i

PEDOMAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

2015

ii

PEDOMAN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag

Ketua

Aris Nurohman, S.H.I., M.Hum

Anggota

Yulika Setyo Wulandari, S.Hum

Indah Wijayanti, S.Sos.

Ulfah Rully Hastuti, A.Md,

Luthfi Mu’amar, Z.A.

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624, Fax.

0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-undang

iii

KATA PENGANTAR

Perpustakaan yang baik harus dapat menjamin ketersediaan

sumber-sumber informasi kepada pemustaka (user), serta menjamin

nilai informasi, baik konten maupun wadah informasi yang cepat,

mudah diakses dan handal. Indikator keberhasilan pengelolaan

perpustakaan adalah sejauh memerankan fungsi dan tugasnya

dalam pencapaian tujuan institusi. Semakin besar kontribusi dalam

pencapaian dan terlaksananya Tri dharma Perguruan Tinggi,

menunjukan semakin tingginya keberhasilan pengelolaan

perpustakaan.

Sesuai dengan dinamikanya, UPT Perpustakaan berkembang

secara akumulatif sejalan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi

organisasi induknya, IAIN Purwokerto. Namun jika pengelolaannya

kurang terkontrol dengan baik, maka sangat berpotensi pada

munculnya berbagai permasalahan di dalam internal maupun

lingkup institusi. Oleh karena itu, sebagai salah satu unit penunjang,

UPT Perpustakaan memerlukan sebuah pedoman pengelolaan yang

sistematis, terukur dan strategis sehingga dapat menghasilkan

pencapaian yang efektif, efisien dan produktif.

Pengelolaan yang baik harus diselenggarakan melalui

manajemen yang terstruktur mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, monitoring dan evaluasi. Dengan demikian,

pengelolaan perpustakaan merupakan pelaksanaan fungsi

manajemen internal perpustakaan dalam menunjang visi dan misi

institusional perguruan tinggi IAIN Puurwokerto.

Pada akhirnya, kami berharap semoga dengan buku pedoman

ini bisa memberikan manfaat bagi perkembangan perpustakaan dan

sekaligus kemajuan IAIN Purwokerto.

Purwokerto, Oktober 2015

Penyusun,

Aris Nurohman, S.H.I., M.Hum

iv

SK REKTOR

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL .................................................................... i

TIM PENYUSUN ...................................................................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................... iii

SK REKTOR ........................................................................... iv

DAFTAR ISI ............................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .............................................................. 1

B. Dasar Hukum ................................................................ 2

C. Visi UPT Perpustakaan ................................................. 2

D. Misi UPT Perpustakaan ................................................. 2

E. Fungsi UPT Perpustakaan ............................................ 3

F. Tugas Pokok dan Tujuan ............................................... 3

BAB II TATA KELOLA

A. Ruang lingkup ............................................................... 4

B. Istilah dan Definisi ......................................................... 4

C. Koleksi ........................................................................... 8

D. Pengorganisasian Bahan Perpustakaan ..................... 10

E. Pelestarian Bahan Perpustakaan ................................ 11

F. Sumber Daya Manusia ................................................ 11

G. Layanan Perpustakaan ............................................... 14

H. Penyelenggaraan perpustakaan ................................. 15

I. Gedung dan Tata Ruang ............................................. 16

J. Anggaran ..................................................................... 20

K. Teknologi Informasi dan Komputer .............................. 21

L. Kerjasama Perpustakaan ............................................. 22

M. Evaluasi Kinerja Perpustakaan ................................... 23

BAB III PENUTUP ................................................................. 26

DAFTAR PUSTAKA .............................................................. 27

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan amanah Undang-undang Nomor 20 Tahun

2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, bahwa setiap

lembaga pendidikan harus mempunyai perpustakaan. Demikian

halnya IAIN Purwokerto sebagai salah satu lembaga pendidikan

di tingkat Perguruan Tinggi Ke-agamaan Islam Negeri (PTKIN)

di bawah naungan Kementerian Agama Republik Indonesia,

harus memiliki perpustakaan dan dikelola sesuai dan berdasar

pada standar nasional yang menjamin bahwa perpustakaan

dikelola secara profesional. Untuk itu perlu dibuat secara tertulis

pedoman pengelolaan perpustakaan institusi.

Pedoman Pengelolaan Perpustakaan IAIN Purwokerto

adalah pedoman tertulis yang disusun dan digunakan sebagai

acuan dalam pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto (IAIN Purwokerto). Penyusunan pedoman ini

mengacu pada standar perpustakaan yang berlaku diantaranya

standar perpustakaan yang dikeluarkan oleh perpustakaan

nasional (PNRI), standar perpustakaan perguruan tinggi yang

telah dibuat oleh kementerian pendidikan dan kementerian

agama, direktorat pendidikan Islam dengan beberapa

penyesuaiannya.

Dalam penyusanannya juga telah melibatkan unsur-unsur

terkait, seperti lembaga penjaminan mutu (LPM),fakultas,

pengelola perpustakaan, pustakawan dan juga pemustaka.

Keterlibatannya sangat penting dalam memberikan usulan-

usulan dan masukan membangun terutama dalam penyesuaian

antara standar yang berlaku, kebijakan yang ada serta kondisi

yang nyata.

Standar telah dibahas dan kemudian disetujui oleh Rektor

IAIN Purwokerto sebagai pedoman pengelolaan perpustakaan

2

di lingkungan IAIN Purwokerto pada tanggal 1 Agustus Tahun

2017 berdasarkan surat keputusan rektor nomor 1401 tahun

2017 tentang Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri Purwokerto. Dengan demikian segala

aktivitas dan kegiatan perpustakaan, mulai perencanaan

program, pelaksanaan dan juga evaluasinya akan berpedoman

pada standar ini.

B. Dasar Hukum

1) UU nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;

2) UU nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan;

3) PP nomor 24 tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU nomor 43

tahun 2007 tentang perpustakaan;

4) Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.

234/U/2003 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi;

C. Visi UPT Perpustakaan

Visi Perpustakaan IAIN Purwokerto adalah:

“Di tahun 2035, UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto menjadi

perpustakaan perguruan tinggi yang mampu memenuhi standar

nasional dan internasional dalam pengembangan ilmu, agama

dan budaya untuk mewujudkan masyarakat unggul, islamik dan

berkeadaban”.

D. Misi UPT Perpustakaan

Misi perpustakaan IAIN Purwokerto adalah:

1. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas pengelolaan

dan pelayanan koleksi;

2. Memaksimalkan sumber daya perpustakaan dalam

menunjang pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi;

3. Menumbuhkan budaya baca dan menanamkan pondasi

literasi informasi;

3

4. Membangun kerjasama bidang informasi dan

keperpustakaanan.

E. Fungsi UPT Perpustakaan

UPT Perpustakaan IAIN Purwokerto berfungsi

melaksanakan bidang layanan, pembinaan dan pengembangan

perpustakaan, mengadakan kerjasama antar perpustakaan,

mengendalikan, evaluasi dan menyusun laporan kepustakaa

Fungsi ini terjabar dalam sub fungsi utama perpustakaan yaitu:

1. Sebagai pusat ilmu pengetahuan dan pembelajaran (Library

Centered Teaching)

2. Sebagai pusat penelitian literatur (Library Research)

3. Sebagai tempat rekreasi kultural dengan menyediakan

bahan bacaan ringan/ilmiah popular dan karya fiksi (Library

Recreation).

4. Sebagai sumber inspirasi.

5. Sebagai pusat penelitian ilmiah.

F. Tugas Pokok dan Tujuan

Tugas pokok perpustakaan adalah menghimpun,

mengolah, menyimpan, melayankan dan melestarikan sumber-

sumber informasi.

Adapun tujuan perpustakaan adalah :

1. Memenuhi kebutuhan informasi masyarakat perguruaan

tinggi baik staf pengajar, mahasiswa maupun tenaga

administrasi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan.

3. Menyediakan ruangan belajar yang nyaman dan kondusif.

4. Menyediakan jasa pinjaman yang tepat guna bagi berbagai

jenis bahan pustaka.

4

BAB II

TATA KELOLA

A. Ruang lingkup

Pedoman pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto ini mengacu pada kriteria/ standar minimal

yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan unit pengelola

teknis perpustakaan berdasarkan standar nasional

perpustakaan dan standar nasional lainnya yang berlaku.

Pedoman pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto menetapkan dasar pengelolaan

perpustakaan institusi yang sifatnya mengikat.

Pedoman pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto ini berlaku untuk semua perpustakaan yang

ada di lingkungan institusi IAIN Purwokerto.

Pedoman pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto ini berlaku semenjak ditetapkannya surat

keputusan Rektor tentang Pedoman pengelolaan perpustakaan

IAIN Purwokerto.

B. Istilah dan definisi

1) Perpustakaan

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis,

karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional

dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan

pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi

para pemustaka.

2) Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan yang merupakan bagian integral dari

kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar

untuk mendukung terpenuhinya tujuan pendidikan yang

berkedudukan di perguruan tinggi.

5

3) Bahan Perpustakaan (library materials)

Bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya

cetak, dan/atau karya rekam.

4) Koleksi

Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam

bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam

dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan,

yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.

5) Pemustaka (user)

Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu

perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga

yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan.

6) Kepustakawanan (librarianship)

Teori, praktik, dan teknologi ilmu perpustakaan dan

informasi guna melaksanakan fungsi perpustakaan.

7) Cacah ulang (stock opname)

Kegiatan menghitung jumlah bahan perpustakaan dengan

mencocokkan antara data koleksi dengan data yang

sebenarnya yang ada pada rak dengan tujuan untuk

mengetahui jumlah bahan perpustakaan yang hilang dan

rusak.

8) Jam buka perpustakaan

Waktu yang disediakan perpustakaan untuk memberikan

layanan di tempat kepada pemustaka.

9) Jurnal ilmiah

Terbitan berkala yang setiap kali terbit memuat sedikitnya

empat artikel ilmiah.

10) Prosiding

Kumpulan paper akademis yang dipublikasikan dalam

suatu acara seminar ilmiah, berisi kontribusi yang

dihasilkan para peneliti dalam seminar tersebut dan

didistribusikan sebagai buku cetakan setelah seminar usai.

6

11) Klasifikasi

Pengelompokan bahan perpustakaan menurut susunan

yang logis berdasarkan berbagai pendekatan ilmu.

12) Layanan perpustakaan

Jasa yang diberikan kepada pemustaka sesuai dengan

tugas dan fungsi perpustakaan.

13) Layanan referensi/ rujukan

Jasa perpustakaan dalam menjawab pertanyaan,

menelusur dan menyediakan bahan perpustakaan dan

informasi sesuai dengan permintaan pemustaka dengan

mendayagunakan koleksi referensi.

14) Layanan sirkulasi

Jasa perpustakaan untuk meminjamkan bahan

perpustakaan bagi pemustaka sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

15) Literasi informasi (information literacy)

Kemampuan untuk mengenal kebutuhan informasi untuk

memecahkan masalah, mengembangkan gagasan,

mengajukan pertanyaan penting, menggunakan berbagai

strategi pengumpulan informasi, menetapkan informasi

yang cocok, relevan dan otentik.

16) Koleksi referensi

Bahan perpustakaan yang disusun untuk memberikan

informasi berbagai macam hal dan dimaksudkan acuan

bukan untuk dibaca secara keseluruhan, seperti atlas,

bibliografi, buku tahunan, ensiklopedi, direktori, indeks,

kamus.

17) Pendidikan pemustaka (user education)

Kegiatan perpustakaan yang bertujuan menjadikan

pemustaka mampu mendayagunakan koleksi perpustakaan

secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya.

7

18) Pengorganisasian bahan perpustakaan

Kegiatan deskripsi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek,

deskriptor serta kegiatan bibliografis lainnya untuk

keperluan penyimpanan dan temu balik bahan

perpustakaan melalui berbagai pendekatan.

19) Penyiangan koleksi (weeding)

Kegiatan mengeluarkan bahan perpustakaan dari jajaran

koleksi, yang dinilai sudah tidak layak dan tidak relevan

dipergunakan oleh pemustaka.

20) Perpustakaan IAIN Purwokerto

Unit pelaksana teknis perpustakaan di Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto di Purwokerto dan berdiri bawah

naungan Kementerian Agama Republik Indonesia.

21) Pustakawan (librarian)

Aparatur sipil negara (ASN) yang memiliki kompetensi yang

diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan

kepustakawanan serta telah menduduki jabatan fungsional

tertentu (JFT) pustakawan dan mempunyai tugas dan

tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan

pelayanan perpustakaan perguruan tinggi Islam

22) Organisasi Profesi

Organisasi profesi pustakawan adalah perkumpulan yang

berbadan hukum yang didirikan oleh pustakawan untuk

mengembangkan profesionalitas kepustakawanan.

23) Tenaga Teknis

Tenaga nonpustakawan yang secara teknis mendukung

pelaksanaan fungsi perpustakaan, misalnya, tenaga teknis

pengelolaan bahan perpustakaan, tenaga teknis komputer,

tenaga teknis audio-visual, dan tenaga teknis

ketatausahaan dan administrasi.

8

24) Tenaga ahli

Tenaga non pustakawan yang berasal dari tenaga

fungsional lainnya yang memiliki kapabilitas, integritas dan

kompetensi dalam bidang perpustakaan..

C. Koleksi

1) Kebijakan Pengembangan Koleksi

Dalam upaya pembinaan koleksi, UPT. Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri Purwokerto harus menyusun

kebijakan pengembangan koleksi sesuai dengan

kebutuhannya dengan berasaskan pada profesionalitas,

relevan, mutakhir dan lengkap.

2) Seleksi bahan perpustakaan.

Kegiatan seleksi bahan perpustakaan harus dilaksanakan

oleh pustakawan perguruan tinggi bekerja sama dengan

para sivitas akademika lainnya yaitu para dosen,

mahasiswa, peneliti dan tenaga administrasi.

3) Penambahan koleksi/ pengembangan koleksi

1. Penambahan koleksi perpustakaan sekurang-kurangnya

2% dari jumlah judul dari judul koleksi yang sudah ada,

atau minimal lima ratus judul per tahun untuk bahan

tercetak maupun elektronik;

2. Sekurang-kurangnya berlangganan 3 jurnal terakreditasi

nasional dan 3 jurnal terakreditasi internasional, dan 1

jurnal elektronik yang relevan untuk tiap prodi dalam

satu tahun.

4) Pengadaan koleksi/ akuisisi

Perpustakaan perguruan tinggi agama Islam harus

menyediakan bahan bacaan wajib dan bahan bacaan

pengaya dalam koleksi perpustakaan.

Pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui:

1. Pembelian

2. Hibah/wakaf

9

3. Hadiah

4. Tukar menukar

5. Terbitan institusi

5) Jenis koleksi

Koleksi disesuaikan dengan tujuan dan implementasi dari

Tri Dharma Perguruan Tinggi yang dikelompokan dalam:

1. Bahan perpustakaan pendukung

Perpustakaan mengadakan, mengumpulkan dan

menyediakan bahan perpustakaan dengan tidak

memandang format maupun media guna mendukung

kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat

serta kegiatan dharma lainnya yang sesuai dengan

program lembaga induknya.

2. Bahan perpustakaan inti (koleksi bahan ajar)

Perpustakaan perguruan tinggi mengadakan,

mengumpulkan dan menyediakan bahan bacaan mata

kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-

masing judul bahan bacaan tersebut di sediakan tiga

eksemplar untuk tiap seratus mahasiswa.

3. Terbitan pemerintah

Perpustakaan mengumpulkan dan menyediakan terbitan

pemerintah daerah dan pusat.

4. Terbitan perguruan tinggi

Perpustakaan mengumpulkan dan menyediakan terbitan

perguruan tinggi yang bersangkutan, termasuk terbitan

lembaga penelitian, karya akhir, prosiding, mahasiswa,

karya pengajar, serta karya yang berkaitan dengan

perguruan tinggi tersebut.

5. Terbitan badan internasional

Perpustakaan mengumpulkan dan menyediakan terbitan

badan internasional.

10

6. Bahan perpustakaan referensi

Perpustakaan mengadakan dan menyediakan bahan

referensi baik umum maupun kajian agama Islam

7. Majalah/ jurnal ilmiah

Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya tiga judul

majalah ilmiah untuk setiap program studi yang

diselenggarakan perguruan tinggi pada program diploma

serta sarjana, dan program pascasarjana.

8. Prosiding

Perpustakaan mengumpulkan dan menyediakan

prosiding baik terbitan institusi maupun terbitan dari luar

baik nasional maupun internasional.

9. Bahan perpustakaan elektronik

Perpustakaan mengumpulkan dan menyediakan akses

sumber informasi elektronik baik CD-ROM, hardisk

eksternal, pangkalan data maupun internet.

6) Cacah ulang (stok opname)

Cacah ulang sekurang-kurangnya dilaksanakan satu kali

dalam tiga tahun.

7) Penyiangan

Perpustakaan melakukan penyiangan terhadap bahan

perpustakaan yang rusak serta tidak dapat diperbaiki dan

tidak dapat dikonversi ke format lain, bahan yang tersedia

dalam jumlah yang besar. Pelaksanaannya disesuaikan

dengan kebijakan pengembangan koleksi dan aturan yang

berlaku.

D. Pengorganisasian bahan perpustakaan

1) Bahan perpustakaan diorganisasikan agar dapat ditemukan

kembali secara cepat dan tepat.

2) Bahan perpustakaan dideskripsikan, diklasifikasi dan disusun

secara sistematis dengan menggunakan :

1. pedoman deskripsi bibliografi dan atau metadata;

11

2. panduan klasifikasi DDC 23 dan DDC seksi Islam;

3. pedoman tajuk subjek dan atau tesaurus;

4. pedoman penentuan tajuk entri utama.

E. Pelestarian bahan perpustakaan

1) Pelestarian bahan perpustakaan meliputi kegiatan yang

bersifat pencegahan, perawatan dan perbaikan kerusakan

fisik, dan isi informasi melalui perbaikan bentuk aslinya

ataupun pengalihmediaan ke dalam format lain.

2) Pelaksanaan kegiatan pelestarian dilakukan secara rutin dan

kondisional, dilakukan baik oleh pustakawan dan staf

perpustakaan. Jika dianggap pekerjaan pelestarian ini

memerlukan keahlian dan peralatan khusus yang belum

dimiliki, maka dapat dilimpahkan kepada pihak lain yang

memiliki kualifikasi keahlian dan ketersediaan alat serta

bahan untuk melestarian bahan perpustakaan.

3) Dalam melakukan upaya pencegahan dari kerusakan,

perpustakaan harus menjaga kebersihanan ruang, mengatur

temperatur udara dan tingkat kelembaban, serta mengatur

cahaya dan penerangan.

4) Perawatan dan perbaikan kerusakan bahan perpustakaan

dilakukan melalui kegiatan penjilidan, penambalan dokumen,

laminasi dan enkapsulasi, fumigasi dan sebagainya.

5) Dalam menjaga kelestarian informasi, perpustakaan perlu

melakukan kegiatan alih media informasi yang dianggap

penting dan langka.

F. Sumber daya manusia

1) Kepala perpustakaan

1. Ketentuan tentang syarat dan kualifikasi kepala

perpustakaan didasarkan pada Peraturan Pemerintah

nomor 24 tahun 2014 tentang pelaksanaan undang-

12

undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan dan

Statuta IAIN Purwokerto nomor 16 tahun 2016;

2. Kepala perpustakaan diangkat dan diberhentikan oleh

Rektor;

3. Kepala Perpustakaan IAIN Purwokerto lebih diutamakan

berasal dari tenaga kependidikan dari kelompok jabatan

fungsional pustakawan yang berpendidikan minimal

Magister (S2), dengan jabatan fungsional serendah-

rendahnya adalah Pustakawan Muda;

4. Dalam hal tidak terdapat pustakawan yang memenuhi

syarat sebagaimana dalam Ketentuan tersebut, maka

kepala perpustakaan dapat diangkat dari tenaga Dosen

yang memiliki pengalaman keahlian dibidang

perpustakaan dengan jabatan paling rendah lektor atau

pangkat golongan ruang III/ d;

5. Kepala Perpustakaan diangkat untuk masa 4 (empat)

tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan

tidak boleh lebih dari 2 (dua) kali masa jabatan

berturut-turut;

6. Dalam hal kepala Perpustakaan berhalangan tetap atau

berhenti sebelum masa jabatannya, rector menetapkan

pengganti antar waktu sampai berakhirnya masa jabatan

pejabat sebelumnya yang ditapkan paling lambat 2 (dua)

bulan setelah pejabat sebelumnya berhalangan tetap.

2) Jumlah sumber daya manusia

1. Kebutuhan tenaga kerja

Sumber daya manusia yang diperlukan di perpustakaan

terdiri dari Pustakawan, Tenaga Teknis (termasuk

didalamnya tenaga teknis jaringan dan teknologi, tenaga

teknis administrasi dan sebagainya) dan dapat memiliki

Tenaga Ahli bidang perpustakaan.

13

Kebutuhan jumlah sumber daya manusia ditentukan

berdasarkan variabel antara lain adalah:

a. Jumlah dan macam pemustaka;

b. Pelayanan yang diberikan;

c. Sistem pelayanan yang ditetapkan;

d. Lama waktu pelayanan;

e. Titik layan;

f. Besarnya koleksi;

g. Tata ruang gedung;

h. Penggunaan jaringan dan komputer;

i. Pertambahan koleksi.

2. Kebutuhan pustakawan

Untuk mengetahui kebutuhan pustakawan di

perpustakaan, digunakan Rumus jabatan Pustakawan

(untuk setiap titik layanan) sebagai berikut:

Formasi JF = W/JKE orang

Keterangan:

Formasi JF = formasi jabatan fungsional yang diperlukan

W = jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan pertahun

JKE = standar jam kerja setiap orang, yaitu 1250 jam per

tahun

Misal :

Bagian pengolahan, jenis pekerjaan: inventarisasi,

klasifikasi, peentuan kata kunci, input dan barcode,

finishing. Dalam satu tahun terkumpul 5000 eksmplar

bahan perpustakaan.

a. Inventarisasi dan stempel 10 mnt/eks x 5000 = 50.000

= 833 jm

b. Klasifikasi perbuku 15 mnt/ eks x 5.000 = 75.000 =

1.250 jam

c. Penentuan kata kunci 2 mnt/ eks x 5.000 = 10.00 = 176

jam

14

d. Input dan cetak barcode 5 mnt/ eks x 5.000 = 25.000 =

416 jam

e. Finishing 12 mnt/ eks x 5.000 = 60.000 mnt = 1.000

jam.

f. Total jam = 833 + 1250 + 176 + 416 +1000 = 3675 jam

3675 jam/ 1250 = 4.6 > 5 pustakawan bagian

pengolahan.

3) Kompetensi sumber daya manusia

1. Kompetensi profesional, yaitu yang terkait dengan

pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber

informasi, teknologi, manajemen, penelitian dan

kemampuan menggunakan pengetahuan sebagai dasar

untuk penyediaan layanan perpustakaan dan informasi

2. Kompetensi individu, yaitu menggambarkan satu

kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki

pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi

komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan

dan dapat bertahap terhadap perubahan dan

perkembangan dalam dunia kerjanya.

4) Pengembangan sumber daya manusia

Pustakawan dan staf Perpustakaan diberikan kesempatan

untuk mengikuti kegiatan pengembangan kualitas sumber

daya manusianya secara terprogram ataupun yang sifatnya

kondisional melalui keikut sertaan pendidikan formal maupun

nonformal melalui studi berlanjut, kegiatan diklat, workshop,

seminar dan sejenisnya sesuai dengan kebutuhannya.

G. Layanan perpustakaan

1) Jam layanan

Jam buka perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan

kegiatan dharmanya sekurang-sekurangnya 37.5 (Tiga puluh

15

tujuh koma lima) jam per minggu. Jika dipandang perlu untuk

meningkatkan kualitas layanan kepada pemustaka, layanan

perpustakaan dapat ditambahkan di diluar jam kerja aktif

kantor pemerintah melalui surat perintah kerja.

2) Sistem Layanan

Pada prinsipnya lsistem layanan perpustakaan adalah sistem

terbuka (open acces), kecuali untuk beberapa layanan yang

sifatnya tertutup karena alasan privatisasi terhadap suatu

jenis dan atau format bahan perpustakaan tertentu.

3) Jenis Layanan

Jenis layanan yang diberikan adalah:

a. layanan sirkulasi;

b. layanan referensi;

c. Layanan pendidikan pemustaka (user education)

d. Layanan literasi informasi

e. layanan penelusuran informasi;

f. Layanan bimbingan sumber rujukan

g. Layanan keanggotaan

h. Layanan pemustaka difabel

i. Layanan kunjungan dari luar institusi

j. Layanan penyebaran informasi terbaru

k. Layanan informasi repository online

l. Layanan bookless library

m. Layanan multimedia

n. Layanan tandon (reserve service)

o. Layanan peminjaman ruang studi carrel

p. Layanan peminjaman koleksi studi carrel

H. Penyelenggaraan perpustakaan

1) Perpustakaan adalah tempat pelayanan informasi ilmiah

bagi sivitas akademika yang menyediakan koleksi yang

lengkap, relevan dan mutakhir, baik dalam format buku,

maupun non buku.

16

2) IAIN Purwokerto menyelenggarakan perpustakaan yang

ditunjuk sebagai salah satu unit penunjang institusi;

3) Perpustakaan menerapkan prinsip manajemen modern;

4) Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang

bertanggung jawab kepada pimpinan perguruan tinggi;

5) Rincian tugas perpustakaan dan syarat Ketentuan

lainnya diatur dalam Statuta dan Ketentuan Organisasi dan

Tata Kerja Institusi;

I. Gedung dan Tata Ruang

1) Gedung atau ruang perpustakaan merupakan tempat

khusus yang dirancang sesuai dengan tugas dan fungsi

perpustakaan dengan lebih mengutamakan aspek

fungsional daripada artifisial.

2) Penyediaan gedung dan ruang perpustakaan diupayakan

pada tempat yang strategis, mudah diakses oleh

pemustaka dengan luas sekurang-kurangnya 0,5 m2 untuk

setiap mahasiswa. Sebagaimana pada Bab IX pasal 38 UU

No. 43 tahun 2007 menyebutkan bahwa : (1) Setiap

penyelenggara perpustakaan menyediakan sarana dan

prasarana sesuai dengan standar nasional perpustakaan.

(2) Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan

kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

3) Perencanaan tata ruang didasarkan ensi dan memudahkan

dalam pelayanan. Perencananaan struktur bangunan

disesuaikan didasarkan kepada nilai fungsional,

fleksibilitas, kenyamanan, keamanan serta estetis/

keindahan.

4) Penataan ruang

Menurut fungsinya, gedung perpustakaan harus terdiri dari

ruang-ruang yang mendukung dan menunjang aktivitas

didalamnya. Sesuai pembagiannya, ruang-ruang terbagi

17

dalam beberapa fungsi, yang masing-masing memiliki

fungsi yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya sebagai

berikut:

Area koleksi terdiri dari:

- Koleksi rujukan/ referensi

- Koleksi yang dipinjamkan

- Koleksi muatan lokal (grey literature)

- koleksi terbitan berkala

- Koleksi multi media

- Koleksi digital

Area pengguna:

- Ruang sirkulasi

- Ruang baca koleksi

- Ruang baca bebas

- Ruang katalog perpustakaan

- Tempat display koleksi mutakhir

- Ruang seminar

- Ruang penggandaan

- Ruang instruksi atau pusat belajar terbuka

- Tempat penitipan barang

- Fasilitas difabel

- Ruang akses internet dan intranet

- Ruang konferensi/diskusi

- Toilet

Area staf terdiri dari bagian-bagian ruang untuk

- Kerja pimpinan

- Kerja staf layanan

- Administrasi dan Tata usaha

- Pengadaan

- Pengolahan

- Preservasi

- Rapat

18

- Toilet

Area keperluan lain terdiri dari:

- Lobi

- Selasar

- Tamu dinas

- Tangga/eksalator (untuk yang bertingkat)

- Tempat utilitas (mesin, peralatan, instalasi dan

sebagainya)

- Gudang dan perlengkapan

5) Suhu dan kelembaban ruang yang diperlukan dibagi

menurut peruntukan fungsinya sebagai berikut:

Ruang kerja, ruang koleksi dan ruang baca = 22 -24 o C

Ruang komputer dan server = 20o C.

Kelembaban yang diperlukan = 45 – 55 %

6) Suhu dan kelembaban ruang yang diperlukan dibagi

menurut peruntukan fungsinya sebagai berikut:

Ruang kerja, ruang koleksi dan ruang baca = 22 -24 o C

Ruang komputer dan server = 20o C.

Kelembaban yang diperlukan = 45 – 55 %

7) Penerangan ruang

Prinsip penerangan didasarkan pada kebutuhan ruang dan

penglihatan yang dibuat dengan sistem penerangan alami

dan buatan. Standar kebutuhan penerangan ruangan

perpustakaan mengacu pada standar perpustakaan

perguruan tinggi, yaitu:

Area baca majalah dan surat kabar : 200 lumen

Area baca umum : 400 lumen

Area baca rujukan : 600 lumen

Area sirkulasi : 600 lumen

Area pengolahan : 400 lumen

Area akses tertutup : 100 lumen

Area koleksi buku : 200 lumen

Area kerja : 400 lumen

19

Area pandang dengar : 100 lumen

8) Pembagian ruang gedung perpustakaan terdiri dari :

1. Ruang koleksi (termasuk ruang khusus)

Areal koleksi seluas 45% yang terdiri dari ruang koleksi

buku, ruang multimedia (koleksi digital dan audio visual),

ruang koleksi reference, ruang koleksi majalah ilmiah,

ruang koleksi karya ilmiah, ruang koleksi repository (grey

literature).

2. Ruang pemustaka

Ruang pemustaka seluas 25% yang terdiri dari ruang

baca dengan meja baca, meja baca berpenyekat, ruang

baca khusus/audio visual, ruang penelusuran informasi

internet dan e-resouces, ruang diskusi, lemari

katalog/komputer, meja sirkulasi, tempat koran, ruang

display koleksi mutakhir, ruang foto copy, tempat

penitipan tas dan toilet.

3. Ruang staf

Ruang staf perpustakaan seluas 20% terdiri dari ruang

pimpinan, ruang tamu, ruang akuisisi, ruang pengolahan,

ruang pelestarian bahan pustaka, ruang komputer, ruang

pertemuan.

4. Ruang lainnya

Ruang lainnya seluas 10% terdiri dari ruang selasar,

lobi, ruang tamu dinas, gudang, dapur, dan gudang alat

dan perlengkapan

9) Perabot

Perabot adalah barang yang diperlukan di dalam ruangan

perpustakaan sebagai penunjang fungsinya. Standar jenis

dan macamnya menurut fungsi pokok yang diperlukan di

perpustakaan perguruan tinggi adalah berupa rak buku,

lemari, meja, kursi, dan lainnya diadakan dengan

pertimbangan berbagai aspek diantaranya:

20

1. Bahan

Pemilihan perabot mempertimbangkan keawetan bahan,

kekuatan bahan, nilai dekoratif, fleksibel dalam perawatan

dan perbaikan serta harga.

2. Desain

Desain perabot seharusnya sederhana, mudah

dibersihkan atau sederhana dalam perawatan, ergonomic,

fungsional.

3. Bentuk dan Konstruksi

Kualifikasi perabot adalah yang konstruksinya kuat,

mudah dipindah, serta tidak mudah menimbulkan bahaya

seperti melukai, mengores dan sebagainya

4. Warna Perabot

Warna perabot harus disesuaikan dengan nilai dekoratif,

keindahan dan kenyamanan.

5. Harga

Harga perabot harus, mengedepankan kualitas,

kebutuhan dan kemampuan

J. Anggaran

Pada Bab X pasal 39 (1) UU no 43 tentang perpustakaan,

Pendanaan perpustakaan menjadi tanggung jawab

penyelenggara perpustakaan. Anggaran perpustakaan dapat

berasal dari : APBN DIPA, BOPTN, PNBP, Yayasan, Donatur,

Sponsorship, Masyarakat.

Lebih lanjut pada pasal 40 disebutkan bahwa: (1)

Pendanaan perpustakaan didasarkan pada prinsip kecukupan

dan berkelanjutan. (2) Pendanaan perpustakaan bersumber

dari: (a) anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau

anggaran pendapatan dan belanja daerah; (b) sebagian

anggaran pendidikan; (c) sumbangan masyarakat yang tidak

21

mengikat; (d) kerja sama yang saling menguntungkan; (e)

bantuan luar negeri yang tidak mengikat; (f) hasil usaha jasa

perpustakaan, dan/atau (g) sumber lain yang sah berdasarkan

ketentuan peraturan perundang-undangan. Dan dalam

pengelolaan dana perpustakaan dilakukan secara efisien,

berkeadilan, terbuka, terukur, dan bertanggung jawab.(Pasal

41).

Anggaran perpustakaan sekurang-kurangya 5% dari total

anggaran perguruan tinggi diluar belanja pegawai, dengan

rincian pembelanjaan sebagai berikut:

a. Pengembangan koleksi

b. Biaya operasional dan pemeliharaan

c. Biaya pendidikan dan pelatihan

d. Biaya pengembangan infrastuktur

e. Biaya pengembangan teknologi informasi dan komunikasi

f. Biaya promosi perpustakaan

g. Biaya peningkatan kesejahteraan karyawan

K. Teknologi informasi dan komputer

Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan

untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta

menyebarluaskan informasi. Informasi ini mencakup 4 kategori

yaitu (a) numerik, lazimnya berupa angka; (b) audio, lazimnya

berupa suara; (c) teks, lazimnya berupa tulisan; dan (d) citra,

lazimnya berupa gambar.

Perlengkapan perpustakaan yang diperlukan dalam

aplikasi teknologi informasi dan komunikasi antara lain :

1. Server

2. Komputer

3. Jaringan computer

4. Internet

5. Barcode reader

6. Acces point

22

7. Printer

8. Scanner

9. Book magnetic Indicator

10. Anti Thieve system

11. Telephon

12. Televisi

13. DVD Player

14. LCD proyektor

15. Swich hub

16. Cassete Tape Player

17. CD-ROM

18. Bentuk mikro

19. Hardis eksternal

20. Perangkat lain yang sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komputer sangat dibutuhkan untuk

membantu kelancaran layanan perpustakaan.

L. Kerjasama perpustakaan

Kerjasama perpustakaan dalam UU No. 43 tahun 2007

Bab XI pasal 42 disebutkan :

1) Perpustakaan melakukan kerja sama dengan berbagai pihak

untuk meningkatkan layanan kepada pemustaka.

2) Peningkatan layanan kepada pemustaka sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk meningkatkan

jumlah pemustaka yang dapat dilayani dan meningkatkan

mutu layanan perpustakaan.

3) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan

peningkatan layanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring

perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan

komunikasi.

4) Kerjasama dilakukan untuk melengkapi dan memenuhi

keterbatasan sumber dana; keterbatasan sumber daya

23

informasi; peningkatan kebutuhan masyarakat akan

informasi; perkembangan karya cipta manusia; peningkatan

aktivitas pengelola informasi; keterbatasan SDM;

keterbatasan akses; dan keterbatasan infrastruktur.

5) Prinsip-prinsip kerjasama:

1. Ada komitment dan nota kesepahaman kedua belah pihak

2. Saling mendapatkan keuntungan

3. Ada sarana dan prasarana penunjang

4. Mudah dan realistik dilakukan

6) Bentuk kerjasama

1. Kerjasama dalam pengembangan koleksi antara lain

dalam pengadaan koleksi subyek khusus dan pengadaan

bahan perpustakaan tertentu. Disamping itu juga bisa

dilakukan dengan kerjasama dalam pertukaran koleksi,

dan penyimpanan koleksi,

2. Dalam pengolahan bahan pustaka kerjasama dapat

dilakukan melalui copy cataloging, dan penyusunan

katalog induk.

3. Kerjasama bidang layanan dapat dilakukan dengan

kerjasama peminjaman antar perpustakaan dan

kerjasama pemberian jasa informasi (silang layan).

Disamping itu dapat dilakukan kerjasama dalam

penyediaan fasilitas pemustaka; misalnya berupa

pemanfaatan database jurnal, baca koleksi di tempat,

fotokopi, dan penelusuran informasi.

M. Evaluasi Kinerja perpustakaan

1) Evaluasi kinerja merupakan proses umpan balik atas kinerja

yang tujuannya adalah untuk mengevaluasi dan mendorong

peningkatkan produktivitas;

2) Evaluasi kinerja menyediakan informasi mengenai kinerja

dalam hubungannya terhadap tujuan dan sasaran;

24

3) Evaluasi kinerja dilakukan baik internal maupun eksternal

(pihak lain);

4) Evaluasi internal dilakukan periodik tiap satu tahun sekali;

5) Evaluasi eksternal dilakukan melalui proses pengajuan

kepada lembaga penilai akreditasi atau ISO, paling lambat

diajukan adalah tiga tahun setelah pedoman ini dibuat;

6) Indikator yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja

perpustakaan perguruan tinggi agama islam adalah:

1. Kepuasan pemustaka, Dilakukan dengan melalui survey

lapangan dengan menggunakan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan

2. Prosentase populasi target yang memanfaatkan

perpustakan, merupakan persentase dari jumlah sivitas

akademika yang memanfaatkan perpustakaan dengan

jumlah sivitas akademika yang ditargetkan

menggunakan perpustakaan

3. Biaya per pemustaka, Penghitungan ini diperoleh

dengan cara membagi jumlah seluruh dana yang

dianggarkan untuk eprpustakaan dengan jumlah sivitas

akademika yang wajib dilayani

4. Kunjungan ke perpustakaan per kapita, Merupakan ratio

jumlah kunjungan pemustaka ke perpustakaan selama

satu tahun terhadap populasi sivitas akademika pada

tahun yang bersangkutan

5. Biaya per kunjungan ke perpustakaan, diperoleh dengan

membagi jumlah seluruh dana yang dianggarkan untuk

perpustakaan selama satu tahun dengan jumlah

kunjungan ke perpustakaan baik secara fisik maupun

maya pada tahun tersebut.

6. Ketersediaan judul bahan perpustakaan

7. Penggunaan bahan perpustakaan di dalam

perpustakaan per kapita

8. Tingkat penggunaan bahan perpustakaan

25

9. Waktu rata-rata temu kembali bahan perpustakaan dari

koleksi tertutup

10. Waktu rata-rata temu kembali bahan perpustakaan dari

koleksi terbuka

11. Waktu rata-rata pergantian koleksi

12. Sirkulasi per kapita

13. Peminjaman per petugas

14. Kecepatan silang layan antar perpustakaan

15. Tingkat ketepatan jawaban yang diberikan

16. Ketersediaan judul bahan perpustakaan yang diminta

dalam koleksi

17. Ketersediaan fasilitas

18. Ketersediaan sistem otomasi

19. Median waktu pengadaan bahan pustaka

20. Median waktu pengolahan dokumen

21. Biaya per judul yang dikatalog

26

BAB III

PENUTUP

Pedoman pengelolaan perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Purwokerto ini merupakan petunjuk penyelenggaraan untuk

mengembangkan perpustakaan yang dilaksanakan secara

terencana, terpadu, dan berkesinambungan.

Untuk menjamin keberhasilanan pengelolaan Perpustakaan

diperlukan sinergi dan dukungan berbagai pihak di dalam institusi

yang bersangkutan. Untuk itu pedoman ini harus bisa menjadi

acuan utama pengelolaan, pembinaan dan pengembangan

perpustakaan.

27

DAFTAR PUSTAKA

ACRL Board of Directors. 2004. Standard for Libraries in Higher

Education

Dalam http://www.ala.org/acrl/standards/standardslibraries

di unduh hari Ahad, 2 September 2012 pukul 03.00.

Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional RI. 1994.

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku pedoman. 2nd

edition. Jakarta: Direktorat Jenderal pendidikan Tinggi,

Departemen Pendidikan Nasional RI.

Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional RI. 2005.

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. 3rd

edition. Jakarta: Direktorat Jenderal pendidikan Tinggi,

Departemen Pendidikan Nasional RI.

Indonesia. Perpustakaan Nasional RI. 1992. Survai dan Kajian

Perpustakaan Perguruan Tinggi: Kajian Pelayanan di 7

Propinsi.

Indonesia. Perpustakaan Nasional RI. 1999. Pengelolaan Koleksi

Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bagian Proyek

pengembangan Sistem Nasional Perpustakaan.

Perpustakaan Nasional RI.

Indonesia. Perpustakaan Nasional RI. 2008. Undang-undang

Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007, dilengkapi dengan

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah tangga Kode Etik

Ikatan pustakwan Indonesia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Indonesia. Perpustakaan Nasional RI. 2010. Pedoman

Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Perpustakaan

Nasional RI.

28

Prytherch, Ray. 1995. Harrod’s Librarians’ Glossary:9.000 terms

used in information management, library science,

publishing, the book trades and archive management.8th

edition. England: Gower.

Wilson, Louis Round dan Maurice F. Tauber. 1966. The Universitas

Library: the Organization, Administration and function of

Academic Libraries. New York: Columbia University Press.