PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SISWA BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 1 PACITAN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Robihu Duha

09.11.2920

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

INFORMATION SYSTEM WEB-BASED STUDENT FINANCIAL ADMINISTRATION AT SMP NEGERI 1 PACITAN

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SISWA BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 1 PACITAN

Robihu Duha Krisnawati

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Utilization of information technology by an agency or organization can accelerate

accses information, presentation and timeliness generating accurate information and can provide effective and efficient services.

Junior High School 1 Pacitan is one school that is in Pacitan. With the increase of students each year the school demanding to be able to provide information services for both students and in making the financial statements.

Financial administration of information systems students at Junior High School 1 Pacitan still manual, causing the staff on duty have difficulty in handling the payment process and present the financial statements, as well as recording and reporting errors. Based on these problems, the authors take the title Making Financial Administration Student Information System SMP Negeri 1 Pacitan.

keywords : information, students, School

1

1.1 Pendahuluan 1.1.1 Latar Belakang

Saat ini komputer merupakan perangkat yang sangat dibutuhkan untuk

melakukan pengolahan data dan menyajikan suatu informasi secara mudah, cepat

dan akurat. Dengan informasi tersebut diharapkan dapat mengatasi permasalahan

dalam pengelolaan data, sehingga dapat membantu mempermudah dan

memperlancar dalam pengelolaan data dan penyajian informasi. Pemanfaatan teknologi informasi oleh sebuah lembaga atau organisasi

dapat mempercepat pengasksesan informasi, ketepatan waktu penyajian dan

menghasilkan informasi yang akurat serta dapat memberikan pelayanan yang efektif

dan efisien. 1.1.2 Batasan Masalah

1. Penelitian di lakukan pada SMP Negeri 1 Pacitan 2. Pembuatan sistem informasi administrasi keuangan siswa berbasiskan web 3. Sistem administrasi keuangan siswa ini dikhususkan untuk administrator, Tata Usaha

(TU) dan Kepala Sekolah 4. Sistem administrasi keuangan siswa ini hanya menangani proses pembayaran

tabungan siswa SMP Negeri 1 pacitan setiap bulanya a. Tujuan

Menghasilkan aplikasi sistem informasi administrasi keuangan siswa pada Sekolah

Menengah Pertama (SMP) Negeri 1 Pacitan.

2.1 Konsep dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),

pengolahan (processing), keluaran (output) (Menurut McLeod (2004) sistem adalah

sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk

mencapai tujuan (Yakub, 2012:1).

Sedangkan menurut Jogiyanto (1999) terdapat dua kelompok pendekatan

sistem didalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan pada prosedur dimana

sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan

tertentu, dan pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen,

pendekatan pada komponen dianggap lebih mudah dalam mepelajari sistem untuk

tujuan dan perancangan sistem (Yakub, 2012:1).

2

2.1.2 Data dan Informasi

Data dan informasi merupakan hal yang memiliki keterkaitan satu dengan

yang lainnya, dimana data adalah sebagai sumber informasi. (Nunung Fika Herawati

Efendi, 2010).

Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-

kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang

tertentu yang tidak acak, yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal (Edhy

Sutanta, 2011:13).

Menurut McLeod (2004) data adalah kenyataan yang menggambarkan

adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara

relative tidak berarti bagi pemakai (Yakub, 2012:5).

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu

juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Edhy Sutanta, 2011:13).

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Jogiyanto (1999) Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

(Yakub, 2012:17).

2.1.4 Analisis Sistem

Menurut Jogianto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari sistem

informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponenya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang

terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

2.1.5 Perancangan Sistem Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram merupakan alat untuk membuat diagram yang serbaguna.

Data flow diagram terdiri dari notasi penyimpanan (data store), proses (process),

aliran data (flow data), dan sumber masukan (entity). (Yakub, 2012:155).

Diagram Context Menurut Tom DeMarco (Witarto,2004) bahwa di dalam DFD (Data Flow

Diagram) dibagi menjadi tingkat atas (top), menengah (middle) dan bawah (bottom).

3

Model DFD pada tingkatan paling atas (top) hanya ada satu diagram, yang disebut

diagram konteks (Context Diagram), Sedangkan model DFD pada tingkatan paling

bawah (bottom) terdiri dari sekumpulan gelembung yang tidak dapat

didekomposisilagi, dan disebut fungsional primitives.

Basis Data Menurut Yakub (2012:51) basis data (database) merupakan kumpulan dari

data yang saling berhubungan (punya relasi). Sistem Basis Data

Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-

record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara

data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu

menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses

pengambilan keputusan. (Linda Marlinda,2004:1)

2.1.6 Komponen Dasar Sistem Basis Data Terdapat 4 komponen pokok sistem basis data, yaitu :

1. Data

Yaitu suatu data dalam basis data yang merupakan kumpulan dari berbagai file

dari aplikasi berbeda yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian

yang rangkap dan masing-masing bagian dari basis data dapat diakases oleh

pemakai dalam waktu yang bersamaan untuk aplikasi yang berbeda.

2. Hardware

Terdiri dari semua peralatan computer yang digunakan untuk mengelola sistem

basis data.

3. Software

Yaitu perantara atau interface antara pemakai dengan data fisik pada basis

data.

4. User atau pemakai

3.1 istilah yang dipergunakan dalam Sistem Basis Data

Istilah-istilah yang dipergunakan dalam Sistem Basis Data

1. Enterprise

Yaitu untuk istilah suatu organisasi atau perusahaan.

2. Entitas

Yaitu untuk istilah suatu obyek yang dapat dibedakan dengan objek lainya yang

dapat diwujudkan didalam basisdata.

4

3. Atibute

Yaitu istilah untuk katakteristik entitas tertentu.

4. Data value

Yaitu istilah untuk data actual atau informasi yang disimpan di tiap data element

atau attribute.

2. Record

Yaitu istilah untuh kumpulan suatu isi element data yang saling berhubungan

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

3. File

Yaitu istilah untuk kumpulan suatu record sejenis yang mempunyai panjang

element dan attribute yang sama, namun berbeda-beda data valuenya.

a. Data Base Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang

saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaannya. Database

merupakan kumpulan datanya, sedang program pengelolaannya berdiri

sendiri dalam satu paket program yang berfungsi untuk membaca data,

mengisi data, menghapus data serta melaporkan data dalam database.

4.1 Tinjauan umum 4.1.1 Sejarah di SMPN 1 PACITAN

Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Pacitan adalah salah satu Sekolah

yang ada di Pacitan. Dengan bertambahnya siswa setiap tahunnya maka menuntut

sekolah untuk bisa memberikan pelayanan informasi yang baik bagi siswa maupun

dalam pembuatan laporan keungan.

Sistem informasi administrasi keuangan siswa di Sekolah Menengah

Pertama Negeri 1 Pacitan masih bersifat manual sehingga menyebabkan staf yang

bertugas mengalami kesulitan dalam menangani proses pembayaran dan

menyajikan laporan keuangan, serta terjadi kesalahan pencatatan dan pelaporan,

5.1 Ananlisi 5.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah

yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal

dengan analisis PIECES ( performance, information, economic, control, efficiency,

services).

5

5.1.2 Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

sistem. analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk menghasilkan peningkatan

terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif kinerja

dapat diukur dari Througput dan Respon time, Throughput adalah jumlah dari

pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.

5.1.3 Analisis Informasi (Information Analysis)

Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. Informasi

pembayaran Tabungan pada SMP Negeri 1 Pacitan perlu dilakukan perancangan

dan pembuatan, melihat informasi yang dihasilkan kurang memadai. Analisis

informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan, informasi yang diterima

tepat waktu dan relevan.

5.1.4 Analisis Ekonomi (Economic Analysis)

Masalah ekonomi terkait dengan masalah biaya, dengan adanya kelemahan

dalam pengolahan data yang dilakukan secara manual maka membutuhkan dana

yang lebih banyak. Pemborosan waktu dan alat-alat yang digunakan mengalami

pembengkakan seperti untuk biaya pembelian buku dan alat-alat lainnya, karena

tingkat kesalahan dalam proses pencatatan cukup besar.

5.1.5 Analisis Kontrol (Control Analysis)

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan

sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

5.1.6 Kebutuhan Fungsional

Merupakan analisis yang untuk mendapatkan jenis kebutuhan yang berisi

proses proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem. Kebutuhan

fungsional juga berisi tentang informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam

sistem informasi Pembayaran ini, kebutuan fungsionalnya meliputi:

a) Sistem mampu digunakan untuk proses pembayaran Tabungan , yang meliputi

proses pengolahan data siswa, kelas, data petugas, pembayaran, dan tahun

ajaran.

b) Sistem mamapu digunakan untuk proses pencatatan, penyimpanan data dan

laporan, yang meliputi pencatatan siswa yang sudah melakukan pembayaran.

c) Kebutuhan Non Fungsional

6

d) Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebutuhan yang berisi properti

perilaku yang dimiliki sistem, meliputi:

e) a. Operasional

f) Pembuatan sistem memerlukan sarana dan prasarana yang akan digunakan

dalam mengembangkan sistem baik berupa kebutuhan perangkat keras,

perangkat lunak dan sumber daya manusia.

5.1.7 Analisis Kebutuhan Teknologi

Untuk menjalankan sistem informasi ini dibutuhkan sistem perangkat keras

yang mampu mendukung pengoperasian program.

Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah

system yang baru yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini

tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa besar kegunaan atau

keuntungan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru.

Kelayakan Teknologi

Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah

dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan

dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua

orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user

Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh

menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku,

terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi

pendukung sistem.

Kelayakan Ekonomi

Untuk pengadaan proyek sistem informasi pembayaran Tabungan ini tentu

membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi.

7

Gambar ERD 2.4.8 ( Entity Relationship Diagram)

8

6.1 Rancangan Antar Muka 6.1.1 Rancangan Log In

Rancangan Form Log In merupakan rancangan tampilan pertama yang

muncul pada saat program dijalankan, dimana pada form ini para pengguna atau

operator akan diminta untuk memasukkan username, password, dan juga ada

pemilihan bahasa Indonesia atau Inggris Tahap ini dibuat untuk memastikan bahwa

sistem ini dipergunakan oleh pihak atau staff yang berwenang yang memiliki hak untuk

mengakses program ini.

Rancangan Log In

6.1.2 Rancangan Form Laporan Rancangan laporan harian

Gambar Rancangan Laporan Harian

SELAMAT DATANG DI SISTEM INFORMASI KEUANGAN SISWA

SILAHKAN LOGIN TERLEBIH DAHULU

Username :

Password :

Indonesia/english

LAPORAN TABUNGAN SISWA Tanggal :02-FEB-2013s/d02-FEB-2013 Tahun Ajaran : 2009-2010

Reset

lo

9

LAPORAN TABUNGAN SISWA Tahun Ajaran ............

NO TANGGAL TOTAL PEMBAYARAN MASUK

XX XXX XXX

Total XXX

6.1.3 Rancangan laporan Rekap Pendapata

Gambar Rancangan Rekap Pendapatan Implementasi

6.1.4 Uji Coba Sistem dan Program

Sebelum melakukan implementasi sistem, dilakukan pengujian program

terlebih dahulu. Tujuan pengujian program adalah untuk mengetahui bahwa

komponenkomponen sistem telah berfungsi dengan baik sehingga perangkat lunak

pembayaran siap digunakan. Menurut Pressman Terdapat dua metode untuk

melakukan pengujian program ini yaitu pengujian black box dan white box

1. Black Box Testing

Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username

dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan account yang salah

(tidak sesuai penyimpanan pada database), maka ketika tombol Login di klik

akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar berikut:

Gambar Pesan Kesalahan input username dan password

LOGO

10

2. White Box Testing

Ketika program dijalankan kemudian masuk pada website dengan mengetikkan

localhost/smpn1 pada browser, jika script koneksinya salah maka halaman web

tidak bisa diakses

Akan dilakukan pengecekan kesalahan dengan cara membaca pesan Eror pada

program, kemudian kita betulkan pada script koneksinya :

Gambar Kesalahan Scrip

Kesalahan terjadi pada scrip koneksi pasword yang digunakan pada webserver

tidak sesuai.

6.1.5 Kesimpulan

Dari berbagai uraian yang telah disusun mengenai Sistem Informasi

Administrasi Keuangan Siswa SMP Negeri 1 Pacitan, maka dapat diambil kesimpulan

sebagai berikut :

1. Dengan dibuatnya sistem ini memberikan kemudahan bagi petugas SMP Negeri

1 Pacitan dalam menangani proses pembayaran uang tabungan siswa.

2. Laporan yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktu.

6.1.6 Saran

Adapun saran-saran yang bisa disampaikan oleh peneliti untuk perkembangan

program selanjutnya adalah :

1. Dengan berkembangnya sistem informasi khususnya basis data diharapkan

Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Pacitan memiliki keinginan yang besar

untuk mengembangkan sistem informasi yang ada. 2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan

kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan segera

diperbaiki.

11

DAFTAR PUSTAKA Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset

Anonim. 2010. Panduan Belajar My SQL Database Server. Jakarta mediakita.

Hakim, Lukmanul. 2008. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia.

Komputer, Wahana. 2010. Panduan Belajar My SQL Database Server. Jakarta mediakita. Hakim, Lukmanul. 2009. Jalan Pintas Menjadi Master PHP. Yogyakarta: Lokomedia.

Marlinda, Linda.2004. Sistem Basis Data.Yogyakarta: Andi.

Witarto. 2004.Memahami Sistem Informasi.Bandung: Informatika. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu.