peranan sim dalam kegiatan manajemen · pdf filesatu per satu terkait dengan proyek ......
TRANSCRIPT
PERANAN SIM DALAM
KEGIATAN MANAJEMEN
Nurochman, SST,.Akt,.MT
SIM YANG BAIK??
Support
Planning Process
Controlling Process
Decision Making Process
Support
Planning Process
Controlling Process
Decision Making Process
SIM YANG BAIK??
Support
Planning Process
Controlling Process
Decision Making Process
Planning
Model Perencanaan
Data Masukan
Manipulasi Model
SIM YANG BAIK??
Support
Planning Process
Controlling Process
Decision Making Process
Controlling
Mengukur keluaran sistem
Membandingkan keluaran vs rencana (lihat gap-nya)
Improvement dr gap yg terjadi
SIM YANG BAIK??
Support
Planning Process
Controlling Process
Decision Making Process
Decision
Making
Unsur2 Model, kriteria, Pembatas, Optimalisasi
Jenis Programmable dan Unprogrammable
Tingkat strategis, taktis, teknis
DOKUMENTASI
PROSES BISNIS EKSISTING Nurochman, SST,.Akt,.MT
Purchasing Department
Manufacturing Department
Engineering Department
Finance Department
Pro
cess
Inbound Logistics
Order Handling
Product Development
Outline
• Dokumentasi proses
• Identifikasi proses bisnis
• Relationship mapping
• Flowchart
• Cross-functional flowchart
Dokumentasi proses
• Aturan awal dalam meningkatkan
sesuatu adalah: mengetahui kondisi
saat ini
• Tanpa mengetahui bagaimana
kondisi proses saat ini, maka sulit
untuk mengetahui inisiatif
peningkatan apa yang dapat
dilakukan dan apakah akan berhasil
• Dokumentasi proses adalah proses
pertama dalam aktivitas
peningkatan
Process
Documentation
Performance
Measurement
Self assessment
& Performance
Evaluation
Improvement
Planning Improvement
Kapan dokumentasi
proses dilakukan • Dokumentasi proses pada dasarnya
dapat dilakukan pada dua saat yang
berbeda:
1. Satu per satu terkait dengan proyek
yang melibatkan proses tertentu
2. Keseluruhan di awal “Improvement
journey” yang bersifat umum
1) DP - Menunggu Proyek Peningkatan
• Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau
aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut
• Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang
berfungsi sebagai:
– Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi
dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan
setiap langkah
– Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap
proses yang berdampingan
– Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses
tersebut
• Pendekatan ini sesuai untuk:
– Perusahaan yang kekurangan sumber daya
– Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat
2) DP - di Awal Improvement Journey
• Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis
• Keuntungan pendekatan ini adalah: – Dengan melibatkan seluruh karyawan
dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi peningkatan
– Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu
– Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan
Mana yang sebaiknya digunakan?
Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara
kedua lebih berguna
Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari
kualitas seringkali menunjukkan situasi ideal bukan yang
sesungguhnya
Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang
dilakukan saat ini (as -is), bukan bagaimana seharusnya
dilakukan (to be).
Identifikasi & Dokumentasi
Proses
Tahapan dalam mendokumentasikan proses:
1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif,
tepatnya menggunakan relationship mapping.
Sehingga menjawab pertanyaan berikut;
Siapakah konsumen dan output dari proses?
Siapakan supplier dan input dari proses?
Bagaimana aktivitas aliran internal proses?
2. Konstruksikan flowchart
Teknik Pembuatan
Dokumentasi Proses
Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh
hubungan antar bagian bisnis
Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang
melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa
mereka berada
Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart
biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki
Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari
berbagai partisipan dalam proses
Relationship Mapping
• Contoh relationship mapping untuk proses sampel
Sales Planning
PurchasingManufacturing
Suppliers
C
u
s
t
o
m
e
r
s
Discussion/
Negitiation
Flow of goods
Order
Information
Relationship Mapping untuk
Supply Process
Suppliers
Central
manufacturing
site
Local
Dealers
End
customers
End
customers
Local
Dealers
End
customers
End
customers
Local
Dealers
End
customers
End
customers
GoodsNegotiation about
frame agreements
Goods
Prognoses &
orders
GoodsSales
consultations
Flowchart
• Flowchart digunakan karena pada umumnya
lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan
secara grafik daripada dengan kata-kata
• Ada berbagai cara untuk menggambarkan
flowchart
• Cara paling sederhana adalah dengan
menggunakan simbol yang berbeda untuk
mewakili aktivitas, dan panah untuk
menggambarkan hubungan antar aktivitas
Simbol-simbol Flowchart
Simbol yang digunakan untuk membuat flowhart
Start atau finished point
Step atau aktivitas proses
Decision point
Input/output
Document
Contoh Flowchart Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan flowchart untuk proses supply
dalam memenuhi permintaan konsumen.
Customer
demands
Ordering
Customer
order
Production
planning
Production
plan
Procurement
needs
Procurement
Purchased
partsManufacturing
Products
Delivery
Customer
Satisfaction
Cross-Functional Flowchart
• Flowchart biasa pada dasarnya hanya menggambarkan aktivitas
apa yang dilakukan dalam sebuah proses
• Cross-functional flowchart memberikan informasi tambahan siapa
yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.
CustomerPlanning
Department
Procurement
Department
Manufacturing
Department
Distribution
Department
Customer
demand
OrderingProduction
Planning
Procurement
Manufacturing
DeliverySatisfied
customer
21
Simbol-simbol Flowchart
• Flow direction symbols – Digunakan untuk
menghubungkan simbol satu dengan yang lain
– Disebut juga connecting line
• Processing symbols – Menunjukan jenis operasi
pengolahan dalam suatu proses / prosedur
• Input / Output symbols – Menunjukkan jenis peralatan yang
digunakan sebagai media input atau output
22
Flow Direction Symbols
• Simbol arus / flow – Menyatakan jalannya arus suatu proses
• Simbol communication link – Menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke
lokasi lain
• Simbol connector – Menyatakan sambungan dari proses ke
proses lainnya dalam halaman yang sama
• Simbol offline connector – Menyatakan sambungan dari proses ke
proses lainnya dalam halaman yang berbeda
23
Processing Symbols
• Simbol process – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang
dilakukan oleh komputer
• Simbol manual – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang
tidak dilakukan oleh komputer
• Simbol decision – Menujukkan suatu kondisi tertentu yang
akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak
• Simbol predefined process – Menyatakan penyediaan tempat
penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal
• Simbol terminal – Menyatakan permulaan atau akhir suatu
program
24
Processing Symbols
• Simbol keying operation
– Menyatakan segal jenis operasi
yang diproses dengan
menggunakan suatu mesin yang
mempunyai keyboard
• Simbol offline-storage
– Menunjukkan bahwa data dalam
simbol ini akan disimpan ke suatu
media tertentu
• Simbol manual input
– Memasukkan data secara manual
dengan menggunakan online
25
Input / Output Symbols
• Simbol input/output – Menyatakan proses input atau output
tanpa tergantung jenis peralatannya
• Simbol punched card – Menyatakan input berasal dari kartu
atau output ditulis ke kartu
• Simbol magnetic tape – Menyatakan input berasal dari pita
magnetis atau output disimpan ke pita magnetis
• Simbol disk storage – Menyatakan input berasal dari dari
disk atau output disimpan ke disk
26
Input / Output Symbols
• Simbol document
– Mencetak keluaran dalam bentuk
dokumen (melalui printer)
• Simbol display
– Mencetak keluaran dalam layar
monitor
27
Contoh System Flowchart
Data jawaban
ujian
Koreksi
Daftar Koreksi
Data File
utama
ujian
Periksa Ujian
Tabel
Siswa
File
siswa
lulus
Laporan Hasil
Ujian
28
Kaidah Pembuatan Flowchart
Start
Input
Proses
Output
End
29
Pengolahan data
START
READ
HABIS ?
PROCESS
WRITE
END
Tidak
Ya
30
Input lebar
Menghitung luas persegi panjang
Start
End
Input panjang
Luas panjang * lebar
Print Luas