Pengelolaan Dokumen/Arsip PT. Pelindo I 

OLEHRUMI PRATAMA

MEDAN2011

A. PENDAHULUAN

O Lajunya pertumbuhan dokumen/arsip yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang penyimpanan dokume/arsip, peralatan dan SDM serta kesulitan penemuan kembali dokumen/arsip apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi permasalahan tersebut memang sudah waktunya untuk dipersiapkan.

O Pemberlakuan undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen/arsip perusahaan, mengharuskan penyesuaian segala bentuk kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen/arsip perusahaan. Ada beberapa perubahan mendasar yang harus dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi di bidang pengelolaan dokumen/arsip. Begitu juga seharusnya dengan pengelolaan dokumen/arsip di PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I, sehingga pencapaian efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan perusahaan dapat dicapai secara maksimal.

Oleh karena itu, diperlukan usaha-usaha pengorganisasian dokumen/arsip yang nantinya dapat mendukung seluruh kegiatan manajemen dalam meningkatkan kualitas/mutu pelayanan di masa kini dan yang akan datang

B. MAKSUD DAN TUJUAN

O Kegiatan pengelolaan dokumen/arsip yang sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan, dimaksudkan agar penyelenggaraan pengelolaan dokumen/arsip sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta penemuan kembali dokumen/arsip dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat serta lengkap untuk meningkatkan kinerja PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Sedangkan tujuan adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menghadapi persaingan usaha di masa mendatang.

O  

C. KONDISI PENGELOLAAN ARSIP/DOKUMEN

O Berdasarkan hasil survey ke Kantor Pusat, Kantor Cabang Belawan, dan UPTK pada hari Senin tanggal 3 September 2007 dapat dilaporkan kondisi dokumen/arsip di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, sebagai berikut:

O 1. PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I sudah mempunyai Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip berupa Sistem Administrasi Perusahaan, Klasifikasi Dokumen/Arsip serta Jadwal Retensi Dokumen/Arsip. Akan tetapi, Jadwal Retensi Dokumen/Arsip yang ada belum disesuaikan dengan Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.

O 2. Penyusutan dokumen/arsip sudah dilakukan secara teratur.O 3. Di Kantor Pusat maupun Cabang pengelolaan dokumen/arsip

aktif secara umum sudah dilakukan dengan baik.

LANJUTAN4. Pengelolaan dokumen.arsip inaktif pada umumnya belum dilakukan dengan baik. Untuk Kantor Pusat penataan dokumen/arsip inaktif sudah tertata dengan baik dan disimpan di ruang pusat dokumen/arsip serta sarana penyimpanan yang mencukupi.5. Untuk Kantor Cabang, dokumen/arsip inaktif belum dikelola sebagaimana ketentuan/prosedur baku. Kantor Cabang belum mempunyai pusat penyimpanan dokumen/arsip inaktif sarana penyimpanan yang standar

LANJUTAN

O 6. Belum dikelolanya dokumen/arsip PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I secara elektronik.

O 7. Keterbatasan SDM pengelola dokumen/arsip.

O 8. Jumlah fisik dokumen/arsip inaktif di Kantor Pusat, Cabang Belawan dan UPTK berjumlah 3639 ML.

O  

 D. SOLUSI YANG DITAWARKAN

O 1. Pembenahan, penataan dan penyimpanan dokumen/arsip yang akan disesuaikan dengan prinsip-prinsip pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku.

O 2. Penyempurnaan SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip khususnya Klasifikasi Dokumen/Arsip dan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I.

O 3. Pembangunan software aplikasi Record Center Information System (RECIS), aplikasi pengelolaan dokumen/arsip inaktif secara elektronik.

O  

E. PRODUK YANG DIHASILKAN

1. Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip (DPD/A)Adalah hasil dari kegiatan pembenahan, penataan dan penyimpanan dokumen/arsip. DPD/A yaitu daftar yang berisi seluruh jenis-jenis dokumen/arsip di lingkungan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I

2. Aplikasi Program Storage System di Pusat Dokumen/Arsip (Records Center)Adalah program pengelolaan arsip yang menekankan pengelolaan arsip

inaktif.

O 3. Klasifikasi Dokumen/Arsip dan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip

O Klasifikasi dokumen/arsip adalah pedoman yang digunakan untuk filing/pemberkasan dokumen/arsip aktif. Klasifikasi dokumen/arsip disusun berdasarkan analisis fungsi organisasi.

F. TAHAPAN KEGIATAN

O 1. Pembenahan dan Penataan Dokumen/ArsipO a. Identifikasi dokumen/arsip;O b. Pemilahan dokumen/arsip dan non dokumen/arsip;O c. Pendeskripsian;O d. Entri data;O e. Manuver data;O f. Manuver fisik dokumen/arsip;O g. Pengambilan fisik dokumen/arsip;O h. Penataan Kembali dokumen/arsip secara fisik dan

informasi;O i. Labeling.O j. Pembuatan Daftar Pertelaan Dokumen/arsip;O  

2. Penyempurnaan Klasifikasi Dokumen/Arsip dan Jadwal

Retensi Dokumen/Arsip

O a. Survei dalam rangka memperoleh data masukkan dari seluruh unit kerja dan analisis seluruh produk hukum yang mengatur pengelolaan dokumen/arsip di lingkungan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I;

O b. Penyusunan dan Pembahasan draft;O c. Presentasi dan pembahasan dengan tim

counterpart;O d. Penyempurnaan draft;O e. Sosialisasi draft final;O f. Penyerahan.

3. Pembangunan Aplikasi Storage System di Pusat Dokumen/arsip (Records

Center)a. Identifikasi;b. Desain system;c. Coding;d. Instalasi dan Setup;e. Uji coba program;f. Penyempurnaan program;g. Instalasi;h. Pelatihan/Pendampingan;  

G. SISTEM ATHENEAUM LIGHT VERSI 8.5 UNTUK TAKAH DAN ARSIP SURAT KELUAR

MASUK PT. PELINDO I MEDAN.O Pengenalan Athenaeum Light 8.5O Athenaeum Light 8.5 merupakan versi modofikasi

dari Athenaeum Light 6.0 yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker 8.5 dengan kemampuan lebih baik. Kata “Athenaum” diambil dari Bahasa Yunani yang artinya perpustakaan atau reading room. Yang pada awalnya digunakan untuk sistem perpustakaan dengan modifikasi sebagai sistem temu balik informasi arsip TAKAH dan Surat Masuk Keluar di PT. PELINDO I.

O Athenaum Light 8.5 hanya dapat bekerja pada OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal Pentium 3 atau yang lebih tinggi.

Athenaeum Light 8.5 dikemas secara runtime (exe) dan bekerja pada OS Windows XP Dengan mengcopy seluruh file ke dalam perangkat keras (copy paste). Aplikasi ini bisa dibuka dengan meng “klik” 2x. Menjalankan AT 8.5:Klik aplikasi Athenaeum Light 8.5.Akan Tampil permintaan password.

O Kosongkan Account Name.O Ketik Password:O Merdeka= untuk administratorO User=untuk penggunaO Klik OKO Menu Utama untuk Administrator

• Administrator dapat mencantumkan nama alamat perusahaan serta moto perusahaan jika ada

• Administrator dapat melakukan kegiatan sirkulasi, seperti transaksi peminjaman, pengembalian, keanggotaan, serta administrasi berkaitan dengan kegiatan sirkulasi

 • Administrator dapat melakukan kegiatan

inventarisasi, pendeskripsian, cetak label atau barcode koleksi melalui menu browser catalog.

Konfigurasi AT 8.5

Konfigurasi AT 8.5. berfungsi untuk merubah beberapa

setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan

Nama administrator,merubah setting athenaeum

menjadi multi-user, penggunaan barcode,

menetapkan jumlah maksimal dokumen yang dapat

dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam

dan juga merubah default kertas yang akan dicetak

Konfigurasi AT 8.5 dilakukan dengan cara sabagaiberikut: • Klik menu Administrasi • Akan muncul Menu sebagai berikut:

Nama Organisasi diisi sesuai dengan nama perusahaan, Logo perusahaan dapat disertakan pada kotak Logo Organisasi Isi nama penanggung jawab perusahaan dan jabatan Tentukan maksimum dokumen yang boleh dipinjam Tentukan jangka waktu peminjaman Klik Home untuk kembali ke menu utama

  

O 1. Klasifikasi koleksi Koleksi yang telah dicatat dalam dokumen induk, proses selanjutnya adalah penentuan nomor klasifikasi. Penentuan klasifikasi diperlukan untuk memudahkan proses temu kembali koleksi, mengumpulkan pengetahuan yang sama dalam satu subjek dan penyusunan koleksi di tiap-tiap box arsip TAKAH dan Arsip Surat Keluar PT. PELINDO I.

Entri DataProsesnya adalah sebagai berikut: • Pada menu utama klik entri data • Selanjutnya akan tampil form untuk entri

data.Contoh tampilan form untuk entri data

terhadap TAKAH PT.PRLINDO I terdiri dari;

-.perihal naskah - no barcode- Asal naskah. - tahun/tanggal- - subjek - deskripsi arsip- Nomor file - no box- -lokasi -sifat arsip- - tipe/format arsip

Contoh tampilan form untuk entri data terhadap Arsip Surat Keluar PT.PRLINDO I terdiri dari;-Perihal - penerima surat-- nomor - ringkasan surat-- klasifikasi - tembusan-- no barcode - nomor box-- lampiran - lokasi-- tanggal/tahun - sifat-- dikeluarkan oleh - tipe/format arsip

• Selanjutnya klik “isi data” pada bar menu, akan muncul form kosong dengan posisi kursor pada baris “item id”, artinya setiap entri data baru item id harus dientri terlebih dahulu.

• Setelah pengisian data selesai, selanjutnya untuk menambahkan nomor induk untuk judul yang sama, lakukan perintah copy data atau duplicate record

• Pada lembar isian yang telah selesai dikerjakan klik icon duplicate record

• Ketik nomor induk berikutnya • Demikian seterusnya • Untuk mengisi data baru klik kembali isi data

atau icon  

Proses/cara penelusuran/pencarian terhadap temu balik informasi Takah dan Arsip Surat Keluar PT. PELINDO I

O Dengan mengetik keyword yang bersangkutan terhadap arsip yang ingin di cari, bisa mengetik di dalam khusus fitur tempat pencarian arsip yang sudah ada di dalam sistem athenaeum light 8.5 misalnya dengan mengetik keyword perihal, tahun, lokasi, no barcode ataupun lain-lain

TERIMA KASIH