pelayanan administrasi akademik - · pdf fileakademik dalam proses perwalian. ... mahasiswa...

1

SOP Pelayanan Administrasi Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK

AKADEMI KEPERAWATAN KARYA BHAKTI NUSANTARAMAGELANG

Jln. A.Yani Gg.Barito II KM.1 Sidotopo - Magelang Telp/Fax : (0293 ) 3149517Email : [email protected]

2


STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI AKADEMIK

Kode Dokumen :

Revisi :

Diajukan oleh :

Dikaji ulang oleh

: Pembantu Direktur I

Evy Tri Susanti, SKep, Ns, MKes

Disetujui oleh

: Direktur

Syamsudin, SKep, Ns, MM, MKes

3


DAFTAR ISI

Lembar Pengendalian

Daftar Isi

1. SOP Penetapan Mahasiswa Aktif

2. SOP KRS

3. SOP Pembuatan KTM Baru

4. SOP Pembuatan KTM yang Hilang

5. SOP Pembuatan Daftar Hadir Kuliah

6. SOP Pembuatan Kartu Ujian

7. SOP Pembuatan Hadir Ujian

8. SOP Entry Nilai di Luar Jadwal

9. SOP Entry Nilai

10. SOP Cetak KHS

11. SOP Cetak Nilai Transkrip Sementara

12. SOP Cetak Transkrip Kumulatif

13. SOP Penetapan Mahasiswa dan Pelaksanaan Yudisium

14. SOP Cetak Ijazah

15. SOP Permohonan Aktif Kuliah

16. SOP Surat Keterangan Lulus

17. SOP Surat Keterangan Alumni

18. SOP Surat Keterangan Cuti

19. SOP Keterangan Ralat Ijazah

20. SOP Pengajuan Beasiswa

21. SOP Penetapan Beasiswa

22. SOP Surat Umum

23. SOP Penetapan Peserta Wisuda

24. SOP Pemilihan Mahasiswa Berprestasi

4


SOPPENETAPAN MAHASISWA AKTIF Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang

Tanggal Draft : 10-02-2015 Tanggal Berlaku : 15-02-2015 Kode Dokumen : SOP- 001/Akper-KBN/TU/II/2015

1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP:

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum

6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas

langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas

dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.

6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab

untuk memastikan:

a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan

memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki

kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan

tanggungjawab.

Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa barubagi Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang,serta untuk mempermudah Pembantu Direktur II Bidang Akademik dalam proses perwalian.

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Panitia Sipenmaru sampai dengan menjadi daftar mahasiswa registrasi.

1. Mahasiswa adalah mahasiswa Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang merupakan insan dewasa yang memiliki kesadaran sendiri dalam mengembangkan potensi diri menjadi perawat profesional.

2. Mahasiswa aktif adalah mahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang yang telah melakukan registrasi akademik setiap semester.

1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara

Magelang.

2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara

Magelang.

3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti

Nusantara Magelang.

Semua mahasiswa melaksanakan registrasi sesuai dengan

waktu yang ditentukan

5


6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum

dalam Daftar Pemeriksaan SOP.

6.2. Ketentuan Khusus

6.2.1. Panitia Penerimaan Sipenmaru menyerahkan data mahasiswa yang dinyatakan lulus seleksi beserta NIM mahasiswa baru kepada Tata Usaha.

6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDMmengajukan pembuatan SK mahasiswa aktif kepada Direktur.

6.2.3. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDMmenerima data mahasiswa aktif berdasarkan SK Direktur dan mengirimkan ke Bidang Pengajaran dilingkungan Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

Disiapkan oleh:

Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM

Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:

Badan Penjaminan Mutu

Is Susilaningsih, SKep, Ns, MKes

Disahkan oleh:

Direktur


6


SOPKARTU RENCANA STUDI

Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Sebagai pedoman untuk menetapkan beban studi, beban praktek dan bebanpenelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa

Prosedur ini berlaku mulai dari perwalian sampai dengan penetapan KRS mahasiswa.

Kartu rencana studi (KRS) adalah kartu yang berisi rencana pengambilan matakuliah pada semester yang akan ditempuh.

1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

4. Kalender Akademik. 5. KurikulumProgram Studi.

Semua mahasiswa melaksanakan KRS sesuai dengan

waktu yang ditentukan.

7



6.2.1. Pembantu Direktur II Bidang Akademik menyajikan daftar mata kuliah,

jadwal, kelas, dosen pengampu.

6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM Memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa

6.2.3. Mahasiswa melaksanakan pengisian KRS sesuai jadwal yang ditentukan. 6.2.4. Dosen Wali melaksanakan validasi KRS mahasiswa. 6.2.5. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM mencetak bukti mahasiswa

telah melakukan KRS yang telah divalidasi oleh dosen wali dan mendistribusikan ke bagian pengajaran.

6.2.6. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM melaporkan KRS Mahasiswa ke sistem Online PD. DIKTI Fider.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


8


SOP PEMBUATAN KTM BARU Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR : 6.1. Umum

6.1.1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Direktur.

6.1.2. Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab untuk memastikan: a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan

memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki

kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan tanggungjawab.

6.1.3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam Daftar Pemeriksaan SOP.

6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyiapkan KTM bagi

mahasiswa baru yang dinyatakan aktif sesuai dengan SK Direktur, 6.2.2. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyiapkan prosedur

pembuatan KTM dan jadwal pengambilan foto.

Sebagai pedoman pembuatan kartu mahasiswa baru Akper

Karya Bhakti Nusantara Magelang.

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya daftar NIM dan nama mahasiswa baruberdasarkan SK Direktur sampai dengan berakhirnya masa studi.

KTMadalah Kartu Tanda Mahasiswasebagai bukti/identitasMahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang.




Semua mahasiswa baru mempunyai Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

9


6.2.3. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM mempersilakan mahasiswa untuk masuk ruang foto dan diambil fotonya sekaligus untuk menjadi data base master data.

6.2.4. Urusan Kesekretariatan Umum dan SDM menyerahkan KTM kepada mahasiswa baru.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


10


SOP PEMBUATAN KTMHILANG/ RUSAK Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Sebagai pedoman pelaksanaan pembuatan KTM yang hilang/rusak.

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang kehilangan KTM sampai dibuatkannya KTM baru.

KTMadalah Kartu Tanda Mahasiswasebagai bukti/identitas mahasiswaAkper Karya Bhakti Nusantara Magelang.




Semua mahasiswa yang kehilangan KTM maupun rusak

memperoleh Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) pengganti.

11



6.2.1. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM menyiapkan format permohonan pembuatan KTM yang hilang atau rusak.

6.2.2. Mahasiswa mengisi form surat keterangan KTM hilang/rusak dilengkapi dengan surat keterangan hilang dari kepolisian.

6.2.3. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM memvalidasi dan memproses data surat keterangan KTM hilang/rusak.

6.2.4. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM mencetak KTM 6.2.5. Staf Administrasi Tata Usaha dan SDM menyerahkan KTM kepada

mahasiswa yang bersangkutan.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


12


SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :







Sebagai pedoman menentukan jumlah mahasiswa dalammengikuti mata kuliah dan kapasitas ruang kuliah dalam pelaksanaanperkuliahan.

Prosedur ini berlaku bagi mulai penetapan KRS

mahasiswa sampai denganproses persiapan ujian.

Daftar Hadir kuliah adalah daftar hadir mahasiswa yang digunakansebagai bukti kehadiran/absensi dalam prosesperkuliahan/kegiatanakademik lainnya.


Magelang.


Magelang.


Nusantara Magelang.

4. Kalender Akademik.

5. Kurikulum

Semua mahasiswa terdaftar dalam format daftar hadir kuliah.

13



6.2.1. Sajian mata kuliah beserta pengampu disajikan oleh PD II Bidang Akademik.

6.2.2. Bidang pengajaran mencetakdaftar hadir kuliah. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan daftar hadir kuliah kepada Wali

Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada dosen pengampu mata kuliah.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


14


SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Sebagai pedoman menentukan jumlah mahasiswa dalammengikuti mata kuliah dan kapasitas ruang kuliah dalam pelaksanaanperkuliahan.

Prosedur ini berlaku bagi mulai penetapan KRS

mahasiswa sampai denganproses persiapan ujian.

Daftar Hadir kuliah adalah daftar hadir mahasiswa yang digunakansebagai bukti kehadiran/absensi dalam prosesperkuliahan/kegiatanakademik lainnya.


Magelang.

2. Manual Mutu Akademik Akper Karya Bhakti

Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.

4. Kalender Akademik.

5. Kurikulum

Semua mahasiswa terdaftar dalam format daftar hadir

kuliah.

15



6.2.1. Sajian mata kuliah beserta pengampu disajikan oleh PD II Bidang Akademik.

6.2.2. Bidang pengajaran mencetakdaftar hadir kuliah. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan daftar hadir kuliah kepada Wali

Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada dosen pengampu mata kuliah.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


16


SOP ENTRY NILAI DI LUAR JADWAL Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :







Prosedur ini berlaku setelah ujian akhir semester terakhir dan dosen pengampu memasukan nilai .

Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai hasil ujian mahasiswa ke dalam SIM Akademik.



Magelang.


Nusantara Magelang.

4. KRS

5. Daftar nilai dari dosen pengampu.

Nilai hasil ujian mahasiswa telah tersimpan dalam arsip evaluasi

Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa dalam menempuh mata kuliah serta sebagai acuan bagi mahasiswa untuk merencanakan mata kuliah pada semester selanjutnya

17


6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1 Dosen pengampu mata kuliah memasukan nilai sesuai dengan jadwal. 6.2.2 Dosen pengampu menyerahkan daftar nilai kepada Bag. Evaluasi. 6.2.3 Bag. Evaluasi mengarsip daftar nilai dosen pengampu. 6.2.4 PD I Bidang Akademik melakukan validasi nilai yang telah dimasukkan

dosen pengampu.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


18


SOP PEMBUATAN KARTU UJIAN Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

:

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.3. Umum





untuk memastikan:

c. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan


d. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki


tanggungjawab.



Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester.

Prosedur ini berlaku sejak mulai penetapan KRS

mahasiswa sampai dengan tercetaknya kartu ujian.

Kartu ujian adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk identitas/ bukti kepersertaan dalam ujian.


Magelang.


Magelang.


Nusantara Magelang.

4. KRS

Semua mahasiswa memiliki kartu ujian.

19



6.4.1. Bagian Keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk keperluan cetak kartu ujian.

6.4.2. Bidang pengajaran mencetak kartu ujian. 6.4.3. Bidang pengajaran mendistribusikan kartu ujian kepada Wali Kelas. 6.4.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada mahasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


20


SOPCETAK KHS Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

DEFINISI :

4. REFERENSI :

5. PROSEDUR :

6.1. Umum

6.1.1 Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas



6.1.2 Penyusunan prosedur dan pemeriksaan prosedur bertanggungjawab

untuk memastikan:





tanggungjawab.

6.1.3 Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum


Prosedur ini berlaku setelah jadwal entry nilai

berakhir, untuk acuan mahasiwa memprogram mata

kuliah pada semester berikutnya.

a

Kartu hasil studi (KHS) adalah kartu yang memuat nilai-nilai matakuliah, indeks prestasi pada semester berjalan dan perolehan seluruh SKS yang telah dikumpulkan serta indeks prestasi kumulatif

1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti

Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.

3. Standar Pendidikan Akademik Akper Karya

Bhakti Nusantara Magelang.

4. KRS


Nilai-nilai mata kuliah dan indeks prestasi setiap mahasiswa sudah tercetak dalam Kartu Hasil Studi (KHS) pada semester tersebut sehingga dapat diberikan kepada mahasiswa.

Sebagai pedoman keberhasilan mahasiswa setelah

menempuh studi dalam satusemester dan acuan

mahasiswa memprogram mata kuliah semester

berikutnya.

21



6.2.1 Bagian Keuangan melakukan validasi kewajiban keuangan mahasiswa

untuk kepentingan pencetakan KHS.

6.2.2 Bag. Evaluasi mencetak KHS untuk seluruh mahasiswa aktif pada tahun

akademik berlangsung.

6.2.3 Bag. Evaluasi mendistribusikan KHS kepada wali kelas, untuk diteruskan

ke mahasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


22


SOPCETAK NILAI TRANSKRIP SEMENTARA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang akan pindah ke institusi lain, cuti akademik maupun untuk kepentingan lain.

Nilai transkrip adalah nilai hasil studi dari seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. KRS


Nilai hasil studi dan seluruh SKS yang telah ditempuh selama studi telah tercetak

Sebagai pedoman bagi mahasiswa mengenai tingkat keberhasilan dalam menempuh perkuliahan.

23



6.2.1 Bagian Evaluasi menyiapkan daftar nilai sementara kepada mahasiswa.

6.2.2 Mahasiswa menyerahkan daftar nilai sementara kepada Bagian

Pengajaran.

6.2.3 Bag. Evaluasi membuat transkrip kumulatif sementara berdasarkan

ketentuan yang berlaku.

6.2.4 Mahasiswa melakukan validasi nama, tempat dan tanggal lahir, NIM, dan

nilai.

6.2.5 Bag. Evaluasi memvalidasi nilai pada tiap mata kuliah dan megajukan

kepada Bag. Pengajaran untuk mendapat persetujuan.

6.2.6 Bag. Evaluasi mencetak transkrip nilai kumulatif sementara.

6.2.7 Bag. Evaluasi menyerahkan dan memintakan pengesahan kepada

Direktur dan PD. I Bidang Akademik.

6.2.8 Bag. Evaluasi menyerahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


24


SOPPENETAPAN MAHASISWA DAN PELAKSANAAN YUDISIUM

Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.

Yudisium adalah Proses akademik yang menyangkut penerapan nilai dan kelulusan mahasiswa dari seluruh proses akademik. 1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti

Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. Transkrip Kumulatif.

Seluruh mahasiswa mengikuti yudisium

Sebagai pedoman bagi penetapan kelulusan

mahasiswa.

25



6.2.1 Bag. Keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa utnuk

kepentingan yudisium.

6.2.2 Bag. Pengajaran melakukan verifikasi data akademik mahasiswa peserta

yudisium.

6.2.3 Bag. Evaluasi bersama Direktur, Pembantu Direktur I, Pembantu Direktur

II dan Pembantu Direktur III mengadakan rapat penetapan mahasiswa

yang akan diyudisium.

6.2.4 Bag. Pengajaran mencetak SK yudisium untuk disahkan oleh Direktur.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


26


SOPPERMOHONAN AKTIF KULIAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku setelah mahasiswa melakukan

KRS.

Status aktif kuliah adalah Status mahasiswa masih melaksanakan kegiatan akademik 1. Peraturan Akademik Akper Karya Bhakti

Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



Mahasiswa dapat melaksanakan kegiatan

akademik.

Sebagai pedoman penerbitan surat keterangan aktif kuliah mahasiswa padasemester tertentu untuk instansi lain.

27



6.2.1 Mahasiswa menunjukkan KTM serta mengisi form keaktifan

kemudianmenyerahkannya ke bagian staf administrasi.

6.2.2 Status mahasiswa Aktif (tidak cuti, sudah KRS)

6.2.3 Bagian staf administrasi, menerima form keaktifan serta KTM dari

mahasiswa kemudianmembuatkan Surat Keterangan Aktif Kuliah.

6.2.4 Bagian staf administrasimenandatangani surat keterangan aktif kuliah,

dan menyerahkan kepada mahasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


28


SOPCETAK IJAZAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah menempuh semua kewajiban akademik.

Ijazah adalah dokumen legal yang merupakan

bukti/tanda kelulusan mahasiswa.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. SK Yudisium

Semua lulusan mendapatkan ijazah.

Sebagai bukti keberhasilan mahasiswa dalam menempuh perkuliahan

29



6.2.1 Bag. Administrasi Akademik membuat draft ijazah merujuk pada perturan

Dikti yang berlaku tentang penulisan ijazah.

6.2.2 Bag. Administrasi Akademik memvalidasi nama, tempat dan tanggal lahir

(sesuai dengan Ijazah SLTA lulusan) dan NIM mahasiswa berdasarkan

berkas pengajuan yudisium.

6.2.3 Bag. Administrasi Akademik mencetak ijazah (menulis).

6.2.4 Bag. Administrasi Akademik menyerahkan dan meintakan pengesahan

kepada Direktur dan PD I, setelah diparaf oleh PD II.

6.2.5 Ijazah diserahkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang ditentukan,

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


30


SOPSURAT KETERANGAN LULUS Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku mulai terbitnya Surat

Keputusan (SK) yudisium.

sks sesuai ketentuan unive

rsitas, sampai dengan diterbitkanya ijazah.

Surat keterangan lulus adalah surat yang

menyatakan bahwa mahasiswa telah dinyatakan

lulus, dan dapat digunakan sebagai penganti ijazah

sebelum terbit.



Nusantara Magelang.



4. SK Yudisium

Mahasiswa mendapatkan surat keterangan lulus

sebagai pengganti ijazah sebelum terbit.

Sebagai bukti atau keterangan bahwa

mahasiswa telah menyelesaikan studi sesuai

dengan ketentuan universitas

31



6.2.1 Mahasiswa mengajukan surat keterangan lulus dengan mengisi form keterangan lulus kemudian menyerahkannya kepada BAAK.

6.2.2 BAAK memproses form terisi pada butir 5.1 dan mengecek status yudisium.

6.2.3 Surat Keterangan Lulus dicetak dan di koreksi oleh Ka. BAAK, PR. 1 kemudian di sahkan oleh Rektor.

6.2.4 Surat yang disahkan oleh rektor sebagaimana butir 5.3 diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


32


SOPSURAT KETERANGAN ALUMNI Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku sejak mahasiswa diwisuda.

Surat keterangan alumni adalah surat yang menyatakan bahwa pernah menjadi mahasiswa dan sebagai alumni Universitas Muhammadiyah Surabaya.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. SK Yudisium

Mahasiswa yang telah lulus, tercatat sebagai alumni

Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

Sebagai pendataan, informasi dan pernyataan bahwa alumni yang bersangkutan adalah mahasiswa Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang tahun akademik tertentu.

33



6.2.1 Mahasiswa alumni mengisi seluruh poin yang telah tertera di

formuliralumni.

6.2.2 Bagian administrasi menerimaformulir yang telah diisi oleh alumni.

6.2.3 Surat Keterangan Alumni kemudian dicetak dan disahkan oleh Ka.

TUsetelah pengecekan rekam akademik.

6.2.4 Surat Keterangan Alumni yang telah disahkan kemudian diserahkan

kepada mahasiswa alumni yang bersangkutan. Administrasi Akademik

membuat draft ijazah merujuk pada perturan Dikti yang berlaku tentang

penulisan ijazah.

6.2.5 Bag. Administrasi Akademik memvalidasi nama, tempat dan tanggal lahir

(sesuai dengan Ijazah SLTA lulusan) dan NIM mahasiswa berdasarkan

berkas pengajuan yudisium.

6.2.6 Bag. Administrasi Akademik mencetak ijazah (menulis).

6.2.7 Bag. Administrasi Akademik menyerahkan dan meintakan pengesahan

kepada Direktur dan PD I, setelah diparaf oleh PD II.

6.2.8 Ijazah diserahkan kepada mahasiswa sesuai jadwal yang ditentukan,

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


34


SOPSURAT KETERANGAN CUTI Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:



Prosedur ini berlaku mulai diterimanya surat pegajuan cuti oleh mahasiswa dan sebelum jadwal pengisian KRS berakhir.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



Cuti akademik atau penghentian studi sementara adalah hak mahasiswa untuk berhenti sementara tidak mengikuti segala bentuk kegiatan akademik dengan ijin Direktur yang secara resmi dalam tenggang waktu tertentu, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan kepada Pembantu Direktur II.

Sebagai pedoman tentang alur perizinan cuti dan beserta mekanisme cuti yang ada di universitas

Mahasiswa yang mengajukan cuti mendapat ijin.

35




tanggungjawab.




6.2.1. Mahasiswa yang bersangkutan mengambil formulir cuti kuliah

pada staf administrasi (Tata Usaha)

6.2.2. Formulir yang diisi ditandatangani oleh yang bersangkutan serta disahkan oleh Dosen wali dan Direktur.

6.2.3. Formulir yang telah diisi lengkap beserta pengesahannya diserahkan ke staf administrasi (Tata Usaha).

6.2.4. staf administrasi (Tata Usaha) melakukan validasi kewajiban administrasi dan keuangan.

6.2.5. Staf administrasi mencetak surat keterangan cuti kuliah dan meninjau ulang status kemahasiswaannya selama kuliah.

6.2.6. Formulir yang telah siap diajukan kepada Ka. Tata Usaha untuk dikoreksi dan disahkan oleh Pembantu Direktur I.

6.2.7. Surat yang telah sempurna sebagaimana butir 6.1 sampai 6.5 kemudian diserahkan ke mahasiswa yang bersangkutan.

6.2.8. Mahasiswa cuti tidak dapat melakukan aktifitas akademik dan berstatus cuti di data base.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


36


SOPKETERANGAN RALAT IJAZAH Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku mulai diterimanya foto kopi

ijazah dan akte atau bukti lain dari mahasiswa dan

mahasiswa tersebut telah mengisi form ralat

ijazah dan menyerahkannya ke Tata Usaha.

Surat keterangan ralat ijazah adalah surat yang memberikan pernyataan ralat terhadap kesalahan penulisan ijazah.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. SK Yudisium

Ijazah yang salah dalam penulisannya,

memperoleh surat pernyataan ralat.

Sebagai pedoman melakukan ralat ijazah yang salah nama atau salahtanggal tahun lahir.

37



6.2.1. Mahasiswa menyerahkan surat pengajuan ralat ijazah serta

menyerahkan foto copy ijazah yang salah dan mengisi form ralat

ijazah kemudian di serahkan kepada Tata Usaha.

6.2.2. Tata Usaha kemudian memproses dengan jalan melihat berkas

dari mahasiswa tersebut untuk mencocokan nama tempat tanggal

lahir serta no ijazah.

6.2.3. Setelah semuanya tidak ada masalah maka dibuatkan Surat Keterangan Ralat Ijazah yang di koreksi oleh Ka. Tata Usaha dan Pembantu Direktur I kemudian baru di sahkan oleh Direktur Akper Karya Bhakti Nusantara magelang.

6.2.4. Setelah disahkan oleh direktur kemudian surat ralat ijazah tersebut diserahkan kepada mahasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


38


SOPSURAT PENGAJUAN BEASISWA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi

pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari

instansi pemberi beasiswa, penerimaan kepada

mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian

beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa.

Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. Pedoman pemberian bantuan beasiswa dari

Yayasan Karya Bhakti Magelang dan Kopertis

Wilayah VI

Beasiswa dapat terdistribusi kepada para

mahasiswa yang memenuhi persyaratan.

Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi

penerimaan beasiswa bagi mahasiswa

Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang;

meningkatkan pemerataan dan kesempatan

belajar bagi mahasiswa yang berprestasi

tinggi dan atau yang kurang mampu;

mendorong dan mempertahankan semangat

belajar sehingga dapat meningkatkan prestasi

akademik

39


6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.




6.2.1 Tata Usaha menerima informasi pengajuan beasiswa beserta pedoman usulan dari instansi pemberi beasiswa.

6.2.2 Tata Usaha mempublikasikan beasiswa melalui WEB, dan format Banner. 6.2.3 Pembantu Direktur II menyerahkan usulan calon penerima beasiswa yang

sudah diurut berdasarkan skala prioritas. 6.2.4 Direktur dalam hal ini bagian kemahasiswaan menyusun proposal usulan

sesuai dengan pedoman dari instansi pemberi beasiswa. 6.2.5 Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang melakukan pengiriman proposal

usulan kepada instansi pemberi beasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


40


SOPPENETAPAN BEASISWA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum




Prosedur ini berlaku mulai diterimanya informasi

pengajuan beasiswa tahun anggaran baru dari

instansi pemberi beasiswa,penerimaan kepada

mahasiswa hingga pelaporan akhir pendistribusian

beasiswa kepada instansi pemberi beasiswa.

Beasiswa adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan, mahasiswa atau pelajar yang digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. Pedoman Pemberian Bantuan Beasiswa PPA,

BBM, PRESTASI.

Sebagai pedoman pelaksanaan distribusi

penerimaan beasiswa bagi mahasiswa Akper Karya

Bhakti Nusantara Magelang;meningkatkan

pemerataan dan kesempatan belajar bagi

mahasiswa yang berprestasi tinggidan atau

yang kurang mampu; mendorong dan

mempertahankan semangat belajar sehingga

dapat meningkatkan prestasi akademik

41



untuk memastikan:





tanggungjawab.




6.2.1 Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang menerima PAGU dari

pemberi Beasiswa.

6.2.2 Pembantu DirekturI berkoodinasi dengan Bidang Kemahasiswaan

untuk menetapkan daftar penerima beasiswa sesuai dengan proporsi

jumlah mahasiswa per prodi.

6.2.3 Tata Usaha mempublikasikan penerima beasiswa melalui WEB.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


42


SOPSURAT UMUM Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.

Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan surat

dari instansi atau individu

hingga penerbitan surat

-

surat dari BAAK.

Surat umum adalah suratyang di tujukan kepada

orang banyak baik dalam suatu organisasi

maupun orang di luar organisasi yang memiliki

maksud seperti mengajak, meminta, permohonan

dan lain-lain.

meminta, permohonan dan lain

-

lain.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



Sebagai surat pemberitahuan kepada instansi

–instansi yang berada di dalam dan diluar

lingkup Akper Karya Bhakti Nusantara Magelang.

43





6.2.1 Tata Usaha menerima surat dinas dari dalam ataupun luar

universitas individu atau instansi yang berkait dengan administrasi

akademik.

6.2.2 Tata Usaha mempelajari dan menelaah isi surat dan

mendistribusikan kepada bagian terkait di internal Tata Usaha.

6.2.3 Tata Usaha menerbitkan tanggapan atau tindak lanjut dari surat-

surat yang masuk.

6.2.4 Tata Usaha menerbitkan draf surat terkait dengan kebijakan

akademik di lingkungan universitas untuk ditandatangani pimpinan

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


44


SOPPENETAPAN PESERTA WISUDA Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:





tanggungjawab.



Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang telah

diyudisium

Wisuda adalah salah satu bentuk upacara akademik

dan merupakantradisi akademik yang

diselenggarakan dalam forum rapat senat

terbuka universitas guna melantik

lulusan yang telah menyelesaikan studinya


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. SK Yudisium

Semua lulusan mengikuti wisuda,

Sebagai pedoman bagi penetapan mahasiswa

peserta wisuda

45



6.2.1 Tata Usaha mengumumkan tentang waktu pendaftaran wisuda.

6.2.2 Tata Usaha memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk

kepentingan wisuda.

6.2.3 Tata Usaha melakukan verifikasi daftar mahasiswa yang akan diwisuda.

6.2.4 Tata Usaha menyerahkan draf SK Wisudawan untuk disahkan oleh

Direktur.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


46


SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR UJIAN Akademi Keperawatan Karya Bhakti Nusantara Magelang


1. TUJUAN :

2. RUANG LINGKUP :

3. TARGET MUTU :

4. DEFINISI :

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1. Umum





untuk memastikan:

e. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan


f. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki


tanggungjawab.

Prosedur ini berlaku mulai pengajaran jurusan menyerahkan daftar mata kuliah beserta pengampunya diikuti oleh mahasiswa menyerahkan KRSyang diketahui oleh dosen wali dari masing-masing mahasiswa ditambah pergantian KRS

Kartu Ujian adalah kartu yang digunakan oleh mahasiswa untuk identitas/bukti kepersertaan dalamujian.


Nusantara Magelang.


Nusantara Magelang.



4. KRS

Semua mahasiswa mempunyai kartu ujian.

Sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa untuk mengikuti Ujian Tengah Semester dan Ujian AkhirSemester serta untuk mempermudah dosen dalam melampirkan nilai ke Bagian Evaluasi

47





6.2.1. Bagian keuangan memvalidasi kewajiban keuangan mahasiswa untuk keperluan cetak kartu ujian.

6.2.2. Bidang pengajaran mencetak kartu ujian. 6.2.3. Bidang pengajaran mendistribusikan kartu ujian kepada Wali Kelas. 6.2.4. Wali Kelas mendistribusikan kepada mahasiswa.

Disiapkan oleh:


Tri Ria Suriya Eti

Diperiksa oleh:



Disahkan oleh:

Direktur


pelayanan administrasi akademik - · pdf fileakademik dalam proses perwalian. ... mahasiswa...

Documents