Pengurusan dan Pengendalian Surat

EVADA EL UMMAH KHOIRO, M.AB.

APLIKASI KESEKRETARIATAN

PERTEMUAN 7

Pengertian pengurusan dan pengendalian surat

Adalah kegiatan bagaimana dalam menangani baik surat masuk maupun keluar jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

1. Surat dan informasinya bisa hilang

2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak

tumpukan kertas yang tidak tertata

3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena

letaknya tidak disusun dengan teratur

1. Surat akan tercatat dengan baik

2. Prosedur penanganan surat jelas

3. Surat akan tersimpan baik sehingga

mudah untuk ditemukan

4. Rahasia akan terjaga

Jenis – jenis suratSi

fatn

ya

• Surat Pribadi

• Surat Niaga

• Surat Dinas

Jan

gkau

ann

ya • Surat Intern

• Surat Ekstern

Pro

sed

ur

Pen

guru

san

nya • Surat

masuk

• Surat keluar

Urg

ensi

Pen

giri

man

nya • Surat

sangat segera/kilat

• Surat segera

• Surat biasa

Cont...K

eam

anan

Isin

ya • Surat sangat rahasia (SR)

• Surat rahasia (R)

• Surat terbatas/konfidensial (K)

• Surat biasa (B)Ju

mla

h P

ener

imaa

nn

ya • Surat Biasa

• Surat Edaran

• Surat Pengumuman

Tuju

ann

ya • Surat Pemberitahuan

• Surat Perintah

• Surat Peringatan

• Surat Permintaan

• Surat Panggilan

• Surat Susulan

• Surat Keputusan

• Surat Perjan

• jian

• Surat Izin

• Surat Laporan

Wu

jud

nya

• Kartu pos

• Warkat pos

• Surat bersampul

• Nota

• Memorandum

• Telegram

• Telex

• Surat pengantar

Penggunaan buku agenda dan kartu kendali

Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:

1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)

2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)

3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI

Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)

Perbedaan buku agenda dan kartu kendali

BUKU AGENDA

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun

1. Buku agenda tunggal/campuran

2. Buku agenda berpasangan

3. Buku agenda kembar

KARTU KENDALI

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat

Ciri-ciri kartu kendali

1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK

Classifying First Sorting OpeningRemoving & Inspecting Contents

Reading, Sorting, Underlining, &

Annotating

Date-Time Stamping

Presenting MailHandling Other

Mail

Distributing Mail

Classifying

Surat dikategorikan sebagai berikut:

• Surat

• Nota Keuangan (tagihan, rek.bank)

• Iklan/brosur

• Bahan penerbitan/surat kabar/majalah

• Paket

Klasifikasi surat

• Surat pribadi/personal

• Surat dinas/bisnis

First Sorting

Surat Biasa

Surat Penting

Surat Rahasia

Opening Menangani surat Rahasia

Private & Confidential

Personal/Confidential

Atur alat-alat

Removing & Inspecting Contents

Bila tidak ada alamat di dalam surat

Bila tidak ada tanggal surat

Bila tidak ada nama jelas

Reading, Sorting, Underlinng, & Annotating

Sorting

• Yang ditujukan & harus di-ttd pimpinan

• Yang ditujukan pada pimpinan, tapi tanggung jawab bagian lain

• Yang ditujukan ke pimpinan tapi ditangani sekretaris

Underlining

Annotating

Date Time Stamping (Agenda Masuk)Tanggal Pengiri

mTgl/Ref Tipe

Transmisi

Deskripsi

Dikirim ke

Yg harus dilakukan

Deadline

Tanggal Follow-up

Berkas

Presenting Mail

Susun ke dalam map, sesuai kepentingan

Surat penting diletakkan di atas

Dalam map-map yang berbeda bila pimpinan menangani banyak perusahaan

Handling Other MailSurat yang ditangani bagian lain

Surat yang ditangani sekretaris

Majalah

Brosur/Iklan

Paket

Routing Slip

Distributing Mail

Langsung diarsip

Ditunda & ditindaklanjuti sendiri oleh pimpinan

Ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan

Surat diedarkan ke pejabat yg telah ditentukan

Surat di-copy/aslinya diberikan

Surat ke bawahan untuk ditindaklanjuti

Circulation Slip

Perihal:

Harap disirkulasikan kepada nama-nama berikut:

No Nama Paraf

Circulation Slip

Setelah selesai kembali ke _______________

Lembar Disposisi

Catatan sekretarisURAIAN ISI SURAT DIBERIKAN TINDAK LANJUT

KEPADA TGL UNTUK

SEMENTARA PIMPINAN TIDAK DI TEMPAT

Surat ke pejabat pengganti

Surat dikirim ke tmp pimpinan berada

Surat dilaporkan melalui telepon

Surat dibiarkan menunggu pimpinan kembali

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR

Membuat Surat

Mengirimkan Surat

Membuat SuratSiapkan surat (konsep)

Draft konsep dicek pimpinan

Catat perihal surat ke Agenda Surat Keluar

Cetak surat (Kop Surat)

Di-ttd pimpinan

Surat di-copy

Agenda Surat Keluar

Tgl No. Surat Tujuan Kepada Perihal Keterangan

Mengirimkan Surat

Secara Elektronik

Melalui Pos

Private Delivery Service

Pengantar Surat Perusahaan

Contoh Buku EkspedisiTGL TUJUAN PERIHAL PARAF

PENERIMANAMA JELAS

CARA MELIPAT SURATMelipat Surat

Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Ada 8 cara melipat surat, yaitu :

1. Lipatan Tunggal (Single Fold),

2. Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold),

3. lipatan baku (standard fold),

4. Lipatan Baku Rendah (low standard fold),

5. Lipatan Akordion (accordion fold),

6. Lipatan akordion rendah (low accordion fold),

7. Lipatan model baron (baronial fold)

8. Lipatan model prancis (French fold)

THANK YOUANY QUESTIONS??