pegangan untuk host participant...cara pakai dengan berperan sebagai participant a. cara peserta...

Pegangan untuk host dan participant

Cara menggunakan Share Content untuk

presentasi

Cara menggunakan Whiteboard seperti dosen

Cara menggunakan Annotate untuk penjelasan

presentasi

Menjadikan peserta sebagai host

Memindahkan peserta ke Lobby

Dan berbagai topik menarik lainnya

i

P a n d u a n V i s u a l

Video Conference

Menggunakan Webex

iii

P a n d u a n V i s u a l

Video Conference

Menggunakan Webex Happy Chandraleka, ST

Mohammad Safrizal, ST, M.Cs Faza Nur Wulandari, S.IKom

Apt. Ully Adhie Mulyani, MSi, MSc

iv

Penulis : Happy Chandraleka, ST; Mohammad Syafrizal, ST. M.Cs; Faza Nur Wulandari, S.IKom;

Apt. Ully Adhie Mulyani, MSi, M.Sc; Penyunting : Faza Nur Wulandari, S.IKom Pendesain Cover : Mohammad Syafrizal, ST. M.Cs Penata Letak : Happy Chandraleka, ST

Hak Cipta dilindungi hukum Islam

Nabi shallallahu ‘alaihi wa sallam bersabda:

و هأ أ رضأ ن عأ يهأ مأ خأ

لأمة

له مظ

ت ل

انخأ من ك

ح أ ه عمل صالأ

لان كن رهم إأ دأ

ينار ول دأ

ون

يك

ل

نبل أ

يوم ق

نه ال ه مأ

ليتحل

لء ف ي

ش ذ

يهأ ل عل حمأ

بأهأ ف اتأ صاحأ

ئ ن سي مأ

ذ خأ

ه حسنات أ

ن ل

كم ت

لن هأ وإأ متأ

لر مظ

دنه بأق مأ

“Siapa yang pernah berbuat aniaya (zhalim) terhadap kehormatan saudaranya atau sesuatu apapun hendaklah dia meminta kehalalannya (maaf) pada hari ini (di dunia) sebelum datang hari yang ketika itu tidak bermanfaat dinar dan dirham. Jika dia tidak lakukan, maka (nanti pada hari kiamat) bila dia memiliki amal shalih akan diambil darinya sebanyak kezholimannya. Apabila dia tidak memiliki kebaikan lagi maka keburukan saudaranya yang dizhaliminya itu akan diambil lalu ditimpakan kepadanya”. (HR. Al-Bukhari no. 2449)

v

P r a k a t a

Kebutuhan masyarakat untuk melakukan pertemuan secara online (daring)

semakin meningkat. Tidak cukup lagi berkirim pesan melalui email atau media

sosial seperti WhatsApp, Telegram, atau Facebook. Kini semakin diperlukan

pertemuan online melalui video. Diantara sederet aplikasi yang mendukung hal

tersebut adalah Webex yang dikeluarkan oleh Cisco.

Buku ini menjelaskan tentang penggunaan aplikasi video conference

menggunakan Webex. Disusun dalam bentuk langkah demi langkah sehingga

pembaca dapat dengan mudah memahaminya. Langkah-langkah tersebut

disertai dengan gambar dan penomorannya.

Buku ini layak menjadi pegangan bagi mereka yang akan berperan sebagai host

meeting atau sebagai participant (peserta). Beberapa topik yang menarik

diantaranya adalah cara menggunakan Share Content untuk menampilkan

dokumen PPT, Word, Excell atau PDF sehingga bisa berbagi tampilan dengan

peserta lain; cara menggunakan Annotate dan Whiteboard untuk memberi

penjelasan para layar Share Content; memahami menu-menu Video Conference;

dll.

Kami merasa perlu untuk bersyukur dengan mengucapkan terima kasih kepada

pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku ini. Kami ucapkan

terima kasih kepada sahabat kami Ully Adhie Mulyani yang telah memberikan

ide dan saran untuk penyusunan buku ini. Juga kepada rekan-rekan di

Percetakan Negara 29 atas kontribusi video conference selama ini. Kami

vi

mendasarkan ini semua atas sabda Nabi shallallahu ‘alaihi wa sallam. Berkata

beliau,

ر ل

ك يش

ن م الل

ر ل

كالناس يش

“Tidak dikatakan bersyukur pada Allah bagi siapa yang tidak tahu berterima

kasih pada manusia.” (HR. Abu Daud no. 4811 dan Tirmidzi no. 1954. Syaikh Al

Albani mengatakan bahwa hadits ini shahih).

Akhirnya, semoga buku ini bermafaat bagi para pembaca. Selamat ber-video

conference dengan Webex!

Jakarta, Ramadhan 1441 H/ Mei 2020

Tim Penulis

vii

D a f t a r I s i

i. Prakata ........................................................................................ v

ii. Daftar Isi ...................................................................................... vii

1. Mengunduh dan Melakukan Instalasi Webex .................................... 1

2. Membuat Akun dan Mendaftarkan Diri ke Webex ............................. 3

3. Melakukan Sign-In dan Sign-Out di Webex ........................................ 8

4. Mengganti Nama dan Foto Profil Akun Webex .................................. 11

5. Mengatur Setting Webex yang Lain ................................................. 14

6. Cara Pakai dengan Berperan sebagai Host

a. Menjadwalkan Pertemuan dengan Schedule Meeting ................... 17

b. Mengundang Peserta Meeting ................................................... 19

c. Memulai dan Mengakhiri Meeting .............................................. 21

d. Memahami Menu-Menu Pada Room Video Conference ................ 24

e. Berbagi Tampilan Layar dengan Share Content ............................. 26

f. Mute/Unmute Mikrofon Seorang Peserta .................................... 28

g. Mute All Mikrofon Semua Peserta .............................................. 29

h. Enable/Disable Tampilan Video Peserta ....................................... 31

i. Menjadikan Peserta Lain sebagai Host ......................................... 32

j. Berdiskusi (Chat) dengan Salah Seorang Peserta ........................... 33

k. Menyimpan Hasil Diskusi (Chat) .................................................. 34

l. Merekam Pertemuan ................................................................ 35

m. Memindahkan Peserta ke Lobby ................................................. 37

n. Mengeluarkan Peserta dari Meeting Room................................... 39

viii

7. Cara Pakai dengan Berperan sebagai Participant

a. Cara Peserta Bergabung menjadi Peserta Meeting ........................ 40

b. Cara Peserta Keluar dari Ruang Meeting ...................................... 44

c. Cara Peserta Memanfaatkan Fasilitas ketika Video Conference ...... 46

d. Cara Peserta Presentasi/Menampilkan Power Point dengan Share

Content ................................................................................... 50

e. Cara Peserta Menggunakan Annotate ......................................... 53

f. Cara Peserta Menggunakan Whiteboard ..................................... 56

8. Tip dan Trik ................................................................................... 58

9. Tentang Penulis

a. Happy Chandraleka, ST .............................................................. 60

b. Mohammad Safrizal, ST, M.Cs .................................................... 61

c. Faza Nur Wulandari, S. Ikom ....................................................... 62

d. apt. Ully Adhie Mulyani, MSi, MSc ............................................... 63

P a n d u a n V i s u a l M e n g g u n a k a n W e b e x 1

1 . M e n g u n d u h d a n M e l a k u k a n

I n s t a l a s i W e b e x

Untuk mengunduh dan melakukan instalasi Webex, lakukan langkah berikut

ini.

1. Jalankan browser dan ketik alamat https://www.webex.com/download.

2. Klik tombol "Download for Windows".

3. Akan tampil kotak dialog, lalu klik tombol "Save File".

4. File instalasi Webex akan diunduh. Carilah file tersebut biasanya ada di

folder "Downloads". Klik ganda untuk memulai instalasi.

1

2 3

2

5. Akan tampil bidang instalasi. Klik saja tombol "Next" untuk melanjutkan

proses sampai selesai.

6. Setelah selesai klik tombol "Finish". Webex siap digunakan.

4

5

6


2 . M e m b u a t A k u n d a n

M e n d a f t a r k a n D i r i k e W e b e x

Agar dapat menggunakan Webex, seseorang harus mempunyai akun di Webex.

Inilah langkah-langkah untuk membuat akun dan mendaftarkan diri ke Webex.

1. Jalankan browser yang ada pada laptop Anda dan ketik alamat

https://www.webex.com/ di kotak alamat browser.

2. Pada halaman Webex, klik menu "Sign In".

3. Klik pada logo Webex Meetings.

4. Akan tampil halaman "Sign In".

5. Karena Anda belum mempunyai akun di Webex, klik tautan "Sign up"

yang ada di bawah tombol "Next".

1

2 3

4

6. Pada halaman yang tampil, ketik alamat email Anda.

7. Klik tombol "Sign Up".

8. Pilih bahasa yang akan digunakan di Webex.

9. Ketik nama pertama Anda di sini.

10. Ketik nama terakhir Anda di sini.

4

5

6

7


11. Klik tombol ini untuk melanjutkan.

12. Akan tampil halaman pemberitahuan bahwa sudah ada tautan aktivasi di

email Anda. Segera cek email.

8

9

10

11

12

6

13. Sekarang buka email Anda. Akan ada email dari Webex tersebut. Klik

email tersebut.

14. Pada email dari Webex tersebut, ini adalah username Anda.

15. klik pada tombol "Create Password".

16. Akan tampil halaman Webex untuk pembuatan password.

17. Ketik password yang akan Anda buat di kotak "New password".

18. Ketik ulang password Anda di kotak "Confirm new password".

19. Kriteria password harus memenuhi syarat ini.

20. Bila password sudah benar, klik tombol "Continue".

13

14

15


21. Akhirnya Anda akan masuk ke halaman Webex. Dengan demikian Anda

sudah mempunyai akun dan terdaftar di Webex. Catat username dan password

Anda.

16

17

18

19

20

21

8

3 . M e l a k u k a n S i g n - I n d a n S i g n -

O u t d i W e b e x

Setelah Anda mempunyai akun di Webex, inilah cara untuk melakukan "sign-

in" (masuk) dan "sign-out" (keluar) di Webex.

1. Jalankan browser dan ketik alamat https://www.webex.com/ di kotak

alamat.

2. Klik tombol "Sign In".

3. Klik logo Webex Meetings.

4. Pada halaman "Sign in", ketik alamat email Anda di sini.

5. Klik tombol "Next" untuk melanjutkan.

1

2

3


6. Lanjutkan dengan mengetik password Anda.

7. Klik tombol "Next".

4

5

6

7

10

8. Anda akan masuk ke halaman Home Webex. Dengan demikian Anda

telah berhasil melakukan sign-in.

9. Untuk melakukan sign-out, klik nama Anda di pojok kanan atas.

10. Kemudian klik menu "Sign out".

Dengan demikian Anda akan keluar dari Webex.

8

9

10


4 . M e n g g a n t i N a m a d a n F o t o

P r o f i l A k u n W e b e x

Dari sekian banyak pengaturan Webex, salah satu yang paling menarik adalah

mengganti nama dan foto profil akun Webex. Ikuti langkah-langkah di bawah

ini.

1. Lakukan sign in ke Webex. Anda akan ada di halaman Home.

2. Klik nama Anda di pojok kanan atas.

3. Klik menu "My profile".

4. Akan tampil halaman "My Webex Profile".

5. Klik tombol Edit "My Profile".

1

2

3

12

6. Akan tampil halaman Edit "My Webex Profile".

7. Klik "Change profile picture" untuk mengganti foto profil Anda.

8. Ketik nama pertama dan kedua untuk mengganti nama profil Anda.

9. Klik menu "Edit" ini untuk mengganti password.

10. Klik tombol "Save" untuk menyimpan.

11. Sekarang pada halaman My Webex Profil sudah berganti nama dan

fotonya.

4

5

6

7

8

9

10


11

14

5 . M e n g a t u r S e t t i n g W e b e x

y a n g L a i n

Ada banyak pengaturan Webex yang perlu disesuaikan. Sebagiannya dijelaskan

di sini.

1. Pada halaman Home Webex, akan ada deretan panel menu di sebelah

kiri.

2. Klik menu "Meetings". Bagian ini akan menampilkan daftar meeting yang

Anda ikuti baik sebagai host maupun participant.

3. Klik pada menu "Recordings". Bagian ini menampilkan daftar meeting

yang telah Anda rekam.

1

2


4. Klik pada menu "Preferences". Pada bagian General memuat hal-hal

umum terkait pengaturan Webex Anda.

5. Klik "Time zone" untuk menyesuaikan lokasi waktu Anda.

6. Klik "Language" untuk menyesuaikan bahasa yang digunakan.

7. Klik "Region" untuk menyesuaikan wilayah Anda.

8. Klik pada "Sign-in accounts" untuk memilih akun yang akan digunakan.

Bisa Anda abaikan sementara.

9. Klik tombol "Save" untuk menyimpan perubahan.

3

4

5

6

7

8

9

16

10. Pada bagian My Personal Room, memuat pengaturan untuk ruang

meeting yang Anda tangani sebagai host.

11. Ketik nama ruang meeting di sini.

12. Ketik tautan untuk ruang meeting Anda di sini.

13. Anda bisa mengubah nomor PIN untuk host di sini.

14. Beri tanda cek di sini untuk mengaktifkan penguncian ruang meeting

secara otomatis. Participant yang telat masih bisa masuk dengan ijin dari host.

15. Atur waktunya di sini.

16. Beri tanda cek di sini untuk mengaktifkan notifikasi bila ada participant

yang masuk saat host sedang tidak ada.

Semua ini hanya sebagian pengaturan setting Webex yang pokok dan perlu

Anda ketahui.

10

11

12

13 14

15

16


6 a . M e n j a d w a l k a n P e r t e m u a n

d e n g a n S c h e d u l e M e e t i n g

Sebagai host meeting, Anda dapat melakukan penjadwalan meeting yang akan

dilaksanakan pada waktu yang akan datang. Anda bisa membuat room-nya

terlebih dahulu. Inilah langkah-langkahnya:

1. Pada halaman Home Webex, klik tombol "Schedule".

2. Akan tampil halaman "Schedule a Meeting".

3. Ketik topik meeting yang Anda siapkan.

4. Ketik password untuk masuk participant.

5. Klik ini untuk pembuatan password secara otomatis.

6. Klik ini untuk menentukan tanggal dan waktu meeting.

1

18

7. Ketik alamat email peserta yang akan diundang. Bisa Anda abaikan dan

nantinya bisa Anda kirimkan tautan ke para peserta yang akan bergabung.

8. Klik tombol ini untuk menyimpan dan membuat jadwal meeting yang

telah Anda siapkan.

9. Klik tombol ini untuk menjadikan pengaturan jadwal ini sebagai template

untuk meeting yang lain.

10. Setelah jadwal meeting dibuat, Anda akan berpindah ke halaman

Meetings yang memuat meeting yang telah Anda buat.

2 3

4 5

6

7

8 9

10


6 b . M e n g u n d a n g P e s e r t a

M e e t i n g

1. Lakukan sign-in ke Webex dengan akun Anda. Anda akan masuk ke

halaman Home Webex.

2. Klik pada salah satu meeting di Upcoming Meetings.

3. Akan tampil meeting yang telah Anda rancang sebelumnya.

4. Ketik email dari peserta yang akan Anda undang di sini. Participant akan

mendapat informasi meeting melalui emailnya. Ini cara pertama mengundang

participant.

1

2

20

5. Klik ikon ini sehingga semua informasi meeting akan di-copy.

6. Atau klik kanan di sini kemudian pilih menu Copy.

7. Informasi meeting yang sudah di-copy dapat Anda paste pada pesan

WhatsApp atau media sosial yang lain untuk disebarluaskan.

3

4 5

6

7


6 c . M e m u l a i d a n M e n g a k h i r i

M e e t i n g

Untuk memulai dan mengakhiri meeting inilah caranya.

1. Lakukan sign-in pada Webex. Anda akan masuk pada halaman Home

Webex. 2. Akan terlihat meeting yang akan Anda mulai.

3. Klik tombol "Start" untuk memulainya.

4. Akan tampil halaman Starting Cisco Webex Meetings.

1

2 3

22

5. Komputer secara otomatis akan memanggil aplikasi Webex yang sudah

terpasang pada komputer Anda.

6. Klik tombol ini untuk mengaktifkan mikrofon sehingga Anda dalam

keadaan unmute.

7. Klik tombol ini untuk mengaktifkan video. 8. Klik tombol ini untuk memulai meeting.

9. Anda akan masuk ke Cisco Webex Meetings.

10. Sebagai host, Anda perlu menunggu participant lain untuk masuk ke room.

11. Bila meeting telah selesai, klik tombol ini untuk mengakhiri meeting.

4

5

6

7 8


12. Lanjutkan dengan mengklik menu "End Meeting".

9

10

11

12

24

6 d . M e m a h a m i M e n u - M e n u

P a d a R o o m V i d e o C o n f e r e n c e

Pada room di video conference menggunakan Webex, ada banyak menu dan

tombol yang perlu dipahami sebagai host dan juga participant. Beberapa yang

penting untuk diketahui dijelaskan di bawah ini.

1. Pertama kali, lakukan sign-in dan mulailah meeting. Anda akan masuk ke

room.

2. Klik tombol ini untuk mengaktifkan atau menonaktifkan suara Mikrofon

(mute/unmute).

3. Klik tombol ini untuk mengaktifkan atau menonaktifkan video Anda.

4. Klik tombol ini untuk berbagi tampilan laptop Anda (Share Content). Akan

dijelaskan di bagian lain.

1


5. Klik tombol ini untuk melakukan perekaman meeting. Perekaman dalam

bentuk MP4.

6. Klik tombol ini untuk menampilkan daftar participant. Daftar akan tampil

di sebelah kanan layar.

7. Klik tombol ini untuk menampilkan bidang chat. Bidang chat tampil di

sebelah kanan layar.

8. Klik tombol ini kemudian pilih Notes untuk menampilkan bidang catatan di

kanan layar. Notes ini berguna untuk membuat catatan sepanjang

pertemuan misalnya notulensi atau yang lain. Bila selesai klik tombol

"Save" untuk menyimpannya.

9. Klik menu ini untuk mengunci meeting. Participant yang terlambat tidak

bisa bergabung kecuali diijinkan host.

10. Klik menu ini untuk mengirimkan email undangan atau mengingatkan

kembali ke participant yang belum bergabung.

11. Klik menu ini untuk meng-copy tautan meeting dan mem-paste-nya di

WhatsApp atau yang lain untuk disebarluaskan.

12. Klik menu ini untuk melakukan pengaturan koneksi audio.

13. Klik menu ini untuk melakukan pengaturan speaker, mikrofon dan

kamera.

14. Klik menu ini untuk mengkoneksikan perangkat lain yang berdekatan.

15. Klik tombol ini untuk mengakhiri meeting.

2

3

4

5

6

7

8 9

10 11

12

13

14

15

26

6 e . B e r b a g i T a m p i l a n L a y a r

d e n g a n S h a r e C o n t e n t

Saat di room, Anda dapat berbagi tampilan layar dengan fitur Share Content.

Dengan demikian participant yang lain dapat melihat apa yang tampil pada

layar laptop Anda. Fitur ini sangat membantu misalnya bila Anda berperan

sebagai seorang narasumber yang akan menampilkan dokumen PPT yang telah

Anda siapkan. Inilah caranya:

1. Klik tombol "Share Content".

2. Pastikan terpilih opsi ini.

3. Klik "Screen 1" untuk mulai berbagi tampilan layar.

1

2

3


4. Sekarang, apa yang tampil di layar laptop Anda dapat dilihat juga oleh

semua participant.

5. Klik tombol "Stop Sharing" untuk berhenti berbagi tampilan layar.

6. Klik tombol "Pause" untuk menghentikan sementara Share Content.

7. Klik tombol "Share" untuk berbagi hal yang lain.

8. Klik tombol "Assign" untuk menugaskan peserta dengan peran yang lain.

9. Klik tombol ini untuk mute/unmute mikrofon.

10. Klik tombol ini untuk menonaktifkan/mengaktifkan video.

11. Klik tombol ini untuk melakukan perekaman.

12. Klik tombol ini untuk menampilkan daftar peserta.

13. Klik tombol ini untuk menampilkan bidang Chat.

14. Klik tombol ini untuk menampilkan fitur "Annotate". Berguna untuk

memberi penjelasan pada layar.

15. Klik tombol ini untuk melihat menu yang lain.

4

5 6 7

8

9

10

11

12

13

14

15

28

6 f . M u t e / U n m u t e M i k r o f o n

S e o r a n g P e s e r t a

Seorang host, dapat menonaktifkan mikrofon salah seorang peserta. Inilah

caranya:

1. Klik tombol "Participants".

2. Klik kanan pada salah seorang participant.

3. Pada menu yang tampil klik menu "Mute". Sekarang mikrofon peserta

tersebut dalam keadaan nonaktif.

Lakukan hal yang sama untuk mengaktifkan mikrofon peserta tersebut.

1

2

3


6 g . M u t e A l l M i k r o f o n S e m u a

P e s e r t a

Seorang host dapat menonaktifkan mikrofon pada semua peserta meeting

(mute all). Salah satu alasannya agar suasana di room tidak ramai dan meeting

berjalan nyaman. Kemudian host dapat mengaktifkan satu mikrofon untuk

diaktifkan yaitu pada participant yang diberi hak untuk berbicara. Inilah

langkah-langkahnya untuk melakukan mute all.



3. Pada menu yang tampil klik menu "Mute All".

1

2

3

30

4. Bisa juga Anda klik menu "Participant" di bagian atas.

5. Kemudian klik menu "Mute All".

4

5


6 h . E n a b l e / D i s a b l e T a m p i l a n

V i d e o P e s e r t a

Sebagai host, Anda bisa menonaktifkan tampilan video seorang peserta. Inilah

caranya:

1. Pada room saat meeting, klik tombol "Participants".

2. Akan tampil daftar peserta di sebelah kanan.

3. Klik kanan pada seorang peserta. Kemudian pilih menu "Stop Video".

1

2

3

32

6 i . M e n j a d i k a n P e s e r t a L a i n

s e b a g a i H o s t

Karena satu alasan, bisa saja seorang host akan mengundurkan diri perannya

sebagai host dalam meeting, kemudian digantikan oleh participant yang lain

yang diangkat posisinya untuk berperan sebagai host. Inilah caranya:



3. Pada menu yang tampil klik "Change Role to".

4. Klik menu "Host".

1

2

3 4


6 j . B e r d i s k u s i ( C h a t ) d e n g a n

S a l a h S e o r a n g P e s e r t a

Di dalam room pada saat meeting, seorang host dapat melakukan diskusi (chat)

dengan salah seorang participant (peserta). Inilah caranya:

1. Pada bidang Webex Meetings, klik tombol "Participants".

2. klik kanan salah seorang participant yang akan Anda chat.

3. Pada menu yang tampil klik menu "Chat".

1

2

3

34

6 k . M e n y i m p a n H a s i l D i s k u s i

( C h a t )

Sebagai host, Anda dapat menyimpan hasil diskusi pada bagian Chat. Caranya

adalah:

1. Klik pada menu "File" yang ada di pojok kiri atas.

2. Pilih menu "Save As".

3. Kemudian klik menu "Chat". Catatan diskusi pada bagian Chat akan

tersimpan dalam file dengan format text.

1

2 3


6 l . M e r e k a m P e r t e m u a n

Meeting yang sedang berlangsung dapat direkam dan disimpan. Ini adalah

salah satu kewenangan dari host. Hasil perekaman adalah video dengan format

MP4. Langkah-langkahnya adalah:

1. Klik tombol "Record meeting".

2. Akan tampil bidang "Save Recorded Meeting As".

3. Tentukan folder tempat penyimpanan hasil rekaman.

4. Nama file mengikuti format dari Webex, bisa disesuaikan.

5. Klilk tombol "Save" untuk memulai perekaman.

1

2 3

4 5

36

6. Akan tampil bidang "Recorder".

7. Klik tombol "Pause" untuk menghentikan sementara proses perekaman.

8. Klik tombol "Stop" untuk berhenti melakukan perekaman.

9. Tanda indikator proses perekaman ada di pojok kanan atas.

6 7

8

9


6 m . M e m i n d a h k a n P e s e r t a k e

L o b b y

Di dalam room saat meeting, seorang host dapat memindahkan participant

(peserta) ke lobby, sehingga dia tidak terlibat dalam kegiatan di room. Hal ini

terkadang diperlukan misalnya untuk menghindari seorang participant

mendengarkan atau menyaksikan hal-hal yang tidak boleh dia ketahui. Caranya

adalah:


2. Klik kanan pada salah seorang participant yang akan dipindah.

3. Pilih menu "Move to Lobby".

1

2

3

38

4. Sekarang peserta tersebut telah keluar dari room dan berada di lobby.

5. Klik tombol "Admit" untuk mengundangnya masuk kembali ke room.

4

5


6 n . M e n g e l u a r k a n P e s e r t a d a r i

M e e t i n g R o o m

Seorang host dapat mengeluarkan seorang participant (peserta) dari room

karena satu alasan tertentu. Inilah caranya:



3. Pada menu yang tampil klik "Expel".

1

2

3

40

7 a . C a r a P e s e r t a B e r g a b u n g

m e n j a d i P e s e r t a M e e t i n g

Untuk bergabung dengan meeting dalam Webex, Anda perhatikan terlebih

dahulu undangan atau invitation yang Anda dapat di email, pesan WhatsApp

atau yang lain. Kemudian ikuti langkah di bawah ini.

1. Jalankan aplikasi Webex yang telah terpasang pada laptop Anda.

2. Ketik akun email yang telah terdaftar di Webex.


1

2

3


4. Ketik kata sandi Anda di sini.

5. Anda boleh memberi tanda cek di kotak ini dan bisa diabaikan.

6. Klik tombol "Sign In".

7. Akan tampil bidang aplikasi Cisco Webex Meetings dengan nama akun

Anda.

8. Ketik ID meeting yang telah Anda dapat dari invitation.

9. Klik tombol "Join".

4

5 6

7

8

9

42

10. Sekarang Anda akan masuk ke room pertemuan.

11. Ketik kata sandi untuk meeting yang dapat Anda lihat di invitation.


13. Akan tampil bidang Webex dengan nama meeting yang tertera di bagian

atas.

14. Klik ikon ini untuk mengaktifkan/menonaktifkan mikrofon.

15. Klik ikon ini untuk mengaktifkan/menonaktifkan video.

16. Klik ikon ini untuk bergabung ke meeting.

17. Sekarang Anda telah masuk ke room.

10 11

12

13

14

15

16


17

44

7 b . C a r a P e s e r t a K e l u a r d a r i

R u a n g M e e t i n g

Bila Anda sebagai peserta telah masuk di ruang meeting, Anda dapat keluar

meninggalkan room dengan cara di bawah ini.

1. Klik ikon ini.

2. Akan tampil kotak dialog. Klik tombol "Leave Meeting".

3. Anda akan kembali ke bidang Cisco Webex. Klik ikon "Settings".

4. Klik menu "Sign Out".

1

2


3

4

46

7 c . C a r a P e s e r t a

M e m a n f a a t k a n F i t u r - F i t u r

k e t i k a V i d e o C o n f e r e n c e

Di room ketika berlangsung video conference, akan banyak menu, tombol, dan

fitur yang dapat dimanfaatkan oleh seorang peserta. Pada bawah layar

terdapat ikon-ikon tombol yang dapat digunakan oleh participant ketika video conference berlangsung, yaitu:

1. Tombol "Mute/Unmute".

Ikon tombol pertama berfungsi untuk menghidupkan atau mematikan

microfon, kondisi ikon tombol berwarna abu-abu menandakan bahwa microfon dalam keadaan aktif, sebaliknya jika berwarna merah berarti

microfon dalam keadaan nonaktif.

1

2 3


2. Tombol "Video".

Ikon video untuk mengaktifkan/menonaktifkan tampilan video Anda.

3. Tombol "Participants". Berisi daftar participant yang ikut serta dalam video conference yang

sedang berlangsung, ketika mengklik ikon tombol ini daftar participant

terlihat pada bagian kanan layar seperti yang terlihat pada gambar berikut

ini

4. Tombol "Chat".

Chatting dapat dilakukan pengguna ketika kegiatan video conference berlangsung, baik secara public (everyone) atau private (personal) seperti

yang terlihat pada gambar berikut:

Ketika ingin mengirimkan pesan kepada seluruh participant, klik drop "list send to", kemudian pilih "everyone". Maka pesan yang dibuat akan dapat terbaca oleh seluruh participant. Jika akan mengirimkan pesan private, pada "drop list send to" pilih nama participant yang ingin dituju.

4 5

48

Ketika menerima pesan baru, pada ikon "chat" akan terlihat tanda atau simbol titik yang berwarna merah. Ini menandakan bahwa pengguna mendapatkan pesan baru baik dikirim secara public atau secara private. 5. Tombol "Share content".

Akan tampil bidang "Share Content" seperti ini.

Ketika memilih "share content", ada beberapa cara yang bisa dilakukan

pengguna, di antaranya share screen layar, share file yang sedang aktif di pengguna, share browser, sharing file lain, dan seterusnya.

Ketika salah satu metode sharing dipilih dan file yang dimaksud telah

ditampilkan di layar webex berarti seluruh participant dapat melihat

tampilan layar laptop Anda, misalnya seperti yang terlihat pada gambar berikut ini:

6


6. Pada atas layar Anda akan tampil panel "Share Screen".

7. Klik tombol "Stop Sharing" untuk mengakhiri sharing.

8. Klik tombol "Pause" untuk melakukan pause. 9. Klik tombol "Share" untuk melakukan share file yang lain.

10. Klik tombol "Annotate" untuk memberikan penjelasan tambahan dengan

memberi tanda atau coretan pada layar.

7 8 9 10

50

7 d . C a r a

P r e s e n t a s i / M e n a m p i l k a n P o w er

P o i n t d e n g a n S h a r e C o n t e n t

Bila Anda sebagai peserta meeting dan akan melakukan presentasi, ikuti

langkah-langkah di bawah ini.

1. Tampilkan dokumen PPT Anda terlebih dahulu.

1


2. Pada bidang Webex, klik ikon "Share Content".

3. Klik tombol "Screen 1".

4. Akan tampil dokumen PPT Anda pada layar Webex.

5. Anda dapat menggerakkan kursor ke atas layar di sini untuk menampilkan

tombol-tombol navigasi "Share Content".

2

3

4 5

52

6. Klik tombol ini untuk berhenti dari Screen Share.

7. Klik tombol ini untuk melakukan pause (berhenti sementara) tampilan

Share Screen.

8. Klik tombol ini untuk mengaktifkan/menonaktifkan mikrofon.

9. Klik tombol ini untuk mengaktifkan/menonaktifkan video.

10. Klik tombol ini untuk melihat daftar peserta meeting.

11. Klik tombol ini untuk menampilkan bidang chat.

12. Klik tombol ini untuk menampilkan tombol-tombol "Annotate".

6 7 8 9

10

11

12


7 e . C a r a P e s e r t a M e n g g u n a k a n

A n n o t a t e

Seorang peserta meeting, terlebih ketika dia melakukan presentasi, dapat

menggunakan tombol "Annotate". Annotate artinya membubuhkan

keterangan tambahan agar memperjelas apa yang disampaikan. Sehingga dia

dapat bekerja layaknya seorang guru atau dosen yang melakukan corat-coret

di papan tulis. Inilah cara seseorang melakukan anotasi menggunakan fitur

"Annotate".

1. Klik tombol "Annotate".

2. Akan tampil tombol "Annotate".

3. Kurang lebihnya ini adalah tampilan ketika seseorang menggunakan

anotasi.

1

54

4. Klik tombol ini untuk menentukan siapa saja yang bisa melakukan anotasi.

5. Klik tombol ini untuk berpindah ke modus arrow pointer atau laser

pointer.

6. Klik tombol ini untuk membuat tulisan.

7. Klik tombol ini untuk membuat garis lurus, garis panah tunggal atau garis

panah ganda.

8. Klik tombol ini untuk membuat kotak, bulatan, tanda cek, atau tanda

silang.

9. Klik tombol ini untuk berpindah ke pencil tool atau pen tool.

10. Klik tombol ini untuk memilih warna.

11. Klik tombol ini untuk menghapus.

12. Klik tombol ini untuk membatalkan.

13. Klik tombol ini untuk menyimpan.

14. Klik tombol ini untuk mengaktifkan kursor mouse.

15. Klik tombol ini untuk meng-close fitur "Annotate".

2

3

3


4

5

6

7

9

8

10 11

12

13

15

14

56

7 f . C a r a P e s e r t a M e n g g u n a k a n

W h i t e b o a r d

Seorang peserta dapat menggunakan "Whiteboard" dalam meeting

sebagaimana layaknya seorang guru atau dosen yang memberi penjelasan

pada papan whiteboard. Inilah caranya.

1. Klik tombol "Share Content".

2. Pada jendela yang tampil, scroll halaman ke bawah.

3. Klik tombol "New Whiteboard".

1

2

3


4. Akan tampil bidang "Whiteboard".

5. Tombol-tombol "Whiteboard" sama dengan tombol-tombol "Annotate".

6. Klik tombol ini untuk menampilkan panel tombol "Annotate".

7. Klik tombol ini untuk melakukan zoom in atau zoom out tampilan layar.

8. Klik panah kemudian klik x untuk menutup Whiteboard.

9. Akan tampil kotak dialog, klik tombol Yes untuk menyimpan. Kemudian

Whiteboard akan di-close.

4 5

6

7

8

9

58

8 . T i p d a n T r i k

Peran host dalam suatu meeting adalah:

1. Menjadwalkan meeting.

2. Memulai dan mengakhiri meeting.

3. Mengendalikan pelaksanaan meeting.

4. Ketika meeting sedang berlangsung, seorang host perlu mengendalikan

audio para peserta dengan melakukan mute/unmute audio. Hal ini

penting terlebih lagi bila meeting tersebut melibatkan banyak peserta.

Dengan demikian diharapkan meeting dapat berjalan dengan nyaman

tanpa ada kebisingan dari audio para peserta.

5. Ketika meeting sedang berlangsung, host dapat menugaskan (assign)

peserta menjadi presenter, terutama bagi mereka yang akan menjadi

narasumber dan menampilkan dokumen Power Point atau dokumen yang

lain.

6. Bilamana diperlukan, seorang host dapat mengeluarkan peserta dari

meeting.

7. Dengan mengaktifkan fitur "Lock meeting", seorang host dapat mengunci

room, dan peserta dapat masuk ke dalam meeting setelah memperoleh

ijin dari host.

8. Bilamana diperlukan, seorang host dapat mengalihkan perannya kepada

peserta lain untuk menjadi host. Host sebelumnya turun kedudukannya

menjadi peserta biasa.

9. Seorang host dapat melakukan perekaman meeting yang sedang

berlangsung.


Selain host, dalam sebuah meeting ada juga yang berperan sebagai presenter.

Presenter bertugas untuk berbagi dan menjelaskan bahan presentasi, berbagi

"Whiteboard", dokumen, dan aplikasi dalam rapat.

Level terbawah dalam sebuah meeting adalah participant (peserta). Peserta

adalah setiap orang yang menghadiri meeting yang tidak diberi peran sebagai

presenter.

Beberapa etika dalam ber-video conference yang perlu diketahui oleh host dan

peserta:

1. Lakukan pengujian audio dan video Anda sebelum masuk ke room.

2. Pastikan ketika masuk ke dalam room posisi mikrofon dalam keadaan

mute. Anda dapat melakukan ujicoba mikrofon pada sesi awal sebelum

masuk ke room atau sebelum meeting dimulai. Setelah itu mikrofon

dalam keadaan mute.

3. Pastikan video Anda aktif. Hal ini untuk meyakinkan bahwa Anda serius

dan siap melakukan video conference.

4. Gunakan fitur "Raise hand" bila Anda akan berbicara. Setelah moderator

mengijinkan maka Anda dapat mulai mengaktifkan audio dan mulai

memberikan masukan. Setelah selesai, pastikan audio dalam keadaan

mute.

5. Gunakan fitur "Chat" untuk berdiskusi tanpa melalui audio, misalnya

untuk mengajukan pertanyaan atau hal lain. Pastikan Anda memilih

tujuan dari chat yang Anda tuliskan.

6. Setelah meeting dinyatakan selesai, Anda dapat keluar dari room dengan

mengklik ”Leave meeting".

60

9 a . H a p p y C h a n d r a l e k a , S T

Happy Chandraleka. Seorang penulis TI independen. Menyelesaikan S1 di

Teknik Elektro Universitas Diponegoro. Saat ini mengelola Open Journal Systems

Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan, Kementerian Kesehatan

Republik Indonesia. Mengelola OJS versi 2 dan versi 3.

Dikenal juga dengan nama pena Cakrabirawa dan telah lama berkecimpung

dalam dunia computer hobby. Tulisannya telah banyak dimuat di berbagai

media dan penerbit. Tulisan pertamanya dimuat di majalah Mikrodata sewaktu

duduk di bangku kuliah yang membahas tentang pengaksesan registry Windows

dengan pemrograman Delphi. Sampai sekarang telah menerbitkan puluhan

buku diantaranya Pemrograman Delphi 7; Pemrograman Delphi 8; Keylogger

dan Pemrogramannya; Virus, Worm dan Trojan Horse; Cara Mudah Mengelola

Email; Siapa Bilang Nge-Hack Itu Susah; 250 Tip & Trik Menguasai Windows 7;

Password Undercover; Panduan Visual Open Journal Systems; Urus DOI Tanpa

Ribet; Panduan Antigalau Open Journal Systems Versi 3; Telaah Kesiapan Buletin

Penelitian Kesehatan untuk Indeksasi ke Scopus; dll.

Informasi tentang penulis, yang hobi membaca karya Syaikh Nashiruddin al-

Albani dan Abdul Hakim bin Amir Abdat, dapat dilihat di

http://thecakrabirawa.wordpress.com dan dapat dihubungi via email

[email protected].


9 b . M o h a m m a d S a f r i z a l S T ,

M . C s

Memiliki nama panggilan Safrizal, bekerja sebagai Pranata Komputer di Badan

Litbang Kesehatan sejak 2015. Pekerjaan yang digeluti berhubungan dengan

teknis dan administratif sistem informasi dan jaringan. Lulusan S2 Universitas

Gadjah Mada ini banyak terlibat dalam pembangunan sistem informasi di

Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan diantaranya

Repository Badan Litbangkes dan Portal Poros Kebijakan.

Informasi tentang penulis dapat dihubungi via email [email protected].

62

9 c . F a z a N u r W u l a n d a r i ,

S . I k o m

Memiliki nama panggilan Faza, saat ini bekerja sebagai Pranata Humas di Badan

Litbang Kesehatan sejak 2014. Pekerjaan yang dilakukan meliputi mengelola

sosial media dan hal-hal terkait kegiatan hubungan massa. Selain itu Faza juga

menjadi kontributor tetap majalah Warta Litbangkes, sebuat media dengan

mainstream yang mendiseminasikan hasil riset terkait penelitian dan

pengembangan kesehatan.

Menggeluti bidang kehumasan merupakan cita-cita Faza Nur Wulandari sejak

duduk di bangku sekolah. Untuk itu Faza memilih kuliah jurusan Ilmu Komunikasi

di Universitas Padjadjaran. Saat ini, memegang amanah sebagai Sekretaris

Umum Ikatan Pranata Humas Indonesia.


9 d . a p t . U l l y A d h i e M u l y a n i ,

M s i , M S c

Memiliki nama panggilan Ully, saat ini bekerja sebagai Kepala Subbagian

Jejaring dan Humas di Badan Litbang Kesehatan sejak 2020. Menyelesaikan

pendidikan S1 Farmasi dan Profesi Apoteker di Universitas Padjadjaran, S2 Ilmu

Kefarmasian di Universitas Indonesia, serta Master in Health Technology

Assessment di Mahidol University.

Belajar adalah gairahnya, meski berlatar belakang ilmu farmasi namun kegiatan

kehumasan dan teknologi informasi menjadi amanah yang mesti diembannya.

Beberapa tulisannya telah terbit di jurnal internasional. Mimpinya adalah agar

Badan Litbang Kesehatan menjadi Institusi Riset Kesehatan terbaik di dunia.

Buku ini menjelaskan tentang penggunaan aplikasi video

conference menggunakan Webex. Disusun dalam bentuk

langkah demi langkah sehingga pembaca dapat dengan

mudah memahaminya. Langkah-langkah tersebut

disertai dengan gambar dan penomorannya.

Buku ini layak menjadi pegangan bagi mereka yang akan

berperan sebagai host meeting atau sebagai participant

(peserta). Beberapa topik yang menarik diantaranya

adalah cara menggunakan Share Content untuk

menampilkan dokumen PPT, Word, Excell atau PDF

sehingga bisa berbagi tampilan dengan peserta lain; cara

menggunakan Annotate dan Whiteboard untuk

memberi penjelasan para layar Share Content;

memahami menu-menu Video Conference; dll.

pegangan untuk host participant...cara pakai dengan berperan sebagai participant a. cara peserta...

Documents