35

BAB IV

PEMBAHASAN

IV.1 Survey Pendahuluan

PT. Anugerah Indah Makmur adalah perusahaan yang bergerak di bidang

distribusi makanan dan minuman ringan. Persediaan yang diperoleh perusahaan

bersumber dari beberapa pemasok yang mempunyai merk berbeda.

Pelaksanaan audit operasional pada PT. Anugerah Indah Makmur dimulai

dengan tahap survey pendahuluan yang bertujuan untuk memperoleh informasi

mengenai latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang

beruhubungan dengan pengelolaan persediaan dan informasi tersebut dapat

digunakan sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta

mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi.

Tujuan dari kegiatan survey pendahuluan yang dilakukan oleh penulis

dimaksudkan untuk:

1. Meminta informasi mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan yang

berkaitan dengan kegiatan pengelolaan persediaan.

2. Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan serta cara kerja dari fungsi-fungsi

yang berkaitan dengan audit operasional.

3. Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam

kuesioner.

36

Prosedur yang dilakukan pada survey pendahuluan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan pembicaraan dan permintaan izin kepada pemilik perusahaan atau

pengelola perusahaan dan menjelaskan tujuan dan data-data apa saja yang

nantinya akan dibutuhkan untuk membantu proses pelaksanaan skripsi.

2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai :

a. Sejarah perusahaan

b. Struktur organisasi perusahaan

c. Tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam perusahaan

d. Daftar supplier perusahaan

e. Produk-produk yang diperdagangkan

f. Kebijakan dan prosedur perusahaan yang berhubungan dengan

pengelolaan persediaan

3. Melakukan observasi secara langsung ke bagian yang mengelola persediaan

seperti bagian gudang dengan mengamati aktivitas-aktivitas yang dilakukan.

Selain pengamatan atas aktivitas yang dilakukan, juga diajukan beberapa

pertanyaan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan yang

dilakukan oleh PT. Anugerah Indah Makmur.

4. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang atas pengelolaan

persediaan seperti kepala gudang,bagian pembelian dan bagian penjualan

mengenai prosedur pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan tata letak,

pengeluaran dan pengawasan fisik persediaan.

37

5. Mempelajari informasi yang diperoleh dari hasil wawancara mengenai

prosedur pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan tata letak, pengeluaran

dan pengawasan fisik persediaan.

6. Memberikan pertanyaan dengan menggunakan kuesioner yang telah

dirancang sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat menggambarkan apa

yang terjadi di bagian pengelolaan persediaan.

7. Melihat secara langsung tata letak dan cara penyimpanan barang-barang yang

ada di gudang.

8. Mengevaluasi hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan dan kuesioner.

9. Membuat rangkuman atas temuan-temuan yang diperoleh.

IV.2. Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan

Pada tahap ini dilakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara,

pengamatan dan kuesioner terhadap sistem pengendalian internal atas

pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan. Untuk memperoleh data

mengenai kegiatan pengelolaan persediaan pada PT. Anugerah Indah Makmur,

maka dilakukan dengan menyampaikan kuisioner tentang pengendalian internal.

Pertanyaan yang diajukan adalah mengenai hal-hal umum di perusahaan dan

pengelolaan persediaan. Kuisioner tersebut dibagikan kepada bagian yang

bersangkutan. Jawaban tersebut dijawab dengan memberikan tanda pada jawaban

“Y” yang berarti YA dan “T” yang berarti TIDAK. Apabila dijawab “YA”

berarti pengendalian internal perusahaan baik, sebaliknya jika dijawab “TIDAK”

berarti pengendalian internal perusahaan kurang baik.

38

Dari jawaban yang diperoleh dalam kuisioner akan diambil kesimpulan

mengenai kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian internal atas

pengelolaan persediaan dimulai dari barang masuk kemudian menjadi persediaan

digudang sampai barang keluar dari gudang. Apabila terdapat kelemahan yang

ditemukan maka penulis akan berusaha mencari cara mengatasi kelemahan dan

memberikan saran-saran perbaikan kepada perusahaan. Daftar kuisioner

terlampir dalam L1.

Dari hasil kuisioner dalam L1, dapat diketahui bahwa perusahaan secara

umum telah memiliki kebijaksanaan serta prosedur pengelolaan persediaan. Hal

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bagian gudang membuat purchase requisition atas persetujuan dari

atasan.

2. Setiap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan

pengeluaran barang akan diotorisasi oleh pimpinan.

3. Adanya pencocokan jumlah persediaan dengan kartu stock untuk

mencegah terjadinya pencurian dan kecurangan dalam persediaan.

4. Secara berkala (setiap bulan) dilakukan stock opname pada persediaan.

5. Apabila terjadi retur, bagian gudang langsung memberi konfirmasi

melalui surat jalan dari supplier dan melaporkannya kepada bagian

accounting.

6. Pada saat melakukan stock opname, dilakukan tidak hanya oleh bagian

gudang saja tapi juga oleh bagian accounting.

39

7. Estimasi pembelian untuk barang fast moving dilakukan stock dengan

pertimbangan jadwal kedatangan supplier.

8. Bagian penerimaan barang bekerja dengan baik.

Bagian penerimaan selalu melakukan pengecekan atas

kuantitas dan kualitas dari b a r a n g yang datang dengan teliti

dan melakukan pencocokan dengan surat jalan, setelah itu

barang dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan barang.

B a r a n g yang kurang atau lebih segera dilaporkan kepada

bagian pembelian untuk dilakukan konfirrmasi kepada

supplier. Bagian penerimaan juga melakukau pencatatan pada

surat pengantar barang bahwa barang yang diterima perusahaan

telah sesuai, kelebihan, atau kurang.

9. Digunakannya formulir- formulir yang prenumbered (bernomor urut

cetak), seperti puchase order, purchase requisition, surat jalan, bukti

penerimaan barang, bukti pesanan barang, faktur penjualan.

Selain itu, terdapat pula kelemahan- kelemahan pada pengendalian

internal atas persediaan pada perusahaan. Untuk itu penulis mencoba untuk

mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada guna untuk mencari pemecahan

masalah yang diharapkan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut dan

dapat berguna bagi perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa

kelemahan-kelemahan yang berhasil ditemukan oleh penulis, yaitu:

40

1. Tidak terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas dalam

fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.

Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan

pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang, dan sistem

keamanan gudang lemah.

2. Sering ditemukan selisih stock yang cukup besar

Bagian gudang selalu melakukan stock opname secara berkala. Setelah

dilakukan wawancara dengan kepala gudang, diperoleh informasi bahwa

sering terjadi selisih kuantitas antara stock fisik dengan program

akuntansi.

3. Tidak ada prosedur operasional standar (SOP) mengenai persediaan

barang yang tertulis sebagai manual.

4. Terjadi penumpukan barang di gudang.

IV.3. Prosedur Audit Operasional atas Pengelolaan Persediaan

Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan oleh

auditor dalam megumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Untuk mendapatkan

bahan bukti yang kompeten serta untuk menilai efisiensi, efektivitas dan

ekonomis dalam pelaksanaan pengelolaan persedian yang diterapkan oleh PT.

Anugerah Indah Makmur, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai

berikut:

1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan

41

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah kebijakan

pengelolaan persediaan yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan

telah cukup memadai sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan

persediaan yang efektif, efisien dan ekonomis.

Prosedur audit :

a. Melakukan wawancara dengan Top Management untuk mengetahui

apakah perusahaan memiliki kebijakan dalam pengelolaan persediaan

yang dituangkan secara lisan dan tulisan.

b. Dari hasil wawancara tersebut, dilakukan evaluasi terhadap kebijakan

pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan dan mendeteksi

kelemahan-kelemahan yang ada dalam kebijakan tersebut yang

menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan menjadi tidak

efektif dan tidak efisien.

c. Membuat kesimpulan audit.

2. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai keefektifan

prosedur penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian gudang.

Prosedur audit :

a. Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam penerimaan

persediaan untuk mengetahui prosedur penerimaan persediaan.

b. Evaluasi terhadap prosedur penerimaan persediaan serta mendeteksi

kemungkinan kelemahan yang terdapat pada prosedur itu.

c. Melakukan pengujian secara sampling atas catatan penerimaan

persediaan yang dibuat oleh bagian gudang.

42

d. Melakukan obervasi pelaksanaan penerimaan persediaan oleh petugas

yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menerapkan

kebijakan dan prosedur yang berlaku pada perusahaan.

e. Memeriksa secara sampling Purchase Order yang berfungsi sebagai

pesanan pembelian dan surat jalan yang berfungsi sebagai surat bukti

penerimaan barang, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya

ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas antara barang yang dipesan

dengan yang diterima.

f. Memeriksa apakah dalam surat jalan yang dipilih secara sampling

tersebut terdapat otorisasi dari bagian gudang.

g. Memeriksa apakah bagian gudang membuat dokumen Bukti

Penerimaan Barang.

h. Mengevaluasi metode pemeriksaan kualitas barang.

i. Menganalisa kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan

ketidakefisienan dalam proses penerimaan persediaan yang dilakukan

oleh bagian gudang.

j. Membuat kesimpulan audit.

3. Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai keefektifan dan

keefisienan dari aktivitas penyimpanan persediaan (pengaturan tata letak

yang baik dan fasilitas gudang yang memadai).

Prosedur audit :

43

a. Melakukan observasi untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan

proses penyimpanan persediaan dilaksanakan serta fasilitas yang

tersedia.

b. Melakukan wawancara dengan petugas gudang mengenai bagaimana

proses penyimpanan persediaan yang biasa digunakan oleh

perusahaan.

c. Melakukan evaluasi terhadap proses penyimpanan dan tata letak

persediaan yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendeteksi

kelemahan yang dapat terjadi.

d. Melakukan pemilihan barang secara acak kemudian memeriksa

apakah barang tersebut telah disimpan dengan baik.

e. Memeriksa secara sampling apakah setiap barang telah

dikelompokkan sesuai dengan kriterianya masing-masing.

f. Meneliti apakah bagian gudang selalu mencatat perubahan yang

terjadi atas persediaan perusahaan.

g. Membuat kesimpulan audit

4. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk memastikan bahwa

proses pengeluaran persediaan sudah dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

Prosedur audit :

a. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam

proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui prosedur

pengeluaran persediaan yang dilakukan oleh perusahaan.

44

b. Melakukan observasi ke gudang untuk melihat apakah semua

karyawan gudang sudah melakukan prosedur pengeluaran persediaan

sesuai dengan kebijakan dan aturan yang telah diterapkan oleh

perusahaan.

c. Memeriksa secara sampling apakah setiap pengeluaran persediaan

selalu disertai dengan dokumen yang sah yang telah diotorisasi oleh

pejabat yang berwenang.

d. Memeriksa dan mencocokan apakah Rekap Pengeluaran barang sudah

dibuat sesuai dengan dokumen yang sah (Faktur Penjualan).

e. Melihat dan mengecek apakah barang yang dimasukkan ke mobil-

mobil pengangkut sudah diatur berdasarkan faktur penjualan.

f. Melakukan evaluasi terhadap proses pengeluaran persediaan yang

diterapkan perusahaan untuk mendeteksi kelemahan yang dapat

terjadi.

g. Membuat kesimpulan audit.

5. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah

penghitungan fisik persediaan yang dilakukan perusahaan telah dilakukan

secara efektif dan efisien.

Prosedur audit :

a. Melakukan wawancara dengan pihak yang melaksanakan

pemeriksaan persediaan untuk mengetahui prosedur yang diterapkan

oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan fisik persediaan.

45

b. Melakukan pengujian secara sampling atas laporan stock opname

yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang.

c. Melakukan observasi atas aktivitas penghitungan fisik persediaan

yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait untuk memastikan

bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku telah ditaati.

d. Memeriksa apakah telah dilakukan cut-off atas penerimaan dan

pengeluaran persediaan ketika akan melakukan stock opname.

e. Melakukan evaluasi apakah telah dilakukan rekonsiliasi antara hasil

penghitungan fisik persediaan dengan jumlah persediaan pada kartu

persediaan dan program akuntansi.

f. Melakukan analisa terhadap selisih kuantitas persediaan yang

signifikan.

g. Melakukan pengamatan langsung terhadap cara atau prosedur

perusahaan dalam menindaklanjuti atau memproses apabila

ditemukan barang rusak.

h. Menganalisa kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan

ketidakefisienan dalam prosedur penghitungan fisik persediaan.

i. Mengevaluasi prosedur penghitungan fisik persediaan serta

mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat dalam rosedur

tersebut.

j. Membuat kesimpulan audit.

6. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan

Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah metode

pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan

46

mendukung terciptanya pengelolaan persediaan yang efektif, efisien, dan

ekonomis serta untuk mengidentifikasi apakah bagian pencatatan persediaan

telah melaksanakan pencatatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Prosedur audit :

a. Melakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui

metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh

perusahaan.

b. Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut

serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat di

dalamnya.

c. Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan

persediaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait guna memastikan

bahwa pencatatan yang dilakukan telah mengikuti kebijakan dan

prosedur yang berlaku.

d. Melakukan pemeriksaan apakah jumlah persediaan yang rusak telah

dikurangkan dari total persediaan yang tertera dalam kartu

persediaan.

e. Membandingkan data yang ada dalam kartu persediaan yang dibuat

oleh bagian gudang dengan catatan persediaan yang dibuat oleh

bagian akuntansi.

f. Membuat kesimpulan audit.

47

IV. 4. Pelaporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Perbaikan

Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil

wawancara, observasi, dan penyebaran kuisioner pada PT. Anugerah Indah

Makmur yang telah dijabarkan sebelumnya, penulis menemukan adanya

beberapa temuan permasalahan dalam proses pengendalian internal atas

pengelolaan persediaan.

Adapun temuan-temuan tersebut akan dijabarkan berdasarkan “Kondisi”

dari kelemahan pengendalian internal perusahaan tersebut yang menyimpang

dari “Kriteria” yang seharusnya terjadi serta penjabaran mengenai “Sebab” dari

terjadinya kelemahan tersebut sehingga berpotensi menimbulkan “Akibat” yang

dapat merugikan perusahaan. Penulis juga akan memberikan “Rekomendasi”

perbaikan atas kelemahan yang terjadi tersebut untuk membantu pihak

manajemen dalam memperbaiki dan menyusun sistem pengendalian internal

perusahaan yang kuat.

Beberapa temuan audit yang diperoleh selama proses audit dilakukan

antara lain :

1. Kelemahan dalam pengendalian internal

Kondisi:

1) Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan

pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Barang yang

tiba diterima petugas gudang untuk kemudian disimpan di dalam gudang.

Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab terhadap penerimaan

48

barang tetapi juga bertanggung jawab terhadap penyimpanan barang di

dalam gudang. Dalam pengeluaran barang pun dilakukan oleh orang yang

sama. Sehingga bagian gudang mempunyai tanggung jawab atas

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang.

2) Setiap ada penerimaan dan pengeluaran barang, bagian gudang membuat

bukti penerimaan barang dan bukti pengeluaran barang kemudian

mencatat di laporan stock harian. Bagian gudang selalu melakukan stock

opname secara berkala bersama dengan staf akuntansi. Pada saat stock

opname, bagian gudang dan bagian akuntansi mencatat jumlah fisik di

gudang persediaan pada tabel persediaan. Stock opname biasa dilakukan

pada pagi hari sekitar pukul 10.00 sampai pukul 15.00. Setelah selesai,

bagian akuntansi membuat laporan stock dari hasil stock opname dan dari

program akuntansi. Namun sering ditemukan ketidaksesuaian jumlah

antara program dan jumlah fisik. Dari hasil wawancara pada L9

berdasarkan pengalaman sebelumnya yang dialami perusahaan,

perusahaan mendapat kerugian kurang lebih sebesar Rp. 5.000.000,00.

Setelah ditelusuri, hal ini disebabkan karena tindak kecurangan yang

dilakukan oleh bagian gudang tersebut. Untuk mengatasi tindak

kecurangan ini perusahaan membebankan kerugian tersebut pada staf

gudang yang bersangkutan.

3) Perusahaan sudah memiliki standar dalam operasional atas persediaan

barang tetapi untuk manual tertulis belum dibukukan dan dicatat sebagai

pedoman dalam operasional perusahaan karena perusahaan masih

tergolong perusahaan kecil sehingga aliran dokumen dan operasional

49

perusahaan dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan dasar yang

tertulis.

Kriteria:

1) Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan

bagian penyimpanan barang dan pengeluaran karena masing-masing

bagian memiliki tugas yang berbeda. Bagian penerimaan memiliki tugas

dalam memeriksa kualitas barang sedangkan bagian penyimpanan

mempunyai tugas dalam pengelolaaan penyimpanan persediaan dan

bagian pengeluaran barang memiliki tugas dalam memeriksa kualitas

barang yang akan keluar dan memeriksa apakah jumlah yang dikeluarkan

sesuai dengan surat jalan dan faktur. Pemisahan ini juga dilakukan agar

masing-masing bagian dapat lebih berkonsentrasi pada tugasnya dan

memiliki tanggung jawab yang lebih pada apa yang telah menjadi

kewajiban kerjanya. Selain itu dapat meminimalisasi kemungkinan

adanya tindak kecurangan yang dilakukan oleh bagian gudang itu sendiri.

2) Adanya kecocokan antara jumlah fisik saat stock opname dengan

program akuntansi karena data pada program akuntansi pun didapat dari

input pembelian, retur pembelian, penjualan dan retur penjualan sehingga

jumlah persediaan pada program akuntansi dengan jumlah fisik

seharusnya sama.

3) Perusahaan seharusnya memiliki prosedur operasional standar mengenai

persediaan barang sebagai pengendali internal perusahaan jika terjadi

kesalahan dalam operasional dan dapat digunakan sebagai pengendali

atas ukuran kinerja manajemen perusahaan.

50

Sebab:

1) Perusahaan menganggap bagian gudang mampu melakukan dua fungsi

tersebut secara bersamaan. Perusahaan juga akan beranggapan bahwa

lebih efisien apabila penerimaan dan penyimpanan barang yang dibeli

dari supplier dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian gudang, yang

juga akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika ingin bertanya

mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan akan ditujukan

langsung kepada bagian gudang.

2) Terjadi kesalahan dalam penghitungan persediaan di gudang atau

kesalahan dalam proses input data pada program akuntansi. Hal ini juga

dapat disebabkan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab dengan

sengaja mengubah data pada program akuntansi sehingga terjadi

ketidakcocokan misalnya ada data yang dihilangkan atau dihapus.

3) Pada awal beroperasinya, perusahaan tidak memerlukan SOP atas

persediaan barang secara manual (tertulis) karena perusahaan masih

tergolong perusahaan kecil. Aliran dokumen dan operasional perusahaan

dapat dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan dasar yang tertulis

atau yang biasa dikenal dengan prosedur operasional standar (SOP).

Akibat:

1) Dengan adanya penggabungan dua fungsi tersebut dapat menimbulkan

kecurangan dalam pencatatan atas barang yang diterima dari supplier.

Pencatatan barang yang diterima tersebut dapat dimanipulasi dan barang

yang seharusnya masuk ke gudang perusahaan dapat dialihkan

penyimpanannya kepada pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini

51

menjadi tidak efektif di mana petugas gudang tidak dapat berkonsentrasi

pada tugas dan tanggung jawabnya.

2) Ketidakefisiensian ini akan menghambat proses operasional perusahaan

di mana perusahaan seharusnya dapat menjual barang tetapi pada

kenyataannya barang tersebut tidak ada di gudang. Pembebanan terhadap

pihak yang berbuat kesalahan maupun kecurangan juga tidak dapat

langsung dibayarkan oleh pihak tersebut. Mereka biasa membayar semua

yang dibebankan kepada mereka dengan melakukan cicilan sehingga

perusahaan harus mengeluarkan uang perusahaan terlebih dahulu untuk

mengatasi masalah ini.

3) Terjadinya kesalahan prosedur dan pelaksanaan kebijakan perusahaan

menjadi semakin besar karena tidak adanya kebijakan dan prosedur

secara tertulis sehingga pada saat terjadi kesalahan dalam operasional,

tidak ada alat pengendali untuk mengetahui kesalahan yang terjadi karena

tidak ada standar tertulis yang dapat dijadikan sebagai ukuran dalam

penilaian atas kinerja dan menjadi batasan penting dalam operasional

perusahaan. Tidak adanya prosedur dan kebijakan yang jelas dalam

menjalankan kegiatan operasional perusahaan akan menghambat

efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya dan dapat menghambat

aktivitas pengendalian perusahaan tersebut.

Rekomendasi:

1) Perusahaan dapat menambah karyawan agar pelaksanaan beberapa tugas

atau fungsi tidak dilakukan oleh satu bagian saja karena memungkinkan

terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan yang dapat

52

merugikan perusahaan dan memperburuk sistem pengendalian internal

dalam perusahaan. Dengan adanya pemisahan tugas, maka masing-

masing fungsi dapat lebih berkonsentrasi pada pekerjaannya serta lebih

bertanggung jawab terhadap tugasnya. Selain itu, perusahaan juga dapat

melakukan pengawasan yang lebih insentif oleh bagian manajemen,

misalnya bagian manajemen sering melakukan pengecekan terhadap

gudang agar dapat mengontrol kegiatan yang terjadi di dalam gudang

persediaan. Perusahaan juga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi

pengelolaan persediaan barang serta meningkatkan pengendalian aktivitas

perusahaan dengan melakukan pemisahan tugas.

2) Perusahaan lebih memperketat pengawasan terhadap gudang persediaan

agar tidak semua karyawan dapat masuk ke dalam gudang sehingga dapat

mengurangi terjadinya kehilangan dan kerusakan persediaan di dalam

gudang. Perusahaan juga dapat meningkatkan pengamanan terhadap

program akuntansi yang digunakan untuk mencatat persediaan dengan

menggunakan password untuk orang yang berwenang dan mengganti

password secara berkala. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan

sanksi yang tegas kepada setiap karyawan yang melakukan tindakan yang

merugikan perusahaan.

3) Perusahaan harus menetapkan prosedur operasi standar (SOP) atas

persediaan barang secara tertulis dan menjadi baku agar dapat menjadi

alat pengendali internal perusahaan jika terjadi kesalahan prosedur atau

yang lainnya sehingga terdapat pedoman yang jelas mengenai aktivitas

tersebut. Prosedur pengelolaan persediaan barang harus merinci setiap

53

tahapan yang ada dimulai dari proses penerimaan, penyimpanan,

pengeluaran, pencatatan, dan pemeriksaan persediaan barang. Hal ini

dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur dan juga

sebagai kriteria dalam melakukan evaluasi sehingga dapat membantu

perusahaan dalam pengelolaan barang yang efisien, ekonomis, dan

efektif.

Temuan audit atas audit operasional atas pengelolaan persediaan PT. Anugerah

Indah Makmur:

1. Terjadi penumpukan barang di gudang.

Kondisi:

Dari hasil wawancara pada L10 terdapat penumpukan barang di gudang

dalam jumlah 125 karton selama kurang lebih dua bulan. Hal ini disebabkan

karena ada beberapa barang tertentu yang ternyata tidak terjual semua di

pasar, di mana perusahaan tidak mengestimasi terlebih dahulu berapa banyak

jumlah barang yang akan terjual sebelum dilakukan pembelian barang.

Perusahaan telah mengatasi masalah ini dengan menjual barang yang tidak

habis dijual dengan harga yang lebih murah dari harga yang seharusnya.

Tetapi untuk barang yang sudah kadaluarsa (karena makanan dan minuman

ringan), dilakukan pemusnahan oleh pihak perusahaan.

Kriteria:

Seharusnya tidak terdapat penumpukan barang di gudang dan perusahaan

seharusnya dapat mengestimasi berapa banyak barang yang dipesan ke

54

supplier (peramalan penjualan) dan tingkat persediaan barang yang telah

ditentukan sebelumnya sehingga tidak terjadi over stock.

Sebab:

Perusahaan membeli barang tanpa mengestimasi terlebih dahulu jumlahnya

sehingga terjadi over stock.

Akibat:

Akibat yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah beberapa barang tidak dapat

dipakai karena kadaluarsa dan mengalami kerusakan sehingga harus

dimusnahkan. Hal ini akan mengakibatkan biaya penyimpanan perusahaan

semakin besar sehingga modal yang dikeluarkan perusahaan juga semakin

besar yang dapat menyebabkan pemborosan keuangan perusahaan dan

menjadi tidak efisien.

Rekomendasi:

Sebelum pembelian barang, sebaiknya dibuat estimasi terlebih dahulu

sehingga dapat menghemat pengeluaran perusahaan dan tidak terjadi

penumpukan barang di gudang. Walaupun jenis barang tersebut diramalkan

akan laku di pasaran namun dengan daya beli konsumen yang sedang lemah,

tidak semua pelanggan melakukan permintaan barang sehingga perusahaan

sebaiknya membeli barang secukupnya. Jika barang yang dibeli tidak habis

dijual, perusahaan dapat memberikan potongan harga sehingga pelanggan

akan merasa tertarik. Cara ini dilakukan agar perusahaan tidak terlalu rugi

55

jika dibandingkan barang menumpuk digudang dan akhirnya menjadi rusak.

Perusahaan juga seharusnya menetapkan jumlah pesanan optimum untuk

setiap barang yang menjadi persediaan bagi perusahaan. Karena dengan

adanya jumlah pesanan yang optimum akan menghemat perusahaan dalam

hal pengeluaran biaya baik untuk biaya pengiriman dan penyimpanan yang

dilakukan oleh perusahaan melalui bagian gudang. Teknik perencanaan

jumlah persediaan barang ini disebut dengan EOQ (Economic Order

Quantity), yaitu jumlah kuantitas barang yang diperoleh dengan biaya yang

minimal (pembelian yang optimal). EOQ akan menentukan jumlah

persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan. Selain itu, perusahaan

juga dapat menetapkan titik pesanan minimum (ROP). Reorder point (ROP)

merupakan suatu titik di mana harus diadakan pesanan lagi sehingga

kedatangan barang tepat pada waktu di mana persediaan safety stock sama

dengan nol. Hal ini dilakukan agar ketersediaan dan kualitas barang di dalam

gudang terjamin dan tidak menyebabkan adanya barang yang menumpuk di

gudang. Berikut adalah beberapa contoh cara penghitungan menggunakan

EOQ dan ROP:

Keterangan :

Q* = nilai EOQ (unit)

C = biaya pemesanan per pesanan

R = permintaan per tahun (unit)

56

h = biaya penyimpanan

Contoh Soal 1:

William manufacturing company membeli 8000 unit produk setiap tahun dengan

biaya $ 10. Biaya pemesanannya adalah $30 untuk setiap pesanan, dan biaya

penyimpanan per unit setiap tahun adalah $3. Berapa EOQ nya?

Penyelesaian :

Untuk menghitung banyaknya pesanan selama setahun adalah sebagai berikut.

Keterangan :

m = banyaknya pesanan selama setahun (pesanan per tahun)

Total biaya untuk EOQ per tahun:

Keterangan :

TC(Q*) = total biaya EOQ per tahun

P = pembelian untuk satu barang

Reorder Point:

Bila L dinyatakan dalam bulan:

57

Bila L dinyatakan dalam minggu:

Keterangan :

B = Reorder Point (unit)

L = Lead Time (month/week)

Contoh Soal 2 :

Pada Contoh Soal 1, berapa total biaya untuk EOQ per tahun, banyak pesanan

yang harus dipesan selama setahun, dan reorder point bila lead time-nya adalah

dua minggu?

Penyelesaian 2 :

total biaya untuk EOQ per tahun (dalam $):

banyak pesanan yang harus dipesan selama setahun:

reorder point (unit):

Kesimpulan:

Jadi, untuk mencapai nilai yang ekonomis, "William Manufacturing" harus

memesan 400 unit produk dengan total biaya pemesanan sebesar $81200. Produk

58

tersebut dipesan sebanyak 20 kali selama setahun. William Manufacturing harus

memesan pada saat persediaan di gudang tersisa 308 unit.