Junaidi Kh 1 .Si A t. M.Kes. Ph.D NIP. 19701022 199512 1 001

Prof. H. Heri Purnoba ki, M.Si.,Ph.D. NIP. 19670507 199102 1 001

I

Yunus Abdul i S.Si. M.Kom. NIP. 19750123 2 0812 1 002

Koko Srimulyo, Drs., i ' NIP. 19660228 199002 1 001

PP-UNAIR-MUN-05-02 Kode Dokumen

4 Agustus 2016 Tanggal Berlaku

Tanggal Revisi

3 Revisi ke

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

{AIMS)

PEDOMAN PROSEDUR MANAJEMEN PERSURATAN

MASV-I'ER r=======~~-,

• I

lingkungan Universitas Airlangga Sekretaris Universitas melalui kabid wajib menyusun

pedoman prosedur manajemen persuratan yang dijadikan acuan teknis bagi semua unit kerja.

7.2 7.2.1

7.1.2

7.1 UMUM Semua surat masuk ataupun surat keluar dikelola sesuai dengan prosedur kerja berdasarkan

peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Semua personal yang terlibat dalam pengelolaan persuratan wajib mengerti dan memahami

ketentuan-ketentuan yang berlaku.

KETENTUAN UMUM

Sekretaris Universitas bertanggungjawab dalam pengelolaan manajemen

persuratan di tingkat Universitas Airlangga, sedangkan untuk tingkat Fakultas

Wakil Dekan II.

7.2.2 Langkah-langkah teknis dalam meningkatkan pengelolaan manajemen persuratan di

7.1.1

: Semua unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA

7. PROSEDUR

4. DEFINISI

2. RUANG LINGKUP 3. TARGET MUTU

1. TUJUAN : Terlaksananya tata persuratan di lingkungan Unair-PTNBH agar

secara hukum sesuai dengan tata aturan yang berlaku.

: Penjamin mutu manajemen persuratan di Universitas Airlangga.

: Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas

untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh pimpinan

universitas

: Tata cara pengelolaan surat sebagai sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak

kepada pihak lain.

: 1. Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan

Tinggi.

2. Peraturan Pemerintah nomor 5 tahun 1954 tentang Penetapan

Universitas Airlangga di surabaya

3. Peraturan Ppemerintah nomor 4 tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan

Perguruan Tinggi.

4.Keputusan Majelis Wali Amanat nomor 1032/UN3.MWA/K/2015.

tentang pengangkatan Rektor UNAIR periode 2015 - 2020.

6.Peraturan Rektor Unair nomor 111333/J03/TU/2008 tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas dilingkungan Unair

7. Peraturan Rektor Unair nomor 26/H3/PR/2011. Tentang OTK

Unair sebagaimana diubah dengan peraturan Rektor nomor

1/H3/PR/2012.

8. Surat Keputusan Rektor Unair nomor 9062/UN3/KR/2013

tentang Pola Klasifikasi Arsip Substantif dan Fasilitatif di

lingkungan Universitas Airlangga

5. REFERENSI

administrasi dan kearsipan untuk dikirimkan ke alamat tujuan surat.

7.5.3 Pengiriman surat dinas diklasifikasikan dalam: amat segera, segera dan biasa dengan

pengiriman bisa melalui ekspedisi surat, jasa pos/kilat/cetakan, jasa kurir, langsung yang

bersangkutan dan cara lain yang dapat memestikan surat tersebut diterima oleh yang

bersangkutan.

7.5.4 Pengiriman surat kelur secara internal menggunakan layanan pengiriman e-offlce dan secara

eksternal melalui e-mail dan/ atau faksimile sebagai alternatif untuk menjamin kecepatan surat

tersebut dapat diterima oleh yang bersangkutan, tetapi sedapat mungkin surat asli

disampaikan melalui jalur ekspedesij pos surat.

7.5.1

7.5 SURAT KELUAR

Surat yang dikeluarkan oleh pimpinan unit kerja dalam bahasa formal dan lazim untuk suatu

hal kedinasan, sesuai dengan format/kop surat dinas yang resmi dan ditandatangani oleh

pimpinan yang berwenang serta dilengkapi dengan sternpel/ cap lembaga/ unit kerja yang

bersangkutan.

7.5.2 Surat dinas keluar eksternal yang sudah lengkap kemudian diserahkan kepada bidang

a. Surat Dinas ditelaah alamat surat, dibuka, dicatat pada agenda dan diaplikasikan ke E-

Office untuk didistribusikan ke setiap unit kerja di lingkungan kantor Manajemen

Universitas Airlangga, sedangkan surat yang ditujukan kepada rektor akan ditelaah oleh

bidang administrasi dan kemudian akan didistribusikan ke unit kerja sesuai dengan tugas

pokok dan fungsinya.

b. Surat Pribadi langsung disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa dibuka dan di

aplikasikan ke E-Office.

c. Surat Rahasia pada amplop Surat Rahasia terdapat tulisan Rahasia, kode nomer surat

tertulis RHS. ditelaah alamat, dicatat pada agenda, amplop difotocopy, amplop dipindai

untuk diregristrasi pada aplikasi dan surat asli dikirim kepada yang bersangkutan, contoh

surat Rahasia dari Irjen, BKN, KPK dan rekening koran Bank.

7.4.1

7.4 SURAT MASUK Surat yang datang melalui pos, ekspedisi swasta maupun yang diantar oleh kurir dan diterima

oleh petugas penerima surat bidang administrasi Universitas Airlangga.

7.4.2 Surat masuk dikelompokkan menjadi:

masalahnya.

Penata surat sebagai petugas yang melaksanakan penataan surat. 7.3.5

7.3.3

7.3.2

7.3.1

7.3 PENGURUSAN SURAT

Pengelola surat terdiri atas penerima surat, pencatat surat, pengirim surat, pengarah surat,

pengolah surat dan penata surat.

Penerima surat sebagai petugas yang menerima surat masuk.

Pencatat surat sebagai petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat serta

memberi lampiran sebagai kartu kendali.

7.3.4 Pengarah surat sebagai petugas yang dirujuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan

PENGELOLAAN SURAT Pengelolaan surat dilakukan menggunakan pengelompokan surat aktif.

Surat aktif

Surat aktif adalah surat yang mempunyai frekuensi penggunaan yang tinggi dan masih

diperlukan oleh unit kerja.

1. Pemberkasan dilakukan oleh semua unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga

Proses pemberkasan meliputi :

a. Memilah sesuai unit kerja.

b. Mengelompokkan sesuai kode klasifikasi

c.Menyusun tanggal, bulan dan tahun.

d. Membuat tunjuk silang jika diperlukan.

e. Mempersiapkan guide, folder dan menuliskan kode, titel pada map

folder

f. Memasukkan arsip dalam folder dan filling kabinet

2. Penyimpanan dan pemeliharaan

Penyimpanan dan pemeliharaan surat aktif dilakukan oleh unit kerja/ fakultas di lingkungan

Universitas Airlangga dan mempergunakan sarana filing cabinet, lemari arsip atau sarana

lainnya.

PENANDATANGANAN SURAT DINAS Pejabat yang berwenang menandatangani surat dinas untuk dan atas nama Universitas

Airlangga merujuk aturan Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan

Universitas Airlangga.

ATRIBUT SURAT Atribut persuratan terbagi atas :

a. Amplop surat dinas

b. Kop surat dinas

c. Stempel/ cap lembaga

d. Tanda tangan asli penanggung jawab surat

e. Tindasan I tembusan kepada pihak terkait

7.8 7.8.1 7.8.2

7.7 7.7.1

7.6

7.6.1