pengembangan sistem informasi manajemen puskesmas dalam

1

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Dalam Mendukung Perencanaan Kebutuhan Obat Di Puskesmas Tegal Timur Kota Tegal Miftachudin, IndangTrihandini

1. FakultasKesehatanMasyarakat, Universitas Indonesia 2. FakultasKesehatanMasyarakat, Universitas Indonesia

Email : [email protected] Abstrak Penyelenggaraan upaya pengobatan di Puskesmas membutuhkan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen Puskesmas sehingga mampu mendukung perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas Tegal Timur. Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mendalam, sedangkan data sekunder diperoleh dari laporan Puskesmas dan Bidang Pelayanan Kesehatan Dinas Kesehatan Kota Tegal. Penentuan Informan dengan cara purposive sampling. Informan utama dalam wawancara mendalam adalah Kepala Puskesmas, petugas farmasi Puskesmas, dan Kepala Dinas Kesehatan. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara mendalam dan pedoman observasi.Analisis terhadap sistem informasi yang saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur menunjukkan bahwa sistem informasi yang ada di Puskesmas Tegal Timur belum mampu memenuhi kebutuhan pengguna. Informasi ketersediaan obat di gudang obat Puskesmas belum akurat dan sistem belum mampu menghasilkan keluaran yang mendukung pelaporan pengelolaan obat Puskesmas. Pengembangan sistem informasi diharapkan dapat memperbaiki sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur. Desain logik sistem informasi pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur perlu dilanjutkan dengan penyusunan desain fisik dan pembuatan koding, sehingga dihasilkan sistem informasi pengelolaan obat yang mampu mendukung perencanaan kebutuhan obat Puskesmas. Kata kunci : Sistem informasi, Puskesmas, obat Primary HealthcareForSupporting Drug Planning at Primary Healathcare of East Tegal, Tegal District Abstract Implementation of treatment efforts in the primary healthcare requires the availability and affordability of drugs that are efficient, effective and rational. This study aims to develop a management information system that is capable of supporting the health center planning drug needs in East Tegal Primary Health Care. This research is a qualitative case study approach. Primary data were collected by means of observation and in-depth interviews, and secondary data obtained from primary healthcare reports and Health Department City of Tegal.

Pengembangan Sistem..., Miftachudin, FKM UI, 2014

2

Determination of the informant by purposive sampling. Key informant in-depth interviews was Head of primary healthcare, pharmacy officer in , and Chief Medical Officer. The research instrument used is in-depth interview guide and observation guide.Analysis of the information systems that currently exist at East Tegal Primary Health Care shows that existing information systems in East Tegal Primary Health Care not able to meet the needs of users. Information availability of drugs in health centers drug warehouse is not accurate and the system has not been able to produce output that supports the reporting of medication management health center. Information system development is expected to improve drug management information system that is currently running at East Tegal Primary Health Care. Logical design of information systems management in health centers drug East Tegal need to proceed with the preparation of the physical design and manufacture of coding, so that the resulting drug management information system that is capable of supporting the health center planning needs medication. Keyword :Information system, Primary Healthcare, drug Pendahuluan

Puskesmas adalah penyelenggara upaya kesehatan tingkat pertama yang

bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan dan

pelayanan kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Dalam penyelenggaraan

upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat tersebut, Puskesmas

perlu ditunjang dengan pelayanan kefarmasian yang bermutu untuk menjamin

ketersediaan obat. Peran Puskesmas dalam pengelolaan obat adalah menyediakan

data dan informasi mutasi obat serta kasus penyakit dengan baik dan akurat,

menyampaikan laporan pemakaian obat dan rencana kebutuhan obat kepada Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota, serta mengajukan permintaan obat kepada Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota. Data dan informasi pemakaian obat dari Puskesmas

merupakan sumber data bagi Tim Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan

Terpadu Kabupaten/Kota untuk menentukan jenis dan kebutuhan obat tingkat

Kabupaten/Kota(Departemen Kesehatan RI, 2003).

Berdasarkan hasil Pengalaman Belajar Lapangan (PBL) yang penulis

lakukan di Puskesmas Tegal Timur, diketahui bahwa pencatatan dan pelaporan

pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur sebagian telah menggunakan

SIMPUS. Pencatatan penerimaan obat, pemakaian obat, dan peresepan telah

menggunakan SIMPUS, namun dalam penyusunan laporan dan rencana

kebutuhan obat Puskesmas masih dilakukan secara manual.


3

Data stok obat di Puskesmas Tegal Timur berdasarkan laporan persediaan

barang habis pakai pada akhir tahun 2013 menunjukkan adanya 28 item (29,17 %)

obat kosong, 4 item (4,17 %) obat tidak terpakai dan terdapat 12 item (12,5 %)

obat tersedia untuk lebih dari 6 bulan. Untuk mengatasi itu maka diperlukan

informasi mengenai jumlah pemakaian obat, jumlah stok obat dan stok optimum

yang akurat, lengkap dan cepat sebagai dasar perencanaan kebutuhan obat

Puskesmas secara tepat. Namun SIMPUS yang saat ini ada di Puskesmas Tegal

Timur belum mampu memenuhi fungsi tersebut. Laporan Pemakaian dan Lembar

Permintaan Obat (LPLPO) sebagai sarana Puskesmas Tegal Timur untuk menjaga

ketersediaan obat di Puskesmas masih disusun secara manual oleh petugas

pengelola obat Puskesmas. Hal tersebut selain membutuhkan waktu yang cukup

banyak juga menambah beban kerja pengelola obat serta infoemasi yangkurang

akurat sehingga ditemukan adanya obat yang berlebihan dan obat yang

kekurangan jumlahnya.

Tinjauan Teoritis

1. Pengelolaan Obat Puskesmas

Pengelolaan obat Puskesmas bertujuan agar dana yang telah disediakan

oleh Pemerintah Daerah dapat digunakan dengan sebaik-baiknya guna

ketersediaan obat bagi masyarakat yang berobat ke Puskesmas.Ruang lingkup

pengelolaan obat Puskesmas meliputi(Departemen Kesehatan RI, 2003) :

a. Perencanaan

Perencanaan obat di Puskesmas merupakan suatu proses kegiatan seleksi obat

untuk mendapatkan perkiraan jenis serta jumlah obat yang sesuai dengan

kebutuhan obat di Puskesmas.

b. Permintaan

Obat Puskesmas bersumber dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, yang

dikelola oleh Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan. Untuk memenuhi

kebutuhan obat, maka Kepala Puskesmas mengajukan permintaan obat kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan format

LPLPO.


4

c. Penyimpanan

Obat yang telah diterima selanjutnya disimpan agar tidak hilang dan mutunya

dapat dipertahankan.

d. Distribusi

Distribusi merupakan proses pengeluaran dan penyerahan obat dari Puskesmas

kepada sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas,

antara lain kamar obat, Puskesmas Pembantu (Pustu), Puskesmas Keliling dan

Posyandu.

e. Pengendalian penggunaan

Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di Puskesmas, maka

dilakukan upaya pengendalian terhadap ketersediaan dan penggunaan obat.

f. Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan pelaporan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka

penatalaksanaan obat-obatan secara tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk

mendukung pelaksanaan pengelolaan obat.

2. Pengembangan Sistem Informasi

Informasi yang mengalir dengan lancar merupakan salah satu kebutuhan

bagi manajemen suatu organisasi, sehingga informasi perlu ditempatkan dalam

suatu kerangka sistem. Sistem sering didefinisikan sebagai sekelompok elemen

yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu

tujuan(Raymond McLeod & Schell, 2008).

Tujuan sistem informasi adalah untuk menyajikan informasi yang berguna

bagi pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,

dan pengendalian kegiatan suatu organisasi. Untuk menghasilkan sistem informasi

yang dapat memenuhi tujuan tersebut, maka perlu dilakukan analisis dan

perancangan sistem informasi. Sementara untuk sistem informasi yang sudah

berjalan dilakukan pengembangan sistem, yaitu upaya menyusun suatu sistem

baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki

sistem yang telah ada(Tata Sutabri, 2008).

Proses pengembangan sistem secara umum terdiri dari sejumlah tahapan,

yaitu (Fatta, 2007) :


5

a. Analisis Sistem

Tahapan analisis merupakan tahapan awal dalam pengembangan sistem

informasi yang bertujuan untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan dan

mengusulkan sistem baru sebagai pengganti.

b. Desain Sistem

Tahap desain merupakan tahapan untuk mengubah kebutuhan yang berupa

konsep menjadi spesifikasi sistem yang riil. Tahapan pada desain sistem

adalah :

• Desain logik, merupakan gambaran detail dari spesifikasi sistem yang

meliputi :

- Input, berupa data yang menjadi input pada sistem

- Proses, merupakan prosedur yang harus dieksekusi untuk merubah input

menjadi output

- Output, merupakan informasi yang dihasilkan dari pemrosesan input

• Desain fisik, merupakan detail teknologi dimana pemrograman dan

pengembangan sistem dapat diselesaikan.

c. Implementasi, merupakan tahapan dimana dilakukan testing terhadap kode

program yang telah dihasilkan dan instalasi program. Termasuk dalam tahapan

implementasi adalah pencetakan buku panduan dan pelatihan kepada

pengguna.

d. Pemeliharaan, merupakan tahap terakhir dari SDLC, dimana pada tahapan ini

sistem informasi secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Perbaikan

sistem bersifat variatif, mulai dari perbaikan program sampai pada

penambahan modul-modul program baru sebagai jawaban kebutuhan

pengguna.

Metode Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif untuk menganalisis sistem

informasi pengelolaan obat sebagai sub sitem dari Sistem Informasi Manajemen

Puskesmas dan merancang desain sistem informasi pengelolaan obat yang mampu

mendukung perencanaan kebutuhan obat Puskesmas. Pendekatan yang digunakan

dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas di Puskesmas


6

Tegal Timur Kota Tegal adalah metode iteratif atau model pengembangan

bertahap yang terdiri dari:

a. Analisis Sistem

Pada tahap ini akan dilakukan wawancara mendalam dan observasi untuk

menganalisis masalah dengan metode PIECES, mendefinisikan kebutuhan

sistem dan menentukan prioritas kebutuhan.

b. Desain Sistem

Pada tahap ini dilakukan desain logik Sistem Informasi Pengelolaan Obat di

Puskesmas Tegal Timur, dimulai dengan diagram alur data dan diagram

hubungan entitas.

Hasil Penelitian

1. Alur Sistem Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

Puskesmas Tegal Timur mendapatkan obat dari UPTD Instalasi Farmasi

dan Perbekalan Kesehatan Kota Tegal. Jenis dan jumlah obat yang diterima

ditentukan oleh IFK berdasarkan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan

Obat (LPLPO) yang dikirmkan oleh Puskesmas. Obat yang dikirim oleh IFK

dicek oleh petugas farmasi Puskesmas kemudian disimpan di gudang obat

Puskesmas setelah jenis dan jumlahnya sesuai dengan dokumen pengiriman dari

IFK. Jenis dan jumlah obat yang diterima tersebut dicatat di kartu stok obat

gudang obat Puskesmas dan dimasukkan dalam sistem informasi yang ada di

Puskesmas Tegal Timur. Obat tersebut kemudian didistribusikan ke unit

pelayananseperti kamar obat, IGD dan Puskesmas dengan mengajukan LPLPO

unit pelayanan setiap bulan.

Untuk menjamin ketersediaan obat di Puskesmas Tegal Timur, maka

Puskesmas mengajukan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

(LPLPO) setiap bulan kepada UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan

Kota Tegal. Pada akhir tahun, Puskesmas menyusun rencana kebutuhan obat

Puskesmas berdasarkan jumlah pemakaian selama satu tahun dan dikirimkan ke

UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kota Tegal untuk disusun

menjadi rencana pengadaan obat tingkat Kota Tegal.


7

2. Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

Puskesmas Tegal Timur mendapatkan obat dari UPTD Instalasi Farmasi

dan Perbekalan Kesehatan (IFK) Kota Tegal berdasarkan Laporan Pemakaian dan

Lembar Permintaan Obat (LPLPO) yang dibuat oleh petugas farmasi Puskesmas

dan ditandatangani Kepala Puskesmas serta disetujui oleh Kepala UPTD

IFK.Setelah obat diterima dengan jumlah dan jenis yang sesuai, maka dicatat di

kartu stok obat gudang obat Puskesmas. Data yang dicatat dalam kartu stok adalah

nama obat, kemasan, tanggal keluar masuk obat, dari manaobat diterima/kepada

siapa obat diserahkan, jumlah obat yang masuk/keluar, dan jumlah sisa obat.

Selain dicatat dalam kartu stok, petugas farmasi Puskesmas juga memasukkan

jenis dan jumlah obat yang diterima ke dalam SIMPUS.Data yang dimasukkan ke

dalam SIMPUS adalah nama obat dan jumlah yang diterima.

Pelaporan pengelolaan obat di gudang obat Puskesmas adalahpengajuan

permintaan obat kepada UPTD IFK setiap bulan dengan menggunakan formulir

LPLPO. Selain LPLPO, gudang obat juga menyusun rencana kebutuhan obat

Puskesmas yang dikirimkan ke UPTD IFK pada awal tahun. Dasar perhitungan

rencana kebutuhan obat Puskesmas adalah rata-rata jumlah pemakaian obat

selama satu tahun dikalikan 14 bulan. Variabel yang ada pada rencana kebutuhan

obat Puskesmas adalah nama obat, kemasan, harga per kemasan, sisa stok di

Puskesmas per 30 Desember, pemakaian rata-rata per bulan, usulan dan jumlah

dalam rupiah.

3. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang dapat diidentifikasi dari proses pengelolaan obat di

Puskesmas Tegal Timur dengan pendekatan input, proses dan output adalah

sebagai berikut :

a. Input

Hasil observasi pada gudang obat Puskesmas Tegal Timur diketahui

bahwa pencatatan kartu stok obat tidak mencantumkan tanggal kadaluwarsa dan

nomor batch, demikian juga pada saat memasukkan ke dalam SIMPUS.Pencatatan

pengeluaran obat harian di kamar obat Puskesmas tidak menggunakan buku

harian pemakaian obat tetapi hanya berdasarkan data yang terekam dalam

SIMPUS. Data tersebut diperoleh dari petugas poliklinik yang memasukkan nama


8

dan jumlah obat sebagai resep untuk pasien ke dalam SIMPUS. Nama dan jumlah

obat yang dimasukkan petugas poliklinik akan mengurangi jumlah stok obat yang

ada di gudang obat Puskesmas. Demikian juga dengan data pelayanan yang

dimasukkan petugas Puskesmas Pembantu dan IGD ke dalam SIMPUS akan

mengurangi jumlah stok obat di gudang obat Puskesmas, sehingga terjadi

pengurangan sebanyak dua kali terhadap obat yang dikeluarkan dari gudang obat

Puskesmas.

b. Proses

Hasil observasi di Puskesmas Tegal Timur diketahui bahwa penyusunan

LPLPO masih dilakukan secara manual, karena sistem informasi yang saat ini ada

belum mampu menghasilkan LPLPO secara lengkap. Jumlah permintaan tiap jenis

obat pada LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum terisi dan data stok akhir

yang dihasilkan oleh sistem tidak sesuai dengan stok fisik di gudang obat

Puskesmas.

c. Output

Hasil observasi di Puskesmas Tegal Timur diperoleh hal sebagai berikut :

sistem informasi yang ada saat ini belum bisa menghasilkan laporan stok obat

yang akurat, LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum lengkap serta perhitungan

stok optimum obat dalam formulir LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum

sesuai dengan ketentuan. Format LPLPO yang dihasilkan oleh sistem informasi

saat ini adalah sebagai berikut :

4. Identifikasi Peluang Pengembangan

Unsur pendukung dalam pengembangan sistem informasi di Puskesmas

Tegal Timur antara lain :

a. Man

Jumlah pengelola obat di Puskesmas Tegal Timur sebanyak 1(satu) orang

tenaga farmasi dengan pendidikan asisten apotekerdibantu oleh seorang tenaga

kesehatan lain untuk melakukan pelayanan di kamar obat. Pengelola obat yang

saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur sudah terampil mengoperasikan

komputer dan sistem informasi manajemen Puskesmas, sehingga apabila

dilakukan pengembangan sistem tidak membutuhkan pelatihan lagi.


9

b. Material

Sarana pengolahan data di kamar obat Puskesmas adalah 1 unit komputer dan

1 unit printeryang telah terhubung dengan poliklinik, sehingga resep yang

dimasukkan oleh petugas poliklinik dapat terbaca di monitor yang ada di

kamar obat Puskesmas.

c. Money

Berdasarkan wawancara dengan Kepala Dinas Kesehatan Kota Tegal,

diketahui bahwa Dinas Kesehatan Kota Tegal telah menganggarkan untuk

pengembangan sistem informasi Puskesmas pada tahun anggaran 2015.

d. Management

Dukungan Kepala Dinas Kesehatan, Kepala Puskesmas dan staf Puskesmas

untuk memiliki manajemen data yang baik sehingga data yang terkumpul

dapat diolah secara efisien dan dimanfaatkan dengan tepat.

e. Technology

Pengembangan SIMPUS di Puskesmas Tegal Timur akan menggunakan

sistem yang sudah ada, hanya melakukan perbaikan pada sistem data base dan

alur datanya.

5. Penetapan Kebutuhan Informasi

Hasil wawancara dengan petugas farmasi Puskesmas Tegal Timur,

diketahui bahwa kebutuhan informasi terkait pengelolaan obat di Puskesmas

Tegal Timur adalah :

a. Sistem informasi harus dapat memperbaiki manajemen data pengelolaan obat,

antara lain :

1) Data stok obat di gudang obat dan unit pelayanan dapat diketahui dengan

cepat dan akurat.

2) Tidak terjadi pengulangan data pengeluaran obat dari gudang obat

Puskesmas.

b. Sistem informasi dapat menghasilkan laporan bulanan pengelolaan obat

Puskesmas, antara lain :

1. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) Puskesmas

2. Laporan stok obat Puskesmas

3. Laporan obat kadaluwarsa


10

4. Laporan penggunaan obat narkotik dan psikotropika

5. Laporan indikator peresepan

6. Pengembangan Sistem

a. Analisis Sistem

Sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini ada di Puskesmas Tegal

Timur jika dianalisis dengan PIECES framework adalah sebagai berikut :

1) Performance

Kemampuan sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini berjalan

di Puskesmas Tegal Timur dalam menghasilkan keluaran belum sesuai

dengan kebutuhan pengguna. Kebutuhan informasi mengenai kondisi

stok obat di gudang obat Puskesmas oleh petugas poliklinik sebagai

salah satu pengguna informasi yang dihasilkan oleh sistem belum

terpenuhi. Hal tersebut dikarenakan adanya obat yang telah tercatat

sebagai pengeluaran dari gudang obat ke Puskesmas Pembantuakan

tercatat kembali sebagai pengeluaran obat pada saat petugas

Puskesmas Pembantu memasukkan data pelayanan ke dalam sistem,

sehingga dapat ditemukan stok obat dalam posisi minus.

2) Information

Berdasarkan wawancara mendalam dengan petugas farmasi Puskesmas

Tegal Timur, diketahui bahwa informasi mengenai kondisi stok obat

yang ada di gudang obat Puskesmas masih belum akurat. Jumlah obat

dari tiap jenis obat yang terdapat di gudang obat Puskesmas tidak

dapat dipantau setiap hari melalui sistem yang ada saat ini. Informasi

mengenai jenis dan jumlah obat yang akan kadaluwarsa juga belum

dapat disediakan oleh sistem yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal

Timur. Demikian juga informasi mengenai penggunaan obat narkotik

dan psikotropika di Puskesmas Tegal Timur.

3) Economy

Sistem informasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur

belum dapat digunakan untuk melakukan efisiensi tenaga, karena

untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengelola obat

Puskesmas masih harus dilakukan dengan proses manual. Hal tersebut


11

justru akan menambah beban kerja bagi petugas pengelola obat

Puskesmas, karena selain melakukan proses pemasukan data ke dalam

sistem juga melakukan stok opname secara manual apabila

membutuhkan informasi mengenai kondisi stok obat Puskesmas.

4) Control and Security

Kemampuan sistem dalam mengatur hak akses penggunaan sistem

telah diterapkan pada sistem informasi yang saat ini berjalan di

Puskesmas Tegal Timur. Petugas pengelola obat hanya dapat

melakukan pemasukan data penerimaan obat dari IFK dan data

pengeluaran obat dari gudang obat Puskesmas ke unit pelayanan.

Sementara data pemakaian obat diperoleh dari pemasukan data yang

dilakukan oleh petugas poliklinik dan petugas unit pelayanan.

5) Efficiency

Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pengolahan data

menjadi informasi pada sistem yang berjalan saat ini masih cukup

lama, karena sistem belum mampu menghasilkan informasi yang

dibutuhkan oleh pengguna, sehingga proses pengolahan data menjadi

informasi masih dilakukan secara manual.

6) Sevice

Sistem informasi yang berjalan di Puskesmas Tegal Timur saat ini

belum dapat memberikan pelayanan yang baikkepada pengguna, hal

tersebut antara lain karena sistem belum dapat menghasilkan informasi

yang dibutuhkan oleh pengguna. Kemudahan juga belum dapat

diberikan oleh sistem kepada pengguna yaitu dalam pengoperasian

sistem informasi, termasuk dalam hal melakukan perubahan data

apabila dibutuhkan.

b. Desain Sistem

1) Diagram Kontek


12

2) Diagram Alur Data

Gambar 1

Diagram Alur Data Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

Gambar 2

Diagram Alur Data Level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur


13

3) Bagan Alur Sistem

Gambar 3

Bagan Alir Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

4) Hubungan Antar Entitas

Gambar 4

Hubungan Antar Entitas Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur


14

5) Rancangan Hirarki Menu

Tabel 1. Rancangan Hirarki Menu Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

No. Menu Utama Sub Menu 1. Register Kunjungan

Apotik Daftar Antrian Pasien

Cetak Resep Selesai

2. Penerimaan Obat Daftar Penerimaan Obat

Tambah Edit Simpan Selesai Cetak

3. Pengeluaran Obat Daftar Penerimaan Obat

Tambah Edit Simpan Selesai Cetak

4. Laporan Pemakaian Obat Harian

Periode Laporan Lihat Cetak

Stok Obat Periode Laporan Lihat Cetak

LPLPO Periode Laporan Lihat Cetak

Obat Kadaluwarsa


Penggunaan Obat Narkotik dan OKT


Resep Obat Generik


Indikator Peresepan


5. Master Obat Master Obat Tambah Edit Simpan Selesai

Jenis Obat Tambah Edit Simpan Selesai


15

No. Menu Utama Sub Menu Golongan Obat Tambah

Edit Simpan Selesai

Kategori Obat Tambah Edit Simpan Selesai

Dosis Tambah Edit Simpan Selesai

Keterangan Obat Tambah Edit Simpan Selesai

6) Rancangan Input

Gambar 5

Rancangan Antar Muka Input Penerimaan Obat dari IFK

Gambar 6

Rancangan Antar Muka Input Pengeluaran Obat ke Unit Pelayanan


16

Gambar 7

Rancangan Antar Muka Input Data Obat

7) Rancangan Output

Gambar 8

Rancangan Laporan Pemakaian Obat Harian

Gambar 9

Rancangan Laporan Stok Obat

Gambar 10

Rancangan Laporan Pemakaian Dan Lembar Permintaan Obat


17

Gambar 11

Rancangan Laporan Obat Kadaluwarsa

Gambar 12

Rancangan Laporan Penggunaan Obat Narkotik dan OKT

Gambar 13

Rancangan Laporan Pemantauan Penulisan Resep Obat Generik


18

Gambar 14

Rancangan Laporan Indikator Peresepan

Pembahasan

1. Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

Pengelolaan obat Puskesmas menurut Depkes (2003) bertujuan menjaga

ketersediaan obat di Puskesmas dan jaringannya untuk memenuhi kepentingan

masyarakat yang berobat. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka dibutuhkan

data dan informasi yang baik dan akurat tentang mutasi obat dan kasus penyakit.

Berdasarkan hasil penelitian, sistem informasi farmasi yang saat ini berjalan di

Puskesmas Tegal Timur sudah mampu menyediakan data kasus penyakit dengan

baik, tetapi data mutasi obat belum mampu dihasilkan dengan baik dan akurat.

Hal tersebut berpengaruh terhadap pelaksanaan pengelolaan obat di Puskesmas,

terutama dalam perencanaan kebutuhan obat Puskesmas. Perencanaan yang

kurang tepat berakibat pada ketersediaan obat di Puskesmas, sehingga terdapat

obat yang kosong namun ada juga obat dengan jumlah berlebihan. Dan


19

Berdasarkan data persediaan barang habis pakai Puskesmas Tegal Timur pada

akhir tahun 2013, diketahui bahwa obat-obatan yang ada di gudang obat

Puskesmas sebanyak 28 item dalam kondisi kosong sementara terdapat 12 item

(12, 50 %) obat yang ketersediaanya cukup untuk lebih dari 6 bulan.

2. Permasalahan Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur

Permasalahan yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan obat yang

saat ini berjalan antara lain :

a. Data stok obat gudang obat Puskesmas kurang akurat, hal ini disebabkan

karena data pemakaian obat dari unit pelayanan menambah pengeluaran obat

dari gudang obat, sehingga terjadi pengeluaran yang berulang.

b. Keluaran yang dihasilkan belum memenuhi kebutuhan pengguna dalam

menjalankan peran dan tugasnya terkait pengelolaan obat Puskesmas, hal

tersebut antara lain karena :

1) Data obat yang diterima oleh Puskesmas dan dimasukkan ke dalam sistem

tidak mencantumkan tanggal kadaluwarsa obat yang berfungsi untuk

melakukan pengendalian penggunaan obat.

2) Data master obat hanya mencantumkan jenis obat generik dan paten, tanpa

menyertakan kelas terapi obat dan golongan obat untuk memantau

penggunaan antibiotik dan obat narkotik atau obat keras terbatas.

Data permintaan obat dan stok optimum dalam tabel LPLPO tidak

dibuatkan rumus perhitungannya, sehingga petugas pengelola obat Puskesmas

harus menghitungnya secara manual.

3. Rancangan Sistem

Informasi merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan

dengan cara tertentu. Informasi yang mengalir dengan lancar merupakan salah

satu kebutuhan bagi manajemen suatu organisasi termasuk Puskesmas.

Pengembangan suatu sistem informasi membutuhkan sistem manajemen data

yang efektif, sehingga data yang terkumpul dapat diolah, dieksplorasi secara

optimal, aman, dan terpercaya. Rancangan sistem informasi pengelolaan obat baru


20

berdasarkan permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini di Puskesmas Tegal

Timur adalah seperti terlihat pada tabel berikut :

Tabel 2 - Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Obat

Masalah Sistem Sistem Lama Rancangan Sistem Baru

Input • Penerimaan obat dari IFK hanya mencantumkan nama obat dan jumlah.

• Master obat hanya membagi obat berdasar jenis obat generik dan paten serta bentuksediaan obat.

• Data obat yang diterima dari IFK dilengkapi dengan tanggal kadaluwarsa

• Pembagian data obat, selain berdasarkan jenis obat generik dan paten juga berdasar kelas terapi obat dan golongan obat

Proses • Proses penghitungan jumlah permintaan obat dilakukan secara manual

• Obat yang telah dikeluarkan dari gudang obat ke unit pelayanan akan menambah pengeluaran obat lagi pada saat petugas unit pelayanan memasukkan data pelayanan di sistem

• Proses penghitungan permintaan obat dilakukan oleh sistem

• Pemisahan stok obat berdasarkan lokasi obat, sehingga dapat diketahui stok obat di masing-masing unit

Output Laporan yang dihasilkan adalah : • Laporan Pemakaian

ObatHarian • Laporan Pemakaian dan

Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

• Laporan Penulisan Resep Obat Generik

• Monitoring Peresepan - Jumlah lembar resep - Rata-rata item obat per

lembar resep

Keluaran sistem berupa laporan sebagai berikut : • Laporan Pemakaian ObatHarian • Laporan Stok Obat Puskesmas • Laporan Pemakaian dan Lembar

Permintaan Obat (LPLPO) • Laporan Obat Kadaluwarsa • Laporan Penggunaan Obat Narkotik

dan Obat Keras Tertentu • Laporan Penulisan Resep Obat

Generik • Laporan Indikator Peresepan

- Laporan indikator peresepan ISPA Non Pneumonia

- Laporan indikator peresepan Diare Non Spesifik

- Laporan indikator peresepan Myalgia

- Rata-rata item obat per lembar resep

- Persentase antibiotik per lembar resep

- Persentase injeksi per lembar resep


21

Kesimpulan

1. Alur pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur dimulai dengan penerimaan

obat dari UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan (IFK) Kota

Tegal, selanjutnya obat disimpan di gudang obat Puskesmas dan

didistribusikan ke unit pelayanan sesuai dengan permintaan dan stok yang

tersedia.

2. Permasalahan sistem informasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal

Timur ada pada input, proses dan output.

3. Data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sistem adalah data

ketersediaan obat di gudang obat Puskesmas, data mutasi obat di tiap unit

pelayanan serta keluaran berupa laporan rutin yang dibutuhkan oleh pengelola

obat. Laporan tersebut antara lain Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan

Obat (LPLPO), laporan obat kadaluwarsa, laporan penggunaan obat narkotik

dan obat keras tertentu, laporan indikator peresepan dan laporan obat generik.

Saran

1. Kepala Puskesmas Tegal Timur agar melakukan monitoring dan pembinaan

pengelolaan obat secara rutin, sehingga petugas pengelola obatmelaksanakan

pengelolaan obat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas yang saat ini berjalan di Puskesmas

Tegal Timur perlu dilakukan pengembangan dengan memperhatikan

permasalahan yang ada dan kebutuhan petugas poliklinik dan pegelola obat

Puskesmas sebagai pengguna sistem.

3. Desain logik yang dihasilkan oleh penelitian ini masih perlu dilanjutkan ke

tahap desain fisik dan koding program serta implementasi sistem sehingga

dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan Puskesmas kepada

masyarakat terutama dalam menjamin ketersediaan obat di Puskesmas dan

jaringannya.

Daftar Referensi

Undang-undang No.36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. (2009). Peraturan Walikota Tegal Nomor 01 Tahun 2012 Tentang Perubahan Atas

Peraturan Walikota Tegal Nomor 27 Tahun 2008 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Daerah Kota Tegal. (2012).


22

Sistem Kesehatan Nasional. (2012). Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional.

Sistem Kesehatan Nasional. (2012). Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional.

Cresswell, J. W. (2010). Research Design Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Departemen Kesehatan RI. (2002). Pedoman Manajemen Puskesmas. Jakarta: Depkes RI.

Departemen Kesehatan RI. (2003). Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Di Puskesmas. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI.

Depkes RI. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 128/Menkes/SK/II/2004 Tentang Kebijakan dasar Pusat Kesehatan Masyarakat.

Depkes RI. (2006). Pedoman Pelayanan Kefarmasian Di Puskesmas. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

Dinkes Kota Tegal. (2012). Profil Kesehatan Kota Tegal Tahun 2012. Tegal: Dinas Kesehatan Kota Tegal.

Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Hatta, G. R. (2011). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.

Indrajit, D. E. (2001). Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Kementerian Kesehatan RI. (2006). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 189/Menkes/SK/III/2006 Tentang Kebijakan Obat Nasional.

Kementerian Kesehatan RI. (2011). Pedoman Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan RI. (2012). Roadmap Sistem Informasi Kesehatan Tahun 2011-2014. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Kementerian Kesehatan RI. (2013). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 328/Menkes/SK/VIII/2013 Tentang Formularium Nasional.

Kementerian Kesehatan RI; JICA. (2010). Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian Di Puskesmas. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Pusat Data dan Informasi. (2011). SIKDA Generik. Dalam K. K. RI, Buletin Jendela Data dan Informasi (hal. 1-8). Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.

Raymond McLeod, J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

Sondang P. Siagian, P. D. (2009). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Tata Sutabri, S. M. (2008). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Offset.


pengembangan sistem informasi manajemen puskesmas dalam

Documents