A-18

TUGAS 1.1 - RANGKUMAN

PERANCANGAN FORMULIR/DOKUMEN

DAN CATATAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dosen Pengajar : Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak

Disusun Oleh:Nama : Serly OktavianiNPM : 115029Kelas : A-2011

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung

Telp. (022) 7201613

PERANCANGAN FORMULIR/DOKUMEN DAN CATATANDALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. Formulir

o Merupakan secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan berbagai informasi

sebagai dasar pencatatan transaksi/ aktivitas ekonomi suatu unit organisasi.o Merupakan dokumen utama yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi

keuangan perusahaan.o Merupakan bukti terjadinya suatu transaksi.

o Sumber formulir :

Dari dalam perusahaan Dari luar perusahaan (vendor, customer, dll)

o Contoh formulir : faktur/ invoice, kuitansi, nota/ memo kredit, nota/ memo debit,

bukti pengeluaran/ penerimaan kas, bukti setoran bank, cek/ giro bilyet, dll.o Jenis formulir:

Formulir tercetak, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi manual atau semi terkomputerisasi

Formulir elektronik, biasanya banyak dipergunakan dalam sistem informasi yang sudah terkomputerisasi

Manfaat Formuliro Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, dengan

membubuhkan tanda tangan dalam formulir sebagai bukti pertanggungjawaban.o Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

o Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan menyatakan semua kejadian dalam

bentuk tulisan.o Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke orang yang lain atau

dari organisasi yang satu ke organisasi yang lain.

Golongan FormulirMenurut sumbernya :o Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: kartu jam kerja, bukti

permintaan dan pengeluaran barang gudang.o Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh: Faktur

Penjualan, surat permintaan penawaran harga.o Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan, pernyataan piutang

dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran Bank.

1

Menurut tujuan penggunaannya :o Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh : surat permintaan

pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.o Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. contoh: laporan

penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja.

Prinsip Perancangan Formulira. Gunakan kalimat sederhana, jelas dan hindari kalimat yang tidak perlub. Gunakan tembusan kopi untuk mempermudah pendistribusian informasi/ instruksic. Gunakan formulir rangkap dan berkarbon untuk memudahkan internal checkd. Hindari penggunaan data rangkape. Susun sesederhana mungkin dan jelas untuk mempermudah penafsiranf. Susun sebanyak mungkin formulir untuk memperlancar kegiatan perusahaang. Gunakan kertas sebaik mungkinh. Gunakan karbon untuk menghemat waktu dalam menciptakan tembusani. Format dan bentuk formulir harus baik agar tidak mempersulit pengarsipanj. Gunakan warna yang berbeda untuk masing-masing formulir yang dibuat rangkapk. Formulir harus bernomor urut agar mempermudah pencatatan dan pencarian kembali

Jenis Formulir/ Dokumen Berdasarkan Siklus Pengolahan Transaksia. Siklus penerimaan (penjualan)

o Aktivitas utama : penjualan

o Prosedur penjualan dan dokumen yang digunakan :

Permintaan informasi persediaan barang/ jasa dari pelanggan, dokumen yang dikirimkan mandatory quotation yang berisi informasi produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman produk.

Pembuatan kontrak penjualan, dokumen yang biasa digunakan adalah surat kontrak penjualan.

Memasukkan pesanan, bisa melalui telepon, internet atau langsung ke tempat penjualnya. Dokumen yang digunakan order penjualan.

Melakukan pengiriman, yang menjadi dokumen penyerta adalah surat pengiriman barang/ delivery order, yang digunakan untuk mengantarkan barang dari gudang penjual ke gudang pembeli dan daftar pengepakan (bill of lading) yang digunakan sebagai daftar pengepakan barang di gudang.

Melakukan penagihan, dokumen yang digunakan faktur penjualan/ invoice, dokumen pesanan penjualan pelanggan, daftar penagihan, atau dokumen delivery order pelanggan.

b. Siklus pengeluaran (pembelian/ prokuremen)

2

o Merupakan proses pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang/

jasa. Proses perolehan bisa dari dalam perusahaan atau dari luar perusahaan.o Langkah umum dan dokumen dalam aktivitas pembelian/ prokuremen :

Menentukan kebutuhan pada suatu waktu tertentu. Dokumen yang digunakan adalah dokumen permintaan pembelian.

Memilih penyedia sumber daya yang dibutuhkan perusahaan. Dokumen yang digunakan adalah laporan/ daftar pemasok.

Permintaan daftar harga (quotation). Dokumen yang digunakan adalah daftar harga barang.

Menerbitkan pesanan pembelian dengan cara mengidentifikasi pemasok, menginformasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Dokumen yang digunakan adalah purchase order.

Penerimaan barang. Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang.

Verifikasi faktur. Dokumen yang digunakan adalah faktur pembelian, dokumen/ laporan penerimaan barang, dokumen permintaan pembelian, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan aktivitas pembelian.

Pembayaran kepada pemasok. Biasanya dapat dilakukan dengan menggunakan dokumen order pesanan, dokumen pengiriman barang, atau faktur pembelian kredit yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan.

c. Siklus konversi (produksi)o Aktivitas utama : mengubah bahan baku menjadi barang jadi (terjadi pada

perusahaan industri)o Prosedur dan dokumen terkait proses produksi

Dokumen perencanaan produksi, yang mencakup perencanaan kualitas, kuantitas, bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan, jalannya proses produksi, dll.

Dokumen perancangan proses produksi, digunakan untuk melakukan perancangan terhadap aktivitas produksi yang akan dilaksanakan oleh suatu perusahaan.

Dokumen order produksi, digunakan untuk melakukan permintaan pesanan produksi yang dikeluarkan bagian produksi kepada pengawas produksi.

Dokumen permintaan material dan tenaga kerja, digunakan untuk meminta material kepada bagian persediaan dan meminta tenaga kerja kepada bagian sumber daya manusia.

Dokumen pelaksanaan proses produksi, digunakan untuk menjelaskan aktivitas produksi yang telah dilaksanakan oleh bagian produksi.

Dokumen pencatatan penggunaan biaya produksi.

3

Dokumen pengendalian biaya dan aktivitas produksi, digunakan untuk menjelaskan kegiatan pengendalian yang telah dilakukan dalam proses produksi dan temuan-temuan yang berisi masalah kesalahan prosedur, kebijakan, keamanan terhadap persediaan selama proses produksi berlangsung.

Dokumen penyerahan barang jadi (finish good ) dari bagian produksi ke bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).

Dokumen penyimpanan dan pemeliharaan barang jadi (finish good) oleh bagian penyimpanan barang jadi (gudang barang jadi).

d. Siklus keuangan (investasi modal)o Dimulai dari aktivitas menerima dana, menggunakan dana tersebut, dan

penerimaan kembali dana dari aktivitas penjualan barang/ jasa, dan selanjutnya diinvestasikan.

o Dokumen yang digunakan : bukti penyerahan modal investasi, bukti pembelian

asset produktif, bukti pengeluaran dan penerimaan kas, dan berbagai dokumen yang digunakan dalam ketiga siklus sebelumnya.

2. Catatano Merupakan hasil peringkasan informasi yang diperoleh dari bukti transaksi (formulir/

dokumen) yang dituliskan dalam pembukuan perusahaan yang format/ bentuknya sudah dirancang sebelumnya.

o Digunakan untuk membukukan kegiatan usaha perusahaan.

o Contoh catatan :

Jurnalo adalah merupakan catatan akuntansi permanen yang digunakan untuk mencatat

transaksi keuangan perusahaan.Transaksi dicatat: Secara kronologis sesuai urutan kejadian. Meliputi; tanggal, rekening yang dipengaruhi, jumlah moneter, dan penjelasan

atas transaksi. Berdasarkan bukti yang sah.

Jurnal Umumo Digunakan untuk mencatat semua transaksi perusahaan. (untuk perusahaan yang

transaksinya sedikit)

Jurnal Khususo Digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan yang spesifik.

o Jurnal khusus dibuat untuk jenis transaksi tertentu yang frekuensinya tinggi.

4

o Dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu pencatatan

o Membagi pekerjaan pencatatan kepada beberapa pegawai

o Macam-macam Jurnal Khusus, yaitu :

Jurnal penjualan, untuk mencatat transaksi penjualan kredit Jurnal pembelian, untuk mencatat transaksi pembelian kredit Jurnal penerimaan kas untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas Jurnal pengeluaran kas untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas

Buku Besar dan Buku Pembantuo Disebut books of final entry, buku yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan

meringkas data dari buku jurnal.o Buku besar digunakan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan.

o Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu

yang ada dalam buku besar.o Buku besar dapat berbentuk :

Rekening T Rekening berkolom saldo ditengah Rekening berkolom saldo Rekening berkolom saldo debet dan kredit Rekening dengan saldo lama dan baru

Buku Pembantuo Umunya buku pembantu yang dibuat dalam perusahaan manufaktur adalah:

Buku pembantu Persediaan Buku pembantu Piutang Buku pembantu Utang Buku pembantu Harga Pokok Produk Buku pembantu Biaya Buku pembantu Aktiva tetap

o Digunakan untuk memerinci rekening yang ada dibuku besar.

o Contoh: Buku pembantu Piutang

merupakan rincian dari buku besar piutang, dibuat buku pembantu untuk tiap debitur, dapat diketahui saldo piutang per debitur. digunakan untuk membuat surat pernyataan piutang dan analisa umur piutang

Kartu Pemasoko Digunakan untuk menginputkan data-data pemasok yang biasa menyediakan

kebutuhan persediaan barang dagangan perusahaan.

5

o Digunakan untuk melakukan seleksi terhadap pemasok dalam melakukan order pembelian barang.

Kartu Pelanggano Ditujukan untuk memberikan informasi mengenai para pelanggan potensial

perusahaan secara detail.

Kartu Aktivao Digunakan untuk melakukan pencatatan atas kepemilikan aktiva tetap pada

perusahaan.

Kartu Persediaano Digunakan untu mencatat mutasi (keluar-masuk)persediaan barang dari gudang

penyimpanan barang.

Kartu Barang/ Produko Berfungsi untuk mencatat berbagai jenis produk yang dihasilkan perusahaan untuk

diperjualbelikan pada konsumen.o Perbedaan antara kartu barang dengan kartu persediaan adalah, kartu persediaan

digunakan untuk mencatat barang dagangan yang dibeli perusahaan (digunakan perusahaan dagang), sedangkan kartu barang lebih focus untuk produk-produk yang diproduksi perusahaan (digunakan perusahaan manufaktur/produksi).

6