PENGENALAN ISO DAN

PENGHARGAAN MUTU

Bahan Ajar Materi ke-3

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar dalam ISO 9000, yang dapat dipakai oleh

pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja, sebagai berikut:

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi

dengan menerapkan prinsip fokus pada

pelanggan dapat disebutkan sebagai berikut :

Meningkatnya keuntungan dan mendapat

perolehan pangsa pasar yang cepat.

Meningkatnya penggunaan sumber daya

organisasi yang efektif untuk mempertinggi

kepuasan pelanggan.

Meningkatnya loyalitas pelanggan.

Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan

pelanggan.

Memastikan bahwa sasaran organisasi berhubungan

dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.

Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan

dengan organi­sasi secara keseluruhan.

Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan

dan pihak yang berkepentingan serta mengambil tindakan

atas hasil yang didapatkan.

Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan

dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti pemilik,

karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat, dan negara.

Penerapan prinsip pertama ini secara optimal nantinya

akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :

1. Fokus pada

pelanggan

2. Kepemimpinan

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi

dengan menerapkan prinsip kepemimpinan dapat

disebutkan sebagai berikut :

Karyawan akan paham dan termotivasi atas

pentingnya tujuan dan sasaran organisasi.

Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan

aktivitas dilakukan dalam satu kesatuan.

Salah komunikasi (miscommunication) antar

tingkatan pada organisasi dapat dikurangi.

Pegawai dapat diandalkan kinerjanya.

Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan

berkontribusi untuk per­baikan yang berkelanjutan.

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya

akan mengarah pada:

Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait

sebagai suatu kesatuan.

Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan

organisasi.

Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang

menantang.

Menyediakan sumber daya dan pelatihan.

Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung

jawab dan akuntabilitas.

Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan

penciptaan budaya.

Penciptaan kepercayaan.

Menghilangkan kekhawatiran di antara sesama

karyawan.

3. Keterlibatan Personal

Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menysun arah dan tujuan serta

perlatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujun mutu, sehingga setiap individu akan terlibat

dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang

berada pada lingkup tugasnya.

4. Pendekatan Proses

Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, dan peningkatan proses-

proses utama dalam perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan

daripada keinginan fungsional.

Manfaat penting yang diperoleh pada organisasi dengan menerapkan prinsip pendekatan proses dapat

disebutkan sebagai berikut :

Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih pendek karena peng­gunaan sumber daya yang lebih

efektif.

Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan, konsisten, dan ditingkatkan.

Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan diprioritaskan.

Langkah-langkah Penerapan Pendekatan Proses :

Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan dan diterapkan pada organi­sasi secara sistematis

Mendefinisikan urutan dan interaksi proses

Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan untuk memastikan operasi dan

pengendalian proses ini agar efektif

Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung

pengoperasian dan pemantauan proses

Mengukur, memantau, dan menganalisis proses

Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan

meningkatkan proses ini secara berkelanjutan

Penerapan prinsip ini nantinya akan mengarah pada:

Menstrukturkan sistem menuju pencapaian

sasaran dengan lebih efisien dan efektif.

Memahami keterkaitan proses dengan

sistem.

Pendekatan terstruktur yang dapat

mengharmoniskan dan mengintegrasi­kan

proses-proses.

Memahami kapabilitas organisasi dan

terlebih dahulu membuat sumber daya

terbatas untuk ditindaklanjuti.

Menargetkan dan mendefinisikan

bagaimana aktivitas yang sesuai dengan

sistem yang harus dioperasikan.

Peningkatan berkelanjutan secara terus-

menerus melalui pengukuran dan evaluasi.

Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan sistem:

Integrasi dan. penjajaran proses akan mencapai

hasil terbaik dari yang diinginkan.

Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam

proses kunci.

memberikan kepercayaan pada interested parties,

seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi

organisasi.

5. Pendekatan Sistem

untuk Pengelolaan

6. Peningkatan

Berkesinambungan

Keuntungan pokok dari penerapan prinsip ini antara

lain:

Adanya kinerja yang menguntungkan dalam

meningkatkan kapabilitas organisasi.

Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan

untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan

pelanggan.

Mengoptimalkan biaya dan sumber data

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan

mengarah pada:

a.Mengkaryakan pendekatan organisasi secara

konsisten untuk menerap­kan continual improvement

pada kinerja organisasi.

b.Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam

metode maupun alat yang digunakan.

c.Membuat continual improvement pada produk,

proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap

individu dalam organisasi.

d.Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran

untuk track con­tinual improvement.

e.Memberikan penghargaan pada improvement.

7. Pembuatan

Keputusan Berdasarkan

Fakta

Langkah-langkah yang digunakan dalam menerapkan

prinsip ini adalah:

• melakukan pengujian serta pengumpulan data dan

informasi yang ber­hubungan dengan sasaran.

• memastikan data dan informasi yang akurat, dapat

dipercaya, dan mudah diakses.

• menganalisis data dan informasi dengan

menggunakan metode yang benar.

• memahami penggunaan teknik statistik.

• membuat keputusan dan menindaklanjutinya

berdasarkan hasil analisis dan pengalaman.

8. Hubungan Saling

Menguntungkan Dengan

Pemasok

Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini

antara lain:

a. mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting.

b. melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan

perusahaan.

c. melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi

perusahaan.

d. membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan

pemasok sebagai mitra kerja.

e. menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang

yang seimbang.

f. berkomunikasi dan berbagi infcrrnasi dengan pemasok.

g. memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan

persyaratan perusahaan.

h. membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan

peningkatan.

i. mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan

suatu prestasi oleh para pemasok.