penyelarasan sop

PENYELARASAN SOP

SOP 02 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA

Professional Appraisers & ConsultantsYANUAR BEY & REKAN

PENYELARASAN SOP

S O P 2 : K E P A S T I A N M U T U D A N K E B I J A K A N E T I K A


Bertujuan Untuk : Mengatur ketentuan tentang Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika yang berlaku pada Y&R.:

Ruang Lingkup : Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika ini merupakan kebijakan dan prosedur penetapan mutu, aktivitas mempertahankan mutu serta distribusi jasa dan layanan dari Yanuar Bey Dan Rekan (selanjutnya disebut “Y&R”) kepada setiap Klien.

SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, ContinuedProfessional Appraisers & Consultants

YANUAR BEY & REKAN

•adalah hasil atau ukuran atas pencapaian suatu proses yang bersifat kualitatif/kuantitatif dan dibandingkan dengan acuan standar yang menjadi standar keberhasilan proses tersebut oleh user, Klien dan Y&R.

Mutu

•adalah komitmen secara tertulis dari Partner sesuai dengan Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika yang ditetapkan pada tahun berjalan

Pernyataan Mutu

•adalah pengendalian atas syarat atau batas pencapaian yang dihasilkan agar berjalan atau sesuai dengan ketentuan standar yang dimiliki oleh Y&R.

Kontrol

•adalah output yang diberikan oleh Y&R kepada setiap Klien. Layanan didokumentasikan dalam bentuk Kertas Kerja, Berita Acara, Laporan, atau bentuk lainnya yang disepakati antara user, Klien dan Y&R.

Layanan (servicing)

•adalah bentuk tertulis dari pekerjaan atau kebijakan

Terdokumentasi

•adalah kondisi dimana karyawan dapat memiliki peluang menjadi tidak obyektif sesuai dengan prinsip Independensi dan kode etik profesi terhadap Klien

Konflik Kepentingan

DEFINISI


YANUAR BEY & REKAN

•adalah proses seleksi karyawan berdasarkan kebutuhan Y&R dengan memperhatikan pengembangan karir karyawan dalam tahap yang telah ditetapkan.

Rekruitmen

•adalah media tertulis yang digunakan oleh Y&R dalam mendokumentasikan proses kerja penilaian dari karyawan pada Y&R.

Formulir Performance Appraisal (PA)

•adalah karyawan yang telah melalui periode percobaan selama 3 (tiga) bulan pertama sejak tanggal penerimaan pada Y&R. Karyawan Tetap akan menerima fasilitas sesuai dengan jabatan atau pangkat yang ditetapkan oleh Y&R. ..

Karyawan Tetap

•adalah karyawan yang mengikat kerjasama dengan Y&R untuk jangka waktu tertentu.Y&R hanya akan memperpanjang kerjasama dengan Karyawan Kontrak untuk satu periode saja.

Karyawan Kontrak

•adalah pihak pengguna Laporan yang dihasilkan oleh Y&R, terbatas pada BAPEPAM, BEI dan pihak Perbankan.

User

DEFINISI, Continued

S O P 2 : K E P A S T I A N M U T U D A N K E B I J A K A N E T I K A , C O N T I N U E DProfessional Appraisers & Consultants

YANUAR BEY & REKAN

KETENTUAN

Persyaratan umum

Y&R menyusun SOP Pengendalian Mutu ini sebagai bagian dari prasyarat bagi Sistem Manajemen Mutu pada organisasi yang memiliki standar untuk:

Memperagakan kemampuannya untuk taat asas, memberikan layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

Meningkatkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui penerapan sistem secara efektif, termasuk proses perbaikan berkelanjutan pada sistem internal dan kepastian kesesuaiannya pada persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

Kontrol atas dokumen

• 4 Point, dokumen eksternal, internal, sesuai dan layak yang masih berlaku, dan penanganan atas dokumen obsolete, berikut penyimpanan atau pengawasannya

Kontrol atas catatan mutu

• Catatan mutu berupa : Organizational charts, list entitas yang wajib diberlakukan independensi, laporan beserta dokumen pendukung dan kertas kerja terkait, laporan audit mutu, training records

Komitmen Mutu

• 4 Point, terkait dengan pendefinisian, perancangan, dan pengimplentasian sistem dan prosedur serta pengelolaan mutu berdasarkan komitmen yr, berikut meeting internal periodik dalam rangka evaluasi.

KETENTUAN, CONTINUED• SOP 2 : KEPASTIAN MUTU DAN KEBIJAKAN ETIKA, Continued


Verifikasi kebutuhan

sumberdaya

• 5 point, Verifikasi disupervisi oleh partner, atas aktivitas inspeksi, pemantauan kualitas penugasan dan pelaksanaan penugasan dan produksi laporan, secara periodik menyusun dan merevisi pernyataan mutu.

Fokus terhadap klien

• Y&R memastikan prasyarat yang ditentukan oleh Klien dapat dipenuhi sesuai dengan ketentuan pada bab Perbaikan Berkelanjutan.

Kebijakan Mutu • “Kami melaksanakan penugasan

berdasarkan data dan analisis secara profesional.”

Quality Planning

• 2 point, terkait dengan diskusi mengenai kebutuhan yang diisyaratkan oleh kontrak penugasan, dan ketersediaan alat bantu utk penanganannya, serta pemenuhan terhadap kebutuhan yang ditimbulkannya.



Tanggung Jawab, Kewenangan dan

Komunikasi

• 5 point mengenai penetapan tanggung jawab perlini dalam diagram organisasi, job description, hubungan antar staff, sosialisasi dan komunikasi berkala kepada seluruh karyawan.

Management representative

• 2 point mengenai penunjukan MR, termasuk wewenang dan tanggung jawabnya.

Komunikasi internal • Efektifitas dan dokumentasinya

Konsultasi • 7 point mengenai mekanisme konsultasi, hal hal yang

membutuhkan konsultasi, pendokumentasiannya, termasuk evaluasinya .

Management review • 3 point mengenai periodisasi review, point point yang dilakukan review.

Management sumberdaya

• Y&R menentukan dan menyediakan Sumber Daya yang dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dalam rangka memenuhi kepuasan Klien

.



Sumberdaya manusia• Kompetensi memadai yang diperoleh dari jenjang

pendidikan, pelatihan kontinyu, dan pengalaman. Yang catatannya di kelola dan didokumentasikan dengan baik.

Recruitment • 5 point mengenai kebutuhan yang mendasarinya,

kesesuaian dengan budget dan rencana bisnis, tahap tahap seleksinya, sampai jenis status kepegawaiannya.

Penetapan kualifikasi keahlian

• Kesesuaiannya dengan penugasan, kualifikasi minimal baik secara akademis maupun secara keahlian

Kebijakan penggunaan rekanan

dan tenaga ahli

• 4 point tentang pemenuhan kebutuhannya terkait penugasan, pembatasan informasi yang dapat diakses, proses konsultasi yang terdokumentasi.

Komunikasi penunjukan rekanan

dan tenaga ahli

• 2 point mengenai, informasi tertulis kepada karyawan, dan penjelasan mengenai detail kewenangan yang diberikan kepada rekanan dan tenaga ahli tersebut kepada karyawan yang akan menjadi tandemnya.

Kebijakan review dan dokumentasi

penugasan• 3 point mengenai tahap tahap review dan dokumentasi

penugasan..



Pengembangan karyawan

• 10 point terkait pelatihan, kebutuhannya, frekuensinya, perencanaannya, materinya, sampai evaluasinya.

Pengembangan profesi

• 7 point mengenai kesempatan pengembangan profesi melalui pelatihan baik internal maupun eksternal, kebutuhan informasi yang wajib disediakan, target pengembangannya, sampai evaluasi dan dokumentasinya.

• Bagi karyawan yang tidak ikut pengembangan karyawan, akan diberikan sanksi, mulai dari peringatan sampai pemberhentian

Penilaian kinerja • 7 point terkait penilaian kinerja ini

Promosi • 9 point terkait promosi, fasilitas yang diberikan, pelatihan yang

menjadi haknya, penghasilan, dan wewenang yang mengikutinya, kewenangan pemberian promosi, sampai pendokumentasiannya.

Infrastruktur dan lingkungan kerja

• Infrastruktur dan lingkungan kerja yang dibutuhkan dalam rangka pemenuhan SOP kepastian mutu secara efektif.

Realisasi layanan. Perencanaan

• 6 point mengenai perencanaan realisasi layanan, termasuk penunjukan tim kerja, hal hal yang termasuk penugasan, hal hal yang termasuk penunjukan, sampai evaluasi terhadap penugasan dan penunjukan.



Proses yang berhubungan dengan

klien

• 7 point terkait identifikasi kebutuhan klien, pengendalian kebutuhan klien, komunikasi kepada klien, sampai evaluasinya.

Pengembangan layanan• 8 point mengenai perencanaan, penentuan input,

penetapan output, proses review, verifikasi, validasi, dan pengendalian.

Penetapan project closing

• 2 point terkait kriteria project closing, dan project closing tanpa persetujuan klien.

Ketentuan layanan dan proses kerja

• 5 point terkait pengendalian layanan, validasi layanan, identifikasi dan kemampuan telusur, penanganan dokumen milik klien, pemeliharaan hasil kerja.

Pemantauan dan Pengukuran Layanan.

Umum

• Untuk memperoleh hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan Klien dan manajemen mutu, Y&R secara periodik melakukan aktivitas pemantauan, pengukuran dan analisis serta perbaikan pada layanan dan proses kerja termasuk penerapan metodologi kerja yang lebih optimal.

Tingkat kepuasan klien• 4 point mengenai pengukuran kepuasan klien, metode penggunaan

informasinya, pengembangan layanan yang diperlukan. Dan aspek aspek yang diukur.



Audit Mutu• 2 point terkait prosedur audit mutu, dan tujuan audit mutu

yaitu kepastian mutu yang diterapkan dan berjalannya mekanisme koreksi perbaikan pada internal organisasi

Rencana perbaikan, kebijakan etika

• 5 point yang isinya perencanaan perbaikan, koordinasi dengan manager representative, kebijakan etika yang sesuai dengan KEPI, sosialisasi atas kebijakan etika

Independensi •7 point terkait evaluasi tingkat independensi terhadap klien, pencegahan konflik kepentingan, sampai metoda evaluasi terhadap tingkat independensi terhadap klien

Ketidak berpihakan•8 point terkait ketidak berpihakan seperti : menjaga kemandirian, objectivitas, pendapat pribadi atau kesimpulan yang telah ditetapkan terlebih dahulu, informasi yang disediakan oleh klien, tanpa konfirmasi dari sumber yang mandiri,prasayat hipotesis yang wajar.

Integritas dan obyektivitas

•15 point mengenai integritas seperti : wajib bertindak menurut hukum, tidak boleh sengaja salah menafsirkan kualifikasi personal, tidak dibenarkan mengiklankan usaha secara berlebihan, bertanggung jawab atas kebenaran hasil penilaian dalam batas batas yang ditetapkan berdasarkan spi. Tidak boleh mempunyai kepentingan terkait hasil penilaiannya. dst

Tanggung jawab kepada pemberi tugas / klien

•14 point mengenai hal ini seperti : memberikan hasil penilaian yang lengkap, teliti , tidak menyesatkan, dan tidak memihak, penugasan yang harus sesuai dengan kompetensi, kewajiban merahasiakan hasil penilaian kepda pihak selain pemberi tugas, sampai ketentuan umum mengenai imbalan jasa penilaian.



Tanggung jawab kepada profesi

penilain

• 4 point terkait larangan persaingan tidak sehat, promosi sepihak untuk mengambil alih penugasan dari kjpp lain, mencemarkan nama baik penilai lain.

Tanggung jawab dan praktik lain

• 3 point yang isinya larangan kolusi dalam rangka mendapatkan penugasan, penggunaan laporan yang tidak sesuai dengan perjanjian, promosi yang wajar yang diperkenankan.

Komisi dan fee referal

• Y&R tidak menerima dan memberikan fee referal dari pihak lain yang tidak memiliki hubungan langsung dengan penugasan. Komisi dan fee referal hanya diberikan kepada pihak ketiga yang secara jelas memiliki andil terhadap penugasan.

Beberapa ketentuan lain

• Pengawasan kepatuhan kebijakan etika• Sosialisasi kebijakan etika• Evaluasi dan review terhadap kebijakan etika• Pelanggaran terhadap kebijakan etika




YANUAR BEY & REKAN

KEWENANGAN


YANUAR BEY & REKAN

FLOW CHARTAda 9 flowchart dalam SOP Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika ini

Penetapan kepastian mutu dan revisinya

Sosialisasi kepastian mutu

Konsultasi

Perencanaan recruitment

Pelaksanaan recruitment

Pelatihan

Evaluasi kinerja karyawan

Penjadwalan dan pengesahan jadwal pekerjaan

Promosi


YANUAR BEY & REKAN

PROSEDURPROSES IDENTIFIKASI KLIEN

• Berisi penjelasan prosedur yang harus dilakukan, oleh personil dalam KJPP Y&R, termasuk petugas yang ditunjuk, dalam setiap tahapan sebagai berikut : • Tahap penetapan kepastian mutu dan revisinya• Tahap sosialisasi kepastian mutu dan revisinya• Tahap konsultasi• Tahap perencanaan rekruitmen• Tahap pelaksanaan rekruitmen• Tahap pelatihan• Tahap evaluasi kinerja karyawan• Tahap penjadwalan dan pengesahan jadwal

pekerjaan• Tahap promosi

S O P 2 : K E P A S T I A N M U T U D A N K E B I J A K A N E T I K A , C O N T I N U E DProfessional Appraisers & Consultants

YANUAR BEY & REKAN

MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN

Berita acara sosialisasi

Formulir konsultasi

Man power planning

Lembar evaluasi calon karyawan

Lembar permohonan training

Formulir performance appraisal


YANUAR BEY & REKAN

PENGAWASAN

• Secara periodik melakukan evaluasi terhadap persetujuan pejabat berwenang pada seluruh dokumen yang ditetapkan terkait dengan Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika.

• Secara periodik memastikan penyimpanan dokumen terkait dengan Kepastian Mutu dan Kebijakan Etika dikelola oleh petugas yang ditunjuk.

• Secara periodik memastikan evaluasi terhadap Kepastian Mutu berdasarkan masukan atau input dari Klien, perkembangan organisasi serta syarat kompetensi dari asosiasi penilai.

• Secara periodik melakukan pemeriksaan terhadap file dari karyawan yang bekerja pada Y&R untuk memastikan kelengkapan dokumen rekrutmen, penilaian kinerja, promosi dan lain-lain dari karyawan yang bersangkutan.

PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH


YANUAR BEY & REKAN

END OF SLIDE

penyelarasan sop

Documents