pedoman kegiatan stie pgri sukabumi jalan pramuka ii … · di sukabumi pada tanggal 26 desember...

PEDOMAN KEGIATAN

2019

INNOVATION

TEAMWORK

CREATIVE

STIE PGRI SUKABUMI Jalan Pramuka II No.10 Kota Sukabumi KEMAHASISWAAN

Page | i

Buku Pedoman Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN

STIE PGRI SUKABUMI

Disahkan,

Di Sukabumi

Pada tanggal 26 Desember 2018

Ketua,

STIE PGRI Sukabumi

ASEP DENI

NIP. 196810051988031009

Page | ii


KATA PENGANTAR

Buku Pedoman kegiatan kemahasiswaan merupakan paduan pelaksanaan setiap kegiatan

mahasiswa yang tergabung dalam berbagai organisasi kemahasiswaan yang ada di STIE

PGRI Sukabumi.

Kegiatan kemahasiswaan merupakan suatu keniscayaan yang menjadi bagian dari tolak ukur

kehidupan kampus yang dinamis. Ragam kegiatan terkait dengan keorganisasian,

merupakan salah satu ajang dalam melatih mahasiswa bekerjasama dan bertoleransi dalam

pergaulan masyarakat luas, Namun demikian harus ada suatu integrasi harmonis antara

kemampuan akademik dan organisasi.

Terlebih dengan beragamnya organisasi maka perlu wadah dari kegiatan kemahasiswaan.

Kerena organisasi kemahasiswaan memiliki peran sentral sebagai penyiapan tenaga

potensial dalam mengungkit denyut nadi pemberdayaan bangsa. Keberhasilan sebuah

organisasi, lebih utama dikarenakan keberhasilan manajemen organisasi,kredibilitas

kepengurusan dan kreativitas kegiatan yang dimiliki. Buku pedoman ini agar menjadi satu

perangkat acuan dalam seluruh kegiatan kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi.

Sukabumi, 26 Desember 2018

Ketua,

STIE PGRI Sukabumi

ASEP DENI

NIP. 196810051988031009

Page | iii


DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

SK PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN ........................................... iv

BAB I LEMBAGA KEMAHASISWAAN

A. PENGERTIAN ......................................................................................... 1

1. Mahasiswa............................................................................................. 1

2. Kegiatan Kemahasiswaan ...................................................................... 1

3. Organisasi Kemahasiswaan ................................................................... 2

4. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan ............................. 2

5. Tata tertib Organisasi Kemahasiswaan................................................... 3

6. Pembina Organisasi Kemahasiswaan ..................................................... 3

7. Fasilitas Mahasiswa ............................................................................... 3

8. Beasiswa ............................................................................................... 3

B. LANDASAN HUKUM ............................................................................... 5

C. ORGANISASI KEMAHASISWAAN................................................................ 5

1. Unsur Organisasi Kemahasiswaan ......................................................... 5

2. Tugas, dan Fungsi Organisasi ................................................................ 6

BAB II STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN ................ 8

A. KETENTUAN POKOK KEGIATAN KEMAHASISWAAN ................................... 8

B. KETENTUAN UMUM MENGENAI ADMINISTRASI ........................................ 8

1. Administrasi Kesekretariatan ................................................................. 8

2. Proposal .............................................................................................. 10

3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ............................................... 10

C. KETENTUAN MENGENAI PELAKSANAAN KEGIATAN ................................ 11

1. Tempat ................................................................................................ 11

2. Waktu .................................................................................................. 11

3. Lain-lain .............................................................................................. 12

D. ALUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN ............................................ 12

1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi ........................................................ 12

2. Program Kerja ..................................................................................... 12

3. Rencana Anggaran .............................................................................. 12

4. Pelaksanaan Kegiatan .......................................................................... 13

5. Pelaporan Kegiatan .............................................................................. 13

6. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa ............... 13

BAB III PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN

A. Pembina Organisasi .................................................................................. 14

B. Tugas Pokok Pembina Organisasi Kemahasiswaan ................................... 14

C. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan ..................................... 14

Page | iv


LAMPIRAN

1. SOP Kegiatan Kemahasiswaan ................................................................. 16

2. Contoh Surat Permohonan ........................................................................ 18

3. Contoh Sistematika Proposal ..................................................................... 19

4. Contoh Laporan Pertanggungjawaban ....................................................... 20

5. SOP Permohonan Beasiswa ...................................................................... 21

7. TIM PENYUSUN ..................................................................................... 23

Page | v


SURAT KEPUTUSAN

KETUA SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PERSATUAN GURU REPUBLIK

INDONESIA SUKABUMI

Nomor : 467/Kep/STIE-PGRI/KM/XII/2018

Tentang :

PEDOMAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN STIE PGRI SUKABUMI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KETUA STIE PGRI SUKABUMI;

Menimbang : a. Dalam rangka memantapkan pembinaan kemahasiswaan STIE PGRI

Sukabumi secara sistematis, terpadu dan berkesinambungan, maka

dipandang perlu dibuat Pedoman Kemahasiswaan di STIE PGRI

Sukabumi;

b. Agar sistem Pembinaan kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI

Sukabumi dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu ditetapkan

berlakunya Pedoman Kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 155/U/1998

tentang Pedoman Umum Operasi Kemahasiswaan Perguruan Tinggi;

4. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan Nomor 25/DIKTI/kep/2014 tentang Panduan Umum

Pengenalan Kehidupan Kampus Bagi Mahasiswa Baru;

5. Statuta STIE PGRI Sukabumi Tahun 2017.

Memperhatikan : Hasil rapat koordinasi pimpinan STIE PGRI Sukabumi, tanggal 24 – 26

Desember 2018

M E M U T U S K A N

Menetapkan : KEPUTUSAN KETUA STIE PGRI SUKABUMI TENTANG PEDOMAN

KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI STIE PGRI SUKABUMI

Pertama : Berlakunya Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi

sebagaimana terlampir.

Ketiga : Jika ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan dilakukan perbaikan

sebagaimana mestinya.

Keempat : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai dengan adanya

peninjauan kembali.

Ditetapkan di : Sukabumi

Pada Tanggal : 26 Desember 2018

Ketua,

ASEP DENI

NIP. 196810051988031009

Tembusan Kepada Yth :

1. Para Wakil Ketua STIE PGRI Sukabumi

2. Para Ketua Program Studi di STIE PGRI Sukabumi

3. Para Kepala Bidang di STIE PGRI Sukabumi

4. Arsip

Page | 1


LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN KETUA

STIE PGRI SUKABUMI

Nomor : 467/Kep/STIE-PGRI/KM/XII/2018

Tanggal : 26 Desember 2018

Tentang : Penetapan Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi

BAB I

LEMBAGA KEMAHASISWAAN

A. Pengertian

1. Mahasiswa

Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu jurusan program studi

di lingkungan STIE PGRI Sukabumi.

2. Kegiatan Kemahasiswaan

Kegiatan kemahasiswaan terdiri atas

a. Kegiatan Kurikuler

Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar mengajar,

baik di dalam maupun di luar kampus STIE PGRI Sukabumi, sesuai dengan program

yang telah ditetapkan pada awal semester (Kartu Rencana Studi-KRS).

b. Kegiatan Ekstra Kurikuler

Kegiatan ekstra kurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik

yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya

perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat. Kegiatan

kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti tersebut

di bawah dan menunjang kegiatan kurikulum, tetapi tidak dimaksudkan untuk

memperoleh SKS.

1) Penalaran dan Keilmuan

Kebutuhan pokok yang harus dipenuhi sesuai dengan tugas utama sebagai

mahasiswa. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan penalaran dan keilmuan

berupa workshop, sarasehan, seminar, diskusi ilmiah, debat ilmiah, lomba karya

ilmiah, dan sebagainya.

2) Minat dan Bakat

Kebutuhan pokok yang dikembangkan untuk meningkatkan keterampilan, apresiasi

seni, dan kesegaran jasmani. Kegiatan yang dapat memenuhi kebutuhan minat dan

bakat berupa, kegiatan olah raga, kesenian, pecinta alam dan sebagainya.

3) Kesejahteraan Mahasiswa

Kebutuhan pokok untuk memenuhi kesejahteraan jasmani dan rohani sehingga

mahasiswa menjadi intelektual yang berbudi dan bertakwa kepada Tuhan. Untuk

kesejahteraan jasmani dilakukan berbagai usaha agar memperoleh beasiswa bagi

mahasiswa yang berprestasi atau membutuhkan. Kegiatan yang dapat memenuhi

kebutuhan kesejahteraan rohani berupa kegiatan kerohanian, dan sebagainya.

Page | 2


4) Pengabdian Masyarakat

Kebutuhan pokok untuk mengembangkan aktualisasi diri, menyalurkan aspirasi,

dan melakukan pengabdian sebagai masyarakat. Kegiatan yang dapat memenuhi

kebutuhan pengabdian pada masyarakat berupa kegiatan pelatihan, penyuluhan,

bantuan materi dan tenaga kepada masyarakat.

3. Organisasi Kemahasiswaan

Organisasi kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi merupakan wahana dan sarana

pengembangan diri, kreativitas dan kemandirian mahasiswa. Organisasi kemahasiswaan

diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan pengembangan penalaran

dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan, serta pengabdian pada masyarakat.

4. Kode Etik Organisasi dan Kegiatan Kemahasiswaan

a. Kode Etik Organisasi

1) Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi STIE

PGRI Sukabumi, serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler;

2) Tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang dapat

mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus;

3) Menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang

diberlakukan di STIE PGRI Sukabumi;

4) Menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik STIE PGRI

Sukabumi.

b. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan

2) Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi dank ode etik mahasiswa;

2) Berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal;

2) Tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan.

c. Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan

1) Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional;

2) Mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Program Kerja;

3) Mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organigram) dan uraian tugas yang

jelas;

4) Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur

kemahasiswaan yang berlaku di STIE PGRI Sukabumi.

d. Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan

1) Mendapat izin resmi dari pimpinan STIE PGRI Sukabumi atau petugas yang

ditunjuk Pimpinan STIE PGRI Sukabumi;

2) Melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban

administrasi, organisasi, dan transparansi;

3) Meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta keterampilan yang

dipelajarinya;

4) Tidak bersifat destruktif, anarkis, dan provokatif;

5) Diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan

terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi.

Page | 3


5. Tata tertib Organisasi Kemahasiswaan

Tata tertib organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi diatur

seperti tersebut di bawah :

a. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan STIE PGRI Sukabumi;

b. Mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan STIE PGRI

Sukabumi seperti BLM, BEM dan UKM;

c. Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan

dengan AD/ART organisasi;

d. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggung-jawabkan

dan akuntabel.

6. Pembina Organisasi Kemahasiswaan

a. Pembina organisasi kemahasiswaan secara umum adalah Wakil Ketua III bidang

Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi dan para dosen STIE PGRI Sukabumi yang

ditugaskan untuk membina kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui surat tugas

yang disetujui oleh pimpinan STIE PGRI Sukabumi untuk satu masa periode

tertentu

b. Tenaga kependidikan yang ditunjuk membantu kelancaran kegiatan organisasi

kemahasiswaan melalui surat keputusan Pembantu Ketua III bidang

Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi.

7. Fasilitas Mahasiswa

Fasilitas mahasiswa merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk

melaksanaan kegiatan kemahasiswaan. Fasilitas tersebut adalah tempat, ruangan dan

fasilitas pendukungnya berupa meja dan kursi, proyektor, laptop, sound system, dan

lain-lain. Berhubung jumlah fasilitas terbatas sedangkan pemakainya banyak, demi

ketertiban, para peminjam diharuskan mengajukan surat peminjaman yang ditujukan

ke Bagian Sarana Prasarana STIE PGRI Sukabumi.

8. Beasiswa

Jenis beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa STIE PGRI Sukabumi adalah

sebagai berikut :

a. Beasiswa Bidikmisi

Beasiswa unggulan ditujukan bagi lulusan SMA/SMK/Sederajat ini ditujukan bagi

lulusan SMA/SMK/Sederajat yang tidak mampu dan berprestasi. Beasiswa ini

berasal dari Kemenristekdikti.

Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini antara lain :

1) Menyerahkan surat kebenaran data;

2) Menyerahkan photocopy ijazah atau Surat Keterangan Lulus dari sekolah asal

yang dilegalisir;

3) Menyerahkan photocopy akta kelahiran;

4) Menyerahkan Surat Keterangan Tidak Mampu dari dinas terkait;

5) Menyerahkan photocopy KTP;

6) Menyerahkan photocopy kartu keluarga;

7) Menyerahkan printout biodata pendaftaran Bidikmisi yang sudah terisi yang

berasal dari sistem Bidikmisi Kemenristekdikti;

Page | 4


8) Menyerahkan photocopy rapot semester 1 s.d 5 yang telah dilegalisasi oleh

kepala sekolah;

9) Menyerahkan Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari sekolah asal;

10) Menyerahkan 2 (dua) buah pas photo ukuran 4 x 6;

11) Menyerahkan photo rumah tampak depan, ruang keluarga dan ruang belakang

(dapur);

12) Tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa Bidikmisi yang ditunjukkan

dengan surat pernyataan dari STIE PGRI Sukabumi.

Proses pendaftaran dan seleksi lihat lampiran.

b. Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA)

Beasiswa peningkatan prestasi akademik ditujukan bagi mahasiswa yang

berprestasi secara akademik yang ditunjukkan dengan nilai IPK minimal 3.00.

Beasiswa ini berasal dari Kemenristekdikti.

Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini antara lain :

1) Terdaftar sebagai mahasiswa aktif paling rendah mahasiswa semester II pada

program Sarjana Strata Satu;

2) Mempunyai IPK yang tinggi minimal 3.00;

3) tidak mendapat beasiswa lain selain beasiswa PPA yang ditunjukkan dengan

surat pernyataan dari STIE PGRI Sukabumi;

4) Melampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi

(KRS) atau yang sejenis sebagai bukti mahasiswa aktif;

5) Melampirkan fotokopi piagam atau bukti prestasi lainnya (ko-kurikuler dan atau

ekstrakurikuler) pada tingkat Nasional maupun Internasional;

6) Melampirkan surat pernyataan tidak menerima beasiswa/bantuan biaya

pendidikan lain dari sumber APBN/APBD yang diketahui oleh Pimpinan

Perguruan Tinggi Bidang Kemahasiswaan;

7) Melampirkan surat rekomendasi dari pimpinan Jurusan;

8) Melampirkan fotokopi kartu keluarga

9) Melampirkan fotokopi transkrip nilai dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)

paling rendah 3,00 yang disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi.


c. Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Beasiswa bantuan biaya pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah program

pemerintah Provinsi Jawa Barat berupa pemberian bantuan bagi mahasiswa pada

Perguruan Tinggi Negeri/Swasta di Jawa Barat.

Persyaratan untuk mendapatkan beasiswa ini adalah :

1) Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada program Sarjana Strata Satu dengan

program studi minimal berakreditasi B.

2) Mempunyai IPK yang tinggi minimal 3.00

3) tidak mendapat beasiswa lain yang ditunjukkan dengan surat pernyataan dari

STIE PGRI Sukabumi.

4) Melampirkan fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), Kartu Rencana Studi

(KRS) atau yang sejenis sebagai bukti mahasiswa aktif;

Page | 5


5) Menyerahkan Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari Perguruan Tinggi;

6) Menyerahkan 2 (dua) buah pas photo ukuran 4 x 6

7) Melampirkan fotokopi transkrip nilai dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)

paling rendah 3,00 yang disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi.


B. Landasan Hukum Pedoman Kegiatan Kemahasiswaan STIE PGRI Sukabumi

Organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI Sukabumi berlandaskan pada :

1. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998

tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

4. Kode Etik STIE PGRI Sukabumi

5. Statuta STIE PGRI Sukabumi tahun 2017.

C. Organisasi Kemahasiswaan

1. Unsur Organisasi Kemahasiswaan

1) Badan Badan Legislatif Mahasiswa (BLM)

Badan Legislatif Mahasiswa adalah suatu badan yang merupakan perwakilan dari

seluruh mahasiswa STIE PGRI Sukabumi dengan seperangkat tugas dan

wewenangnya. Secara garis besar BLM menjalankan fungsi legislatifnya sebagai

pengawas dan pengontrol jalannya kegiatan eksekutif

2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

Badan Eksekutif Mahasiswa adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga

eksekutif tertinggi di STIE PGRI Sukabumi. BEM berperan aktif terhadap berjalannya

aktivitas unit-unit kegiatan mahasiswa dalam menjalankan aktivitasnya

mengembangkan potensi-potensi mahasiswa STIE PGRI Sukabumi, sehingga peran

BEM benar-benar sentral sebagai pondasi hidupnya aktivitas kemahasiswaan di STIE

PGRI Sukabumi.

3) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang peminatan dan

bakat yang bertanggung jawab penuh kepada Badan Eksekutif Mahasiswa. UKM di

lingkungan STIE PGRI Sukabumi terdiri atas UKM bidang olah raga, kesenian,

kerohanian dan lain sebagainya.

4) Himpunan Mahasiswa Program Khusus (HMPK)

Himpunan Mahasiswa Program khusus adalah organisasi mahasiswa yang hanya

melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang

dipelajarinya di jurusan masing-masing ataupun sesuai dengan program yang

didapatkan di STIE PGRI Sukabumi. HMPK berada di bawah pengawasan dan

berkoordinasi dengan Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan ataupun Ketua program

studi dalam melaksanakan kegiatan.

Page | 6


2. Tugas, dan Fungsi Organisasi

1) Badan Legislatif Mahasiswa (BLM )

a. Membentuk undang-undang yang dibahas dengan BEM untuk mendapatkan

persetujuan bersama;

b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh Pimpinan STIE

PGRI Sukabumi;

c. Menampung dan mempertimbangkan segala aspirasi mahasiswa;

d. Memberikan mandat untuk pelaksanaan Pemilu Raya Mahasiswa;

e. Mengawasi pelaksanaan program kerja dan kebijakan BEM;

f. Meminta pertanggungjawaban BEM, UKM dan HMPK diakhir masa jabatannya;

g. Menerima, menimbang dan mengesahkan pengajuan pembentukan UKM;

h. Mensahkan dan melantik ketua BEM.

i. Menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;

j. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.

2) Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM )

a. Membuat dan menetapkan Visi dan Misi BEM;


PGRI Sukabumi;

c. Membuat program kerja BEM selama masa kepengurusan;

d. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja;

e. Melakukan koordinasi program kerja setiap UKM dan HMPK;

f. Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada pelaksanaan

kegiatan UKM dan HMPK;

g. Menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;

h. Melantik Ketua UKM dan HMPK;

i. Melaksanakan pengawasan pada organisasi kemahasiswaan.

j. Membentuk panitia khusus untuk memilih Ketua BEM periode berikutnya;

k. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.

3) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

a. Membuat dan menetapkan Visi dan Misi UKM sesuai minat dan bakat;


PGRI Sukabumi.

c. Membuat program kerja UKM selama masa kepengurusan;

d. Melaksanakan kegiatan UKM sesuai dengan program kerja;

e. Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM dan

rekomendasi dari Pembina Organisasi;

f. menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun;

g. Melaksanakan pengkaderan untuk kepengurusan selanjutnya

h. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan.

4) Himpunan Mahasiswa ProgramKhusus (HMPK)

a. Menentukan Visi dan Misi

b. Mematuhi tata tertib dan peraturan organisasi yang ditetapkan oleh pimpinan STIE

PGRI Sukabumi

Page | 7


c. Membuat Program Kerja

d. Melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja

e. Melaksanakan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya

f. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan

Page | 8


BAB II

STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN

A. KETENTUAN POKOK KEGIATAN KEMAHASISWAAN

Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah.

1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan

penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial

mahasiswa pada masyarakat sekitar.

2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan

mahasiswa STIE PGRI Sukabumi daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu

perkuliahan.

3. Setiap program kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik

dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik

serta dapat dipertanggungjawabkan.

4. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan

aturan yang berlaku di STIE PGRI Sukabumi dengan tidak mengabaikan ketertiban

masyarakat sekitar kampus STIE PGRI Sukabumi.

5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia

yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.

6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup

penggunaan biaya hasil kegiatan.

7. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan

sanksi berupa teguran untuk tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.

B. KETENTUAN UMUM MENGENAI ADMINISTRASI

Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan STIE PGRI

Sukabumi, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah.

1. Administrasi Kesekretariatan

a. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Poposal Penyelenggaraan Kegiatan

1) Pengurus/panitia mengajukan surat penyelenggaraan kegiatan kepada Wakil Ketua

III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia setelah diperiksa dan disetujui oleh

BEM. Contoh surat lihat lampiran.

2) Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling

lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang

diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.

3) Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus mencantumkan nama

kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan.

4) Wakil Ketua III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah

mengadakan dialog dengan panitia/pengurus kegiatan, meneruskan surat dan

proposal kepada Wakil Ketua II, dan melaporkan kegiatan kepada Ketua STIE

PGRI Sukabumi.

5) Panitia/Pengurus melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak

mendapat persetujuan dari Pimpinan STIE PGRI Sukabumi. Informasi

persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia

pada 3 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan.

Page | 9


Alur pengajuan surat permohonan dan proposal lihat lampiran

b. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

1. Wakil Ketua II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan kepada

Kepala Bagian Keuangan dan staf bagian keuangan setelah mempertimbangkan

kondisi keuangan dan masukan dari Wakil Ketua III.

2. Kepala bagian keuangan menginformasikan pengambilan biaya penyelenggaraan

kegiatan kepada bagian Kemahasiswaan.

3. Bagian Kemahasiswaan menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan

kegiatan kepada Panitia/Pengurus.

4. Panitia/Pengurus mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di bagian keuangan.

5. Panita/Pengurus menyelenggaraan kegiatan sesuai dengan biaya yang disetujui oleh

pimpinan STIE PGRI Sukabumi.

6. Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada

Ketua STIE PGRI Sukabumi, Wakil Ketua II dan Wakil Ketua III.

Alur pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan lihat lampiran

d. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas

1) Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa

ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada Wakil Ketua III.

2) Wakil Ketua III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah

mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari panitia/pengurus dan

berkoordinasi dengan Wakil Ketua II serta Kepala Sarana dan Prasarana.

3) Wakil Ketua III mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk

ditindak-lanjuti oleh Kepala Sarana dan Prasarana.

4) Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di bagian Sarana dan

Prasarana sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.

5) Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala Sarana dan Prasarana mengenai

pelaksanaan penggunaan fasilitas.

6) Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan

kepada Sarana dan Prasarana.

e. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

1) Panitia/Pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar

kampus kepada Wakil Ketua III.

2) Wakil Ketua III mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan

penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.

3) Wakil Ketua III melaporkan permohonan tersebut kepada Ketua STIE PGRI

Sukabumi.

4) Ketua STIE PGRI Sukabumi menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan

kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Wakil Ketua III dan

mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan.

5) Ketua STIE PGRI Sukabumi mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan

kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Pimpinan untuk dibuatkan surat

administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.

Page | 10


6) Sekretaris meneruskan surat izin kepada bagian Kemahasiswaan untuk diteruskan

kepada Panitia/Pengurus.

7) Panitia/Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di bagian Kemahasiswaan.

8) Panitia/Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Ketua dan

Wakil Ketua III.

2. Proposal

a. Persyaratan Pengajuan Proposal

1) Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan

keuangan pada kegiatan sebelumnya.

2) Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh bagian Kemahasiswaan.

3) Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan

proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Wakil Ketua III.

4) Diserahkan paling lambat 10 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui staf

Kemahasiswaan. Proposal yang diajukan kurang dari 10 hari kerja tidak akan diproses.

b. Format Proposal Kegiatan

1) Sampul depan disampul transparan ataupun dengan kreativitas terbaik dengan tidak

mengandung unsur yang kurang baik.

2) Halaman Isi

Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiwaan yang bersangkutan atau

Kepanitiaan yang ditunjuk dengan ketentuan

a) Ukuran kertas A4 (21x29.7)

b) Bentuk huruf Arial dengan spasi 1.5, font 11 atau huruf Times New Roman, font

12.

c) Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan, nomor telepon dan kontak

perorangan/Telepon Genggam/E-mail.

d) Membubuhkan stempel organisasi kemahasiswaan atau penanggung jawab.

3) Jilid Proposal

Proposal dijilid dengan sampul belakang warna kuning untuk BEM dan hijau untuk

UKM dan HMPK.

4) Sistematika penyusunan proposal lihat contoh pada lampiran.

c. Sponsor Kegiatan

Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut :

1) Saling menguntungkan;

2) bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik;

3) bukan produk minuman keras;

4) bukan produk yang berkonotasi seks;

5) bukan produk ilegal atau barang terlarang;

6) produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian.

3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

a. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1) Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil

Ketua III, paling lambat 10 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.

Page | 11


2) Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi

belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan

mengajukan proposal baru.

3) Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file.

4) Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada bagian Kemahasiswaan untuk

dievaluasi, selanjutnya diserahkan ke Wakil Ketua III untuk ditandatangani.

b. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan dan Keuangan

Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada

lampiran)

C. KETENTUAN MENGENAI PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Tempat

a. Setiap kegiatan harus dilaksanakan di kampus STIE PGRI Sukabumi kecuali jika

fasilitas yang dimiliki oleh STIE PGRI Sukabumi tidak memungkinkan, atau karena

alasan-alasan khusus yang dapat dipertanggungjawabkan.

b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus mendapat

persetujuan khusus dari Ketua STIE PGRI Sukabumi.

c. Setiap tempat di dalam kampus STIE PGRI Sukabumi yang akan digunakan sebagai

tempat pelaksanaan kegiatan harus mendapat izin dari pimpinan melalui bagian Sarana

dan Prasarana.

d. Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan dan

dirapihkan kembali.

2. Waktu

a. Setiap kegiatan dilaksanakan maksimal 7 (Tujuh) hari dan diselenggarakan antara

pukul 05.00 WIB sampai dengan 22.00 WIB Kegiatan yang diselenggarakan di luar

ketentuan tersebut harus mendapat persetujuan khusus dari Ketua STIE PGRI

Sukabumi.

b. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan 7 (tujuh) hari sebelum dan selama Ujian

Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester Kecuali kegiatan khusus yang

mendapatkan persetujuan dari Ketua STIE PGRI Sukabumi.

c. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan pada saat pengurus organisasi

kemahasiswaan dalam kondisi demisioner.

d. Ketua Panitia harus memberikan konfirmasi dan koordinasi dengan bagian

Kemahasiswaan, Kepala Sarana Prasarana dan Kepala Kelompok Satpam selambat-

lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Bila tahapan ini tidak

dilaksanakan biaya penyelenggaraan kegiatan ditangguhkan.

e. Undangan kegiatan sudah terkirim semua selambat-lambatnya 5 (Lima) hari sebelum

pelaksanaan, dan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan sudah ada

konfirmasi kehadiran dari undangan. Khusus untuk undangan tamu pada acara

pembukaan atau penutupan, Panitia harap memperhatikan tata cara protokoler standar.

Untuk kegiatan lingkup STIE PGRI Sukabumi, Panitia diharapkan mengundang

Pimpinan, Kepala Jurusan dan pihak-pihak yang terkait, sedangkan untuk kegiatan

pada lingkup yang lebih besar, Panitia harap menyesuaikan diri dengan tata cara

protokoler.

Page | 12


f. Pada hari pelaksanan, seluruh panitia, peralatan, dan dekorasi telah siap selambat-

lambatnya 1 (satu) jam sebelum acara dimulai. Para undangan diharapkan hadir 15

menit sebelum acara dimulai dan Panitia mengenakan jaket almamater atau atribut

kepanitiaan.

g. Semua perlengkapan, peralatan, dan fasilitas lainnya harus dikembalikan dalam

keadaan baik selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.

3. Lain-lain

a. Pengambilan peralatan dilakukan oleh panitia kegiatan setelah prosedur pengajuan

peralatan dan fasilitas dipenuhi. Saat mengambil peralatan, penanggungjawab

peminjaman meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau kartu identitas

lainnya. Kartu identitas dapat diambil kembali setelah peralatan dikembalikan dalam

keadaan baik.

b. Pemakaian peralatan proyektor, laptop, dan sound sistem harus dilakukan/didampingi

oleh petugas yang ditunjuk oleh Kepala Bagian Sarana dan Prasarana. Bila tanpa

didampingi, kerusakan atau kehilangan peralatan menjadi tanggung jawab peminjam

untuk memperbaiki/menggantinya. Kerusakan/kehilangan peralatan yang diakibatkan

oleh petugas STIE PGRI Sukabumi akan diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku

di STIE PGRI Sukabumi.

c. Untuk kegiatan yang melibatkan masyarakat di luar kampus seperti pentas seni, panitia

harus menandatangani persetujuan tata tertib kegiatan yang disepakati antara panitia

dengan pihak terkait. Persetujuan tata tertib dibuat sesuai dengan kebutuhan.

d. Spanduk, poster, brosur, atau informasi lain tentang kegiatan selambat-lambatnya 2

(dua) hari setelah pelaksanaan harus diturunkan/ditanggal-kan oleh panitia kegiatan

yang bersangkutan. Bila tahapan ini tidak dilakukan panitia akan ditegur.

e. Jika diperlukan persiapan ruang sebelum hari pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan

dapat mengajukan surat permohonan izin persiapan kepada Wakil Ketua III selambat-

lambatnya 3 (tiga) hari sebelumnya.

f. Panitia bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian dan ketertiban tempat kegiatan.

D. ALUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN

Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap

organisasi kemahasiswaan di STIE PGRI Sukabumi adalah seperti tersebut di bawah.

1. Pemilihan Raya Ketua Organisasi

Pemilihan Raya (Pemira) untuk setiap organisasi kemahasiswaan (BLM, BEM, UKM dan

HMPK) diselenggarakan pada akhir program kerja. Pengurus yang sedang berjalan

menunjuk panitia khusus untuk menyelenggarakan Pemira. Aturan dan tata laksana

Pemira STIE PGRI Sukabumi ditetapkan melalui musyawarah besar/umum mahasiswa.

2. Program Kerja

Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja

diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan

yang tidak termasuk dalam program kerja dan tidak disetujui oleh BLM dan BEM, tidak

akan disetujui oleh Pimpinan STIE PGRI Sukabumi,

3. Rencana Anggaran

Rencana Anggaran adalah estimasi biaya penyelenggaraan kegiatan setiap program kerja

yang dibuat oleh Pengurus Organisasi Kemahasiswaan terpilih. Rencana anggaran ini

Page | 13


diajukan kepada BLM untuk disetujui dan disahkan. Tahapan penyetujuan dan

pengesahan rencana anggaran organisasi kemahasiswaan masing-masing dilakukan

setelah pelaksanaan rapat kerja BLM, BEM, UKM DAN HMPK.

Rancangan Kerja dan Anggaran Kegiatan untuk satu periode kepengurusan setiap

Organisasi Kemahasiswaan diajukan kepada Wakil Ketua III. Wakil Ketua III

menerbitkan Surat Pengesahan setelah mengadakan dialog dengan pengurus organisasi

kemahasiswaan, berkoordinasi dengan Wakil Ketua II, dan mendengarkan pertimbangan

dan keputusan Ketua. Surat Pengesahan berisi daftar program yang akan dibantu

pembiayaannya oleh STIE PGRI Sukabumi.

4. Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi kemahasiswaan

harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tangung jawab.

Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harap melakukan

konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait.

5. Pelaporan Kegiatan

Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara tertulis dan

didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file. Dalam upaya

mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi kemahasiswaan diharapkan

mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam

bentuk hard file maupun soft file.

6. Penghargaan Keikutsertaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

Penghargaan terhadap keikutsertaan mahasiswa dalam setiap kegiataan organisasi

kemahasiswaan baik sebagai pengurus maupun sebagai panitia yang diselenggarakan

oleh STIE PGRI Sukabumi ditunjukkan dengan sertifikat yang dikeluarkan oleh Bagian

Kemahasiswaan dengan ditandatangani oleh Ketua STIE PGRI Sukabumi.

Penghargaan terhadap panitia dan peserta kegiatan yang diselenggarakan oleh setiap

Organisasi Kemahasiswaan diberikan oleh Organisasi Kemahasiswaan masing-masing.

Pemberian sertifikat dilakukan 15 hari setelah pelaksanaan kegiatan.

Page | 14


BAB III

PEMBINA ORGANISASI DAN PENDUKUNG KEMAHASISWAAN

A. Pembina Organisasi

Pembina organisasi kemahasiswaan adalah pimpinan, dosen STIE PGRI Sukabumi, dan atau

tenaga kependidikan yang ditunjuk melalui SK Ketua STIE PGRI Sukabumi dan Surat

Tugas untuk masa tertentu yang disepakati.

B. Tugas Pokok Pembina Organisasi Kemahasiswaan

Pembina organisasi kemahasiswaan bertugas

1. Membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktivitas ekstra kurikuler agar kegiatan

organisasi berjalan dengan baik dan terarah;

2. Membimbing kegiatan/aktivitas organisasi yang bersifat administratif dan organisatoris;

3. Bertanggung jawab terhadap organisasi yang dibina/dibimbingnya untuk mencapai

prestasi terbaik dalam bidang penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan,

serta bakti sosial;

4. Ikut serta merencanakan dan melaksanakan kegiatan/aktivitas organisasi para

anggotanya;

5. Mempertanggungjawabkan kegiatan kemahasiswaan yang dibinanya kepada Pimpinan

STIE PGRI Sukabumi serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya baik secara

lisan ataupun tulisan di setiap kegiatan dan diakhir masa jabatan organisasi;

C. Fungsi Pokok Unsur Pendukung Kemahasiswaan

Unsur pendukung kemahasiswaan adalah Staf Kemahasiswaan yang berfungsi

1. Melayani administrasi kegiatan kemahasiswaan;

2. Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan;

3. Mengurusi pengajuan beasiswa mahasiswa;

4. Melayani kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan;

5. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Wakil Ketua III;

6. Mendokumentasikan seluruh kegiatan kemahasiswaan.

Page | 15


LAMPIRAN

1. SOP Kegiatan Kemahasiswaan

2. Contoh Surat Permohonan

3. Contoh Sistematika Proposal

4. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban

5. Prosedur Pengajuan Beasiswa

6. TIM PENYUSUN

Page | 16


Lampiran 1

SOP KEGIATAN KEMAHASISWAAN

1. Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan

Panitia pelaksana kegiatan mengajukan proposal kegiatan kepada BEM untuk mendapatkan

rekomendasi. BEM mengeluarkan surat rekomendasi dan menandatangani proposal

kegiatan, lalu diserahkan kembali kepada panitia. Selanjutnya panitia membawa surat

rekomendasi dan proposal ke staf Kemahasiswaan untuk dibuatkan surat rekomendasi. Staf

Kemahasiswaan kemudian menyerahkan proposal dan surat rekomendasi kepada Wakil

Ketua III untuk dibuatkan surat persetujuan dana kegiatan. Proposal yang sudah disetujui

Wakil Ketua III diteruskan kepada Wakil Ketua II untuk pemrosesan pencairan dana yang

disetujui. Wakil Ketua II meneruskan proposal tersebut ke bagian keuangan untuk pencairan

dana kegiatan.

Cat: Panitia harus mengajukan proposal paling lambat 10 hari kerja sebelum kegiatan

dilaksanakan karena seluruh proses persetujuan pengajuan kegiatan memerlukan waktu 5

hari kerja.

2. Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

Bagian keuangan memberi informasi dan memberikan form pengambilan dana kepada

BEMuntuk disampaikan kepada Panitia. BEM menginformasikan pencairan dana dan

memberikan form pengambilan dana kepada Panitia. Panitia mengambil dana di bagian

keuangan.

Cat: Proses pengambilan biaya penyelenggaraan kegiatan mulai dari pemberitahuan

pengambilan dana sampai dengan pencairan dana memerlukan waktu 3 hari kerja. Bila dana

yang sudah dicairkan tidak diambil selama 15 hari kerja sejak pemberitahuan pencairan

dana, maka dana kegiatan yang tersebut dinyatakan kadaluarsa dan tidak dapat digunakan,

serta kegiatan tersebut dinyatakan batal dilaksanakan.

3. Prosedur Permohonan Penggunaan Fasilitas Kampus

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat permohonan penggunaan fasilitas dan atau

peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan kepada Wakil Ketua III. Setelah

mendapat persetujuan dari Wakil ketua III, panitia pelaksana kegiatan mengisi formulir

peminjaman peralatan/fasilitas yang disetujui di bagian Sarana Prasarana. Bagian Sarana dan

Prasarana menyerahkan copy formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan kepada

Bagian Keuangan UKM/Panitia

BEM

Waket III Waket II

Bagian Keuangan BEM Panitia

Page | 17


teknisi dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan fasilitas dan atau peralatan

yang digunakan.

Cat: Permohonan penggunaan fasilitas dan peralatan kampus diajukan paling lambat 5 hari

kerja sebelum kegiatan dilaksanakan.

4. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

Panitia pelaksana kegiatan membuat surat Penyelenggaraan Kegiatan kepada BEM untuk

mendapatkan izin berkegiatan di luar lingkungan kampus. BEM membuat surat kepada

Wakil ketua III untuk dibuatkan surat izin berkegiatan di luar kampus dari Ketua. Setelah

mengadakan dialog dengan Panitia, Wakil ketua III membuat surat permohonan izin

berkegiatan diluar kampus kepada Ketua STIE PGRI Sukabumi. Kemudian Ketua STIE

PGRI Sukabumi memberi persetujuan/pelarangan berdasarkan masukan dari Wakil ketua

III. Ketua mendisposisikan surat izin kepada Sekretaris Pimpinan. Sekretaris meneruskan

surat izin kepada bagian kemahasiswaan untuk diteruskan kepada Panitia.

Cat: Permohonan surat izin penyelenggaraan kegiatan diluar kampus diharapkan dibahas

dan dirampungkan di awal setelah proposal kegiatan dinyatakan diterima

Sekretaris Panitia Waket III

BEM Ketua

Panitia SARPRAS Waket III

Page | 18


Lampiran 2

CONTOH SURAT PERMOHONAN

KOP SURAT ORGANISASI

Sukabumi, ______________20__

No. :

Hal :

Lamp. :

Kepada Yth.

Ibu/Bapak_________

Wakil Ketua III STIE PGRI Sukabumi

di tempat

Dengan hormat,

Tuliskan latar belakang, maksud pengajuan surat, dan isi kegiatan yang akan

diselenggarakan.

Ucapan terima kasih atas kerja sama dan perhatian Ibu/Bapak yang dituju.

Menyetujui, Hormat Kami,

BEM Ketua panitia/UKM/HMPK

Ttd ttd

Nama jelas Nama jelas

NIM NIM

Mengetahui

Pembina

Ttd

Nama Jelas

NIK

Tembusan:

1. Ketua STIE PGRI Sukabumi (sebagai laporan)

2. Waket I/II/Sarana Prasarana

3. Arsip

Page | 19


Lampiran 3

CONTOH SISTEMATIKA PROPOSAL

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI

i. PENDAHULUAN

Penjelasan singkat tentang Latar Belakang, Tujuan dan Hasil kegiatan

ii. DESKRIPSI KEGIATAN

Paparan kegiatan kemahasiswaan yang akan dilaksanakan, rencana yang akan

dilaksanakan, sasaran, peserta, tempat, waktu dan susunan kepanitian serta susunan acara.

iii. RENCANA PEMBIAYAAN

Uraian rencana pendanaan per komponen dan jenis belanjanya (bahan, transportasi,

konsumsi, honorarium untuk nara sumber (bila diperlukan) dan lain-lain)

iv. PENUTUP

Berisi kata penutup, ucapan terimakasih serta harapan keberhasilan dari kegiatan dengan

diakhiri tanda tangan ketua pelaksana

HALAMAN PENGESAHAN

Page | 20


Lampiran 4

CONTOH FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

HALAMAN JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

i. PENDAHULUAN

Penjelasan tentang Latar Belakang, Tujuan Kegiatan, Hasil kegiatan dan manfaat

kegiatan

ii. PELAKSANAAN KEGIATAN

Penjelasan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan waktu dan tempat pelaksanaan

jadwal kegiatan strategi pelaksanaan komponen yang terlibat (Narasumber, peserta, dan

panitia)

iii. REALISASI BIAYA

Berisi tentang laporan realisasi pemasukan dan pengeluaran keuangan

LAMPIRAN

Berisi tentang dokumentasi kegiatan, kuitansi pengeluaran dsb.

Page | 21


Lampiran 5

1. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Akademik (PPA)

Beasiswa Bantuan Biaya Pendidikan Gubernur Jawa Barat.

Keterangan :

a Panitia Pengelola beasiswa yang telah ditentukan melalui SK Ketua mengumumkan

pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa PPA dan Beasiswa Bantuan Biaya

Pendidikan Gubernur Jawa Barat dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi

oleh calon pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan

permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut.

b Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa PPA/Beasiswa Gubernur kepada

Kepala Jurusan dengan diketahui oleh Pembimbing Akademik.

c Kepala Jurusan memberi rekomendasi kepada mahasiswa yang memenuhi

persyaratan beasiswa.

d Mahasiswa menyerahkan berkas persyaratan beasiswa dan kelengkapannya kepada

BAAK untuk divalidasi.

e BAAK menyerahkan berkas hasil validasi kepada Wakil Ketua III untuk

mendapatkan persetujuan pada tahap seleksi berikutnya oleh Panitia Beasiswa.

f Panitia Beasiswa menyeleksi berkas calon, menetapkan penerima beasiswa dan

mengusulkan nama mahasiswa penerima beasiswa kepada LLDIKTI Wilayah IV

ataupun Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.

g Panitia Beasiswa mengumumkan hasil seleksi penerimaan beasiswa yang sudah

disetujui oleh LLDIKTI Wilayah IV ataupun Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat.

h Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang kepada BAAK dan

mendapat bukti penerimaan beasiswa.

i Mahasiswa memproses pencairan uang beasiswa kepada bagian keuangan.

Bagian

keuangan

Pengambilan uang

beasiswa

PANITIA

BEASISWA

Pengumuman

Pendaftaran

MAHASISWA

Permohonan

Beasiswa kepada

Kepala Jurusan

MAHASISWA

Pengajuan Berkas

kepada BAAK

KEPALA

JURUSAN

Rekomendasi

Calon

Penerima

Beasiswa

MAHASISWA

Kelengkapan

Berkas

PANITIA

BEASISWA

Pengumuman

Penerima

Beasiswa

PANITIA

BEASISWA

Seleksi berkas

calon

WAKET III

Persetujuan hasil

validasi untuk

diseleksi

PANITIA BEASISWA

Validasi Berkas dan

Pengiriman berkas hasil

validasi

Page | 22


2. Prosedur Pengajuan Beasiswa Bidikmisi

Keterangan:

1. Calon peserta mendaftar ke STIE PGRI Sukabumi dengan melengkapi berkas

persyaratan yang telah di tetapkan oleh STIE PGRI Sukabumi. Sebelumnya STIE

PGRI Sukabumi memberikan informasi Program Beasiswa Bidikmisi ke

SMA/SMK/ Sederajat pada bulan Januari – Maret.

2. Calon peserta yang telah melengkapi berkas pendaftaran (lulus administrasi)

menjalani seleksi dan tes di STIE PGRI Sukabumi pada waktu yang telah ditentukan.

3. Tim Seleksi STIE PGRI Sukabumi mengolah hasil tes calon peserta dan

mengusulkan nama-nama calon peserta yang lulus seleksi

4. Tim Seleksi menginformasikan kelulusan.

5. Tim Seleksi melaksanakan survey ke tempat tinggal calon penerima beasiswa

6. Tim Seleksi melaksanakan proses wawancara kepada penerima beasiswa

7. Peserta yang lolos seleksi mengikuti proses perkuliahan di STIE PGRI Sukabumi

dan akan diarahkan mengenai proses pencairan dana bidikmisi pada waktu yang

ditentukan.

MAHASISWA

PENERIMA

Mengikuti perkuliahan di

STIE PGRI

TIM SELEKSI

Mengumumkan

hasil kelulusan

TIM SELEKSI

Melaksanakan

Kegiatan

Wawancara

kepada penerima

beasiswa

Mahasiswa

melengkapi

kelengkapan

beasiswa

Bidikmisi

TIM SELEKSI

STIE PGRI

mengolah Hasil

Tes

TIM SELEKSI

Melakukan

survey

LULUSAN

SMA/SMK

mengajukan

berkas calon

mahasiswa

Bidikmisi ke

sekolah masing

masing

CALON

MAHASISWA

mendaftar ke

STIE PGRI

SUKABUMI

CALON

MAHASISWA

mengikuti tes

di STBA LIA

CALON

MAHASISWA

menerima surat

tanda lulus

seleksi

administrasi dari

STIE PGRI

Page | 23


PENGARAH

ASEP DENI

(Ketua STIE PGRI Sukabumi)

TIM PENYUSUN

AGUS SOBAR

INDRA PUTU DESA NOTA

pedoman kegiatan stie pgri sukabumi jalan pramuka ii … · di sukabumi pada tanggal 26 desember...

Documents