2019

PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN PERANGKAT DAERAH

(Berdasarkan Permendagri No 99 Tahun2018)

Dr. HALILUL KHAIRI, M.Si(Wakil Direktur Pusat Studi Otonomi Daerah, IPDN)

HP. 0811856657

URGENSIEVALUAS I KELEMBAGAAN PERANGKAT DAERAH

1. Beban kerja berubah secara dinamis.2. Visi, misi dan strategi kepala daerah dapat berubah-

ubah.3. Masih terdapat beberapa data indikator yang masih

memerlukan validitas.4. Pembentukan perangkat daerah harus

memperhitungkan kapasitas keuangan daerah.5. Perlu mengetahui dengan pasti efisiensi struktur

perangkat daerah.6. Mengetahui tingkat kematangan perangkat daerah

dalam melaksanakn proses bisnis yang menjaditugas dan fungsinya.

KESESUAIAN UKURAN (T IPE )

Memfokuskan evaluasi untuk menilaikesesuain tipe perankat daerah, cabang dinasdan UPT dibandingkan dengan hasilpemetaan dan rekomendasi hasil evaluasi.Daerah tidak dapat menaikkan tipe perangkatdaerah, cabang dinas dan UPT, namun daerahdapat menurunkan tipe perangkat daerah.

KESESUAIAN KEWENANGAN

Evaluasi difokuskan untuk menilaicakupan tugas dan fungsi suatu perangkatdaerah dengan kewenangan daerahdalam bidang urusan pemerintahan sesuaidengan yang diatur dalam lampiran UU No23 Tahun 2014.

POLA DEPARTEMENTAS I

Evaluasi difokuskan pada konsistensi poladepartementasi yang digunakan dalammembagi tugas dan fungsi pada suatuperangkat daerah. evaluasi poladepertementasi untuk menilai adanyapotensi konflik tugas dan fungsi antar unitkerja dalam satu perangkat daerah.

PRODUKTIVITAS PERANGKAT DAERAH

LANGKAH EVALUAS I PRODUKTIV ITAS

1. Identifikasi pelaksanan tugas layanan utama dari unit kerjaeselon IV lini. Tugas layanan utama adalah tugas yangmenghasilkan layanan kepada masyarakat atau kepadaperangkat daerah lain di luar tugas dalam penyusunan laporan,monitoring, evaluasi, pengelolaan keuangan, pengelolaankepegawaian, koordinasi internal, pengelolaan aset,peningkatan kompetensi, surat menyurat dan arsip unit kerja,dan tugas administrasi lainnya.

2. Identifikasi frekuensi/volume pelaksanaan tugas, durasi masing-masing pelaksanaan tugas yang menghasilkan layanan utama;

3. Sepakati durasi setiap pelaksanaan tugas layanan utama;4. Temukan bukti dukung pelaksanaan tugas dan bukti dukung

hasil pelaksanaan tugas; dan5. Kalikan frekuensi/volume dengan durasi pelaksanaan tugas.

PRINS IP EVALUAS I PRODUKTIV ITAS

Beban kerja untuk menghasilkan layananutama harus lebih besar dari beban kerjauntuk menghasilkan layananpendukung/penunjang.

BEBAN KERJA UTAMA

Yang tidak termasuk beban kerja utama:1. Rapat memberi arahan rutin kepada staf;2. Menyusun rencana kerja harian;3. Membuat laporan harian, mingguan,

bulanan, tahunan kepada atasan;4. Menyiapkan peralatan kerja;5. Administrasi keuangan;6. Monev pekerjaan sendiri;7. Pengembangan diri;8. Lain-lain yang bersifat interal.

PENGUKURAN PRODUKTIV ITAS

1. Waktu kerja efektif dalam 1 tahun = 1250 Jam (Permendagri No12 Tahun 2017).

2. Kegiatan pengembangan diri dan pelaksanaan fungsi internalunit kerja = 30 % dari waktu kerja efektif (375 jam) denganrincian:§ Pengmebangan diri = 60 jam (12 hari per tahun)§ Fungsi internal = 315 jam (1,25 jam per hari).

3. Pelaksanaan fungsi utama = 875 jam (70 %)4. Struktur dianggap sangat tidak produktif jika kurang dari 80 %

dari waktu kerja utama atau kurang dari 56 % dari waktu kerjaefektf (700 jam).

5. Struktur yang sangat tidak efektif fungsinya harus digabungdengan sturktur yang lain.

1. Uraian Tugas Harus Konkrit Menghasilkan satu satuanproses dan satu satuan hasil yang mempunyai objek tunggaldan mempunyai satuan waktu yang tetap.

2. Uraian Tugas Tidak bisa memuat beberapa proses kerjadengan satuan hasil yang berbeda.

Contoh :1. Evaluasi RKA SKPD (Salah: karena tidak jelas objek, proses yang banyak,

dan satuan hasil.2. Verifikasi Kegiatan yang diajukan oleh SKPD dalam RKA SKPD (Benar :

Karena objeknya adalah kegiatan, proses kerja adalah membandingkankegiatan tersebut dan pagu anggarannya dengan KUA PPAS dan satuanhasilnya adalah kegiatan yang sudah terverifikasi).

POLA PENYUSUNAN ANALISIS BEBAN STRUKTUR

Ø Merupakan tujuan dibentuknya unit kerja tersebut.Ø Jelas bentuk barang/jasa yang dihasilkan (dapat diidentifikasi dan

diverifikasi)Ø Jelas penerimanya (bukan unit kerja yang bersangkutan)Ø Urgensi: Adanya gangguan yang pasti terjadi pada penerima jika output

tersebut tidak diterima oleh penerima.

KRITERIA BEBAN KERJA UTAMA

No Uraian Tugas Hasil Penerima KonsekuensiJika TidakDilaksankan

1 KoordinasiPenataan Ruang

SinskronnyaData AntarPD

PD yang tugasnyaberkaitandengan ruang

Dokumen Tata Ruang TidakBisa Disusun

2 PemantauanRapat Desa

Data RapatDesa

PemerintahDesa

Rapat DesaTetap Jalan(tidak adaresiko)

Jabatan : Kasi Promosi Investasi (DPMPTSP)

CONTOH BEBAN KERJA UTAMA

No Uraian Tugas Volume/Frekuensi

Waktu(menit)

Waktu Total Ket

1 Menyusun adminisrasi Tim Promosi

10 10 100 X

2 Mengikuti KegiatanPromosi Investasi

4 1800 7200 √

3 Menyiapkan bahan prmosiinvestasi

4 180 720 √

4 Menyusun Laporan KepadaAtasan lisan/tulisan

480 15 7200 X

5 Menyelesaikan administrasikeuangan tim promosi

120 15 1800 X

6 Menyusun laporan kepadaatasan

48 30 1440 X

CONTOH LANJUTAN……

Dari contoh tadi diketahui bahwa beban kerjautama dari kasi promosi investasi hanya 2yaitu:Mengikuti Kegiatan Promosi Investasi denganwaktu kerja selama 120 jam (7200:60).Menyiapkan bahan prmosi investasi selama 12jam (720:60)Total waktu kerja untuk melaksanakan fungsiutama pada kasi ini sebanyak 132 jam. Sehinggakurang dari 700 jam. Kasi ini direkomendasikanuntuk digabung tugas dan fungsinya dengan kasilain karena sangat tidak produktif dan tidak efisien.

KEGUNAAN EVALUAS I PRODUKTIV ITAS DAN EF IS IENS I STRUKTUR

Evaluasi produktivitas danefisiensi struktur perangkatdaerah digunakan sebagai dasardalam menambah ataumengurangi struktur prangkatdaerah