TUGAS PRAKTIKUM

PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

“MICROSOFT WORD 2007”

NAMA : HADIJAH

NIM : H12110270

KELOMPOK : OPENSUSE

NAMA ASISTEN : 1. SUPRI BIN HJ AMIR

2. AGUSMAN

3. ABD. RAHMAN M.

4. AKBAR

5. LILIES HANDAYANI

6. FACHRUL ISLAM

7. MUHLIS M. ASRI

8. RESKIANA

LABORATORIUM KOMPUTASI

JURUSAN MATEMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS HASANUDDIN

MAKASSAR

2010

Jelaskan isi dari Menu Bar Mailings!

1. Envelopes

Berfungsi untuk membuat dan mencetak kop surat tunggal. Pad kop surat

tersebut dapat dituliskan alamat tujuan.

2. Labels

Berfungsi untuk membuat dan mencetak label tunggal. Misalnya, untuk

menuliskan alamat penyuratan, sebagai sampul file data, sampul CD,

maupun label lembaran.

3. Start Mail Merge

Berfungsi untuk membuat dan mencetak dokumen berbentuk surat

proposal (berbentuk e-mail maupun kop surat) yang akan dibagikan

kepada pelanggan (customer). Setiap surat proposal pada tiap customer

dapat divariasikan personalisasi alamatnya berdasarkan nama pelanggan.

Informasi surat diperoleh dari sumber data.

4. Select Recipients

Berfungsi untuk menentukan dokumen yang digunakan, biasanya berisi

data teks dan grafik dari beberapa versi dokumen yang sebelumnya telah

di-merge, meliputi nama dan alamat pelanggan.

5. Edit Recipient List

Berfungsi untuk mengkoneksikan dokumen ke sumber data yang berisi

daftar nama dan alamat resipien surat proposal. Lalu mengedit daftar

informasi customer dengan menambahkan atau mengurangi daftar nama.

Opsi ini dapat diabaikan jika tidak ada data yang ingin diedit.

6. Highlight Merge Fields

Berfungsi untuk menambahkan placeholders (field mail merge) pada

dokumen yang berisikan informasi data file yaitu menyusun daftar nama

dan alamat customer.

7. Adress Block

Berfungsi untuk menyetarakan bentuk penulisan alamat kop surat

proposal.

8. Greeting Line

Berfungsi untuk membuat pembuka surat yang bentuknya sama pada

semua surat yang akan ditujukan pada semua customer.

9. Insert Merge FieldBerfungsi untuk membuat label surat yang berisikan nama dan alamat

customer.

10. RulesBerfungsi untuk membuat aturan yang mengatur penggabungan surat.

Dalam hal ini, Kita dapat menggunakan aturan jika (if) atau akan tetapi

(then). Perintah tersebut digunakan untuk mengecek daftar nama

pelanggan yang memiliki nomor telepon lokal maupun internasional yang

ada di luar negeri.

11. Match FieldsBerfungsi untuk mecocokkan sumber data dengan kop surat proposal yang

telah dibuat. Menyesuaikan area. Menyesuaikan area memungkinkan anda

untuk menyampaikan arti kata di area berbeda di daftar penerima anda

Contohnya, anda bisa menjadikan area yang telah anda buat, misalnya

‘Home’ disesuaikan dengan ‘Home Phone’.

12. Update LabelsBerfungsi untuk memperbaharui label. Jika anda hendak membuat label,

perbaharuilah semua label yang ada di dalam dokumen untuk

menggunakan informasi dari daftar penerima.Untuk penggabungan surat ,

perintah ini tidak dapat digunakan untuk mencetak surat ini.

13. Preview ResultsBerfungsi untuk khusus digunakan untuk menangani kesalahan (error) yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi pilihan untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan

14. Find RecipientsBerfungsi untuk menemukan penerima. Menemukan dan menampilkan

data yang spesifik dan telah tersimpan di daftar penerima dengan mencari

teksnya.

15. Auto Check for ErrorsBerfungsi untuk khusus digunakan untuk menangani kesalahan (error)

yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi pilihan

untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan.

16. Finish & MergeBerfungsi untuk akhir dan penggabungan. Menyelesaikan penggabungan

surat. Anda bisa membuat dokumen yang lain untuk menyalin surat

tersebut, mengirim semuanya secara langsung ke printer, atau mengerim

semuanya melalui e-mail (surat elektronik).

Membuat Label Undangan dengan Ms Word 2007

Langkah 1

1. Buka Program Ms. Excel

2. Setelah itu, anda tulis nama-nama yang ingin di undang, seperti di bawah ini:

3. Setelah itu jangan lupa di simpan, dengan nama file “Data Undangan”

4. Setelah itu program Ms. Excel nya close.

Langkah 2

Kita akan membuat master label, misalkan kita akan membuat master label

dengan jenis Label 103, langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Buka program Ms. Word, seperti di bawah ini

2. Klik menu Mailings – Label,

3. Klik Options.

4. Klik New Label.

Label Name isilah sesuai dengan keinginan anda

Top Margin diukur dari tepi kertas atas sampai ke tepi Label paling atas

Side Margin dari tepi kertas sebelah kiri sampai ke tepi label paling kiri

Vertical Pitch dihitung dari tepi atas label baris pertama sampai ke tepi

atas label baris kedua

Horizontal Pitch dihitung dari tepi kiri label kolom pertama sampai ke

tepi kiri label kolom kedua

Label height, tinggi label dihitung dari tepi atas label sampai tepi bawah

label. Untuk lebih mudahnya tinggi label ini biasanya tertera di bungkus

label yang anda beli,

Label Width, lebar label dihitung dari tepi kiri label sampai tepi kanan

label.

Number across, diisi dengan banyaknya label dalam satu baris

Number down, banyaknya label dalam satu kolom

Page Size, sebaiknya anda pilih ukuran Custom (Catatan: diingat ukuran

Page Size harus sama dengan Page pada pada Properties Printer Anda,

karena jika tidak sama maka hasil Print tidak akan pas)

Page Width, lebar ukuran kertas label

Page Height, tinggi ukuran kertas label

5. Setelah semua terisi dengan benar, kemudian klik OK

6. Klik Ok

7. Klik New Document, maka Ms. Word akan membuka lembar baru seprti di

bawah ini

8. Setelah itu Save, (simpan dalam satu folder dengan data Ms. Excel yang telah

kita buat tadi)

Langkah 3

1. Klik Menu Mailling dan Klik Select Recipients dan Pilih Use Existing List.

2. Buka File Excel (misalnya : Data Undangan) yang anda buat tadi – Klik Open

3. Maka tampil kotak dialog “Select Table”, karena kita tadi menulis nama

undangan di Sheet 1, klik Sheet 1$ – Ok

4. Selanjutnya kita memasukan filed ke dalam table yang kita buat dengan cara

kita klik Insert Merge Field - Kemudian klik Filed satu persatu sesuai dengan

posisi yang diinginkan.

5. Setelah masuk semua maka hasilnya seperti dibawah ini:

6. Hal yang paling penting yang harus dilakukan adalah kita meletakan Next

Record didepan filed nama selain di filed nama pada kolom pertama baris

pertama. Klik Maillings – Rules – Next Record

Sehingga seperti gambar berikut :

7. Untuk melihat hasil penggabungan data tadi dengan cara mengklik Ikon

Dan lihat hasilnya seperti ini :

8. Untuk mengePrintnya…. Klik Finish & Merge – Print Document…

All, jika kita ingin mengeprint semua

Current Record, jika kita hanya ingin mengeprint yang di tampilkan di

record

Form..to…, jika kita ingin mengeprint dari record ke record berapa.

9. Klik Ok

ukuran Page Size harus sama dengan Page pada pada Properties Printer Anda,

karena jika tidak sama maka hasil Print tidak akan pas.

Untuk membuat label 103 dengan Word 2007 lakukan langkah berikut ini :

1. Pilih Menu Mailings – Labels akan muncul kotak dialog Envelopes and labels

2. Pada kotak dialog Envelopes and labels pilih Option, dan akan muncul kotak

dialog Label Option kemudian pilih New Label

3. Setelah anda mengklik New Label maka akan muncul kotak dialog Label

Detail, apabila anda ingin membuat Label 103 isikan data sesuai gambar di

bawah.

4. Setelah mengisi data pada Kotak Dialog New Label anda pilih OK, dan akan

kembali pada kotak dialog Label Option, sekarang pada kotak dialog Label

option akan muncul product number pilih  103 Label yang tadi anda buat,

kemudian pilih OK.

5. Kemudian akan kembali ke Kotak Dialog Encelopes and Labels anda pilih

New Document, sekarang lihat hasilnya.

Mail Merge untuk membuat label nama dan departemen pada daftar

undangan menggunakan kertas label Tom & Jerry No.103, yang umumnya

banyak dijual di toko-toko buku

Langkah-langkahnya, yaitu:

1. Pertama-tama, bukalah Microsoft Word 2007, kemudian pilih tab Mailings

kemudian pilih Start Mail Label

2. Klik tombol New label. Isilah data-datanya sesuai dengan yang tertera pada

gambar.

3. Klik tombol OK.

4. Setelah semua parameter dimasukan,klik Ok terus sampai semua di windows

labels kemudian klik new document  sehingga terdapat dokumen baru berbentuk

seperti ini.

5. Persiapkan di dalam satu file Excel, seluruh daftar nama dan alamatnya. Misal

datanya adalah sbb:

6. Kembali lagi ke file yang tadi dibuat di Word, pilih tab Mailings kemudian

pilih Select Recipients à Use Existing List, maka akan muncul window file

browse, pilihlah file excel yang telah kita buat pada langkah 6 diatas. 

7. Setelah file excelnya dipilih, akan muncul pilihan sheet mana yang akan

digunakan, pilihlah sheet 1 karena datanya memang ada di sheet1 ini, kemudian

klik OK dan OK lagi, maka data di excel telah masuk kedalam mail merge yang

kita buat.

8.Kemudian pilih Insert Merge Field untuk memasukan field mana saja yang

akan dimasukan kedalam address label yang akan kita buat. Disini kita akan

memasukan field NAMA dan DEP, sehingga tampilannya akan seperti di bawah

ini.

9. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results. Hasilnya adalah sbb:

10. Untuk mencetak label ini ke printer, pilih Finish & Merge kemudian pilih

Print Documents. Bilamana sebelum diprint, ada yang hendak diedit terlebih

dahulu, maka pilih Finish & Merge