Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word

Tip dan Trik

Volker Mller

Fakultas Teknik Informatika

Universitas Kristen Duta Wacana, Yogyakarta 55224, Indonesia

Email: vmueller@ukdw.ac.id

Homepage: http://lecturer.ukdw.ac.id/vmueller

Abstrak: Pengolah kata seperti MS-Word sangat membantu dalam penulisan karya

ilmiah. Kadang-kadang pengetahuan tentang pemakaian MS-Word untuk menulis

sebuah laporan berpuluh-puluh halaman masih terbatas pada operasi-operasi dasar.

Dalam tulisan ini saya mencoba menjelaskan beberapa fitur MS-Word yang

mendukung penulisan karya ilmiah.

Pendahuluan

Banyak mahasiswa di Universitas Kristen Duta Wacana dan universitas-universitas lain di

Indonesia yang sudah biasa menggunakan pengolah kata seperti MS-Word atau OpenOffice

untuk menulis laporan kerja praktek atau laporan skripsi. Kadang-kadang pengetahuan tentang

pemakaian MS-Word untuk menulis sebuah laporan berpuluh-puluh halaman masih terbatas

pada operasi-operasi dasar. Dengan demikian banyak fasilitas yang sudah disediakan MS-Word

untuk mendukung penulisan karya ilmiah belum dimanfaatkan mahasiswa. Dalam publikasi ini

saya mencoba menjelaskan beberapa fitur MS-Word yang akan sangat membantu dalam

penulisan karya ilmiah dalam bidang Matematika dan Informatika. Saya berharap semoga

tulisan ini bisa membantu mahasiswa dalam menyusun laporan-laporan dan sekaligus dalam

meningkatkan kualitas formal laporan tugas akhir.

Tema yang akan saya jelaskan dalam publikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Penulisan rumus matematika dan karakter khusus (Bab II).

2. Spell checking untuk teks dalam bahasa Indonesia (Bab IV).

3. Automatic numbering dan cross-references (Bab V).

4. Styles untuk menyeragamkan dokumen (Bab VI).

5. Daftar Isi dan Indeks secara otomatis (Bab VII).

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

2

6. Daftar Pustaka secara semi-otomatis (Bab VIII).

7. Pemakaian Header dan Footer (Bab IX).

8. Penulisan dalam Kelompok dan Reviewing (Bab IX).

9. Pemakaian master document dan subdocument (Bab X).

Semua tip dalam publikasi ini telah saya cek dengan MS-Word 2000. Versi MS-Word yang

lebih baru atau StarOffice 5.0 / OpenOffice 1.0 atau yang lebih baru seharusnya mendukung

semua fitur yang saya jelaskan. Jika anda menggunakan versi yang lebih lama, saya tidak bisa

memastikan bahwa semua fitur tersebut ada. Bila tidak ada, saya menyarankan untuk meng-

update ke versi yang lebih baru. Dalam tulisan ini saya selalu menggunakan notasi A untuk menunjukkan pemakaian tombol A, dilanjutkan dengan tombol B.

Tip pertama saya adalah kelengkapan instalasi. Karena kemampuan MS-Word sangat luas, tidak

mungkin kita menguasai semua fasilitas yang sudah tersedia. Oleh karena itu, setiap instalasi

Word harus dilengkapi dengan file-file HELP secara utuh. Hanya dengan file-file tersebut

secara utuh, kita bisa langsung mencari informasi bila muncul masalah dalam pemakaian MS-

Word. Selain itu, banyak informasi tentang pemakaian MS-Word tersedia di Internet, misalnya

di [WPS].

Saya sangat berterima kasih jika ada pembaca yang memberitahu tentang fitur lain yang belum

dijelaskan dalam tulisan ini namun layak pakai. Saya berencana untuk menambah penjelasan

tentang fitur lain pada tulisan ini sehingga menjadi lebih lengkap.

Penulisan Rumus Matematika

Dalam laporan tugas akhir bidang teknik seringkali digunakan rumus matematika dan karakter

khusus seperti karakter bahasa Yunani, simbol penjumlahan dan lain-lain. Seringkali mahasiswa

memilih huruf yang agak mirip dengan huruf yang diinginkan, tetapi tidak sama. Tentu saja cara

ini kurang bagus. MS-Word menyediakan dua fasilitas untuk menulis karakter asing dan rumus

matematika, yaitu Symbols dan Math-Equation. Saya pernah melihat contoh-contoh seperti

pada kolom pertama pada tabel berikut, kolom kedua menunjukkan contoh penulisan yang

menurut saya jauh lebih indah.

Penulisan yang

kurang bagus

Penulisan yang

lebih bagus

Penulisan yang

kurang bagus

Penulisan yang

lebih bagus

x # y x y {1} V {2, 3} {1} {2, 3}

e < 0.1 dim. 2 x 4 dim. 2 4

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

3

x . y x y a xor b a b

1+x

i=1

n i

=

n

i

i1

[ 1 2 3] [ 2 3 4] [3 5 6]

653

432

321

1

x + 1 (dengan AutoShapes) 1

1

+x

Secara umum kita bisa menggunakan karakter yang sudah disediakan dalam Insert Symbol jika rumus matematika yang dipakai tidak rumit. Pada feature ini juga tersedia simbol-simbol

yang penting pada jurusan selain Teknik, seperti misalnya simbol mata uang Euro (

British Pound ( Screenshot untuk tabel simbol tersebut bisa dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1 : Screenshot Symbols

Jika rumus matematika lebih rumit, seperti misalnya gabungan beberapa operator, sebaiknya

Math-Equation dipakai. Sesudah menekan Insert Object Microsoft Equation 3.0 kita mendapat jendela seperti dijelaskan pada Gambar 2 .

Gambar 2 : Screenshot Math-Equation

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

4

Jika ada salah satu simbol yang seringkali kita pakai, sebaiknya kita mendefinisikan sebuah

shortcut untuk simbol tersebut sehingga simbol tersebut bisa dipakai dengan cepat. Misalnya

ketikan titik di tengah ( ) bisa dilakukan dengan cepat sebagai Alt-0-1-8-3 (tekan tombol Alt,

kemudian mengetik 0-1-8-3). Definisi Shortcut baru bisa kita lakukan sebagai berikut: Pada

menu Insert Symbol kita harus memili h karakter yang diinginkan, kemudian kita men-click Shortcut Key , kemudian diinputkan shortcut baru dalam kotak Press new shortcut

key . Akhiri pemili han dengan menekan tombol Click Assign .

Penempatan Teks

Kebiasaan lain yang kurang bagus terjadi dalam penempatan teks, misalnya dalam presentasi

kode. Dalam presentasi kode seringkali muncul indentation, yaitu bagian tertentu harus digeser

beberapa karakter ke kanan. Banyak mahasiswa menggunakan spasi untuk menggeser kode.

Cara ini kurang bagus karena ukuran spasi tidak selalu sama, bisa bervariasi bergantung jumlah

karakter dalam baris tersebut. Selain itu, ukuran spasi di layar dan di printer tidak selalu sama,

sehingga hasil cetakan mungkin kurang rapi. Untuk menyelesaikan masalah indentation,

disediakan tabulator dan tombol TAB. Dengan menetapkan tabulator pada posisi yang kita

inginkan dan menggunakan tombol TAB untuk melompat pada posisi tersebut, presentasi rumus

menjadi jauh lebih bagus.

Gambar 3 : Tabulator

Gambar 3 menunjukkan bahwa tabulator juga bisa dipakai untuk menempatkan dua bagian dari

satu baris pada posisi tertentu. Selain itu tabulator mempunyai kemungkinan untuk diubah

dengan mudah (menggeser tanda di ruler atas) dan kode akan disesuaikan.

Kemungkinan lain untuk membentuk format satu baris yang lebih rapi adalah dengan

menggunakan tabel dengan border yang tidak mempunyai warna. Dengan demikian, border

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

5

tidak kelihatan, tapi baris tetap rapi. Tabel berikut menunjukkan bagaimana sebuah rumus bisa

dilengkapi dengan sebuah nomor (lihat Bab V cara memili h nomor secara otomatis). Untuk

kejelasan saya menggunakan border yang masih kelihatan.

Posisi untuk rumus (1)

Border tabel ini bisa diubah dengan Format Borders and Shading Page Border. Kemudian kita memili h No Border.

Spell Checking untuk Bahasa Indonesia

MS-Word secara default sudah menyediakan fasili tas untuk mengecek kebenaran ejaan dalam

bahasa Inggris (spell checking). Karena kebanyakan laporan di Indonesia ditulis dalam bahasa

Indonesia, fasili tas spell check biasanya tidak dipakai, dan walau dikoreksi secara manual

berapa kali pun biasanya tetap ada kesalahan ketik dalam laporan-laporan.

Dengan menggunakan file kamus berbahasa Indonesia, fasili tas spell check bisa juga digunakan

untuk bahasa Indonesia. Saya menyediakan satu buah archive di website pribadi yang berisi

file-file kamus bahasa Indonesia. Untuk instalasi, pengguna harus terlebih dulu mengekstrak file

yang menyimpan file dengan kata-kata (file tersebut ada dalam tiga bagian karena ukuran file

terbatas maksimal 64 Kbytes: Indoaa.dic, Indoab.dic, Indoac.dic) ke dalam directory

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Proof . Kemudian file-file ini harus

diintegrasikan pada program MS-Word dengan memili h Tools Options Spelling &

Grammar Dictionaries. Akan muncul jendela seperti di Gambar 4.

Empat file baru harus kita tandai dalam kotak, kemudian klik OK. Sesudah instalasi itu, spell

check untuk bahasa Indonesia bisa kita jalankan seperti biasa dengan menggunakan tombol F7

atau lewat menu Tools Spelling and Grammar.

Penulisan Karya Ilmiah dengan MS-Word Versi 1 November 2002

6

Gambar 4 : Custom Directory

Dengan metode ini kita bisa menggunakan fasilitas spell check, namun belum bisa mengecek

tata bahasa untuk bahasa Indonesia. Saya belum menemukan file dengan definisi tata bahasa

Indonesia untuk MS-Word. Kalau ada pembaca yang memilikinya, tolong dikirim kepada saya

lewat Email.

Cross-References dan Automatic Numbering

Dalam setiap laporan ada bagian yang mem