pelestarian arsip kertas dengan metode...

PELESTARIAN ARSIP KERTAS DENGAN METODE

ENKAPSULASI DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

SARAH NURZANNAH

NIM: 1112025100046

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1439 H / 2017 M

i

ABSTRAK

Sarah Nurzannah (1112025100046). Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode

Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. Di bawah bimbingan

Nuryudi, S.Ag, SS, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas

Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta, 2016.

Tujuan penelitian ini adalah : (1) untuk mengetahui bagaimana kebijakan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi, (2) untuk mengetahui proses

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta kendala-kendala apa

saja yang dihadapi Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan

enkapsulasi. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode

deskriptif dengan menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam

penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka.

Informan dalam penelitian ini berjumlah tiga orang yang terdiri atas Kepala Sub.

Bidang Restorasi dan dua orang Arsiparis bidang Restorasi Arsip Nasional

Republik Indonesia. Dari hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan

bahwa kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi telah berjalan

namun Arsip Nasional Republik Indonesia belum memiliki kebijakan tertulis

mengenai pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi. Di Arsip Nasional

Republik Indonesia memiliki program kerja setiap tahunnya dengan memberikan

bantuan restorasi arsip terhadap daerah di Indonesia yang terkena bencana alam

untuk arsip ijazah, akta kelahiran, KK (Kartu Keluarga) dan lainnya yang masih

bisa untuk diselamatkan.

Kata Kunci: Pelestarian arsip kertas, Enkapsulasi, Arsip Nasional Republik

Indonesia.

ii

ABSTRACT

Sarah Nurzannah (1112025100046). Preservation of Paper Archives with

Encapsulation Methods in National Archives of the Republic of Indonesia. Under

the guidance of Nuryudi, S. Ag, SS, MLIS. Library Studies Program Faculty of

Adab and Humanities State Islamic University Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016.

The objectives of this research are: (1) to know how to preserve paper archive

with encapsulation method, (2) to know the process of preservation of paper

archive with encapsulation method and any constraints faced by National Archive

of Republic of Indonesia in carrying out encapsulation. The method used in the

writing of this thesis is descriptive method by using qualitative research approach.

The data in this research is obtained through observation, interview and literature

review. Informants in this study amounted to three people consisting of Head of

Sub. Field of Restoration and two Archivists of the Archive of the Republic of

Indonesia National Archives. From the results of observations and interviews of

researchers shows that the preservation of paper archives with encapsulation

method has been running but the National Archives of the Republic of Indonesia

does not have a written policy on the preservation of paper archives with

encapsulation method. In the National Archives of the Republic of Indonesia has a

work program each year by providing archival restoration assistance to areas in

Indonesia affected by natural disasters for diploma archives, birth certificates,

Family Card (KK) and others who can still be saved.

Keywords: Preservation of paper archives, Encapsulation, National Archives of

the Republic of Indonesia.

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu‟alaikum Wr. Wb

Segala Puji Bagi Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat karunia

serta bimbingannya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir kuliah

(skripsi) ini dengan lancar dan tepat pada waktunya dengan judul “Pelestarian

Arsip Kertas dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik

Indonesia”. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi

Muhammad SAW.

Pada proses penulisan skripsi ini banyak hambatan yang dihadapi

penulis, namun itu semua merupakan proses pembelajaran. Tersusunnya

penulisannya ini tidak terlepas dari bantuan dan partisipasinya dari berbagai

pihak, oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.A, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak. Nuryudi, S.Ag, SS, MLIS selaku dosen pembimbing skripsi yang

telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahannya, serta telah

meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya kepada penulis sampai dengan

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

iv

5. Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum selaku Dosen Pembimbing Akademik

yang telah membimbing dan memberi saran dalam penyusunan skripsi ini.

6. Kepada seluruh pihak Arsip Nasional Republik Indonesia antara lain: Ibu

Erika, kepada Ibu Widi selaku Kepala Bidang Restorasi Arsip Nasional

Republik Indonesia dan seluruh Arsiparis yang telah memberikan izin

kepada penulis untuk melakukan penelitian dan data-data yang

berhubungan dengan skripsi penulis.

7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah

memberikan ilmu yang berharga kepada penulis.

8. Kedua orangtua tercinta, Alm.Muhammad Muslim, Ibu Fitri Suhan Tika,

Alm. Nenek Kakek tersayang, Tante Susan yang selalu memberikan

dukungan doa, finansial, dan kasih sayang kepada penulis hingga detik ini,

selain itu juga kepada adik-adikku tersayang: Umar, Ghozali, dan Salma

serta sahabat ku Sukma Ilham, Dita Parwitasari, Ummu Salamah, Fadhilah

Fatmala, Nurlela Jamilah, Bintang Bela Adillah dan Aldri Sulaiman Latief

yang sangat membantu saya dalam hal apapun, teman-teman KKN

GALERI yang selalu memberikan semangat hingga penulis berhasil

menyelesaikan skripsi ini. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini.

Wassalamu‟alaikum Wr.Wb.

Jakarta, 5 Juni 2017

Sarah Nurzannah

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i

ABSTRACT............................................................................................................ii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................................... 4

D. Definisi Istilah .............................................................................................. 5

E. Sistematika Penulisan .................................................................................. 7

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip Nasional Republik Indonesia ............................................................. 8

1. Definisi Arsip Nasional Republik Indonesia ............................................ 8

2. Fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia .............................................. 9

3. Tugas Arsip Nasional Republik Indonesia ............................................ 10

B. Kebijakan Pelestarian Arsip ....................................................................... 10

C. Pelestarian Arsip ........................................................................................ 11

1. Pengertian Pelestarian Arsip .................................................................. 11

2. Fungsi Pelestarian Arsip ......................................................................... 14

D. Kertas Sebagai Bahan Arsip ...................................................................... 16

E. Faktor-faktor Perusak Arsip ....................................................................... 19

F. Pencegahan Kerusakan Arsip terhadap Bencana ....................................... 25

G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ........................................................ 27

1. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip ............................................ 27

2. Pengamanan Arsip .................................................................................. 29

H. Usaha Perbaikan Arsip yang Rusak ........................................................... 31

I. Enkapsulasi ................................................................................................ 34

J. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 38

vi

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 41

1. Jenis Penelitian Deskriptif ...................................................................... 41

2. Pendekatan Penelitian Kualitatif ............................................................ 42

B. Sumber Data ............................................................................................... 43

1. Sumber Data Primer ............................................................................... 43

2. Sumber Data Sekunder ........................................................................... 43

C. Pemilihan Informan .................................................................................... 44

D. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 45

1. Observasi ................................................................................................ 45

2. Wawancara ............................................................................................. 46

3. Kajian Pustaka ........................................................................................ 47

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ....................................................... 47

F. Jadwal Penelitian ........................................................................................ 51

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian ............................................................................... 52

1. Sejarah Berdirinya Arsip Nasional Republik Indonesia ......................... 52

2. Visi dan Misi Arsip Nasional Republik Indonesia ................................. 55

3. Struktsur Organisasi ............................................................................... 56

4. Koleksi .................................................................................................... 58

B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 59

1. Kebijakan Enkapsulasi Arsip Nasional Republik Indonesia Dalam

Melaksanakan Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode

Enkapsulasi. ................................................................................................... 60

2. Proses Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi

Di Arsip Nasional Republik Indonesia .......................................................... 67

3. Kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. ............ 76

C. Pembahasan ................................................................................................ 79

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................................................ 90

B. Saran ........................................................................................................... 91

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 93

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Jadwal Penelitian Tahun 2016-2017 .................................................... 51

Tabel 4. 1 Koleksi Arsip Statis Berdasarkan Media di ANRI .............................. 59

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Deputi Bidang Konservasi Arsip ANRI........... 57

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintah Non

Kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada

Presiden Republik Indonesia. Arsip Nasional Republik Indonesia

bertanggungjawab langsung kepada Presiden Republik Indonesia. Arsip-arsip

yang di simpan di Arsip Nasional Republik Indonesia berupa arsip perjalanan

sejarah bangsa Indonesia dari masa ke masa. Arsip tersebut adalah identitas dan

harkat sebuah bangsa Indonesia yang tak ternilai harganya.

Arsip yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia adalah arsip

statis dan dinamis, arsip statis yang ada di Arsip Nasional Republik Indonesia

salah satunya adalah arsip proklamasi kemerdekaan Indonesia, selain itu terdapat

arsip sejarah dari zaman hindia belanda. Untuk arsip dinamis contohnya adalah

arsip sertifikat-sertifikat.

Lembaga arsip dan perpustakaan tidak hanya bertanggungjawab dalam

menyimpan koleksi arsip, tetapi harus melakukan pelestarian arsip dalam jangka

panjang untuk menjaga keamanan isi dari dokumen tersebut dan menjaga fisik

arsip tersebut. Oleh karena itu penting untuk memperhatikan bagaimana cara

teknis pelestarian arsip dan menerapkan kegiatan pelaksanaan pelestarian arsip

kertas.

Banyak lembaga arsip dan perpustakaan yang belum menerapkan dan

melaksanakan kegiatan pelestarian. Perlu adanya penerbit dan penulis buku yang

https://id.wikipedia.org/wiki/Lembaga_pemerintah_nonkementerian

https://id.wikipedia.org/wiki/Lembaga_pemerintah_nonkementerian

https://id.wikipedia.org/wiki/Presiden

2

memahami seluk beluk kegiatan pelestarian arsip kertas khususnya membuat

pedoman buku mengenai pelestarian arsip, pelestarian bahan pustaka, agar

masyarakat dan khususnya arsiparis maupun pustakawan dapat mengetahui lebih

jelas bagaimana cara teknis pelestarian arsip ataupun pelestarian bahan pustaka.

Kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi yang

dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia menggunakan bahan yaitu

dengan plastik astralon dan polyester yaitu dengan cara mengkapsulkan arsip

kertas dengan plastik astralon atau dengan polyester kemudian direkatkan dengan

double tape sehingga melindungi fisik arsip kertas dan isi dokumen tetap aman

dari faktor perusak arsip.

Zaman era globalisasi seperti sekarang ini teknologi semakin berkembang

secara pesat, mayoritas masyarakat belum mengetahui cara dan proses

pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip

Nasional Republik Indonesia. Maka dari itu saya tertarik dan ingin tahu

bagaimana proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip Nasonal Republik Indonesia bukanlah satu-satunya lembaga

pemerintah yang melakukan kegiatan pelestarian arsip, sewaktu penulis

melakukan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia, penulis sempat mengetahui bagaimana kegiatan pelestarian bahan

pustaka di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, di PNRI terdapat

pelestarian dengan metode laminasi, fumigasi dan enkapsulasi. Tetapi untuk di

Perpustakaan Nasional lebih banyak melakukan pelestarian bahan pustaka.

3

Dari hasil observasi awal yang dilakukan oleh penulis di Arsip Nasional

Republik Indonesia, dapat dilihat bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia

melakukan pelestarian dengan metode enkapsulasi, selain itu juga melakukan

dengan metode laminasi. Pelestarian arsip kertas yang dilaksanakan di Arsip

Nasional Republik Indonesia adalah dengan metode laminasi yaitu dengan bahan

tisu jepang dan enkapsulasi yaitu dengan bahan plastik astralon dan polyester.

Masing-masing metode pelestarian memiliki ciri khas tersendiri, bahan, alat yang

berbeda. Pada kegiatan pelestarian di Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki

beberapa kendala.

Dari Observasi awal, Kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam

melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi belum ada

kebijakan tertulis mengenai enkapsulasi yang ditulis langsung oleh Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia. Pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

belum banyak diikuti dan diterapkan oleh lembaga arsip lainnya yang ada di

Indonesia, karena masih terbatasnya informasi mengenai pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi.

Pelestarian arsip kertas adalah usaha penyelamatan dokumen penting

untuk menjaga fisik dokumen serta isi dokumen agar tetap bisa terjaga dengan

baik dan tidak punah ditelan zaman, atau rusak oleh bencana baik bencana yang

disebabkan oleh alam, ruangan penyimpanan arsip kertas, atau akibat faktor

kelalaian manusia. Maka penulis berkeinginan untuk mengangkat permasalahan

ini dalam sebuah penulisan skripsi dengan judul “Pelestarian Arsip Kertas

Dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia”.

4

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, dan

mendapatkan hasil yang baik sesuai dengan apa yang diinginkan, maka perlu

adanya suatu pembatasan masalah. Pembatasan dalam penelitian ini adalah:

a. Kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan

kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi.

b. Proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta kendala-

kendala yang dihadapi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

2. Perumusan Masalah

Agar penulisan lebih terarah dan sesuai dengan masalah yang akan

diteliti pada Arsip Nasional Republik Indonesia, maka perlu dirumuskan

bagaimana pelaksanaan kegiatan enkapsulasi pada Arsip Nasional Republik

Indonesia dengan pertanyaan sebagai berikut:

a. Bagaimana kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam

melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi?

b. Bagaimana proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi beserta kendala yang dihadapi Arsip Nasional Republik

Indonesia?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui bagaimana kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia

dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi.

5

b. Untuk mendeskripsikan proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

2. Manfaat Penelitian

a. Agar menjadi informasi yang bermanfaat bagi penulis dan mahasiswa dan

menambah pengetahuan dan wawasan untuk penulis tentang hal-hal,

permasalahan serta solusi proses dari kegiatan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

b. Mengetahui cara teknis pada bidang pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia agar saat terjun ke dunia

kerja dalam bidang pelestarian arsip sudah memiliki pengalaman.

D. Definisi Istilah

1. Pelestarian

Pelestarian (preservation) menurut definisi yang diberikan oleh International

Federation Library Association (IFLA), mencakup semua aspek usaha

melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode dan teknik, serta

penyimpanannya. Sudarsono (1989:2), menerangkan bahwa pengawetan

(conservation) dibatasi pada kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi

bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Perbaikan

(restoration) menunjuk pada pertimbangan dan cara yang digunakan untuk

memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak.1

2. Arsip

Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan oleh sebuah instansi, lembaga

atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama yang berkaitan

1Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999),

h. 1.

6

dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis. Dengan definisi demikian

arsip memiliki berbagai fungsi bagi instansi, lembaga maupun perorangan.2

3. Arsip Nasional Rebuplik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan salah satu Lembaga Pemerintah

Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun

1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok Kearsipan. Arsip Nasional Republik

Indonesia mempunyai tugas penting dalam penyelenggaraan pemerintahan saat

ini karena arsip sendiri memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori

kolektif bangsa, selain itu Arsip Nasional Republik Indonesia juga berperan

sebagai pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-

Undang Nomor 43 Tahun.

4. Enkapsulasi

Enkapsulasi adalah salah satu cara melindungi kertas dari kerusakan yang

bersifat fisik, misalnya rapuh karena umur, pengaruh asam, karena dimakan

serangga, kesalahan penyimpanan dan sebagainya. Pada umumnya kertas yang

akan dienkapsulasi adalah berupa kertas lembaran seperti naskah kuno, peta

poster dan sebagainya yang umumnya sudah rapuh.3 Kegiatan pelestarian arsip

dengan metode enkapsulasi yang dilaksanakan di Arsip Nasional Republik

Indonesia menggunakan bahan yaitu dengan plastik astralon dan polyester

yaitu dengan cara mengkapsulkan arsip kertas dengan diapitkan dua plastik

astralon ataupun polyester kemudian di rekatkan dengan double tape agar

melindungi arsip kertas dan isi dokumennya.

2Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 1.

3Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 113.

7

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan dan pembatasan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, penelitian

relevan, dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang definisi Arsip Nasional Republik

Indonesia, fungsi dan tugas Arsip, kebijakan pelestarian arsip, mengenai

pengertian pelestarian arsip, fungsi pelestarian arsip, kertas sebagai bahan arsip,

faktor perusak arsip, pencegahan kerusakan arsip terhadap bencana, pemeliharaan

dan pengamanan arsip, usaha perbaikan arsip, menguraikan tentang pengertian

Enkapsulasi.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini berisi jenis dan pendekatan penelitian, tempat dan waktu penelitian,

informan penelitian, sumber data dalam penelitian, teknik pengumpulan data,

analisis data.

Bab IV Hasil Penelitian

Bab ini membahas tentang hasil penelitian yang berkaitan dengan kegiatan

pelaksanaan Enkapsulasi serta permasalahannya.

Bab V Penutup

Pada bab ini terdiri atas kesimpulan dan saran yang dibuat oleh penulis setelah

melakukan penelitian di Arsip Nasional Republik Indonesia

8

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip Nasional Republik Indonesia

1. Definisi Arsip Nasional Republik Indonesia

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan

Negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi

dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang undangan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1

Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya dalam Peraturan ini

disebut ANRI adalah lembaga pemerintah non kementrian yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada presiden. ANRI dipimpin

langsung oleh Kepala.2

ANRI adalah lembaga kearsipan nasional. ANRI sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala

1Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1

2Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 Bab 1 Pasal

1

9

nasional yang diterima dari: a. lembaga negara; b. perusahaan; c. organisasi

politik; d. organisasi kemasyarakatan; dan e. perseorangan.3

Menurut hemat penulis, Arsip Nasional Republik Indonesia adalah

lembaga Non Kementrian yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.

Di Arsip Nasional Indonesia tersimpan banyak arsip, yakni arsip dari zaman

sebelum tahun 1945 hingga sekarang. Di Arsip Nasional Republik Indonesia

memiliki banyak jenis arsip, yakni arsip vital, arsip dinamis, arsip statis.

Arsip juga memiliki nilai sejarah yang tinggi dan tak ternilai harganya

karena arsip adalah memori kolektif bangsa, salah satu arsip vital Negara

Indonesia adalah arsip proklamasi kemerdekaan Indonesia yaitu arsip

proklamasi yang ditulis langsung oleh Soekarno dan arsip proklamasi yang

diketik oleh Sayuti Melik, dan juga arsip rekaman suara proklamasi oleh

Soekarno. Arsip vital proklamasi kemerdekaan tersebut adalah salah satu aset

Negara Indonesia yang masih tersimpan rapi di Arsip Nasional Republik

Indonesia.

2. Fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional Republik

Indonesia mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan;

b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga;

c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang

kearsipan;

3Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal

19

10

d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang

perencanaan umum, ketatausahaan, kehumasan, hukum, organisasi dan tata

laksana, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga,

persandian, dan kearsipan;

e. Penyelenggaraan pembinaan kearsipan nasional;

f. Pelindungan, penyelamatan, dan pengelolaan arsip statis berskala nasional

dan;

g. Penyelenggaraan system dan jaringan informasi kearsipan nasional.4

3. Tugas Arsip Nasional Republik Indonesia

ANRI mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.5

B. Kebijakan Pelestarian Arsip

Menurut Muhammad Razak, Kebijakan preservasi koleksi merupakan

suatu dokumen yang berisi maksud-maksud preservasi secara rincian dan prosedur

yang terkandung didalamnya. Pelaksanaan kebijakan preservasi diperoleh melalui

proses perencanaan melalui proses penelusuran, survey kondisi dan penentuan

cara-cara pelestarian yang akan dilakukan.6

Pada Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan

pasal 63 berbunyi:

“(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat 2

huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

4Arsip Nasional Republik Indonesia, “Tugas Pokok dan Fungsi”, diakses pada 6 Oktober

2016 dari http://www.anri.go.id/detail/39-102-Tugas-Pokok-Fungsi 5Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 Pasal 2

6Vina Ardhiyanti, “Kegiatan Preservsi Preventif Arsip di Bank Indonesia Bandung”

artikel diakses pada 9 November 2016 dari

http://download.portalgaruda.org/article.php?article=103568&val=1378

http://www.anri.go.id/detail/39-102-Tugas-Pokok-Fungsi


11

(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan

secara preventif dan kuratif.”7

Berdasarkan jenis dan tujuan perpustakaan dan lembaga arsip dapat

ditentukan kebijakan-kebijakan dalam perawatan/pelestarian sehingga terhindar

dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia, karena untuk melestarikan bahan

pustaka dan arsip diperlukan biaya yang cukup besar, tenaga terampil dan

perlengkapan serta bahan-bahan yang tidak mudah diperoleh.8

Menurut hemat penulis, kebijakan pelestarian arsip adalah dokumen

tertulis yang berisi peraturan yang mengatur tentang kebijakan pelestarian arsip,

baik itu mengatur tentang pengadaan bahan dan alat untuk kegiatan pelestarian

arsip kertas, sumber daya manusia, dan seluruh proses kegiatan pelestarian arsip

dari awal perencanaan kegiatan sampai akhir kegiatan pelestarian arsip tersebut

selesai.

C. Pelestarian Arsip

1. Pengertian Pelestarian Arsip

Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang

membahasnya. Informasi juga memiliki berbagai definisi yang berbeda antara

satu definisi dengan definisi lain. Karena banyaknya definisi informasi, untuk

memahami informasi sebaiknya kita melihatnya dari segi pemahaman bukan

dari segi definisi.9

7Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Pasal 63.

8Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah (Jakarta: PT Grasindo,

2001), h. 72 9Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,

2003), h. 3.

12

Gordon B. Davis mengatakan, sistem informasi merupakan jalinan

terintegrasi antara manusia dan atau mesin untuk menyajikan informasi yang

dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Dalam ensiklopedia manajemen

diutarakan, sistem informasi adalah pendekatan telah direncanakan untuk

mensuplai/memasok seluruh informasi yang akan digunakan sebagai

pengambilan keputusan. “Sistem” mengandung arti “kumpulan dari komponen

yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya”.10

Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work).

Produk pekerjaan kantor (office work) lainnya, ialah formulir, surat, dan

laporan.11

Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan oleh sebuah

instansi, lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama

yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum dan bisnis.12

Istilah pelestarian atau preservation mencakup semua aspek usaha melestarikan

bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan,

sumber daya manusia metode dan teknik, serta penyimpanan. Artinya bahwa

pelestarian bahan pustaka menyangkut pelestarian dalam bidang fisik tetapi juga

pelestarian dalam bidang informasi yang terkandung didalamnya.13

Pelestarian (preservation), mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan

termasuk cara menyimpan dan alat-alat bantuannya, tingkat dan kebutuhan tenaga

kerja yang diperlukan, kebijaksanaan, teknik dan metode yang diterapkan untuk

melestarikan bahan-bahan pustaka dan arsip serta informasi yang dikandungnya. Dari

batasan tersebut kegiatan preservasi mencakup kegiatan yang lebih luas termasuk

10

Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Bandung: CV. Mandar Maju, 2015), h. 1. 11

Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius (Anggota IKAPI), 1991 ), h. 11. 12

Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 1. 13

Bahar, Hijrana. “Upaya Pelestarian Naskah Kuno di Badan Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal Ilmu Perpustakaan Khizanah Al-

Hikmah, no. 1 (Januari-Juni 2015): h. 90-100, jurnal diakses pada 3 november 2016 dari http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=viewarticle&article=388697

http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=viewarticle&article=388697

13

dalam aspek manajemen serta pengambilan keputusan terhadap kebijakan tertentu

yang berkaitan dengan pelestarian.14

Menurut Dureae dan Clement, pelestarian (preservation) mencakup

unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-

alat bantunya, taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijaksanaannya, teknik dan

metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahan pustaka serta

informasinya yang dikandungnya.15

Kata konservasi merupakan terjemahan dari “conservation” merupakan

salah satu tahapan dalam upaya melestarikan bahan perpustakaan. Beberapa

pakar pelestarian memberikan definisi dan cakupan kegiatan konservasi yang

berbeda-beda namun tujuan sama yaitu upaya memperpanjang usia pakai

bahan perpustakaan baik yang kuno maupun yang kini untuk generasi sekarang

dan generasi masa yang akan datang.16

Pelestarian (preservation) menurut definisi yang diberikan oleh

International Federation of Library Association (IFLA), mencakup semua

aspek usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode dan

teknik, serta penyimpanannya. Definisi pengawetan (conservation) oleh IFLA

dibatasi pada kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi bahan pustaka

dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut. Sedangkan perbaikan

(Restoration) menurut definisi yang diberikan IFLA menunjuk pada

14

Darmono, Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja

(Jakarta: Grasindo, 2007) h. 84. 15

Durea J.M dan D.W.G Clements, Dasar-dasar Pelestarian dan Pengawetan Bahan-

bahan Pustaka (Jakarta: Perpustakaan Nasional 1990), h. 1. 16

Made Ayu Wirayati, dkk., Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka (Konservasi

Kuratif Bahan Perpustakaan Media Kertas) (Jakarta: Perpustakaan nasional RI, 2014), h. 6.

14

pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan

arsip yang rusak.17

Tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah melestarikan

kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk

menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin

untuk dapat digunakan secara optimal.18

Menurut hemat penulis, pelestarian arsip adalah upaya melestarikan arsip

guna menyelamatkan isi kandungan dari dokumen tersebut. Dilakukan

pelestarian arsip agar fisik arsip juga tetap terjaga dari berbagai macam faktor

perusak arsip yang menyebabkan arsip kertas tersebut bisa rusak, rapuh

ataupun sobek.

2. Fungsi Pelestarian Arsip

Menurut Karmidi Martoatmodjo, Fungsi pelestarian ialah menjaga agar

koleksi perpustakaan tidak diganggu oleh tangan jahil, serangga yang iseng,

atau jamur yang merajalela pada buku-buku yang ditempatkan di ruang yang

lembab.19

Karmidi Martoatmodjo juga menjelaskan, pelestarian mememiliki

beberapa fungsi sebagai berikut:

a. Fungsi melindungi

Bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga, manusia, serangga dan

binatang kecil tidak akan dapat menyentuh dokumen. Manusia tidak akan

salah dalam menangani dan memakai bahan pustaka. Jamur tidak akan akan

17

Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 1. 18

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,

1993), h. 271. 19

Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 6.

15

sempat tumbuh, dan sinar matahari serta kelembapan udara di perpustakaan

akan mudah dikontrol.20

b. Fungsi pengawetan

Dengan dirawat baik-baik, bahan pustaka menjadi awet, bisa lebih lama

dipakai, dan diharapkan lebih banyak pembaca dapat mempergunakan

bahan pustaka tersebut.21

c. Fungsi kesehatan

Dengan pelestarian yang baik, bahan pustaka menjadi bersih, bebas dari

debu, jamur, binatang perusak, sumber dan sarang dari berbagai penyakit,

sehingga pemakai maupun pustakawan menjadi tetap sehat. Pembaca lebih

bergairah membaca dan memakai perpustakaan.22

d. Fungsi pendidikan

Pemakai perpustakaan dan pustakawan sendiri harus belajar bagaimana cara

memakai dan merawat dokumen. Mereka harus menjaga disiplin, tidak

membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan, tidak mengotori

bahan pustaka maupun ruangan perpustakaan. Mendidik pemakai serta

pustakawan sendiri untuk berdisiplin tinggi dan menghargai kebersihan.23

e. Fungsi kesabaran

Merawat bahan pustaka ibarat merawat bayi atau orang tua, jadi harus sabar.

Bagaimana kita bisa menambal buku berlubang, membersihkan kotoran

binatang kecil dan tahi kutu buku dengan baik kalau kita tidak sabar.

20





16

Menghilangkan noda dari bahan pustaka memerlukan tingkat kesabaran

yang tinggi.24

f. Fungsi sosial

Pelestarian tidak bisa dikerjakan oleh seorang diri. Pustakawan harus

mengikut sertakan pembaca perpustakaan untuk tetap merawat bahan

pustaka dan perpustakaan. Rasa pengorbanan yang tinggi harus diberikan

oleh setiap orang, demi kepentingan dan keawetan bahan pustaka.25

g. Fungsi ekonomi

Dengan pelestarian yang baik, bahan pustaka menjadi lebih awet. Keuangan

dapat dihemat. Banyak aspek ekonomi lain yang berhubungan dengan

pelestarian bahan pustaka.26

h. Fungsi keindahan

Dengan pelestarian yang baik, penataan bahan pustaka yang rapih,

perpustakaan tampak menjadi makin indah, sehingga menambah daya tarik

kepada pembacanya.27

D. Kertas Sebagai Bahan Arsip

Menurut Boedi Martono dalam bukunya menjelaskan, Arsip sebagaimana

telah dikemukakan di muka, coraknya bermacam-macam. Arsip dapat berupa

film, rekaman suara, video, disket, gambar hidup, dan jenis lainnya yang terdiri

dari arsip kertas. Masing-masing jenis arsip tersebut memiliki karakteristik yang

berbeda, sehingga cara pemeliharannya pun berbeda pula. Oleh karenanya

diperlukan pemahaman tentang karakter masing-masing jenis arsip, jika ingin

24


Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h.7. 26



17

memelihara arsip secara tepat.28

Arsip kertas adalah arsip-arsip yang terbuat dari

bahan kertas.

Boedi Martono juga menjelaskan, Kertas yang dikenal dalam bentuk

sekarang ini diketemukan oleh orang Cina sekitar 105 SM. Kertas dibuat dari

bahan tumbuh-tumbuhan seperti kayu, ampas tebu, dan bahan-bahan lainnya

seperti kain. Sekitar tahun 1945 – 1950, di masa revolusi kita kenal kertas yang

dibuat dari bahan merang (batang padi). Bahan tumbuh-tumbuhan tersebut yang

diperlukan selulosanya yang akan dijadikan bahan baku. Zat nonselulosa

dipisahkan melalui suatu proses kimia atau refining. Dengan refining lebih baik

karena tidak akan merusakkan serat.29

Menurut Darmono, definisi kertas adalah suatu bahan berbentuk lembaran

tipis dari serat tumbuhan atau sintetis yang dipakai untuk menulis, melukis, serta

menyebarkan berbagai informasi dan pengetahuan.30

Menurut Karmidi Martoatmodjo, kertas adalah lembaran yang terbuat dari

bahan serat sellulosa alam atau serat buatan yang telah mengalami penggilingan

ditambah beberapa bahan tambahan, misalnya kaolin, zat warna, formaldehida

(untuk member daya tahan pada kertas) dan sebagainya.31

Warna putih pada kertas diperoleh dari proses pemutihan. Proses ini

dilakukan secara bertingkat seperti khlorisasi, ekstraksi, hipo, hydrogen dioxide.

Tujuan pemutihan ini untuk mendapatkan pulp (bubur) dengan derajat putih yang

tinggi. Pada proses pemutihan di satu pihak akan diperoleh kertas putih yang baik,

28

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h. 66. 29

Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.66-67. 30

Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 85. 31


18

namun di pihak lain proses tersebut mengurangi daya tahan kertas. Kertas akan

cepat rusak.32

Pulb adalah bahan setengah jadi yang akan diolah untuk menjadi kertas.

Agar kapasitasnya bertambah dan daya cetaknya memadai, permukaan kertas rata,

pulb akan dibubuhi bahan pengisi (filter). Pada leaflet yang dikeluarkan oleh Balai

Besar Selulosa Departemen Perindustrian, tingkat-tingkat pemutihan disebutkan

meliputi khlorisasi, ekstraksi, hipo, hydrogen dioxide dan sebagainya.33

Menurut Wursanto di dalam bukunya, bentuk atau wujudnya, arsip ada

beberapa macam, misalnya:

1. Surat

Dalam hal ini yang dmaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi

informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan

organisasi, antara lain:

a. Naskah perjanjian atau kontrak

b. Akte pendirian perusahaan/ organisasi

c. Notulen rapat

d. Laporan-laporan

e. Kuitansi

f. Naskah berita acara

g. Bon penjualan

h. Kartu pegawai

i. Tabel-tabel, gambar atau bagan

j. Grafik

32

Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.67. 33

Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.67.

19

2. Pita rekaman

3. Piringan hitam

4. Mikrofilm.34

Menurut hemat penulis kertas adalah salah satu sekian banyak bahan arsip,

namun kekurang dari kertas adalah bahannya yang mudah sobek sehingga arsip

yang terbuat dari kertas perlu dilakukan pencegahan kerusakan arsip kertas dan

melindunginya yaitu dengan cara pelestarian arsip kertas agar arsip tetap terjaga

isi dokumennya dan terlindung dari perusak arsip.

E. Faktor-faktor Perusak Arsip

Jenis perusak bahan pustaka tersebut sangat tergantung pada keadaan iklim

dan alam setempat, serta lingkungannya.35

Menurut Karmidi Martoatmodjo,

Kerusakan bahan pustaka itu secara garis besar dapat disebabkan oleh beberapa

faktor, yaitu:

1. Faktor Biologi

Bahan pustaka terdiri atas selulosa, perekat dan protein yang merupakan

sumber makanan bagi makhluk hidup seperti jamur, serangga, binatang

pengerat dan lain-lain. Makhluk tersebut dapat hidup dengan kondisi

lingkungan yang kelembaban dan suhunya tinggi. Bila ruang tempat menimpan

bahan pustaka lembab dan dibiarkan berlarut-larut maka akan banyak dijumpa

bahan pustaka yang rusak berat.36

34

Wursanto, Kearsipan 1, h. 22-23. 35



20

a. Binatang pengerat

Tikus juga merupakan binatang perusak buku yang cukup sulit diberantas.

Mereka biasanya memakan buku-buku dan arsip yang disimpan didalam

gudang dan dijadikan sarang. Tindakan pencegahan untuk melindungi kertas

dari serangan tikus adalah tempat penyimpanan arsip harus bersih dan

kering serta selalu dikontrol secara berkala. Lubang-lubang yang

memungkinkan tikus dapat masuk harus ditutup dengan rapat.37

b. Serangga

Jenis serangga cukup banyak. Serangga merupakan masalah yang pelik di

Negara tropik. Makanan yang digemarinya ialah lem atau perekat yang

terbuat dari tepung kanji. Siklus kehidupan serangga terdiri atas beberapa

fase (tahap) yaitu telur, larva, kepompong, dewasa. Kerusakan terbesar

terjadi ketika serangga hidup pada fase larva. Lingkungan yang lembab,

gelap, sirkulasi udara kurang merupakan tempat yang ideal bagi serangga.38

Jenis-jenis serangga dapat digolongkan sebagai berikut:

1) Rayap

Sebutan lain untuk rayap ialah semut putih, walaupun sebetulnya rayap

itu bukan semut dan warnanya tidak putih. Makanan utama rayap adalah

kayu, kertas, foto, gambar, rumput, dan lain-lain. Rayap mampu

memusnahkan setumpuk bahan pustaka dalam waktu singkat.39

2) Ikan Perak (Silver fish)

Ikan perak mempunyai banyak nama, antara lain silver moth, sugar fish,

slicker, fish moth, dan sugar louse. Serangga ini lebih aktif di malam

37

Darmono, Manajemen dan Tata Kerja, h. 78. 38

Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka h. 37 39

Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 37-38.

21

hari. Telurnya diletakkan di tempat-tempat yang gelap. Setelah dua

minggu apabila kondisi lingkungan mendukung maka telur akan menetas.

Jenis serangga ini hidup ditempat-tempat yang gelap seperti dibelakang

buku-buku, rak-rak, dan lemari. Makanan yang menjadi sasaran

utamanya ialah perekat yang terbuat dari tepung kanji. Bagian buku yang

paling cepat di rusak ialah punggung buku, kulit buku, label buku,

gambar, dan lain lain. Serangga ini diperkirakan mempunyai seratus jenis

yang tersebar di seeluruh dunia.40

3) Kutu Buku (Book lice)

Bentuk serangga ini sangat kecil sehingga sering disebut kutu buku.

Bagian buku yang diserang ialah punggung dan pinggirnya. Serangga ini

memang sangat rakus terhadap kertas. Permukaan kertas selalu

dikikisnya sehingga huruf-hurufnya hilang. Disamping itu, kutu buku

menghancurkan selulosa. Perusakan kertas dilakukan oleh larva-nya.

Jenis serangga ini paling suka diberantas.41

4) Jamur

Jamur (fungi) merupakan mikroorganisme yang tidak berklorofil. Untuk

memperoleh makanan harus mengambil dari sumber kehidupan lain

(parasit) ataupun dari benda mati (sapropit). Kertas merupakan tempat

yang ideal bagi berkembangnya spora, terutama di lingkungan yang

mempunyai kelembaban tinggi. Jamur ini juga merusak perekat-perekat

yang ada pada kertas sehingga mengurangi daya rekatnya, dan merusak

tinta yang mengakitbatkan tulisan tidak terbaca. Jamur yang menempel

40


Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h. 38-39.

22

pada bahan pustaka bida membuat bahan pustaka lengket satu sama lain

sehingga kertas sobek jika dibuka.42

2. Faktor Fisika

a. Debu

Debu dapat masuk secara mudah ke dalam ruang perpustakaan melalui pintu

jendela, atau lubang-lubang angin perpustakaan. Apabila debu melekat pada

kertas, maka akan terjadi reaksi kimia yang meninggikan tingkat keasaman

pada kertas. Akibatnya kertas menjadi rapuh dan cepat rusak. Di samping

itu, apabila keadaan ruang perpustakaan lembab, debu yang bercampur

dengan air lembab itu akan menimbulkan jamur pada buku. Debu dari jalan

yang mengandung belerang atau debu dari knalpot kendaraan memiliki daya

rusak yang paling tinggi. Debu tersebut sangat mudah bersenyawa dengan

kertas, apalagi pada ruangan yang lembab. Untuk menghindari kerusakan

bahan pustaka dan arsip yang disebabkan oleh debu perpustakaan

hendaknya selalu bebas dari debu. Caranya ialah dengan selalu

membersihkan ruang perpustakaan. Alat pembersih yang paling bagus untuk

bahan pustaka adalah vacuum cleaner.43

b. Suhu dan kelembaban

Kerusakan kertas yang diakibatkan oleh suhu yang terlalu tinggi dapat

menyebabkan perekat pada jilidan buku menjadi kering, sedangkan

jilidannya sendiri menjadi longgar. Di samping itu, suhu yang tinggi itu

dapat mengakibatkan kertas menjadi rapuh, warna kertas menjadi kuning.

42


Martoatmodjo, Pelestarian bahan pustaka, h.44.

23

Sebaiknya, apabila lembab nisbi terlalu tinggi, buku dan kertas arsip akan

menjadi lembab.44

c. Cahaya

Kertas yang kepanasan akan rusak berubah warna menjadi kuning dan rapuh

akhirnya rusak. Hindarilah sinar ultra violet (sinar matahari) yang masuk

langsung ke perpustakaan atau gedung penyimpanan arsip. Kerusakan yang

terjadi karena pengaruh sinar ultra adalah memudarnya tulisan, sampul

buku, dan bahan cetak. Selain itu kertas juga akan menjadi rapuh. Proses

kerusakan akan dipercepat dengan adanya uap air dan oksigen dalam udara,

sehingga menimbulkan perubahan warna. Buku menjadi kuning kecoklatan

dan kadar kekuatan serat pada kertas menurun. Tidak hanya buku, bahan

audiovisual lainnya seperti piringan hitam, kaset audio maupun video akan

rusak jika kepanasan.45

3. Faktor kimia

Terjadinya reaksi oksidasi dan hidrolisis menyebabkan susunan kertas terdiri

atas senyawa-senyawa kimia itu akan terurai. Oksidasi pada kertas yang terjadi

karena adanya oksigen dari udara menyebabkan jumlah gugusan karbonat dan

karboksil bertambah dan diikuti dengan memudarya warna kertas.46

4. Faktor lain

a. Manusia

Manusia dapat bertindak sebagai penyayang buku, tetapi juga bisa menjadi

perusak buku yang hebat. Berdasarkan kenyataan yang ada, kerusakan buku

terjadi karena ulah manusia. Misalnya, pembaca di perpustakaan secara

44




24

sengaja merobek bagian-bagian tertentu dari sebuah buku, misalnya diambil

gambarannya, tabel-tabel statistiknya. Kadang-kadang pengguna

perpustakaan sengaja atau tidak sengaja, membuat lipatan sebagai tanda

batas baca atau melipat buku yang ke belakang. Sebagai akibatnya, perekat

yang mengelem punggung buku untuk memperkokoh penjilidan dapat

terlepas sehingga lembaran-lembaran buku akan terpisah dari jilidnya.

Kecerobohan manusia lain misalnya habis makan tidak membersihkan

tangan dahulu menyebabkan buku menjadi kotor. Apabila buku dipegang

dengan tangan kotor atau berminyak, buku akan bernoda. Kotoran yang

melekat pada tangan akan berpindah ke buku. Penempatan buku yang terlalu

padat di rak akan menyebabkan punggung dan kulitnya rusak.47

b. Bencana alam

Bencana alam seperti kebakaran atau banjir, dapat mengakibatkan

kerusakan koleksi bahan pustaka dan arsip dalam jumlah besar dan dalam

waktu yang relatif singkat. Oleh karena itu pustakawan diharapkan mampu

menekan sekecil mungkin akibat dari bencana tersebut. Bahaya banjir

merupakan musibah yang sering melanda beberapa tempat di Indonesia.

Bahan pustaka dan arsip yang rusak oleh air harus diperbaiki dengan cara

dikeringkan atau dianginkan.48

Menurut hemat penulis, kita perlu untuk memperhatikan faktor-faktor

perusak arsip seperti yang disebutkan tadi, oleh karena itu perlu dilakukan

pencegahan kerusakan arsip. Agar arsip kertas selalu terjaga isi dokumennya dan

bentuk fisiknya tidak mudah rapuh dan rusak.

47



25

F. Pencegahan Kerusakan Arsip terhadap Bencana

Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya, salah satu tanggung jawab

manajer arsip ialah menjaga arsip terhadap kerusakan dan pemusnahan dan

mencoba mengatasi arsip yang terkena bencana. Untuk itu manajer harus

membuat rencana yang menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimumkan

akibat bencana potensial, tindakan yang perlu diambil bila benar-benar terjadi

bencana, dan tindakan untuk merawat arsip setelah terjadi bencana.49

Rencana pencegahan bencana yang menimpa arsip meliputi berbagai

prosedur guna mencegah kerusakan atas arsip dan merekontruksi ulang arsip yang

rusak akibat bencana. Metode pencegahan ini berbeda-beda tergantung pada jenis

bencana dan media penyimpanan arsip. Semua arsip rentan pada gangguan alam

dan manusia.50

1. Pencegahan Kebakaran

Dari semua bencana yang dapat merusakkan arsip makan bencana

kebakaran merupakan bencana potensial yang paling mampu menimbulkan

kerusakan. Perlindungan terhadap api dilakukan dengan cara menyimpan arsip

dalam brankas, laci, lemari dan kotak. Ketahanan arsip terhadap kebakaran

diukur dengan waktu yang diperlukan api mencapai 1770C. Pada bagian dalam

penyimpanan arsip. Kertas terbakar pada suhu 1770C.

51

Dalam rangka memanfaatkan ruangan maka banyak instansi

menggunakan penyimpanan rak terbuka, arsip disimpan dalam folder atau pada

berbagai kardus karton dan yang terbuka dan tertutup. Jarak antara masing-

masing rak ialah 75cm. Antara gang tergantung folder berisi arsip kertas.

49


Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 173-174. 51

Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 179.

26

Penyimpanan semacam ini rentan terhadap percikan api, baik dari korek api,

lampu neon maupun panas yang timbul dari bola lampu.52

Sulistyo Basuki

mengatakan di dalam bukunya, guna mengurangi risiko kebakaran maka

berbagai cara sederhana disarankan seperti:

a. Menggunakan alat yang digerakkan secara hastawi (manual) bukan dengan

mesin.

b. Menggunakan forklift berdaya gas bukan listrik.

c. Melarang penggunaan alat pemanas cangkigan (portable), hot plates, alat

pembuat kopi, fotokopi, batterai charges, api pateri atau las dan sumber api

lainnya.

d. Melarang penyimpanan bahan kimia, minyak, cat dan benda lain yang

mudah terbakar di dalam atau dekat ruang simpan arsip.

e. Melarang merokok,

f. Membatasi ruangan simpan arsip paling sedikit 30 cm dari sumber cahaya

terdekat.53

g. Memasang pendeteksi asap pada tiap ruangan dalam perpustakaan dan

tempat penyimpanan arsip

h. Alat pemadam api harus dipasang ditempat-tempat yang mudah

terjangkau.54

2. Pencegahan Air dan Gempa Bumi

Air sama merusaknya dengan api karenanya pencegahan terhadap banjir

sama pentingnya dengan pencegahan terhadap kebakaran. Air tidak saja berupa

banjir melainkan juga dalam bentuk bocoran dari atap atau pipa leding.

52



Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 97.

27

Arsiparis hendaknya menyadari bahwa bahaya kebakaran lebih besar daya

rusaknya daripada bahaya air Karena arsip yang basah masih dapat

diselamatkan namun arsip yang terbakar sama sekali tidak dapat diselamatkan.

Arsip dapat juga rusak akibat kelalaian manusia misalnya ketumpahan teh atau

minuman lainnya. Sebaiknya ada garis haluan melarang minum di ruangan

penyimpanan arsip.55

Bila gedung depo arsip berada di kawasan yang bebas gempa maka

tindakan pencegahan terhadap gempa dapat ditekan seminimum mungkin.

Namun bila gedung depo terletak di kawasan rawan gempa atau badai maka

perlu tindakan pencegahan. Untuk Indonesia relatif bebas dari badai namun

hujan dapat menimbulkan kerusakan berupa banjir, bocor, dan genangan air.

Beberapa depo arsip menaikkan tempat penyimpanan arsip sampai 25 cm di

atas lantai, untuk bagian bawah digunakan kontener kedap air. Juga disarankan

agar ruang penyimpanan arsip tidak berada dipermukaan tanah guna mencegah

banjir dan resapan air. Tindakan pencegahan lain berupa penyediaan pompa

isap air.56

G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

1. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto di dalam bukunya mengatakan, tempat yang

dipergunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan almari arsip.57

55



Wursanto, Kearsipan 1, h. 224.

28

a. Rak Arsip

Menurut Wursanto, untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga,

rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:

1) Rak sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papa rak

2) Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam

inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan waktu

membersihkan lantai di bawah rak.

3) Rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara

mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang

ada pada kayu. Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara

terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan mempergunakan rak

adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena selalu berhubungan

dengan udara luar, sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi

arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila

petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu tersebut akan

menumpuk pada kertas arsip dan mempercepat proses kerusakan arsip.58

b. Almari Arsip

Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga

arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan

mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi

arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu.59

Untuk menjaga arsip-arsip

di dalam almari dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:

1) Almari arsip harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya.

58

Wursanto, Kearsipan 1, h. 225. 59


29

2) Susunlah arsip-arsip di dalam almari agak renggang, jangan terlalu rapat,

agar tingkat kelembaban tetap terjaga sehingga tidak melampau tingkat

kelembaban yang diinginkan. Di samping itu penataan arsip secara

renggang akan memudahkan pengambilan arsip-arsip apabila sewaktu-

waktu diperlukan kembali.

3) Apabila almari arsip dibuat dari kayu, hendaknya diolesi dengan dieldrin.

Cara mengolesi sama denga cara mengolesi pada rak kayu.

4) Untuk menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin

seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus (kanfer) di dalam

almari arsip.60

2. Pengamanan Arsip

Menurut Darmono untuk melindungin bahan pustaka dan arsip dari

pencurian, maka perlu diambil langkah sebagai berikut:

a. Pemasangan alarm sistem, terutama untuk menghindari pencurian pada

jam-jam kantor,

b. Perlu pemeriksaan identitas pemakai jasa perpustakaan dan arsip

c. Perlu dipasang pengumuman bahwa pengunjung perpustakaan dan gedung

arsip dilarang membawa tas, mantel, paying ke dalam ruang baca arsip.

Bila perlu diadakan pemeriksaan pada pengunjung yang keluar dari ruang

baca.

d. Pengecekan pada bahan pustaka dan arsip yang ada dalam ruang

penyimpanan dan ruang baca untuk mengeahui lebih dini adanya koleksi

arsip yang hilang.61

60

Wursanto, Kearsipan 1, h. 225-226.

30

Menurut Wursanto, pengamanan arsip menyangkut penyimpanan arsip

dari segi informasinya, dan pengamanan arsip dari segi fisiknya.62

a. Pengamanan Arsip dari Segi Informasinya

Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-

undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

Dalam undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai

ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi

informasinya saja, seperti diatur dalam pasal 11.63

Menurut hemat penulis, pengamanan arsip dari segi informasinya

diperlukan agar isi dokumennya tetap terjaga. Pengamanan arsip dari segi

informasinya sudah di atur di dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Agar tidak ada pihak yang

tidak bertanggungjawab menyalahgunakan informasi arsip.

b. Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip

dari segi kerusakan. Sebagaimana telah diutarakan di muka. Kerusakan

terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang

disebabkan dari dalam), dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang

disebabkan dari luar). Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan

bahan perekat atau lem.64

Faktor eksternal antara lain meliputi: kelembaban udara, udara

terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, dan

61

Darmono, Manajemen dan Tata Kerja, h. 80. 62




31

sejenisnya, rayap, gegat dan berbagai jenis serangga perusak/ pemakan

kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan

dengan berbagai cara, antara lain dengan cara restorasi, laminasi,

enkapsulasi dan microfilm.65

H. Usaha Perbaikan Arsip yang Rusak

Arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional menjadi asset

memori suatu bangsa. Sejarawan Abdurrachman Surjomiharjo menunjukkan

makna penting arsip ini dengan menunjukkan makna penting arsip ini dengan

menunjukkan peristiwa pada masa revolusi sosial bulan Oktober hingga Desember

1945 saat belanda menggoyah Indonesia yang baru saja merdeka. Saat itu,

Belanda tidak hanya menggoyah Indonesia melalui pendudukan wilayah dan

mematahkan perlawanan republik, tetapi juga melalui penyitaan arsip milik

Indonesia.66

Oleh karena itu, menjadi keharusan bagi lembaga kearsipan untuk

memelihara dengan baik arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban

nasional. Kegiatan preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan

dan kelestarian arsip statis tersebut.67

Beberapa usaha perbaikan arsip

diantaranyan adalah:

1. Laminasi

Laminasi adalah tekhnik memperkuat kertas atau dokumen melalui pelapisan

dua lembar tisu (Japanese tissue) pada permukaan kertas atau dokumen.68

Laminasi artinya melapisi bahan pustaka dengan kertas khusus, agar bahan

65


Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa (Jakarta: anri, 2012), h.36 67

Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h.37. 68

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.27

32

pustaka menjadi lebih awet. Proses laminasi biasanya digunakan untuk kertas-

kertas yang sudah tidak dapat diperbaiki, dengan cara lain misalnya seperti

menambal, menjilid, menyambung dan sebagainya.69

Laminasi yaitu suatu cara

menutup/ melapis/ menambal satu lembar arsip dengan bahan penguat (kozo

tissue paper).70

Metode yang digunakan dalam proses laminasi ada dua macam

yaitu:

a. Laminasi secara manual

Laminasi dengan cara manual dapat dilakukan dengan cara melembabkan

permukaan kertas menggunakan sprayer air lalu dikuas secara perlahan.

Kemudia kedua permukaan diletakkan tissue dan diberi perekat. Bahan yang

digunakan untuk laminasi adalah tissue Jepang (Japanese tissue paper)

dengan perekat yang digunakan adalah CMC (Carboxly Methyl

Cellulose).71

b. Laminasi menggunakan mesin

Laminasi secara mekanik dilakukan dengan menggunakan mesin laminators

atau thermostatically dengan cara menekan kuat tissue berperekat yang ada

pada dokumen. Laminasi dengan mesin memiliki efek dari mesin pemanas

yang bisa merusak kertas.72

2. Menambal dan menyambung (Mending)

Menurut buku pedoman teknis pelestarian bahan pustaka oleh Perpustakaan

Nasional, untuk memulihkan bentuk dan kekuatan kertas, perlu dilakukan

upaya perbaikan yang disesuaikan dengan bentuk kerusakan yang terjadi.

69

Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h.111 70

Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 38. 71

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.27 72

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.2-28.

33

Menambal adalah menutup bagian bahan perpustakaan atau arsip yang

berlubang sehingga tampak utuh seperti semula. Sedangkan menyambung

adalah merekatkan bagian yang robek agar tidak menjadi bertambah lebar.

Untuk menambal dan menyambung dapat dilakukan dengan menggunakan

Japanese tissue paper (dengan ketebalan 27 gr), atau Hand made paper dengan

CMC (carboxyl methyl cellulose) sebagai perekat.73

Proses menambal dapat

dilakukan dengan dua cara yaitu:

a. Menambal secara manual

Menambal dengan menggunakan tangan tanpa peralatan khusus. Terlebih

dahulu membuat pola kerusakan menggunakan pinsil diatas selembar tissue

Jepang ukuran 27 gram (Japanese Tissue) yang ditempelkan diatas bagian

yang berlubang dan dibantu dengan meja berlampu (light table).

Selanjutnya pola kerusakan yang sudah tergambar pada tissue Jepang

tersebut pelan-pelan dirobek dengan cara menarik perlahan. Untuk

memudahkan merobek tissue tersebut dapat menggunakan kuas yang

terlebih dahulu dicelupkan ke dalam air. Selanjutnya tissue yang sudah

dibentuk sesuai lubng tersebut direkatkan persis dibagian yang robek

dengan menggunakan lem CMC.74

b. Leaf casting

Leaf casting yaitu teknik menambal menggunakan mesin leaf caster,

caranya dengan memasukkan bubur kertas (pulp) ke dalam mesin leaf caster

lalu kertas yang robek diletakkan di dalam mesin tersebut selanjutnya pulp

tersebut akan mengisi bagian yang hilang sehingga kertas tampak utuh

73

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 25. 74

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 25.

34

kembali.75

Leaf casting yakni proses perbaikan arsip tekstual dengan cara

menambal atau mengisi bagian yang hilang atau berlubang pada lembaran

arsip dengan bubur kertas atau pulp.76

I. Enkapsulasi

Secara alamiah, media arsip berbasis kertas akan mengalami proses

pelapukan jika disimpan dalam jangka waktu lama, karena kertas merupakan

bahan organik yang dapat terurai. Demikian pula jenis arsip audiovisual, dapat

rusak karena terbuat dari bahan-bahan yang tidak stabil. Untuk menjamin

keselamatan arsip dari berbagai faktor perusak arsip, baik yang bersumber dari

faktor internal dan eksternal perlu tindakan preservasi arsip (preventif dan kuratif)

sesuai dengan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan.77

Ada beberapa pekerjaan dilaksanakan dalam melakukan preservasi arsip,

salah satunya adalah dengan cara metode enkapsulasi. Enkapsulasi adalah salah

satu cara melindungi kertas dari kerusakan yang bersifat fisik, misalnya rapuh

karena umur, pengaruh asam, karena dimakan serangga, kesalahan penyimpanan

dan sebagainya.78

Enkapsulasi yakni suatu cara perawatan arsip dengan menggunakan

pelindung untuk menghindari kerusakan yang bersifat fisik, menggunakan teknik

setiap lembar arsip dilapisi dua lembar polyester plastic dengan bantuan double

75



Irianti, Melestarikan Memori Kolektif Bangsa, h. 37-38. 78

Martoatmidjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.

35

tape.79

Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memperkuat kertas atau dokumen

yang berbentuk lembaran lepas agar terhindar dari kerusakan yang bersifat fisik.80

Menurut hemat penulis, tujuan enkapsulasi adalah untuk menjaga

kelestarian arsip baik isi dokumen arsip tersebut maupun fisik arsip tersebut.

Maka arsip tidak terlihat rapuh dan tidak rusak atau sobek saat dipegang untuk

dimanfaatkan informasi yang terkandung di dalamnya. Pelestarian arsip dengan

metode enkapsulasi memiliki tujuan untuk memperpanjang umur fisik dan

menjaga kelestarin informasi yang terkandung di dalamnya.

Pada umumnya kertas yang dienkapsulasi adalah berupa kertas lembaran

seperti naskah kuno, peta, poster dan sebagainya yang umumnya sudah rapuh.81

Proses ini sangat ideal untuk melestarikan dokumen dalam bentuk lembaran

seperti (peta, gambar, surat kabar atau dokumen bentuk lembaran lainnya) yang

membutuhkan perlindungan khusus agar aman pada saat pameran, perjalanan jauh

atau sehingga aman ketika disimpan, atau dalam kondisi yang rapuh.82

Menurut bagian bidang preservasi Perpustakaan Nasional, alat dan bahan

yang diperlukan dalam melakukan enkapsulasi diantaranya:

1. Plastik Polyethlylane/Poliester. Plastik tersebut merupakan plastik yang bebas

asam contohnya mylar. Ukuran plastik tersebut lebih besar dari bahan pustaka

berupa lembaran kertas sebanyak dua lembar.

2. Double side tape, perekat ini merupakan perekat yang bebas asam contohnya

3M. Lebar duble side tape tersebut yaitu 5mm.

3. Pemberat

79



Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113. 82

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka. h. 29.

36

4. Cutter

5. Cutter mat83

Menurut bagian bidang Preservasi Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia, Enkapsulasi merupakan cara untuk melindungi arsip dari kerusakan

yang bersifat fisik. Pada proses enkapsulasi setiap lembar kertas atau dokumen

dilindungi dengan plastik bebas asam. Cara yang dilakukan dalam melakukan

proses enkapsulasi ialah dengan mengapit lembaran kertas atau dokumen diantara

dua lembar plastik dan pada bagian pinggirnya direkatkan dengan menggunakan

double side tape.84

Cara kerja dalam melaksanakan enkapsulasi daintaranya:

1. Meletakkan plastik mylar di atas meja, membersihkan dengan lap bersih jika

ada bagian yang kotor.

2. Meletakkan kertas dokumen di atas plastik mylar dengan posisi ada di tengah-

tengah plastik.

3. Meletakkan pemberat di atas dokumen.

4. Menempelkan double side tape yang bebas asam di atas mylar pada garis lurus

pinggir dokumen dan letaknya berjarak 2-3 mm dari pinggir dokumen sehingga

double side tape yang bebas asam tersebut tidak bersentuhan dengan kertas

dokumen.

5. Melebihkan double side tape yang bebas asam sekitar 5 mm dari garis lurus

dokumen kertas.

6. Memotong double side tipe yang bebas asam dengan cutter.

7. Lakukan penempelan double side tape yang bebas asam dengan cara yang

sama pada ketiga sisi lainnya dari kertas dokumen.

83

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.137 84

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h. 29.

37

8. Setelah penempelan double side tape yang bebas asam di atas mylar selesai,

sisihkan pemberat.

9. Selembar mylar lagi di atas kertas dokumen.

10. Meletakkan kembali pemberat di atas plastik mylar.

11. Melepaskan kedua kertas double side tape yang bebas asam dengan cutter.

12. Melepaskan sedikit kertas double side tape.

13. Merekatkan kedua sisi plastik mylar dengan double side tape.

14. Mengulangi hal yang sama pada ujung diagonal kertas dokumen tersebut.

15. Setelah kedua ujung tersebut menempel, kemudian menarik sisa kertas double

side tape sehingga semua kertas double side tape lepas dan kedua lembar mylar

menempel pada double side tape.

16. Mengulangi hal yang sama pada ketiga kertas double side tape.

17. Gosok permukaan plastik mylar yang ditempel double side tape supaya double

side tape menempel kuat pada pastik mylar.

18. Meletakkan penggaris 2-3 mm dari pinggir double side tape, kemudian

rapihkan pinggiran plastik mylar dengan memotong plastik mylar yang

berlebih.

19. Melakukan pada keempat pinggir plastik mylar.

20. Diakhiri dengan merapihkan bahan pustaka yang telah dienkapsulasi.85

Menurut hemat penulis, enkapsulasi merupakan salah satu cara

memperbaiki arsip kertas yang rusak atau rapuh, yaitu dengan cara mengapitkan

arsip kertas yang ingin dienkapsulasi dengan menggunakan dua plastik polyester

dan pinggiran plastik polyester tersebut diberi perekat double tape, hal ini untuk

85

Wirayati, Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka, h.137-145

38

menghindari agar arsip kertas tidak rusak dan tidak robek serta terhindar dari zat

asam, debu. Dengan demikian arsip kertas akan selalu dalam keadaam baik, tidak

mudah kotor, rusak, sobek, dan terlindungi oleh plastik bebas asam.

Perbedaan antara laminasi dan enkapsulasi ialah bahwa pada laminasi,

bahan pustaka menempel dengan pembungkusnya, sedangkan pada enkapsulasi

bahan pustaka tidak menempel, sehingga kalau diperlukan, bahan pustaka bisa

diambil utuh, dengan cara menggunting bagian tepi plastic pelindungnya. Ijazah,

atau bahan pustaka penting lainnya lebih baik dienkapsulasi daripada dilaminasi.

Dokumen tetap terlindung dan awet, dan tidak rusak. Yang penting harus

diperhatikan dalam pelaksanaan enkapsulasi adalah bahwa kertas harus bersih,

kering, dan bebas asam (sudah dideasidifikasi).86

J. Penelitian Terdahulu

Sebelum mengadakan penelitian ini, terlebih dahulu penulis melakukan

tinjauan pustaka untuk melihat dan mencari judul skripsi yang ada di perpustakaan

utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan perpustakaan Fakultas Adab dan

Humaniora. Penulis menemukan ada beberapa skripsi yang membahas tema

serupa, yaitu:

1. “Pelestarian Naskah di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia , yang

disusun oleh Hikmah Nasution / 108025000045 Fakultas Adab dan Humaniora,

Jurusan Ilmu Perpustakaan, tahun 2015. Tujuan Penelitian ini adalah untuk

mengetahui kebijakan pelestarian naskah, proses pelaksanaan kegiatan pelestarian

naskah dan kegiatan penyebaran informasi setelah proses pelestarian naskah

dilakukan di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Penelitian ini merupakan

86

Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka, h. 113.

39

penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Data yang

diperoleh dikaji dan di analisa secara komprehensip kemudian disajikan dalam

bentuk narasi untuk mendapatkan kesimpulan yang sesuai dengan rumusan

masalah. Hasil penelitian yang diperoleh adalah bahwa kebijakan pelestarian

naskah di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tercantum dalam buku

Pokok-pokok Kebijakan Strategi Pelestarian bahan Perpustakaan (BP) dan

Naskah Kuno 2015-2019. Kebijakan yang tercantum menyangkut kewajiban dan

tanggungjawab Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dalam rangka

pelestarian naskah dalam rangka pelestarian naskah melalui kegiatan pengecekan,

penyediaan dana untuk pencegahan dan perbaikan, perawatan serta pemeliharaan.

Selanjutnya, usaha pencegahan dan perbaikan yang dilakukan oleh Perpustakaan

Nasional Republik Indonesia adalah dengan cara fumigasi penggunaan alat

dehumidifier dan penggunaan Air Conditioner 24 jam. Perbaikan kerusakan

naskah di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dilakukan melalui metode

deasidifikasi, enkapsulasi, laminasi, penambalan dan penyambungan serta alih

media bentuk penjilidan. Hasil penelitian lainnya adalah terkait dengan kegiatan

penyebaran informasi yang dilakukan melalui penggunaan catalog buku, catalog

website, di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan memamerkan naskah.

2. “Pelestarian Bahan Pustaka dengan Enkapsulasi pada Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia”, yang disusun oleh Hanif Ibrahim / 1111025100064 Fakultas

Adab dan Humaniora Jurusan Ilmu perpustakaan. Skripsi tersebut membahas

tentang pelestarian bahan pustaka dengan enkapsulasi di Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia. mengetahui apa saja faktor-faktor penyebab kerusakan bahan

40

pustaka. Mengetahui teknik pelestarian bahan pustaka yang dilakukan di

perpustakaan nasional republik indonesia. Mengetahui kendala apa saja yang di

hadapi dalam melakukan pelestarian bahan pustaka. Hasil dan observasi pada

penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan pelestarian bahan pustaka dengan

enkapsulasi di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia telah berjalan. Namun

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia namun Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pelestarian bahan

pustaka termasuk didalamnya enkapsulasi. Proses enkapsulasi melalui tiga proses

yaitu pra enkapsulasi, proses enkapsulasi, dan proses pasca enkapsulasi. Solusi

yang dilakukan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ialah dengan cara

memesan bahan-bahan tersebut jauh sebelum jatuh tempo pelaksanaan

enkapsulasi dan petugas yang telah mengerti tentang pelaksanaan enkapsulasi

mendampingi yang belum cukup mengerti.

41

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

1. Jenis Penelitian Deskriptif

Jenis penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah penelitian

deskriptif yang bersifat kualitatif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang

menjelaskan sesuatu hal dengan apa adanya. Menjelaskan dengan data yang

diperoleh berupa gambar dan kata-kata dan tidak dengan angka-angka.

Jika kita ingin meneliti satu atau dua aspek dari suatu hal yang sudah

terpetakan secara umum dan luas, maka kita masuk ke area penelitian yang

lebih mendalam, yaitu penelitian dengan metode deskriptif. Penelitian

deskriptif adalah penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau menjelaskan

sesuatu hal seperti apa adanya.90

Menurut Emzir penelitian deskriptif adalah data yang dikumpulkan lebih

mengambil bentuk kata-kata atau gambar daripada angka-angka. Hasil

penelitian tertulis berisi kutipan-kutipan dari data untuk mengilustrasikan dan

menyediakan bukti presentasi. Data tersebut mencakup transkip wawancara,

catatan lapangan, fotografi, videotape, dokumen pribadi, memo, dan rekaman-

rekaman resmi lainnya. Dalam pencarian untuk pemahaman, peneliti kualitatif

tidak mereduksi halaman demi halaman dari narasi dan data lain ke dalam

90

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: pengantar, teori, dan panduan

praktis

penelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.

42

simbol-simbol numerik. Mencoba menganalisis data dengan segala kekayaan

sedapat dan sedekat mungkin dengan bentuk rekaman dan transripnya.91

2. Pendekatan Penelitian Kualitatif

Pendekatan pada penelitian ini adalah dengan metode kualitatif.

Penelitian kualitatif adalah databerupa non angka. Menurut Sugiyono metode

penelitian kualitatif ini sering disebut metode penelitian naturalistik karena

penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah (natural setting), disebut

juga sebagai metode etnographi, karena pada awalnya metode ini lebih banyak

digunakan untuk penelitian bidang antropologi budaya disebut sebagai metode

kualitatif, karena data yang terkumpul dan analisisnya lebih bersifat

kualitatif.92

Penelitian kualitatif melakukan triangulasi di antara sumber-sumber data

yang berbeda untuk meningkatkan akurasi suatu studi. Triangulation adalah

proses penguatan bukti dari individu-individu yang berbeda (misalnya seorang

kepala sekolah dan seorang siswa), jenis data (misalnya, catatan lapangan

observasi dan wawancara) dalam deskripsi dan tema-tema dalam penelitian

kualitatif. Peneliti menguji setiap sumber informasi dan bukti-bukti temuan

untuk mendukung sebuah tema. Hal ini menjamin bahwa studi akan menjadi

akurat karena informasi berasal dari berbagai sumber informasi, individu, atau

proses. Dalam cara ini, peneliti terdorong untuk mengembangkan suatu laporan

yang akurat dan kredibel.93

91

Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif Analisi Data (Jakarta: Rajawali Pers, 2010) h.

3. 92

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, cv, 2014) h. 1. 93

Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 82.

43

Data kualitatif adalah data yang berbentuk non angka, seperti kalimat-

kalimat, foto, atau rekaman suara dan gambar.94

B. Sumber Data

1. Sumber Data Primer

Sumber data pada penelitian ini adalah data primer. Data primer adalah

data yang diperoleh langsung dari narasumber. Dalam penelitian ini diperoleh

melalui observasi, wawancara langsung kepada informan, yaitu kepala bidang

Preservasi ANRI, dan Arsiparis yang melakukan teknis pelestarian arsip kertas

di ANRI.

Data primer adalah data yang diambil langsung dari peneliti kepada

sumbernya, tanpa adanya perantara. Sumber yang dimaksud, dapat berupa

benda-benda, situs, atau manusia. Teknik pengumpulan data dalam konteks

data primer ini tergantung jenis data yang diperlukan, jika yang diperlukan

adalah data tentang manusia, maka peneliti dapat instrumen, atau melakukan

observasi langsung terhadap subjek atau setting social yang diteliti, dengan

menggunakan observation guide atau panduan observasi.95

2. Sumber Data Sekunder

Penelitian ini juga menggunakan data sekunder. Data sekunder adalah

data yang diperoleh melalui perantara. Data sekunder dalam penelitian ini

diperoleh melalui buku-buku, literatur-literatur, jurnal, artikel, dan dokumen

dari bagian humas ANRI dan dari bagian bidang preservasi ANRI.

94

Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86. 95

Mukhtar, Bimbingan Skripsi, Tesis dan Artikel Ilmiah (Jakarta: Gaung Persada Press,

2010),

h. 86-87.

44

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya.96

Data sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri

pengumpulannya oleh peneliti misalnya dari biro statistik, majalah, koran,

keterangan-keterangan kedua, ketiga dan seterusnya, artinya melewati

satu atau lebih pihak yang bukan peneliti sendiri. Karena itu perlu adanya

pemeriksaan ketelitian.97

C. Pemilihan Informan

Informan adalah orang yang diwawancarai dan dijadikan sebagai

narasumber untuk memberikan informasi. Dalam penelitian kualitatif, hal yang

menjadi bahan pertimbangan utama dalam pengumpulan data adalah pemilihan

informan yang nantinya akan di wawancarai secara mendalam yang berkaitan

dengan permasalahan yang akan diteliti dalam skripsi ini. Penulis mencari

informan yang benar-benar mengerti tentang pelestarian arsip dengan enkapsulasi

di Arsip Nasional Republik Indonesia. Informan tersebut merupakan petugas

teknis bidang preservasi arsip yang ada di Arsip Nasional Republik Indonesia,

yaitu Informan Kadir dan Informan Madris. Kedua orang tersebut merupakan

petugas yang melaksanakan pelestarian arsip di Arsip Nasional Republik

Indonesia. Sedangkan informan yang akan diwawancarai mengenai kebijakan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi adalah ibu Widi beliau adalah

kepala bidang Preservasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

96

Mukhtar, Bimbingan Skripsi, h. 87. 97

Mukhtar, Bimbingan Skripsi, h. 90.

45

D. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini diperoleh dari data primer dan data

sekunder. Data primer yang diperoleh pada penelitian ini melalui wawancara yang

dilakukan dengan informan kemudian hasil wawancara tersebut dijadikan tulisan.

Data sekunder yang diperoleh pada penelitian didapat dari penelusuran data dan

penelusuran informasi dari dokumen. Kemudian data yang terkumpul akan

digunakan menjadi bahan analisis.

Pengumpulan data dilakukan dalam rangka pembuktian hipotesis. Untuk

itu perlu ditentukan metode pengumpulan data yang sesuai dengan setiap variabel,

supaya diperoleh informasi yang valid dan dapat dipercaya. Pengumpulan data

dilakukan terhadap responden yang menjadi sampel penelitian.98

Dalam penelitian

ini pengumpulan data dilakukan dengan cara berikut ini:

1. Observasi

Teknik Observasi adalah melakukan pengamatan dan pencatatan

langsung secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki.99

Jadi, metode (penelitian) observasi adalah penelitian yang pengambilan

datanya bertumpu pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.100

Nasution (1988) menyatakan bahwa, observasi adalah dasar semua ilmu

pengetahuan. Para ilmuwan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta

mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi. Data itu

dikumpulkan dan sering dengan bantuan berbagai alat yang sangat canggih,

98

W. Gulo, Metodologi Penelitian (Jakarta: PT. Grasindo, 2010), h. 28-29. 99


Irawan, Logika dan Prosedur, h. 63.

46

sehingga benda-benda yang sangat kecil (proton dan elektron) maupun yang

sangat jauh (benda ruang angkasa) dapat diobservasi dengan jelas.101

Kunci keberhasilan observasi sebagai teknik pengumpulan data sangat

ditentukan pengamat sendiri, sebab pengamat melihat, mendengar, mencium,

atau mendengarkan suatu objek penelitian dan kemudian ia menyimpulkan dari

apa yang diamati itu. Pengamat adalah kunci keberhasilan dan ketepatan hasil

penelitian.102

2. Wawancara

Dalam hal ini peneliti mewawancarai 3 orang bagian bidang preservasi

ANRI, yaitu satu Kepala bagian bidang preservasi ANRI bernama Ibu Widi,

dan dua bagian Teknisi preservasi ANRI, yaitu Bapak Kadir dan Bapak Aji

Madris yang sudah lama bekerja di bagian Teknisi preservasi ANRI.

Teknik Wawancara adalah teknik memperoleh Informasi secara langsung

melalui permintaan keterangan-keterangan kepada pihak pertama yang

dipandang dapat memberikan keterangan kepada pihak pertama yang

dipandang dapat memberikan keterangan atau jawaban terhadap pertanyaan

yang diajukan.103

Jadi secara singkat, metode (penelitian) wawancara adalah

metode penelitian yang datanya dikumpulkan melalui wawancara dengan

responden (kadang kala disebut “key-informant”).104

101

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, h. 64. 102

Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif & Penelitian Gabungan (Jakarta:

Prenadamedia Group, 2014), h. 384. 103


Irawan, Logika dan Prosedur, h. 64.

47

Jadi wawancara adalah bentuk komunikasi antara dua orang, melibatkan

seseorang yang ingin memperoleh informasi dari seorang lainnya dengan

mengajukan pertanyaan-pertanyaan, berdasarkan tujuan tertentu.105

3. Kajian Pustaka

Dalam penelitian ini penulis menggunakan bahan-bahan pustaka yang

sesuai dengan pokok permasalahan yang akan dibahas yaitu dengan

mengumpulkan sumber-sumber literatur berupa buku, jurnal, artikel, dan

dokumen lainnya.

Menurut Prasetya Irawan tidak ada suatu penelitin ilmiah yang tidak

melibatkan kajian kepustakaan oleh penelitiannya. Seorang mahasiswa yang

menulis tesis, skripsi, atau disertasi harus melakukan kajian kepustakaan (isi

dari bab II sebuah tesis adalah hasil kajian kepustakaan). Tetapi apa yang kita

maksud penelitian kepustakaan (library research) adalah penelitian yang

datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen,

artikel, laporan, koran, dan lain-lain sebagainya).106

E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Teknik analisis data merupakan cara-cara teknis yang dilakukan oleh

seorang peneliti, untuk menganalisis dan mengembangkan data-data yang telah

dikumpulkan.107

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum

memasuki lapangan, selama dilapangan, dan setelah selesai di lapangan. Dalam

hal ini Nasution (1988) menyatakan “Analisis telah mulai sejak merumuskan dan

105

Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Kualitatif Paradigma Baru Ilmu Komunikasi

dan Ilmu Sosial Lainnya (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2013), h. 180. 106

Irawan, Logika dan Prosedur, h. 65. 107

Mukhtar, Bimbingan Skripsi, h. 199.

48

menjelaskan masalah, sebelum terjun ke lapangan, dan berlangsung terus sampai

penulisan hasil penelitian. Analisis data menjadi pegangan bagi penelitian

selanjutnya sampai jika mungkin, teori yang grounded”.108

Data akan dianalisis

melalui tiga tahapan yaitu :

1. Reduksi data

Mereduksi data adalah merangkum data yaitu dengan cara memilih hal-

hal yang pokok, fokus pada hal-hal penting. Artinya data-data yang peneliti

peroleh dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi tidak semuanya

digunakan. Data tersebut dipilah-pilah lagi yang relevan dengan tema

penelitian.

Data yang diperoleh penulis melalui wawancara dan kajian pustaka

dicatat dengan rinci, dikelompokkan dan menfokuskan pada hal penting,

dengan demikian data yang didapat bisa memberikan gambaran yang jelas.

Identifikasi satuan (unit). Pada mulanya diidentifikasikan adanya satuan yaitu

bagian terkecil yang ditemukan dalam data yang memiliki makna bila

dikaitkan dengan fokus dan masalah penelitian.109

Reduksi data adalah kegiatan yang tidak terpisahkan dari analisis data.

Peneliti memilih data mana yang akan diberi kode, mana yang ditarik keluar,

dan pola rangkuman sejumlah potongan atau apa pengembangan ceritanya

merupakan pilihan analitis. Reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang

mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang, dan mengorganisasikan

108

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, h. 89-90. 109

Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi (Bandung: PT Remaja

Rosdakarya, 2013) h. 288.

49

data dalam satu cara, di mana kesimpulan akhir dapat digambarkan dan

diverifikasi.110

2. Penyajian data

Dalam penelitian ini, peneliti menyajikan data dalam bentuk teks yang

bersifat naratif. Data ini yang nantinya akan menjelaskan hasil dari penelitian

yang telah dilakukan oleh peneliti.

Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.

Dalam hal ini Miles and Huberman (1984) menyatakan “the most frequent of

display data for qualitative research data in the past has been narrative tex”.

Yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian

kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.111

3. Penarikan kesimpulan

Penarikan kesimpulan dilakukan dengan melihat keseluruhan data yang

diperoleh selama proses penelitian, Kesimpulan digunakan untuk menjawab

rumusan masalah.

Langkah ke tiga dalam analisis data kualitatif menurut Miles and

Huberman adalah penarikan kesimpulan dan verivikasi. Kesimpulan awal yang

dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak ditemukan

bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data

berikutnya. Tetapi bila ada kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal,

didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke

110

Muri Yusuf, Metode Penelitian, h. 408. 111

Muri Yusuf, Metode Penelitian, h. 95.

50

lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan

merupakan kesimpulan yang kredibel.112

Luasnya dan lengkapnya catatan lapangan, jenis metode yang digunakan

dalam pengesahan dan pengolahan data, serta pengalaman peneliti dalam

penelitian kualitatif, akan memberi warna kesimpulan penelitian. Reduksi data,

display data (penyajian data), dan penarikan kesimpulan/ verifikasi harus

dimulai sejak awal, inisiatif berada ditangan peneliti, tahap demi tahap

kesimpulan dimulai sejak awal. Ini berarti apabila proses sudah benar dan data

yang dianalisis telah memenuhi standar kelayakan dan konformitas, maka

kesimpulan awal yang diambil akan dapat dipercaya.113

112

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, h. 99. 113

Muri Yusuf, Metode Penelitian, h. 409.

51

F. Jadwal Penelitian

Tabel 3. 1

Jadwal Penelitian Tahun 2016-2017

No Kegiatan 2016-2017

Bulan

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1 Penyerahan

Proposal Skripsi

dan Dosen

Pembimbing

- -

2 Pelaksanaan

Bimbingan Skrispi

3 Pengumpulan

Literatur Mengenai

Skripsi

4 Melakukan

Wawancara dengan

Informan

5 Analisis Data

6 Penyusunan Skripsi

7 Sidang Skripsi

52

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Berdirinya Arsip Nasional Republik Indonesia

Pada masa Landsarchief (1892) Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti

yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892.

Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief

Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah

Hindia Belanda, yang isinya antara lain:

a. Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah;

b. Batas arsip baru adalah 40 tahun;

c. Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus

menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen

Landsarchief di Batavia (Jakarta).

Pada masa Arsip Nasional (1959-1967)

Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor 69626/a/s nama Arsip Negara

berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1

Januari 1959.

Pada masa Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-

1962). Pada masa Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus.

(1963-1964). Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip

Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus.

53

Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih

diperhatikan, Karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian

sejarah.

Pada masa Arsip Nasional RI (1967 - sekarang). Tahun 1967 merupakan

suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan

Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional

ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang

bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran

pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.

Penetapan Arsip Nasional sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen

diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang

menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak

bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan

di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun

1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut:

a. Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI;

b. Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang

tentang Pokok-pokok Kearsipan.

Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas,

Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan

Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan ANRI. Perubahan yang

cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya

Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana

Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah

54

TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur

organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan;

yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa

tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun

1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang.

Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsari sebagai kepala Arsip Nasional RI

berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis

Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah

Ujung Pandang).

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya

dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan

memberikan kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai

sehingga bias memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai

dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis

tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya

program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun

program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan

Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama

melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan

masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan

menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsipnya.

Pimpinan Arsip Nasional RI dari Masa ke Masa

a. DR. R. Soekanto (1951 - 1957)

b. Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)

55

c. Dra. Soemartini (1971 - 1992)

d. DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)

e. DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)

f. Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)

g. Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)

h. M. Asichin, S.H., M.Hum (2010 - 2013)

i. Dr. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)

2. Visi dan Misi Arsip Nasional Republik Indonesia

Visi Arsip Nasional Republik Indonesia, Menjadikan Arsip Sebagai

Simpul Pemersatu Bangsa Dalam Kerangka Negara Kesatuan Republik

Indonesia Yang akan Dicapai Pada Tahun 2025.

Misi Arsip Nasional Republik Indonesia adalah:

a. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan

dan pembangunan;

b. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;

c. Memberdayaan arsip sebagai alat bukti yang sah;

d. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam

kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia;

e. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,

pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat

sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi

kemaslahatan bangsa.

56

3. Struktsur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 14 Tahun 2014. Tentang organisasi dan tata kerja Arsip Nasional

Republik Indonesia. Bagian keempat Direktorat Preservasi Pasal 89 yang

berbunyi Direktorat Preservasi mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan, dan

pengendalian di bidang preservasi.

Pasal 90 yang berbunyi dalam melaksanakan tugas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 89, Direktorat Preservasi menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan di bidang penyimpanan

dan pelindungan, restorasi, reproduksi dan digitalisasi, penyelamatan arsip

akibat bencana, pengelolaan laboratorium, serta pengujian dan pembuktian

autentisitas arsip statis;

b. penyiapan pemberian bimbingan di bidang penyimpanan dan pelindungan,

restorasi, reproduksi dan digitalisasi, penyelamatan arsip akibat bencana,

pengelolaan laboratorium, serta pengujian dan pembuktian autentisitas arsip

statis; dan

c. penyiapan pengendalian di bidang penyimpanan dan pelindungan, restorasi,

reproduksi dan digitalisasi, penyelamatan arsip akibat bencana, pengelolaan

laboratorium, serta pengujian dan pembuktian autentisitas arsip statis.

Pasal 91 yang berbunyi :

Direktorat Preservasi terdiri atas:

a. Subdirektorat Penyimpanan Arsip;

b. Subdirektorat Restorasi Arsip;

57

c. Subdirektorat Reproduksi dan Digitalisasi Arsip; dan

d. Subdirektorat Laboratorium dan Autentikasi Arsip.

Berikut ini adalah struktur organisasi pusat Konservasi Arsip di Arsip

Nasional Republik Indonesia :

Gambar 4. 1

Struktur Organisasi Deputi Bidang Konservasi Arsip ANRI

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP

DIREKTORAT AKUISISI

Sub direktorat Akuisisi Arsip I

Sub Direktorat Akuisisi Arsip II

Sub Direktorat Akuisisi Arsip III

DIREKTORAT PENGOLAHAN

Sub Direktorat Pengolahan Arsip

I

Sub Direktorat Pengolahan Arsip II

Sub Direktorat Pengolahan Arsip

III

DIREKTORAT PRESERVASI

Sub Direktorat Penyimpanan

Arsip

Sub Direktorat Restorasi Arsip

Sub Direktorat Reproduksi dan

Digitalisasi Arsip

Sub Direktorat Laboratorium dan Autentikasi Arsip

DIREKTORAT LAYANAN DAN PEMANFAATAN

Sub Direktorat Layanan Arsip

Sub Direktorat Pemanfaatan Arsip

58

4. Koleksi

Jenis arsip yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia adalah :

a. Arsip Konvensional, yang biasa disebut sebagai arsip dengan media kertas,

arsip kartografi, dan arsip kearsitekturan.

b. Arsip Media Baru, yang biasa disebut dengan arsip non-tekstual yaitu arsip

yang berupa film (moving images), Video, VCD/ DVD, Microfilm (hasil

alih media dari arsip kertas ke media film), Foto (gambar static/ still visual),

dan rekaman suara (sound recording) dalam bentuk kaset, yang salah

satunya sebagai hasil wawancara dengan menggunakan metode sejarah

lisan. Jumlah Total Arsip Statis Berdasarkan Media adalah:

59

Tabel 4. 1

Koleksi Arsip Statis Berdasarkan Media di ANRI

NO. ARSIP JUMLAH HASIL PENDATAAN SATUAN

1. Kertas 29.217 Meter Linier

2. Poster 332 Lembar

3. Kartografi/ Peta 128.403 Lembar

4. Foto 1.157.888 Lembar

5. Film 58.997 Reel

6. Mikrofilm 14.463 Rool

7. Mikrofishe 14.262 Fische

8. Rekaman suara 44.903 Kaset

9. Reel to Reel

Sound

873 Reel

10. Video 25.200 Kaset

11. Optical Disc 7.619 Keping

12. Piringan Hitam 100 Keping

B. Hasil Penelitian

Pada bab ini penulis akan menjelaskan dan memaparkan hasil dari

observasi dan wawancara terhadap informan dalam pelaksanaan proses kegiatan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik

Indonesia. Menguraikan dan menjelaskan mengenai kebijakan pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia, Proses

kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi beserta beberapa

kendala dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Penulis melakukan observasi awal pada tanggal 11 Agustus 2016,

kemudian melakukan observasi kedua pada tanggal 28 November 2016 dan

tanggal 30 November 2016, sekaligus pada tanggal 28 dan 30 November 2016

penulis melakukan wawancara kepada informan yaitu Kepala Sub Direktorat

60

Restorasi Arsip dan Arsiparis yang melakukan proses kegiatan pelestarian arsip

kertas. Berikut ini adalah profil informan yang penulis wawancara

No Nama Jenis

Kelamin

Pendidikan Jabatan NIP

1. Dra. Widiyanti Perempuan S1 Sejarah

Universitas

Gajah Mada

Kepala

Sub

direktorat

Restorasi

Arsip

19590206

198602 2 001

2. Madris. Sos Laki-laki S1 Yappan

Administrasi

Negara

Arsiparis 1962 0819

198403 1001

3. Kadir Laki-laki SLTA Arsiparis 19630 603

1983031 001

Hasil dari wawancara oleh informan-informan yang ada di atas ini akan

penulis jabarkan pada halaman berikutnya, yang akan dijabarkan adalah mengenai

kebijakan, proses kegiatan pelestarian beserta beberapa kendala Arsip Nasional

Republik Indonesia dalam melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi.

1. Kebijakan Enkapsulasi Arsip Nasional Republik Indonesia Dalam

Melaksanakan Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode

Enkapsulasi.

Dalam hal ini Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Paragraf 3 Preservasi Arsip Statis Pasal 63, yang berbunyi:

1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat 2 huruf

c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

2) preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan secara

preventif dan kuratif.

61

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan merupakan

landasan hukum sebagai dasar pelaksanaan Arsip Nasional Republik Indonesia

untuk pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Dari hasil wawancara kepada informan yang bernama Ibu Widiyanti

selaku kepala Sub Direktorat Restorasi Arsip. Yang dilakukan pada tanggal 28

November 2016 pukul 09:27 WIB, mengatakan bahwa:

“Belum, belum ada kebijakan mengenai enkapsulasi secara luas, hanya

umumnya saja. Hanya ada Protap (Prosedur tetap) dan SOPnya saja”.

itu seperti tahapan kerja enkapsulasi, seperti itu.”114

Selain itu penulis mewawancarai informan lain bernama Bapak Kadir,

beliau mengatakan bahwa:

“saya hanya sebagai pelaksana saja, itu yang pertama, yang kedua

kalau masalah undang-undang tentang laminasi dan enkapsulasi belum

ada. Jadi belum ada, berarti kan akan ada ya kalau belum, mungkin

nanti kedepannya akan ada agar supaya dikuatkan ini mungkin agar di

bidang Restorasi Arsip kedepan kalau ada undang-undangnya kan ada

payung hukumnya ya. Barangkali kedepannya mungkin kami dalam

kegiatan ini supaya diperkuat.”115

Menurut hasil wawancara dari kedua informan tersebut Arsip Nasional

Republik Indonesia belum memiliki Undang-undang khusus, Arsip Nasional

Republik Indonesia belum memiliki kebijakan tertulis mengenai pelestarian

arsip kertas dengan metode enkapsulasi. Arsip Nasional Republik Indonesia

hanya memiliki Protap (Prosedur Tetap) dan SOP (Standar Operasional

Prosedur) dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi. Landasan hukum sebagai dasar pelaksanaan Arsip Nasional

Republik Indonesia dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip kertas

114

Wawancara dengan Ibu Widiyanti pada tanggal, 28 November 2016 pukul 09.27 WIB. 115

Wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal, 30 November 2016 pukul 09.33 WIB.

62

dengan metode enkapsulasi berlandaskan pada Undang-undang Nomor 43

tahun 2009 Tentang Kearsipan Paragraf 3 Preservasi Arsip Statis Pasal 63.

Di Arsip Nasional Republik Indonesia tidak semua arsip kertas

dienkapsulasi, karena ada beberapa jenis arsip kertas yang tidak bisa langsung

dienkapsulasi biasanya arsip tersebut adalah arsip yang sudah kuno dan rapuh

sehingga harus dilaminasi atau diperkuat dengan bahan tisu Jepang, barulah

setelah itu dienkapsulasi. Jenis arsip kertas yang dienkapsulasi biasanya adalah

arsip surat emas, arsip ijazah, arsip akta kelahiran, arsip kartu keluarga, dan

arsip tentang pendirian perusahaan dan arsip surat-surat kerajaan. Widiyanti

informan dari Kepala Sub Direktorat Restorasi Arsip juga megutarakan bahwa:

“Tidak semua arsip harus dienkapsulasi, tetapi arsip yang penting-

penting saja, kalau dienkapsulasi itu kan selain makan tempat karna

plastik polyester filmnya kan tebal, makan biaya juga ya, tetapi

enkapsulasi biasanya arsip-arsip yang penting seperti kayak misalnya

arsip kepemilikan misalnya seperti aset-aset, yang kita lakukan

enkapsulasi sesuai dengan informasinya yang sangat penting. Kita juga

punya arsip-arsip berupa surat emas di ANRI itu kita juga enkapsulasi,

sertifikat-sertifikat Unesco, ANRI dapat beberapa sertifikat Unesco itu

seperti Indonesia dapat sertifikat mengenai Batik kan tersimpan d ANRI

itu dienkapsulasi.”116

Selain itu informan Madris juga mengatakan bahwa:

“Jadi gak semua arsip konvensional atau arsip kertas itu dienkapsulasi,

malah yang tertentu saja, tapi yang dienkapsulasi ini adalah arsip-arsip

yang tertentu misalnya itu dari surat-surat emas, ijazah, dan juga surat

kelakuan baik terus akta kelahiran terus semacam sertifikat, jadi arsip

tertentu saja yang kita enkapsulasi.”117

Dari pernyataan tersebut dapat dilihat bahwa tidak semua arsip kertas itu

dienkapsulasi, hanya arsip-arsip tertentu saja seperti arsip ijazah, arsip akta

kelahiran, arsip kartu keluarga, arsip surat kelakuan baik, arsip surat emas,

arsip surat kepemilikan perusahaan, arsip surat pendirian perusahaan, arsip

116

Wawancara dengan Ibu Widiyanti pada tanggal 28 November 2016 pukul 09.27 WIB 117

Wawancara dengan Bapak Madris pada tanggal 28 November 2016 pukul 10. 37 WIB

63

surat-surat kerajaan nusantara. Karena jika semua arsip dienkapsulasi ditempat

penyimpanan arsip akan memakan tempat, bahan untuk melakukan enkapsulasi

adalah polyester ataupun astralon plastik untuk menkapsulkan arsip kertas itu

cukup tebal bahannya. Hal ini dapat mengakibatkan tempat penyimpanan arsip

akan penuh karena terlalu banyak arsip yang dienkapsulasi oleh plastik

polyester. Arsip kertas yang dienkapsulasi mengeluarkan biaya anggaran

Negara cukup besar, berhubungan Arsip Nasional Republik Indonesia adalah

Lembaga Negara Non Departemen tanggung jawab dalam penggunaan biaya

anggaran cukup diperhitungkan oleh pihak Arsip Nasional Republik Indonesia,

karena biaya anggaran tersebut didapat dari Pemerintah Negara Indonesia.

Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki tujuan pelestarian arsip

dengan metode enkapsulasi yakni salah satunya adalah melindungi fisik arsip

kertas dari faktor perusak arsip. Tujuan yang paling penting adalah menjaga

dan menyelamatkan informasi dokumen yang terdapat pada arsip tersebut agar

informasinya tetap terjaga. Enkapsulasi sebagai pengganti dari laminating pres

panas. Berikut ini informan Widiyanti juga mengatakan hal tersebut :

“Tujuannya pelestarian arsip dengan enkapsulasi sebenarnya lebih

cenderung ke masyarakat, ketika kita terima ijaza itu kan suka langsung

di laminating pres panas itu ya di tempat fotokopi. Kita menginginkan di

masyarakat terutama, supaya jangan dilaminating pres panas, karena

ketika nanti arsip dibongkar lagi terus arsipnya jadi menyatu dan

menempel dengan plastik laminatingnya. Terus kadang-kadang merusak

informasinya, kita tidak menginginkan hal itu. Kalau enkapsulasi itu

enggak akan merusak arsip, jadi sewaktu-waktu kita bisa bongkar lagi,

tapi arsipnya tetap terpelihara karna menggunakan enkapsulasi manual

dengan bahan polyester dan double tip, jadi mudah didapat alat dan

bahannya, aman terhadap arsipnya juga.”118

118

Wawancara dengan Ibu Widiyanti pada tanggal 28 November 2016 pukul 09.27 WIB

64

Pak kadir sebagai pelaksana Restorasi Arsip di ANRI juga mengutarakan

tujuan enkapsulasi sebagai berikut:

“Tujuan enkapsulasi selain menyelamatkan isi dokumen dan melindungi

fisik arsip juga sebagai faktor sejarah, jadi dua-duanya penting, jadi kan

pada prinsipnya misalnya kaidahnya begini, simple saja ya mengapa

harus dilaminasi? Mengapa harus dienkapsulasi? Kan tidak lain tidak

bukan kan melindungi, jadi melindungi fisiknya juga melindungi

informasinya juga. Informasinya penting untuk kemudian diteliti oleh

anak cucu kita.”119

Dari pernyataan tersebut bahwa, Arsip Nasional Republik Indonesia

melakukan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi tujuannya

adalah agar masyarakat luas tahu bahwa laminating pres panas itu sebenarnya

tidak aman untuk dilakukan, maka dari itu sebagai penggantinya agar

menggunakan dengan pelestarian metode enkapsulasi yang aman untuk

arsipnya, sehingga arsipnya tidak menyatu dan tidak menempel pada plastik

laminatingnya. Apabila ada arsip ijazah didalamnya ada beberapa item yang

perlu diubah, bisa di lepas lalu digunting plastik polyesternya/ astralonnya

dibagian celah yang kosong, kemudian bisa diubah isi dokumen yang salah

ketik dan dikembalikan lagi kepada bentuk awalnya yaitu dengan metode

enkapsulasi. Hal ini tidak akan merusakkan arsipnya.

Di Arsip Nasional Republik Indonesia khusus di bagian Bidang

Konservasi Restorasi Arsip seringkali mengadakan seminar, workshop

mengenai pelestarian arsip, salah satunya seminar workshop “Penyelamatan

Arsip Pasca Bencana”. Hal ini juga dikatakan oleh informan bernama

Widiyanti:

“Iya disini ada workshop tentang penyelamatan arsip, tetapi belum

secara khusus mengadakan seminar enkapsulasi atau workshop khusus

119

Wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal 30 November 2016 pukul 09.33 WIB

65

untuk enkapsulasi itu belum ada. Tapi kita juga ingin suatu saat

melakukan ini, tapi kalau penyuluhan bimbingan, yang magang pun kita

ajari enkapsulasi dan lainnya juga pada arsip kertas. Karena ini penting,

pentingnya supaya masyarakat tahu bahwa dengan cara sederhanapun

mereka bisa melakukan pelestarian arsipnya gitu, terutama arsip-arsip

penting seperti ijazah, terus akta kelahiran, seperti itu.”120

Dari pernyataan tersebut bahwa, di ANRI seringkali mengadakan

workshop tentang “Penyelamatan Arsip Pasca Bencana”. Tidak hanya

melakukan kegiatan workshop mengenai penyelaman arsip pasca bencana, di

ANRI setiap tahun Restorasi Arsip ANRI juga mempunyai program kerja,

salah satunya adalah program kerja penyelamatan arsip pasca bencana alam

yang terjadi di Indonesia secara gratis. Hal ini juga dikatakan oleh informan

Widiyanti:

“Setiap tahun kita melakukan program kerja, diprogram kerja itu ada

juga kita melakukan penyelamatan arsip daerah bencana yang terkena

dampak bencana itu kita lakukan ke daerah-daerah, seperti kemarin di

Garut ada bencana banjir bandang, kita bantu menangani Arsip Daerah

bencana yang diselamatkan. Kita melakukan melalui program kerja yang

kita lakukan setiap tahun itu terus membantu ya masyarakat yang

terkena bencana gratis itu kita lakukan. Ya itu jadi banyak hal

melakukan program kerja yang kita lakukan setiap tahun.”121

Di Restorasi ANRI juga membantu melestarikan arsip-arsip yang ada di

keraton Indonesia disana banyak sekali arsip-arsip bersejarah yang tersimpan.

Hal tersebut merupakan memori kolektif bangsa, arsip tersebut tersimpan

diantaranya di mangkunegaran Yogyakarta, arsip-arsip di Ternate, Mataram,

Lombok, Bali, di daerah-daerah tersebut Restorasi Arsip ANRI membantu

melestarikan arsip.

120

Wawancara dengan Ibu Widyanti pada tanggal 28 Nobvember 2016 pukul 09.27 WIB 121

Wawancara dengan Ibu Widyanti pada tanggal 28 Nobvember 2016 pukul 09.27 WIB

66

Setiap tahun Restorasi arsip ANRI melakukan program kerja ke daerah-

daerah yang terdapat di Indonesia. Membantu memperbaiki arsip-arsip keraton

yang bersejarah agar tetap lestari. Arsip foto-foto bersejarah di mangkunegaran

masih tersimpan alakadarnya saja, akhirnya dibantu oleh Restorasi arsip ANRI

dengan memberikan amplop bebas asam.

Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Lembaga Kearsipan terbesar

yang ada di Indonesia juga berperan bagi Lembaga Kearsipan lainnya yang ada

diseluruh Indonesia. Hal ini juga dikatakan oleh informan yang bernama Kadir:

“Seringkali kami diundang misalnya kayak pak Madris, saya dan pak

Susanto, sebagai pembicara narasumber mengenai dari restorasi secara

teknis kami terangkan, restorasi secara dari mulai detail praktek

restorasinya dan teori-teorinya. Nah biasanya kami dua orang jadi ada

yang menerangkan teorinya dan ada yang mempraktekkan secara teknis.

Mempraktekkan dan sekalian berikan secara teori dan praktek

dipadukan yang benar, gitu. Jadi kami diundang oleh Lembaga-lembaga

Kearsipan dari mulai kantor BPAD Badan Perpustakaan Arsip Daerah,

sampai dengan kantor arsip daerah. Jadi tingkat Provinsi maupun

tingkat Kabupaten.” 122

Dari non Provinsi non Kabupaten Lembaga-lembaga yang

membutuhkan Restorasi arsip ANRI, misalnya Lembaga-lembaga tersebut

mempunyai dokumen yang perlu diperbaiki atau perlu direstorasi. Restorasi

arsip ANRI bisa dibilang syiar ya syiar kalau dibilang mengajari ya mengajari.

Jadi selama ini, hal tersebut yang dilakukan oleh teman-teman Restorasi Arsip

ANRI.123

Arsip Nasional Republik Indonesiajuga sering membantu dengan

penyelamatan arsip dengan cara menyelamatkan arsip yang terkena dampak

banjir memperbaiki arsip yaitu dengan metode laminasi, leaf casting, dan

122

Wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal 30 November 2016 pukul 09.33 WIB 123


67

enkapsulasi secara gratis. ANRI sangat membantu dalam memperbaiki arsip di

daerah yang terkena dampak bencana alam yang terjadi di Indonesia.

Arsip Nasional Republik Indonesia juga memiliki mobil layanan sadar

arsip, hal ini bertujuan untuk mengingatkan kepada masyarakat luas bahwa

termasuk didalamnya enkapsulasi itu lebih baik dan lebih aman terhadap arsip

kertas daripada laminating pres panas. Hal serupa juga dikatakan oleh informan

Kadir, berikut ini:

“Kami disini, ANRI bidang Restorasi arsip bekerjasama dengan pihak

humas ya melalui mobil sadar arsip yang dimotori oleh humas. Kami

selalu menekankan kepada masyarakat itu layanan sadar arsip, arsip

atau dokumen yang dianggap penting yang belum terlanjur dilaminating

pres panas. Mohon jangan dilaminating pres panas, alasannya adalah

ketika arsip yang sudah dilaminating pres panas, ketika rusak akan rusak

dan tidak bisa diperbaiki kembali itu yang pertama. Yang kedua ketika

kertas sudah dipanaskan sekian derajat katakanlah lebih dari 1000C

dipanaskan, apalagi dimasukkan oleh molekul plastik pasti akan rusak

arsipnya.”124

2. Proses Kegiatan Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di

Arsip Nasional Republik Indonesia

Pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi belum banyak

diketahui oleh masyarakat luas, karena masih sangat jarang enkapsulasi

diaplikasikan dimasyarakat. Untuk mengetahui kegiatan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi di ANRI, maka dari itu kita harus mengetahui jenis

arsip apa saja yang akan dienkapsulasi, alat dan bahan, proses enkapsulasi,

paska enkapsulasi dan kendala pelaksanaan kegiatan enkapsulasi.

a. Jenis arsip kertas yang dienkapsulasi di Arsip Nasional Republik

Indonesia

124

Wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal 30 November pukul 09.33 WIB

68

Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Kearsipan yang

terbesar di Indonesia yang melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi. Sebelum melakukan kegiatan pelestarian enkapsulasi

tentunya perlu diperhatikan terlebih dahulu arsip seperti apa yang akan

dienkapsulasi, agar kegiatan terlaksana berada dalam prosedur yang telah

ditetapkan.

Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi pada arsip kertas misalnya arsip kertas seperti

surat emas, arsip kertas kepemilikan perusahaan, arsip pendirian

perusahaan, arsip akte kelahiran, arsip ijazah, arsip kartu keluarga, naskah

kuno, peta, dan sertifikat-sertifikat penting lainnya dan surat-surat kerajaan

nusantara yang langka dan unik. Arsip Nasional Republik Indonesia

melakukan enkapsulasi sejak tahun 1992. Menurut Kadir, bahwa:

“Enkapsulasi itu ada setelah laminasi, saya bekerja di bagian

restorasi kan tahun 1983 awalnya hanya ada laminasi dengan tisu

unesco saja, lalu kemudian setelah 10 tahun kemudian barulah ada

metode baru yaitu enkapsulasi kira-kira pada tahun 1992.”125

Jadi pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi sudah cukup

lama dilakukan di Arsip Nasional Republik Indonesia, kalau dihitung dari

tahun 1992 enkapsulasi sudah dilakukan 24 tahun sampai saat ini. Sudah

cukup lama pelaksanaan pelestarian dengan metode enkapsulasi pada arsip

kertas yang berbentuk tekstual di ANRI.

Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi bertujuan untuk melindungi arsip kertas dari

berbagai macam perusak arsip. Seperti dari air, dari kotoran debu, dari zat

125


69

kimia dari suhu dan kelembaban udara. Karena kalau arsip kertas

dienkapsulasi itu terhindar dari suhu yang naik turun dan kelembaban udara

yang sering berubah-ubah. Hal ini dapat meningkatkan zat asam pada kertas.

b. Alat dan bahan yang digunakan dalam proses enkapsulasi

Setelah mengetahui arsip kertas apa saja yang akan dienkapsulasi,

tahapan selanjutnya adalah menyediakan alat dan bahan yang akan

digunakan untuk proses enkapsulasi. Arsip Nasional Republik Indonesia

melaksanakan kegiatan enkapsulasi hanya dengan enkapsulasi secara

manual tidak dengan mesin. Dahulu ada enkapsulasi dengan cara mesin

tetapi sekarang mesinnya rusak. Jadi untuk saat ini hanya melaksanakan

kegiatan enkapsulasi dengan cara manual saja. Arsiparis di Restorasi Arsip

berpendapat bahwa enkapsulasi secara manual jauh lebih bagus dan rapi

daripada enkapsulasi dengan mesin. Alat dan bahan yang digunakan untuk

enkapsulasi secara manual adalah:

1) Peralatan

a) Gunting/gunting kuku/hook cutter

b) Penggaris besi

c) Cutter/kacip

d) Kuas halus/sikat halus

e) Alas kaca/karet magic cutter

f) Pemberat

g) Roll/wiper

h) Kain lap halus/katun

70

i) Karet penghapus

2) Bahan

a) Arsip kertas (seperti naskah kuno, bahan cetakan, peta dll). Sebaiknya

arsip dibersihkan dan dideasidifikasi terlebih dahulu

b) Astralon/Plastik mylar/polyester; dengan tebal 0,1 s/d 0,14 mm.

c) Perekat Strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M Scotch

Brand No 415.

c. Proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

Pada proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi,

bidang Restorasi Arsip bekerjasama dengan bagian penyimpanan arsip,

seluruh arsip yang ada di ANRI tersimpan di gedung tempat penyimpanan

arsip, termasuk arsip yang bersifat statis seperti naskah konsep proklamasi

yang ditulis langsung oleh Soekarno. Dibagian Penyimpanan arsip diperiksa

dan dikumpulkan terlebih dahulu arsip kertas yang mana saja yang perlu di

restorasi dan dienkapsulasi.

Setelah arsip terkumpul maka bagian penyimpanan arsip

mengkonfirmasikan kepada bagian bidang Restorasi arsip terdapat arsip

yang harus direstorasi, selanjutnya arsip dipindahkan ke bagian restorasi.

Arsip yang sudah ada di bagian Restorasi arsip diberi pengkodean dan

penomoran agar setelah dikembalikan ke bagian penyimpanan arsip tidak

terpisah-pisahkan arsip yang sudah direstorasi. Arsiparis tim restorasi arsip

sebagai pelaksana berdiskusi dahulu arsip yang akan direstorasi akan

direstorasi dengan metode apa, karena tidak semua arsip bisa langsung

71

dienkapsulasi. Kalau arsipnya sudah rapuh dan sangat kuno itu harus

diperkuat terlebih dahulu dengan metode laminasi yaitu arsipnya diperkuat

dengan bahan tisu jepang, kemudian baru bisa dienkapsulasi. Menurut

wawancara dengan informan Pak Kadir, bahwa:

“Jadi gini, ketika arsip datang dari tempat penyimpanan, ketika arsip

datang biasanya kami catat judulnya tentang apa, nah nanti terus kita

liat kondisinya, terus biasanya saya diskusi dengan teman-teman

restorasi lain, ini mau dikerjakan dengan sistem kayak apa. Nanti

kami bikin berita acara, setelah bikin berita kita menentukan akan

dilakukan metode apa, misalnya oh ini rusaknya seperti ini sebaiknya

digunakan dengan enkapsulasi.” 126

Dari pernyataan tersebut bahwa, di Restorasi arsip ANRI terdapat

beberapa metode pelestarian arsip yaitu dengan metode penambalan atau

leaf casting, laminasi, dan enkapsulasi. Kesimpulanya menurut informan

Kadir ketika kerja katakanlah ada arsip tidak semua dikerjakan dengan satu

metode saja, artinya tidak semua dikerjakan dengan metode enkapsulasi

semua. Tidak seperti itu, ketika arsip tekstual bisa dengan leaf casting atau

dengan laminasi dan enkapsulasi disesuaikan dengan kebutuhan pada arsip

yang direstorasi tersebut. Langkah selanjutnya adalah arsip yang akan

diperbaiki biasanya dicatat terlebih dahulu judulnya apa, kemudian dicek

dan dilihat secara fisik akan dikerjakan dengan metode apa, misalnya

dengan metode enkapsulasi. Setelah itu arsip kertas dibersihkan dari debu

dan kotoran yang menempel pada arsip kertas tersebut, bersihkan debu dan

kotoran yang tidak bisa kita lihat dengan kasat mata kita, membersihkan

debu dan kotoran dengan kuas halus, bisa dengan spons, atau bisa dengan

126


72

kain katun juga, permukaan (arsip) dibersihkan secara hati-hati dan satu

arah.

Tidak semua arsip kertas yang ada di ANRI langsung dienkapsulasi,

arsip yang ada di bagian Penyimpanan Arsip, kemudian dipindahkan ke

bagian bidang Restorasi Arsip. Misalnya saja ada arsip surat-surat kerajaan

nusantara yang akan direstorasi, arsipnya bernilai sejarah sangat unik dan

langka. Arsip surat-surat kerajaan tersebut di deasidifikasi dahulu, lalu

dilaminasi diperkuat dengan tisu jepang baru terakhir dienkapsulasi. Karena

dengan pertimbangan surat-surat kerajaan nusantara adalah ornamen emas

dan unik serta langka.

Langkah pertama bersihkanlah arsip surat-surat kerajaan tersebut dari

debu, jamur, serangga, lalu lepaskan paper clip, staples dan isolasi bening

yang menempel di arsip tersebut. Lakukanlah dengan cara hati-hati dan teliti

dan satu arah. Karna kalau tidak hati-hati bisa merusak arsip surat kerajaan

nusantara tersebut menjadi rusak. Kemudian berikan nomor kode/

penomoran pada arsip surat kerajaan nusantara yang akan direstorasi dan

menyambung/ menambal sementara untuk bagian arsip yang sobek.

Langkah selanjutnya adalah menata arsip yang akan direstorasi lembar

perlembar pada plastik astralon. Tata arsip pada plastik astralon dengan hati-

hati agar tidak miring arsipnya agar sejajar. Kemudian selanjutnya adalah

membuat formula/ larutan buffer untuk deasidifikasi dengan cara pertama

menimbang MgCO3 dan ukur volume air suling dengan perbandingan 1 :

1000 (1 gram MgCO3 dengan 1000 ml air suling), kedua melarutkan MgCO3

dan air suling yang sudah terukur kedalam wadah (ember). Ketiga

73

mengendapkan larutan MgCO3 minimal 1 hari, keempat menggunakan air

suling yang MgCO3 sudah mengendap untuk digunakan sebagai larutan

deasidifikasi.

Sesudah membuat formula/ larutan buffer untuk deasidifikasi, langkah

selanjutnya adalah melakukan deasidifikasi (menurunkan kadar keasaman

kertas) dengan menggunakan larutan buffer yang sudah dibuat dengan cara

pertama memasukkan larutan buffer ke dalam sprayer (alat penyemprot),

kedua menyemprotkan larutan buffer ke permukaan arsip surat kerajaan

nusantara tersebut sampai merata. Ketiga menunggu beberapa saat sebelum

dilakukan pengeleman dengan tisu jepang supaya agak kering.

Setelah arsip surat kerajaan nusantara tersebut selesai dideasidifikasi

langkah selanjutnya adalah membuat formula lem Methyl Cellulose (MC)

untuk laminasi yaitu dengan cara pertama-tama menyiapkan air suling dan

lem MC yang masih dalam bentuk serbuk, kedua menimbang MC dan

mengukur volume air suling dengan perbandingan 1 : 15 (1 gram MC

dengan 15 ml air suling). Dan yang ketiga mencampur dan mengaduk MC

dengan air suling yang sudah terukur kedalam wadah sampai merata.

Setelah itu melakukan sizing (pengeleman) atau laminasi arsip surat

kerajaan nusantara dengan tisu Jepang dan lem MC. Lalu mengeringkan

arsip yang sudah dilaminasi di rak pengering dengan dikeringkan

menggunakan kipas angin selama satu hari.

Setelah arsip surat kerajaan nusantara tersebut sudah kering barulah

selanjutnya melepas arsip surat kerajaan nusantara dari plastik astralon,

kemudian memotong/ merapikan sisa tepi bubur kertas yang menempel pada

74

arsip surat kerajaan nusantara yang sudah dilepas dari plastik astralon.

Setelah itu mengepress arsip surat kerajaan nusantara yang sudah rapi

dengan mesin press hidrolik dengan tekan 40 Kg/cm2 selama 1 – 3 hari.

Setelah arsip surat kerajaan tersebut telah melalui beberapa proses

dimulai dari penomoran dan pengkodean, deasidifikasi dan dilaminasi.

Selanjutnya adalah proses arsip surat kerajaan nusantara terrsebut

dienkapsulasi. Di Arsip Nasional Republik Indonesia perlu diketahui untuk

saat ini hanya ada enkapsulasi dengan cara manual, jadi kita melakukan

arsip surat kerajaan nusantara dengan cara manual.

Pertama lakukanlah persiapan dengan cara, bersihkan setiap lembar

arsip kertas dari debu dan kotoran yang menempel dengan menggunakan

sikat halus/kuas, dengan cara menghapus atau menyapu kotoran dari arah

tengah arsip menuju bagian tepi dan dilakukan searah untuk menjaga arsip

tidak sobek atau mengkerut. Debu atau kotoran yang melekat kuat pada

arsip dihapus dengan menggunakan karet penghapus, kemudian ampas

penghapus tersebut disapukan dengan menggunakan kuas. Bersihkan debu

dan kotoran yang terlepas dari arsip.

Berikut ini merupakan gambaran dan penjelasan mengenai proses

pelestarin arsip kertas surat kerajaan nusantara dengan metode enkapsulasi

di Arsip Nasional Republik Indonesia.

1) Proses Enkapsulasi Manual

a) Menyiapkan dua lembar plastik polyester dengan ukuran kira-kira 2,5

cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip surat kerajaan yang akan

dienkapsulasi.

75

b) Menempatkan plastik polyester di atas kaca atau karet magic cutter

dan bersihkan dengan kain lap.

c) Menempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester

dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip.

d) Memberikan perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir

arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya. Perekat double tape

tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip.

e) Menempatkan plastik polyester penutup di atas arsip dan letakkan

pemberat pada bagian tengah arsip tersebut.

f) Melepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B.

g) Menggunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk

mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape

pada plastik polyester.

h) Melepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C dan D dan

gunakan rol untuk merekatkan double tape pada keempat sisi.

i) Memotong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian

luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip atau

dengan menggunakan cutter dan penggaris besi.

j) Memotong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook

cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar.

k) Jadilah hasil dari arsip surat kerajaan nusantara yang sudah

dienkapsulasi.

76

3. Kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Didalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia mengalami beberapa

kendala. Kebijakan tertulis mengenai pelestarian enkapsulasi belum dimiliki

oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Selain itu bahan untuk melakukan

proses restorasi arsip seperti tisu jepang untuk laminasi masih sangat

bergantung kepada Negara Jepang sampai saat ini.

Jadi pada tahun 2002 bagian Restorasi Arsip Nasional Republik

Indonesia mendapatkan hibah dari Jepang yaitu astralon dari jepang, tisu

Jepang, double tape merek pollar dari Jepang, serta mesin leaf casting dan

mesin-mesin restorasi lainnya oleh Negara Jepang. Seperti dikatakan oleh

informan Kadir, bahwa:

“Saya harus konfirmasi dulu ya kami tahun 2002 kami mendapatkan

seperangkat perbaikan restorasi dari mulai mesin penambal leaf casting

dan peralatan yang lain-lain sehingga ketika itu kami tahun 2002 itu

mendapatkan plastik polyester/ astralon dari jepang, itu kata beliau yang

dari Jepang katanya fungsinya untuk enkapsulasi. Nah ketika itu

memang ada alatnya nah menurut beliau itu bagus nah namun karna

disini karna faktor biaya dan anggaran, ya kalau kami ketergantungan

dengan bahan yang dari Jepang mau gak mau kalau kami tetap

menggunakan itu kami harus beli dulu kesana dong.”127

Dari pernyataan tersebut bahwa, Arsip Nasional RI mengenai bahan dan

alat untuk restorasi masih sangat ketergantungan dengan Negara Jepang sampai

saat ini. khususnya untuk tisu Jepang masih harus membeli dari Negara Jepang.

Karna di Indonesia tidak ada tisu Jepang yang kualitasnya sebagus dari Negara

Jepang. Sedangkan untuk plastik astralon, polyester dan double tape

127


77

sebenarnya ada dari Negara Jepang yang lebih bagusan dari pada plastik

astralon polyester dan double tape yang ada di Indonesia.

Kendala yang terjadi didalam pengerjaan paska enkapsulasi adalah ketika

sebelum menempelkan double tape ke plastik polyester harus menyediakan

plastik minyak yang ditempelkan pada double tape, setelah itu dipotong

menggunakan penggaris dan cutter. Plastik minyak berfungsi membantu

double tape agar tidak terbuka dulu double tape nya sebelum ditempelkan pada

plastik polyester, dan juga berfungsi untuk alat membantu saat membuat

double tape agar menjadi bentuk yang sangat kecil dan pas untuk menjadi

bingkai perekat pada plastik polyester enkapsulasi. Jika tidak menggunakan

plastik minyak dan langsung memakai double tape saja, maka ukuran double

tape nya terlalu besar untuk membuat sebuah perekat bingkai. Dan jika tidak

menggunakan plastik minyak maka menjadi tidak rapi dalam penempelan

double tape nya pada plastik polyesternya karena terlalu besar ukuran double

tape nya. Seperti dikatakan oleh informan Madris, sebagai berikut:

“kendalanya adalah biasanya misalnya kita menggunakan double tape

pada enkapsulasi, kita harus cari kertas minyak. Kertas minyak

membantu untuk menempelkan dalam bagian bingkai arsip ketika kita

melakukan enkapsulasi. Tetapi kalau kita tidak menggunakan kertas

minyak tersebut kita akan kesulitan, karena rata-rata double tapenya itu

ukurannya terlalu besar, walaupun kita pilih di gramedia ukuran terkecil

pun masih terlalu besar. Jadi kita harus mencari kertas minyak, atau

paling tidak kita harus mencari kertas stiker yang kuning itu, jadi

putihnya kita buang kuningnya kita pakai, itu kendalanya.”128

Dari fisik arsip juga menjadi kendala dalam pelaksanaan kegiatan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik

Indonesia, ketika menemukan arsip kertas yang sangat rapuh Arsiparis harus

128

Wawancara dengan Bapak Madris pada tanggal 28 November 2016 pukul 10.37 WIB

78

benar-benar mengerjakannya dengan sangat hati-hati. Kalau tidak hati-hati

arsip kertas yang rapuh tersebut bisa hancur dan rusak fisiknya sehingga

kehilangan isi informasinya. Karena di Restorasi ANRI selain menyelamatkan

fisiknya juga harus menyelamatkan isi dokumennya. Seperti dalam wawancara

dengan informan Kadir, bahwa:

“Ketika kita menemukan fisik arsip yang sangat rapuh, kita harus betul-

betul ekstra hati-hati karena disini prinsipnya adalah memperbaiki arsip

statis yang sudah renta yang sudah kuno, sudah hampir rusak rapuh.

Nah tujuannya kan ketika yang semula tidak bisa dibaca, artinya bukan

kita memberi kejelasan, tapi bisa dibaca kembali. Dan dikemudian hari

harapan kita bisa awet secara fisik maupun informasinya bisa diteliti

oleh anak cucu kita. Itu termasuk kendalanya.”129

Selain kendala bahan, kendala faktor biaya anggaran dan kendala paska

proses enkapsulasi, Sumber Daya Manusia atau (SDM) juga dialami dan

dirasakan oleh bagian bidang Restorasi arsip di Arsip Nasional Republik

Indonesia. SDM dibagian Restorasi masih terlalu sedikit dibandingkan dengan

arsip yang harus direstorasi sangat banyak jumlahnya tetapi SDM nya hanya

ada 9 (Sembilan) orang saja. Seperti halnya dikatakan oleh informan Kadir,

bahwa:

“Menurut saya kendala Sumber Daya Manusia (SDM), kalau restorasi

arsip itu kan umumnya banyak ya itu, personil atau SDM di Restorasi

kurang banyak ya disini. Jadi SDM nya kurang karena idealnya kan itu

harus banyak itu SDMnya.”130

Selain Sumber Daya Manusia yang masih sedikit dibagian Restorasi arsip

ANRI, ada beberapa SDM yang melakukan pekerjaan restorasi tidak dengan

langkah-langkah aturan yang ada didalam Protap maupun SOP. Seperti yang

dikatakan oleh informan Kadir:

129

wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal 30 November 2016 pukul 09.33 WIB 130

wawancara dengan Bapak Kadir pada tanggal 30 November 2016 pukul 09.33 WIB

79

“Pastinya pekerjaan apapun pasti ada kendalanya, jadi begini dibidang

restorasi kan tidak semua pekerjaannya bagus dan rapi, jadi saya dan

pak Madris, dll beda hasilnya. Katakanlah seseorang yang maunya

kerjanya sembrono, tidak sesuai dengan aturan main yang ada,

katakanlah protap maupun SOP yang ada. Karena akibatnya untuk kalau

yang tidak sesuai prosedur, 1 (satu) tahun, 2 (dua) tahun secara kasat

mata tidak kelihatan. Tapi 10 (sepuluh) sampai 15 (lima belas) kemudian

sampai 50 (lima puluh) tahun akan kelihatan yang sesuai prosedur

dengan yang mohon maaf ya abal-abal yang tidak menggunakan sistem

yang ada, begitu.”131

Dari pernyataan tersebut bahwa, tidak semua Arsiparis pelaksana

Restorasi arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan pelestarian

arsip dengan mengikuti langkah-langkah aturan yang ada di Protap maupun di

SOP yang ada. Terkadang Arsiparis pelaksana restorasi tersebut melakukan

pelestarian arsip dengan cara kerja singkat mereka sendiri, tidak teliti, dan

tidak rapi. Agar ingin cepat selesai mengerjakan pelestarian arsip kertas,

Arsiparis pelaksana tersebut mengerjakan dengan cara mereka sendiri dengan

mempersingkat dan melangkahkan yang seharusnya mengikuti langkah

berurutan yang ada di Protap maupun di SOP yang ada. Sehingga hal ini

mengakibatkan arsip yang direstorasi tidak rapi dan tidak terlihat indah.

Apabila dikerjakan tidak dengan urutan dan aturan yang ada di Protap dan Sop

akan terlihat akibatnya nanti setelah 10-15 tahun kemudian.

C. Pembahasan

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan Lembaga

Kearsipan yang bertanggung jawab langsung kepada Pemerintah, Arsip Nasional

Republik Indonesia merupakan lembaga pemerintah non departemen. Di Arsip

Nasional Republik Indonesia banyak tersimpan berbagai macam jenis arsip, yaitu

ada arsip dinamis dan arsip statis. Misalnya saja di Arsip Nasional Republik

131


80

Indonesia tersimpan arsip-arsip bersejarah perjalanan bangsa Indonesia, salah

satunya adalah Arsip Naskah Teks Proklamasi, arsip surat kerajaan-kerajaan

nusantara yang bersejarah. Tentunya arsip-arsip tersebut sangat bernilai tinggi

sejarahnya dan harus dilestarikan, diawetkan serta dikuatkan fisik arsipnya.

Sehingga isi informasi pada arsip tersebut terselamatkan dan tetap dapat dibaca

dan diteliti oleh anak cucu kita kelak di masa depan.

Di Arsip Nasional Republik Indonesia kegiatan melestarikan memori

kolektif bangsa terdapat pada bagian Restorasi Arsip. Ada berbagai macam

metode Restorasi Arsip yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia,

yaitu metode laminasi dengan tisu Jepang, Leaf Casting, dan Enkapsulasi. Pada

pembahasan kali ini penulis akan membahas mengenai Pelestarian Arsip Kertas

dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia, membahas

mengenai Kebijakan, Proses kegiatan, Alat bahan untuk Enkapsulasi, dan

beberapa kendala saat pelestarian arsip kertas dengan metode Enkapsulasi.

Kebijakan pelestarian arsip kertas dengan Metode Enkapsulasi di Arsip Nasional

Republik Indonesia belum memiliki Kebijakan tertulis, dan belum memiliki

Undang-undang khusus mengenai Enkapsulasi secara luas dan detail. Namun

dibagian Restorasi Arsip hanya memiliki Protap (Prosedur Tetap) dan SOP

(Standar Operasional Prosedur). Tidak dipungkiri dengan hal ini kegiatan

Restorasi arsip tetap terlaksanakan, karena dengan adanya landasan dasar hukum

dari Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Paragraf 3

Preservasi Arsip Statis Pasal 63, yang berbunyi:

1. preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat 2 huruf c

dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

81

2. preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan secara

preventif dan kuratif.

Menurut hemat penulis Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang

kearsipan mengenai preservasi arsip statis cukup kuat untuk dijadikan sebagai

landasan dasar hukum sebagai pelaksanaan kegiatan Enkapsulasi, walaupun

belum menjelaskan mengenai Enkapsulasi secara luas, detail dan lebih spesifik

mengenai Enkapsulasi. Namun landasan tersebut cukup kuat untuk dijadikan

sebagai landasan dasar hukum dalam melaksanakan kegiatan pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi. Menurut hemat penulis untuk pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi tetap dapat dilaksanakan walaupun belum

memiliki landasan hukum yang sangat kuat. Pada saat penulis melakukan

wawancara, ada pendapat dari salah satu informan bahwa informan tersebut

berharap agar pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip

Nasional Republik Indonesia diperkuat untuk kedepannya dengan dibuatkan

ladasan hukum yang lebih kuat lagi. Semoga kedepannya untuk Kebijakan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi bisa diperkuat dengan

dibuatnya kebijakan tertulis dan Undang-undang khusus mengenai pelestarian

asip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Tujuan dari pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip

Nasional Republik Indonesia adalah sebagai faktor nilai sejarah memori kolektif

bangsa, karena di Arsip Nasional Republik Indonesia tersimpan berbagai macam

arsip kertas yang bersejarah maka dari itu perlu dilakukan pelestarian arsip kertas

atau biasa disebut di ANRI adalah kegiatan “Restorasi Arsip.” Salah satunya

adalah dengan metode Enkapsulasi, kalau arsip dienkapsulasi lebih awet fisik

82

arsipnya dan isi dokumennya akan aman, tidak seperti dilaminating pres panas

yang bisa menyebabkan arsipnya rusak dan mengakibatkan hilangnya isi

informasi ketika arsip tersebut dibongkar kembali. Maka dari itu menurut saya

enkapsulasi itu lebih baik daripada laminating pres panas, karena enkapsulasi

lebih aman untuk informasi arsipnya dan tidak merusak fisik arsip.

Di Restorasi Arsip sering membantu melestarikan arsip-arsip yang ada di

keraton Indonesia, disana banyak sekali arsip-arsip bersejarah yang tersimpan,

salah satunya adalah arsip foto, arsip surat kerajaan pada zaman dahulu kala.

Arsip tersebut tersimpan salah satunya di mangkuNegaran Yogyakarta, arsip-arsip

di Ternate, Mataram, Lombok, Bali. Di daerah-daerah tersebut Arsip Nasional

Republik Indonesia membantu melestarikan arsip-arsip yang tersimpan di sana.

Jadi Arsip Nasional Republik Indonesia sering membantu melestarikan arsip yang

terdapat di keraton seperti arsip dalam bentuk foto-foto bersejarah yang ada

dikeraton dengan memberikan amplop bebas asam, hal ini sangat bermanfaat

untuk mencegah arsip foto tersebut agar tidak rusak tergores oleh tangan jahil

manusia maupun rusak oleh air atau binatang perusak arsip. Sehingga arsip foto

tersebut menjadi awet dan aman disimpan hingga puluhan tahun kedepan.

Kegiatan ini dilakukan oleh Restorasi arsip dalam program kerja di setiap

tahunnya.

Menurut hemat penulis, Arsip Nasional sangat berperan bagi Lembaga-

lembaga Kearsipan lainnya yang ada diseluruh Indonesia. Karena tidak semua

Lembaga arsip yang ada di Indonesia mengetahui secara detail bahwa ada

pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi yang tidak lain adalah sebagai

pengganti laminating pres panas di kalangan masyarakat umum yang masih sering

83

dilakukan sampai sekarang. Menurut pengalaman penulis pribadi, semua arsip

ijazah penulis dari mulai ijaza SD, SMP, SMA semuanya dilaminating press

panas. Dan hal ini sangat disayangkan karena dapat merusakkan arsipnya.

Berbeda dengan enkapsulasi yang aman terhadap arsip kertasnya.

Enkapsulasi adalah pelestarian arsip kertas dengan cara mengkapsulkan

arsip dengan dua plastik polyester atau plastik astralon. Ini adalah cara paling

mudah dan simpel untuk diaplikasikan di masyarakat umum. Namun banyak yang

belum mengetahui enkapsulasi itu seperti apa. Dalam proses kegiatan pelestarian

arsip kertas dengan metode enkapsulasi dilakukan dengan beberapa tahapan.

Yakni yang pertama adalah kita harus terlebih dahulu mengetahui jenis arsip apa

saja yang akan dienkapsulasi.

Semua arsip yang tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia ada

dibagian gedung penyimpanan arsip, disana juga terdapat tempat pelayanan arsip

bila kita ingin membaca, meneliti arsip yang kita inginkan, disana boleh

mengakses arsipnya tetapi hanya boleh baca di tempat saja tidak boleh dibawa

pulang. Dibagian pelayanan arsip memiliki pelayanan akses terbuka dan ada juga

arsip yang aksesnya tertutup atau belum boleh diakses oleh masyarakat umum

yang ingin membaca arsipnya. Contoh arsip yang masih belum boleh diakses oleh

masyarakat umum adalah arsip naskah teks proklamasi kemerdekaan Republik

Indonesia.

Prosedur kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

yaitu dengan cara pertama mengumpulkan Arsip-arsip yang sudah rapuh dan

hampir rusak yang ada digedung penyimpanan arsip, dicatat judul tahunnya lalu

kemudian bagian penyimpanan mengkonfirmasikan kebagian Restorasi arsip

84

bahwa ada beberapa arsip kertas yang harus direstorasi agar tetap terjaga

kelestariannya untuk kedepannya. Supaya kedepannya arsip tersebut bisa diteliti

oleh anak cucu kita kelak di masa depan.

Setelah selesai mengkonfirmasikan arsip apa saja yang akan direstorasi

kepada bagian Restorasi arsip, arsip yang sebelumnya ada digedung penyimpanan

arsip dipindahkan kebagian Restorasi arsip, kemudian barulah arsiparis pelaksana

yang akan merestorasi arsip kertas surat-surat kerajaan nusantara misalnya

terlebih dahulu memberi nomor pengkodean pada arsip yang akan dienkapsulasi,

hal ini dilakukan supaya pada saat arsip kertas yang sudah selesai dienkapsulasi

arsipnya tidak terpisah-pisah dan tetap berurutan pada awal semula arsip tersebut

datang dari tempat gedung penyimpanan arsip.

Bila sudah diberikan nomor pengkodean yang biasa dilakukan oleh

arsiparis pelaksana Restorasi arsip, langkah selanjutnya adalah para Arsiparis

pelaksana mendiskusikan didalam tim Restorasi tersebut, yang didiskusikan

adalah arsip surat kerajaan tersebut akan direstorasi dengan metode apa, apakah

dengan laminasi apakah dengan leaf casting atau apakah dengan metode

enkapsulasi. Kalau arsip surat kerajaan yang direstorasi biasanya arsip tersebut

bentuk fisiknya sudah sangat rapuh, karena keunikan dan nilai sejarahnya yang

sangat tinggi maka dari itu arsip kertas surat kerajaan tersebut dideasidifikasi

dahulu lalu kemudian dilaminasi diperkuat dengan tisu Jepang kemudian setelah

itu arsip surat kerajaan nusantara tersebut dienkapsulasi.

Jadi harus dideasidifikasi, dilaminasi terlebih dahulu, karena arsip kertas

surat kerajaan nusantara fisiknya sangat rapuh, kalau langsung dienkapsulasi

arsipnya akan hancur berkeping-keping, jadi bisa berbahaya bagi arsipnya

85

informasinya pun bisa hilang karena merusak arsipnya, sehingga dideasidifikasi

dahulu dan dilaminasi dahulu.

Deasidifikasi adalah proses penurunan kadar asam pada kertas, caranya

adalah dengan membuat larutan formula/ larutan buffer untuk deasidifikasi,

kemudian masukan larutan tersebut kedalam spray, untuk deasidifikasi di

Restorasi arsip ANRI hanya ada menggunakan deasidifikasi dengan spray yaitu

menyemprotkan formula atau larutan buffer kepada arsip kertasnya, sebelumnya

ada deasidifkasi uap dan direndam tetapi sudah tidak digunakan lagi untuk saat ini

karena dilarang oleh pihak Laboratorium ANRI. Kalau direndam arsipnya dengan

larutan deasidifikasi dikhawatirkan akan melunturkan tinta pada informasi arsip

tesebut. Jadi untuk sekarang Restorasi Arsip ANRI hanya menggunakan dengan

deasidifikasi menggunakan Spray. Kemudian Semprotkan sprayer kepada arsip

kertasnya dengan hati-hati dan merata.

Kemudian setelah proses deasidifikasi selesai, langkah selanjutnya adalah

proses laminasi, sebelum melaminasi arsip kertas, terlebih dahulu kita membuat

membuat formula lem Methyl Cellulose (MC) untuk proses sizing ataupun

laminasi. Setelah selesai membuat lem MC, langkah selanjutnya adalah arsip

kertas surat kerajaan nusantara tersebut kita laminasi yaitu diperkuat dengan tisu

Jepang agar fisik arsipnya yang sebelumnya rapuh menyatu dengan lem MC dan

tisu Jepang, sehingga arsip tersebut menjadi kuat karena proses penyatuan lem

MC dan tisu Jepang. Lalu kemudian tarulah arsip yang sudah dilaminasi tersebut

dirak pengeringan arsip, arsip tersebut yang masih basah oleh lem MC

dikeringkan seharian 24 jam nonstop dengan bantuan kipas angin. Setelah selesai

dilaminasi proses selanjutnya adalah enkapsulasi, enkapsulasi adalah pelestarian

86

arsip kertas dengan cara mengkapsulkan arsip kertas dengan menggunakan dua

plastik polyester atau plastik astralon.

Untuk alat dan bahan dalam proses pengerjaan Enkapsulasi, ANRI

membeli produk lokal yang ada di Indonesia. Kalau bahan untuk metode laminasi

ANRI membeli produk dari Negara Jepang. Bagian Restorasi Arsip ANRI bisa

saja juga membeli plastik astralon, polyester dan double tape dari Negara Jepang

namun karena faktor biaya dan anggaran yang tidak memungkinkan untuk Arsip

Nasional Republik Indonesia membeli plastik astralon dan polyester dan double

tape di Negara Jepang karena faktor biaya dan anggaran yang tidak cukup karena

sudah cukup mengeluarkan anggaran banyak untuk tisu Jepang untuk laminasi

yang harganya sangat mahal, jadi Arsip Nasional Republik Indonesia untuk bahan

enkapsulasi plastik astralon, polyester dan double tape membeli produk lokal

Indonesia untuk enkapsulasi. Produk lokal plastik astralon, polyester dan double

tape cukup bagus namun tidak sebagus yang dari Negara Jepang.

Ada beberapa kendala dalam pelaksanaan pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi di ANRI, kendalanya adalah tentang alat dan bahan

enkapsulasi, anggaran, SDM (Sumber Daya Manusia), proses kegiatan saat

enkapsulasi berlangsung. Kendala pada alat dan bahan adalah alat untuk proses

enkapsulasi harus dengan bantuan plastik minyak, plastik minyak berguna untuk

membuat bingkai double tape yang ditempelkan pada plastik polyester. Karena

kalau tidak ada plastik minyak dalam membuat bingkai double tape yang

ditempelkan pada plastik polyester itu akan menjadi sangat sulit. Karena ukuran

double tapenya terlalu besar, untuk ukuran double tape yang paling terkecil pun

masih sangat besar untuk ukuran membuat bingkai double tape. Bahan untuk

87

laminasi dengan tisu Jepang saja masih membeli kepada Negara Jepang. Pada

tahun 2002 bagian Restorasi Arsip pernah mendapatkan hibah dari Negara Jepang

berupa alat dan bahan enkapsulasi, laminasi, dan leaf casting. Pada saat itu

mendapatkan hibah plastik polyester dan double tape dari Jepang, tetapi ketika

alat dan bahan hibah dari Jepang sudah habis, pihak Restorasi ANRI tidak

membeli alat dan bahan enkapsulasi dari Negara Jepang, dikarenakan anggaran

yang tidak memadai, karena sudah cukup banyak anggaran untuk bahan tisu

Jepang laminasi, karena tisu Jepang untuk laminasi cukup mahal. Jadi untuk alat

bahan enkapsulasi masih menggunakan produk lokal, dikarenakan anggaran yang

tidak memadai bila membeli produk dari Negara Jepang.

Kendala selanjutnya adalah kendala pada SDM (Sumber Daya Manusia)

yang melaksanakan proses kegiatan pelestarian dengan metode enkapsulasi,

kendalanya adalah pada saat melakukan enkapsulasi ada beberapa Arsiparis yang

melakukan dengan cara cepat dan singkat sehingga tidak memperhatikan

kerapihan dan keindahan pada proses pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi.

Menurut hemat penulis kerapihan dan keindahan dalam proses pelestarian

arsip kertas perlu untuk diperhatikan, karena supaya awet arsip yang dilestarikan

dan indah bila dilihat. Karena dalam setiap pekerjaan apapun itu harus

menggunakan hati dan seni yang baik sehingga bila mengerjakan hal apapun itu

dan mengerjakan pelestarian arsip kertas dengan hati dan seni yang baik hasilnya

pun akan terlihat bagus, indah, dan rapi.

Laminating pres panas adalah hal yang biasa dilakukan dan diketahui oleh

masyarakat pada umumnya, laminating pres panas adalah kegiatan yang biasa

88

dilakukan di tempat jasa fotokopian pada umumnya. Tetapi banyak yang tidak

mengetahui kalau laminating pres panas sebenarnya tidak aman dan tidak baik

bagi arsip kertas, karena laminating pres panas dapat merusak kertas arsip dan

arsipnya menempel pada plastik laminating saat dipres panas. Padahal sebenarnya

ada cara yang lebih mudah dan sederhana yang bisa kita praktekkan sendiri

dirumah yaitu dengan cara enkapsulasi, hanya perlu menyediakan alat dan bahan

2 plastik polyester, satu double tape, pemberat, gunting, penggaris, dan alat mesin

pemotong sudut saja. Menurut saya Enkapsulasi lebih aman dan lebih baik

dibandingkan dengan laminating pres panas.

Menurut pendapat Ibu Widi, kalau kita terima ijazah itu kan suka langsung

dilaminating pres panas itu ya ditempat jasa fotokopi, kita menginginkan mereka

dimasyarakat agar supaya jangan dilaminating pres panas. Karena laminating pres

panas tidak bisa dibongkar lagi, ketika dibongkar lagi jadi menyatu arsip dengan

plastik laminatingnya. Terus kadang-kadang merusak informasinya, kita tidak

menginginkan hal itu. Kalau dienkapsulasi itu tidak akan rusak, sewaktu-waktu

bisa kita bongkar lagi tetapi arsipnya tetap terpelihara, karena menggunakan

polyester dan double tape. Jadi mudah didapat bahannya dan aman terhadap

arsipnya juga.

Menurut hasil penelitian saya di Arsip Nasional Republik Indonesia

tentang lebih baik enkapsulasi manual dibandingkan dengan enkapsulasi mesin

dikarenakan dari segi sumber daya manusia arsiparis yang ada di Arsip Nasional

Republik Indonesia sudah sangat cukup berpengalaman sehingga seluruh SOP

yang ada di terapkan dengan baik, walaupun masih ada beberapa kekurangan

dalam proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi dari segi

89

kerapihan dan keindahan. Selain itu, enkapsulasi manual juga lebih baik dari segi

kerapihan, kualitas dan juga lebih efisien dalam segi waktu pengerjaan.

Enkapsulasi mesin dirasa masih kurang baik dibanding dengan enkapsulasi

manual karena menurut hasil temuan dilapangan yang saya dapatkan bahwa

enkapsulasi mesin sudah tidak dilakukan lagi sejak lama dikarenakan hasil kerja

mesin tersebut kurang baik, namun ada faktor lain yaitu dari anggaran perawatan

fasilitas yang masih jauh atau bisa dikatakan luput sama sekali dari pendanaan

kepengurusan. Jadi fasilitas yang ada diantaranya mesin dan lain sebagainya

terbengkalai bahkan rusak dan tidak bisa digunakan sama sekali. Bahkan semua

mesin restorasi arsip yang ada di ANRI semuanya sudah berusia sangat tua dan

banyak yang sudah berkarat, menurut saya perlu adanya upgrade mesin restorasi

arsip yang lebih layak dan baru.

Sehingga Arsip Nasional Republik Indonesia lebih mengutamakan proses

enkapsulasi manual yang tidak kalah baik dengan enkapsulasi mesin. Selain itu

tenaga arsiparis yang sudah berpengalaman sudah tidak diragukan lagi. Maka dari

itu sehubungan dengan kekurangannya anggaran Arsip Nasional Republik

Indonesia dalam pengadaan mesin enkapsulasi bisa digantikan oleh sumber daya

manusia arsiparis yang ada.

90

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dijelaskan di atas, maka penulis

mengambil kesimpulan sebagai berikut ini:

1. Arsip Nasional Republik Indonesia belum memiliki kebijakan tertulis khusus

mengenai pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi. Arsip Nasional

Republik Indonesia masih menggunakan Undang-undang Nomor 43 Tahun

2009 Tentang Kearsipan Paragraf 3 Preservasi Arsip Statis Pasal 63, yang

berisi: (1) preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat 2

huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. (2)

preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan secara

preventif dan kuratif. Di Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki program

kerja setiap tahun untuk membantu memperbaiki dan menyelamatkan arsip

yang terkena dampak bencana alam di seluruh wilayah Indonesia.

2. Proses pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di Arsip Nasional

Republik Indonesia memiliki prosedur yaitu dengan cara menkonfirmasikan

terlebih dahulu kepada bagian gedung tempat penyimpanan arsip lalu

kemudian dicatat terlebih dahulu arsip apa saja yang akan direstorasi kemudian

didiskusikan terlebih dahulu kepada seluruh Arsiparis yang ada di Arsip

Nasional Republik Indonesia, akan dilakukan restorasi atau pelestarian arsip

jenis apa. Kemudian baru dilaksanakan proses pelestarian arsip kertas. Kendala

dalam pelaksanaan kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi

91

di Arsip Nasional Republik Indonesia adalah kendala faktor biaya anggaran

yang masih belum memadai untuk membeli bahan plastik astralon, polyester

dan double tape merek pollar bebas asam dari Negara Jepang. Perlu perhatian

khusus untuk Arsiparis agar mengerjakan proses pelestarian arsip kertas

dengna cara yang rapi dan memperhatikan unsur keindahan. Kendala SDM

juga perlu diperhatikan lagi karena SDM di Restorasi ANRI hanya ada 9 orang

saja, menurut saya masih sangat sedikit.

B. Saran

1. Arsip Nasional Republik Indonesia sebaiknya membuat landasan dasar hukum

yang lebih kuat atau Undang-undang khusus mengenai pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi. Dengan mengajukan peraturan dan Undang-

undang khusus pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi secara luas

dan detail kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan kepada

pemerintah agar pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi memiliki

landasan Undang-undang yang kuat mengenai pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi supaya landasan dasar hukumnya lebih kuat lagi.

2. Arsip Nasional Republik Indonesia diharapkan untuk bekerjasama dengan

pemerintah dan perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia terkait dalam

alat dan bahan dalam pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi agar

mendirikan, membuat dan menciptakan bahan dan alat yang berkualitas setara

bagus dengan yang biasa dibeli oleh Negara Jepang. Agar proses kegiatan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi alat dan bahannya sudah

tersedia dan mudah didapat di Indonesia jika bekerjasama dengan pemerintah

dan perusahaan untuk mendirikan membuat dan menciptakan alat dan bahan

92

yang berkualitas setara dengan buatan Negara Jepang. Sehingga tidak perlu

lagi membeli dari Negara Jepang. Arsip Nasional Republik Indonesia lebih

memperhatikan faktor kendala biaya anggaran, supaya anggarannya bisa lebih

banyak lagi, sehingga pekerjaan proses restorasi arsip dalam alat dan bahan

tidak terjadi kekurangan biaya anggaran. Perlu perhatian dan kesadaran

terhadap Arsiparis pelaksana pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi di lapangan, untuk melakukan pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi sesuai dengan tata cara urutan yang memiliki unsur

keindahan dan unsur kerapihan, sehingga fisik arsip dan informasi arsip tetap

terjaga sampai 10-20 tahun mendatang.

93

DAFTAR PUSTAKA

Ardhiyanti, Vina.“Kegiatan Preservsi Preventif Arsip di Bank Indonesia

Bandung.” Artikel diakses pada 9 November 2016 dari http://download.portalgaruda.org/article.php?article=103568&val=1378

Darmono. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah. Jakarta: PT

Grasindo, 2001.

Darmono. Perpustakaan Sekolah Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata.

Jakarta: Grasindo, 2007.

Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif Analisi Data. Jakarta: Rajawali Pers,

2010.

Gulo, W. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Grasindo, 2010.

Hijrana, Bahar.“Upaya Pelestarian Naskah Kuno di Badan Perpustakaan dan

Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.” Jurnal Ilmu Perpustakaan

Khizanah Al-Hikmah, no. 1 (Januari-Juni 2015): h. 90-100. Artikel diakses

pada 3 November 2016 dari


Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian:pengantar, teori, dan panduan

praktis penelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula. Jakarta:

STIA-LAN, 1999.

Irianti. Melestarikan Memori Kolektif Bangsa. Jakarta: anri, 2012.

J.M, Durea dan Clements, D.W.G. Dasar-dasar Pelestarian dan Pengawetan

Bahan-bahan Pustaka. Jakarta: Perpustakaan Nasional 1990.

Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990.

Martoatmodjo, Karmidi. Pelestarian bahan pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka,

1999.

Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: PT

Remaja Rosdakarya, 2013.

Mukhtar. Bimbingan Skripsi, Tesis dan Artikel Ilmiah. Jakarta: Gaung Persada

Press, 2010.

Mulyana, Deddy. Metodologi Penelitian Kualitatif Paradigma Baru Ilmu

Komunikasi Dan Ilmu Sosial Lainnya. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya,

2013.



94

Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama, 2003.

Sulistyo-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama, 1993.

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, cv, 2014.

Sedarmayanti, Tata Kearsipan. Bandung: CV. Mandar Maju, 2015.

Wirayati, Made Pedoman Teknis Pelestarian Bahan Pustaka (Konservasi

Kuratif Bahan Perpustakaan Media Kertas). Jakarta: Perpustakaan

nasional RI, 2014.

Wursanto, Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius Anggota IKAPI, 1991.

Yusuf, Muri. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif & Penelitian Gabungan.

Jakarta:Prenadamedia Group, 2014.

LAMPIRAN

Flowchart Prosedur Enkapsulasi

PERTANYAAN WAWANCARA PELESTARIAN ARSIP KERTAS

DENGAN METODE ENKAPSULASI DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA

INFORMAN I : Widiyanti (W/ Kepala Sub Direktorat Restorasi ANRI)

A. Pertanyaan Umum

1. Berapa jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia?

2. Apa saja jenis atau macam-macam koleksi arsip yang dimiliki ANRI?

B. Kebijakan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan kegiatan

pelestarian arsip dengan metode enkapsulasi.

3. Menurut Ibu Widi, bagaimana kebijakan ANRI dalam melaksanakan kegiatan

pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

4. Apakah ANRI mempunyai kebijakan tertulis mengenai pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi?

5. Bagaimana menurut Ibu Widi, mengenai Undang-undang Nomor 43 tahun

2009 tentang kearsipan pasal 63 yang berbunyi: (1) preservasi arsip statis

sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat 2 huruf c dilakukan untuk

menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. (2) preservasi arsip statis

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan secara preventif dan kuratif.

Apakah cukup dilaksanakan untuk sebagai acuan pelestarian arsip kertas

dengan metode enkapsulasi di ANRI?

6. Siapakah yang bertanggung jawab atas proses pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi di ANRI?

7. Menurut Ibu Widi, jenis arsip kertas apa saja yang dienkapsulasi pada ANRI?

Selanjutnya, mengapa arsip kertas tersebut dienkpsulasi? Bagaimana dengan

arsip yang lain, apakah tidak bisa atau tidak perlu dienkapsulasi?

8. ANRI adalah Lembaga Arsip yang besar yang ada di Indonesia, menurut Ibu

Widi bagaimana ANRI berperan didalam upaya pelestarian arsip kertas dengan

metode enkapsulasi di Indonesia? Apakah ada bimbingan penyuluhan, seminar

atau workshop?

9. Apakah Ibu Widi mempunyai rencana kedepan untuk menerapkan kebijakan

pelestarian arsip kertas di ANRI itu seperti apa?

PERTANYAAN WAWANCARA PELESTARIAN ARSIP KERTAS

DENGAN METODE ENKAPSULASI DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA

INFORMAN II : Madris, S.Sos. (M/ Arsiparis)

INFORMAN III : Kadir (K/ Arsiparis)

A. Faktor Perusak Arsip Kertas

1. Menurut Bapak, faktor-faktor apa saja yang menyebabkan kerusakan pada

arsip kertas?

2. Jenis-jenis kerusakan seperti apa saja yang disebabkan oleh faktor-faktor

perusak arsip kertas tersebut?

B. Proses kegiatan pelestarian arsip kertas dengan enkapsulasi di ANRI

3. Siapa saja yang melaksanakan kegiatan secara teknis dalam pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

4. Menurut Bapak, bagaimana proses keseluruhan dari awal hingga akhir kegiatan


5. Menurut Bapak, apa saja alat dan bahan yang digunakan dalam melaksanakan


6. Metode pelestarian arsip kertas apa saja yang ANRI gunakan untuk kegiatan

pelestarian arsip kertas?

7. Menurut Bapak, apa saja kelebihan dan kekurangan dari metode-metode

tersebut saat pelestarian arsip kertas berlangsung?

C. Solusi guna menghadapi kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan

pelestarian Arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI.

8. Menurut Bapak, apa saja kendala dalam melaksanakan pelestarian arsip kertas


9. Menurut Bapak, arsip kertas yang seperti apa yang sulit dienkapsulasi? Dan

arsip kertas seperti apa yang paling mudah dienkapsulasi?

10. Menurut Bapak, apakah ketersediaan alat dan bahan untuk melaksanakan

enkapsulasi mengalami kendala? Jika iya, apa kendalanya dan mengapa

kendala tersebut bisa terjadi?

11. Menurut Bapak, selain alat dan bahan faktor apa saja yang menjadi kendala

dalam pelaksanaan pelestarian arsip kertas denganmetode enkapsulasi di

ANRI?

a. Apakah kendala tersebut disebabkan oleh faktor sumber daya manusia? Jika

iya, mengapa itu bisa terjadi dan bagaimana solusinya?

b. Apakah kendala tersebut disebabkan oleh faktor kebijakan? Jika iya,

mengapa itu bisa terjadi dan bagaimana solusinya?

PEDOMAN DAN TRANSKRIP WAWANCARA UNTUK KEPALA SUB

DIREKTORAT RESTORASI ANRI

Informan I:

A. Dra. Widiyanti ( Kepala Sub Direktorat Restorasi ANRI)

1. Berapa jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia?

W: Ada di bagian penyimpanan arsip, total arsip keseluruhan berdasarkan

media berjumlah 1.482.257 Arsip.

2. Apa saja jenis atau macam-macam koleksi arsip yang dimiliki ANRI?

W: Ada media kertas (arsip tekstual arsip kertas, arsip peta, arsip

kearsitekturan), dan ada arsip media baru (foto microfilm)

3. Menurut Ibu Widi, bagaimana kebijakan ANRI dalam melaksanakan

kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

W: Tidak semua arsip harus dienkapsulasi, yang penting-penting saja. Kalau

dienkapsulasi itu kan selain makan tempat makan biaya juga ya, tapi

enkapsulasi biasanya untuk arsip-arsip penting seperti kayak misalnya arsip

kepemilikan perusahaan, sertifikat-sertifikat.

4. Apakah ANRI mempunyai kebijakan tertulis mengenai pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi?

W: Belum ada, hanya ada tahapan kerjaan enkapsulasi dan SOP tentang

enkapsulasi saja.

5. Bagaimana menurut Ibu Widi, mengenai Undang-undang Nomor 43

tahun 2009 tentang kearsipan pasal 63 yang berbunyi: (1) preservasi arsip

statis sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat 2 huruf c dilakukan

untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. (2) preservasi

arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan secara preventif

dan kuratif. Apakah cukup dilaksanakan untuk sebagai acuan


W: Ya menurut saya cukup sebagai dasar hukum.

6. Siapakah yang bertanggung jawab atas proses pelestarian arsip kertas


W: Ya unit Restorasi, unit yang lain tidak punya tanggung jawab itu ya, tapi

kita arsip-arsip penting saja yang dienkapsulasi.

7. Menurut Ibu Widi, jenis arsip kertas apa saja yang dienkapsulasi pada

ANRI? Selanjutnya, mengapa arsip kertas tersebut dienkpsulasi?

Bagaimana dengan arsip yang lain, apakah tidak bisa atau tidak perlu

dienkapsulasi?

W: Kalau arsip itu penting, terus kita takut hilang informasinya, kalau kita

tidak lakukan enkapsulasi misalnya dengan metode lainnya seperti laminating

pres panas takut merusak arsipnya. Kalau arsip yang tidak penting kenapa tidak

dienkapsulasi karena menghabiskan tempat yang pertama, kedua kalau itu

bentuknya bundel nanti gimana bundel kan arsip yang membendel ya jadi arsip

berbentuk bundel tidak bisa dengan metode enkapsulasi. Tapi itu tidak lazim

kita lakukan ketika arsip berupa jilitan, yang kita lakukan enkapsulasi sesuai

dengan informasinya yang sangat penting kah itu biasanya jumlah lembar-

lembaran kertas. Ya jadi tidak sembarangan menentukan itu enkapsulasi atau

tidak.

8. ANRI adalah Lembaga Arsip yang besar yang ada di Indonesia, menurut

Ibu Widi bagaimana ANRI berperan didalam upaya pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi di Indonesia? Apakah ada bimbingan

penyuluhan, seminar atau workshop?

W: Ada, belum secara khusus seminar enkapsulasi/ workshop untuk

enkapsulasi belum. Tapi kita juga ingin suatu saat melakukan ini, tapi kalau

penyuluhan bimbingan yang magang pun kita ajari enkapsulasi.

9. Apakah Ibu Widi mempunyai rencana kedepan untuk menerapkan

kebijakan pelestarian arsip kertas di ANRI itu seperti apa?

W: Setiap tahun kita melakukan ya dengan cara program kerja itu di program

itu ada juga penyelamatan arsip daerah bencana yang terkena dampak bencana

itu kita lakukan seperti ke daerah-daerah misalnya seperti kemarin di garut ada

bencana banjir bandang kita bantu menangani arsip daerah bencana yang

diselamatkan, terus arsip-arsip keraton dikeraton Indonesia banyak sekali arsip-

arsip yang tersimpan, nah itu merupakan memori kolektif bangsa itu tersimpan

di antaranya di mangkunegaran yogya. Seperti di luar jawa seperti ternate &

tidore kita ingin melakukan ini seperti di mataram juga Lombok bali, kita

membantu melestarikan arsip-arsip yang tersimpan di sana. Jadi kita setiap

tahun ada program kerja ke sana membantu arsip-arsip keraton dilestarikan.

Nah terutama selama ini kita lakukan baru terbatas arsip kertasnya sama peta

sama arsip kearsitekturan. Tapi itu tidak menutup kemungkinan juga arsip-

arsip foto yang seperti kita lakukan dimangkunegaran kemarin.

Mangkunegaran itu fotonya masih tersimpan ala kadarnya akhirnya kita bantu

dengan membantu memberi amplop bebas asam. Terus yang ada di ANRI kita

melakukan melalui program kerja yang kita lakukan setiap tahun it uterus

membantu ya masyarakatnya yang terkena bencana gratis itu kita lakukan. Ya

jadi banyak hal melakukan program kerja yang kita lakukan setiap tahun.

PEDOMAN DAN TRANSKRIP WAWANCARA UNTUK ARSIPARIS

RESTORASI ANRI

Informan II & Informan III

A. Madris. Sos (Arsiparis Restorasi ANRI) M

B. Kadir (Arsiparis Restorasi ANRI) K

a. Menurut Bapak, faktor-faktor apa saja yang menyebabkan kerusakan

pada arsip kertas?

M: Ada faktor biologi, faktor kimia, seperti biota bintang-binatang seperti

ngenget, kecoa itu perusak arsip kertas juga, terus bisa juga tikus.

b. Jenis-jenis kerusakan seperti apa saja yang disebabkan oleh faktor-faktor

perusak arsip kertas tersebut?

M: Bisa kalau tikuas merusak arsip, fisiknya dimakan kalau ngenget dia hanya

melubang-lubangkan kertas, kecoa juga termasuk gitu.

c. Siapa saja yang melaksanakan kegiatan secara teknis dalam pelestarian

arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

M: Di ANRI ini di Restorasi Arsip semua harus bisa mengenkapsulasi, jadi

gak ada siapa yang menjalani siapa yang enggak menjalani, jadi semua yang

ditugaskan harus bisa. Apalagi arsiparisnya harus bisa melakukan enkapsulasi

terhadap arsip. Disini ada 9 Arsiparis, SDM nya ada 9, 9 orang itu harus bisa

semua.

d. Menurut Bapak, bagaimana proses keseluruhan dari awal hingga akhir

kegiatan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

M: Kita dari pertama proses kerjanya aja ya pertama menyiapkan arsip dari

dokumennya, dari mana aja dokumennya? Kita bisa dari sumber arsipnya itu

dari penyimpanan, nanti disini kita membedakan apa yang harus kita

enkapsulasi atau dengan metode yang lain. Makanya

e. Menurut Bapak, apa saja alat dan bahan yang digunakan dalam

melaksanakan pelestarian arsip kertas dengan metode enkapsulasi di

ANRI?

M: Polyester/ Astralon, Double Tip, Cutter/ Alat pemotong, cara enkapsulasi

manual saja belum membeli alat yang modern, kita lebih bnayak menggunakan

dengan enkapsulasi manual, kalau menurut saya lebih bagus enkapsulasi

manual. Cutting mate untuk alas kita untung memotong ini juga ada di

gramedia penggaris besi untuk memotong juga. Rol pembersih kaca untuk

membuang udara dari enkapsulasi tersebut, gunting, meja. Itu alat dan bahan

yang kita gunakan.

f. Metode pelestarian arsip kertas apa saja yang ANRI gunakan untuk

kegiatan pelestarian arsip kertas?

M: Ada juga metode laminasi memperkuat arsip dengan menggunakan tisu

Jepang, terus itu salah satunya, kemudian disini juga ada perbaikan peta baik

peta itu peta perbatasan tanah atau peta kearsitekturan bangunan-bangunan gitu

ya. Itu kita restorasinya itu yang lebih dikenal itu yang medianya terdiri dari

kertas ya jadi medianya kertas itu. Yang dilestarikan rata-rata arsip

konvensional yang berbentuk polio. Terus dengan metode laminasi itu dengan

menggunakan lem MC terus tisu Jepang dan lain sebagainya. Kemudia metode

enkapsulasi menggunakan bahan seperti tadi saya katakan polyester dan

sebagainya yang tadi saya sebutkan.

g. Menurut Bapak, apa saja kelebihan dan kekurangan dari metode-metode

tersebut saat pelestarian arsip kertas berlangsung?

M: Masing-masing punya kelebihan dan masing-masing punya kelemahan,

enkapsulasi untuk arsip seperti tadi yang saya katakan, kalau arsip yang masih

bagus kita lakukan enkapsulasi. Kalau suatu saat kita butuhkan misalnya ijazah

yaa ijazah kita ambil nih kan suatu saat kita membutuhkan aslinya itu bisa kita

ambil lagi, kita buka lagi kalau enkapsulasi dengan metode itu bisa kita ambil

kalau suatu saat kita membutuhkannya kita buka bisa. Lain dengan laminating

yang press panas yang biasa ada di jasa tempat fotocopyan itu kalau laminating

press panas kan nanti dia menempel dengan arsipnya, kalau enkapsulasi tidak,

jadi kalau suatu saat kita membutuhkan aslinya itu bisa di bongkar lagi plastik

polyesternya itu kelebihannya. Kekurangannya gak semua arsip kita gunakan

enkapsulasi, kalau yang arsip kita enkapsulasi arsip yang rapuh dienkapsulasi

gak bisa dia kan berantakan didalamnya akan rusak arsipnya. Arsip yang rapuh

seperti itu harus dihindari dengan enkapsulasi. Kalau laminasi itu kelebihannya

kita bisa perkuat arsip dengan tisu Jepang, laminasi sudah teruji oleh Jepang

yang menggunakan arsip dengan bahan tisu Jepang , lem MC itu akan punya

kekuatan 100 tahun lagi, kenapa? Itu dia bersenyawa tisu Jepangnya arsip

dengan kertas itu bersenyawa yang bersenyawa itu lem MC nya jadi begitu dia

menyatu, itu diperkuat oleh tisu Jepang seolah-olah tisunya menyatu dan

hebatnya lagi dia lem MC nya sendiri tidak disenangi oleh serangga-serangga

kertas. Sehingga setelah di restorasi dengan menggunakan metode laminasi

tadi, itu karna dia menyatu senyawa dengan arsipnya, dia akan mempunyai

kekuatan sampai 100 tahun lagi. Kalau enkapsulasi kelebihan nya dia kalau

terjadi banjir dia gak masuk air, seperti itu, kalau yang laminasi terkena air

akan menempel dan akan buram arsipnya tidak transparan lagi.

D. Solusi guna menghadapi kendala-kendala dalam pelaksanaan kegiatan

pelestarian Arsip kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI.

12. Menurut Bapak, apa saja kendala dalam melaksanakan pelestarian arsip

kertas dengan metode enkapsulasi di ANRI?

M: itu kendalanya sebenarnya tidak terlalu banyak, biasanya kan kendala

masalah bahan, bahan kan mudah didapat ada semua. Kelemahannya misalnya

kita menggunakan double tip kita harus cari kertas minyak membantu untuk

menempelkan dalam bagian bingkai arsip, ketika kita melakukan enkapsulasi

tetapi kalau kita tidak menggunakan wick paper/ kertas minyak kita akan

kesulitas karna rata-rata double tipnya itu ukurannya terlalu besar, walaupun

kita pilih yang di gramedia terkecil pun masih terlalu besar, jadi kita harus

mencari kertas minyak itu atau paling tidak kita harus mencari kertas stiker

yang kuning itu. Jadi putihnya kita buang kuningnya kita pakai, itu kendalanya

untuk alat-alat dan bahan tidak terlalu bermasalah.

13. Menurut Bapak, arsip kertas yang seperti apa yang sulit dienkapsulasi?

Dan arsip kertas seperti apa yang paling mudah dienkapsulasi?

M: Yang paling mudah ijazah, sertifikat-sertifikat, surat-surat penting lainnya

seperti akta kelahiran, KK (kartu keluarga) juga, kalau yang arsipnya rapuh itu

gak bisa di enkapsulasi. Boleh kita enkapsulasi tetapi kita lakukan laminasi

dulu baru setelah laminasi sudah kering baru bisa dienkapsulasi.

14. Menurut Bapak, apakah ketersediaan alat dan bahan untuk

melaksanakan enkapsulasi mengalami kendala? Jika iya, apa kendalanya

dan mengapa kendala tersebut bisa terjadi?

K: Kalau enkapsulasi barangkali tidak ada kendala artinya bahannya ya adalah

ya bisa digunakan bahan lokal yang tidak ketergantungan negara lain begitu,

itu untuk enkapsulasinya.

15. Menurut Bapak, selain alat dan bahan faktor apa saja yang menjadi

kendala dalam pelaksanaan pelestarian arsip kertas dengan metode

enkapsulasi di ANRI?

a. Apakah kendala tersebut disebabkan oleh faktor sumber daya

manusia?

K: Pastilah pekerjaan apapun jadi begini ketika kita mengerjakan yang

disini kan team work jadi di pekerjaan bekerja bersama, jadi pegawainya

ada 9 orang. Nah dibidang restorasi kan tidak semua pekerjaannya bagus

dan rapi, jadi saya dan pak madris beda hasilnya. Walaupun dalam teori

hitam di atas putih sama tapi ya mohon maaf ya tetap beda, secara teknis

gitu berbeda. Nah menyikapinya disini ada namanya kualitas control, siapa

yang bertugas mejadi kualiti kontrol itu? Atau mengawasi hasil kalau disini

namanya hasil restorasi. Sebetulnya disini hasil teamwork hasil bersama.

Maksudnya mengontrol bersama, nah kita ketika terjadi kesalahan atau

terjadi kerusakan kita perbaiki besama itu kuncinya. Jadi ya tetap ada ya

mohon maaf katakanlah seseorang yang maunya kerjanya sembrono tidak

sesuai dengan aturan main yang ada katakanlah protap maupun SOP yang

ada. Ada yang seperti itu tetapi kita tetap berusaha kita perbaiki karena

akibatnya untuk kalau yang tidak sesuai prosedur satu tahun, dua tahun

secara kasat mata tidak kelihatan, tapi 10 tahun sampai 15 tahun kemudian

sampai 50 tahun akan kelihatan yang sesuai dengan koridor dengan yang

mohon maaf ya abal-abal. Yang tidak menggunakan sistim dan prosedur

yang ada.

b. Apakah kendala tersebut disebabkan oleh faktor kebijakan? Jika iya,

mengapa itu bisa terjadi dan bagaimana solusinya?

K: Ini kan kami dimulai dari arsip ini di ANRI sebagai pembina yaitu Arsip

Nasional loh tingkat nasional. ANRI jadi walaupun tidak ada katakanlah

mandat atau anjuran atau undang-undang khusus atau apa, kami memang

disini ada subditnya dan pekerjaan kami sehari-hari menjalankan pekerjaan

restorasi menurut kami tidak ya tidak ada kendala. Memang subdit restorasi

adalah menjalankan pekerjaan sehari-hari atau kerjaan sehari-harinya adalah

merestorasi arsip yang perlu direstorasi gitu.

Gambar

Contoh Arsip Kertas yang sudah di Enkapsulasi

Gambar

Arsip kertas yang sudah di Enkapsulasi

Gambar

Arsip kertas berbentuk bundel yang telah dilaminasi

Gambar

Methyl Cellulose (MC) dalam bentuk bubuk.

Gambar

Lem MC yang sudah diolah dan alat Spray untuk deasidifikasi kering

Gambar

Tempat Deasidifikasi Kering.

Gambar

Arsip kertas yang dilaminasi sedang dikeringkan di tempat rak pengering.

Gambar

Koran tempo dulu yang sudah dilaminasi dan sedang dikeringkan ditempat rak

pengering.

Gambar

Mobil Layanan Masyarakat Sadar Arsip

Gambar

Penulis bersama Arsiparis Restorasi Arsip ANRI

BIODATA PENULIS

SARAH NURZANNAH, Lahir di Jakarta, 10

September 1993. Putri pertama dari Ayahanda

Muhammad Muslim dan Ibunda Fitri Suhan Tika.

Penulis bertempat tinggal di Vila Mutiara Cinere Blok

H1 No. 34 Rt/rw 008/011 Grogol, Depok.

Menyelesaikan pendidikan pada tahun (1998-1999) TK

„Aisyiyah Bustanul Athfal, (1999-2005) Madrasah

Ibtidaiyah Sirojul Banat, (2005-2008) SMPN 253

Jakarta, (2008-2011) MAN 11 Jakarta. Kemudian

penulis melanjutkan pendidikan pada program studi

(S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (2012). Penulis menyelesaikan kuliah dengan

menulis skripsi berjudul “Pelestarian Arsip Kertas dengan Metode Enkapsulasi di

Arsip Nasional Republik Indonesia”. Selama di universitas penulis pernah bekerja

sebagai admin les musik Happy Pretty, Penulis juga melakukan freelance di

Markplus Insight sebagai interviewer. Kemudian Penulis melakukan Praktek

Kerja Lapangan di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia selama 1 bulan.

Penulis juga melakukan Kuliah Kerja Nyata selama 1 bulan di Desa Ranca Labuh,

Tangerang.

pelestarian arsip kertas dengan metode...

Documents