pengantar bisnis 6

7/21/2019 Pengantar Bisnis 6

http://slidepdf.com/reader/full/pengantar-bisnis-6 1/31

6.1 Pengertian Organisasi

Kata Organisasi memiliki dua pengertian umum.Pengertian pertama berkaitan dengaan suatu lembaga,dan pengertian kedua (Organizing) berkaitan dengan proses. Dalampengertian pertama , organsasi terdiri dari dua orang atau lebih yangbekerja sama dengan cara yang terstruktur untuk mencapai suatutujuan. Sedangkan pengertian kedua, yaitu tentang pengorganisasian(organizing) adalah suatu proses penyusunan struktur organosasiatau pola hubungan antar anggota organisasi yangsesuai dengan tujuan organisasi , sumberdaya-sumberdaya yangdimiliki dan lingkungannya.

4/19/2014Pengantar Bisnis by Ir. Sutan A Bahar,

MM 1



Struktur Organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti :

* Misi, tujuan dan strategi organisasi

* Ukuran atau besar kecilnya organisasi

* Lingkungan organisasi , misalnya lingkungan sosial –budaya,legal/hukum, teknologi dan lain sebagainya.

Dalam mendesain organisasi (Organizational Design), ada 4 langkahyang harus dilakukan seorang Manajer, yaitu :

1. Membagi beban kerja total menjadi aktivitas-aktivitas atau

pekerjaan yang secara logis dapat dilaksanakan seseorang ataukelompok .(Division of Work)

2. Menggabungkan atau mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yangsejenis dan secara logis saling berkaitan. (Departementalization)


MM 2



3. Memerinci siapa yang harus diberikan laporan, dan kepada siapa

laporan tersebut ditujukan. (Organizational Hierarchy)

4. Mengembangkan suatu mekanisme untuk mengintegrasikanaktivitas-aktivitas kerja para anggota organisasi menjadi kesatuanyang terpadu dan memonitor efektivitas dan pengintegrasiantersebut.

6.2 Pembagian Pekerjaan (Division of Work)

Setiap organisasi perlu mempertimbangkan untuk melakukanpembagian pekerjaan . (Diorkovision of Work/ Division of Labor),dalam hal ini seluruh pekerjaan dibagi dalam komponen-komponenkerja yang lebih kecil dan sederhana sehingga para anggota organisasidapat mempelajari dan melaksanakannya dengan lebih mudah.


MM 3



Komponen-komponen kerja seperti yang disebutkan diatas

cenderung akan mengakibatkan munculnya spesialisasi pekerjaan (Jobspecialization). Spesialisasi ini mengacu pada fakta bahwa setiap orang

atau sekelompok orang dalam organisasi melaksanakan sebagiantertentiu darri keseluruhan pekerjaan yang ada dalam organisasi.Spesialisasi pekerjaan dimana setiap orang memiliki dan menjadi ahlidalam pekerjaan tertentu. Disisi lain, speisalisasi pekerjaan yang terlaluberlebihan dapat mengakibatkan kebosanan, penurunanmotivasikepuasan kerja.

6.3 Departementalisasi (Departementalization)

Jaringan hubungsn formal dalam suatu organisasi dapatdigambarkan dalam bagan organisasi (Organization chart) yangmenunjukan bagaimana pekerjaan dalam organisasi terbagi. Dalambagan organisasi, setiap kotak mewakili pengelompokkan dari berbagaiaktivitas pekerjaan yang disebut departemen. Departementalisasimerupakan pengelompokkan aktivitas-aktivitas kerja yang sejenis dansaling berhubungan kedalam suatu unit atau departemen.


MM 4



Departementalisasi memungkinkan manager untuk melakukankoordinasi dan pengawasan dengan lebih mudah. Selain itu

departementalisasi memungkinkan suatu unit atau departemen dalamsuatu organisasi bisnis atau perusahaan dapat diperlakukan sebagaipusat laba (profit center).

Sebagai contoh, dalam suatu Bank jika terdapat sekelompok orang yangbekerja bersama membuat keputusan tentang pemberian fasilitas kreditpada usaha kecil dan bertugas menjalankan kegiatan administratif untukkredit usaha kecil, maka manajer bank tersebut akan mengelompokkanorang-orang tersebut menjadi Departemen Kecil Usaha Kecil.

Bagan organisasi merupakan suatu diagram struktur organisasi yangmenunjukkan satuan-satuan organisasi yang dapat berupa fungsi-fungsi,departemen-departemen, atau posisi-posisi yang ada dalam organisasi

dan bagaimana keterkaitannya satu sama lain.. Bagan organisasi dapatmenunjukkan perbedaan antara departemen lini (line department) dandepartemen staf (staff departement) pada suatu organisasi.


MM 5



Departemen lini merupakan unit/departemen yang bertanggung jawabatas aktivitas utama organisasi atau perusahaan serta memiliki perananutama atas produk yang dihasilkan organisasi.

Departemen staf merupakan unit atau departemen yang berperansebagai pendukung aktivitas dari departemen lini, dengan caramemberikan ketrampilan yang spesifik sertab saran-saran profesional.

Departemen produksi dan departemen pemasaran merupakan sebagiancontoh dari departemen lini, sedangkan contoh departemen staf adalahdepartemen personalia dan departemen legal/hukum.

6.4 Hirarki (Hierarchy)

Apabila pekerjaan telah dibagikan dan pembentukan departementelah dilakukan, maka perlu diputuskan suatu rantai komando (chain ofcommand). Rantai komando adalah suatu proses rencana yang,menjelaskan tentang sistem pelaporan didalam organisasi, siapa yangharus memberi laporan dan kepada siapa laporan tersebut ditujukan.


MM 6



Hasil dari keputusan suatu rantai komando selanjutnyamenimbulkan pola tingkatan-tingkatan yang ada dalam suatu

organisasi yang disebut Hirarki.

Hirarki adalah suatu pola tingkatan dari suatu strukturorganisasi. Tingkatan tertinggi atau puncak dari hirarkiadalah para manager senior yang bertanggung jawab

terhadap operasional organisasi secara keseluruhan,sedangkan yang lainnya yang terdiri dari para manajerlainnya serta karyawan yang menduduki berbagai tingkatanlainnya yang lebih randah dalam organisasi.

Dalam Hirarki organisasi perlu ditentukan juga masalahrentang kendali (span of control)/span of management/spanof authority). Prinsip rentang kendali berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif olehseorang manajer atau atasan.


MM 7



Penentuan rentang kendali yang tepat merupakan hal penting, karena :

Rentang kendali dapat mempengaruhi hubungan kerja dalamorganisasi, jika rentang kendali terlalu lebar, nanajer atau atasan harusmengendalikan jumlah bawahan yang terlalu banyak, sehingga akanmenyulitkan atau tidak efektif. Jika rentang terlalu sempit makapotensi manajer atau atasan tidak digunakan sepenuhnya ataidiabaikan.

Berhubungan dengan struktur organisasi, mempengaruhi polahubungan kerja yang formal antara sesama anggota organisasi.

Semakin sempit rentang manajemen, akan menciptakan TallHierarchies/Tall Organization. Semakin lebar rentang manajemen ,

akan menciptakan Flat Hierarchies/Flat Organization.

Akan mempengaruhi kecepatan proses pembuatan keputusandanpenyebaran informasi dalam organisasi.

4/19/2014 8


http://slidepdf.com/reader/full/pengantar-bisnis-6 9/314/19/2014

Pengantar Bisnis by Ir. Sutan A Bahar,MM 9



Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukanrentang manajemen, antara lain :

Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi, rentang manajemenrelatif lebar jika pekerjaan bersifat rutin, stabil, sejenis independen,terdapat pada prosedur yang jelas dan formal.

Faktro-faktor yang berhubungan dengan bawahan, rentangmanajemen relatif lebar jika bawahan cukup terlatih dan tidakmemerlukan pengawasan ketat.

Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan, rentang manajemendapat rlatif lebar jika atasan terlatih, mendapat bantuan dalamkegiatan pengawasan dan menyukai gaya pengawasan yang lepas.

4/19/2014 10



6.5 Koordinasi (Coordination)

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian aktivitas-aktivitas

atau pekerjaan-pekerjaan yang terpisah didalam organisasi untukmenjamin pencapaian tujuan organisasi secara efektif. Tanpa adanyakoordinasi maka orang-orang akan kehilangan pandangan mengenaiperan mereka dalam organisasi dan cenderung akan melaksanakankepentingan sendiri yang seringkali malah akan merugikan organisasi.

Pembagian pekerjaan dan spesialisasi pekerjaan mengakibatkantingginya kebutuhan akan koordinasi. Namun seringkali terdapatperbedaan dalam sikap dan cara kerja diantara individu-individu dandepartemen-departemen dalam organisasi yang semakin mempersulittugas pengkoordinasian , yaitu :

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuanOrang-orang dari unit kerja yang berbeda cenderungmengembangkan perspektif mereka sendiri terhadap tujuanorganisasi dan bagaimana cara mencapainya.


MM 11



Perbedaan dalam orientasi waktu

Departemen produksi sering berhadapan dengan masalah yang

butuh pemecahan jangka pendek, sedangkan departemen lainnyalebih sering berhadapan dengan permasalahan jangka panjang,seperti yang dialami oleh departemen riset dan pengembangan.

Perbedaan dalam orientasi hubungan antar pribadi

Orang-orang di departemen produksi mempunyai gayakomunikasi yang cepat, hal ini berbeda dengan gaya komunikasiantara orang-orang di departemen risetyang seringkalimembutuhkan diskusi panjang lebar mengenai suatupermasalahan.

Perbedaan dalam formalitasnya

Setiap departemen dalam organisasi mungkin memiliki metoda-metodadan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program kerja dansistem balas jasa bahi karyawannya.


MM 12



Beberapa pendekatan untuk membantu terjadinya koordinasi dalamorganisasi , antara lain :

Mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar

Memperjelas rantai perintah (chain of ccommand) sebagai saranapendukung aliran informasi dalam organisasi , mengembangkanperaturan dan prosedur yang diberlakukan bagi para pekerja,perumusan rencana dan tujuan secara bersama-sama yang akanmeningkatkan interaksi antar individu dalam organisasi. Pendekatan

ini cukup efektif untuk dilakukan pada organisasi yang relatif masihsederhana.

Meningkatkan koordinasi potensial

Jika satuan-satuan dalam organisasi menjadi lebih luas dalam ukurandan fungsinya, maka dapat dikembangkan suatu sistem informasivertikal yang akan menyalurkan informasi lewat tingkatan-tingkatandalam organisasi dan pengembangan hubungan-hubungan yangbersifat lateral /horisontal untuk dipertukarkan dan dibuat padatingkatan hihrarki yang membutuhkannya.

4/19/2014 13



Mengurangi kebutuhan akan koordinasiKebutuhan akan koordinasi yang sangat besar kelebihan beban dantidak akan efisien jika akan mengembangkan cara pengkoordinasiantambahan . Maka yang dapat dilakukan adalah dengan penyediaan

sumber daya tambahan untuk satuan-satuan organisasi ataumenciptakan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri atau independen.

6.6 Struktur Organisasi

Struktur organisasi nerhubungan dengan cara bagaimana aktivitas-

aktivitas atau pekerjaan-pekerjaan organisasi dibagi, dikelompokkan dandikoordinasikan diantara para manajer dan para karyawannya. Secaraformal, departemen-departemen dalam suatu organisasi dapat dibentukantara lain secara fungsional, secara divisional atau bentuk matriks.

Jenis-jenis Orgamisasi antara lain :

a. Organisasi FungsionalDalam organisasi fungsional, setiap orang yang terlibat dalam satuatau beberapa aktivitas yang saling berhubungan akan bekerjabersama dalam satu departemen yang disebut fungsi.

4/19/2014 14



Sebagai contoh , organisasi yang dibagi berdasarkan fungsi mungkinmemiliki departemen yang terpisah untuk produksi, pemasaran dankeuangan. Organisasi fungsional ini merupakan bentuk yang paling

umum dan merupakan bentuk dasarv departementalisasi. Organisasibisnis atau perusahaan kecil dan menengah yang menghasilkanproduk dalam jenis yang terbatas banyak menerapkan bentukorganisasi ini.Contoh Organisasi fiungsional dapat dilihat seperti dibawah ini :

4/19/2014 15

http://zaenalafandi.files.wordpress.com/2011/11/bagan_organisasi.png



Kebaikan dan kelemahan organisasi fungsional :

Kebaikan Organisasi Fungsional :

o Efisien penggunaan sumber daya organisasi dan merealisasikan skalaekonomis , misalnya mencegahduuplikasi perssonalia dan peralatan.

o Garis komunikasiformal serta pembuatan keputusan yang lebihbanyak melalui cara sentralisasi bersifat sederhana dan mudahdipahami.

o Pengawasan lebih mudah karena ruang lingkup pekerjaan para

manajer yang tidak terlalu luas.

Kelemahan Organisasi fungsional :

o Para anggota organisasi cenderung berpandangan lebih sempit dankurang inovatif karena keahlian mereka cenderung terspesialisasi danhanya terfokus pada fungsi /departemen mereka sendiri.

o Pada saat organisasi berkembang dan melakukan perluasan secarageografis atau memperluas lini produknya, sementara manajerfungsional harus melapor pada kantor pusat sehingga pembuatankeputusan yang cepat akan semakin sulit

4/19/2014 16



o Mengkoordinasi para anggota dari masing-masing fungsi atau

departemen yang berbeda bisa menjadi problem bagi manajemenpuncak karena setiap departemen seolah terisolasi dari departemenlainnya.

b. Organisasi Divisional

Jika aktivitas dalam organisasi atau perusahaan menjadi terlalukompleks akibat dari semakin beragamnya produk yang merekahasilkan atau wilayah operasi organisasi menjadi semakin luas , makasangatlah tidak praktis bagi struktur fungsional.

Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi antaralain atas dasar :

Produk atau pasar, misalnya divisi elektronik , divisi otomotif dandivisi agribisnis. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatuatau sekumpulan produk yang saling berhubungan. Dapat diterapkandalam perusahaan yang menghasilkan jenis-jenis produk yangmempunyai teknologi pemrosesan dan program pemasaran yang

sangat berbeda.4/19/2014 17



Wilayah (geografis), misalnya divisi jawa barat , divisi jawa tengah ,

divisi jawa timur dan lain-lain . Banyak diterapkan pada perusahaanyang menjual produknya di berbagai wilayahyang tersebar luas,

misalnya perusahaan jasa seperti retailer, perbankan atau asuransiseringkali membuka kantor-kantor cabang di berbagai wilayah yangberbeda.

Pelanggan , misalnya divisi penjualan eceran, divisi penjualanindustri, divisi penjualan pemerintahan/militer.. Suatu divis I

bertugas menjual sebagian besar produknya kepada kelas pelanggantertentu.

4/19/2014 18



Kebaikan dan kelemahan organisasi divisional :

Kebaikan Organisasi Divisional :

o Proses pembuatan keputusan dan koordinasi untuk setiap satuanorganisasi atau divisi lebih mudah

o Perumusan tanggung jawab lebih jelas , dan pengukuran prestasitergantung dari laba/rugi setiap divisi

o Pandangan manajer divisi serta para anggota organisasi cenderunglebih luas karena terlatih untuk menangani problem-problem yang

lebih komprehensif

Kelemahan Organisasi Divisional :

o Koordinasi untuk keseluruhan organisasi menjadi sulito Persaingan antar divisi yang bersifat merusak dan inkonsistensi

kebijakan antar divisio Pengalokasian sumber daya cenderung sulit dan dapat

mengakibatkan biaya tinggi karena adanya duplikasi sumber dayao Jika pemberian wewenang pada divisi terlalu besar,dapat merugikan

organisasi secara keseluruhan

4/19/2014 19



c. Organisasi Matriks

Organisasi Matriks dikenal juga dengan istilah Hybrid Organizationyang berusaha menggabungkan personalia organisasi dan berbagaispesialisasi pekerjaan untuk menyelesaikan suatu proyek tertentu .Dalam organisasi matriks , setiap karyawan memiliki dua atasan danbekerja dalam dua rantai perintah (chain of command) antara lain :

Rantai perintah pertama mengalir secara vertikal yang berasal darimanajer fungsional dan divisional

Rantai perintah kedua mengalir secara horisontal dari manajer proyekatau tim yang memiliki keahlian dalam bidang tertentu.

Kita dapat membandingkan bagan organisasi produk untuk perusahaanmanufaktur, pembgian berdasarkan produk, dan bagan organisasiproduk /pasar untuk perusahaan manufaktur, pembagian berdasarkangeografi

4/19/2014 20




MM 21

http://zaenalafandi.files.wordpress.com/2011/11/bagan_organisasi2.png




MM 22

http://4.bp.blogspot.com/_E5MffPWJlU0/TOENnAW8PuI/AAAAAAAAADc/bSJ_BDsn7cw/s400/geografis.jpg




MM 23

Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembanganpelaksanaan beragam program atau proyek. Setiap departemen dikepalaioleh vice precident yang mempunyai tanggungjawab fungsional bagi seluruhproyek. Sedangkan setiap manajer proyek mempunyai�projectresponsibility� untuk penyelesaian dan implementasi strategi. Untukmengetahui format struktur organisasi matriks, perhatikan gambar berikut.



Keunggulan dan kelemahan organisasi matriks :

Keunggulan Organisasi Matriks :

o Mendaya gunakan manajer fungsional/divisional denganmenugaskan mereka pada proyek-proyek khusus dan dapatmemperluas wawasan mereka

o Memberikan kesempatan meningkatkan ketrampilan bagi karyawanuntuk bekerja pada area yang berbeda

o Menawarkan fleksibilitas bagi organisasi dalam pemberian tugas

pada karyawano Mendorong kerjasama antar bidang dengan mengelompokkan

karyawan dari berbagai departemen yang berbeda kedalam suatuproyek

Kelemahan Organisasi Matriks ::

o Mengakibatkan pertanggung jawaban ganda dari karyawano Koordinasi sangat sulito Implementasinya membutuhkan waktu dan biaya yang besaro Memerlukan lebih banyak ketrampilan interpersonal dan kerjasama

yang sangat tin ggi

4/19/2014 24



6.7 Organisasi Formal dan Organisasi Informal :

Bagan organisasi dapat memperlihatkan struktur organisasi formal

dan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas-tugas tertentu. Padakenyataannya bagan organisasi tidak dapat memperlihatkan hubunganantar pribadi yang membentuk struktur organisasi informal.

Strruktur organisasi informal merupakan hubungan antar anggotaorganisasi yang dapat mempengaruhi keputusan-keputusan organisasi

tetapi tidak bergubungan dengan struktur organisasi yang formal.Alasan terbentuknya struktur organisasi informal adalah untukmemenuhi kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dipuaskanoleh organisasi formal.

Fungsi yang dilaksanakan oleh organisasi informal :

Mendukung pencapaian tujuan organisasi dengan memungkinkanadanya jalur komunikasi tambahan dan bantuan terhadappelaksanakan tugas menajer.

Memberikan kepuasan dan status sosial yang tidak diberikan olehorganisasi formal


MM 25



Memperkuat norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting

dalam organisasi

Masalah yang dapat ditimbulkan oleh organisasi informal antara laindapat menimbulkan konflik , mendorong penolakan terhadapperubahan, dan dapat menimbulkan desas-desus.

Perbedaan sistem antara Organisasi Formal daan Organisasi Informaldapat dilihat dalam bagan dibawah ini :


MM 26




MM 27



6.8 Sentralisasi dan Desentralisasi Organisasi :

Jika organisasi terus berkembang , maka perlu kiranya

dipertimbangkan untuk melakukan cara pengelolaan yang tepat yangberkaitan den gan bagaimana dan siapa yang berperan dalampembuatan keputusan dalam organisasi.Ada dua cara pengelolaan organisasi yaitu :

a. Sentralisasi

Merupakan pengelolaan organisasi dimana pembuatan keputusanlebihbanyak dimiliki oleh pihak manajemen puncak yangkebanyakan bekerja pada kantor pusat organisasi

Keunggulan Sentralisasi :

* Terdapat pengendalian yang lebih efektif* Pengambilan keputusan lebih cepat dibuat* Pola tindakan yang diambil dapat diseragamkan


MM 28



Kelemahan Sentralisasi :

* Beban kerja manajemen puncak menajdi semakin besar sejalandengan kemajuan organisasi

* Sering terjadi keterlambatan dalam pemberian informasi atauinstruksi dari pusat ke kantor-kantor cabang dan juga biaya operasiuntuk itu cukup besar

* Menghambat munculnya /berkembangnya calon manajer muda

* Kurang dapat menerapkan sistem pertanggung jawaban yang jelas


MM 29



b. Desentralisasi

Merupakan pengelolaan organisasi dimana para manajer tingkatmenengah atau yang tingkatannya lebih rendah memiliki

kewenangan dalam pembuatan keputusan dalam organisasi

Keunggulan Desentralisasi :* Dapat mengurangi birokrasi yang rumit* Dapat mengurangi beban kerja manajemen puncak* Efektif dalam membangun kemampuan sumber daya manusia* Memungkinkan diterapkannya Accountability Management

Kelemahan Desentralisasi :* Memerlukan tenaga kerja yang profesional dalam menerima

delegasi dan tanggung jawab dari pusat organisasi* Organisasi harus berani menanggung resiko jika terjadi kerugian

atau salah dalam pengambilan keputusan* Pola kerja mungkin tidak seragam tergantung pada penerima

wewenang* Perlu adanya komitmen dari manajemen puncak untuk melakukan

delegasi


MM 30




MM 31

pengantar bisnis 6

Documents