Pengalaman Persiapan Sertifikasi ISO 9000:2008

• Balai Bahasa UPI memperoleh sertifikat ISO pada tanggal 18 Mei 2008 dari TUV Rheinland

• Persiapan dilakukan sejak Agustus 2008• Konsultan: Daya Inovasi• Biaya: Konsultan sekitar Rp 30 jt• Biaya sertifikasi tahun pertama: Rp 16 jt• Lembur, ATK, konsumsi, pelatihan: 30jt• Jumlah staff: 12 orang• TOP manajemen: Kepala Balai Bahasa• Manajemen Representative: Sekretaris BB

Langkah Persiapan ISO• Mengidentifikasi tupoksi unit/lembaga• Mengidentifikasi proses bisnis• Menetapkan visi, misi, kebijakan mutu, dan

sasaran mutu• Menetapkan quality plan (5 tahunan)• Menetapkan program kerja tahunan• Menyusun organisasi unit• Membuat uraian jabatan/job description• Membuat matriks kompetensi pegawai• Membuat panduan/manual mutu

Langkah Persiapan ISO

• Membuat prosedur• Membuat instruksi kerja• Membuat catatan mutu/borang/formulir, dll• Mengerahkan sumber daya pendukung• Sosialisasi sistem manajemen mutu• Implementasi SMM• Pelatihan audit internal• Audit internal

Langkah Persiapan ISO

• Melakukan rapat tinjauan manajemen yang membahas (hasil pengukuran kepuasan, pencapaian sasaran mutu, penanganan ketidaksesuaian, compliment, koreksi, tindakan koreksi, dan tindakan pencegahan)

• Pre audit (mengundang audit external non auditor ISO)

• Menyerahkan dokumen ISO ke badan sertifikasi

Langkah Persiapan ISO• Memperbaiki dokumen• Pre audit• Perbaikan temuan pre-audit• Audit final• Penyerahan sertifikat ISO• Persiapan surveilance audit (pengukuran

pencapaian sasaran mutu, RTM)• Pre-audit• Surveilance audit

Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO

• Top Manajemen harus memahami betul klausul ISO

• Top manajemen harus peduli mutu dan terjun langsung menangani ISO

• Top manajemen bekerja bersama-sama dengan staf termasuk dalam lembur

• Tunjuk MR yang mau belajar dan mau bekerja

Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO

• Tetapkan sasaran mutu dengan mengacu kepada kriteria tertentu seperti: BAN PT, ASEAN Quality Network, THE-QS (QS Stars, atau kriteria WCU lainnya) agar ISO dapat meningkatkan kualitas

• Misalnya dalam QS disebutkan: setiap dosen setiap tahun minimal menghasilkan 3 artikel ilmiah dan satu artikel dikutif oleh minimal 3 orang

• Jangan sampai ada yang dapat ISO tetapi akreditasi BAN C

Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO

• Buat prosedur berdasarkan atas praktik yang selama ini dilakukan (say what we do, do what we say)

• Jangan mempersulit diri sendiri dengan membuat prosedur yang tak dapat dilakukan

• Lengkapi setiap prosedur dengan borang yang diperlukan

• Setelah prosedur selesai dibuat segera disosialisasikan dan diimplementasikan. Jangan menunggu prosedur lain siap

Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO

• Buat prosedur untuk setiap proses bisnis yang kita lakukan seperti: perekrutan mhs, registrasi ulang, opspek, matrikulasi, penyusunan kurikulum, pengembangan silabus/sap dan bahan ajar, pelaksanaan KBM, monitoring KBM, UTS, UAS, bimbingan skripsi, cuti, pemerolehan beasiswa, bimbingan akademik, PPL, ujian sidang, wisuda,pengendalian outsourcing, penyusunan jadwal pelajaran, pemilihan dosen berprestasi, penyusunan RKAT, pengadaan barang dan jasa, dll.

Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat ISO

• Sosialisasikan semua prosedur yang telah dibuat dan beri contoh implementasinya.

• Lakukan semua kegiatan yang dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah dibuat.

• Simpan catatan mutu pada folder yang telah disediakan.

• Beri penghargaan pada semua staf berdasarkan kontribusi masing-masing

• Sikapi secara positif setiap saran dari konsultan atau auditor

• Ikuti apa yang disarankan oleh konsultan atau auditor sesuai jadwal yang telah disepakati

Manfaat ISO

• Sadar mutu (PDCA): Continuous quality improvement (Pengukuran kepuasan pelanggan, efektivitas komunikasi dengan pelanggan, pencapaian sasaran mutu, analisis ketidaksesuaian, penyediaan kotak saran, penanganan keluhan, dll)

• Customer focus (pelanggan tidak pernah salah, pelanggan adalah raja, kita adalah pelayan, apa yang kita lakukan adalah demi kepuasan pelanggan)

Manffaat ISO• Memperkecil biaya promosi• Pemasaran yang efektif adalah sistem getok

tular• Jika anda puas beritahu orang lain, jika anda

kecewa beritahu saya• Jika pelanggan puas, pelanggan lain akan

berdatangan.• Jika pelanggan banyak, lembaga kita akan terus

bertahan dan dibutuhkan masyarakat.• Kita akan terus memperoleh rezeki yang terus

mengalir makin besar dan lancar