pengelolaan repositori digital model open …digilib.uin-suka.ac.id/17710/1/bab i, v, daftar...
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN REPOSITORI DIGITAL
MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM
(Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang)
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Ilmu Budaya
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh :
Satria Gamala
NIM. 11140089
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2015
v
HALAMAN MOTTO
“Boleh jadi kamu membenci sesuatu padahal ia amat baik bagimu
dan boleh jadi pula kamu menyukai sesuatu padahal ia amat
buruk bagimu. Allah mengetahui sedang kamu tidak mengetahui
(Al-Baqarah : 216)”
“Tidak ada kesuksesan instan dalam hidup ini, bahkan untuk
membuat mie instan sekalipun, kita harus merebus air terlebih
dahulu”
“Jika ada seseorang yang menghinamu dan mempermalukanmu
dengan sesuatu yang ia ketahui ada padamu, maka janganlah
engkau membalasnya dengan sesuatu yang engkau ketahui ada
padanya. Akibat buruk biarlah ia yang menanggungnya
(HR. Abu Daud no. 4084 dan Tirmidzi no. 2722)”
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Skripsi ini saya persembahkan untuk :
Kedua Orang Tuaku
(Bapak Sutarno dan Ibu Poniyem)
Abangku Tersayang
(Junaindra Sumawan, S.T.P, Junaidi Sunandar, S.T)
Kakakku Tersayang
(Nur Aspiani Jannah, S.E.I)
Adikku Tersayang
(Tina Syifa Adillah Putri)
Keluarga keduaku di Jogja (Aprek, Aswi, Bombong, Fenty, Dita, Dika,
Putra, Rifki, Tyo, Tohir, Qori, Heni)
Almamater UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Fakultas Adab dan Ilmu Budaya
Khususnya Prodi Ilmu Perpustakaan S1 Angkatan 2011
Semua Pihak Yang Selalu Memberi Doa Kepadaku
vii
PENGELOLAAN REPOSITORI DIGITAL
MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM
(Studi Kasus Di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang)
Satria Gamala
11140089
INTISARI
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan, menganalisis, dan mengevaluasi
pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro
berdasarkan model OAIS. Model Open Archival Information System (OAIS)
merupakan kerangka konseptual pengembangan perpustakaan digital dan
pengelolaan repositori digital yang diakui secara internasional. Universitas
Diponegoro memiliki repositori digital yang bernama UNDIP-IR yang dikelola
oleh UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro. Penelitian ini merupakan
penelitian studi kasus dengan pendekatan kualitatif yang menjadikan UNDIP-IR
sebagai kasus untuk mengetahui pengelolaan repositori digital di universitas yang
sesuai dengan standar internasional, meskipun tidak dapat menggambarkan secara
keseluruhan dan dijadikan sebuah generalisasi. Teknik pengumpulan data dalam
penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Instrumen
yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara semi terstruktur.
Analisis data dilakukan yaitu, reduksi data, penyajian data dan penarikan
kesimpulan. Teknik penentuan informan menggunakan snowball sampling dan
informan merupakan pustakawan di UPT Perpustakaan UNDIP yang bertugas
sebagai administrator dalam pengelolaan UNDIP-IR. Hasil penelitian ini
menyimpulkan bahwa pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan
Universitas Diponegoro Semarang dilihat dari model OAIS belum memenuhi
semua komponen model OAIS. Adapun dari dua belas komponen model OAIS
yang telah dideskripsikan, terdapat sebelas komponen yang memenuhi dan satu
belum memenuhi. Sebelas komponen model OAIS yang terpenuhi diantaranya
Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management,
Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package,
dan Dissemination Information Package. Sedangkan satu komponen model OAIS
yang belum terpenuhi yaitu bagian dari Archival Information Package berupa
Fixity. Dalam pengelolaan UNDIP-IR belum terdapat validasi tentang keaslian dari
sebuah koleksi digital seperti watermark, ataupun tanda tangan digital.
Kata Kunci : Model OAIS, repositori digital
viii
DIGITAL REPOSITORY MANAGEMENT BASED ON THE OPEN
ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM MODEL
(Case Study On Diponegoro University Library)
Satria Gamala
11140089
ABSTRACT
The purpose of this research is to describe, analyze, and evaluate digital repository
management at Diponegoro University Library based on the OAIS model. The
Open Archival Information System (OAIS) reference model is a conceptual
framework of digital library development and digital repositories management that
was approved as ISO International Standard. Diponegoro University has a digital
repository which named UNDIP-IR that is managed by Diponegoro University
Library. This research is a case study with a qualitative approach that makes
UNDIP-IR as a case to determine the management of digital repositories at the
university in accordance with international standards, although it can’t describe the
overall and made a generalization. Data collection method in this research used
observation, interview and documentation. This research used a semi-structured
interview guide as the research instrument. Data analysis in this research by data
reduction, data display and conclusion drawing. Informant determination technique
in this research used snowball sampling and the informant was librarian at
Diponegoro University Library who served as UNDIP-IR administrator. Results of
this research concluded that the management of digital repositories at Diponegoro
University Library based OAIS Reference Model hasn’t qualified all components.
Based twelve OAIS model components that have been described, there’re eleven
components that qualify and one unqualified. Eleven of these components include
Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management,
Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package,
and Dissemination Information Package. Whereas the OAIS model component
unqualified which is part of the Archival Information Package form Fixity. UNDIP-
IR management there’s no authenticity validation of a digital collection such as
watermark, or digital signature.
Keywords : Open Archival Information System, digital repositories
ix
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji bagi Allah SWT dengan segala
sifat-sifat kesempurnaan-Nya, sehingga dengan rahmat, taufiq serta hidayah-Nya
penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Repositori Digital
Model Open Archival Information System (Studi Kasus di UPT Perpustakaan
Universitas Diponegoro Semarang)”. Tidak lupa shalawat serta salam kita haturkan
kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw sebagai penutup para nabi serta
kepada keluarganya, sahabatnya, dan orang-orang yang mendakwahkan risalah-
Nya serta berjihad di jalan-Nya hingga akhir kelak.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi
Ilmu Perpustakaan S1 Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri
Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk memperoleh gelar sarjana strata satu. Dalam
penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak dukungan, motivasi, pengarahan,
dan bantuan yang bermanfaat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala
kerendahan hati, peneliti ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Zamzam Afandi, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan Ilmu
Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2. Ibu Dr. Hj. Sri Rohyanti Zulaikha, S.Ag., M.Si., dan Ibu Marwiyah, S.Sg., SS.,
M.LIS., selaku Ketua Program Studi dan Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta periode 2012-2015.
x
3. Ibu Marwiyah, S.Sg, SS., M.LIS., dan Ibu Puji Lestari, M.Kom., selaku Ketua
Program Studi dan Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta periode
2015-2019.
4. Ibu Syifaun Nafisah, ST., MT., selaku Dosen Pembimbing Akademik penulis,
yang selalu memberikan bimbingan akademik selama penulis menjalani
pendidikan di Program Studi Ilmu Perpustakaan.
5. Bapak M. Solihin Arianto, S.Ag., SIP., M.LIS., selaku dosen pembimbing yang
dengan sabar dan ikhlas telah banyak memberikan masukan dan koreksi yang
berharga sehingga sangat bermanfaat bagi penulis.
6. Bapak Sugeng Priyanto, S.S., M.IP., selaku pustakawan dan administrator
UNDIP-IR sekaligus penulis anggap sebagai pembimbing lapangan di UPT
Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang yang selalu berkenan
meluangkan waktunya untuk membantu penulis selama proses pengerjaan
skripsi ini.
7. Universitas Diponegoro dan UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro
Semarang yang telah berkenan memberikan izin untuk tempat penelitian
sekaligus data dan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam proses
pengerjaan skripsi ini.
8. Bapak Dr. Nurdin, S.Ag., SS., MA., dan Ibu Puji Lestari, M.Kom selaku penguji
1 dan penguji 2 dalam siding munaqosyah, yang banyak memberikan kritik dan
saran untuk perbaikan skripsi ini.
xi
9. Segenap Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu
Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah
memberikan ilmu, wawasan dan pelajaran hidup selama penulis menjalani
pendidikan.
10. Bapak Sutarno dan Ibu Poniyem serta keluarga besar yang telah mencurahkan
doa, kasih sayang dan memberikan motivasi bagi penulis sehingga penulisan
skripsi ini berjalan dengan lancar.
11. Teruntuk Aulia Falantika, S.E., yang sahabat sejak SMA yang tak pernah bosan
memberikan motivasi dan semangat kepada peneliti selama pengerjaan skripsi
ini.
12. PALABRO CREW yang selalu memberikan motivasi, kritikan, masukan serta
hiburannya (Aprek, Bombong, Pepen, Tyo, Dika, Tohir, Heni, Rifki, Putra,
Qori, Aswi, Frida)
13. Sahabat dan rekan seperjuangan Prodi Ilmu Perpustakaan 2011 yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
14. Keluarga besar BEM-J Ilmu Perpustakaan dan OMIP LIBERTY Fakultas Adab
dan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan warna, ilmu, pengalaman,
pelajaran, dan semangat yang membuat penulis makin yakin dengan pendidikan
Ilmu Perpustakaan yang penulis jalani selama ini.
15. Segenap pihak yang telah membantu kelancaran dalam penulisan ini yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu dan yang turut membantu penulisan skripsi
ini bak secara langsung maupun tidak langsung.
xii
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan yang disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang
dimiliki, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik, saran, dan masukan dari
berbagai pihak yang bersifat membangun.
Yogyakarta, 15 Juni 2015
Penulis
Satria Gamala
11140089
xiii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... ii
NOTA DINAS ................................................................................................ iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN ........................................................ iv
HALAMAN MOTTO ................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................... vi
INTISARI ...................................................................................................... vii
ABSTRACT .................................................................................................... viii
KATA PENGANTAR ................................................................................... ix
DAFTAR ISI ................................................................................................... xiii
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xviii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 3
1.3 Fokus Penelitian ..................................................................................... 4
1.4 Batasan Istilah ........................................................................................ 4
1.5 Tujuan Penelitian ................................................................................... 4
1.6 Manfaat Penelitian ................................................................................. 5
1.7 Sistematika Pembahasan ........................................................................ 5
xiv
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ..................... 7
2.1 Tinjauan Pustaka .................................................................................... 7
2.2 Landasan Teori ...................................................................................... 11
2.2.1 Repositori Digital ................................................................................... 11
2.2.2 Model OAIS (Open Archival Information System) ............................... 13
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 24
3.1 Pendekatan Penelitian ............................................................................ 24
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................ 25
3.3 Situasi Sosial .......................................................................................... 25
3.4 Subjek dan Objek Penelitian .................................................................. 26
3.5 Informan dan Teknik Penentuan Informan........................................... .. 26
3.6 Instrumen Penelitian ................................................................................... 28
3.7 Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 28
3.7.1 Metode Observasi ................................................................................... 28
3.7.2 Metode Wawancara ................................................................................ 29
3.7.3 Metode Dokumentasi ............................................................................. 29
3.8 Teknik Analisis Data ............................................................................. 30
3.9 Pengujian Keabsahan Data .................................................................... 32
3.9.1 Triangulasi .............................................................................................. 32
3.9.2 Membercheck ......................................................................................... 33
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ............................. 35
4.1 Gambaran Umum UPT Perpustakaan UNDIP ...................................... 35
4.1.1 Sejarah Singkat UPT Perpustakan UNDIP ............................................ 35
xv
4.1.2 Visi dan Misi .......................................................................................... 35
4.1.3 Struktur Organisasi ................................................................................ 36
4.1.4 Lokasi dan Ruangan ............................................................................... 39
4.1.5 Layanan Perpustakaan ............................................................................ 39
4.1.6 Sejarah UNDIP-IR ................................................................................. 41
4.2 Hasil Penelitian dan Pembahasan .......................................................... 42
4.2.1 Analisis dan Uji Keabsahan Data ........................................................... 42
4.2.2 Analisis Pengelolaan UNDIP-IR dilihat dari Model OAIS ................... 45
4.2.2.1 Pengembangan Repositori Digital atau UNDIP-IR ............................ 45
4.2.2.2 Perundingan dan Penyepakatan Informasi .......................................... 50
4.2.2.3 Penyerahan dan Pengunggahan Koleksi Digital UNDIP-IR ............... 53
4.2.2.4 Implementasi Model OAIS dalam Pengelolaan UNDIP-IR ............... 54
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 73
5.1 Kesimpulan ............................................................................................ 73
5.2 Saran ...................................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 75
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Profil Informan ................................................................................ 27
Tabel 4.1 Kesesuaian AIP dengan Pengolahan Koleksi Digital UNDIP-IR ... 70
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Ruang Lingkup Model OAIS ...................................................... 16
Gambar 2.2 Paket Informasi Pengarsipan (AIP) ............................................. 21
Gambar 2.3 Keseluruhan Model OAIS ........................................................... 23
Gambar 4.1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNDIP ......................... 37
Gambar 4.2 Alur Penyerahan dan Pengolahan Koleksi Digital UNDIP-IR .. 54
Gambar 4.3 Jumlah Akses UNDIP-IR Berdasarkan Kota pada 20 Mei 2015 . 64
Gambar 4.4 Promosi UNDIP-IR Melalui Situs Web Universitas ................... 66
Gambar 4.5 Paket Informasi Penyebaran ........................................................ 72
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kronologi Pelaksanaan Penelitian .............................................. 77
Lampiran 2. Peringkat Webometrics UNDIP-IR Hingga Bulan Mei 2015 ..... 78
Lampiran 3. Pedoman Wawancara ................................................................. 79
Lampiran 4. Membercheck/ Hasil Wawancara ............................................... 80
Lampiran 5. Contoh Salah Satu Syarat Bebas Perpustakaan .......................... 88
Lampiran 6. Surat Penetapan Pembimbing ...................................................... 89
Lampiran 7. Surat Permohonan Izin Penelitian .............................................. 90
Lampiran 8. Surat Rekomendasi Penelitian KESBANGLINMAS DIY .......... 91
Lampiran 9. Surat Rekomendasi Penelitian BPMD JATENG ........................ 92
Lampiran 10. Surat Rekomendasi Penelitian Bakesbangpol Kota Semarang.. 94
Lampiran 11. Surat Keterangan Izin Penelitian Universitas Diponegoro ........ 96
Lampiran 12. Modul Pelatihan Pengelolaan IR UPT Perpustakaan UNDIP .. 97
Lampiran 13. Curriculum Vitae ...................................................................... 114
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pendit (2009:26) menjelaskan bahwa model OAIS merupakan model
pengarsipan (archival) dan menekankan pada fungsi pelestarian atau preservasi.
Pengarsipan dan pelestarian yang dimaksud adalah bukan sekedar menyimpan,
mengawetkan atau mempertahankan bentuk, melainkan memastikan agar
informasi selalu tersedia untuk dimanfaatkan selama mungkin dan dapat
ditemukan kembali kapan pun diperlukan. Sejalan dengan penjelasan diatas
Strodle dan Rauber (2015:1) juga menjelaskan bahwa model tersebut telah
diterima secara luas sebagai standar internasional model referensi yang terkenal
untuk pelestarian jangka panjang informasi bagi masyarakat selama waktu yang
tidak terbatas.
Model OAIS telah diadopsi secara luas sebagai titik awal dalam upaya
pelestarian digital. Terdapat beberapa lembaga yang pertama mengawali
menggunakan model OAIS diantaranya Netherlands National Library sebagai
pengembangan Perpustakan Digital, US National Archives untuk pelestarian arsip
tradisional, dan National Space Science Data Center pelestarian pusat data ilmiah,
(Dale dan Bellinger, 2001:24). Model OAIS terdiri dari ruang lingkup ekternal,
internal dan paket informasi diantaranya enam ruang lingkup internal berupa
Ingest, Archival Storage, Data Management, Preservation Planning, Access,
Administration, tiga ruang lingkup eksternal pemangku kepentingan berupa
2
Producers, Consumers, and Management, dan tiga paket informasi berupa
Submission Information Package, Archival Information Package, Dissemination
Information Package (Pendit, 2008:206).
Universitas Diponegoro memiliki repositori digital yang bernama UNDIP-
IR. Dalam situs web http://eprints.undip.ac.id/ disebutkan UNDIP Institutional
Repository (UNDIP-IR) adalah kumpulan digital hasil penelitian atau intelektual
universitas. UNDIP-IR memusatkan, mengumpulkan, menjaga, dan memenuhi
standar open access dalam mengakses koleksi bahan ilmiah dari hasil penelitian
masyarakat Universitas Diponegoro. Perpustakaan Universitas Diponegoro
bertanggung jawab dalam membangun, berkolaborasi, mengelola, memelihara dan
menyebarkan isi UNDIP-IR.
Berdasarkan pra penelitian dan wawancara yang dilakukan peneliti kepada
salah satu pustakawan bagian IT (informan) pada 9 Februari 2015, UNDIP-IR
dibangun pada tahun 2009 dikarenakan semakin banyaknya karya ilmiah cetak
yang menimbulkan beberapa masalah dalam hal penyimpanan, pelestarian, dan
distribusi. Pada bulan Juli 2010 situs Webometrics mengeluarkan pemeringkatan
baru bagi situs repositori diseluruh dunia. UNDIP-IR menduduki peringkat 49
Dunia, 3 Asia, 1 Asean dan 1 untuk wilayah Indonesia. Di tahun 2015 UNDIP-IR
mengalami penurunan menduduki peringkat 94 Dunia, 6 Asia, dan 2 Indonesia.
Selain data berdasarkan wawancara, peneliti juga mendapatkan data
primer dari tesis informan (Sugeng Priyanto, S.S., M.IP) yang berjudul Evaluasi
Pengelolaan UNDIP Instritutional Repository. Dari kesimpulan yang dituliskan di
dalam tesis tersebut, peneliti memilih masalah yang berkaitan dengan pengelolaan
3
repositori digital model OAIS diantaranya pengetahuan dosen dan mahasiswa
UNDIP selaku konsumen (consumer) tentang UNDIP-IR ternyata masih kurang.
Mereka lebih sering memanfaatkan sumber lain daripada UNDIP-IR dikarenakan
promosi yang masih minim. Kontribusi dosen selaku produsen (producer)
UNDIP-IR dalam penyerahan karya ilmiah masih rendah.
Model OAIS menyebutkan setiap lembaga harus mengikuti kebijakan dan
prosedur tertulis dalam pelestarian digital, akan tetapi pengelolaan UNDIP-IR
belum memiliki prosedur dan manajemen yang baku. Mengupayakan kontrol dan
hak terhadap informasi merupakan daftar tanggung jawab yang wajib dipenuhi
oleh lembaga, akan tetapi hak cipta local content di UNDIP IR masih belum
diatur secara resmi. Evaluasi yang telah dilakukan belum menghasilkan sebuah
dokumen resmi atau pedoman tertulis yang bisa digunakan dalam pengelolaan
UNDIP-IR selanjutnya.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pengelolaan UNDIP-IR masih
memiliki beberapa kendala yang belum sesuai dengan standar pengelolaan
repositori digital model OAIS. Oleh karena itu, peneliti akan melakukan
penelitian lebih lanjut tentang pengelolaan repositori digital model OAIS di UPT
Perpustakaan UNDIP.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Repositori Digital di UPT
Perpustakaan UNDIP dilihat dari Model OAIS?”.
4
1.3 Fokus Penelitian
Fokus penelitian merupakan batasan masalah yang akan diteliti. Dalam hal
ini peneliti akan memfokuskan penelitian pada pengelolaan repositori digital di
UPT Perpustakaan UNDIP dilihat dari model OAIS yang berupa ruang lingkup
eksternal, internal, dan paket informasi.
1.4 Batasan Istilah
Berikut adalah beberapa istilah yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu:
1. Batasan terhadap tempat studi kasus, dalam hal ini UPT Perpustakaan
UNDIP karena terlalu luas maka peneliti memfokuskan terhadap repositori
digitalnya yang bernama UNDIP-IR (Institutional Repository), dan
pengelolaan repositori digital yang dimaksud adalah pengelolaan UNDIP-
IR.
2. Pengelolaan repositori digital yang dimaksud yaitu berdasarkan ruang
lingkup eksternal, internal, dan paket informasi.
1.5 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mendeskripsikan dan
menganalisis pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan UNDIP
berdasarkan model OAIS.
5
1.6 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dan ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Bagi UPT Perpustakaan UNDIP Semarang
a. Memberikan wawasan dan pengetahuan mengenai model OAIS sebagai
standar internasional pengelolaan repositori digital di UPT
Perpustakaan UNDIP Semarang.
b. Sebagai bahan acuan untuk pengelolaan dan pengembangan repositori
digital yang ada di UPT Perpustakaan UNDIP Semarang.
2. Bagi peneliti lain
Hasil penelitian ini agar dapat dijadikan dasar penelitian lebih lanjut tentang
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan repositori digital di
perpustakaan perguruan tinggi.
3. Bagi ilmu pengetahuan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah khasanah ilmu
pengetahuan dan dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu
pengetahuan dan informasi.
4. Bagi peneliti
Mengetahui proses pengelolaan repositori digital dilihat dari model OAIS
yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Diponegoro Semarang.
1.7 Sistematika Pembahasan
Sistematika pembahasan dalam penyusunan penelitian ini, dapat diuraikan
sebagai berikut:
6
BAB I PENDAHULUAN, yang terdiri dari latar belakang, rumusan
masalah, fokus penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
pembahasan.
BAB II STUDI KEPUSTAKAAN, yang terdiri dari kajian penelitian
sejenis, dan kajian teori dan konsep yang relevan.
BAB III METODE PENELITIAN yang terdiri dari pendekatan penelitian,
tempat penelitian, sumber data dan teknik penentuan informan, instrumen
penelitian, metode dan teknik pengumpulan data, pengujian keabsahan data,
metode dan teknik analisis data.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN yang terdiri dari
gambaran umum, hasil penelitian dan pembahasan.
BAB V PENUTUP yang terdiri dari kesimpulan dan saran.
73
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan paparan deskripsi dan analisis di atas, peneliti menyimpulkan
bahwa pengelolaan repositori digital di UPT Perpustakaan Universitas
Diponegoro Semarang dilihat dari model OAIS belum memenuhi semua
komponen model OAIS. Adapun dari dua belas komponen model OAIS yang
telah dideskripsikan oleh peneliti terdapat sebelas komponen yang memenuhi dan
satu belum memenuhi. Sebelas komponen model OAIS yang terpenuhi adalah
Producer, Management, Consumer, Ingest, Archival Storage, Data Management,
Preservation Planning, Access, Administration, Submission Information Package,
dan Dissemination Information Package. Sementara satu komponen lainnya yang
belum terpenuhi yaitu bagian dari Archival Information Package berupa Fixity.
Dalam pengelolaan UNDIP-IR belum terdapat validasi tentang keaslian dari
sebuah koleksi digital seperti watermark, ataupun tanda tangan digital.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti memberikan saran khusunya
kepada perpustakaan diantaranya:
1. Agar memberikan perhatian khusus pada pengelolaan dan pengelola
repositori, khususnya peningkatan pengetahuan pengelola UNDIP-IR
74
tentang pentingnya memberikan validasi keaslian terhadap karya ilmiah
sivitas akademika berupa watermark.
2. Usulan pembuatan surat perjanjian penyerahan hak cipta secara seragam.
3. Terbitnya prosedur tertulis pengelolaan UNDIP-IR secara seragam baik
dalam hal digitalisasi maupun pengunggahan.
4. Kepada semua pihak yang memiliki perhatian khusus tentang persoalan
repositori digital, agar penelitian ini dijadikan sebagai informasi awal
tentang pengelolaan repositori digital model Open Archival Information
System (OAIS) yang mengambil studi kasus di UPT Perpustakaan
Universitas Diponegoro Semarang.
75
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2013. Manajemen Penelitian. Jakarta : Rineka Cipta.
Bennett, Michael J. 2007. "Digital Repository Implementation: a Toolbox For
Streamlined Success", OCLC Systems & Services: International digital
library perspectives, Vol. 23 Iss 3 pp. 254 – 261. Dalam
http://dx.doi.org/10.1108/10650750710776387, tanggal 21 Desember
2014, pukul 19:17.
Bradley, dkk. 2007. ” Towards an Open Source Repository and Preservation
System”. Paris: UNESCO. Dalam http://bit.ly/1xlyS2q, tanggal 11
Februari 2015, pukul 15.29.
Bungin, Burhan M. 2007. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan
Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta : Kencana.
Chandra, Smita dan Gokhale, Pratibha A. 2012. “Implementing Open Archival
Information System Model for Digital Preservation at Indian Institute of
Geomagnetism”. DESIDOC Journal of Library & Information
Technology, Vol. 32, No. 4, July 2012, pp. 327-334. Dalam
http://bit.ly/1JRLvHe, tanggal 30 April 2015, pukul 14.09.
Consultative Committee for Space Data Standards (CCSDS). 2012. “Reference
Model For An Open Archival Information System CCSDS 650.0-M-2”.
Washington DC. Dalam http://bit.ly/Q9X5V1, tanggal 18 November
2014, pukul 15.54.
Dale, Robin dan Bellinger, Meg. . 2001. “Attributes of a Trusted Digital
Repository : Meeting the Needs of Research Resources”. The Research
Libraries Group, California. Dalam http://bit.ly/1B9cx3e, tanggal 10
Maret 2015, pukul 23.29.
Hasan, Nur. 2010. “Strategi Membangun dan Mengelola Institutional Repository
Pada Lingkup Perguruan Tinggi”. Dalam http://bit.ly/1EZHElq, tanggal 2
Februari 2015, pukul 17.22.
Lavoie, Brian. 2014. “The Open Arhival Information System (OAIS) Reference
Model : Introductory Guide (2nd Edition)”. Digital Preservation
Coalition. Dalam http://bit.ly/1AOmeu6, tanggal 3 Februari 2015, pukul
12.37.
Lynch, Clifford A. 2003. “Institutional Repositories; Essential Infrastructure fo
scholarship in the Digital Age”. ARL, No. 226. February 2003. Dalam
http://bit.ly/198Ydkn, tanggal 13 Januari 2015, pukul 17.55.
76
Margono, S. 2004. Metodologi Penelitian Pendidikan. Jakarta: PT. Asdi
Mahasatya.
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta:
Cita Karyakarsa Mandiri.
Priyanto, Sugeng. 2012. “Evaluasi Pengelolaan UNDIP Instritutional Repository”.
Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Pascasarjana UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
Rajgoli, Ashalatha Laxminarsaiah Iqbalahmad U. 2007. "Building institutional
repository: an overview", OCLC Systems & Services: International
digital library perspectives, Vol. 23 Iss 3 pp. 278 – 286. Dalam
http://dx.doi.org/10.1108/10650750710776413, tanggal 4 Januari 2014,
pukul 13.09.
Reitz, Joan M. 2002. “ODLIS: Online Dictionary of Library and Information
Science”. WCSU Libraries. Dalam http://bit.ly/1DEhrMp, tanggal 31
Januari 2015, pukul 14.43.
Repanovici, Angela. 2011. “Education and Training for Digital Repository
Manager”, IFLA 2011 Puerto Rico 13-18 Agustus 2011. Dalam
http://conference.ifla.org/ifla77, tanggal 4 Januari 2015, pukul 12.53.
Siagian, Harly Christy M. 2009. “Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam
Pengelolaan Grey Literature dan Koleksi Repository pada Universitas
Sumatera Utara”. Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra
Universitas Sumatera Utara Medan.
Strodl, Stephan dan Rauber, Andreass. 2015. “Preservation Planning in the OAIS
Model”. Vienna University of Technology. Dalam http://bit.ly/1OceplU,
tanggal 24 Februari 2015, pukul 5.40.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan Kombinasi (Mixed
Methods). Bandung: Alfabeta.
Sukandarrumidi. 2012. Metodologi Penelitian: Petunjuk Praktis untuk Penelitian
Pemula. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
Yanto. 2013. “Pengelolaan Institutional Repository Perpustakaan Perguruan
Tinggi (Studi Kasus di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta)”.
Konsentrasi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Pascasarjana UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
77
Lampiran 1. Kronologi Pelaksanaan Penelitian
No Tanggal Kegiatan
1 09 Februari 2015 Pra Penelitian
2 25 Februari 2015 ACC Seminar Proposal
3 04 Maret 2015 Seminar Proposal
4 23 Maret 2015 ACC Penelitian
5 31 Maret – 23 April 2015 Mengurus Surat Izin Penelitian
6 29 April 2015 Mulai memasuki lokasi penelitian
7 29 April – 06 Mei 2015 Pengumpulan data dan Penyajian Data
8 07 – 18 Mei 2015 Uji Keabsahan Data
9 19 Mei 2015 Mulai Penyempurnaan Penelitian
10 15 Juni 2015 ACC Munaqosyah
78
Lampiran 2. Peringkat Webometrics UNDIP-IR Hingga Bulan Mei 2015
Peringkat ke-6 se-Asia
Peringkat Ke-2 se-Indonesia
Peringkat 94 Dunia
79
Lampiran 3. Pedoman Wawancara
Pertanyaan penelitian,
1. Kapankah UNDIP-IR dibangun dan hal apa yang melatarbelakanginya?
2. Hal apa saja yang yan dipersiapkan dalam membangun UNDIP-IR?
3. Adakah perundingan dan penyepakatan tentang informasi apa saja yang
akan diberikan kepada pengguna? Bagaimana?
4. Siapa sajakah pengguna atau komunitas yang berhak mendapatkan
simpanan informasi dari UNDIP-IR? Alasan?
5. Bagaimana proses pengelolaan UNDIP-IR hingga bisa diakses oleh
pengguna?
6. Adakah kebijakan tertulis yang dibuat lembaga untuk melindungi dan
menjamin informasi agar tidak mengalami kerusakan dan plagiasi?
Bagaimana?
7. Bagaimanakah cara yang dilakukan agar informasi yang disimpan dapat
tersedia bagi pengguna dalam waktu yang tidak ditentukan? Ditinjau dari
segi skalabilitas software, hardware, dan sistem yang terkait dengan
pengelolaan UNDIP-IR?
8. Bagaimanakah implementasi model OAIS dalam pengelolaan repositori
digital UNDIP-IR?
80
Lampiran 3. Membercheck / Hasil Wawancara
Pertanyaan Penelitian
Informan : Sugeng Priyanto, S.S., M.IP
Jabatan : Administrator UNDIP-IR
Hari/Tanggal : 18 Mei 2015
Pertanyaan penelitian,
1. Kapankah UNDIP-IR dibangun dan hal apa yang melatarbelakanginya?
Jawab : Kalo latarbelakangnya itu dulu masalah penyimpanan fisik yang sudah terlalu
banyak dan membutuhkan ruang yang luas. Tahun 2008 itukan ada semacam
pencanangan INHERENT Dikti. Dikti berinisiatif untuk membangun jaringan
komputer antar perguruan tinggi negeri di Indonesia untuk mempercepat
komunikasi data, kuliah online. Dengan adanya INHERENT kemudian
dibangun infrastruktur hardware dan jaringan di perguruan tinggi tertentu
seperti UI, ITB termasuk di UNDIP. Sesudah semuanya dibangun kemudian
dibangun konten berupa website universitas, perpustakaan dan repositori pada
tahun 2009. Nah tahun 2009 kita nyoba nginstall plus digunakan untuk ngelola
pidato pengukuhan, dan juga softcopy tesis dari pascasarjana. Input sampe
sekitar 1000 judul tesis dan pidato pengukuhan yang dijalankan menggunakan
jaringan lokal. Dengan adanya INHERENT tadi, ada juga badan pengelolanya
namanya PLTIK (Pusat Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi)
sekarang jadinya UPT Puskom yang mengelola jaringan, server, website dan
lainnya. Akhirnya oleh kepala perpustakaan yang dulu, kita laporkan ke
PLTIK bahwa di perpustakaan sudah ada kegiatan mengelola koleksi digital.
Kemudian GDL di evaluasi oleh PLTIK dan disimpulkan ya sudah bagus tapi
nanti kurang cocok untuk aksesnya harus login, harus daftar dan kurang open
access. Permasalahan itulah yang kurang pas untuk digunakan. Kemudian
PLTIK, yang menangani website kan namanya Pak Istadi, disarankan untuk
menggunakan Eprints. Kemudian dilakukan penginstalan Eprints oleh PLTIK
pada Mei 2009 karena mereka yang punya hardware untuk server dan jaringan
dan bagian yang teknis adalah bagian PLTIK. Kemudian oleh kepala
perpustakaan yang dulu, saya yang diminta untuk melakukan komunikasi
dengan PLTIK yaitu bapak Istadi. Saya dibuatkan account untuk login dan
dicoba untuk dioperasionalkan oleh pak Istadi. Otomatis saya yang
mempelajari operasionalnya, cara inputnya, yang diinput apa saja.
81
2. Hal apa saja yang yang dipersiapkan dalam membangun UNDIP-IR?
Jawab :
Setelah diinstal server dan testing software kemudian ngisi. Saya yang
ditugasin untuk mencoba ngisi dulu sampai 200an judul. Bulan Juni 2009
sudah dianggap stabil, Pada Agustus akhir diadakan pelatihan untuk ngangkat
petugas baru dan saya ditugaskan untuk melatih. Pada awalnya ya cuma
ngirim surat aja meminta untuk dikirim perwakilan ikut pelatihan. Kalo dulu
masih campur-campur belum definitive perpustakaan. Kadang ada petugas
administrasi, sekretaris diikutkan asal berangkat. Kemudian November 2009
ada evaluasi, kok udah ada pelatihan kok masih sedikit?. Dulu dari 200an naik
ke 1000an. Kemudian saya melihat orang-orangnya dan cara penambahan
kontennya yang dulu awalnya dikerjakan oleh 80 orang. Kemudian saya
meminta yang sebaiknya ditunjuk adalah orang-orang dari pepustakaan,
karena mereka sudah kenal dengan pengisian data bibliografi, penentuan
subjek, dan lainnya. Pada tahun 2010 Maret diadakan pelatihan kembali yang
diikuti oleh peserta yang sebagian besar petugas perpustakaan dan hasilnya
mengalami kenaikan jumlah koleksi yang signifikan.
3. Adakah perundingan dan penyepakatan tentang informasi apa saja yang akan
diberikan kepada pengguna? Bagaimana?
Jawab:
Kalo pingin diisi apa kan otomatis yang namanya repositori itu gunanya untuk
menyimpan seluruh hasil karya cipta milik sivitas akademika Undip. UPT
perpustakaan mendigitalkan penelitian dosen, tesis, skripsi, bahan ajar, modul
kuliah. Ya bukannya dirundingkan, karena memang yang namanya Eprints
kan software repositori digital yang digunakan untuk mengelola local content
institusi. Pemilihan software untuk mengelola repositori kan sudah
dipertimbangkan oleh PLTIK. Kalo disini itu jalan dulu, gak butuh paham apa
itu repositori, diisi apa. Jadi jalan dulu, ngisi dulu. Kita gak mikir
kebijakannya apa, langsung kita jalan dulu, ibaratnya kita ngisi gudang dulu.
4. Siapa sajakah pengguna atau komunitas yang berhak mendapatkan simpanan
informasi dari UNDIP-IR? Alasan?
Jawab :
Kalo yang namanya sudah masuk repositori online kan seluruh dunia dan kita
gak bisa mengutamakan pengguna Undip yang menggunakan.
5. Adakah kriteria dalam penunjukan staf pengelola repositori oleh Kepala
Perpustakaan?
Jawab :
Ada, staf TI itu ada 3 orang. Secara tidak langsung sudah ada pembagian job
masing-masing. Ada yang mengurusi software otomasi dan jaringan internal,
kalo saya dulu tugasnya membantu jaringan internal, perbaikan hardware, dan
sebagai web master.
82
6. Adakah alur penyerahan materi digital dari produsen? Jika ada bagaimana?
Jawab :
Ada, yaitu ngikut kegiatan akademik berupa syarat kelulusan mahasiswa harus
menyerahkan hardcopy dan softcopy. Kalo dosen biasanya untuk syarat
kenaikan pangkat.
7. Bagaimana dengan status Hak Cipta setelah dilakukan perjanjian penyerahan?
Jawab :
Kalo wajib serah simpan itu dilakukan oleh mahasiswa, sedangkan sukarela
serah simpan dilakukan oleh dosen. Kalo yang namanya wajib serah simpan
hak cipta dimiliki oleh kampus, kalo sukarela serah simpan dari dosen
biasanya hak ciptanya tetap menjadi milik dosen. Meskipun tidak ada
pedoman secara tertulis.
8. Bagaimana proses transfer dan validasi materi digital sebelum masuk ke
dalam sistem penyimpanan?
Jawab :
Proses transfernya dilakukan datang langsung ke masing-masing fakultas dan
juga bisa melakukan pengiriman melalui email yang sudah disediakan di
dalam UNDIP-IR. Transfer materi digital melalui email bisanya banyak
dilakukan oleh dosen. Untuk validasinya yaitu dilakukan dengan cara
pengubahan format dari Ms. word sama pdf. Kalo yang menyerahkan masih
berupa Ms word maka petugas mengubahnya ke pdf. Sedangkan untuk
metadata itu sudah tercipta dari sistemnya, tetapi kita melakukan modifikasi
subjek dan divisi. Kalo pas pelatihan awalnya kita belum menyadari, yang
penting kita upload aja. Setelah evaluasi, saya membandingkan di ITS ternyata
dilakukan pemecahan karena berpengaruh di Webometrics. Akhirnya saya
menyarankan kepada petugas untuk dilakukan pemecahan. Dikarenakan tidak
ada kebijakan tertulis dan petugas yang banyak, kita tidak bisa melakukan
kontrol penyeragaman.
9. Apa cara yang dilakukan agar materi digital yang tersimpan dapat dipastikan
tetap lestari dan diakses oleh pengguna dalam jangka panjang?.
Jawab :
Berdasarkan pengalaman disini ada backup dengan model mirror server, itu
semacam SOP di IT. Trus kalo bandwitch Undip terakhir yang saya tahu yaitu
300MBPs. Untuk mengatasi mati lampu kita ada genset yang diletakkan
dibelakang perpustakaan agar sistem tetap selalu bisa diakses. Selalu
dilakukan upgrade server jika dimungkinkan perubahan server baru.
10. Adakah panduan secara formal perencanaan pemulihan jika terjadi bencana?
Jawab :
Kalo panduan secara formal atau tertulisnya gak ada, untuk mengahindari
bencana biasanya kebiasaan orang IT itu dilakukan backup paling tidak
sebulan sekali.
83
11. Adakah evaluasi yang dilakukan terhadap hardware dan software setelah
berjalan beberapa tahun?
Jawab:
Ada, evaluasi hardware pernah dilakukan dengan melihat jumlah akses yang
terlalu banyak tetapi terjadi lelet, makanya yang dulunya menggunakan ram
yang kecil kemudian diperbaharui menjadi besar. Evaluasi software itu
dilakukan oleh UPT Puskom yaitu melakukan perubahan versi dari 2 menjadi
versi 3. Ya yang namanya software open source itu harus di upgrade terus
untuk menghindari takutnya banyak lubang misalnya keamanan data.
12. Apakah metadata yang disediakan Eprints sudah mencakup semua yang
dibutuhkan oleh perpustakaan baik deskriptif maupun administratif?
Jawab :
Sudah cukup. Karena Eprints sudah didesain sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan baik metadata deskriptif maupun administratif. Modifikasi
deskriptif yang dilakukan paling penambahan subjek, divisi atau fakultas dan
jurusan.
13. Apakah ada metadata tambahan yang diberikan oleh pengelola untuk
keperluan temu kembali informasi dan pelestarian?
Jawab :
Saya sudah mencoba apapun, kekurangan Eprints itu temu baliknya kurang
bagus. Apapun yang kita ketikkan, semua akan tampil. Jadi gak bisa
memfokuskan hasil pencarian pengguna. Di Eprints itu tidak ada
perangkingan, meskipun sudah memasukan judul yang sangat spesifik pun
tidak ada perangkingan. Kalo penambahan metadata tidak ada, paling cuma
modifikasi penambahan subjek, divisi/fakultas/jurusan.
14. Bagaimana cara memperbaharui pangkalan data jika ada materi baru?
Jawab :
Kalo kita upload aja gak ada penghapusan. Karenakan sejak awal sudah ada
pembagian job tanggung jawab masing-masing antara UPT Puskom dan
Perpustakaan. UPT Perpustakaan melakukan sosionya dan UPT Puskom
teknisnya. Perbaharuan pangkalan data dilakukan jika ada complain dari
pengguna, misalnya mereka melaporkan bahwa karyanya ada yang diplagiasi.
Jadi kita langsung menghapus karya yang plagiasi.
15. Bagaimana cara merawat pangkalan data metadata deskriptif?
Jawab :
Ya paling kalo kita nemuin data yang tidak sesuai dengan cara editing. Kan
kadang ada petugas yang salah upload atau ngisi, jadi bisa kita edit. Kita bisa
lakukan editing metadatanya. Editing itu dilakukan oleh editor.
84
16. Adakah yang memberikan usulan terhadap perubahan media penyimpanan dan
jaringan?
Jawab :
Ada, yang melakukan saran secara teknis yaitu bagian dari UPT Puskom.
Untuk mengenai akses yang lambat biasanya di manajemen jaringan misalnya
IP.
17. Bagaimana strategi preservasi yang dilakukan terhadap software dan hardware
mengingat perubahan teknologi yang semakin pesat?
Jawab :
Kalo kita sudah mendigitalkan ya kita sudah melakukan preservasi, kemudian
kita upload ke repositori ya sudah preservasi. Jadi menurut kita ya seperti itu
yang namanya preservasi. Kalo untuk hardware dan softwarenya ya harus di
upgrade.
18. Apakah repositori mematuhi standar pemeliharaan metadata seperti Dublin
Core, ISO?
Jawab :
Iya, Eprints metadatanya menggunakan DC
19. Adakah perjanjian penyerahan dengan data produsen? Jika ada, apakah
didokumentasikan?
Jawab :
Belum, perjanjian penyerahan itu secara kebiasaan saja dan belum
terdokumentasikan..
20. Apakah kegiatan penguplodan materi digital dilakukan sesuai jadwal?
Bagaimana? Atau bergantung pada produsen untuk memulai penguplodan?
Jawab :
Tidak, penguplodan dilakukan sesuai dengan kesibukan para petugas. Karena
petugas uploadnya itu banyak, jadi saya gak bisa melakukan kontrol untuk
melakukan penyeragaman. Kadang sehari untuk jumlah judul yang terupload
bisa saja 5 judul.
21. Apakah perpustakaan/universitas melakukan pengawasan terhadap
pengelolaan repositori?
Jawab :
Iya, Universitas dan UPT Perpustakaan melakukan pengawasan terhadap
kenaikan jumlah koleksi di repositori. UPT Puskom melakukan pemantauan
terhadap Webometrics.
85
22. Adakah produsen dari luar Undip yang melakukan penyerahan materi
digitalnya? Jika ada bagaimana kontrak kerjasamanya terkait pengelolaan
datanya?
Jawab :
Ada, misalnya ada seminar di Undip dan pembicaranya dari luar. Bisa saja
materinya di upload di UNDIP-IR. Undip kan punya jurnal, kadang ada dosen
luar yang ingin menulis di jurnal kemudian kita masukan aja ke UNDIP-IR.
Hak cipta ya tetap punyanya penulis.
23. Adakah evaluasi yang dilakukan terkait pengelolaan repositori atau kinerja
para staff? Seberapa sering dan hasilnya seperti apa?
Jawab :
Ada, evaluasi dilakukan setiap akhir tahun yang diikuti oleh semua petugas
perpustakaan. Yang dievaluasi biasanya jumlah yang diupload, prosedur
penguploadan.
24. Adakah tim identifikasi yang memantau jumlah pengiriman data demi
memenuhi kebutuhan pengguna?
Jawab :
Ada, yaitu UPT Puskom dan UPT Perpustakaan.
25. Adakah promosi yang dilakukan perpustakaan tentang UNDIP-IR?
Bagaimana?
Jawab :
Ada, promosi dilakukan dengan cara membuat leaflet, dan berita repositori di
website, user education dilakukan di masing-masing fakultas.
26. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk menilai seberapa baik jumlah akses
yang dilakukan pengguna terhadap UNDIP-IR?
Jawab :
Upaya yang dilakukan ya melihat jumlah statistiknya, bisa dilihat perminggu,
perbulan, pertahun. Eprints menyediakan trafik jumlah akses yang dilakukan
oleh pengguna seluruh dunia.
27. Bagaimana panduan pengguna mengakses UNDIP-IR?
Jawab :
Melalui brosur yang sudah disebarkan, didalamnya terdapat panduan
penelusuran yang dapat dilakukan melalui simple search/advance search, by
year, subject, faculty/discipline, type, dan by journal.
86
28. Apa saja yang berhak didapatkan pengguna dari setiap materi digital yang
tersimpan? Full text atau tidak?
Jawab :
Kalo dulunya pertama kali, kita memberikan secara fulltext tanpa dilakukan
pemecahan. Tetapi setelah dilakukan evaluasi, maka dilakukan pemecahan per
bab. Dan untuk bab yang penting makanya dilakukan penguncian. Pengguna
yang ingin mendapatkan fulltext maka bisa mengunjungi fakultas yang
bersangkutan, ato meminta izin kepada penulisnya.
29. Apakah ada kebijakan untuk memastikan agar informasi terhindar dari
plagiasi?
Jawab :
Kalo untuk kebijakan tertulis itu gak ada. Untuk kebijakan itu semuanya
merupakan inisiatif dari masing-masing fakultas.
30. Bagaimana cara yang harus dilakukan pengguna jika ingin mendapatkan
materi digital secara fulltext? Jika ada pembatasan penyebaran?
Jawab : Ya bisa datang langsung ke perpustakaan yang mereka inginkan ato bisa
menghubungi penulis yang bersangkutan.
31. Adakah kebijakan tertulis yang dibuat lembaga untuk melindungi dan
menjamin informasi agar tidak mengalami kerusakan dan plagiasi?
Bagaimana?
Jawab : Gak ada, Cuma dulu tahun 2011 sempat ada surat edaran dari PR I yang
mewajibkan dosen, mahasiswa untuk mengunggah publikasinya di repositori
tapi saya belum menemukan arsipnya. Kebijakan itu ya yang nerapkan ya
perpustakaan, fakultasnya atau jurusannya otomatis kan itu semacam ada
penyerahan hak cipta. Karena di Undip itu berpandangan bahwa selama
mahasiswa kuliah itu hak ciptanya milik universitas.
32. Bagaimanakah cara yang dilakukan agar informasi yang disimpan dapat
tersedia bagi pengguna dalam waktu yang tidak ditentukan? Ditinjau dari segi
skalabilitas software, hardware, dan sistem yang terkait dengan pengelolaan
UNDIP-IR?
Jawab:
Dilakukan backup, upgrade software dan hardware, penambahan bandwitch
jaringan, pemasangan genset untuk mengatasi mati listrik.
87
33. Bagaimanakah implementasi model OAIS dalam pengelolaan repositori digital
UNDIP-IR?
Jawab:
Kita tidak tau implementasi model apa yang dijalankan dalam pengelolaan
Undip IR. Karena semua yang berjalan atau terjadi itu terjadi dengan
sendirinya tidak ada perencanaan dalam organisasi ataupun proses untuk
mempelajari teori-teori tentang hal itu. Pengetahuan mengenai repositori ,
OAIS dan sebagainya itu kan masih sangat minim di sekolah-sekolah
perpustakaan di Indonesia. Saya sendiri juga baru mengetahui setelah sekolah
S2 di UIN Yogya.
Semarang, 18 Mei 2015
Mengetahui,
ttd
Sugeng Priyanto, S.S., M.IP
Informan
Keterangan,
Jawaban pertanyaan di atas, telah dikonfirmasi kepada informan. Sebagai bahan
buktinya informan telah membubuhkan tanda tangan pada lembar hasil
wawancara ini.
88
Lampiran 5. Contoh Salah satu Syarat Bebas Perpustakaan
Syarat Bebas Perpustakaan Fakultas Sains dan Matematika Undip :
1. Tidak memiliki tanggungan pinjaman koleksi di Perpustakaan FSM
2. Menyerahkan Skripsi dalam bentuk hard 1 eks.
3. Menyerahkan Abstrak dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris
rangakap 2 (dua)
4. Menyerahkan softcopy skripsi dalam format PDF dan/ Word
Format pengumpulan CD Skripsi Fakultas Sains Dan Matematika Undip
1. File berbentuk .pdf semua atau disertai file dalam format word
2. Isi CD sama persis dengan hardcopy,
3. Lampiran diharapkan berbentuk .pdf, kecuali peta dapat berbentuk .jpg
4. Untuk Skripsi/Thesis/Disertasi Naskah Publikasi harus disertakan
5. Untuk lembar pengesahan sudah ditandatangani kemudian discan
6. Penamaan file:
1. Cover, judul, lembar ujian, lembar pengesaha, kata pengantar
dinamakan 1_pendahuluan.pdf
2. Sari, abstrak, dinamakan 2_abstrak.pdf
3. Daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, daftar lampiran dinamakan
3_daftarisi.pdf
4. Pendahuluan diberi nama 4_pendahuluan.pdf Seterusnya urut nomor
dan nama Bab
5. Landasan teori diberi nama 5_landasanteori.pdf
6. Metode penelitian diberi nama 6_metodepenelitian.pdf
7. Hasil dan Pembahasan diberi nama 7_pembahasan.pdf
8. Penutup, diberi nama 8_penutup.pdf
9. Daftar pustaka diberi nama 9_daftarpustaka.pdf
10. Lampiran diberi nama 10_lampiran.pdf Jika ada lebih dari satu
lampiran maka dibuat nama urut, misalnya 1. 10_lampiran1.pdf 2.
10_lampiran2.pdf dan setersnya
11. Naskah Publikasi diberi nama NaskahPublikasi.pdf
12. 12. Slide presentasi, diberi nama presentasi.pdf
INSTITUTIONAL REPOSITORY atau disingkat IR adalah sebuah situs web yang berfungi
sebagai media untuk menyimpan, mengelola dan menyebarkan hasil-hasil penelitian atau
dokumen ilmiah lainnya yang dimiliki dan didistribusikan secara elektronik/digital dan terbuka
agar dapat dinikmati oleh publik dengan gratis (open access).
Untuk melihat
koleksi terbaru
Alamat url : http:/repository.polines.ac.id
Klik untuk login /masuk
Untuk browsingrepository
MODUL PELATIHAN PENGELOLAAN INSTITUTIONAL REPOSITORY
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG
Oleh Sugeng Priyanto, SS, MIP
LOGIN
Untuk dapat login/masuk maka anda harus terdaftar di repository dengan 3 level yaitu :
User : dapat mengupload dan mengisikan data bibliografis tetapi tidak dapat mempublish (moveto repository)
Editor, memiliki hak seperti user ditambah dengan dapat mempublish (move to repository) danmenghapus item
Administrator, memiliki hak seperti user dan editor ditambah dengan mampu mengelola useraccount dan sistem
Masukkan username dan password anda di layar login spt di bawah ini :
Maka akan tampil tampilan pengelolaan item (manage deposits) spt di bawah ini :
Apabila telah ada koleksi yang diupload maka akan tampil seperti di bawah ini
Klik untuk
mengedit
Warna ungu menunjukkanbahw item tsb masihunder review
Warna hijau menunjukkanbahw item tsb masihsudah dipublish
Jumlahitem
Tahapan Upload Dokumen ke Repository
Ada 6 tahap yang harus dilakukan untuk menguplod dokumen ke repository yaitu :
1. Type : memilih jenis item dokumen yang akan diupload
2. Upload :mengupload file dokumen digital ke dalam repository
3. Details : mengisi data bibliografi dokumen
4. Subjects : Memilih subject
5. Deposit : Memasukkan dokumen ke dalam repository akan tetapi masih dalam kondisi under
review
6. Move to Repository : Mempublish item agar dapat tampil di repository dan dapat ditelusur
melalui mesin pencari
Koleksi Local content yang dapat dupload ke Institutional Repository yaitu:1. Article yaitu artikel-artikel hasil penelitian yang telah/sedang diterbitkan di jurnal-jurnal
nasional/internasional baik jurnal yang dihasilkan oleh institusi maupun hasil tulisan dari
internal dosen yang diterbitkan di jurnal di luar institusi.
2. Monograf yaitu makalah dan laporan hasil penelitian yang tidak diterbitkan atau dipublikasi
3. Book yaitu Buku Teks, buku ajar, ataupun bab dalam buku yang dihasilkan oleh internal institusi.
4. Conference/workshop yaitu makalah pertemuan, konferensi, seminar, workshop yang
diselenggarakan oleh institusi maupun diikuti oleh sivitas akademika di luar institusi sebagai
pembicara
5. Thesis yaitu Tugas Akhir, Laporan Akhir, Skripsi, thesis, disertasi,
6. Teaching Resources yaitu Bahan-bahan kuliah atau handout kuliah, GBPP, silabus, bahan ajar
7. Audio / video dokumentasi kegiatan institusi.
8. Dokumentasi/Arsip manajemen yaitu Surat Keputusan, Surat Edaran, dan lain-lain yang tidak
confidential/ bersifat penting dan rahasia
9. Dokumen paten, dan dokumen lain yang belum disebutkan
Dokumen-dokumen di atas dapat di-online-kan secara bebas dalam bentuk file dokumen PDF (portabledocument format), ps (post script) dengan catatan bahwa dokumen tersebut tidak bersifat Rahasia atauConfidential.
User Editor danAdministrator
Tahapan TYPE (memilih jenis item)
Maka akan tampil pilihan jenis koleksi yang mau diupload ke repository
UPLOAD
Pilih dokumen yang mau diupload, klik browse kemudian pilih file yang mau diupload, klik upload
Maka akan tampil file yang sudah diupload beserta pengaturannya yaitu jenis konten, format, privasi,lisensi dan embargo
DETAILS
Selanjutnya menuju ke langkah pengisian detail koleksi (data bibliografis). Untuk field yang anda tandabintang maka berarti field tersebut harus diisi (tidak boleh kosong), apabila kosong maka akan tampilperingatan bahwa ada field yang belum diisi datanya. Sebaiknya semaksimal mungkin field-field detailsitem diisi dengan data yang valid karena data tersebut akan memudahkan dalam pencarian koleksi.
Contoh dibawah ini untuk detaik item jenis Article yaitu jurnal
Detail Item Artikel (lanjutan)
Details Item Jenis Monographs (Laporan penelitian, makalah dll)
Details Item Jenis Conference (Seminar, Workshop, Pertemuan dll)
Details Item Jenis Book (Buku Full Teks)
untuk materi buku yang diupload per bab / tidak full teks masukkan ke jenis item Book section
Details Item Jenis Thesis (TA, Skripsi, Tesis, Disertasi)
Detail Thesis (lanjutan)
Details Item Jenis Teaching Resources (Materi Pengajaran, Bahan Ajar Dosen, Silabus dll)
Teaching Resources (lanjutan)
WARNING
Tampilan peringatan apabila field bertanda bintang tidak diisi
SUBJECT
Klik tanda + untuk menampilkan sub subject, kemudian klik Add untuk memilih subjek yang sesuai
Subjek yang telah dipilih akan tampil di bagian atas. Untuk mengganti subjek yang telah dipilih maka klikremove.
DEPOSIT
Klik Deposit Item Now untuk menyimpan dokumen ke dalam repository. Apabila tidak ada dokumenyang diupload maka akan muncul peringatan seperti di bawah ini
MOVE TO REPOSITORY
Ini merupakan tahapan terakhir untuk mempublikasi dokumen tersebut agar dapat tampil di repositorydan dapat ditemukan dari mesin pencari. Klik Move to repository untuk menampilkan dokumen, DestroyItem untuk menghapus item.
Maka akan tampil di repository seperti di bawah ini
Klik untukedit item
EDIT ITEM
Seorang editor dapat mengedit item yang telah tampil di repository denga
Sekian dan Terima kasih.
114
Lampiran 13
CURRICULUM VITAE
A. DATA PRIBADI
Nama : Satria Gamala
Tempat/Tanggal Lahir : Aek Tarum, 20 April 1993
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
Umur : 22 tahun
Tinggi Badan : 173 cm
Berat Badan : 62 kg
Status Perkawinan : Belum Kawin
Alamat Asal : Dusun III Aek Nagali,
Kecamatan Bandar Pulau, Kabupaten Asahan,
Sumatera Utara
Telepon : 0896 0445 3922, 0853 8502 9303
Email : [email protected]
B. PENDIDIKAN FORMAL
1998-2004 : SD Negeri 014659 Perkebunan Aek Tarum,
Asahan, Sumatera Utara
2004-2007 : SMP Negeri 1 Pulau Rakyat, Asahan, Sumatera Utara
2007-2010 : SMA Negeri 2 Kisaran, Asahan, Sumatera Utara
2011-2015 : Program Studi Ilmu Perpustakaan (S1),
Fakultas Adab dan Ilmu Budaya,
UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
C. PENDIDIKAN TAMBAHAN
2010 : Kursus Komputer di Lembaga Pendidikan Komputer Deza Com,
Asahan, Sumatera Utara
2011 : Kursus Bahasa Inggris di ELFAST, Pare, Kediri, Jawa Timur