kursus pengurusan fail

7/25/2019 Kursus Pengurusan Fail

http://slidepdf.com/reader/full/kursus-pengurusan-fail 1/46

SISTEM FAIL &

KLASIFIKASI FAIL

1



FAIL

Satu folder yangmengandungi surat.

Fail rasmi - telahdidaftar / surat dandokumen yang telah di

susun.

2



SISTEM FAILProses meliputi pengelasan,penyusunan, penyimpanan,

pengawalan dan mengindeksfail untuk tujuan pengesanan

apabila diperlukan.

3



MATLAMAT SISTEMFAIL

Memberi maklumat (fail yang betulkepada orang yang memerlukan

pada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.

Bagaimana untuk mencapai matlamatdi atas?

!nputProses"utput

4



MATLAMAT SISTEMFAIL

# $

Fail yang betul

Peminta yang betul

Masa yang ditetapkan

5



SISTEM

6

INPUT

SISTEM FAILManusiaPeruntukanProsedurPeralatanMasaMaklumat

K elasSusun

SimpanK awalIndeks

Pengesanan %Pengeluaran fail

R R R

PRSES

UTPUT



KNSEP SISTEM FAIL

KELAS

B A

!A "

IAN

RE

G I STRI

Manusia

SUSUNAN FAIL#File A$$angement%

Pe$alatan

Pe$untukan

Maklumat

FAIL

SUSUN &INEKS

SIMPAN &KA'AL

P$(sedu$

7

Masa



RE"ISTRI

Satu unit di dalam

jabatan/ agensi kerajaan

yang bertanggungjawabmengendalikan rekod-rekodnya.

8



BA!A"IAN)UNIT

RE"ISTRI Mewujudkan fail

Mengedarkan fail Mengesan kembali fail Pelupusan fail

9



*NT! BILIK RE"ISTRI

10



KLASIFIKASI FAIL



KNSEP PEN"URUSAN FAIL

Memo, Surat,&aporan, 'ahan), Minit, *ertas*erja dll.

TA'AN F!&

PR

S E & UR

S!S+MF!&

AKTI+ITI

i. Pengkelasan

ii. Penyusunaniii. Penyimpanani. Pengawalan. Mengindeks

KA'AL S!S+M$!S+$!

AKT I +I T I

i. 'uka dan tutup failii. *awalan pergerakan fail-kadiii. Simpan alam Perhatian (SP



EFINISI KLASIFIKASI

Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-

kumpulan yang mempunyai perkara yangsama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan

fail dikenali dengan identitinya tersendiri.



EFINISI KLASIFIKASI

ISO 15489 – Records Management:

*lasi0kasi adalah satu proses kerja

mengenalpasti dan menyusun aktiitiurusniaga/rekod sesebuah organisasi ke

dalam kategori/kumpulan mengikutstruktur yang lojik, kaedah dan peraturan

yang ditetapkan oleh mana-mana sistemklasi0kasi.



PERATURAN

KLASIFIKASI FAIL Menggunakan klasi0kasi fungsi dengan

memasukkan sistem blok nombor.

&ojik 1 ianya boleh dipadankan antara satukumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yanglain, juga dengan aktiiti, sub-aktiiti dantransaksi dalam organisasi.

Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dariyang umum kepada yang lebih khusus



SKIMA KLASIFIKASIPe$ingkat ,2 Fungsi 3mum

Pe$ingkat -2 Sub-Fungsi 3mum

Pe$ingkat .2 ktiiti *husus

Pe$ingkat /2 +ransaksi *husus



BA"AIMANA KLASFIKASI BERPERASI?

FUN"SI SUB0FUN"SI AKTI+ITI TRANSAKSI

Pentadbiran 4awatankuasa 4/*uasaalam 4abatan

4/*uasa &uar 4abatan

4/*uasa*ebersihan

4/*uasa *ualiti

4/*uasa 5ariPerpaduan

4/*uasa 5ari*ebangsaan



KLASIFIKASI1

TARAF KESELAMATAN

rahan *eselamatan

+$'3* +$5 S3&!+ $5S! $5S! 'S$



KLASIFIKASI1

KITARAN !A2AT

ktif / Semasa Separa aktif / Separa semasa +idak aktif / +idak semasa



KAEA! KLASIFIKASI1

,3 Ensikl(pediaP77*3+7

*enderaan arat 'as *ereta &ori

Motosikal )an



KAEA! KLASIFIKASI1

-3 K(d bjad

7ombor 8arna Simbol

*ombinasi di atas



i3 A45ad Sesuai untuk 7ama *has

Contoh:

!ndiidu

"rganisasi

4abatan



i3 A45ad*elebihan2

i. 4umlah yang ke6il

ii. Mudah difahami

iii. +idak perlu indeksi. Mudah penyusunan

*elemahan2

. 7ama yang samai. 'unyi sama

ii. Penggunaan ruang tidak ekonomik



ii3 NMBR

Siri

*ronologiBl(ck Nume$ic



S2STEM

7M 9:: 2 Pentadbiran 7M ;:: 2 +anah % 'angunan 7M #:: 2 set ('ekalan %

*elengkapan 7M <:: 2 *ewangan 7M =:: 2 Sumber Manusia

KLASIFIKASI



KLASIFIKASI

FAIL#!USEKEEPIN"

%



PENTABIRAN #,66%

9. Perundangan;. Perhubungan wam#. &awatan<. *erjasama=. *empen>. &aporan %

Perangkaan?. Mesyuarat@. 36apan % PerutusanA. *eagamaan

9:. Pilihanraya

99. *emudahan9;. Persatuan/Pertubuhan/*elab9#. Parlimen9<. Penerbitan/Per6etakn9=. Pengurusan *ualiti2 !S", *P!,

*M* 9>. *ehadiran 'ekerja9?. Pengurusan Pejabat2

Pengurusan $ekod9@. Perayaan9A. !B+

;:. Pusat Sumber;9. $an6angan Malaysia;;. Peran6angan *erja 4abatan



#-66%

9. +anah;. 'angunan

#. Sewaan

<. *eselamatan 'angunan=. Penyenggaraan



*NT! #-66%;:: -9 +anah

;::-9/9Perolehan +anah

;:: -; 'angunan

;::-;/9'angunan !bu Pejabat

;::-;/;'angunan Bawangan

;::-# Sewaan

;::-< *eselamatan 'angunan

;::-= Penyenggaraan;::-=/9Penyenggaraan 'angunan

;::-=/;Penyenggaraan Peralatan

ASET #BEKALAN &



ASET #BEKALAN &KELEN"KAPAN%

#.66%

9. Perolehan % +erimaan

;. Pengurusan Stok

#. Penyenggaraan<. Pelupusan % 5apus kira



KE'AN"AN #/66%9. kaun;. udit#. 'ank<. 'ayaran=.

'elanjawan / 'ajet>. Bagaran % 8ang 4aminan

?. Bek@. BukaiA. laun9:. Penurunan *uasa

99. 5asil9;. *umpulan 8ang9#. Penyata9<. Pinjaman9=. Perolehan9>. +anggungan/5utang9?. 8ang Pendahuluan

9@. Curan9A. -Perolehan;:. -SP*'



*NT! #/66%

<:: *ewangan<::-A laun

<::-A/9laun Perjalanan

<::-A/9/9 laun Perjalanan alam 7egeri

<::-A/9/; laun Perjalanan &uar 7egeri

<::-A/;laun Pakaian

<::-9: Penurunan *uasa



#766%

9. "rganisasi 4abatan;. Senarai +ugas#. Perjawatan<. Buti

=. Peperiksaan>. *ursus / &atihan?. Perhubungan Pekerja@. PersonalA. nugerah Perkhidmatan Bemerlang

9:. Sistem Saraan99. 5$M!S9;. Pengurniaan / Pingat



AKTI+ITI ,



FAIL0FAIL 8ABATAN MESRA RAK2AT

9. li bin 'aba;. *enaikan Pangkat#. Pembelian +anah<. Penyerahan +ugas

=. kta Mesra $akyat;::<>. Pengambilan Pegawai?. Sebutharga@. PerayaanA. 5arta 'enda *erajaan9:. *empen Mesra $akyat99. Bukai Pendapatan9;. 4emputan

9#. aji9<. udit9=. *ursus9>. Peperiksaan P+*

9?. 36apan / Perutusan9@. +anah9A. Pilihanraya;:. Sewaan;9. Senarai +ugas;;. Buti;#. *ebajikan;<. *aunseling;=. *emudahan



KLASIFIKASI FAIL

#FUN*TINAL%



FAIL 9FUN*TINAL:

Mengikut Fungsi 4abatanMengikut Fungsi 3nit

38



BA"AIMANA

MEMBAN"UNKLASIFIKASI FUN"SI?

+erdapat < langkah2i. Menganalisa fungsi dan aktiiti organisasi

ii. Membina tesaurus

iii. Pengkodan

i. Menyediakan indeks



i3 Menganalisa Fungsi & Akti;iti$ganisasi

'erdasarkan kepada pro0l sesebuahorganisasi2•

Barta organisasi• Misi

• )isi

• Fungsi

•

"bjektif



ii3 Mem4ina Tesau$us

+esaurus ialah himpunan istilah yangsama atau seakan-akan sama.

'uku yang mengandungi senarai kata

seerti dan kata yang berkaitan maknanyayang disusun mengikut sistem atauolahan tertentu. (Kamus Dewan EdisiEmpat



TESAURUS FUN"SI

Promosi Pemasaran Pertanyaanwam

Publisiti

duan*erosakanPeralatanPejabat

duanPelanggan

duan*akitangan

duan*eselamatan

Perundangan Pe$<u4unganA=am

&awatan *erjasama ntara 4abatan

&aporan*emajuan *erja

Aduan

PENTABIRAN

duan*ebersihan



iii3 Pengk(dan

Satu aktiiti memberi ganti nama kepadaistilah / fungsi dalam tesaurus denganmenggunakan sistem Bl(ck Nume$ic.

+ujuan untuk memudahkan kitamengingati istilah / fungsi di setiapperingkat hirarki tesaurus.



iii3 Pengk(dan

7ombor yang di blok bagi Peringkat ; hingga<, adalah bermula dengan nombor yang ke6ilsehingga yang besar se6ara infnity

+anda sengkang (- digunakan untuk

memisahkan nombor di Peringkat 9 denganPeringkat ; +anda serong (/ digunakan memisah nombor

di Peringkat ; dengan Peringkat #, Peringkat# dengan <.

Bontoh2• >::-9/9/9• >::-9/9/;



i;3 IndeksFUN"SI K

AKTI+ITI K SUB0

AKTI+ITI

K TRANSAKSI K

Pentadbiran 9:: Perhubunganwam

9::-9

duan

Promosi

9::-9/9

9::-9/;

duan

*akitangan

duan

*ebersihan

duan

*eselamatan

4awatan *uasaPromosi

9::-9/9/9

9::-9/9/;

9::-9/9/#

9::-9/;/9



TERIMA KASI!

===3a$ki43g(;3m>

sau@a$ki43g(;3m>

http://www.arkib.gov.my/


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



kursus pengurusan fail

Documents