PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI( PTI )

pertemuan 4

Oleh :L1153

Halim Agung,S.Kom

Membuat amplopJika Anda mengirim surat resmi kepada orang lain atau ke perusahaan lain sebagai mitra bisnis,maka tentu Anda harus mengirim surat tersebutmenggunakan amplop. Agar terlihat rapi dan profesional, maka alamat tujuan pengiriman pada amplop tersebut harus diprint.

Adapun caranya adalah sbb:1. Siapkan terlebih dahulu Amplop dan printer yang

sudah terkoneksi dengan komputer Anda2. Aktifkan ribbon Mailings3. Klik tombol Envelopes, seperti ditunjukkan pada

gambar berikut ini:

Membuat amplop4. Selanjutnya akan muncul kotak dialog

Envelopes and Labels.

5. Lalu pada bagian Delivery Address: masukkan alamat tujuan penerima dan pada bagian Return address masukkan alamat pengirim, seperti gambar berikut ini:

Selanjutnya tekan tombol Options..., untuk melakukan pengaturan lebih lanjut

Jika Anda tidak ingin memberikan alamat pengirim checklist pada Omit. Misalnya Amplop Anda sudah ada kop dan logonya.

Membuat labelAlamat penerima surat juga dapatmenggunakan Label yang akan ditempelkan pada amplop.

Misalnya undangan pernikahan yang sudah dicetak, lalu pada undangan tersebut disediakan tempat penerima undangan yang ditempelkan menggunakan label.

Adapun caranya sbb:1. Buat dokumen baru2. Lalu klik tombol Labels pada ribbon

Mailings

Membuat label3. Maka akan tampil kotak dialog Envelopes and

Labels sebagai berikut :

4. Pada bagian Address masukkan alamat penerima.

5. Bagian Print terdapat dua macam pilihan yaitu:Full page of the same label digunakan untuk

membuat banyak label dalam satu halaman.Single label digunakan untuk membuat satu

label untuk satu halaman.

Membuat mail mergeMail Merge adalah sarana yang disediakan

untuk melakukan pembuatan surat masal, dalam arti bahwa isi suratnya sama namun ditujukan kepada orang atau instansi yang berbeda-beda.

Misalnya surat undangan rapat, pemberitahuan dan penawaran, yang biasanya miliki format yang dan isi atau pesan yang sama kepada perorangan atau instansi tertentu.

Caranya adalah :1. Buka dokumen baru.2. Siapkan sebuah surat, misalnya surat

undangan rapat dosen yang selalu diselenggarakan oleh sebuah perguruan tinggi

Membuat mail merge3. Selanjutnya aktifkan ribbon Mailings4. Lalu tekan tombol Start Mail Merge

sehingga muncul sub menu seperti ditunjukkan gambar disamping.

Lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard ....

Membuat mail merge5. Lalu akan muncul kotak dialog pada

bagian kanan (task pane) dokumen.

6. Pada bagian Select document type pilih Letters

Selanjutnya pada bagian Step 1 of 6, klik Next: Starting document.

Membuat mail mergeMaka akan dilanjukan ke langkah berikutnya. Klik Use the current document.

7. Lalu pada bagian Step 2 of 6, klik Next: Select recipients

.

Membuat mail merge8. Selanjutnya pilih Type a new list

9. Lalu pada bagian Step 3 of 6, klik Next: Write your letter.

Membuat mail merge10. Selanjutnya akan muncul kotak dialog

New Address List, seperti gambar disamping

Lalu klik tombol Customize Columns...

Memasukkan field ke dalam dokumenSetelah selesai Anda membuat DataSourcenya, sekarang saatnya Andamemasukkan field-field tersebut ke dalamdokumen Anda.

Adapun langkah-langkahnya adalah sbb:1. Buka dokumen surat Anda, lalu tempatkan

kursor mouse Anda di tempat yang akan di tempati field-field yang di merge.

2. Lalu tekan tombol Insert Merge Field, pada ribbon Mailings.

Tempatkan kursor Mouse

di sini

Memasukkan field ke dalam dokumen3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog

Insert Merge Field seperti berikut ini:

Pilih Field Status, lalu tekan tombol Insert. Demikian seterusnya sampai semua field yang dibutuhkan di masukkan ke dalam dokumen surat Anda.

Membuat GrafikSeringkali data harus ditampilkan atau di sajikan dalam bentuk grafik, supaya orang lain dapat membaca data lebih cepat dan mudah. Oleh sebab itu, sebelum Anda membuat grafik, perlu Anda menganalisa data-data yang akan ditampilkan supaya sesuai dengan jenis grafiknya.

Adapun cara membuat grafik adalah sbb:Klik ribbon Insert, lalu klik tombol Chartpada Group Illustrations

Contoh grafik: