukan pengesahan di loket
pengesahan memakan waktu yang banyak. Apalagi jika setelah
mengantri untuk pengesahan ternyata kelas yang diinginkan oleh
mahasiswa telah penuh dan tentu saja mahasiswa harus mengulang
dari awal untuk mendapatkan pengesahan dosen penasihat akademik.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Setelah kita melakukan analisis kelemahan sistem yaitu dengan
menggunakan analisis pieces. Kita telah mengetahui apa saja kekurangan
yg ada pada sistem lama yang pada nantinya akan kita gunakan sebagai
rancangan untuk kebutuhan sistem baru.
1. Kebutuhan fungsional.
Kebutuhan fungsional merupakan suatu kebutuhan yang berhubungan
dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi tersebut. Semua yang bisa
dilakukan oleh aplikasi tersebut (fitur) dibahas dalam analisis kebutuhan
fungsional. Secara garis besar sistem ini dapat melakukan kebutuhan
informasi dan kebutuhan sistem, antara lain :
Menghasilkan sebuah daftar mata kuliah
Menampilkan daftar kelas mata kuliah
Menghasilkan jadwal mata kuliah
Mahasiswa dapat melakukan pengisian krs
Mahasiswa dapat menampilkan jadwal mata kuliah
Mahasiswa dapat menampilkan khs semester yang telah
ditempuh
Mahasiswa dapat melakukan cetak krs dan cetak khs.
2. Kebutuhan non fungsional merupakan suatu kebutuhan yang secara
langsung tidak berhubungan dengan fitur-fitur yang ada di aplikasi
tersebut. Sebaliknya kebutuhan non fungsional memberikan batasan
pada kebutuhan fungsional tersebut.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Pengujian Program
Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui letak dan bentuk
kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi
kelayakan. Pengetesan program dilakukan oleh pihak yang berkepentingan
terhadap sistem tersebut.
4.2 Black Box Testing
Pengetesan ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Tujuan
test case ini menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasi.
Tujuan dilakukannya testing ini adalah untuk mencari kesalahan-kesalahan
pada fungsi yang salah atau hilang, interface, struktur data dan performa.
Berikut ini adalah beberapa pengujian field dari beberapa form, dan hasilnya
sebagai berikut :
Gambar 4.1 Hasil uji field password
Field yang diuji Pengujian Hasil
Password mahasiswa Password dikosongkan (gambar 4.1)
Jadwal Jam dan ruang diisi sama (gambar 4.2)
Gambar 4.2 Hasil uji field jadwal
4.3 Manual Program
Berikut ini adalah manual atau instruksi petunjuk dari sistem baru atau yang telah
dirancang. Berdasarkan dengan kebutuhan fungsional sistem, berikut ini adalah
manual program :
Halaman ini di gunakan untuk login admin.
Gambar 4.3 Interface login admin
Tampilan awal sistem menu admin.
Gambar 4.4 tampilan awal sistem menu admin
Halaman ini digunakan untuk mengakses data mahasiswa
Gambar 4.4 tampilan menu mahasiswa
Halaman ini digunakan untuk mengakses data mata kuliah
Gambar 4.5 tampilan menu matakuliah
Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal
Gambar 4.6 tampilan menu jadwal
Halaman ini digunakan untuk mengakses data jadwal dosen
Gambar 4.7 tampilan menu jadwal dosen
Halaman ini digunakan untuk mengakses menu khs
Gambar 4.8 tampilan menu khs
Halaman ini digunakan untuk mengakses data dosen
Gambar 4.9 tampilan menu dosen
Halaman ini digunakan untuk mengakses menu krs
Gambar 4.10 tampilan menu krs
Halaman ini digunakan untuk mengakses menu semester
Gambar 4.11 tampilan menu semester
Halaman ini digunakan untuk mengakses menu tahun akademik
Gambar 4.12 tampilan menu tahun akademik
Halaman ini digunakan untuk mengakses menu pengaturan
Gambar 4.13 tampilan menu tahun pengaturan
4.4 Pemeliharaan Sistem
Setelah sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan untuk
menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan
diputuskan apakah ada revisi atau dimodifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam
perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk melihat kesalahan
dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka pengembangan sistem
akan masuk pada tahap pemeliharaan sebagai berikut:
1. Memiliki duplikat dari sistem tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat
dilakukan dengan cara mengcopy file-file tersebut kedalam CD untuk
mengantisipasi terdapat kesalahan atau error pada sistem yang dibuat, sehingga
jika terjadi error maka pihak pengguna sistem dapat mencopy ulang sistem yang
telah didupilkat.
2. Pemeliharaan sistem meliputi pemeliharaan data-data pada sistem.
3. Untuk pemeliharaan database dapat dilakukan dengan cara melakukan backup
database.
4. Jika terdapat penambahan fitur cukup dengan menambahkan halaman-halaman
yang dibutuhkan dan menambahkan tabel pada database.
4.5 Mekanisme Upload
Untuk memilih tempat web yang akan dihostingkan, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan supaya lebih efektif dan efisien, diantaranya :
1. Kapasitas disk space
Jumlah file yang diupload dan didownload dalam sistem ini tidak terlalu banyak
sehingga tidak begitu membutuhkan disk space yang besar.
2. Besar bandwith
Besar bandwith menentukan kecepatan pengaksesan dalam sistem ini.
3. Dukungan
Dukungan web hosting terhadap fitur-fitur pendukung seperti PHP dan mysqlnya
juga menjadi hal yang krusial.
4. Harga Faktor harga juga perlu dipertimbangkan yang kemudian disesuaikan
dengan anggaran yang dimiliki.
Berdasarkan dengan hal-hal diatas, penulis memilih tempat hosting
http://rumahweb.com/ untuk menjadi tempat hosting sistem ini. Adapun langkah dalam
mendaftar menjadi anggota di situs yang diusulkan tersebut adalah sebagai berikut :
Akses server hosting dengan menginputkan alamat
http://rumahweb.com/ pada bagian addres bar pada web browser.
Gambar 4.14 Halaman awal
Kemudian masuk ke halaman paket hosting untuk memilih paket hosting
yang akan digunakan sesuai kebutuhan. Setelah memilih paket, untuk
melanjutkan pilih order now.
Gambar 4.15 Halaman paket hosting
Langkah selanjutnya adalah memeriksa ketersediaan domain yang akan
dipakai. Cek ketersediaan domain www.amik-ld.ac.id untuk mendaftar.
Gambar 4.16 Halaman cek domain
Selanjutnya inputkan data-data yang dibutuhkan.
Gambar 4.17 Halaman input data pelanggan
Terakhir akan keluar rincian total biaya yang harus dibayarkan untuk
pembelian domain dan paket hosting.
Gambar 4.18 Rincian biaya
5. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan materi yang telah dipaparkan dalam
penulisan skripsi ini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Perencanaan sistem informasi akademik berbasis website ini sebagai sarana
pendukung proses pengisian kartu rencana studi.
2. Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis website ini diharapkan dapat
mempermudah baik bagi mahasiswa maupun bagi akademik dalam proses
pengisian kartu rencana studi.
3. Cara melakukan perancangan SIA adalah dengan melakukan pengumpulan data
baik secara langsung ataupun tidak langsung dengan berbagai metode serta
melakukan analisis terhadap sistem lama yang dimana nantinya hasil analisis
tersebut akan dipakai sebagai gambaran perancangan sistem baru.
4. Cara pengaplikasian bahasa pemrograman PHP menjadi SIA adalah dengan
menggunakan beberapa software pendukung sebagai alat bantu dan bantuan
dari literatur-literatur yang berhubungan dengan pengaplikasian tersebut.
5. Pembuatan sistem baru mengacu pada sistem lama yang telah berjalan. Acuan
itu diperoleh dari proses penelitian dan pengumpulan data dengan pihak objek
penelitian dan analisis terhadap dokumen-dokumen yang sudah ada.
DAFTAR PUSTAKA
A.M. Hirin & Virgi, 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP Dan MySQL.
Penerbit Prestasi Pustaka, Jakarta.
HM. Jogiyanto, 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancaangan Sistem Informasi, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Kusrini, M.Kom, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi,
Yogyakarta.