PENGERTIAN KATA PROTOKOL

PROTOKOL

a. PROTOS/Lembar pertama &

KOLA/Di lem - bahasa Junani Purba

PROTOKOLLUM -------- - bahasa Latin/Romawi Kuno

PROTOCOLE ------------ - bahasa Perancis

PROTOKOL -------------- - bahasa Belanda/Inggris

PROTOKOL -------------- - bahasa Indonesia

Internasional : Tata cara pergaulan

Internasional/ antar bangsa

b. Dalam arti

Khusus / Etiket : Tata cara pergaulan antar

Individu

c. Konsep/Lembar asli dari dokumen/transaksi notaris atau salinan

d. Memorandum dari keputusan suatu perundingan

e. Catatan dari hasil konperensi diplomatik yang disetujui

f. Risalah/berita acara resmi dari suatu kasus, eksperimen atau otopsi.

g. Rencana dari suatu eksperimen ilmiah

h. Aturan baku yang telah lama berlaku :

- penghormatan kepada atasan

- penghormatan kepada bendera

- upacara militer

- dlsb

i. Perjanjian Internasional

j. Undang-Undang nomor : 8 tahun 1987 vide ayat 1 pasal 1

- Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan/acara resmi, meliputi

- Tata tempat

- Tata Upacara

- Tata Penghormatan

- Kepada seseorang : - Sesuai Jabatan, kedudukan dalam Negara,

Masyarakat

PROTOKOL :

Kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler.

PROTOKOL :

Orang yang diserahi “MENGATUR” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang dengan berbagai status/kedudukan, selalu harus diatur secara PROTOKOLER.

FUNGSI PROTOKOL :

Menyelenggarakan “KENYAMANAN” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang seluas-luasnya.

TUGAS-TUGAS PROTOKOL :

1. Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya.

2. Menyusun/membuat undangan

3. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara.

4. Menyusun acara

5. Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara

6. Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang

7. Membagi tugas.

Penyelenggaraan Suatu Upacara Secara Protokoler Harus Atas Dasar :

1. Kerapihan

2. Kelancaran

3. Ketertiban

4. Kesopanan

MAKSUD DAN TUJUAN PELATIHAN

KEPROTOKOLAN

Latihan keprotokolan ini bermaksud memberikan bekal

kecakapan dan kemampuan bagi peserta latihan.

Tujuan latihan adalah membentuk Tenaga Protokol yang :

- Berkepribadian

- Cakap dan Terampil

- Berpenampilan yang berwatak

- Tegas dan tanggap dalam mengemban tugas-tugas

kedinasan.

BIDANG KEGIATAN KE-PROTOKOLAN

a. PENGARAH ACARA

(PEMANDU ACARA)

1. Menyusun program acara secara menyuluruh

2. Menciptakan kenyamanan dalam acara secara berdaya guna

dan berhasil guna

3. Mengendalikan serta mengawasi bermacam masalah

kegiatan acara secara menyeluruh.

b. PEMBAWAAN ACARA

1. Berpenampilan serasi dalam membawakan seluruh rincian

kegiatan acara.

2. Bergaya nada suara dan bahasa menarik dalam menghimpun

perhatian hadirin/peserta acara/upacara.

3. Menguasai dan menjaga kelangsungan serta kelancaran

materi acara dalam mata rantai yang saling berkaitan.

1. Menunjukkan kecermatan, ketangkasan dan ketrampilan

dalam setiap tindakan pelayanan.

2. Menghayati sopan santun/etiket protokol dengan tertib dan

bertanggung jawab.

3. Melancarkan jalannya kegiatan dan menghindarkan

hambatan acara secara terus menerus

c. PELAYANAN ACARA

BEBERAPA PERISTILAHAN DALAM KEGIATAN

KE-PROTOKOL-AN :

a. Protokol

b. Master of Ceremony

c. Pengarah Acara/Pemandu Acara

d. Pembawa acara

e. Announcer – Penyiar

Istilah-Istilah lain yang berhubungan

a. Ajudan

b. VIP person

c. Courtessy Call

d. Pers Conference

e. Table manners

f. Tata Boga

PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :

a. PENGARAH ACARA ----- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi)

Perencana Acara yang terarah.

a. PEMBAWA ACARA ----- harus memiliki ke-PEKA-an dan

Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.

f. Motivator/Facilitator g. Moderator h. Host Entertainer i. Dlsb. g. Preseance h. Diplomatic Bag i. Diplomatic Passport j. Ladies Program k. Dlsb.

PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :

• PENGARAH ACARA ------- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi)

Perencana Acara yang terarah.

• PEMBAWA ACARA ------- harus memiliki ke-PEKA-an dan

Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.

• PETUGAS PELAYANAN --- harus memiliki INISIATIF dan

Protokol MOBILITAS yang aktif.

a.b.c. Menggunakan : - Koordinasi - Cepat

- Integrasi - Inisiatif

- Sinchronisasi - Ulet

- Simplifikasi - Mantap

DASAR-DASAR KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN DI INDONESIA

a. Adat istiadat / budaya / agama

b. Kebiasaan

c. Pengaruh dari luar, perjanjian internasional

d. Kreativitas

e. Undang-Undang tentang PROTOKOL Nomor : 8/1987.

P.P. no. 40/1958 tentang Bendera Kebangsaan RI.

P.P. no. 41/1958 tentang penggunaan Bendera

Kebangsaan

P.P. no. 42/1958 tentang Panji-panji dan Bendera Jabatan.

P.P. no. 43/1958 tentang penggunaan Lambang Negara.

P.P. no. 44/1958 tentang Lagu Kebangsaan Indonesia

Raya Kep. Pres. No.23/1971 tentang

Protokol Negara.

PEDOMAN KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENGACU KEPADA :

1. Undang-Undng No. 8 tahun 1987 tentang protokol.

2. Peraturan Pemerintah No. 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai, tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan

3. Keputusan Menteri Agama nomor 71 Tahun 1993 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan Departemen Agama.

4. Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama.

PERATURAN KEPROTOKOLAN ADALAH SEMATA-MATA UNTUK MENJAGA WIBAWA PEMIMPIN, ORGANIASI DAN NEGARA.

BAIK DAN/ATAU BURUKNYA PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN AKAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA SEORANG PEMIMPIN, CITRA SUATU INSTITUSI/ORGANISASI DAN CITRA SUATU NEGARA.

PROTOKOL

Dalam Artian Umum

Apa : Suatu unsur/kegiatan untuk mewujudkan kenyamanan bagi siapapun yang terkait dengan/dalam suatu acara/upacara.

Siapa : Semua orang yang terlibat dalam menyelenggarakan tujuan kenyamanan.

Dimana : Dalam setiap kegiatan untuk mencapai kenyamanan.

Mengapa : Agar pelaksanaan kegiatan teratur, tertib dan lancar.

Bagaimana : Diselenggarakan dalam suatu tatanan untuk mencapai kenyamanan.

Kapan : Pada sat berlangsungnya kegiatan suatu acara/upacara.

FUNGSI PROTOKOL

MENJAMIN KETERTIBAN DALAM PERGAULAN

ANTAR BANGSA

MEMUDAHKAN HUBUNGAN ANTAR BANGSA

AGAR PERGAULAN HIDUP ANTAR BANGSA

MENJADI LEBIH SERASI DAN LANGGENG

PEJABAT/PETUGAS PROTOKOL BUKAN SEKEDAR PELENGKAP KEGIATAN DAN

PAJANGAN, TETAP SEBAGAI UJUNG TOMBAK PENGENALAN CITRA POSITIF

PROSES KEGIATAN KEPROTOKOLAN

AWAL : PERENCANAAN AKHIR : EVALUASI

U P A C A R A

UPACARA KENEGARAAN

- 17 Agustus

- Hari Pancasila Sakti

UPACARA (RESMI)

- Penganugerahan Tanda Kehormatan

- Peresmian Proyek

- Pembukaan Rakernas (Terpadu)

- Upacara Bendera

- Pelantikan Pejabat

- Pernikahan / Pemakaman

- Keagamaan

ACARA (TAK RESMI) – SEMI FORMAL

- Malam Kesenian

- Resepsi Pernikahan

- Hari Ulang Tahun

- Ramah Tamah, Halal Bil Halal, dsb.

ACARA

1. Pembukaan 2. Pokok Acara : - Laporan Panitia - Sambutan (I, II, III) 3. Penyerahan : - Penghargaan - Piala, Hadiah, dsb 4. Do’a : - Peresmian - Pelantikan 5. Ramah Tamah 6. Hiburan 7. Penutup

U N D A N G A N

Penanggung Jawab : - Pimpinan Tertinggi - Pimpinan Umum - Korpri - Dharma Wanita Redaksi : - Bahasa Indonesia - Bahasa Inggris - Bahasa Lain Bentuk dan Ukuran : - Persegi - Persegi Panjang - Kwarto - Folio Lampiran : - Acara - Denah / Peta - Pembicara dsb.

Jenis warna kertas, warna tinta

Pencetakan, (berapa hari)

Pengetikan alamat (berapa lama)

Pengiriman (hari -10, 7, 5, 4, 3)

Daftar Undangan : - V.I.P

- Pimpinan (Eselon)

- Karyawan / Staf

- Undangan lain

Catatan : - Pakaian

- RSVP

- Regret Only – Hubungan Phone

TEMPAT ACARA / UPACARA

DILUAR : - Lokasi (Peringatan) - Lapangan - Halaman DI DALAM : - Auditorium - Aula - Ruang Rapat / Pertemuan - Ruang Makan : - Hotel - Restoran, dsb.

DENAH TEMPAT UPACARA : LOKASI

• Inspektur Upacara • Pejabat Teras • Undangan • Dharma Wanita • Karyawan • Pers/Wartawan • Pembawa Acara • Komandan Upacara • Pengerek Bendera • Pembaca Naskah • Korp Musik/Koor • Meja Bendera • Pengeras Suara • Meja Tempat Piala • Papan Nama (Standar) • Papan Arah Kendaraan • Tempat Parkir • Tempat Konsumsi • Pengaturan Meja

• Ruang Tunggu VIP • Lokasi Penerimaan Tamu : - Pintu Depan - Ruang Tunggu - Pintu Masuk - Tempat Duduk VIP - Pengantar Tamu VIP - Diruangan - Di Tempat Konsumsi • Dekorasi : - Lapangan - Dalam Ruang • Dokumentasi • Tata Tempat • Daftar Anggota Protokol

T E M P A T

POLA MENGATUR TEMPAT

DILUAR : LAPANGAN : - Upacara Bendera

- Pesta Taman

- Dsb.

DI DALAM : RUANGAN : - Klasikal

- Sirip Ikan

- Persegi

- Bulat

- Leter U

- Dsb.

TATA TEMPAT – TATA PENGHORMATAN TERHADAP SESEORANG:

Berdasarkan : - Jabatan

- Kedudukan dalam : - Negara

- Pemerintah

- Masyarakat

TATA TEMPAT

Preseance - Perancis

Precedence - Inggris

Tata Urutan - Indonesia

HAK TATA TEMPAT

- Kelahiran - Ningrat / Raja

- Perkawinan - Wanita Ningrat

- Penobatan - Keturunan / Warisan

- Anugerah - Tanda Jasa / Bintang

- Pemilihan - Jabatan / Kedudukan

- Perwakilan Negara Sahabat – Duta Besar

- Organisasi Internasional – PBB, dll.

ATURAN DASAR

- Pertama = Menghadap Pintu Keluar

- Terakhir = Dekat Pintu Keluar

- 2 Orang = kiri 2 1 Kanan

- 3 Orang = kiri 3 1 2 Kanan

- 4 Orang = kiri 4 2 1 3 Kanan

- 5 Orang = kiri 5 3 1 2 4 Kanan

PERSIAPAN

• Susunan Daftar Nama VIP, VIC • Tetapkan Tempat Pertama • Urutan – Berdasarkan Preseance • Tempat Duduk Jumlah Undangan • Pengaturan Keadaan Ruangan

TATA URUTAN • Ruang Sidang Masuk – Akhir

• Lapangan Upacara Keluar – Permulaan

• Kapal Terbang - Naik ------> Akhir - Turun -----> Permulaan

• Kapal Laut - Naik -------> Permulaan - Turun -----> Permulaan

• Kendaraan - Naik -------> Permulaan - Turun Permulaan

ORANG YANG PALING DIHORMATI • Datang Paling Akhir • Pulang/Meninggalkan Ruangan Lebih Dahulu

PERLENGKAPAN

BERDASARKAN : - Jenis Upacara - Tempat Upacara • Bendera = RI, Negara Sahabat, Korpri, dsb.

• Lambang Bhineka

• Foto Presiden RI + Wakil Presiden RI

• Pengeras Suara

• Mimbar, Kursi, Meja

• Gong, Kentongan, Palu, Alrm, dll.

• Papan Nama – Meja, Lapangan

• Tenda Irup, Undangan

• Spanduk

• Podium, Panggung, Stage

• Lampu Penerangan, Panggung, Spot

• Dokumentasi : - Foto - Video / Film - Rekaman

• Piala, Hadiah, dsb.

• Surat Keputusan

• Naskah Serah Terima

• Naskah Pelantikan

• Naskah Sumpah

• Rokhaniawan

• Ball Point

PEMBAWA ACARA

Announcer - M.C. (Arti Sempit)

Menyusun Acara

Mengecek Pengeras Suara

Mengecek Kesiapan Acara

Mengecek Kehadiran :

- Pimpinan

- Pembicara

- Penerima

- Rekan Pembantu

Membawakan Acara

Menyimak Jalannya Acara

Mengendalikan Waktu

Menguasai Koordinasi ---> Anggota Protokol

Menguasai dan Mengatur Hadirin

Menjaga Koordinasi ---> Anggota Protokol

Memperhatikan : - Isyarat

- Ungkapan

- Emosi

PENAMPILAN : - Dilihat

- Didengar

- Pakaian : Serasi, Nyaman

- Dandan : Enak Dipandang

- Wajah : Segar, Gembira, Ramah

- Gerak : Wajar, Serasi

- Pembawaan : Tenang, Wibawa,

Simpatik, Mengesankan

- Suara : Lunak, Lemas, Wajar

- Jelas Didengar

- Benar Ucapan

- Menggema

SYARAT UNTUK MEMBAWAKAN ACARA

PEMBAWA ACARA : ANNOUNCER -----> ANNOUNCING <-----

• Science : Ilmu

• Art : Seni

BEKAL DASAR MEMBAWAKAN ACARA:

KEMAMPUAN BERCAKAP [ PUBLIC SPEAKING ]

Segala cara untuk mengemukakan KEHENDAK-

PERASAAN – KEMAUAN

KEMAMPUAN MEMBAWAKAN ACARA : - DIHADAPAN UMUM / PUBLIC - DIBELAKANG LAYAR

Bakat -----> Praktek -----> Pengalaman

PERANAN PEMBAWA ACARA : - Mengumumkan Acara yang Akan Datang - Menarik Perhatian - Mengatasi Hambatan SYARAT TEKNIS : - Menguasai Acara Dengan Baik - Menguasai Bahasa Dengan Baik - Artikulasi Harus Baik - Logat Bahasa Indonesia - Susunan Kata / Kalimat Yang Tepat - Suara – Nafas Yang Benar - Penggunaan Pengeras Suara Yang Serasi - Pembawaan Acara Sesuai Dengan Jiwa Acara - Kesinambungan Acara Yang Terarah

SYARAT PENUNJANG UNTUK MEMBAWAKAN

ACARA YANG BAIK

- Percaya Diri

- Penampilan Yang Baik

- Sikap Yang Wajar

- Wajah Yang Ramah

- Human Relation Yang Serasi

- Tepat Waktu

- Kreatif dan Penuh Ide

- Tidak Menyakiti Hati

SEMOGA JADI MC YANG HANDAL

Kong Hu Cu Saya Mendengar

Saya Lupa

Saya Melihat Saya Ingat

Saya Melakukan Saya Mengerti

Learning By Doing

ETIKA KEPROTOKOLAN

DAN

KIAT MENJADI MC YANG HANDAL

Oleh :

Hj. TETY SYAFIATI DEWI