pengelolaan tata naskah dinas di …ro-organisasi.jatimprov.go.id/images/paparan_asli_tnd.pdf ·...

Company

LOGO TATA NASKAH DINAS (TND)

PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI

JAWA TIMUR

Oleh :

RACHMAD WAHYU K., M.IP.BIRO ORGANISASI SETDA PROV. JATIM

Company name

1. UU NOMOR 39 TAHUN 2008 TENTANG

KEMENTERIAN NEGARA ;

2. UU NOMOR 23 TAHUN 2014 TENTANG

PEMERINTAHAN DAERAH ;

3. PERMENDAGRI NOMOR 54 TAHUN 2009

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI

LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH ;

4. PERGUB JATIM NOMOR 113 TAHUN

2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI

LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI

JAWA TIMUR.

Company name

PENGERTIAN

Tata Naskah Dinas adalah Pengelolaan informasi tertulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan

penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi

kedinasan ;

Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yangdibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkunganPemerintah Daerah ;

Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas baik menggunakanlambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah ataunama SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur ;

Stempel Jabatan adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatunaskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua /Wakil Ketua DPRD Provinsi Jawa Timur ;

Stempel SKPD / Instansi adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkansuatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Company name

Company name

• Efisien dan efektif, adl penyelanggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan

secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar

naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa

Indonesia yang baik, benar dan lugas ;

• Pembakuan, adl naskah dinas diproses dan disusun menurut tatacara dan

bentuk yang telah dibakukan ;

• Pertanggungjawaban, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas dapat

dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan,

kewenangan, dan keabsahan ;

• Keterkaitan, bahwa kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait

dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya ;

• Kecepatan dan Ketepatan, bahwa kegiatan untuk mendukung kelancaran

tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas

harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain

dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan

penyampaian dan distribusi ;

• Keamanan, bahwa tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi

(isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,

pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

ASAS TATA NASKAH DINAS

Company name

• Ketelitian, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas

secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,

struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam

pengetikan ;

• Kejelasan, bahwa penyelenggaraan tata naskah dinas

dilakukan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan

materi dengan mengutamakan metode yang tepat dan cepat ;

• Singkat dan padat, bahwa penyelenggaraan tata naskah

dinas dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan

benar ;

• Logis dan meyakinkan, bahwa penyelenggaraan tata

naskah dinas dilakukan secara runtut, logis dan meyakinkan

serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS

Company name

Pengelolaan Surat Masuk ;

Pengelolaan Surat Keluar ;

Tingkat Keamanan ;

Kecepatan Proses ;

Penggunaan Kertas Surat ;

Pengetikan Sarana Administrasi dan Komunikasi Perkantoran ;

Warna dan Kualitas Kertas.

PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS

Company name

• Instansi penerima menindaklanjuti dengan

tahapan :

1. Diagenda dan diklasifikasikan sesuai sifat surat

serta didistribusikan ke unit pengelola ;

2. Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan

klasifikasi surat dan arahan pimpinan ;

3. Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.

• Copy surat masuk yang mempunyai tembusan

disampaikan kepada yang berhak ;

• Alur surat menyurat diselenggarakan melalui

tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat

terendah yang berwenang.

PENGELOLAAN SURAT MASUK

Company name

Pengelolaan Surat Keluar

Konsep surat keluar diparaf secara berjenjangdan terkoordinasi sesuai tugas dankewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangkapengendaliannya;

Surat keluar yang telah ditandatangani olehpejabat yang berwenang diberi nomor, tanggaldan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing SKPD;

Surat keluar diarsipkan pada unit sekretariatatau tata usaha dan wajib segera dikirim.

Company name

Tingkat Keamanan

Mencantumkan kode sampul naskah dinas;

Surat Sangat Rahasia (SR), materi dan sifatnya memilikitingkat keamanan sangat tinggi, erat hubungannya denganrahasia negara, keamanan dan keselamatan negara;

Surat Rahasia (R), materi dan sifatnya memiliki tingkatkeamanan tinggi yang berdampak pada kerugian negaradan disintegrasi bangsa;

Surat Penting (P), tingkat keamanan isi surat perlumendapat perhatian penerima surat;

Surat Konfidensial (K), materi dan sifatnya memiliki tingkatkeamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnyajalannya pemerintahan dan pembangunan;

Surat Biasa (B), materi dan sifatnya biasa namun tidakdapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

Company name

Kecepatan Proses

Sangat Segera/Kilat, dengan batas waktu24 jam setelah surat diterima;

Segera, dengan batas waktu 2 X 24 jamsetelah surat diterima;

Penting, dengan batas waktu 3 X 24 jamsetelah surat diterima;

Biasa, dengan batas waktu maksimum 5hari kerja setelah surat diterima.

Company name

Penggunaan Kertas Surat

Kertas yang digunakan HVS 80 gram atau sesuai dgkebutuhan;

Penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenislain, terbatas untuk jenis naskah dinas yangmempunyai nilai keasaman tertentu dan nilaikegunaan dalam waktu lama;

Penyediaan surat berlambang negara berwarnakuning emas atau logo daerah berwarna dicetak diatas kertas 80 gram;

Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyuratadalah Folio/F4 (215 X 330 mm);

Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paperdan laporan adalah A4 (210 X 297 mm); dan

Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalahA5/Setengah Folio (165 X 215 mm).

Company name

Pengetikan, Warna dan Kualitas Kertas

Jenis huruf pica atau arial 12 ataudisesuaikan dengan kebutuhan;

Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan;

Warna tinta adalah hitam;

Warna kertas putih dan kualitas kertasbaik.

Company name

Jenis Naskah Dinas

Naskah dinas dirumuskan dalam susunandan bentuk produk hukum, terdiri dari :

a. Peraturan Daerah ;

b. Peraturan Gubernur ;

c. Peraturan Bersama Gubernur ;

d. Keputusan Gubernur.

Company name

Peraturan Daerah

Naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan, yang mengatur urusan otonomi daerahdan tugas pembantuan untuk mewujudkankebijaksanaan baru, melaksanakan peraturanperundang-undangan yang lebih tinggi yangditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuanDPRD;

Ditandatangani oleh Gubernur dan diundangkanSekretaris Daerah;

Otentifikasi dilakukan oleh Kepala Biro HukumSekretariat Daerah Provinsi;

Dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernur denganlambang negara.

Company name

Peraturan Gubernur

Naskah dinas yang berbentuk peraturanperundang-undangan, yang dibuat dandikeluarkan untuk melaksanakan peraturanperundang-undangan yang lebih tinggi dansifatnya mengatur;

Materi bersifat pengaturan dan dituangkan dalambab-bab dan pasal-pasal dengan menggunakanangka bulat dan ditandatangani Gubernur;

Dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernurdengan lambang negara;

Keabsahan salinan Peraturan Gubernur dilakukanoleh Sekretaris Daerah Provinsi.

Company name

Peraturan Bersama Gubernur

Naskah dinas yang berbentuk peraturanperundang-undangan, yang dibuat oleh 2(dua) atau lebih Kepala Daerah untukmengatur suatu urusan yang menyangkutkepentingan bersama;

Ditandatangani oleh Kepala Daerah yangmelakukan kerjasama;

Dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernurpemrakarsa kerjasama dengan lambangnegara.

Company name

Keputusan Gubernur

Naskah dinas berbentuk peraturan perundang-undangan yang dibuat dan dikeluarkan untukmelaksanakan peraturan perundang-undanganyang lebih tinggi atau kebijaksanaan baru yangbersifat penetapan;

Materi bersifat penetapan dituangkan dalamdiktum PERTAMA, KEDUA dan seterusnya;

Dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernurdengan lambang negara;

Keabsahan salinan Keputusan Gubernurdilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsi ataupejabat yang diberi wewenang.

Company name

Company name

Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan

bentuk surat, terdiri dari :a. Instruksi Gubernur;

b. Surat Edaran;

c. Surat Biasa;

d. Surat Keterangan;

e. Surat Perintah;

f. Surat Izin;

g. Surat Perjanjian;

h. Nota Kesepakatan;

i. Surat Perintah Tugas;

j. Surat Perintah Perjalanan Dinas;

k. Surat Kuasa;

l. Surat Undangan;

m. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;

n. Surat Panggilan;

o. Nota Dinas;

p. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;

q. Lembar Disposisi;

r. Telaahan Staf;

s. Pengumuman;

t. Laporan;

u. Rekomendasi;

v. Surat Pengantar;

w. Telegram;

x. Lembaran Daerah;

y. Berita Daerah;

z. Berita Acara;

aa. Notulen;

ab. Memo;

ac. Daftar Hadir;

ad. Piagam;

ae. Sertifikat;

af. STTPP (Surat Tanda Tamat Pendidikan

dan Pelatihan).

Company name

INSTRUKSI GUBERNUR

Naskah dinas berisi perintah dari atasankepada bawahan untuk melaksanakantugas-tugas pemerintahan atau untukmelaksanakan peraturan perundang-undangan;

Ditandatangani oleh Gubernur;

Dibuat di atas kertas ukuran folio,dengan menggunakan kop naskah dinasGubernur dengan lambang negara;

Keabsahan salinan Instruksi Gubernurdilakukan oleh Sekretaris Daerah Provinsiatau pejabat yang diberi kewenangan.

Company name

SURAT EDARAN

Naskah dinas berisi pemberitahuan, penjelasan danatau petunjuk cara melaksanakan suatu ketentuanyang telah ada dan ditujukan kepada pejabattertentu;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas Gubernur dengan lambang negara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkunganSekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur,dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Sekretariat DaerahProvinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan.

Company name

SURAT BIASA

Alat penyampaian berita secara tertulis yangberisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaanjawaban atau usul dan saran dan sebagainya;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakankop naskah dinas Gubernur dengan lambangnegara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atasnama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuranfolio, dengan menggunakan kop naskah dinasSekretariat Daerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan.

Company name

SURAT KETERANGAN

Naskah dinas yang berisi pernyataan tertulisdari pejabat sebagai tanda bukti kebenaransesuatu hal;


Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atasnama Gubernur, dibuat di atas kertas ukuranfolio, dengan menggunakan kop naskah dinasSekretariat Daerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakankop naskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan.

Company name

SURAT PERINTAH

Naskah dinas yang berisi pemberitahuan daripihak atasan yang ditujukan kepada pihakbawahan mengenai perintah untuk melaksanakantugas khusus;


Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkunganSekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur,dibuat di atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas SekretariatDaerah Provinsi;


Company name

SURAT IZIN

Naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatupermohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang menurut peraturan perundang-undanganyang berlaku;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas Gubernur dengan lambang negarawarna;



Company name

SURAT PERJANJIAN

Naskah dinas yang berisi persetujuan yang mengikatantara pejabat yang berwenang dg pihak lain untukmelaksanakan suatu tindakan atau perbuatanhukum yang telah disepakati atau disetujuibersama;




Company name

NOTA KESEPAKATAN

BERSAMA

Naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan yangmengikat antara pejabat yang berwenang denganpihak lain/pihak KETIGA untuk mengadakan kerjasamasesuai dengan tugas dan fungsi dari pihak yangmelakukan kerjasama;

Ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur danpihak yang melakukan kesepakatan kerjasama sertadibuat diatas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernur denganlambang negara;


Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskahdinas perangkat daerah yang bersangkutan.

Company name

SURAT PERINTAH TUGAS

Naskah dinas yang berisi pemberitahuan dari pihakatasan yang ditujukan kepada pihak bawahan, baikpejabat struktural maupun staf mengenai perintahuntuk melaksanakan tugas ke luar daerah atauProvinsi;


Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan;

Setelah melaksanakan perintah tugas dimaksud,pejabat yang melaksanakan perjalanan dinas harusmelaporkan hasil kegiatan selama perjalanan dinas.

Company name

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS

Naskah dinas sebagai alat pemberitahuan yangditujukan kepada pejabat tertentu untukmelaksanakan perjalanan dinas serta pemberianfasilitas perjalanan dan pembiayaan;


Apabila ditandatangani oleh Sekretaris DaerahProvinsi atas nama Gubernur atau atas wewenangjabatannya, dibuat di atas kertas NCR ukuran folio,dengan menggunakan kop naskah dinas SekretariatDaerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas NCR ukuran folio, dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yang bersangkutan;

Teknis pelaksanaan dan penggunaannyaberkoordinasi dengan perangkat daerah pengelolakeuangan daerah.

Company name

SURAT KUASA

Naskah dinas sebagai alat pemberitahuan dantanda bukti yang berisi pemberian mandat ataswewenang dari pejabat yang memberikan kuasakepada pejabat yang diberi kuasa untuk bertindakatas nama pejabat pemberi kuasa;


Apabila ditandatangani oleh Sekretaris DaerahProvinsi atas nama Gubernur, dibuat di atas kertasukuran folio, dengan menggunakan kop naskahdinas Sekretariat Daerah Provinsi;


Company name

SURAT UNDANGAN

Naskah dinas berupa pemberitahuan kepadayang bersangkutan untuk datang pada waktu,tempat dan acara yang ditentukan;


Apabila ditandatangani oleh Sekretaris DaerahProvinsi atas nama Gubernur atau ataswewenang jabatannya, dibuat di atas kertasukuran folio, dengan menggunakan kop naskahdinas Sekretariat Daerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakankop naskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan.

Company name

SURAT KETERANGAN

MELAKSANAKAN TUGAS

Naskah dinas yang merupakan alatpemberitahuan pejabat yang berwenangkepada pejabat/pegawai lain yangmenyatakan bahwa pejabat/pegawai tersebuttelah mulai menjalankan tugas;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuatdi atas kertas ukuran folio, denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernurdengan lambang negara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan Sekretariat Daerah Provinsi atasnama Gubernur atau atas wewenangjabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio,dengan menggunakan kop naskah dinasSekretariat Daerah Provinsi.

Company name

SURAT PANGGILAN

Naskah dinas yang dipergunakan untuk memanggilpejabat Instansi Pemerintah / badan hukum / swasta /perorangan untuk dimintai keterangan mengenaisuatu permasalahan / persoalan;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskahdinas Gubernur dengan lambang negara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkunganSekretariat Daerah Provinsi atas nama Gubernur atauatas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertasukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinasSekretariat Daerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskahdinas perangkat daerah yang bersangkutan.

Company name

NOTA DINAS

Alat komunikasi tertulis internal antar pejabatSKPD dalam suatu unit kerja yangmemuat/berisi pemberitahuan, permintaan,penjelasan, laporan dan sebagainya mengenaihal-hal yang berhubungan dengan prosespenggarisan atau pematangan suatukebijaksanaan atau proses penyelesaianpersoalan/masalah;

Apabila ditandatangani pimpinan perangkatdaerah atau pejabat lainnya, dibuat di ataskertas ukuran folio dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan/unit kerja pengolah tanpamenggunakan lambang daerah;

Tidak perlu distempel dan tidak dapat keluardari suatu unit kerja pengolah.

Company name

NOTA PENGAJUAN KONSEP

NASKAH DINAS

Alat komunikasi tertulis internal yangdiajukan kepada pejabat atasan gunamenyampaikan konsep naskah dinasuntuk mendapatkan penyelesaian atautanda tangan;

Apabila ditandatangani pimpinanperangkat daerah atau pejabat lainnya,dibuat di atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinasperangkat daerah yangbersangkutan/unit kerja pengolah tanpamenggunakan lambang daerah;

Tidak perlu distempel dan tidak dapatkeluar dari suatu unit kerja pengolah.

Company name

LEMBAR DISPOSISI

Alat komunikasi tertulis yang ditujukankepada bawahan yang berisi informasi atauperintah;

Apabila ditandatangani/diparaf Gubernur,dibuat di atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinas Gubernur;

Apabila ditandatangani/diparaf SekretarisDaerah Provinsi dan seterusnya sertapimpinan perangkat daerah dan seterusnya,dibuat di atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinas perangkatdaerah yang bersangkutan tanpa lambang;

Tidak dapat keluar dari suatu unit kerjapengolah.

Company name

TELAAHAN STAF

Naskah dinas yang dibuat oleh stafatau bawahan yang memuat analisispertimbangan-pertimbangan, pendapatdan saran-saran tentang suatumasalah;

Apabila ditandatangani oleh pejabatperangkat daerah/unit kerja pengolah,dibuat di atas kertas ukuran foliodengan menggunakan kop naskahdinas perangkat daerah yangbersangkutan dan tidak menggunakanlambang daerah.

Company name

PENGUMUMAN

Naskah dinas sebagai alat pemberitahuanyang bersifat umum;

Pejabat penandatangan ditentukan oleh jenis,sifat dan organisasi sesuai dengan peraturanperundang-undangan yang berlaku;

Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuatdi atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinas SekretariatDaerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinanperangkat daerah atas wewenang jabatannya,dibuat di atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinas perangkatdaerah yang bersangkutan.

Company name

LAPORAN

Alat pemberitahuan atau pertanggungjawabandari pejabat bawahan kepada atasan atau darisuatu Tim Kerja yang disusun secara lengkap,sistematis dan kronologis;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakankop naskah dinas Gubernur denganmenggunakan lambang negara;


Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakankop naskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan.

Company name

REKOMENDASI

Naskah dinas yang berisikan keterangan/penjelasan untuk mendukung suatu hal;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakankop naskah dinas Gubernur denganmenggunakan lambang negara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan Sekretariat Daerah Provinsi, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakankop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkatdaerah atas wewenang jabatannya, dibuat di ataskertas ukuran folio dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan.

Company name

SURAT PENGANTAR

Daftar yang digunakan sebagai pengantar

suatu naskah atau barang dan sebagainya

yang pada umumnya tidak memerlukan

penjelasan;

Dibuat di atas kertas ukuran folio dengan

menggukan kop naskah dinas perangkat

daerah yang bersangkutan.

Company name

TELEGRAM

Naskah dinas yang berisi berita singkat yangpenyelesaiannya dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melaluitelekomunikasi elektronik;

Apabila dikirim menggunakan telekomunikasielektronik Sekretariat Daerah Provinsi dibuat dalamformulir Sekretariat Daerah Provinsi;

Yang dikirim melalui kantor telegram, menggunakankertas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

Kertas berita telegram ditandatangani Gubernur danpejabat eselon II di lingkungan Sekretariat Daerah;

Keabsahan isi berita telegram yang dirumuskandalam kertas berita telegram setelah ditandatanganioleh Gubernur dan pejabat eselon II di lingkunganSekretariat Daerah;

Pengiriman dilakukan oleh Sub Bagian Sandi danTelekomunikasi.

Company name

LEMBARAN DAERAH dan

BERITA DAERAH

Naskah dinas yang diterbitkan olehKepala Daerah untuk mengundangkandan menyebarluaskan produk hukumdaerah berupa Peraturan DaerahProvinsi dan Peraturan Gubernur;

Ditandatangani oleh Gubernur sertadiundangkan dan disalin sesuai denganaslinya melalui penandatanganan olehpejabat yang diberi kewenangan.

Company name

BERITA ACARA

Naskah dinas yang berisi pernyataan yang bersifatpengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahanstatus dan lain-lain bagi suatu permasalahan, baik berupaperencanaan, pelaksanaan, maupun pengendaliankebijaksanaan pimpinan;

Ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat didalamnya, termasuk pejabat yang menyaksikan;

Apabila ditandatangani oleh Gubernur, dibuat di ataskertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskahdinas Gubernur dengan menggunakan lambang negara;

Apabila ditandatangani oleh pejabat di lingkunganSekretariat Daerah Provinsi, dibuat di atas kertas ukuranfolio dengan menggunakan kop naskah dinas SekretariatDaerah Provinsi;

Apabila ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerahatas wewenang jabatannya, dibuat di atas kertas ukuranfolio dengan menggunakan kop naskah dinas perangkatdaerah yang bersangkutan.

Company name

NOTULEN

Naskah dinas yang memuat catatan jalannyakegiatan sidang, rapat, mulai dari acarapembukaan, pembahasan masalah, sampaidengan pengambilan keputusan sertapenutupan;


Apabila ditandatangani oleh pejabat dilingkungan perangkat daerah, dibuat di ataskertas ukuran folio dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan;

Notulen ditandatangani oleh pimpinan dalamsidang atau rapat.

Company name

MEMO

Naskah dinas yang materinya mengandungpemberitahuan atas sesuatu permasalahan yang dapatdigunakan oleh atasan kepada bawahan atau antarpejabat setingkat;

Apabila ditandatangani/diparaf oleh Gubernur, dibuat diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kopnaskah dinas Gubernur dengan menggunakan lambangnegara;

Apabila ditandatangani/diparaf oleh pejabat dilingkungan perangkat daerah atas wewenangjabatannya, dibuat di atas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan;

Ditandatangani/diparaf oleh pembuat memo;

Diketik/ditulis tangan.

Company name

DAFTAR HADIR

Naskah dinas yang naskah dinas yangdipergunakan untuk mencatat danmengetahui kehadiran seseorang dalamsidang serta masuk-pulang kerja dankeperluan kerja;

Daftar hadir masuk kantor dibuat di ataskertas ukuran folio menggunakan kop naskahdinas perangkat daerah yang bersangkutan;

Daftar hadir untuk rapat dibuat di atas kertasukuran folio dengan menggunakan kopnaskah dinas perangkat daerah yangbersangkutan;

Ditandatangani oleh pejabat yangbertanggung jawab dan tidak perlu dibubuhistempel SKPD.

Company name

PIAGAM

Naskah dinas sebagai tandapenghargaan atas prestasi yangtelah dicapai atau keteladanan yangtelah diwujudkan;

Ditandatangani oleh Gubernur diatas kertas ukuran folio denganmenggunakan kop naskah dinasGubernur dengan lambang negara.

Company name

SERTIFIKAT

Naskah dinas sebagai tanda bukti

seseorang telah mengikuti kegiatan;

Ditandatangani oleh Gubernur di

atas kertas ukuran folio dengan

menggunakan kop naskah dinas

Gubernur dengan lambang negara.

Company name

STTPP

Naskah dinas sebagai tanda bukti

seseorang telah mengikuti kegiatan

pendidikan dan pelatihan;

Ditandatangani oleh Gubernur di

atas kertas ukuran folio dengan

menggunakan kop naskah dinas

Gubernur dengan lambang negara.

Company name

PENGGUNAAN ISTILAH

Atas nama (a.n.);

Untuk beliau (u.b.);

Pelaksana tugas (Plt.);

Pelaksana harian (Plh.);

Pejabat (Pj.);

Penjabat (PJ.).

Company name

Atas nama (a.n.)

Jenis pelimpahan wewenang dalamhubungan internal antara atasankepada pejabat setingkat dibawahnya.

Tanggung jawab tetap berada padapejabat yang melimpahkan wewenangdan pejabat yang menerimapelimpahan wewenang harusbertanggung jawab kepada pejabatyang melimpahkan wewenang.

Company name

Untuk beliau (u.b.)

Jenis pelimpahan wewenang dalamhubungan internal antara atasankepada pejabat dua tingkat dibawahnya.

Tanggung jawab tetap berada padapejabat yang melimpahkan wewenangdan pejabat yang menerimapelimpahan wewenang harusbertanggung jawab kepada pejabatyang melimpahkan wewenang.

Company name

Pelaksana tugas (Plt.)

Pejabat sementara pada jabatan tertentuyang mendapat pelimpahan wewenangpenandatanganan naskah dinas karenapejabat definitif belum dilantik (sebaiknyayang ditunjuk satu tingkat di atas atausejajar dengan jabatannya).

Diangkat dengan Keputusan KepalaDaerah dan berlaku paling lama 1 (satu)tahun.

Bertanggung jawab atas naskah dinasyang dilakukan (bersifat administratif danbukan kebijakan).

Company name

Pelaksana harian (Plh.)

Pejabat sementara pada jabatan tertentuyang mendapat pelimpahan wewenangpenandatanganan naskah dinas karenapejabat definitif berhalangan sementara(sebaiknya yang ditunjuk satu tingkat diatas atau sejajar dengan jabatannya).

Diangkat dengan Keputusan KepalaDaerah dan berlaku paling lama 3 (tiga)bulan.

Mempertanggungjawabkan pelaksanaanatas naskah dinas yang dilakukannyakepada pejabat definitif.

Company name

Pejabat (Pj.)

Pegawai Negeri Sipil yang diangkatsebagai pejabat struktural tetapibelum memenuhi pangkat yangditentukan.

Diangkat dan dilantik oleh KepalaDaerah atau pejabat yang ditunjuk.

Dipergunakan sampai dengan PegawaiNegeri Sipil bersangkutan memenuhisyarat kepangkatan untuk jabatanstruktural dimaksud.

Company name

Penjabat (PJ.)

Pejabat sementara yang ditunjukuntuk menggantikan jabatanKepala Daerah yang telah berakhirmasa jabatannya namun KepalaDaerah definitif belum dilantik.

Melaksanakan tugas pemerintahansampai dengan pelantikan KepalaDaerah defintif.

Company name

Contoh

Penggunaan

dalam

Naskah Dinas

Company name

Penggunaan atas nama (a.n.) :a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR

Sekretaris Daerah

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Penggunaan untuk beliau (u.b.) :a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR

Sekretaris Daerah

u.b.

Asisten ……………………..

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Company name

Penggunaan untuk beliau (u.b.) :a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR

Asisten ……………….

u.b.

Kepala Biro ……………..

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Penggunaan Pejabat (Pj.) :Pj. KEPALA DINAS / BADAN………………

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Company name

Penggunaan Penjabat (PJ.) :

PJ. GUBERNUR JAWA TIMUR

Nama Jelas

Company name

Penggunaan atas nama (a.n.) :a.n. KEPALA DINAS / BADAN …………..

Sekretaris / Ka Bid ……….

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Penggunaan Pelaksanan Tugas (Plt.) :Plt. KEPALA DINAS / BADAN ………..

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Company name

Penggunaan atas nama (a.n.) :a.n. DIREKTUR RSUD ……..

Wakil Direktur …….

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Penggunaan untuk beliau (u.b.) :a.n. DIREKTUR RSUD ……..

Wakil Direktur …….

u.b.

Kabag ….. / Kabid ……..

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

Company name

PARAF

Diberikan sebelum penan-datanganan naskah dinas;

Merupakan tanda tangansingkat sebagai bentukpertanggungjawaban atasmuatan materi, substansi,redaksi dan pengetikannaskah dinas;

Terdiri dari paraf hierarkidan paraf koordinasi.

Company name

PARAF HIERARKI

Naskah dinas sebelum ditandatangani olehpejabat yang berwenang, harus diparafterlebih dahulu oleh maksimal 3 (tiga) orangpejabat secara berjenjang;

Untuk bertanggung jawab terhadapsubstansi, redaksi dan penulisan naskahdinas;

Naskah dinas yang konsepnya dibuat olehpejabat yang akan menandatangani naskahdinas tidak memerlukan paraf;

Paraf pejabat dibubuhkan pada lembarterakhir naskah dinas tersebut, kecuali untukSurat Perintah Perjalanan Dinas, parafdibubuhkan pada lembar pertama.

Company name

Contoh pembubuhan paraf :

GUBERNUR JAWA TIMUR

NAMA JELAS

(I)

(II)(III)

Keterangan :

(I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Sekda)

(II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Asisten)

(III)Paraf pejabat tiga tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Biro)

Company name

Contoh pembubuhan paraf

Keterangan :

(I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Asisten)

(II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Biro)

(III)Paraf pejabat tiga tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kepala Bagian)

a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR

Sekretaris Daerah

Nama Jelas

Pangkat

NIP.

(I)

(II)(III)

Company name

Contoh pembubuhan paraf :

KEPALA DINAS / BADAN …….

NAMA JELAS

Pangkat

NIP.

(I)

(II)

Keterangan :

(I) Paraf pejabat satu tingkat di bawah pejabat penandatangan (Sekretaris/Kabid)

(II) Paraf pejabat dua tingkat di bawah pejabat penandatangan (Kasubag / Kasi / Kasubbid)

Company name

PARAF KOORDINASI

Naskah dinas yang materinya menyangkutkepentingan unit lain sebelumditandatangani oleh pejabat yangberwenang harus diparaf terlebih dahuluoleh unit pengolah dan unit lain yangterkait pada lembar terakhir naskahdinas;

Menggunakan nama dan gelar besertapangkat dan NIP.

Company name

CONTOH PARAF KOORDINASI

PARAF KOORDINASI

SEKDA.......

ASISTEN ......

KEPALA BADAN ......

KEPALA BIRO ....

Company name

KEWENANGAN

PENANDATANGANAN

NASKAH DINAS

Company name

a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam

bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan

serta dalam bentuk surat yang materinya memuat

kebijaksanaan dan atau pelaksanaan dari peraturan

perundang-undangan yang lebih tinggi.

b. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah

Provinsi, Bupati/Walikota, Presiden, Wakil Presiden,

Menteri/Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga

Pemerintah Non Kementerian, Pimpinan Organisasi

Kemasyarakatan dan masyarakat.

c. Apabila berhalangan, dilakukan Wakil Gubernur

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

d. Gubernur dapat mendelegasikan penandatanganan

naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk

sesuai peraturan perundang-undangan.

GUBERNUR

Company name

Wakil Gubernur

a. Wakil Gubernur menandatangani naskah

dinas dalam bentuk dan susunan produk-

produk hukum sebagai petunjuk

pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh

Gubernur serta dalam bentuk dan susunan

surat sesuai tugas dan tanggung

jawabnya.

b. Dilakukan dalam lingkup kewenangannya

dan dikoordinasikan dengan Gubernur.

c. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan

Pemerintah Kabupaten / Kota, Presiden,

Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet,

Pimpinan Lembaga Non Kementerian,

Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan

serta pihak lain yang dianggap perlu.

Company name

Sekretaris Daerah

a. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam

bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat

penetapan dan peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan

dari kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang ditetapkan;

b. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam

bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan

penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu

kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan;

c. Ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah

Daerah, pejabat SKPD lain dan pihak-pihak lain yang

dianggap perlu;

d. Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam

rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi

untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan

Pemerintah Daerah.

Company name

Pimpinan Perangkat Daerah

a. Atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan

peraturan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai dengan

tugas dan tanggung jawabnya dalam lingkup internal SKPD.

b. Menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan

Pemerintah Daerah, pejabat SKPD lain dan pihak-pihak lain yang dianggap

perlu sesuai tugas pokok dan fungsinya.

c. Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas yang

materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis SKPD ybs yang ditujukan

kepada pejabat internal SKPD ybs dan SKPD lain yang terkait.

d. Apabila berhalangan, pejabat pada SKPD berdasarkan pemberian mandat

menandatangani naskah dinas atas nama pimpinan SKPD yang bersangkutan.

e. Dapat menandatangani naskah dinas terkait tugas rutin dan bukan bersifat

kebijakan yang ditujukan kepada SKPD Kabupaten/Kota dengan tembusan

Bupati/Walikota ybs.

Company name

Jika Pimpinan PD berhalangan, pejabat yangberhak menandatangani naskah dinas adalah :

1. Di lingkungan Sekretariat DaerahProvinsi adalah pejabat atas namaGubernur serendah-2nya pejabateselon II.

2. Di lingkungan Perangkat DaerahProvinsi adalah Sekretaris / Kabag.Tata Usaha atas nama Pimpinan PDatau serendah-rendahnya pejabateselon III.

Company name

Pimpinan UPT

a. Berdasarkan kewenangan jabatannyamenandatangani naskah dinas suratberdasarkan pemberian mandat KepalaSKPD.

b. Materi berkaitan tugas pokok rutin danfungsi bersifat informasi dan koordinasikepada pejabat dan pihak-pihaktertentu di wilayah kerjanya dengantembusan kepada Kepala SKPD yangbersangkutan.

c. Tidak menandatangani naskah dinasyang substansinya bersifatpengambilan kebijakan.

Company name

KESIMPULAN

Tata Naskah Dinas dalam suatu unit kerja sangatpenting karena merupakan tolak ukur dari suatuaktivitas yang dapat menghasilkan suatu kegiatanbirokrasi berupa jejak rekam atau administrasiperkembangan pemerintahan dan pembangunan ;

Dalam penyelenggaraan pemerintahan danpembangunan salah satu kegiatan yang palingmendasar adalah ketatalaksanaan pemerintahsebagai sarana pengaturan dalam pelaksanaantugas serta fungsi diberbagai bidang kegiatan, olehkarena itu salah satu bagian dari ketatalaksanaanadalah naskah dinas hendaknya dipahami dandilaksanakan dengan sebaik-baiknya sesuai denganperaturan yang berlaku ;

Company name

Naskah Dinas adalah alat komunikasikedinasan dalam bentuk tertulis yangdikeluarkan oleh pejabat yang berwenangdi lingkungan instansi pemerintah ;

Tata Persuratan Dinas adalah pengaturanketatalaksanaan penyelenggaraan suratmenyurat dinas yang dilaksanakaninstansi pemerintah dalam rangkapelaksanaan tugas umum pemerintahandan pembangunan ;

Company name

Sebagai tindaklanjut Peraturan Menteri DalamNegeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang TataNaskah Dinas di Lingkungan PemerintahDaerah, telah ditetapkan Peraturan GubernurJawa Timur Nomor 113 Tahun 2010 tentangTata Naskah Dinas di Lingkungan PemerintahProvinsi Jawa Timur ;

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 113Tahun 2010 tersebut, sebagai penggantiPeraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 9Tahun 2006 tentang Tata Naskah Dinas diLingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Company name

If you think you suffer in life?Allah menjawab: “Sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan”. (QS Al-Insyirah 4-5)

Company name

If you complain about your life, like give-up? Allah menjawab: “Aku tidak membebani seseorang, melainkan sesuai kemampuannya”. (QS Al Baqarah 286)“…dan janganlah kamu berputus asa dari rahmat Allah. Sesungguhnya yang berputus asa dari rahmat Allah hanyalah orang-orang yang kafir”. (QS Yusuf 12)

Company name

ORANG BESAR MEMPUNYAI IMPIAN BESAR

ORANG KECIL MEMPUNYAI IMPIAN KECIL

KALAU ANDA MAU BERUBAH,

MULAILAH DENGAN MENGUBAH

UKURAN IMPIAN ANDA

MENGAPA IMPIAN ITU

PENTING ?

[email protected]

Company name

Di dalam organisasi,.....

Apapun bagian anda,.... Peran

anda sangatlah penting untuk

kemajuan organisasi…..

Semua bagian penting…..

Berbanggalah menjadi bagian

daripada sebuah

organisasi…..

../SENDOK.pptx

../SENDOK.pptx

../SENDOK.pptx

Company name

Orang tidak akan melihat siapa anda...

Orang hanya akan melihat apa yang sudah

anda berikan pada orang lain…

Mulai sekarang, ubah mindset

kita…

Company name

Company name

MESEMO . . .

NEK ORA BISO KONDHO, MESEMO.

NEK ORA PATI CETHO, MESEMO.

SNADYAN ATIMU RODO GELO, MESEMO.

NGIRAS KANGGO TOMBO.

FALSAFAH JAWA : ‘MESEMO”

Company name

Welcome To The Great

Indonesia

Biro Adm. Perekonomian

Terima Kasih ...

pengelolaan tata naskah dinas di …ro-organisasi.jatimprov.go.id/images/paparan_asli_tnd.pdf ·...

Documents