42 - etheses.uin-malang.ac.idetheses.uin-malang.ac.id/2360/8/08510114_bab_4.pdf · ijazah/transkrip...

42

KabagKemahasiswaan

Subbag Adm.Pendidikan

Staf

BAB IV

PAPARAN DAN PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

4.1.Gambaran Umum Kabiro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

(BAAK) UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

4.1.1. Struktur Organisasi Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

UIN Maulana Malik Ibrahim Malang

Gambar. 4.1. Struktur organisasi Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan


4.1.2. Job Descreption

No. Jabatan JobDescreption1. Kabag

AdministrasiAkademik

Tugas :1. Melaksanakan tugas pelayanan administrasi

pendidikan dan ketatausahaan sertaadministrasi Program Magister yang ditetapkanoleh Kepala Biro.

2. Dalam melaksanakan tugas bagian akademikmenyelenggarakan fungsi pelaksanaan

42

Kabiro AAK

Kabag Kerjasama Kabag AA

Subbag Adm.Pendidikan

Staf

KasubbagRegistrasi

Staf

Subbag Statistik

Staf

Subbag Alumni

BAB IV














42

Subbag Alumni

Staf

BAB IV














43

administrasi akademik registrasi, pelaksanaanadministrasi pendidikan, pelaksanaanadministrasi program magister.

3. Memimpin pelaksanaan tugas di lingkunganBagian Administrasi Akademik.

4. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan,membimbing, derta mengkoordinasikanpelaksanaan tugas bagian.

5. Mempelajari dan menilai/mengkoreksi laporanhasil kerja/pelaksanaan kerja bawahan.

6. Melakukan kerjasama dengan unit terkait7. Menyusun perencanaan dan program serta

laporan kerja kepada atasan langsung.8. Mengkoordinir pendaftaran mahasiswa baru9. Mengkoordinir pelaksanaan heregistrasi

mahasiswa10. Mengkoordinir pelaksanaan pendaftaran mata

kuliah.11. Mengkoordinir pembuatan ijazan dan

transkrip12. Memberikan informasi data-data akademik

bagi yang memerlukan13. Melakukan penilaian terhadap staf yang

menjadi bawahannya secara obyektif

Wewenang :1. Membuat dan menyusun konsep perumusan

kebijakan di Bidang Administrasi Akademik2. Menandatangani surat-surat yang terkait

administrasi yang menjadi kewenangannya3. Bekerjasama dengan unit kerja/kepala bagian

lain dan pegawai yang menjadi bawahannya4. Melapor dan bertanggung jawab kepada

Kepala Biro Administrasi Akademik danKemahasiswaan dan pembantu Rektor BidangAkademik

2. KassubagAdministrasiPendidikan

Tugas :1. Melakukan tugas pelayanan administrasi

pendidikan dan ketatausahaan sertaadministrasi Program Magister yang ditetapkanoleh Kepala Biro

2. Dalam melaksanakan tugas bagian administrasiakademik menyelenggarakan fungsipelaksanaan administrasi registrasi,pelaksanaan administrasi pendidikan,pelaksanaan administrasi program magister.

44

3. Melakukan pemantauan evaluasi terhadappelaksanaan tugas bawahan

4. Melakukan penilaian pengkoreksian lapor/hasilkerja bawahan

5. Melakukan pemecahan dan penyelesaianmasalah yang timbul dilingkungan bagianadministrasi akademik

6. Menyusun kalender akademik setiap tahunajaran baru

7. Membuat pengumuman kegiatan layanan on-line tiap semester

8. Melaksanakan kegiatan heregistrasi mahasiswa9. Membantu melaksanakan kegiatan pendaftaran

mahasiswa baru10. Melaksanakan pembagian ruang kuliah11. Melaksanakan pembuatan ijazah dan

transkrip bagi mahasiswa yang telahdinyatakan lulus.

12. Membuatkan surat keterangan penggantiijazah/transkrip alumni yang rusak/hilang

13. Menerbitkan surata. Keterangan Masih Studib. Keterangan Cuti Studic. Keterangan Lulus (SKL)d. Keterangan Pindah Kuliah (Mutasi

Studi)e. Keterangan Pernah Studi (Putus Studi)f. Keterangan Skorsing/Sangsi/Drop Out

(DO)14. Membantu penyusunan perencanaan dan

program serta laporan kerja15. Melaksanakan administrasi dan bertanggung

jawab atas keamanan semua data nilaiakademik

16. Membantu memberikan informasi data-datayang berkaitan akademik bagi yangmemerlukan

17. Melakukan penilaian terhadap staf yangmenjadi bawahannya secara obyektif


kebijakan di Bidang Administrasi Pendidikan2. Mengikuti rapat koordinasi dengan atasan dan

pihak terkait3. Melaksanakan tugas Kepala Bagian

45

Administrasi Akademik sesuai arahan/disposisiKepala Biro

4. Mendelegasikan tugas kepada bawahan danmemeriksa laporan yang telah dibuat

5. Bekerjasama dengan staf akademik dan stafunit kerja/bagian lain dilingkungan UINMaulana Malik Ibrahim Malang

6. Mengecek dan memaraf semua surat yangkeluar dan ditandatangani oleh Kepala BagianAkademik

7. Melapor dan bertanggung jawab kepadaKepala Bagian Administrasi Akademik danKepala Bro Administrasi Akademik danKemahasiswaan

3. KasubbagRegestrasi danUmum


ketatausahaan, pendaftaran/registrasi danheregistrasi mahasiswa secara menyeluruh

2. Dalam melaksanakan tugas administrasiketatausahaan, registrasi, pengolahan, danpenyediaan data heregistrasi mahasiswa danstatistiknya, nilai/IPK, ijazah/transkrip, danalumni serta sebaran tugasnya

3. Melakukan pemantauan evaluasi terhadappelaksanaan tugas staf

4. Melakukan penilaian pengkoreksianlaporan/hasil kerja stafnya

5. Melakukan pemecahan dan penyelesaianmasalah yang timbul dilingkungan tugasnya

6. Menyusun laporan data registrasi dan statisticmahasiswa :

a. Mahasiswa Barub. Mahasiswa Lamac. Mahasiswa Cuti Studid. Mahasiswa yang kena

Sangsi/skorsing/drop out (DO)e. Mahasiswa Mutasi Kuliahf. Nilai/IPKg. Ijazah/Transkriph. Data Studi melebihi waktui. Data studi tepat waktuj. Data kemampuan seni dan olah raga

7. Membantu penyusunan perencanaan danprogram serta laporan kerja

8. Bertanggung jawab atas validasi data yang ada9. Memberikan informasi data statistic sesuai

46

dengan kebutuhan


kebijakan di bidang registrasi mahasiswabaru/lama

2. Mengikuti rapat koordinasi dengan atasan danpihak terkait

3. Melaksanakan tugas Kepala BagianAdministrasi Akademik sesuai arahan ataudisposisi kepala Biro

4. Mendelegasikan tugas kepada staf danmemeriksa laporan yang telah dibuat

5. Bekerjasama dengan staf akademik dan stafunit kerja/bagian lain dilingkungan UINMaulana Malik Ibrahim Malang

6. Mengecek dan memaraf surat keluar yangberkaitan dengan data registrasi mahasiswa danstatistiknya yang ditandatangani oleh KepalaBagian Aministrasi Akademik

7. Melapor dan bertanggung jawab kepadaKepala Bagian Aministrasi Akademik danKepala Biro Aministrasi Akademik danKemahasiswaan

4. Staf BagianAdministrasiAkademik

Tugas :1. Membantu demi kelancaran semua

pelaksanaan tugas yang berkaitan dengankegiatan dilingkungan bagian administrasiakademik

2. Membantu dan melaksanakan serta melayanikegiatan yang berkaitan dengan pendaftaranmahasiswa baru, heregistrasi mahasiswa,pemrograman mata kuliah, pencetakan absensikuliah mahasiswa, pembagian KHS danpengecekan nilai hasil ujian bila ada komplaindari mahasiswa

3. Mengarsipkan semua dokumen terkait denganakademik : Buku laporan registrasi, bukulaporan wisuda dan semua KHS dari berbagaiFakultas/Jurusan tiap-tiap semester

4. Menerima dan mendokumenkan sertamengarsipkan nilai mata kuliah dosenpengampu mata kuliah dari semuaFakultas/Jurusan

5. Mengarsipkan dokumen berupa fotocopy nilai(transkrip alumni beserta ijazahnya) dan

47

memberikan ijazan dan transkrip asli kepadaalumni yang bersangkutan

6. Melaksanakan pengetikan surat-suratketerangan antara lain: keterangan masih studi,keterangan beasiswa, keterangan perpustakaan,keterangan lulus, keterangan cuti studi,keterangan mutasi studi, dan pemrosesan kartutanda mahasiswa (KTM)

7. Pengetikan surat keputusan tentang susunankepanitiaan kegiatan yang berkaitan denganbagian Administrasi Akademik.

Wewenang :1. Bekerja sama dengan staf administrasi

akademik dan staf unit kerja/bagian laindilingkungan UIN Maulana Malik IbrahimMalang

2. Melaporkan hasil kegiatan dan bertanggungjawab kepada Kepala Sub Bagian AdministrasiPendidikan dan Kepala Bagian AdministrasiAkademik.

Sumber : BAAK pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang

4.2. Implementasi SMM ISO 9001 : 2008 pada Administrasi Akademik UIN

Maulana Malik Ibrahim Malang.

4.2.1.Sasaran Mutu Administrasi Akademik UIN Maulana Malik Ibrahim

Malang.

Penetapan sasaran mutu dimaksudkan untuk memberi arahan bagi pegawai

maupun manajemen UIN Maulana Malik Ibrahim Malang agar mempunyai pusat

perhatian yang sama dalam meningkatkan mutu pelayanan. Sasaran mutu

menggambarkan parameter-parameter yang terukur dengan penetapan target yang

relevan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penerapan proses-proses yang

sudah ditetapkan. Berikut ini penulis sajikan Sasaran Mutu di Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

48

No PROSES PARA-METER

TARGET STRATEGI PENANGGUNGJAWAB

PENGAMBILANDATA

FREKUENSI

PENGUKU-RAN

WAKTUPELAPORAN

SASARANMUTU

METODEPERHITUNGAN

1. Memberikan peningkatan pelayanan administrasi akademik terhadap mahasiswa secara optimal dan memadai.1. Pelayanan

pemrograman matakuliahmelaluisistemonline /internet

Jumlahmahasiswayangkomplain

Maksimal5%komplainsetiapmahasiswadalam 1(satu)semester

1. Ketelitianmahasiswadalammemprogrammata kuliahmelalui sistemonline

2. Ketepatanmahasiswadalammengkonsultasikan padadosenpenasihatakademikuntuk prosespersetujuandan pengklikanmata kuliahyangdiprogrammahasiswaoleh dosen

Kepala BiroAdministrasiAkademik danKemahasiswaan

Diperoleh daribukti fisikkomplainmahasiswa tentangperbedaan MK,kelas dan jamserta tidak adadalam presensikuliah antara KRSyangdiprogramkandengan sistemonline setelahkonsultasi padadosen penasihatakademik denganhasil cetakan KPSsetelah adanyapersetujuan dosenpenasihatakademik dibagian akademikfakultas

2 (dua)bulansetelahpelaksanaankegiatan

3 (tiga) bulansekali setelahselesaipelaksanaanpemrogramanmata kuliah

Perbandinganjumlah mahasiswayang komplaindengan jumlahmahasiswakeseluruhandikalikan dengan100%

49

penasihatakademik

3. Penambahantenagapelaksanakegiatanpelayananpemrogramanmata kuliah

4. Memperbaikisistemadministrasiakademik

5. Meningkatkankerjasamadengan pihakterkait melaluipuskom

6. Meningkatkankoordinasi dankerjasamaantar personilakademik

2. Melakukan evaluasi terhadap pelayanan administrasi akademik secara berkala2. Pelayanan

Nilai KartuHasil Studi(KHS)

Jumlahmahasiswayangkomplain

Maksimal10%komplainsetiap

1. Ketepatandosen dalammeng-entrynilai final tes

Kepala BiroAdministrasiAkademik danKemahasiswaan

Diperoleh daribukti fisikkomplain / bentuksurat pengaduan

1 (satu)bulansetelahpenerimaan

Setiap 1 (satu)semester sekali

Perbandinganjumlah mahasiswayang komplaindengan jumlah

50

mahasiswadalam 1semester

(online) danmenyerahkanfisik nilaimata kuliah kefakultas

2. Meningkatkankerjasama dankoordinasidengan pihakterkait(Puskom danFakultas)

3. Kejeliandosen dalammeng-entrydata nilai matakuliah yangada (online)

4. Mendokumennilai asli daridosenpembina matakuliah

mahasiswa dibagian akademikyang terkaitdengan nilai setiapsemester

KHS mahasiswakeseluruhandikalikan dengan100%


51

4.2.2.Prosedur Mutu Administrasi Akademik UIN Maulana Malik Ibrahim

Malang.

Prosedur mutu berisi tata cara untuk menjalankan suatu proses. Dimana

digambarkan sebagai suatu aliran langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses

yang dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab, dan disertai dengan

penjelasan tata cara pelaksanaannya.

Prosedur mutu di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN

Maulana Malik Ibrahim Malang meliputi langkah demi langkah tentang pendaftaran

mahasiswa baru, herregistrasi mahasiswa, kartu tanda mahasiswa, pemrograman mata

kuliah, surat keterangan masih studi, surat keterangan pernah studi, surat keterangan

cuti studi, surat keterangan mutasi studi, perbaikan nilai, transkip mahasiswa, surat

keterangan lulus, syarat wisuda mahasiswa, standarisasi dan proteksi ijazah, proses

penulisan ijazah, syarat pengambilan ijazah, surat keterangan ijazah rusak, dan surat

keterangan ijazah hilang. Dalam hal ini penulis akan menjelaskan tentang prosedur

mutu pemrograman mata kuliah disertai dengan implementasinya. Hal ini karena

pemrograman mata kuliah pasti dilalui oleh semua mahasiswa yang aktif studi (tidak

cuti) tanpa terkecuali dalam setiap semester. Berikut ini prosedur mutu pemrograman

mata kuliah.

1. TUJUAN

Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan untuk

setiap mata kuliah yang dipasarkan.

2. RUANG LINGKUP

52

Prosedur ini berlaku mulai dari herregistrasi mahasiswa di BAK sampai dengan

keluarnya Kartu Program Studi (KPS) dan Presensi Mahasiswa untuk setiap mata

kuliah yang dipasarkan.

3. REFERENSI

1. Prosedur Mutu Pemrograman Mata Kuliah dengan online (internet)

2. Buku Pedoman Pendidikan UIN Maliki Malang

4. DEFINISI

4.1. Kabiro. AAK: Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

4.2. Kabag. Akademik: Kepala Bagian Akademik

4.3. BAK : Bagian Administrasi Akademik

4.4. PD I : Pembantu Dekan Bidang Akademik

4.5. Kasubag : Kepala Sub Bagian

4.6. Subag : Sub Bagian

4.7. DPA : Dosen Penasehat Akademik

4.8. KHS : Kartu Hasil Studi

4.9. KRS : Kartu Rencana Studi

4.10. KPS : Kartu Program Studi

4.11. Puskom : Pusat Komputer

4.12. SKS : Sistem Kredit Semester

4.13. Kajur : Ketua Jurusan

5. PENANGGUNG JAWAB

1. Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemaasiswaan

53

6. KETENTUAN UMUM

Bahwa pemrograman mata kuliah ini harus diikuti oleh semua mahasiswa yang

aktif untuk melanjutkan pada semester berikutnya guna untuk mengetahui berapa

mata kuliah dan berapa sks yang akan ditempuh.

7. PROSEDUR MUTU

7.1.Kepala Biro mengeluarkan pengumuman dan jadwal pelaksanaan

pemrograman mata kuliah pada masing-masing fakultas sesuai kalender

akademik.

7.2.Kabag Akademik koordinasi dengan Kabiro AAK sebelum pelaksanaan

pemrograman mata kuliah.

7.3.Pemrograman dilaksanakan oleh Fakultas masing-masing sesuai jadwal yang

telah ditetapkan.

7.4.Mahasiswa melakukan pembayaran SPP ke Bank BTN sesuai dengan batas

waktu yang ditentukan.

7.5.Mahasiswa menerima bukti pembayaran atau kuitansi dan kode akses.

7.6.Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran atau kuitansi ke fakultas

masing-masing dan melakukan proses entri data dan pemrograman ke

komputer dengan memasukkan NIM dan kode akses.

7.7.Pemrograman mata kuliah berdasarkan pemasaran di fakultas masing-

masing.

7.8.Proses cetak KPS, kemudian mahasiswa membawa KPS ke dosen wali untuk

divalidasi.

54

7.9.Dosen wali melakukan validasi di terminal komputer dan menandatangani

KPS yang sudah benar dan distempel kemudian diserahkan kepada

mahasiswa.

7.10. Menindaklanjuti terjadinya komplain pada KPS dan Daftar Presensi

dan diproses sesuai batas waktu yang telah ditetapkan.

7.11. Daftar Presensi dicetak dan diserahkan ke Fakultas berdasarkan mata

kuliah yang dipasarkan untuk dibagikan ke Dosen Pengajar.

7.12. Perkuliahan berlangsung.

8. DOKUMEN TERKAIT/ARSIP

8.1. Kartu Rencana Studi

8.2. Kartu Program Studi (KPS)

4.3. Laporan Pencapaian Sasaran Mutu BAAK.

4.3.1. Pelayanan Pemrograman Mata Kuliah

A. Perencanaan (Plan)

Sasaran mutu yang ditetapkan :

Ukuran Hasil : Jumlah Mahasiswa yang komplain

Target Terukur : Maksimal 5% komplain mahasiswa dalam 1 (satu) semester

B. Pelaksanaan (Do)

Strategi Pencapaian :

1. Memperbaiki sistem administrasi akademik

2. Meningkatkan kerjasama dengan pihak terkait melalui LPSI

55

3. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama antar personil akademik

C. Realisasi Strategi Pencapaian

Strategi 1. Tertatanya sistem administrasi akademik

Strategi 2. Meningkatnya kerjasama dengan pihak terkait melalui LPSI

Strategi 3. Meningkatnya koordinasi dan kerjasama antar personil akademik

D. Pengecekan (Check)

Review pengukuran data sasaran mutu :

Berdasarkan bukti fisik komplain mahasiswa tentang perbedaan MK (Mata

Kuliah), kelas dan jam kuliah antara KRS yang diprogramkan dengan hasil

cetakan KPS dibagian Akademik.

Tabel :

No. Bulan/Semester/TahunJumlah

Komplain

JumlahMahasiswayang PMK

%

1. Semester Ganjil2011/2012

63 8469 0,74%


Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa :

Sasaran Mutu sampai bulan Oktober (Semester Ganjil 2011/2012) telah tercapai.

Faktor pendukung pelaksanaan program/strategi :

1. Kerjasama dan koordinasi yang baik dengan LPSI dan Jurusan

56

2. Pelayanan sistem administrasi yang baik

3. Koordinasi yang baik antar staf administrasi

4. Adanya sarana komunikasi antara BAK, Fakultas, Prodi dengan Mahasiswa

melalui http://blog.uin-malang.ac.id/group/akademik/

Faktor penghambat (kendala) pelaksanaan program/strategi :

1. Kekurang-pahaman dan pengetahuan tentang pengambilan mata kuliah pada

mahasiswa.

E. Analisis

Jumlah mahasiswa yang komplain tentang “Pelayanan Pemrograman Mata

Kuliah” pada semester ganjil tahun 2011/2012 yaitu mencapai 63 mahasiswa dari

jumlah mahasiswa 8469, sehingga dengan tersebut jika diprosentasikan,

mahasiswa yang komplain mencapai 0,74%. Ketika mengacu pada target

maksimal komplain dalam kualitas mutu yaitu 5% komplain, maka mahasiswa

Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang masih minim dalam

melakukan komplain pelayanan pemrograman mata kuliah.

Pelaksanaan pemrograman mata kuliah tersebut memang tidak lepas dengan

perencanaan, pelaksanaan, dan realisasi strategi pencapaian. Termasuk faktor

pendukung yang sangat signifikan dalam efektifitas pelaksanaan tersebut.

Adapun faktor pendukung dalam pelaksanaannya yaitu : 1) Kerjasama dan

koordinasi yang baik dengan KPSI, fakultas, dan jurusan;. 2) Pelayanan sistem

57

administrasi yang baik; 3) Koordinasi yang baik antar staf administrasi; dan 4)

Melalui pengumuman jadwal kegiatan layanan on-line yang terealisasi. Dengan

tersebut, maka sangatlah mudah bagi pegawai Bagian Administrasi Akademik

Universitas Islam Negeri Maulana malik Ibrahim Malang untuk memberikan

pelayanan terbaik bagi mahasiswa. (sumber BAAK Universitas Islam Negeri

Maulana Malik Ibrahim Malang)

Data tersebut di atas, sebagai bukti bahwa pelayanan di Bagian Administrasi

Akademik Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang benar-benar

meningkatkan kualitasnya, sekaligus sebagai untuk mengantarkan perguruan

tinggi yang berkualitas.

F. Tindak Lanjut (Action/exemplan)

Program tindak lanjut mengatasi kendala :

No. Kendala Bagian ExemplanPenanggun

Jawab

TanggalTarget

Realisasi1. Pemahaman

MahasiswaJurusan Sosialisasi

PemasaranKajur Januari

20122. Pemahaman

MahasiswaAkademik Tanya Jawab

pada ForumAkademik dihttp://blog.uin-malang.ac.id/Akademik

BAAK Pebruari-Maret2012

3. Pemahaman Akademik Menerbitkan BAAK Awal

58

Mahasiswa panduanportalakademik

Desember2011


4.3.2. Pelayanan Nilai Kartu Hasil Studi

A. Perencanaan (Plan)

Sasaran mutu yang ditetapkan :

Ukuran Hasil : Jumlah Mahasiswa yang komplain

Target Terukur : Maksimal 10% komplain mahasiswa dalam 1 (satu) semester

B. Pelaksanaan (Do)

Strategi Pencapaian :

1. Ketepatan dosen dalam menyerahkan nilai final tes mata kuliah.

2. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan pihak terkait (LPSI) dan

Fakultas

3. Kejelian dan mengentri data nilai mata kuliah yang ada

4. Mendokumentasi nilai asli dari dosen Pembina mata kuliah

5. Entri nilai dosen Pembina mata kuliah

C. Realisasi Strategi Pencapaian

59

Strategi 1. Terpenuhinya jadwal penyerahan nilai final tes mata kuliah oleh

dosen.

Strategi 2. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan pihak terkait

(LPSI dan Fakultas)

Strategi 3. Terciptanya ketelitian entri data nilai mata kuliah yang ada

Strategi 4. Terpenuhinya dokumentasi nilai asli dari dosen Pembina mata

kuliah.

Strategi 5. Terpenuhinya entri nilai oleh dosen Pembina mata kuliah.

D. Pengecekan (Check)

Review pengukuran data sasaran mutu ;

Berdasarkan bukti fisik komplain/bentuk surat pengaduan mahasiswa di Bagian

Akademik yang terkait nilai setiap semester

Table :

No. Bulan/Semester/TahunJumlah

Komplain

JumlahMahasiswa yang

PMK%

1. Semester Ganjil2011/2012

162 8469 1,91%


Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa :

Sasaran mutu sampai bulan Juli (Semester Ganjil 2011/2012) telah tercapai.

Faktor pendukung pelaksanaan program/strategi :

1. Komunikasi dosen dalam menyerahkan nilai final tes mata kuliah yang baik.

60

2. Kerjasama dan koordinasi dengan pihak terkait (LPSI dan Fakultas) yang

baik.

3. Kejelian dalam mengentri data nilai mata kuliah yang ada.

4. Dokumentasi nilai asli dari dosen Pembina mata kuliah.

5. Entri nilai dilakukan oleh dosen Pembina mata kuliah.

Faktor penghambat (kendala) pelaksanaan program/strategi :

1. Kesalahan perhitungan data nilai oleh dosen.

2. Kesalahan entri data nilai oleh dosen.

E. Analisis

Pelayanan Nilai Kartu Hasil Studi (KHS) pegawai Bagian Administrasi

Akademik memang benar-benar memberikan pelayanan terbaik kepada

mahasiswa maupun para dosen. Sebagaimana data mahasiswa yang komplain

nilai hanya 162 mahasiswa dari jumlah 7488 mahasiswa, jika dipresentasikan

mencapai 1,91%. Jika dipadukan dengan standar kualitas mutu universitas

maksimal komplain nilai 10%, angka persen ini jika dibandingkan antara 10%

dengan 1,91% sangat jauh. Sehingga bisa dikatakan bahwa pelayanan yang

diberikan oleh Bagian Administrasi Akademik sangatlah baik.

Untuk melakukan hal tersebut tidak lepas dengan faktor pendukung dalam

pelayanan Nilai Kartu Hasil Studi (KHS) yaitu: 1) Ketepatan dosen dalam

menyerahkan nilai final tes mata kuliah; 2) Meningkatkan kerjasama dan

61

koordinasi dengan pihak terkait (LPSI dan Fakultas); 3) Kejelian dalam

mengentri data nilai mata kuliah yang ada; 4) Mendokumentasikan nilai asli dari

dosen pembina mata kuliah; dan 5) Entri nilai oleh dosen Pembina mata kuliah.

Sekaligus juga dengan strategi-strategi yang mendukung dalam pelaksanaan

tersebut. (sumber BAAK Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim

Malang)

Selain itu juga, tidak kalah pentingnya adalah penyadaran terhadap para

mahasiswa untuk saling melakukan kerjasama dalam pelayanan nilai kartu hasil

studi (KHS), utamanya saling menjaga KHS yang mereka miliki. Dalam hal

tersebut juga langsung ditindaklanjuti dalam pelaksanaannya.

F. Tindak Lanjut (Action)

Program tindak lanjut mengatasi kendala :

No. Kendala BagianTindakLanjut

PenanggungJawab

TanggalTarget

Realisasi1. Kesalahan

entri datanilai

Dosen Koreksi danverivikasidata

Kajur Maret 2012


4.4. Pembahasan Hasil Penelitian

Pada bagian ini penulis akan memaparkan analisis data yang penulis peroleh dari

hasil penelitian di Bagian Administrasi Akademik tentang implementasi dari SMM

ISO 9001 : 2008 untuk menikngkatkan kepuasan stakeholder. Untuk memperoleh

62

data yang dibutuhkan dalam penelitian tersebut, peneliti menggunakan metode

wawancara dan observasi. Proses analisis data dalam memeriksa keabsahan data

peneliti menggunakan metode triangulasi. Metode triangulasi yaitu memeriksakan

kebenaran data yang telah diperolehnya kepada pihak-pihak lainnya yang dapat

dipercaya (Usman, 2005:88). Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah

triangulasi teknik.

Triangulasi teknik menurut Wiersma dalam Sugiono (2005:126) adalah teknik

yang dilakukan untuk menguji keabsahan data yang dilakukan dengan cara mengecek

data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda misalnya, data diperoleh

dengan wawancara lalu dicek dengan observasi, dokumentasi atau kuesioner.

Dari data hasil implementasi di atas dapat disimpulkan bahwa UIN Maulana

Malik Ibrahim Malang bias dikatakan sukses dalam mengimplementasikan SMM ISO

9001 : 2008 khususnya di wilayah administrasi akademik pada fokus pemrograman

mata kuliah, karena dalam hasil laporan implementasinya untuk Pelayanan

Pemrograman Mata Kuliah terdapat 63 mahasiswa yang komplain dari jumlah 8469

mahasiswa, jika dipresentasikan jumlah mahasiswa yang komplain mencapai 0,74%

sedangkan acuan pada target maksimal komplain dalam kualitas mutu adalah 5%.

Dan untuk Pelayanan Nilai Kartu Hasil Studi terdapat 162 mahasiswa dari jumlah

7488 mahasiswa, jika dipresentasikan jumlah mahasiswa yang komplain mencapai

1,91% sedangkan untuk standar kualitas mutu universitas maksimal komplain nilai

10%. Jika kita lihat hasil masing-masing antara keduanya sangat jauh di atas standar.

63

Oleh karena itu, peneliti menilai bahwa implementasinya di Bagian Administrasi

Akademik dapat dikatakan sukses.

Akan tetapi dari analisis di atas yang menjadi permasalahan komplain dari pihak

mahasiswa adalah berhubungan dengan publikasi atau pemahaman dari mahasiswa

itu sendiri, Hal tersebut dapat dilihat pada tabel di atas. Jika kita telusuri lebih dalam

lagi pemrograman mata kuliah adalah suatu hal yang wajib hukumnya dipahami oleh

seluruh mahasiswa. Akan tetapi pada kenyataannya masih ada yang belum paham.

Permasalahan ketidakpahaman tersebut kembali lagi pada seberapa besar usaha

sosialisasi dari pihak Bagian Administrasi Akademik kepada pihak fakultas-fakultas

dan jurusan-jurusan yang ada di dalamnya.

Dari hasil wawancara peneliti pada tanggal 11 Maret 2013 dengan bapak Drs. H.

Sutikno Edyanto selaku kasubbag Administrasi Pendidikan Universitas,

“Terkait bentuk sosialisasi pemrograman mata kuliah ada 3 hal yang perlu ditekankan pada pelaksanaannya yaitu sosialisasi pemasaran yang dilakukan dimasing-masing jurusan, layanan Tanya jawab pada forum akademik dihttp://blog.uin-malang.ac.id/akademik yang dilakukan oleh pihak akademik itusendiri, dan yang terakhir menerbitkan panduan portal akademik yang jugadilakukan oleh pihak akademik setiap tahun ajaran baru”.

Dari ketiga hal yang sudah disampaikan oleh bapak Drs. Sutikno Edyanto

tersebut kemudian peneliti mencoba untuk observasi langsung pada kenyataan di

lapangannya. Yang pertama terkait sosialisasi pemasaran yang dilakukan di masing-

masing jurusan, disini peneliti mencoba melakukan tanya jawab kepada beberapa

mahasiswa dengan jurusan yang berbeda, salah satunya pada tanggal 7 maret 2013

64

jam 10.10 WIB, tempat di depan koperasi mahasiswa, nama mahasiswa M.

Mutholibin, Fakultas Tarbiyah, Jurusan PAI. dengan pertanyaan : Bagaimana

sosialisasi terkait sistem pemrograman mata kuliah on-line di fakultas anda?

Jawabannya adalah “sangat lemah sekali mas, dari dulu sampai sekarang yatetap yang banyak berperan mas-mas semester atas yang mengajari jadi bukanbentuk sosialisasi dari jurusan”.

Pada tanggal 7 maret 2013 jam 13.15 WIB, tempat di depan Fakultas Humaniora

dan Budaya, nama mahasiswi Iba Emilia, Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan

PBA.

Jawabannya “Kalau di humbud mas sosialisasinya lumayan bagus mas tinggalperan proaktif dari mahasiswa itu sendiri”.

Yang kedua terkait dengan layanan Tanya jawab pada forum akademik di

http://blog.uin-malang.ac.id/akademik yang dilakukan oleh pihak akademik. Pada

tanggal 15 maret 2013 peneliti mencoba membuka layanan Tanya jawab tersebut,

akan tetapi banyak sekali pertanyaan-pertanyaan yang tidak ditanggapi. Padahal jika

dilihat, pertanyaannya masih dalam kategori wajar seperti “Kenapa tidak ada

pelatihan pemrograman dari pihak fakultas?”

Yang ketiga terkait dengan menerbitkan panduan portal akademik yang juga

dilakukan oleh pihak akademik setiap tahun ajaran baru, disini peneliti juga mencoba

melakukan tanya jawab kepada beberapa mahasiswa dengan jurusan yang berbeda,

salah satunya pada tanggal 7 maret 2013 jam 10.30 WIB, tempat di depan koperasi

mahasiswa, nama mahasiswi Istiqomah, Fakultas Syari’ah, Jurusan HBS (Hukum

65

Bisnis Syari’ah). dengan pertanyaan : Apakah anda mepunyai buku panduan portal

akademik? Kapan diberikannya?

Jawabannya adalah “buku apa itu mas?setau saya gak pernah dikasih buku ituyang saya tau dulu waktu osfak saya cuma dikasih buku pedoman akademik danselembar kertas yang isinya tentang seputar Fakultas Syari’ah”.

Pada tanggal 23 Maret 2013 jam 21.00 WIB, tempat di dalam kontakan

kelurahan merjosari RT.01 RW.03, nama mahasiswa M. Ali Tsabit, Fakultas

Ekonomi, Jurusan Akuntansi.

Jawabannya adalah “iya saya punya dapat waktu pertengahan semester 1 mausemester 2 tapi kalau sekarang berbeda mas, sekarang dibagikannya waktu osfakjadi tidak pertengahan seperti saya dulu”.

Dari ketiga fakta di lapangan tersebut ternyata masih ada hal yang belum sesuai

dengan evaluasinya, apalagi pada perihal yang ketiga terkait buku portal akademik,

disana ditemukan ada Fakultas yang menyebarkannya dan ada Fakultas yang tidak

menyebarkannya. Dari fakta tersebut banyak mahasiswa yang beranggapan birokrasi

mencari keuntungan dari buku tersebut, untuk kebenarannya seperti apa mungkin bias

dipertanyakan lebih lanjut dan lebih mendalam lagi.

4.5. Kepuasan Stakeholder.

Untuk mencapai kepuasan stakeholder khususnya pada layanan pemrograman

mata kuliah tentunya harus diperhatikan dan dilakukan dengan semaksimal mungkin.

Berikut ini hasil wawancara peneliti dengan beberapa mahasiswa untuk mengetahui

seberapa besar kepuasan yang sudah didapat oleh mahasiswa. Dalam hal ini peneliti

menggunakan beberapa pertanyaan yang bisa menjadi indikator kepuasan, khususnya

66

di bidang layanan administrasi akademik yang tentunya berfokus pada pemrograman

mata kuliah.

Daftar pertanyaan :

1. Apa yang anda ketahui tentang SMM ISO 9001 : 2008?

2. Apa pendapat anda tentang Pemrograman Mata Kuliah On-line?

3. Apa keluhan yang anda rasakan tentang Pemrograman Mata Kuliah On-line?

4. Bagaimana pengalaman anda tentang Pemrograman Mata Kuliah On-line?

5. Berikan kritik dan saran tentang Pemrograman Mata Kuliah On-line?

6. Apakah anda puas dengan pelayanan yang diberikan khususnya dalam hal

pemrograman on-line?

Dari hasil wawancara dan observasi dari pertanyaan diatas, peneliti menemukan

18 dari 20 mahasiswa menyatakan ketidakpuasan atas pelayanan yang diberikan oleh

Bagian Administrasi Akademik UIN Maliki Malang dari sini ada beberapa

keganjalan dikarenakan ketidak samaan antara laporan kepuasan dari bagian

administrasi akademik dan kenyataan yang ada di lapangnya dan keganjalan tersebut

terdapat pada yang pertama terkait komitmen dari manajemen itu sendri dan yang

kedua adalah masalah kepuasan sebenarnya masih ada komplain-komplain yang ada

di lapangannya meskipun data yang ada pada BAK bisa dibilang minim sekali yang

komplain dengan jumlah mahasiswa yang sangat banyak. Oleh karena itu perlu

adanya evaluasi dan perhatian yang lebih dalam lagi, jadi tidak hanya menggunakan

mahasiswa yang datang komplain sebagai data kepuasan mahasiswa akan tetapi juga

melihat realita di lapangannya seperti apa.

67

Dalam memenuhi kepuasan stakeholder, pihak manajemen perlu memperhatikan

kondisi dari stakeholder itu sendiri yang nantinya dapat dijadikan evaluasi untuk

perbaikan kedepannya. Dan juga perlu untuk memperhatikan komitmen dari

manajemen itu sendiri karena itu merupakan salah satu hal yang paling penting dalam

menjaga kualitas pelayanan yang merupakan salah satu instrument dalam SMM ISO

9001 : 2008.

Kepuasan dalam Islam mengajarkan kepada umatnya untuk saling tolong

menolong dalam hal kebaikan antara satu dengan yang lainnya dan Islam melarang

untuk saling tolong menolong dalam hal kejahatan. Dalam Al-Maidah : 02 dijelaskan

bahwa: Sebuah transaksi ekonomi pasti tak terlepas dari penjualan dan pembelian

yang mana hal ini digambarkan dalam bentuk kepuasan konsumen terhadap produk

atau jasa yang diperoleh dari penjualan.

Berkaitan dengan penyediaan layanan konsumen , Islam telah mengatur

bagaimana cara untuk menghasilkan layanan yang berkualitas bagi konsumennya.

Pencapaian kualitas layanan yang terbaik pada organisasi atau perusahaan

memerlukan dasar bangunan manajemen Islam yang kokoh atau disebut juga ”Total

Islam Quality” (TIQ), dimana dasar bangunan tersebut bersumber dari al-Qur’an dan

Hadist, dan dapat terbentuk jika ada instrumen-instrumen berikut, yaitu :

a) Harus didasari oleh kesabaran yang kuat,

b) Komitmen jangka panjang,

68

c) Perbaikan kualitas layanan terus menerus,

d) Kerjasama dan hormat/respek terhadap setiap orang,

e) Pendidikan dan latihan.

Dalam hal ini Islam juga mengatur tentang kecepatan dan kemudahan proses dari

layanan. Islam juga mengajarkan bahwa dalam melayanikonsumen sebaiknya selalu

diciptakan kejujuran, karena kejujuran akanmendatangkan keberkahan bagi saudagar.

Selalu diciptakan sikap tidakmencari keuntungan sebesar-besarnya (ta’awun).

Misalnya dalam mengukur,menakar, dan menimbang semuanya ditegakkan dengan

jujur dan tidakcurang, apabila berjanji dan apabila diberi amanah ditunaikan dengan

baik.

Sebab saudagar yang jujur itu diridhai oleh Allah, karena melaksanakan perintah-

Nya, yang tercantum dalam Al-Qur’an :

Arinya :Hai orang-orang yang beriman bertakwalah kepada Allah, dan hendaklah

kamu bersama orang-orang yang benar. (QS. At-Taubah:119).

Dan sikap ta’awun dicantumkan dalam QS. Al-maidah : 02 :

69

Artinya : Hai orang-orang yang beriman, janganlah kamu melanggar syi'ar-syi'arAllah[389], dan jangan melanggar kehormatan bulan-bulan haram[390],jangan (mengganggu) binatang-binatang had-ya[391], danbinatang-binatangqalaa-id[392], dan jangan (pula) mengganggu orang-orang yangmengunjungi Baitullah sedang mereka mencari kurnia dan keredhaan dariTuhannya[393] dan apabila kamu telah menyelesaikan ibadah haji, makabolehlah berburu. Dan janganlah sekali-kali kebencian(mu) kepada sesuatukaum karena mereka menghalang-halangi kamu dari Masjidil haram,mendorongmu berbuat aniaya (kepada mereka). Dan tolong-menolonglahkamu dalam (mengerjakan) kebajikan dan takwa, dan jangan tolong-menolong dalam berbuat dosa dan pelanggaran. Dan bertakwalah kamukepada Allah, Sesungguhnya Allah Amat berat siksa-Nya.

[389] Syi'ar Allah Ialah: segala amalan yang dilakukan dalam rangka ibadat haji dantempat-tempat mengerjakannya.[390] Maksudnya antara lain ialah: bulan Haram (bulanZulkaidah, Zulhijjah,Muharram dan Rajab), tanah Haram (Mekah) danIhram.,MaksudnyaIalah: dilarangmelakukan peperangan di bulan-bulan itu.[391] Ialah: binatang (unta, lembu, kambing, biri-biri) yang dibawa ke ka'bah untukmendekatkan diri kepada Allah, disembelih di tanah Haram dan dagingnyadihadiahkan kepada fakir miskin dalam rangka ibadat haji.[392] Ialah: binatang had-ya yang diberi kalung, supaya diketahui orang bahwabinatang itu telah diperuntukkan untuk dibawa ke Ka'bah.[393] Dimaksud dengan karunia ialah: Keuntungan yang diberikan Allah dalamperniagaan. Keridhaan dari Allah Ialah: pahala amalan haji.

Selain layanan perlu juga adanya menjaga kualitas, kualitas dalam Islam sudah

dijelaskan pada ayat berikut :

70

Artinya : Katakanlah: Sesungguhnya aku ini manusia biasa seperti kamu, yangdiwahyukan kepadaku: "Bahwa Sesungguhnya Tuhan kamu itu adalahTuhan yang Esa". Barangsiapa mengharap perjumpaan dengan Tuhannya,Maka hendaklah ia mengerjakan amal yang saleh dan janganlah iamempersekutukan seorangpun dalam beribadat kepadaTuhannya".(Q.S.Al-Kahfi:110)

Artinya : yang membuat segala sesuatu yang Dia ciptakan sebaik-baiknya dan yang

memulai penciptaan manusia dari tanah.(Q.S.Al-Sajadah:7)

Artinya : Maka karena itu serulah (mereka kepada agama ini) dan tetaplah[1343]sebagai mana diperintahkan kepadamu dan janganlah mengikuti hawanafsu mereka dan Katakanlah: "Aku beriman kepada semua kitab yangditurunkan Allah dan aku diperintahkan supaya Berlaku adil diantarakamu. Allah-lah Tuhan Kami dan Tuhan kamu. bagi Kami amal-amalKami dan bagi kamu amal-amal kamu. tidak ada pertengkaran antaraKami dan kamu, Allah mengumpulkan antara kita dan kepada-Nyalahkembali (kita)".(Q.S.Al-Syura:15)

[1343] Maksudnya: tetaplah dalam agama dan lanjutkanlah berdakwah.

Jadi intinya dalam meningkatkan kepuasan stakeholder perlu adanya peningkatan

kualitas dari pelayanan itu sendiri, dan tidak ketinggalan pula untuk menjaga

komitmen dari manajemen itu sendiri karena dalam pelayanan komitmen menjadi

prioritas utama untuk mempertahankan kualitas layanan dan juga meningkatkannya.

42 - etheses.uin-malang.ac.idetheses.uin-malang.ac.id/2360/8/08510114_bab_4.pdf · ijazah/transkrip...

Documents