pengurusan surat dengan sistem “simardi” di …... · ilmu sosial dan ilmu politik, universitas...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Hidayat Jati Sugandha
D.1506024
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009
PERSETUJUAN
PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDIDI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
Hidayat Jati Sugandha
D 1506024
Disetujui untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Dra. Suprapti
NIP 130543172
PENGESAHAN
PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
Hidayat Jati Sugandha
D 1506024
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Selasa
Tanggal : 7 Juli 2009
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Suharsono, MS
NIP. 130 794 467
2. Penguji 2 Dra. Suprapti
NIP. 130 543 172
Mengetahui,
Dekan, Ketua Program
Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.
NIP. 19530128 198103 1 001 NIP. 19490205 198012 1 001
MOTTO
JALANI HIDUP DENGAN SENYUMJADILAH DIRIMU SENDIRI
JANGAN MUDAH PUTUS ASAGUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN
Persembahan :
Untuk Allah SWTUntuk keluargaku yang selalu mendukungkuUntuk teman-teman yang selalu menemani Untuk kekasihku
PERNYATAAN
Nama : Hidayat Jati Sugandha
NIM : D 1506024
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PENGURUSAN SURAT DENGAN
MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA” adalah betulbetul karya sendiri. Halhal yang bukan karya saya dalam tugas
akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi
akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 29 Juni 2009
Yang membuat pernyataan,
Hidayat Jati Sugandha
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan
hidayahnya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Sholawat dan salam senantiasa
tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya dan sahabatsahabatnya.
Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam
memperoleh sebutan vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul dari tugas akhir ini
adalah ”Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Sistem Simardi Di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”.
Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari banyak
pihak. Oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Dra. Suprapti, selaku pembimbing yang berkenan meluangkan waktu untuk membimbing dan
mengarahkan dalam penyusunan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Dwi Moeljadi, SH selaku pimpinan Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
dan Bapak M. Yuhri selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip, yang telah memberikan izin untuk
mengadakan pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
6. Bapak Sri Wahyudi selaku pembimbing di lapangan, beriburibu terima kasih penulis haturkan
atas kesediaannya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.
7. Semua karyawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
8. Temanteman yang memberi dorongan dan semangat baik dalam suka dan duka.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam proses
penyusunan Tugas Akhir sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Akan
tetapi, dengan adanya kekurangan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama
bagi para pembaca.
Surakarta, 29 Juni 2009
Hidayat Jati Sugandha
ABSTRACT
Hidayat jati Sugandha, D. 1506024, LETTER MANAGEMENT BY USE OF SISTEM SIMARDI AT OFFICE ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task reporting, Studi's program Administration Management, Program diploma III, Social Science and Politics faculty, Sebelas Maret University, 2006, 43 pages.
Correspondence constitutes one of whitecollar type or about job administration which often be done by swasta's government and also body body and along with era developing, administration system performance so effected with science and technology developing therefore writer take title “ Letter Management With Sistim Simardi at Office archives and City Region library Surakarta ” by intent for meeting a portion stipubting deeping to get Vokation's mention An Old Hand At Madya( A. Md. ) in Administration Management Area and knows letter management procedure with Simardi. Base that reason, therefore writer make problem formula: How is letter handle by use of Simardi at Office Archives And City Region library Surakarta and What interference that is faced in apply that kearsipan's application at Office Archives and Surakarta's Region library?
In do writer watch utilize descriptive watch type where watch did by figures or depict observing object situation present moment base aught fact to solve a period. In this watch available 2 data source which is primary data sources via interview and observation gets role and, and secondary data source via supportive books in observing.
Incoming letter management procedure cover letter acceptance, pengentrian is letter in Simardi, forwarding therewith sheet letter disposition to chairman of to be filled and presented at by processor unit accords to fill lead disposition, laid up letter did by file orderer at filling cabinet by use of storage system bases subjek / problem.
Outward letter handle procedure cover letter concept that made by pengonsep is given goes to Administration for rectified. Letter concept already been corrected given unto by lead to be given initial then is backed to Administration to be done pengentrian at Simardi then is distributed appropriate destination address which tertera in letter.
In Simardi's application implement there are some interference as: it needs past master, medium and prasarana and its reducing budget lents fund. That thing gets to be settled by arranged its technical guidance about Simardi, medium buy and prasarana applicabling to runs Simardi and be allocated special budget for software preserve or hardware which is utilized to run Simardi.
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
MOTTO iv
PERSEMBAHAN v
KATA PENGANTAR vi
ABSTRAK ix
DAFTAR ISI xi
DAFTAR GAMBAR xiii
DAFTAR BAGAN xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar belakang masalah 1
B. Perumusan masalah 4
C. Tujuan pengamatan 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 5
A. TINJAUAN PUSTAKA 5
1. Pengertian surat 5
2. Pengertian surat menyurat 5
3. Tujuan dan fungsi surat 6
4. Jenis surat 6
5. Bagianbagian surat 8
6. Penanganan surat 10
7. Prosedur penanganan surat 12
B. METODE PENGAMATAN 13
1. Lokasi pengamatan 13
2. Jenis pengamatan 13
3. Sumber data 14
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI 15
A. Gambaran Lembaga 15
B. Sejarah Instansi 15
C. Struktur Organisasi 17
D. Visi Dan Misi 22
E. Tujuan Dan Sasaran 23
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN 24
A. Prosedur penanganan surat 24
B. Cara penanganan surat dengan Simardi 28
C. Hambatan yang dihadapi 41
BAB V PENUTUP 42
A. Kesimpulan 42
B. Saran 43
DAFTAR PUSTAKA 44
DOKUMENTASI 45
DAFTAR RALAT 46
LAMPIRANLAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
3. Pengentrian tanggal terima surat 29
4. Pengentrian nomor urut surat 30
5. Pengentrian nomor surat 31
6. Pengentrian nama berkas 33
7. Pengisian isi informasi surat 34
8. Pengisian tempat berkas 35
9. Pengisian kolom tingkat perkembangan 36
10. Pengisian tanggal diteruskan 37
11. Pengisian unit pengolah 38
12. Pengentrian surat keluar 39
13. Lembar disposisi surat keluar 40
DAFTAR BAGAN
Bagan Halaman
1. Prosedur surat masuk menurut Sutarto 12
2. Prosedur surat keluar menurut Sutarto 13
3. Struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta 18
4. Prosedur surat masuk menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos. 26
5. Prosedur surat keluar menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos. 28
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Istilah surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang berasal
dari pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk penyampaian warta. Surat
setelah dipakai maka surat disimpan sebagai arsip. Ada juga istilah lain yang
sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records
adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam
bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk
disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangunggjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti
surat, tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu setiap
lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Surat menyurat merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau
pekerjaan tata usaha yang rutin dilakukan oleh badan pemerintah maupun
badan swasta. Kegiatan surat menyurat dilakukan dari penciptaan atau
penerimaan surat sampai dengan tahap penyimpanan surat. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan suratsurat dan dokumen inilah yang
selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman
informasi bagi suatu organisasi.
Dewasa ini kinerja sistem administrasi perkantoran sangat terpengaruh
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam hal ini berkaitan
dengan terciptanya dokumen maupun surat. Teknologi informasi sangat
berpengaruh dalam menciptakan dan mengerjakan dokumen atau surat.
Aplikasi kearsipan ”SiMARDiOffline” yang merupakan kepanjangan dari
Sistim Informasi Manajemen Arsip Dinamis adalah merupakan hasil dari
1
sebuah pemikiran sebagai upaya untuk membendung masalah klasik tentang pengelolaan kearsipan
mulai dari unit pengolah sampai dengan Lembaga Kearsipan Daerah.
Ketidakseimbangannya volume arsip yang sangat besar dengan minimnya penyediaan tenaga
pengolah di pusat arsip yang ada di satuan kerja maupun di lembaga kearsipan menjadikan dilema
yang tak kunjung selesai. Pada umumnya arsiparsip yang terdapat di Satuan Kerja tidak mampu
dilakukan pengolahan yang memenuhi standar (akurat, sistimatis dan tepat waktu), yang
menyebabkan arsiparsip lambat laun menjadi terbengkalai dan pada akhirnya menjadi barang kumuh
yang teresidu di sudutsudut ruang kerja. Kemudahan tersebut memberikan dampak akan banyaknya
arsip yang tercipta sehingga hal tersebut memerlukan perhatian khusus bagi lembaga kearsipan
daerah. Sehubungan dengan perkembangan jaman dan era globalisasi serta kemajuan teknologi dan
informasi yang semakin mempunyai peran penting maka pola kinerja manajemen kearsipan harus
secepatnya menerapkan sistem manajemen yang berorientasikan pada teknologi informasi. Surat
memerlukan pengendalian dan pengelolaan khusus oleh tenaga ahli yang berkompeten dalam bidang
suratmenyurat agar suratsurat yang tercipta dapat terselamatkan dan dapat dipertanggung
jawabkan. Permasalahan yang masih sering dijumpai dalam manajemen kearsipan yaitu dalam
penyediaan sarana dan prasarana. Faktorfaktor yang mempengaruhi dalam penanganan cepatnya
penciptaan arsip dan dokumen termasuk di dalamnya surat masuk dan surat keluar yaitu keterbatasan
SDM dalam hal ini terbatas dalam jumlah serta penguasaan ilmu yang relevan dalam bidang
kearsipan. Selain itu juga kurangnya kebijakan pimpinan terhadap manajemen kearsipan. Sehubungan
dengan derasnya penciptaan surat maka penanganan/pengolahan surat dibagi menjadi 2 bagian
pengolahan yaitu :
F. Surat yang telah tercipta dalam rentang waktu lalu maka penanganannya harus
secara semi otomasi, sehingga surat tersebut akan tertata rapi apabila dilakukan pengolahan
secara manual.
G. Arsiparsip yang akan lahir melalui penciptaan surat masuk dan keluar di seluruh
SKPD akan dilaksanakan melalui aplikasi kearsipan yaitu “SimardiOffline”, hal itu bertujuan
agar lalu lintas surat masuk dan keluar pendeskripsiannya untuk menciptakan kartu kendali
surat dapat terekam melalui pengentrian data surat masuk dan keluar.
Dengan dilakukannya otomasi penanganan surat maka konsentrasi Lembaga Kearsipan Daerah
untuk membenahi banyaknya arsip yang telah tercipta dapat dilaksanakan dengan lebih fokus dan
terarah, sementara itu surat yang akan lahir sudah mengalami proses penataan dan pemilahan surat,
permanen, musnah dan dinilai kembali secara otomatis melalui aplikasi kearsipan. Pengurusan surat
masuk dan surat keluar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah
menggunakan suatu aplikasi yang bernama “Simardi” (Sistem Informasi Manajemen Arsip
Dinamis). Aplikasi tersebut merupakan aplikasi kearsipan untuk menampung perekaman data lalu
lintas surat masuk dan surat keluar di seluruh SKPD yang belum siap menyediakan sistem jaringan.
Aplikasi ini di instal oleh petugas pengendali surat agar merekam data surat masuk dan keluar serta
memiliki kemampuan untuk mengolah arsip (Manufer, Penataan dan Penerbitan DPA Permanen,
Musnah dan Dinilai Kembali). Setelah mengentri data di “Simardi” maka dilakukan penyimpanan
arsip dalam hal ini surat. Surat yang disimpan merupakan surat yang mempunyai nilai atau
kegunaan tertentu maka perlu diperhatikan bagaimana prosedur dan bagaimana cara penyimpanan
yang baik, cepat dan tepat sehingga mudah ditemukan kembali bila sewaktu diperlukan. Untuk
menyelenggarakan penyimpanan surat yang aman, awet, efisien dan luwes perlu ditetapkan asas
penyimpanan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan kantor.
Pelaksanaan otomasi kearsipan dilaksanakan bertujuan untuk efisiensi biaya yaitu diupayakan
penerapan aplikasi kearsipan tidak harus menuntut penambahan pembaharuan perangkat keras bagi
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), namun sedapat mungkin dapat dilakukan dengan
perangkat keras yang telah tersedia. Untuk lebih tepat sasaran dan sistematis dalam pelaksanaannya
maka software yang akan dikembangkan menyediakan/menyesuaikan kondisi di lapangan. Maka
pengembangannya akan diupayakan untuk membangun :
C. SimardiOffline
D. SimardiOnLine
E. SimardiWeb Base
F. SimardiPublic Service
G. SimardiAdministrator Jaringan
H. SimardiMPD
B. Perumusan masalah
Semua instansi baik swasta maupun pemerintah tidak lepas dari kegiatan kearsipan yang di
dalamnya terdapat beberapa macam kegiatan. Kegiatan kearsipan pasti dilakukan di setiap instansi
baik pemerintah maupun swasta biasanya berawal dari surat masuk dan surat keluar. Maka
berdasarkan latar belakang yang dikemukakan penulis di atas, permasalahan dalam pengamatan ini
dapat dirumuskan sebagai berikut :
14. Bagaimana penanganan surat masuk dan keluar dengan dengan menggunakan Simardi di Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
15. Apa hambatan yang dihadapi dalam menerapkan aplikasi kearsipan tersebut di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan dari pengamatan yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :
1. Tujuan objektif:
D. Untuk mengetahui cara pengurusan surat dengan menggunakan “SimardiOffline” di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
E. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan keluar di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
2. Tujuan subjektif
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program
Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
DAN
METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka
Administrasi dapat diartikan sebagai suatu rangkaian tindakan
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan tertentu. Sedangkan administrasi menurut Soewarno
Handayaningrat (1986:2) adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat
menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketata usahaan ( Clerical Work ). Maka Tata Usaha adalah
bagian kecil dari administrasi yang akan dibahas.
H. Pengertian Surat
Surat merupakan sarana berkomunikasi untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis ke pihak lain atau alat penyampaian pesan dari
pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada kertas atau lainnya.
Menurut I. G. Wursanto ( 1994 : 11 ) Surat adalah suatu alat penyampaian
informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan,
pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara terulis dari satu pihak
ke pihak lain.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat mempunyai bebrapa
fungsi yaitu sebgai :
• Perwakilan pengirim/penulis
• Pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut
• Bahan bukti
• Alat untuk memperpendek jarak
2. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat dapat dikatakan sebagai hubungan timbal balik antara dua belah
pihak yang berkomunikasi secara tertulis atau melalui surat dapat disebut sebagai
korespondensi. Menurut The Liang Gie (1986 : 63 ) Korespondensi adalah hubungan antara
suatu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantaraan suratsurat.
3. Tujuan dan Fungsi Surat
Tujuan penulisan surat yaitu untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik atas
nama pribadi maupun yang lain, pesan tersebut dapat berupa : pemberitahuan, permintaan,
pertanyaan, jawaban, dll. Menurut Basir Barthos (1990:36) Fungsi surat yang utama yaitu
sebagai alat penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada
kertas atau lainnya. Surat juga mempunyai fungsi lain selain fungsi utama yaitu seperti :
a. Wakil dari pengirim/penulis
b. Bahan pembukti
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
e. Sarana memperpendek jarak
4. Jenis Surat
Menurut A.W. Widjaja (1993:27) macammacam surat dikelompokkan berdasarkan
11 macam ukuran yaitu :
10. Menurut tujuan surat
k. Surat pemberitahuan
l. Surat perintah
m. Surat permohonan
n. Surat laporan
o. Surat susulan
p. Surat peringatan/teguran
q. Surat panggilan
r. Surat keputusan
s. Surat kuasa
t. Surat pengantar
u. Surat pesanan
5
22. Menurut sifat dan isinya
w. Surat dinas
x. Surat pribadi
y. Surat dagang
26. Menurut bentuknya
aa. Surat biasa
bb. Surat telegram
cc. Suat wesel
dd. Memo dan nota
ee. Surat pengantar
32. Menurut prosedur
gg. Surat masuk
hh. Surat keluar
35. Menurut jangkauannya
jj. Surat intern
kk. Surat ekstern
38. Menurut nilai isi surat
mm. Surat rutin
nn. Surat non rutin
D. Menurut jumlah penerima surat
e. Surat biasa
f. Surat edaran
g. Surat pengumuman
H. Menurut urgensi penyelesaiannya
i. Sangat segera/kilat
j. Segera
k. biasa
L. Menurut kegunaannya
m. Konsep
n. Asli
o. Petikan
p. Turunan/salinan
q. lampiran
R. Menurut keamanan isinya
s. Sangat rahasia
t. Rahasia
u. Biasa
V. Menurut pengirimannya
w. Dibawa sendiri
x. Dengan kurir
y. Dengan pos/telegraf
z. Pos antar departemen
5. BagianBagian Surat
Menurut Drs. A.W. Wdjaja (1993 : 18), bagian surat adalah merupakan kelompokkelompok
pada sebuah surat, segingga susunan surat jelas baik sesuai dengan peraturan surat menyurat
resmi
Bagianbagian surat yang lengkap terdiri dari :
6. Kepala surat/kop surat
Kepala surat berfungsi untuk mencerminkan bahwa surat tersebut adalah resmi/dinas yang
kegunaannya untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor/perusahaan juga
keterangan yang lainnya.
7. Tanggal, bulan dan tahun surat
Pada surat dinas penulisan nama kota tidak perlu dicantumkan karena sudah ada pada kop
surat, sedangkan pada surat yang tidak berkop/pribadi penulisan kota harus diikutkan.
8. Nomor surat
Hanya digunakan pada surat resmi saja, hal itu bertujuan untuk memudahkan pengaturan
dalam pengarsipan.
9. Lampiran surat
Sesuatu/dokumendokumen yang disertakan dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan
isi surat.
10. Perihal/isi surat
intisari, pokokpokok penting, maksud dan tujuan secara singkat.
11. Alamat surat
Dalam surat resmi di depan nama seseorang tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak,
Tuan dan sebagainya tetapi jabatan, pangkat atau gelarnya saja.
12. Salam pembuka
Berfungsi untuk menghormati, tanda penghargaan dan tanda kasih sayang dari pengirim
kepada penerima.
13. Isi surat/batang tubuh surat
Terdiri dari tiga bagian :
F. Alinea pembuka
G. Isi surat yang sesungguhnya
H. Alinea penutup
14. Salam penutup
Baik pada surat dinas maupun surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi sebagai
berikut :
a. Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima
b. Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima
c. Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
15. Tembusan
Merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihakpihak lain yang terkait dengan isi
surat dan ditulis di sebelah kiri.
16. Inisial
Merupakan tanda pengenal nama dari pengetik/pengonsep surat tersebut.
17. Cap surat/stempel surat
Merupakan tanda sahnya surat, biasanya terdapat pada surat resmi dan pemakaiannya harus
mengenai tanda tangan.
6. Penanganan Surat
Menurut Sutarto (1992:231) dalam menangani surat terdapat beberapa langkah yang
harus dilakukan baik menangani surat masuk maupun surat keluar, antara lain :
a. Penanganan surat masuk
1. Penerimaan
Langkah pertama yaitu membuka dan membaca isi surat untuk kemudian diteruskan
kepada yang berhak
Cara pengurusan penerimaan surat :
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat
c. Menggolongkan surat sesuai jenisnya
d. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa
surat sudah diterima
2. Membuka surat
Suratsurat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam dan tanda tanggal terima
surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan suratsurat yang dapat dibuka distempel
pada surat di bagian belakang. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai
dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lainlain.
3. Mengelompokkan surat
Suratsurat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat,
kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.
16. Menilai surat
Oleh petugas pencatat surat dinilai untuk menentukan mana yang penting dan mana
yang rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masingmasing golongan
dikelompokkan menurut asal surat dan disusun secara kronologis.
17. Mencatat surat penting
Keteranganketerangan yang perlu dicatat :
a. tanggal penerimaan surat
b. nomor urut surat masuk
c. mencoret huruf K (keluar, karena yang sedang diproses adalah surat masuk)
d. isi ringkas
e. memberi kode klasifikasi
f. memberi indeks
g. dari mana surat itu berasal
h. kepada surat itu ditujukan
i. tanggal dan nomor surat
j. pengolahan surat
18. Mengarahkan surat
Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, surat diserahkan kepada unit
pengolah bersama kartu kendali II berwarna hijau dan kartu kendali III berwarna merah.
Sedangkan kartu kendali I berwarna putih ditinggal kepada petugas pengarah
(pengendali).
b. Penanganan surat keluar
1. Mencatat surat keluar
Untuk surat yang akan dikirim keluar dicatat pada kartu kendali rangkap 3. surat yang
telah ditanda tangani oleh pimpinan pengolah dicatat petugas pengolah yang
bersangkutan.
2. Penyampaian
Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, maka arsip surat keluar
bersamasama dengan kartu kendali I dan II disampaikan pada unit kearsipan untuk
distempel dan aslinya dikirim.
Kartu kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah
arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau pengirimannya di
bagian belakang arsip surat.
Kemudian arsip surat bersamasama dengan kartu kendali II berwarna hijau
disampaikan kepada pengolah.
Oleh pengolah kartu kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan
kepada pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan
sebagai pengganti arsip karena arsip surat disimpan pada pengolah.
Oleh pengolah arsip surat tersebut diklip menjadi satu dengan kartu kendali III
berwarna merah.
3. Penyimpanan arsip surat
Arsip surat disimpan bersamasama dengan konsep surat serta kartu kendali III. Arsip
surat jawaban disimpan menjadi satu map dengan surat masuk.
7. Prosedur penanganan surat
I. Prosedur surat masuk
Bagan 2.1. Bagan prosedur surat masuk
Sumber : Sutarto, (1992:236)b) Prosedur surat keluar
Bagan 2.2. Bagan prosedur surat keluar
Sumber : Sutarto, (1992:236)
Surat masuk
Penerima
Pencatat
Pengarahan
Penata surat
pengolah
Pencatatan surat
Penyampaian surat
Penyimpanan surat
B. Metode Pengamatan
Lokasi Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta, yang beralamatkan di jalan kepatihan No. 3 Surakarta
Jenis Pengamatan
Di dalam pengamatan ini untuk penulisan Tugas Akhir, penulis menggunakan jenis pengamatan
deskriptif, yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan
dan menganalisa datadata yang ada.
Sumber Data
o Sumber Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dari sumber data secara langsung melalui wawancara dan
observasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
o Sumber Data Sekunder
Yaitu sumber data yang dipeoleh secara tidak langsung melalui bukubuku yang
berhubungan dengan pengamatan ini, sehingga dapat digunakan sebagai pelengkap data.
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI
A. Gambaran Lembaga
Dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi ini
penulis mengambil objek tentang Pengurusan Surat dengan Menggunakan
Sistem “Simardi” di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
yang beralamatkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 telp. (0271)
643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yang sekarang ini merupakan
pindahan dari kantor di jalan Kolonel Sutarto no. 174 A yang sekarang ini
digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip. Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah
Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan
merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan
perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam
melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah
Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada
keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota
Surakarta menjadi pola maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban
atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28
15
September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola
organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat
Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan
permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta
menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan
surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah
Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No.
061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah disusun Peraturan
Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal
tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993,
yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.
183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan
pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang
Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993
Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan
Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan
Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II
Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya
Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta Tentang
Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II
Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani
oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, dengan adanya UndangUndang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah
yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab,
maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan
kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84
Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan
Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta
Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Surakarta Perangkat
Daerah Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan
pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan
Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian terbit lagi Peraturan Walikota Surakarta No. 32
Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta.
C. Struktur Orgaisasi
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk
membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan
organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang
dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6
Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota
tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran
Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,
mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
Bagan 3.1.
Bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
KEPALA
18
Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakrta, 2009
Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin
seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
Untuk melaksanakan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi
sebagai berikut:
J. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
K. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
L. Pengelolaan dan pelayanan arsip
M. Pengelolaan perpustakaan
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA
SEKSI PENGELOLAAN
ARSIP
SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
SEKSI PELAYANAN
PERPUSTAKAAN
N. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan
O. Penyelenggaraan sosialisasi
P. Pembinaan jabatan fungsional
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masingmasing bagian dalam
struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
I. Kepala Kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugastugasnya
merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia,
dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatankekuatan yang
potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang
membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya.
J. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi
dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi : perencanaan, evaluasi dan pelaporan,
keuangan, umum dan kepegawaian.
K. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi : pembinaan teknis kearsipan,
pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
L. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi : pengadaan,
pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan
oleh Kepala Kantor.
M. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi : pelayanan
sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan
perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
N. Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masingmasing
berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
I. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan
peraturan perundangundangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
J. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan
prinsipprinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan,
monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masingmasing.
K. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan
Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara
vertikal maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan
Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masingmasing.
L. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam
memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjukpetunjuk bagi
pelaksanaan tugas bawahannya masingmasing.
M. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjukpetunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan
laporan tepat pada waktunya.
N. Dalam menyampaikan laporan masingmasing kepada atasan, tembusan laporan
dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional
mempunyai hubungan kerja.
O. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala
Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih
lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
P. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan
kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun
laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
41. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan
perundangundangan yang berlaku.
42. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan
kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan
perundangundangan yang berlaku.
D. Visi dan Misi
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :
19. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”
20. Misi
u. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.
v. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.
w. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.
x. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi
(IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.
y. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan
perpustakaan di instansi dan mayarakat.
E. Tujuan dan Sasaran
Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran dari misi dan merupakan sesuatu yang akan
dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Sasaran
merupakan penjabaran dan tujuan secara terukur yang akan dicapai secara nyata dalam jangka
waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Sasaran merupakan bagian integral dalam proses
perencanaan strategis Pemerintah Daerah. Fokus utama sasaran adalah tindakan dan alokasi sumber
daya dalam kegiatan organisasi.
BAB IV
PEMBAHASAN
Surat merupakan komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh
instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi intansi yang
bersangkutan. Penanganan surat menyurat menyangkut aktivitas organisasi untuk
menjamin penyaluran informasi tertulis dari tempat satu ke tempat yang lain.
Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama
melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 9
Februari sampai 8 April di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengurusan surat dengan
menggunakan sistim “Simardi” di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
Dalam keputusan Menpan no. 71 tahun 1993 tentang pedoman umum tata
persuratan dinas disebutkan bahwa surat adalah pernyataan tertulis dalam segala
bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Pengurusan surat adalah kegiatan mengirim dan menerima
informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan
surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja tetapi
juga meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unitunit kerja, serta
teknis pengiriman surat ke alamat yang dituju.
26. Prosedur Penanganan Surat
Berikut ini merupakan penjabaran dari hasil pengamatan penulis di Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tentang pengurusan surat
dengan sistim Simardi. Hal tersebut antara lain :
27. Surat Masuk
24
Dalam sebuah organisasi hendaknya ada yang berketerampilan dalam bidang korespondensi
untuk melaksanakan kegiatan surat menyurat guna mencapai tujuan organisasi.
Adapun prosedur penanganan surat masuk di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yaitu :
q. Penerimaan surat
Dalam penerimaan surat dilakukan dengan meneliti kelengkapan surat yang
terdapat dalam surat apakah sudah sesuai dengan yang tertera dalam surat. Di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang bertugas menerima surat yaitu Ibu Trining Tyas Tuti.
r. Pengentrian surat dalam Simardi
Setelah surat diterima dan diperiksa kelengkapan surat kemudian surat dientri ke dalam
Simardi.
s. Penyampaian surat
Setelah surat dientri dalam Simardi kemudian surat diserahkan kepada pimpinan agar pimpinan
mengetahui isi dan maksud surat, serta agar pimpinan mengisi lembar disposisi setelah itu surat
didistribusikan ke unit pengolah sesuai dengan disposisi yang diisi pimpinan untuk menindak
lanjuti surat.
t. Penyimpanan Surat
Surat yang telah ditindak lanjuti maka diserahkan kepada penata berkas untuk ditata dan
disimpan di filing kabinet dengan menggunakan sistim penyimpanan menurut subjek (masalah)
yaitu sistem penyimpanan yang disesuaikan dengan masalah yang tertera pada surat, dimana
permasalahan tersebut diwujudkan berupa angka seperti yang tertera dalam pola klasifikasi.
Misalnya : undangan kodenya 005
Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat masuk di Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut. (Lihat bagan 4.1 hal.
26)
Bagan 4.1.
Bagan Prosedur Surat Masuk
Sumber : wawancara dengan Bp. Sri Wahyudi, S. Sos.
28. Surat Keluar
Dalam organisasi selain terdapat surat masuk juga ada surat keluar, surat keluar tersebut
dapat berupa surat balasan dan dapat juga berupa surat pengantar. Surat pengantar adalah suatu
naskah yang digunakan sebagai pengantar untuk mengirimkan sesuatu naskah dinas atau barang
dan sebagainya yang pada umunya tidak memerlukan penjelasan.
Sebelum melakukan pengiriman surat keluar, terdapat beberapa langkah penanganan yang
harus dilakukan. Langkahlangkah tersebut antara lain :
xxi. Pembuatan konsep surat
Pengonsepan surat di Kantor Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan oleh
pengonsep dengan memperhatikan petunjuk dan pengarahan dari pejabat/pimpinan, surat
Surat masuk
Penerima
Pengentrian dalam Simardi
Pimpinan
Unit Pengolah
Penerima
Penerima
Penata berkas
yang dibuat tidak boleh menyimpang dari catatan yang telah diberikan.
xxii. Surat diserahkan ke Tata Usaha
Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun diketik kemudian diajukan ke bagian Tata
usaha untuk dikoreksi isi dan susunannya, apakah sudah tepat isi dan susunannya.
xxiii. Surat diserahkan ke Pimpinan
Setelah diterima bagian Tata Usaha lalu surat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapat
persetujuan dari pimpinan, setelah disetujui maka pimpinan akan memberi paraf pada surat.
xxiv. Dikembalikan pada Bagian Tata Usaha
Setelah surat disetujui dan diberi paraf pimpinan lalu surat dikembalikan ke Bagian Tata
Usaha untuk dilakukan proses selanjutnya.
xxv. Pengentrian surat
Setelah dikembalikan ke Bagian Tata Usaha kemudian surat dientri dalam Simardi. Hal
tersebut supaya mempermudah dalam pengurusan surat serta dapat mempermudah dalam
proses pencarian surat apabila sewaktuwaktu dibutuhkan.
xxvi. Pendistribusian surat
Setelah surat dientri dalam program Simardi lalu surat didistribusikan oleh Bagian Tata
Usaha ke alamat tujuan yang tertera dalam surat.
Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat keluar di Kantor
Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : (lihat bagan 4.2 hal 28)
Bagan 4.2. Bagan Prosedur Surat Keluar
43.
44.
Konsep surat
Tata Usaha
Pimpinan
45.
Sumber : Wawancara dengan Bpk. Sri Wahyudi, S. Sos.
29. Cara Penanganan Surat dengan Simardi
Dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, telah terjadi otomasi penanganan
arsip dan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dimana penanganannya telah menggunakan
aplikasi kearsipan yang disebut dengan “Simardi” (Sistem Informasi Manajemen ARsip DInamis ).
Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran kearsipan
pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar.
Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi arsip
yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia pada operasi
pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan dapat dijalankan melalui
suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan masa statis.
Berdasarkan uraian di atas, berikut ini merupakan cara penanganan surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan aplikasi Simardi di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :
o. Surat masuk
Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :
xvi. Pengetikan data tanggal terima surat
Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal dan
bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka elemen
kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian pula dengan
pengisian tanggal surat. (lihat gambar 4.1)
Pendistribusian
Tata Usaha
Pengentrian
Gambar 4.1.
Gambar pengentrian tanggal terima surat
Sumber : Kantor Arsip
Dan Perpustakaan
Daerah
Kota Surakarta
xvii. Tahap
pengentrian
data nomor
urut surat
(nomor
agenda
surat
masuk)
Ketik nomor agenda sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor agenda ini telah diatur
secara otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses
pengentrian selanjutnya nomor agenda ini akan menampilkan secara otomatis nomor agenda
selanjutnya dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut. (lihat gambar 4.2)
Gambar 4.2.
Gambar pengentrian nomor urut surat
Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
xviii. Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.
Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi kita dapat
mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima. (lihat gambar 4.3)
Gambar 4.3.
Gambar pengentrian nomor surat
Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta
xix. Tahap pengisian data klasifikasi
Untuk menjadi perhatian jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan atau institusi
lainnya atau lembaga non pemerintah maka sudah dapat dipastikan pada penulisan nomor
surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan pemerintah. Walaupun
demikian pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan analisa pendeskripsian
masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian dapat dilakukan langsung
dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat kemudian tekan tombol
TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal retensi arsip secara
otomatis.
xx. Tahap pengisian nama berkas
Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama berkas
dikehendaki harus melalui table yang telah disediakan dengan menekan tombol table berkas
yang terletak disisi kiri kolom isian, klik tombol tersebut maka komputer akan menampilkan
daftar tabel berkas yang telah dientrikan melalui icon Tabel Berkas pada menu Tolbar.
Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan data kalsifikasi
yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan. (lihat gambar 4.4. hal. 33)
xxi. Tahap pengisian indeks surat
Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks dapat
secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut, sehingga
indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika dibutuhkan laporan
data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan yang akan
mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam penelusuran data surat
berdasarkan indeks surat.