Pengendalian

Aplikasi

Pendahuluan

Pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk

memperoleh keyakinan bahwa pencatatan,

pemrosesan, dan pelaporan transaksi telah

diotorisasikan serta pemutakhiran (updating)

fail induk (master file) dapat menghasilkan

keluaran yang akurat, lengkap dan tepat

waktu. Pengendalian aplikasi ini meliputi

pengendalian atas masukan, pemrosesan

dan keluaran

KATAGORI, DAN TUJUAN PENGENDALIAN APLIKASI

PROCESSINPUT OUTPUT

Setiap transaksi telah

diproses dengan lengkap

dan hanya diproses satu kali

Setiap data transaksi berisi

informasi yang lengkap dan

akurat

Setiap pemrosesan

transaksi dilakukan dengan

benar dan tepat

Hasil-hasil pemrosesan

digunakan sesuai dengan

maksudnya

Aplikasi-aplikasi yang

ada dapat berfungsi

terus

Katagori dan Jenis

G

O

A

L

S

KATAGORI, JENIS DAN TUJUAN PENGENDALIAN APLIKASI

PROCESSINPUT OUTPUT

Setiap transaksi telah

diproses dengan lengkap

dan hanya diproses satu kali

Setiap data transaksi berisi

informasi yang lengkap dan

akurat

Setiap pemrosesan

transaksi dilakukan dengan

benar dan tepat

Hasil-hasil pemrosesan

digunakan sesuai dengan

maksudnya

Aplikasi-aplikasi yang

ada dapat berfungsi

terus

Otorisasi

Masukan

•Konvers

i Data

•Tra

nsm

isi D

ata

•Valid

asi M

asuka

n

•Pena

nga

nan

Kesala

ha

n

• Programmed Limit

and Reasonableness

Tests

• Memelihara Ketepatan

Data

•Pengendalian Fail

Katagori dan Jenis

G

O

A

L

S

•Rekon

sili

asi K

elu

ara

n

•Pene

laah

an d

an

Peng

ujia

n H

asil

•Dis

tribusi K

elu

ara

n

•Record

Rete

ntio

n

Tujuan

PENGENDALIAN ATAS MASUKAN

Pengendalian atas masukan (input controls) adalah

pengendalain untuk menjamin bahwa data yang

diterima untuk diproses tidak mengandung kesalahan,

lengkap, ada otorisasinya; dalam bentuk yang dapat

dibaca oleh mesin (machine-readable form);

diidentifikasikan; captured (dicatat dalam dokumen

dasar); dan diserahkan (transmitted) untuk diproses

Pengendalian Otorisasi Masukan

Pengendalian ini digunakan untuk menjamin

bahwa hanya data yang ada otorisasinya saja

yang dapat diproses dalam sistem komputer.

Praktik yang biasa dilakukan untuk otorisasi

ini a.l. dalam hal syarat kredit, harga, diskon,

komisi, jam lembur, dll.

Otorisasi dapat dilakukan secara manual atau

secara on-line. Dalam sistem on-line otorisasi

dilakukan pada waktu data dimasukkan dalam

sistem

Pengendalian Otorisasi Masukan

Jenis-jenis pengendalian yang termasuk dalam input

authorization control ini adalah sebagai berikut :

1. Prosedur persetujuan, yang menjelaskan mengenai bagaimana dan

oleh siapa data akan dimasukkan dalam dokumen masukan.

Prosedur ini meliputi:

Bukti otorisasi seperti tanda tangan atau lainnya harus di-review

oleh control group.

Dalam sistem on-line, otorisasi sering ditunjukkan dengan

digunakannya password dan Tabel Otorisasi.

Transaksi-transaksi yang telah dikelompok-kelompokkan (batch)

disetujui sebelum diproses

Transaksi pemeliharaan fail disetujui oleh penyelia di tempat asal

mula transaksi tersebut dibuat

Batasan-batasan mengenai persetujuan terhadap transaksi-transaksi

tertentu seperti misalnya jumlah kredit maksimum kepada

pelanggan.

Pengendalian Otorisasi Masukan

2. Formulir yang diberi nomor urut (pra nomor). Urut-urutanformulir tersebut akan diuji selama pemrosesanberlangsung. Apabila terjadi formulir yang tidak urut(hilang), maka hal tersebut harus ditelaah oleh pejabatyang berwenang di departemen asal formulir tersebutdihasilkan

3. Penelaahan oleh control group, seperti misalnya transaksiyang diproses dalam bentuk batch harus ditelaah terlebihdahulu oleh control group.

4. Sistem pengawasan pencatatan aktivitas (Transaction log),dimana semua aktivitas dalam terminal tercatat dalamtransaction log. Dari penelaahan atas log ini dapatdiketahui frekuensi kesalahan dalam terminal serta adanyakejadian-kejadian lainnya yang tidak sebagaimanamestinya.

Pengendalian Konversi

Konversi data adalah proses mengubah datadari sumber asalnya ke dalam bentuk yangdapat dibaca oleh mesin, baik dalam bentukpunched cards, pita magnetis, disk, ataudisket. Teknik-teknik pengendalian dalamkonversi data ini antara lain adalah sebagaiberikut :

1. Visual verification, dimana departemen pemakaiharus menelaah atau secara visual melakukanverifikasi terhadap transaksi pada waktudikelompokkan (batched).

Pengendalian Konversi

3. Penggunaan check digit guna menguji validitas

angka. Apabila angka tersebut tidak sesuai

dengan angka asalnya, maka nomor angka

akun yang diproses tersebut akan dimunculkan

sebagai hal yang salah.

4. Penggunaan batch control total, yang terdiri

dari (a) batch totals (seperti niai total piutang

dan sebagainya), (b) hash totals, seperti total

nomor-nomor pelanggan, ataupun (c) jumlah

transaksi yang diproses.

Pengendalian Transmisi Data

Pengendalian Transmisi data ini dimaksudkan untukmencegah data agar tidak hilang ditambah ataudiubah. Pengendalian ini harus diadakan baik didalam departemen pemakai, control group ataupundepartemen EDP. Teknik-teknik yang digunakan :

1.Batches logging and tracking. Pengendalian ini mencakuppenghitungan batch contol totals, penggunaan nomor urutbatch, dan nomor lembar transmisi.

2.Batch control dan run-to-run total. Pengendalian inidigunakan untuk melakukan verifikasi batch control totalsdan run-to-run total. Pengendalian total run-to-runmenggunakan jumlah-jumlah (total) dalam pengendaliankeluaran yang berasal dari satu proses sebagai jumlah-jumlah(total) pengendalian masukan dalam pemrosesan berikutnya.

Pengendalian Transmisi Data

3. Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi on-line. Yang

termasuk dalam pengendalian ini adalah:

Echo-check (closed loop verification), yaitu data yang

diketik di keyboard akan ditampilkan (echo) pada layar

terminal sehingga operator dapat mengecek

kebenarannya.

Matching check, dilakukan dengan membandingkan

kode/data pada saat dientri dengan kode pada file tertentu

(umumnya table look up file). Bila kode tida match berarti

kemungkinan kode tersebut salah atau memang tidak ada

dalam master file.

Pengujian kelengkapan data (completeness test) terhadap

setiap transaksi guna melakukan verifikasi bahwa semua

data yang dikehendaki telah dimasukkan.

Input Validation Control

Pengendalian ini telah terprogram di dalam sistem, dan

dimaksudkan untuk memperoleh keyakinan bahwa semua data

masukan adalah akurat, lengkap dan logis. Jenis pengendalian

ini memilki fungsi untuk : (a) mendeteksi kehilangan data, (b)

menguji perhitungan matematis, dan (c) menjamin adanya

pembukuan transaksi secara benar. Yang termasuk dalam

pengendalian ini antara lain adalah sebagai berikut :

1. Numeric and Alphabetic Check. Pengendalian ini menetapkan

bahwa field tertentu misalnya harus numerik sedangkan field

lainnya harus alfabetis.

2. Logic Check. Pengendalian ini dibuat untuk menilai atau

membandingkan suatu lojik tertentu dengan keadaan data yang

sebenarnya. Sebagai contoh bila data seorang pegawai adalah

mempunyai anak, maka status perkawinannya seharusnya

“kawin” atau “duda” (perlu diteliti ulang bila isinya “bujangan”).

Input Validation Control

3. Sign check. Hampir sama dengan logic check, sign

check membandingkan apakah suatu angka dalam filed

tertentu harus positif (atau harus didebet) dan angka

lainnya harus negatif (atau harus dikredit). Sebagai

contoh saldo persediaan, harus positif.

4. Valid field size check. Pengujian ini menyerupai sign

check, hanya saja bukan berisi tanda positif atau negatif,

melainkan besarnya field tertentu. Sebagai contoh

misalnya nomor induk pegawai negeri adalah 9 dijit.

Dengan pengendalian ini maka apabila seorang pemakai

komputer memasukkan NIP yang tidak terdiri dari 9

dijit maka hal ini akan dinyatakan salah oleh komputer

yang bersangkutan.

Input Validation Control

5. Limit check. Pengendalian ini menguji apakah suatu fieldtransaksi masukan tertentu berada dalam batasan tertentu yangsebelumnya telah ditetapkan. Sebagai contoh, jumlah hariperjalanan dinas seorang pejabat selama satu bulan tertentutidak boleh melebihi 25 hari. Sistem ATM dapatmenggunakan metode pengendalian ini apabila adapembatasan pengambilan melalui ATM, misalnya tidak bolehmelebihi Rp 5.000.000,- pada setiap kali pengambilan.

6. Valid code check. Pengendalian ini menguji apakah suatutransaksi masukan tertentu memiliki kode yang sama denganyang dada di dalam daftar komputer yang bersangkutan. Kodeini bisa berupa nomor akun, kata sandi, nomor pekerjaan, dansebagainya. Sistem ATM menggunakan metode ini untukmenentukan apakah seorang nasabah berhak menggunakanmesin tersebut.

7. Sequence check. Pengendalian ini menguji urut-urutan suatufiled masukan tertentu. Pengendalian ini dapat mengurutkanapakah order penjualan berurutan ataukah ada yang hilang.

Pengendalian Penanganan Kesalahan

Pengendalian ini bertujuan untuk mencegah

pemasukan data transaksi yang salah. Pengendalian

atas transaksi-transaksi yang salah (ditolak) harus

mencakup: (a) identifikasi atas sebab-sebab

penolakan, (b) penelaahan terhadap sebab-sebabnya,

(c) penelaahan dan persetujuan perbaikannya, serta

(d) memasukkan kembali (reentry) sesegera mungkin

ke dalam sistem. Yang termasuk dalam pengendalian

ini antara lain adalah sebagai berikut :

1. Error log. Contol group membuat pencatatan semua data

masukan yang ditolak, menyelidiki dan memperbaiki

kesalahan tersebut dalam jangka waktu yang tidak terlalu

lama. Error log ini harus ditelaah secara reguler.

Pengendalian Penanganan Kesalahan

2. Suspended file. Kesalahan-kesalahan yang dideteksioleh batch balancing dan pengujian-pengujian programdicatat di fail-fail yang ditangguhkan (Suspended file)dalam bentuk bahasa mesin, beserta dengan jumlahnya.Kesalahan tersebut akan tetap didalam fail yangditangguhkan ini sampai diperbaiki. Teknik inidigunakan untuk meyakinkan bahwa kesalahan telahdikoreksi dan dikembalikan ke departemen PDE untukpemrosesan lebih lanjut. Sama seperti error log, fail-failyang ditangguhkan ini juga harus ditelaah secarareguler.

3. Laporan kesalahan guna mengidentifikasikan mengenairecord-nya, data yang salah, dan sebab-sebabnya.Laporan ini harus dikirimkan kepada departemenpemakai untuk diperbaiki dan dikirimkan kembalikepada departemen EDP untuk diproses.

PENGENDALIAN ATAS

PEMROSESAN

Pengendalian atas pemrosesan (processing controls)

adalah pengendalian yang dilaksanakan setelah data

memasuki sistem dan program-program aplikasi

mengolah data tersebut, yang bertujuan untuk

memperoleh jaminan adanya pemrosesan data yang

lengkap dan akurat ke dalam sistem serta untuk

mencegah atau mendeteksi kesalahan sebagai berikut:

Kegagalan untuk memproses seluruh transaksi masukan

atau memproses tidak sebagaimana mestinya (secara salah)

Memproses dan memutakhirkan fail yang salah

Memproses masukan yang tidak logis atau tidak wajar

Kehilangan atau distorsi data selama pemrosesan

Memelihara Keakuratan Data

Cara-cara berikut ini dapat digunakan untuk

mempertahankan keakuratan data.

Batch control totals, dilakukan untuk mendeteksi adanya

data yang hilang atau data yang tidak diproses. Jenis

pengendalian ini meliputi batch totals, hash totals dan

record count.

Run-to-run control totals, digunakan untuk melakukan

verifikasi batch control totals dan run-to-run total.

Transaction log, digunakan mencatat semua informasi

transaksi seperti fungsi, operator, waktu, identifikasi

terminal dan nomor pengendalian transaksi.

Restart procedures setelah terjadinya shutdown.

Programmed Limit and

Reasonableness Tests

Teknik yang dapat digunakan adalah:

Zero balancing check, digunakan untuk menyamakansaldo debet dan kredit, saldo buku tambahan dengan bukubesarnya, jumlah perincian dengan jumlah yang dirinci, dansejenisnya.

Crossfooting check, merupakan pengembanganpengendalian jumlah (total) yang terpisah untuk filed-fieldyang berkaitan, dan disertai penjumlahan ke samping(crossfooting) pada akhir pemrosesan. Sebagai contoh,dalam sistem aplikasi pembayaran gaji. Pada akhirpemrosesan, pembayaran gaji neto harus sama dengan gajibruto dikurangi dengan pengurangan-pengurangan.

Overflow check, digunakan untuk menentukan apakahbesarnya hasil perhitungan pemrosesan melebihi besarnyaregister yang dialokasikan untuk menyimpannya. Contoh,apabila besarnya register adalah empat posisi dan hasilperhitungan suatu perkalian adalah 41975, maka adakemungkinan akan disimpan sebagai 1975, dengan 1 angkahilang.

Pengendalian Fail

Pengendalian fail (File control) dimaksudkan untuk mencegahpemrosesan terhadap fail yang tidak sesuai, mendeteksikesalahan dalam manipulasi fail, dan menunjukkan kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh operator. Teknik-teknik yangdapat dilakukan antara lain adalah : Menggunakan label eksternal terhadap pita, disk dan fail-fail

kartu. Label-label ini harus diperiksa oleh operator untukmemastikan bahwa fail yang diproses adalah fail yang benar.

Dengan menggunakan program aplikasi untuk menguji header dantrailer label internal.

Teknik lock-out (dalam sistem on-line) untuk mencegahpemutakhiran data secara simultan oleh beberapa pemakai secarasekaligus. Jumlah rekord pada permulaan fail data harusdisamakan dengan perubahan-perubahan yang dilakukan selamaperiode yang bersangkutan serta disamakan dengan saldoakhirnya. Selain itu juga harus dibuat laporan yang menunjukkanisi dari fail induk sebelum dan sesudah dilakukan perubahan.Laporan ini harus ditelaah oleh pejabat penyelia

PENGENDALIAN ATAS KELUARAN

Pengendalian atas keluaran (output controls)

dimaksudkan untuk memverifikasi bahwa data yang

diproses adalah lengkap, akurat dan didistribusikan

kepada pihak-pihak yang sesuai. Yang termasuk

dalam pengendalian ini antara lain adalah sebagai

berikut :

Rekonsiliasi keluaran dengan pengendalian masukan dan

pengolahan

Penelaahan dan pengujian hasil-hasil pemrosesan

Distribusi keluaran oleh control group kepada para

pemakai

Pengawasan terhadap record

Rekonsiliasi Keluaran

Dengan melakukan rekonsiliasini dengan masukan

dan pengolahan akan diperoleh jaminan bahwa

masukan telah diproses dengan benar sehingga

hasilnyapun benar. Rekonsiliasini harus dilakukan

oleh control group dan departemen pemakai, baik

dengan menggunakan laporan rekonsiliasi yang telah

terprogram ataupun secara manual dengan

membandingkan jumlah-jumlah di dalam keluaran

dengan jumlah-jumlah pengendalian masukan (input

control totals).

Penelaahan dan Pengujian Hasil

Pemrosesan

Termasuk dalam kategori pengendalian ini adalah:

Penelaahan, penyelidikan dan pengendalianterhadap laporan-laporan tentang ketidakberesanyang terjadi yang biasanya dilakukan oleh controlgroup.

Membandingkan keluaran dengan dokumenasalnya;

Daftar revisi fail-fail induk harus ditelaah secarahati-hati, yang biasanya mencakup pencarianterhadap pos-pos yang tidak biasa atau tidaknormal. Semua data yang salah harus tetaptersimpan dalam fail sampai diperbaiki.

Distribusi Keluaran

Distribusi keluaran oleh control group kepada

para pemakai yang memperoleh otorisasi

secara tepat waktu dan hanya keluaran yang

diperlukan saja yang didistribusikan. Sampul

keluaran tersebut sebaiknya menyebutkan

identifikasi pemakainya guna menghindari

pemakaian oleh pihak-pihak yang tidak

berkepentingan. Tanggal penerimaan dan

nama penerima hendaknya dicatat secara

reguler setiap saat keluaran didistribusikan.

Record Retention

Pengawasan terhadap record (record

retention), yaitu menjaga jangka waktu

pencatatan tertentu untuk menjaga keamanan

keluaran, menghindari rekonstruksi yang

tidak perlu terhadap fail, mengurangi biaya

supplies dan bahan bagi departemen EDP,

serta untuk mengendalikan keluaran-keluaran

yang sudah tidak diperlukan lagi (laporan

yang sudah tidak dipakai lagi harus

dihancurkan).