54

BAB IV

PEMBAHASAN DAN EVALUASI

IV.1 Perencanaan Evaluasi

Sebelum melakukan pembahasan ada baiknya melakukan perencanaan evaluasi

dengan tujuan yaitu dapat memperoleh bahan bukti yang cukup serta dapat

mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern dalam hal ini

pengendalian intern terhadap persediaan barang dagang PT Hero Supermarket Tbk.

IV.1.1 Pengumpulan Bukti Evaluasi

Pengumpulan bukti dapat dilakukan dengan cara melakukan wawancara,

kuesioner dan studi dokumentasi. Adapun sumber informasi yang diperoleh hanya

terbatas pada pihak External Public Relation PT Hero Supermarket saja karena tidak ada

akses untuk melakukan wawancara dengan pihak terkait dan terdapat pula batasan

batasan dalam melakukan penelitian terhadap PT Hero Supermarket Tbk.

1. Wawancara

Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan menghubungi pihak dari External

Public Relation. Adapun pertanyaan yang diajukan oleh penulis seputar

prosedur yang terkait dengan persediaan serta pengendalian intern yang

terdapat pada perusahaan yang diteliti.

55

2. Studi Dokumentasi

Pengumpulan bukti juga dilakukan dengan mengevalusi dokumen dokumen

sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan.

IV.2 Evaluasi Pengendalian Internal pada Persediaan Barang Dagang

IV.2.1. Lingkungan Pengendalian

Evaluasi atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar peneliti dapat

memahami sikap, kesadaran serta tindakan tindakan yang dilakukan pemimpin yang

berhubungan dengan lingkungan pengendalian. Dengan metode wawancara dan ini

dapat dilihat bagaimana keandalan setiap internal control dapat meminimalisasikan

kelemahan yang serta kelemahan yang ada pada perusahaan. Melalui wawancara yang

dilakukan oleh pihak External Public Relation PT Hero Supermarket dapat disimpulkan

bahwa lingkungan pengendalian pada Hero Supermarket telah berjalan cukup baik,

berikut akan diuraikan beberapa aspek dalam lingkungan pengendalian.

1) Nilai Integritas dan Etika

Integritas dan nilai etika merupakan nilai standar prilaku yang berlaku di suatu

perusahaan, bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan di terapkan.Karena

sumber informasi hanya dapat di berikan oleh External Public Relation PT Hero

Supermarket yang mana sifat dari informasi tersebut sangatlah terbatas sehingga

penulis hanya dapat melakukan penilaian dari integritas dan sikap mereka

terhadap penulis. Pada nilai integritas dan etika penerapannya meliputi tindakan

karyawan yang jujur dan berkualitas terhadap pekerjaannya serta tidak

56

melanggar hukum ataupun bertindak tidak etis dan penuh rasa tanggung jawab

berdasarkan standar perusahaan.

Berdasarkan observasi dan wawancara yang penulis lakukan bahwa

pengendalian internal yang berhubungan dengan nilai integritas dan etika pada

PT Hero Supermarket telah berjalan dengan baik atau memadai. Adapun hal

hal yang penulis temukan pada nilai integritas dan etika yaitu:

1. Sikap staf atau karyawan yang selalu cermat dan sigap dalam menjawab

pertanyaan yang diajukan seputar topik yang di bahas serta aturan khusus

dalam penelitian oleh mahasiswa skripsi. Hal ini terjadi dikarenakan

perusahaan mempunyai aturan khusus yang berkaitan dengan penelitian

yang dilakukan oleh mahasiswa yaitu tentang informasi yang diberikan

dan sampai sejauh mana informasi tersebut dapat di berikan oleh

perusahaan. Melalui Humas Eksternal, perusahaan mengatakan bahwa

informasi yang bersifat confidential dan terlalu detail tidak dapat

diberikan oleh perusahaan.

2. Ditempatkannya kode etik yang berupa pemberitahuan tertulis dan lisan

yang telah di komunikasikan kepada pegawai pada saat pegawai telah di

terima atau pegawai baru. Dalam hal ini pegawai dituntut untuk bekerja

dengan disiplin, bertanggung jawab dan jujur. Dan akan ada tindakan

yang tegas apabila melakukan pelanggaran etika dan perilaku hal ini

menunjukkan komitmen dan etika terhadap rasa tanggung jawab serta

integritas perusahaan.

57

2) Komitmen Terhadap Kompetensi

Komitmen merupakan ketrampilan yang di perlukan untuk menyelesaikan suatu

tugas. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan terhadap

kompetensi untuk suatu pekerjaan dan bagaimana tingkatan tersebut dapat

berubah menjadi ketrampilan dan kebisaan yang baik. Dalam hal ini komitmen

terhadap kompetensi ditentukan oleh faktor manusia dan kompetensi dari masing

masing karyawan tersebut. Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dapat

disimpulkan bahwa komitmen terhadap kompetensi pada PT Hero Supermarket

telah berjalan dengan memadai. Komitmen perusahaan ini dilakukan agar

karyawan dapat memahami bidang yang sesuai dengan pekerjaannya. Bentuknya

berupa training atau pelatihan yang dilakukan oleh para karyawan baru, kursus

yang diberikan oleh perusahaan serta pendidikan yang layak yang ada pada

karyawan.

3) Dewan Komisaris atau Komite Audit

Penulis tidak dapat memperoleh banyak informasi mengenai hal ini karena

terbatasnya informasi yang diberikan akan tetapi dari wawancara yang penulis

ajukan bahwa PT Hero Supermarket memiliki Internal Auditor yang terdiri dari

beberapa tim yang memiliki tugas untuk memeriksa sistem dan prosedur yang

dilaksanakan serta keakuratan data- data yang dibuat oleh masing masing divisi

yang terkait dalam perusahaan. Tidak seperti halnya perusahaan lain yang

mempunyai komite audit yang anggotanya terdiri dari beberapa dewan

komisaris, hal ini berbeda dalam PT Hero Supermarket. Akan tetapi menurut

penulis pengendalian internal dalam hal dewan komisaris atau komite audit di

dalam perusahaan tersebut telah berjalan atau dilaksanakan dengan baik

58

dikarenakan internal audit telah menjalankan perannya dengan sangat baik dan

selalu mengantisipasi jika ada perubahan perubahan pada perusahaan ini.

4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen

Filosofi dan gaya operasi manajemen sangatlah penting hal ini mencerminkan

seberapa baikkah pengendalian internal telah berjalan. Seperti halnya perusahaan

lain, PT Hero Supermarket memiliki filosofi tersendiri yaitu :

1. Kita selalu mengutamakan service yang terbaik kepada pelanggan

2. Kita selalu menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan

keinginan pelanggan

3. Kita sama menciptakan kesatuan manajemen yang sempurna

Dari filosofi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa PT Hero Supermarket selalu

mengedepankan kepuasan pelanggan dan selalu menjaga kualitas pelayanan dan

produk yang bermutu tinggi. Menurut penulis PT Hero Supermarket telah

memiliki filosofi yang baik yang mana Hero selalu mengedepankan kepuasan

pelanggan. Hal ini dapat terus dilakukan dan ditingkatkan oleh semua pihak

dalam perusahaan. Dari sisi gaya operasi manajemen, manajemen puncak hanya

melakukan kekuatan desentralisasi kepada menjemen menengah dan bawah. Hal

ini akan membuat nilai pengendalian menjadi rendah dikarenakan kesadaran

akan pengendalian hanya bertumpu pada manajemen menengah dan bawah saja.

Di sisi lain manajemen puncak harus benar hati hati dan bersikap waspada

untuk memberikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang yang jujur

dan profesional. Oleh karena itu evalusi penulis yaitu sebaiknya manajer di

59

sarankan untuk melakukan review secara berkala untuk dapat memantau tindakan

yang dilakukan baik manajer menengah maupun manajer bawah agar terhindar

dari kesalahan dan kerugian bagi perusahaan.

5) Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada perusahaan berguna untuk informasi mengenai tugas

dan wewenang yang ada pada tiap karyawan. Struktur Organisasi pada Hero

Supermarket adalah struktur garis dan staf. Dikatakan garis karena seorang

bawahan hanya memperoleh seorang atasan dan hanya menerima perintah dari

atasan tersebut. Dikatakan staf karena terdapat unit yang membantu lini seperti

corporate secretary and legal dan internal audit.

Departementalisasi PT Hero Supermarket adalah berdasarkan fungsi,

produk dan wilayah. Berdasarkan fungsi karena dikelompokkan berdasarkan

fungsi kegiatan seperti human resources, finance. Berdasarkan produk karena

ada pengelompokkan berdasarkan produk seperti, fresh food general manager.

Berdasarkan wilayah karena ada pengelompokkan berdasarkan area wilayah

seperti regional operation 1 manager, regional operation 2 manager dan

regional operation 3 manager. Jadi menurut penulis pengendalian internal

khususnya struktur organisasi pada perusahaan Hero Supermarket sudah berjalan

cukup baik. Hal ini dapat terlihat dengan adanya departemenlisasi yang cukup

jelas dan terspesialisasi pada seluruh bagian perusahaan.

60

6) Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab

Pembagian wewenang dan tanggung jawab dijelaskan pada struktur

oganisasi.Wewenang PT Hero Supermarket adalah wewenang garis, staf, dan

fungsional.Wewenang garis ditunjukkan dengan adanya hubungan seorang

atasan untuk memerintahkan bawahan langsungnya dan tiap bawahan hanya

mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja. Contoh pada PT Hero

Supermarket finance director memerintahkan kepada finance manager untuk

membuat analisa dan laporan keuangan dan penjelasannya.

Wewenang staf merupakan wewenang yang membantu personil garis

dalam memberikan saran, pendapat, atau usulan mengenai operasional

perusahaan. Contoh pada PT Hero Supermarket terdapat dua wewenang staf

personil yaitu corporate and secretary legal yang memeberi saran kepada CEO

tentang masalah yang berkaitan dengan hukum dan internal audit memberi saran

kepada CEO tentang analisa terhadap sistem dan prosedur yang telah di jalankan.

Sedangkan wewenang staf fungsi finance director memberi saran kepada CEO

dalam hal penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan.

Wewenang fungsional adalah wewenang yang mempunyai personil suatu

departemen untuk memberikan saran atau usulan dalam bidangnya masing

masing terhadap personil di departemen lain. Contoh pada PT Hero Supermarket

bagian HRD memberikan usulan kepada bagian keuangan agar mengisi daftar

kehadiran yang lengkap.

61

Setelah penjabaran wewenang tersebut penulis menemukan beberapa

evaluasi yang terkait dengan pembagian wewenang dan tanggung jawab

perusahaan secara umum :

1. Sebaiknya office manager di tiadakan dan bergabung dengan distribution

and logistic general manager karena mempunyai tugas yang hampir sama

yaitu bertanggung jawab atas logistic and service. Di samping itu tugas

office manager tidak ada hubungannya dengan masalah human resources

sehingga dapat mengaburkan tugas dari fungsi human resources itu

sendiri.

2. Karena fresh food general manager, grocery general manager, marketing

general manager, food service general manager serta distribusi dan

logistic general manager berada setingkat dengan manager lainnya maka

sebaiknya istilah yang digunakan disamakan sehingga menjadi fresh food

manager, grocery manager, marketing manager, food service manager

serta distribusi dan logistic manager.

Terlepas dengan adanya beberapa evalusi yang diberikan penulis, pada

pengendalian internal terhadap pembagian wewenang dan tanggung jawab PT

Hero Supermarket telah berjalan cukup baik. Kondisi ini dapat dilihat dengan

adanya pemisahan fungsi dan wewenang kepada setiap staf dan karyawan

berdasarkan kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya.

7) Kebijakan dan Praktik Sumberdaya Manusia

Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya berpengaruh pada internal

control yang efektif oleh karena itu tiap perusahaan memiliki kriteria dan proses

seleksi yang memadai dalam penerimaan pegawai. Berdasarkan wawancara pada

62

Humas Eksternal PT Hero Supermarket dijelaskan bahwa pengendalian internal

telah berjalan dengan cukup memadai. Berikut adalah beberapa poin yang dapat

penulis jabarkan terhadap kebijakan dan praktik sumberdaya manusia pada PT

Hero Supermarket :

1. Para karyawan telah memahami dengan benar, tugas dan prosedur dalam

pekerjaan mereka.

Melalui hasil wawancara, penulis dapat melihat sejauh mana pemahaman

karyawan pada pekerjaannya.Hal ini dapat di lihat dari Humas Eksternal

yang mana mereka dapat melakukan tugasnya dengan sangat baik.

Mereka sangat sigap akan sikapnya dalam menjawab semua pertanyaan

seputar topik skripsi yang dibahas. Staf humas tersebut selalu menjawab

semua pertanyaan yang penulis ajukan dengan selalu memegang batasan

batasan penelitian yang ditetapkan perusahaan.

2. Kebijakan mengenai SDM telah dilaksanakan dan dikembangkan dengan

baik

Pada PT Hero Supermarket memiliki Perjanjian Kerja Bersama atau

PKB. Dalam PKB tersebut merupakan hasil kesepakatan perundingan

yang di lakukan oleh perusahaan atau wakil perusahaan dengan serikat

pekerja yang memuat syarat syarat kerja. Syarat syarat yang

dimaksud ini ditujukan bagi karyawan PT Hero Supermarket baik bagi

karyawan baru ataupun karyawan yang telah lama bekerja dengan

perusahaan ini. Syarat syarat tersebut juga menjelaskan mengenai

penyeleksian bagi calon pekerja. Proses ini berlaku selama 3 bulan

terhitung sejak tanggal yang bersangkutan mulai kerja. Apabila calon

63

pekerja berhasil melewati masa percobaan tersebut maka pekerja ini

dapat menjadi pekerja tetap. Hal ini merupakan gambaran singkat dalam

tata cara perusahaan Hero Supermarket dalam merekrut karyawan.

3. Perusahaan juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan dan

memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi di bidangnya.

Penilaian prestasi untuk masing masing pekerja dilakukan oleh atasan

langsung pekerja. Sekurang kurangnya sekali dalam setahun. Adapun

hal hal yang dinilai meliputi :

a. Pencapaian hasil kerja

b. Pelaksanaan tanggung jawab

c. Sikap kerja

d. Kepemimpinan

Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan menggunakan

lembaran penilaian prestasi yang telah ditentukan. Prinsip prinsip

penilaian dilakukan secara objektif, adil, jujur, proporsional, dan

transparansi serta mendiskusikan dengan pekerja dan atasan dari

atasannya. Hasil dari penilaian prestasi kerja menjadi salah satu dasar

yang menentukan :

a. Promosi

b. Besarnya kenaikkan upah

c. Mutasi

d. Pendidikan dan pelatihan

e. Demosi

64

Sistem penilaian prestasi kerja ini ditentukan oleh perusahaan dan di

sosialisasikan oleh perusahaan sendiri.

Dalam penjelasan di atas penulis menyimpulkan bahwa pengendalian

internal pada kebijakan dan praktik sumber daya manusia telah di

kembangkan dan berjalan dengan baik.

IV.2.2 Penilaian Risiko

Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola

permasalahan tersebut sehingga dapat mempermudah pelaksanaan pengendalian

internal. Hal ini ditunjukan pada prosedur persediaan yang telah berjalan dengan cukup

baik. Berikut penilaian risiko yang mungkin timbul pada persediaan barang dagang,

yaitu :

1) Resiko kesalahan pembelian barang dagang.

Dalam mempersiapkan Purchase Order disyaratkan harus memiliki surat permintaan

barang. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pembelian

barang dagang. Permintaan pembelian dilakukan oleh bagian gudang yang mengetahui

barang dagang yang diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan wewenang.

2) Resiko kerusakan pada barang yang diterima.

Bagian penerimaan memiliki fungsi untuk melakukan quality control terhadap barang

yang diterima oleh supplier. Fungsi dari quality control yaitu untuk mengecek kondisi

fisik barang yang diterima dari supplier, jika terdapat kerusakan barang maka akan di

lakukan proses pengembalian barang. Bagian gudang berfungsi untuk menentukan stock

65

minimum dan re-order point serta menyimpan barang sesuai dengan kode barang yang

tersedia.

3) Resiko barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang dipesan.

Bagian gudang yang melihat stock barang, mengeluarkan barang dan melakukan

pengiriman sampai di gudang outlet. Dalam hal ini pengendalian dilakukan telah cukup

baik karena adanya koordinasi yang baik antara gudang pusat dan gudang outlet

sehingga menghasilkan informasi yang kuat. Bagian gudang outlet akan mengkonfirmasi

bagian gudang pusat bahwa barang yang tiba sejumlah yang dipesan sesuai picking list

dan delivery order.

4) Resiko penumpukan barang di gudang.

Bagian pembelian akan melakukan pembelian barang dalam jumlah banyak yang

melebihi limit di gudang untuk mencegah terjadinya stock out sehingga hal ini dapat

menyebabkan penumpukan barang di gudang. Untuk mengatasi hal tersebut sebaiknya

PT Hero Supermarket menerapkan system forcasting dengan menggunakan perhitungan

statistik untuk mengurangi penumpukan barang berdasarkan data historis dari siklus

musiman yang diambil dari data-data outlet Hero Supermarket.

5) Resiko adanya personal baru.

Staf Humas mengatakan dengan adanya karyawan baru yang masih mempunyai

semangat cukup tinggi untuk bekerja hal ini sangat baik dikarenakan akan memacu

karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik. Tetapi pada sisi lain karyawan baru

66

akan membutuhkan masa - masa percobaan pada saat awal bekerja. Seperti akan

pemahaman jobdesk akan pemahaman bekerjanya.

IV.2.3 Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada PT Hero Supermarket

meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan

kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagang yang

ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori, yaitu:

1. Otorisasi yang Tepat atas Transaksi

Pada otorisasi transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang

semestinya. Dalam hal ini adanya penandatanganan terhadap suatu dokumen

kepada orang yang bewenang atau yang bertanggung jawab satu diantaranya

adalah pada Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) telah diotorisasi oleh kepala

gudang dan kemudian dikirim ke bagian pembelian pusat untuk kemudian

melakukan transaksi pembelian SPP yang diajukan oleh bagian gudang.

Menurut penulis, otorisasi yang dilakukan sudah cukup baik dalam hal untuk

mengawasi pengendalian internal pada persediaan.

2. Dokumen dan Catatan yang Memadai

Dokumen haruslah dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa

seluruh aktiva telah dikendalikan dengan pantas dan bahwa seluruh transaksi

telah di catat dengan benar. PT Hero Supermarket cukup memiliki dokumen

yang memadai untuk membantu dalam pengawasan pengendalian internal.

Satu diantaranya adalah dokumen pada order pembelian yang dibuat oleh

67

bagian pembelian. Dokumen ini akan menjelaskan tentang informasi

mengenai pembelian barang yang akan di pesan. Menurut penulis dengan

adanya dokumen tersebut ini menandakan bahwa karyawan telah mengikuti

prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan.

3. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan

Perlindungan fisik atas persediaan barang dagang pada perusahaan ini cukup

memadai, yakni dengan adanya gudang sebagai tempat penyimpanan barang

dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi bahaya kebakaran.

Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatanpun telah cukup memadai

yaitu dengan tersedianya map untuk masing masing penyimpanan dokumen

dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam computer ataupun dalam

catatan manual. Menurut penulis secara keseluruhan kebijakan perusahaan

dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan

dan catatan serta aktiva telah cukup memadai dalam mewujudkan intern yang

baik.

4. Pemisahan Tugas

PT Hero Supermarket telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada

setiap transaksi atau kegiatan yang berhubungan dengan persediaan barang

dagang. Adapun satu diantaranya dapat dijabarkan di bawah ini :

1) Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pembelian

Fungsi gudang yang dilakukan oleh bagian gudang yaitu membuat SPP,

mencatat jumlah barang yang diterima pada kartu gudang, serta

68

menyimpan barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian. Sedangkan

pada fungsi pembelian yang kerjakan oleh bagian pembelian memiliki

tugas yaitu membuat order pembelian dan mencari supplier yang akan

menyediakan barang. Menurut penulis pemisahan kedua fungsi ini telah

berjalan dengan baik dikarenakan dengan dipisahkannya kedua fungsi ini

dapat terhindar dari penyalahgunaan wewenang yang ada pada kedua

fungsi ini.

2) Pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi dan keuangan

Fungsi akuntansi dan keuangan yang dilakukan oleh bagian Accounting

and Financing memiliki tugas yaitu mencatat kartu persediaan dan kartu

hutang, mengarsip dokumen dokumen dari pada prosedur pembelian,

penerimaan dan pengeluaran. Pemisahan kedua fungsi ini menurut

penulis telah dilakukan dengan baik. Dikarenakan bagian akuntansi

bertugas untuk memeriksa dokumen serta membandingkan dokumen

tersebut serta me-review prosedur yang di lakukan oleh bagian gudang.

5. Pemeriksaan Independen atau Verifikasi Internal

Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan

dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak

langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara bagian-

bagian yang melakukan pembelian, menerima barang, mengeluarkan barang,

mengirim barang, serta bagian yang membuat faktur.

69

IV.2.4 Informasi dan Komunikasi

Berdasarkan wawancara yang diberikan kepada pihak Humas Eksternal, penulis

menemukan bahwa penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan ini telah

berjalan cukup baik. Hal ini ditunjukkan dengan adanya prosedur prosedur yang

ditetapkan oleh perusahaan yang di komunikasikan dengan baik oleh karyawan. Adapun

bentuk informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan yaitu dalam bentuk

sosialisasi, pengumuman, dan pelatihan/ arahan yang diberikan oleh perusahaan untuk

karyawan. Satu diantaranya adalah setiap karyawan didalam perusahaan telah

memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing

masing yang berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya hal ini

dikarenakan perusahaan memberikan arahan/pelatihan/training kepada karyawan

khususnya karyawan baru.

IV.2.5 Pemantauan

Pemantauan merupakan suatu penilaian kualitas kinerja pada pengendalian

internal sepanjang masa. Pemantauan menyangkut tentang penilaian terhadap karyawan

pada suatu perusahaan yang bertujuan untuk menentukan bahwa sistem pengendalian

internal telah berjalan dengan baik. Berdasarkan hasil wawancara pada Humas Eksternal

PT Hero Supermarket, penulis menemukan beberapa hal yang berhubungan dengan

pemantauan yaitu :

70

1) Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen secara berkala yang

berhubungan dengan prosedur persediaan.

Pemantauan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : (1) melalui perintah dari

atasan langsung, (2) melalui pihak yang independen, dan (3) melalui internal

audit itu sendiri. Dari hasil wawancara yang dilakukan pada Humas Eksternal PT

Hero Supermarket dapat disimpulkan bahwa dokumen yang ada pada setiap

prosedur telah diperiksa kelengkapannya secara baik. Pemeriksaan kelengkapan

dokumen ini dilakukan oleh pihak yang independen sesuai dengan prosedur yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Contohnya yaitu pada prosedur pembelian

bahwa dokumen SPP harus dibuat oleh bagian gudang sebagai syarat untuk

melakukan transaksi pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang di isi

oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian

barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam Surat

Permintaan Pembelian. Apabila dokumen tersebut tidak ada maka pihak gudang

tidak bisa melakukan pembelian barang kepada supplier. Serta PO dan Faktur

wajib diberikan oleh dua orang yaitu kepada Supplier dan bagian Accounting

apabila PO tersebut tidak ada maka Supplier tidak dapat memasok barang

terhadap perusahaan.

Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa dengan adanya kelengkapan

dokumen maka data akuntansi telah terjaga dengan baik. Dan jika hal ini terus

dipertahankan maka kecurangan dapat diminimalisasikan.

71

2) Perusahaan memiliki kebijakan pada saat melakukan penerimaan barang

Berdasarkan wawancara yang di lakukan, Humas Eksternal mengatakan ada

pedoman kebijakan yang perusahaan lakukan pada saat melakukan penerimaan

barang. Kebijakan ini dilakukan berdasarkan peraturan yang dibuat oleh

perusahaan yang pengawasannya dilakukan secara langsung oleh tim receiver.

Adapun kebijakan yang dilakukan pada saat penerimaan barang yaitu :

a) Memastikan bahwa barang yang diorder diterima di toko dengan baik dan

benar.

b) Untuk memastikan penginputan data penerimaan barang telah dilakukan

dengan benar dan akurat

c) Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dan penyusutan yang

tidak dikenal

d) Memudahkan pengaturan barang di areal gudang dan pengembalian

barang ke supplier

Untuk memenuhi kebijakan tersebut maka bagian penerimaan barang

melakukan beberapa aktivitas yang perlu diperhatikan pada saat menerima

barang :

1. Tempat penerimaan harus bersih dan bebas dari sampah, timbangan,

pallet, handpallet, dan persiapan peralatan lain yang di perlukan untuk

menerima barang dari supplier

2. Semua pengiriman harus di sertai dengan invoice yang diperpanjang

secara penuh atau tanggal yang memperlihatkan surat pengantar

72

pengiriman, penjelasan produk, berat atau jumlah, biaya/harga dan

informasi pemasok

3. Pastikan barcode original yang tertera pada barang dapat di scan atau

terbaca dan untuk barang yang tidak ada barcode harus di buat inhouse

barcode

Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa kebijakan yang perusahaan

berikan telah berjalan dengan baik hal ini ditunjukkan dengan adanya ketentuan-

ketentuan yang harus dilakukan pada saat melakukan penerimaan barang. Jika

hal ini terus dilakukan maka pengendalian internal dapat berjalan dengan

memadai dan lebih baik lagi.

3) Telah ditetapkannya sanksi atau pelanggaran yang dibuat oleh karyawan baik itu

sengaja ataupun tidak yang diberikan oleh perusahaan

Berdasarkan PKB ( Perjanjian Kerja Bersama ) yang dibuat oleh perusahaan,

bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi sanksi yang tegas guna untuk

mencegah dan menananggulangi pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

Pada pedoman tersebut dijelaskan mengenai kewajiban pekerja, larangan bagi

pekerja dan sanksi yang diberikan oleh pekerja apabila melakukan pelanggaran

tersebut. Adapun dasar pemberian sanksi kepada pekerja didasarkan antara lain :

i. Jenis pelanggaran

ii. Banyaknya ( frekuensi ) pelanggaran

iii. Pelanggaran PKB dan ketentuan ketentuan perusahaan

Berdasarkan pasal 84 bab XIII mengenai sanksi sanksi atas pelanggaran tata

tertib di jelaskan tentang pelanggaran tersebut yang berupa :

73

1. Teguran/ peringatan lisan

Teguran/ peringatan secara lisan diberikan oleh atasan langsung/ pimpinan

yang berwenang untuk kesalahan/pelanggaran yang bersifat ringan atau

umum yang masih dapat diperbaiki dan dicatat dalam *personal record*

pekerja yang bersangkutan serta ditandatangani oleh pekerja.

2. Peringatan tertulis

Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan/atasan langsung

kepada pekerja yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari 3 ( tiga )

tingkatan :

a) Surat Peringatan Tertulis I / ( SP I )

b) Surat Peringatan Tertulis II / ( SP II )

c) Surat Peringatan Tertulis III / ( SP III )

Dengan demikian apabila pekerja terus mengikuti dan melaksanakan tata tertib

yang dibuat oleh perusahaan maka akan mengurangi kesalahan yang mungkin

akan dilakukan oleh para karyawan.

74

IV. 3 Temuan Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang

Adapun temuan pada pengendalian internal atas persediaan barang dagang yaitu :

1. Adanya perangkapan tugas.

Kondisi yang terjadi yaitu adanya perangkapan tugas yang terjadi pada

pembagian pembelian yang mana bahwa pembelian untuk barang barang

supermarket dilakukan oleh masing masing supervisor yang bertanggung jawab

atas jenis barang yang dipegangnya.

Kriteria yang seharusnya yaitu sebaiknya tidak adanya perangkapan tugas

yang dilakukan oleh supervisor yang memiliki dua tugas sekaligus.

Hal ini disebabkan karena supervisor juga melakukan otorisasi atas order

pembelian tersebut. Jadi dengan kata lain terdapat perangkapan tugas antara yang

meminta order pembelian dan mengotorisasi order pembelian.

Akibatnya supervisor akan mengalami kesulitan dalam mengontrol

persediaan dengan baik.

Rekomendasi yang diberikan yaitu sebaiknya pembelian dilakukan oleh

bagian purchasing supervisor yang di bantu oleh staff purchasing yang

ditempatkan di bawah seorang manajer yang mempunyai tugas menerima,

menyimpan, mengeluarkan, dan membeli barang yang dinamakan receiving &

storage section manager. Purchasing supervisor memiliki fungsi untuk

mengontrol barang yang ada sedangkan staff purchasing sendiri melakukan

penghitungan jumlah barang berdasarkan bidangnya masing- masing, jumlah

staff purchasing tersebut terdiri dari 2 sampai 5 staff. Hal ini baik dikarenakan

orang yang mengontrol barang dengan orang yang melakukan pengecekan

75

barang dilakukan oleh orang yang berbeda sehingga terhindar dari kesalahan

pencacatan barang.

2. Adanya penumpukkan barang barang di gudang pada hari hari besar.

Kondisi yang terjadi yaitu adanya penumpukkan barang barang yang

berada di gudang pada hari hari Besar atau hari hari khusus lainnya, antara

lain seperti hari Lebaran, Natal, Tahun Baru dan hari- hari penting

lainnya.

Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu tidak adanya penumpukan barang

khususnya pada hari hari penting agar kehilangan barang dan kerusakan barang

dapat terhindar dan perusahaan tidak mengalami kerugian.

Sebabnya penumpukan barang ini dikarenakan bagian pembelian

membeli barang ketika barang tersebut habis dan selalu membeli dengan

melebihkan barang yang dipesan. Pembelian barang dengan jumlah besar biasa

dilakukan pada saat hari hari besar seperti, Idul Fitri, Natal ataupun Tahun

Baru.

Akibat penumpukan barang ini, bagian gudang kewalahan dalam

mengatur barang, sehingga barang tidak tersusun rapi, penempatan untuk setiap

jenis barang menjadi tidak sesuai dan resiko terjadinya kerusakan barang

menjadi tinggi. Kondisinya barang yang dipesan dalam jumlah banyak akan

melebihi batas limit stok di gudang, kemudian kelebihan barang ini akan

ditempatkan dalam satu tempat sehingga semua jenis barang dan jumlahnya di

jadikan dalam satu tempat. Pada saat pengambilan, barang dari penumpukan

akan tersusun sembarang dan tidak rapi dan setiap barang dapat menimpa barang

76

lainnya dan beresiko kerusakan pada barang itu sendiri. Dengan demikian,

barang menjadi mudah rusak dan tidak terkontrol dengan baik.

Bagian gudang menjadi kewalahan dalam melakukan penyusunan barang yang

tepat, selain itu akan ada tambahan biaya untuk pemeliharaan terhadap barang

yang over stok. Penumpukan barang ini beresiko kerugian pada perusahaan

karena selain mudah rusak dan biaya pemeliharaan yang cukup tinggi, barang

bisa beresiko cacat sehingga menjadi tidak layak untuk dijual. Biasanya retur

barang dapat dilakukan apabila terdapat kerusakan pada barang ketika dilakukan

pengiriman, bukan dari penumpukan di gudang.

Rekomendasi yang diberikan sebaiknya PT Hero Supermarket,Tbk

menciptakan sistem identifikasi persediaan yang dikenal dengan Economic

Order Quntity. Dengan digunakannya sistem ini maka perusahaan akan

mengetahui ROP (titik pemesanan kembali) sehingga barang yang di pesan tepat

waktu dan dapat terkoordinir dengan baik dan penumpukan barang dapat dicegah

terutama pada saat Hari hari Besar ataupun Hari hari penting lainnya.

3. Penempatan barang yang kurang memadai.

Kondisi yang terjadi yaitu penempatan/ tata letak yang kurang memadai

yang berada di gudang. Tata letak suatu persediaan barang dagang di gudang

sangatlah penting. Hal ini bertujuan untuk mempermudah bagian gudang dalam

pengambilan barang.

Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu penempatan atau tata letak barang

yang berada di gudang tersusun dengan baik sesuai posisi yang telah diatur oleh

perusahaan.

77

Dalam wawancara saya terhadap Humas Eksternal tersebut dikatakan

bahwa adanya hal ini disebabkan karena kebanyakan karyawan yang berada di

gudang hanya menerima barang dan setelah barang masuk ke gudang maka

barang tersebut akan langsung ditaruh atau diletakkan pada tempatnya masing-

masing sedangkan dalam hal penghitungan ini hanya dilakukan sesekali saja. Di

gudang pusat Hero Supermarket memiliki pengklasifikasian yang terbagi

menjadi 7 jenis yaitu:

1) Food meliputi : makanan dan minuman

2) Non Food meliputi: peralatan rumah tangga dan apparel

3) Meat meliputi: daging yang dijual seperti ham, daging ayam, daging sapi,

daging babi, dan lainnya yang dipresentasikan di tempat pendingin

4) Fruit dan Vegetables meliputi: buah-buahan seperti buah import dan buah

lokal serta macam-macam sayuran yang dipresentasikan di tempat pendingin

5) Fish meliputi: ikan yang dijual seperti ikan kerapu, ikan teri, cumi-cumi,

udang, kepiting, tiram, udang ebi, dan lainnya yang dipresentasikan di tempat

pendingin

6) Dairy meliputi: dairy yang dijual seperti macam-macam produk susu, dengan

bahan dasar susu seperti keju, susu rendah lemak, ice cream, dan lainnya

yang dipresentasikan ditempat pendingin

7) Bakery meliputi: roti yang dijual di dalam supermarket

Dan masing masing jenis pengklasifikasian makanan tersebut dipertanggung

jawabkan oleh masing masing supervisor. Akan tetapi pada hari hari besar

seperti Idul Fitri, Natal atupun Tahun Baru hal ini tidak dilaksanakan dengan

baik. Penyebabnya adalah dikarenakan karena barang datang dalam intensitas

78

yang besar dalam jangka pendek sehingga membuat karyawan untuk malas

menghitung barang tersebut, sehingga menyebabkan penumpukkan yang berada

di gudang dan tidak terkoordinir dengan baik.

Akibatnya barang sulit teridentifikasi atau tidak diketahui jumlah atau

sisa barang yang ada digudang tersebut. Dampak besar yang mungkin terjadi

yaitu barang rentan terhadap pencurian, hilang ataupun rusak tanpa tahu jumlah

barang yang rusak atau hilang tersebut.

Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan sebaiknya

perusahaan melakukan penghitungan secara berkala setidaknya menghitung

secara minimal sehari 1 kali serta menyimpan langsung persediaan yang setelah

di hitung. Hal ini dilakukan untuk lebih dapat mengontrol jumah barang yang

berada di gudang dan dapat terhindar dari kerusakan, kehilangan dan kecurian

barang.

4. Rentannya pencurian terhadap barang barang di gudang .

Kondisi yang terjadi adalah rentannya pencurian barang yang berada di

gudang.

Kriteria yang seharusnya adalah bagian penerimaan dalam melakukan

quality atas kontrol barang dilakukan dengan sangat lebih teliti agar pencurian

atau kehilangan barang yang dapat merugikan perusahaan dapat terhindar dengan

baik.

Hal ini disebabkan karena penerimaan barang dalam jumlah yang besar

akan membuat bagian penerimaan tidak dapat melakukan kontrol terhadap semua

jenis persediaan yang masuk. Kondisinya ketika barang masuk ke bagian

79

penerimaan maka bagian penerimaan ini akan melakukan quality control

terhadap semua barang yang masuk. Dalam lingkungan seperti ini, persediaan

barang yang masuk sangat rentan terhadap aksi pencurian yang di karenakan

kurang maksimalnya pencatatan persediaan yang di lakukan oleh bagian

penerimaan.

Akibatnya bagian penerimaan yang seharusnya melakukan quality

control hanya dapat menginspeksi barang-barang dan tidak memperhatikan

keamanan barang. Prosedur inspeksi yang tidak benar yang disertai pencatatan

persediaan yang tidak memadai dapat menciptakan situasi kondusif bagi

pencurian persediaan. Fungsi quality control adalah untuk memastikan kuantitas

dan kondisi barang dari kerusakan, kecurian dan lainnya.

Rekomendasi yang diberikan penulis untuk mencegah terjadinya

pencurian barang selama dalam masa quality control, maka perlu dilakukan

perbaikan terhadap prosedur inspeksi barang yang lebih benar agar dapat

mencegah terjadinya pencurian barang yang dapat merugikan perusahaan.

Peningkatan fungsi keamanan meliputi penambahan pemasangan kamera

pemantau di bagian penerimaan barang sehingga rekaman inspeksi barang dapat

disimpan jika terjadi permasalahan atau pencurian barang untuk dijadikan

sebagai bukti dalam pembahasan permasalahan.

5. adanya stock out yang berada di gudang

Kondisi yang terjadi pada perusahaan yaitu adanya stock out atau

kehabisan barang yang berada di gudang.

80

Kriteria yang seharusnya adalah perusahaan dapat meminimalisir kondisi

stock out yang berada di gudang dengan mengetahui kapan pembelian barang

dilakukan sebelum gudang mengalami kekurangan barang.

Hal ini penyebabnya karena tidak adanya penghitungan yang layak untuk

menentukan re- order point dan berapa jumlah stock minimum yang harus ada di

gudang.

Akibatnya Gudang pusat Hero Supermarket melakukan pembelian

apabila barang tersebut dalam jumlah sedikit dan tidak adanya range untuk

menentukan kapan harus membeli barang.

Rekomendasi yang diberikan adalah gudang pusat tersebut seharusnya

mempunyai indikator untuk jenis barang yang telah mencapai titk ROP sehingga

bagian gudang dapat mengetahui kapan barang dapat dibeli. Gudang pusat

memiliki perbandingan stock minimum dengan ROP yang telah ditentukan yaitu

sebesar 1:1,5. Untuk mencegah terjadinya stock out persediaan pada gudang

maka perusahaan perlu menerapkan penghitungan EOQ (Economic Order

Quantity) karena dengan menetapkan kebijaksanaan EOQ (Economic Order

Quantity) ini maka dalam setiap tahun dapat ditentukan lebih banyak order dalam

jangka waktu beberapa kali saja sehingga kurang begitu sering menghadapi

risiko kehabisan stock. Selain itu pula pencatatan di PT Hero Supermarket

menggunakan sistem pencatatan prepectual. Hal ini bertujuan untuk memonitor

persediaan setiap saat.

81

6. Sistem keamanan di gudang pusat yang belum optimal.

Kondisi yang terjadi adalah belum optimalnya sistem keamanan yang berada

di gudang pusat. Persediaan barang pada perusahaan merupakan benda berwujud.

Oleh karena itu, perusahaan melakukan pengawasan fisik di gudang pusat PT.

Hero Supermarket yang berada di Cibitung. Pengendalian fisik ini berupa :

a. Penempatan penjaga untuk mendata pemasok yang datang ke gudang dengan

mengisi buku tamu.

b. Pemasangan fire detector, tabung pemadam kebakaran, dan sprinkle untuk

mengantisipasi kebakaran.

c. Pada gudang telah digunakannya ID dan password pada saat masuk ke

gudang.

d. Adanya pembatasan hak akses untuk memasuki gudang, apabila ada

karyawan yang selain karyawan gudang untuk memasuki gudang maka

sebelum masuk di lakukan pemeriksaan terlebih dahulu yaitu body check.

e. Pada kode barang menggunakan Hierarchical Codes berdasarkan jenis barang

dan lokasi rak di gudang.

Kriteria yang seharusnya terjadi adalah perusahaan memperbarui password

agar sistem keamanan yang berada di gudang pusat dapat terjaga dengan baik.

Penyebabnya belum adanya perubahan password secara berkala dan tidak

adanya prosedur untuk itu.

Akibatnya kurang optimalnya pengawasan pengendalian akses yang ada pada

gudang tersebut.

82

Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan sebaiknya di

buat prosedur dalam penggantian password hal ini bertujuan untuk menghindari

penyalahgunaan akses.