PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS

WEBSITE PADA KELURAHAN UMBULREJO PONJONG

GUNUNGKIDUL

(Studi Kasus : Kantor Kelurahan Umbulrejo)

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Wahyu Tri Kuncoro

09.11.2851

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2014

ii

iii

THE MAKING OF WEB-BASED POPULATION INFORMATION SYSTEM IN UMBULREJO PONJONG GUNUNGKIDUL

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN BERBASIS WEBSITE PADA

KELURAHAN UMBULREJO PONJONG GUNUNGKIDUL

Wahyu Tri Kuncoro

Tonny Hidayat Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Population information system is intended to improve the efficiency in

terms of community service . Umbulrejo Ponjong Gunungkidul the Village has

been in the form of information systems are still manual so difficult and slow in

the process of adding , changing or deleting data in particular family of data

cards and identification cards . Therefore research needs to be done to develop

demographic information system applications . The purpose of this information

system is to avoid duplication of identity fraud and identity cards as well as to

improve the efficiency in terms of community service .

Departing from the above constraints , then be made to the design of an

information system on population . Expected population census information

systems at the village level will greatly assist government agencies in conducting

population census within the scope of a village . Where the system will perform

the data collection process along with the process of filing papers to every

resident population who come to the district office . Thus the population data can

be obtained easily without having to collect data directly to where the inhabitants

live .

This information system is built using PHP and MySql . Programs created

include data entry , data changes , deletions and population data search . The

system is also able to simplify and save time officers in serving the community .

Keyword : Sisem Information, Village Umbulrejo Ponjong Gunungkidul, Data

Collection, Population.

1

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi seperti sekarang ini,baik di instansi pemerintah maupun

swasta dituntut untuk dapat mengikuti serta mengetahui derasnya arus informasi dalam

segala bidang khususnya dalam bidang komputer. Dengan pemakaian komputer tersebut

akan semakin mempermudah dalam melakukan pengolahan data dan sangat

berpengaruh dalam efisiensi dan efektivitas kerja.Komputer adalah salah satu kemajuan

teknologi yang dalam perkembangannya sangat membantu dalam instansi pemerintah

khususnya untuk meningkatkan pelayanan masyarakat.

Informasi kependudukan merupakan salahsatu faktor yang utama dalam

pemerintahan di desa karena dengan informasi kependudukan ini maka dapat

memudahkan dan mempercepat dalam pelayanan kepada masyarakat. Selain itu sistem

informasi ini juga menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk keperluan tertentu

misalnya data kartu keluarga dan data kartu tanda penduduk. Disamping itu untuk

menghindari adanya pemalsuan dan penggandaan kartu tanda penduduk yang telah

sering terjadi. Dengan adanya sistem informasi kependudukan ini maka diharapkan

pemerintahan di desa dapat membuat program kerja yang baik dan tepat sasaran

disesuaikan dengan informasi yang ada tersebut. Mengingat pentingnya informasi

kependudukan ini diharapkan di desa memiliki informasi kependudukan yang lengkap.

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengangkat judul ”Pembuatan

Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Website Pada Kelurahan Umbulrejo

Ponjong Gunungkidul”. Sistem tersebut adalah berupa perangkat lunak yang berisi

informasi data-data yang terkait kependudukan.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem, Informasi, Sistem Informasi

2.1.1. Definisi sistem Sistem

Beberapa definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dan situasi dimana

pengertian sistem itu akan diterapkan dan digunakan. Berikut adalah beberapa definisi

sistem secara umum:

1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang

sama, sebagai contoh sistem tata surya, sistem komputer, sistem informasi,

sistem pencernaan, dan lain-lain.

2. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan

antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai

suatu tujuan.

2

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.1

2.1.2. Karakteristik Sistem

Untuk Memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem

lainnya2:

1. Batasan (boundary)

2. Lingkungan (environment)

3. Masukan(input)

4. Keluaran (output)

5. Komponen (component)

6. Penghubung (interface)

7. Penyimpanan (storage)

2.2 Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang

mendapatkan informasi akan menadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N.

Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan

keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan

menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.3

Informasi dapat didefenisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah

data.

2.3 Konsep Dasar WWW ( World Wide Web )

Worl Wide Web adalah sebuah sistem yang saling terkait dalam sebuah

dokumen berformat hypertext yang berisi beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara,

video, dan informasi, namun pada saat itu internet telah tumbuh menjadi media

komunikasi global yang dipakai semua orang dimuka bumi.4 Popularitas internet mulai

berkembang pesat seperti jamur dimusim hujan setelah standar baru yaitu HTTP dan

1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal.3 2Hanif Al Fatah,2007,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing

Perusahaan & Organisasi Modern,Andi Offset,halaman 5 3 Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (Edisi keempat; Illionis:

Richard D. Irwin, 1980), hal 125-126

3

HTML diperkenalkan kepada masyarakat. HTML (Hyper Texk Markup Language )

memungkinkan orang untuk menyajikan informasi secara visual lebih menarik.

Prinsipnya www bekerja dengan cara menampilkan file–file HTML yang berasal

dari server web pada program client khusus, yaitu web browser. Program browser pada

client mengirim permintaan (request) ke server web kemudian akan dikirim oleh user

dalam bentuk HTML.

2.4 Perangkat Lunak yang digunakan

2.4.1 Web Server Apache

Web server adalah software yang memberikan layanan data yang

berfungsi menerima permintaan HTTP atau HTTPS dari klien yang dikenal

dengan browser web dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman -

halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML.5 Web server

diperlukan agar fungsi-fungsi server pada halaman web yang menggunakan

server side scripting yang ada pada halaman tersebut dapat dieksekusi dan

ditampilkan pada browser. Web server yang banyak digunakan antara lain

Personal Web Server, Internet Information Service (IIS), Apache, Xitami dan lain

sebagainya.

2.4.2 Web Browser

Web browser adalah suatu program atau perangkat lunak yang berfungsi

untuk menghubungkan computer ke internet.6

Software ini kini telah

dikembangkan dengan menggunkan user interface grafis, sehingga user dapat

melakukan ‘point and click’ untuk pindah antar dokumen.

2.4.3 MySQL

MySQL adalah software pengelola database server yang mampu

menerima dan mengirim datanya dengan sangat cepat, multi user serta

menggunakan perintah satndar SQL.7 Sesuai dengan namanya, MySQL

menggunakan bahasa database SQL (Structured Query Language). SQL

merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengelola

database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards

5 Ali Ibtahim,Cara Praktis Membuat Website Dinamis Menggunakan Xampp,Neotekno,hal 2 6 Mico Pardosi,Internet,Indah Surabaya,hal 9

7 Bunafit Nugroho,Database Relasional dengan My SQL,hal 1

4

Institute (ANSI). MySQL termasuk sistem manajemen database yang bersifat

open source. Fungsi utama dalam pengelolaan data seperti tambah, ubah, dan

hapus data, dimiliki oleh MySQL. Dalam pengoperasiannya MySQL dapat

dijalankan melalui perangkat lunak PhpMyAdmin yang terintegrasi dengan

XAMPP.

2.4.4 Adobe Photoshop CS3

Perangkat lunak editor citra buatan Adobe Systems yang dikhususkan

untuk pengeditan foto/gambar dan pembuatan efek. Perangkat lunak ini banyak

digunakan oleh fotografer digital dan perusahaan iklan sehingga dianggap

sebagai pemimpin pasar (market leader) untuk perangkat lunak pengolah

gambar/foto, dan, bersama Adobe Acrobat, dianggap sebagai produk terbaik

yang pernah diproduksi oleh Adobe Systems.. Adobe Photoshop sebagai salah

satu program aplikasi yang sangat powerfull, photoshop telah banyak digunakan

oleh para professional untuk membuat dan memanipulasi gambar, baik untuk

keperluan media percetakan, internet maupun elektronik.8

2.4.5 Adobe Dreamweaver CS3

Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor professional

untuk mendesign web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Web

editor ini sangat diandalkan terutama untuk kompabilitas browser yang

memuaskan dan kemampuan menyisipkan file animasi ke situs web. Program ini

mempunyai hubungan erat dengan program animasi web Adobe Flash.9

Dreamweaver dapat merealisasikan semua rancangan dengan HTML,

atau kombinasi antara Java Script, DHTML dan CSS. Dreamweaver CS3

memliliki peningkatan toolbar, di mana Dreamweaver CS3 dapat digunakan untuk

memodifikasi tampilan toolbar atau menembah fungsi baru. Selain user interface

baru, Dreamweaver CS3 meliliki kemampuan untuk menyunting kode dengan

lebih baik.

8 Jubilee Enteprise,Cara Mudah Menguasai photosop CS4,Elex MediaKomputindo,hal 1 9 Madcoms,Adobe Dreamweaver CS3 dan PHP,Penerbit Andi,hal 3

5

3. Analisis Sistem

3.1. Analisis Kelemahan Sistem

1. Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama dimana bisa dilakukan

analisis masalah-masalah pada sistem yang sedang berjalan, apakah kemungkinan

adanya ketidak beresan seperti kecurangan, kesalahan, kurang efisiensi, kurang

disiplin dan sebagainya, atau masalah yang timbul seiring dengan pertumbuhan

organisasi sehingga kebutuhan informasi meningkat, volume pengolahan data

meningkat atau perubahan prinsip manajemen yang ikut bertambah. Mengidentifikasi

(mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Maka Penulis ingin mengupayakan cara penyampaian informasi yang

efektif dan dinamis.

3.2. Analisis SWOT

Pada suatu perusahaan jarang sekali ditemukan suatu sistem yang sempurna

serta terlepas dari kekurangan. Sebuah sistem dapat dikatakan baik jika sistem yang

digunakan selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem jika bersifat

statis, tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah dapat dipastikan semakin lama

akan semakin mengalami ketinggalan. Pada Twenty One Computer Temanggung,

kekurangan sistem dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan ANALISIS SWOT

yang terdiri dari :

1. Strength (Kekuatan)

a. Jangkauan pasar yang sangat luas, karena pengguna internet yang begitu

banyak dan semakin hari semakin meningkat, tentu saja peluang bisnis di

internet semakin besar. Website dapat diakses dimana saja.

b. Bisa diakses oleh siapa saja, dimana saja, dan kapan saja. Internet adalah

dunia tanpa batas. Informasi Perusahaan atau bisnis bisa dilihat oleh siapa saja,

dimana saja, dan kapan saja.

c. Update Informasi yang fresh, melalui website perusahaan bisa memberikan

informasi terbaru dengan sangat cepat.

2. Weakness (Kelemahan)

a. Susah mencapai target pengunjung, karena banyaknya persaingan di internet,

maka untuk mendapat peringkat bagus di Google menjadi susah.

6

b. Karena tidak bertemu langsung dengan klien, susah untuk mendapatkan

kepercayaan dari klien.

c. Sulitnya berkomunikasi dengan customer yang awam teknologi.

3. Opportunities (Peluang)

a. Semakin meningkatnya pengguna internet khususnya pengguna layanan E-

commerce.

b. Penyampaian informasi produk yang begitu up to date sehingga bisa langsung

di kenal oleh pelanggan.

4. Threat (Ancaman)

a. Salah satu resiko yang harus dihadapi ketika mempublikasikan nomer telepone,

email, dan akun facebook ke dalam website adalah sms atau email SPAM.

b. Maraknya situs jejaring sosial yang memfasilitasi pemasaran produk atau nama

perusahaan dengan gratis.

c. Adanya CMS yang dapat di unduh dengan gratis di Indonesia sehingga banyak

orang dapat membuat website sendiri dengan mudah dengan tools yang telah

disediakan oleh CMS tersebut.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1. Perangkat Keras (Hardware)

peralatan dasar yang dibutuhkan dalam pembuatan website Twenty One

Computer ini yaitu spesifikasinya sebagai berikut :

CPU Intel Dual Core 2.7 G630

Hardisk 500GB

Ram 2.00 GB

VGA : ECS H61

MONITOR LCD LG 15.6”

3.3.2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) :

Berikut perangkat lunak yang digunakan:

Sistem Operasi Windows 7 Ultimate

Macromedia Dreamweaver CS3

Web server Xampp (Apache, Mysql,PHP)

Adobe Photoshop CS3

7

3.3.3. Pengguna (User)

Untuk mewujudkan sistem ini maka diperlukan seorang analisi dan programer

pada tahapan pembuatan. Adapun tugasnya adalah :

1. Admin : mengurusi sistem secara keseluruhan.

2. Programer : Bertanggung jawab mengimplementasikan perancangan dari

analisis kedalam benruk program dan aplikasi secara keseluruhan.

3. Analisis : Seseorang yang bertanggung jawab atas penelitian, perancangan,

dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling

sesuai dengan kebutuhan.

4. User : Pihak yang menggunakan sistem ini yaitu pengunjung website.

3.4. Analisis kelayakan sistem

3.4.1. Kelayakan teknologi

Dalam pembuatan sistus web ini perlu adanya analisis kelayakan baik

pada teknologi hadware maupun software. Pada situs in menggunakan web

hosting. Web hosting merupakan penempatan situs web pada server, sehingga

web tersebut dapat diakses oleh seluruh pengguna internet.

3.4.2. Kelayakan Operasional

Sistem yang dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik dalam

menyediakan informasi yang berkualitas kepada konsumen dan lebih bisa

mengoptimalkan pasar dan sumber daya yang ada, dengan pendayagunaan waktu

dan personil secara efisien,serta dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin

terjadi.

3.4.3. Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini memerlukan kelayakan

peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem. Tuntutan di sini

adalah penggunaan perangkat lunak original. Berdasarkan uraian kebutuhan

perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum karena menggunakan

Windows 7 Ultimate, serta Xampp for Windows dan Mozilla Firefox yang

merupakan software open source. Selain itu, perancangan sistem yang diusulkan

ini tidak melanggar hukum dan peraturan yang berlaku, baik itu peraturan

pemerintah maupun peraturan organisasi tempat penelitian.

3.4.4. Kelayakan ekonomi

Kelayakan ekonomi dianalisa menggunakan kalkulasi yang dinamakan

cost benefit analysis atau analisis biaya dan manfaat. Adapun tujuan dari analisis

8

biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna

apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar” dibandingkan

dengan biaya yang dikeluarkan.

3.5. Perancangan Sistem

3.5.1 Perancangan Proses

Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian di

Twenty One Computer, peneliti mengambil kesimpulan bahwa perlu diadakan

pembuatan sistem. Hal itu disebabkan oleh pentingnya informasi yang lebih

terperinci dan rapi sebagai media promosi ke konsumen. Oleh karena itu, peneliti

mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi untuk

mempermudah pengolahan data promosi serta informasi.

1. Flowchart System yang Diusulkan

Flowchart System adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem

yang digunakan untuk proses pengolahan data.

Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang di Usulkan

9

2. DFD (Data Flow Diagram)

Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan salah satu

bentuk model, salah satunya adalah logical mode yang digambarkan dengan

diagram arus data (data flow diagram). Model ini menjelaskan kepada user

bagaimana nantinya fungsi-fungsi disistem informasi secara logika akan bekerja.

Gambar 3.2 Diagram Level 0

3.6. Perancangan Database

3.6.1 Normalisasi Data

Normalisasi merupakan suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang

memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih yang tidak lagi

memiliki masalah tersebut. Gunanya untuk melakukan verifikasi terhadap tabel –

tabel yang telah dibuat sehingga tidak menimbulkan suatu permasalahan saat data

di tambah, diperbaharui atau dihapus.

3.6.2 Struktur Tabel

Tabel 3.8 Struktur Tabel Admin

Nama Field Tipe Data Keterangan

id(*) Tinyint (2) Id admin

Nama Varchar (64) Nama admin

Username Varchar (32) Username admin

Password Varchar (32) Password admin

Level Tinyint (1) Level admin

10

3.7 Rancangan Interface

3.7.1 Diagram Link

Sistem informasi kependudukan berbasis web ini memiliki beberapa halaman yang

saling berkaitan satu sama lain, hubungan dari halaman yang satu ke halaman yang lain nya

dinamakan link. Dengan adanya link dapat mempermudah pengguna web untuk dapat

berpindah dari satu halaman ke halaman yang lain.

3.8 Perancangan Halaman Web

Berikut antar muka halaman home :

Gambar 3.10 Rancangan Halaman Home

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Pembuatan Database

Gambar 4.1 Database Sistem Informasi Kependudukan

11

4.2 Implementasi Halaman Antar Muka

4.2.1 Halaman Utama Admin

Berikut halaman home admin :

Gambar 4.12 Halaman Home Admin

4.2.2 Halaman User

Berikut halaman user:

Gambar 4.20 Halaman Home Non-Admin

12

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan Kelurahan Umbulrejo Ponjong

Gunungkidul dapat diambil kesimpulan:

1. Pengolahan data penduduk yang efisien sangat dibutuhkan untuk

menghasilkan informasi yang akurat dan cepat.

2. Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul telah mempunyai komputer

namun kapasitas pemakaiannya masih sangat terbatas. Pemakaian tersebut

meliputi pembuatan dan penyimpanan laporan, sementara proses

pengolahan data pendudukmasih bersifat manual. Hal tersebut

menyebabkan terhambatnya proses penyajian data.

Dengan adanya sistembaru di Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul,

diharapkan:

1. Membantu kelancaran, ketepatan dan efisiensi mekanisme kerja dari

pengolahan data penduduk sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal.

2. Dengan adanya program ini, semua aktifitas yang berhubungan dengan

kependudukandi Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul dapat tercatat

dengan rapi dan efisien.

Dengan adanya sistem baru diharapkan dapat memperkecil tindak keteledoran

pegawaidalam penyimpanan data atau dokumen penduduk.

5.2. Saran

Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, serta sebagai pertimbangan bagi

Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkiduldalam usaha meningkatkan pelayanan dan

kinerja sistem, saran yang sayasampaikan adalah:

1. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk dipergunakan dan diharapkan

sistem ini dapat membantumengatasi masalah yang ada,walaupun dalam

pembuatan sistem ini menyadari bahwa sistem ini jauh dari kesempurnaan.

2. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan baikdan lancar apabila semua pihak

yabg terkait ikut mendukung dan menjaga sistem ini.

3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi

kependudukan ini harus selalu di analisa apakah masih layak atau tidak,

sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem demi memenuhi

kebutuhan di Kelurahan Umbulrejo Ponjong Gunungkidul.

13

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto ,HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek.Yogyakarta:Andi Offset

Al Fatta ,Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta:Andi Offset

Daryanto.2010.Teknologi Jaringan Internet.Bandung:Satu Nusa

Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, (Edisi keempat; Illionis:

Richard D. Irwin, 1980)

Ibtahim,Ali.2009.Cara Praktis Membuat Website Dinamis Menggunakan

Xampp.Jakarta:Neotekno

Pardosi,Mico.2000.Internet.Surabaya:Indah

Nugroho,Bunafit.2005.Database Relational dengan My SQL.Yogjakarta:Andi Offset

Enterprise,Jubilee.2009.Cara Mudah Menguasai Photoshop CS4.Jakarta:Elek Media

Komputindo

Anonim.2007.Panduan.Mahir Dalam 7 Hari Adobe Dreamweaver CS3 dan

PHP.Madiun:Andi Offset