i

PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN

USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI

DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH

KABUPATEN SUKOHARJO

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

NOVITA NICKEN ANGGRAINI

D1510058

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014

MOTTO

Segala tercapai kalau kamu yakin, keyakinanlah yang membuat semua tercapai.

( Frans Hoyd Zuright “ikuti kata hatimu” )

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah

selesai dari suatu urusan, maka kerjakan dengan sungguh-sungguh pula urusan

yang lain.

( Qs. Al Insyirah : 6 – 7 )

Hargai sebuah kegagalan dan kesuksesan bukan nilai akhir dari hasil akhir tetapi

dari proses perjuangan

( Anonim )

PERSEMBAHAN

Karya yang sederhana ini saya persembahkan untuk :

1. Allah SWT yang telah member kemudahan dan kelancaran dalam

penyusunan Tugas Akhir ini.

2. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dan limpahan kasih

sayang yang teramat besar untuk saya serta selalu memenuhi kebutuhan

saya selama ini.

3. Mama yang berada di Surga semoga beliau bisa bahagia di alam sana.

4. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan

motivasi.

5. Sahabat-sahabatku tersayang SMP, SMA dan angkatan 2010 Manajemen

Administrasi

6. Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah terutama Kepala

Dinas , Kepala Bidang Pengembangan beserta Seksi dan Staf nya. Bapak

Drs. Supangat, MM , Bapak Soeratman, SE Ibu Maryani, SH , Bapak

Muhammad Taufiq, BA , Bapak Sarwoko, SE, MM , Bapak Heru

Setyanto, SH dan Bapak Suhardi, SH yang telah membimbing saya selama

program KKM berlangsung.

7. Almamaterku tercinta

PERNYATAAN

Nama : Novita Nicken Anggraini

NIM : D1510058

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ;

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BIDANG PENGEMBANGAN USAHA

DAN SUMBER DAYA MANUSIA DINAS KOPERASI DAN USAHA

MIKRO KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN SUKOHARJO”adalah

betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir

tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 01 Januari 2014

Yang Membuat Pernyataan,

Novita Nicken Anggraini

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Syukur Alhamdulillah senantiasa penulis mengucapkan Puji dan syukur

kepada Allah SWT, yang telah memberikan hidup dan melengkapi dengan berkat

rahmat, kehendak dan taufi-Nya, serta melimpahkan anugerah dan pertolongan

pada penulis untuk menyelesaikan hidup ini sehingga dapat menyelesaikan

penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA

BIDANG PENGEMBANGAN USAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA

DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH

KABUPATEN SUKOHARJO” guna memenuhi salah satu syarat dalam

memperoleh gelar Ahli Madya di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai

kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan

referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan

dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam melaksanakan penyusunan

Tugas Akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril

maupun materil, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat

:

1. Bapak Prof Dr. Ravik Karsidi, MS selaku Rektor Universitas Sebelas

Maret Surakarta,

2. Bapak Prof Drs. Pawito Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta;

3. Bapak Drs. Sudarto , Msi selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah memberi izin terlaksananya Praktik Lapangan;

4. Bapak Drs. Suryatmojo Msi selaku Dosen pembimbing dalam penyusunan

Tugas Akhir ini yang selalu meluangkan waktu untuk memberi motivasi,

bimbingan dan juga arahan sampai Tugas Akhir ini selesai serta selaku

penguji II dalam Tugas Akhir ini.

5. Bapak Drs. Sudarto Msi selaku penguji I Tugas Akhir

6. Bapak Drs. Supangat MM selaku Kepala Dinas Koperasi dan Usaha

Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten Sukoharjo beserta Kepala Bidang

, Seksi dan Stafnya yang telah memberikan ilmu, arahan, nasehat, izin dan

bimbingan kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan.

7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah

mengajarkan ilmu yang bermanfaat;

8. Segenap staf dan karyawan serta keluarga besar Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik;

9. Papa yang senantiasa memberikan doa, motivasi, dorongan moril maupun

materiil, dan limpahan kasih sayang yang teramat-besar yang diberikan

dengan segala jerih payah tanpa mengenal lelah dan waktu untuk

memberikan kesenangan dan kebahagiaan padaku;

10. Seseorang yang menjadi inspirasi juga yang selalu memberi semangat dan

motivasi;

11. Kakak dan adikku tercinta (Alfian & Bayu) serta sahabatku tersayang

yang selalu mengingatkan dan memberi dukungan;

12. Teman –teman seangkatan dan seperjuangan Diploma III Program Studi

Manajemen Administrasi angkatan 2010 yang telah menemani selama

kuliah;

13. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu;

Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

penulis menerima semua saran, kritik dan masukan yang bersifat mambangun,

Semoga Laporan Praktek Lapangan ini bermanfaat bagi penulis pada khususnya

dan pembaca pada umumnya;

Surakarta, 01 Januari 2014

Novita Nicken Anggrai

DAFTAR ISI

JUDUL ..................................................................................................................... i

PERSETUJUAN ...................................................................................................... i

PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.

MOTTO .................................................................................................................. ii

PERSEMBAHAN ................................................................................................... v

PERNYATAAN ..................................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii

ABSTRAK .............................................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah............................................................................ 1

B. Rumusan Masalah .................................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ................................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ................................................................................. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Arsip ........................................................................................ 5

B. Jenis Arsip .......................................................................................................... 7

C. Fungsi Serta Peran Arsip .................................................................................... 9

D. Tujuan Arsip ....................................................................................................... 10

E. Pengertian Pengelolaan ....................................................................................... 10

F. Sarana Penataan Arsip ........................................................................................ 11

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan .............................................................. 14

H. Sistem Menata Arsip .......................................................................................... 15

I. Penemuan Kembali Arsip ................................................................................... 18

J. Penyusutan Arsip ............................................................................................... 19

K. Pemusnahan Arsip .............................................................................................. 19

L. Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ...................................................... 21

BAB III METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan .................................................................................. 22

B. Jenis pengamatan ..................................................................................... 22

C. Sumber data .............................................................................................. 22

D. Teknik Pengumpulan data ......................................................................... 23

E. Teknik analisi data .................................................................................... 24

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN

A. Deskripsi Lembaga .................................................................................. 25

B. Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan, Golongan/Ruang Gender Pada

Bidang Pengembangan Usaha dan Sumber Daya Manusia Koperasi dan

Usaha Mikro kecil dan menengah Kabupaten Sukoharjo........................ 37

C. Hasil Pengamatan dan Pembahasan......................................................... 38

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................................. 46

B. Saran ........................................................................................................ 47

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 48

LAMPIRAN

ABSTRAK

Novita Nicken Anggraini D1510058. PENGELOLAAN ARSIP PADA

BIDANG PENGEMBANGANUSAHA DAN SUMBER DAYA MANUSIA

DINAS KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH

KABUPATEN SUKOHARJO. Tugas Akhir Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret. 2012. 48 halaman.

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap

organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar

akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu

dibutuhkan, demikian pula pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya

manusia koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten

sukoharjo bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan yang sangat penting

guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di Kantor tersebut.

Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pengelolaan

arsip pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan

usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo.

Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang dapat

memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta beberapa

data yang berada pada bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia

koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo.

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip pula pada

bidang pengembangan usaha dan sumber daya manusia koperasi dan usaha mikro,

kecil dan menengah dinas kabupaten sukoharjo sudah sesuai prosedur dan

dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas dalam penataan,

pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.

Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan

tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar

tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

GAMBAR – GAMBAR KANTOR DAN ARSIP

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kabupaten Sukoharjo

Ruang Bidang Pengembangan Usaha dan SDM

Penataan Arsip di Bidang Pengembangan Usaha dan SDM

Tempat Penyimpanan Arsip dan Perabot

Mobil Dinas Koperasi dan UMKM Ruangan Kepala Dinas Koperasi dan UMKM

Foto Bersama Kabid , Kasi Permodalan dan Kasi Simpan Pinjam Bidang Pengembangan

Foto Bersama Sebagian Pegawai Dinas Koperasi dan UMKM

LAMPIRAN