pedoman evaluasi diri program studi
DESCRIPTION
thisTRANSCRIPT
PEDOMAN EVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALBADAN AKREDITASI NASIONAL PERGURUAN TINGGI
JAKARTA 2005
BERBAGAI PENDEKATAN DAN KRITERIA ANALISIS DATA EVALUASI DIRI
PERBAIKAN INTERNAL DAN PEMBINAAN
KEPUTUSANAKREDITASI
EVALUASI EKSTERNAL/AKREDITASI
SIKLUS PENJAMINAN MUTU
dan seterusnya…
EVALUASI-DIRI
PERBAIKANINTERNAL
PELAKSANAAN EVALUASI-DIRI SECARA KONSEKUTIF
Langkah 2Mendiskripsikan
Data
Langkah 2Mendiskripsikan
Data
Langkah 3Menganalisis
Data
Langkah 3Menganalisis
Data
LAPORANFINAL
LAPORANFINAL
Langkah 1Mengumpulkan
Data
Langkah 1Mengumpulkan
Data
Langkah 4MerumuskanKesimpulan
Langkah 4MerumuskanKesimpulan
Langkah 5MerencanakanPengembangan
Langkah 5MerencanakanPengembangan
EVALUASI-DIRI MELALUI EMPAT SIKLUS [SPIRAL]
Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3
Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IReview Team
Draf IReview Team
Siklu
s 1
Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3
Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IIIReview Team
Draf IIIReview Team
Siklu
s 3
Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3
Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 Draf IISosialisasi
Draf IISosialisasi
Siklu
s 2
Langkah 1 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 3
Langkah 4 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 5 DokumenFinal
DokumenFinal
Siklu
s 4
DATA DAN INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI
INDIKATOR UTAMA: RAISE
MASUKAN – PROSES – KELUARAN DARI MUTU PENYELENGGARAAN
PROGRAM STUDI
ANALISIS SISTEM
MASUKAN INSTRUMENTALSARANA DAN PRASARANA BIAYA DAN SUMBER DANA
KELUARANLULUSAN DAN
KELUARAN LAIN
ANALISIS SISTEMIK MENGENAI KOMPONEN-KOMPONENEVALUASI-DIRI PROGRAM STUDI D II PGSD/PGTK
MASUKAN PROSES
MASUKAN LINGKUNGAN
BA
LIK
AN
TIN
DA
K L
AN
JUT
MAHASISWA PROSES
VISI DAN MISI SASARAN DAN TUJUAN
DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNG KURIKULUM
TATA PAMONG (GOVERNANCE)
PENGELOLAAN PROGRAM
PENELITIAN DAN TESIS
SIS
TE
M IN
FO
RM
AS
IP
EN
ING
KA
TA
N D
AN
KE
ND
AL
I MU
TU
PENGABDIAN KEPADA MASY.
PROSES PEMBELAJARAN
SUASANA AKADEMIK
KOMPONEN-KOMPONEN EVALUASI-DIRI (BAN-PT)
A. ELIGIBILITAS, INTEGRITAS, VISI, MISI, SASARAN, DAN TUJUAN
B. MAHASISWAC. DOSEN DAN TENAGA PENDUKUNGD. KURIKULUME. SARANA DAN PRASARANAF. KEUANGAN/PENDANAANG. TATA PAMONG (Governance)H. PENGELOLAAN PROGRAMI. PROSES PEMBELAJARANJ. SUASANA AKADEMIKK. SISTEM INFORMASIL. SISTEM JAMINAN MUTUM. LULUSAN N. PENELITIAN, PUBLIKASI, TUGAS AKHIR,
ABDIMAS, DAN KELUARAN LAINNYA
PENEKANAN PADA DESKRIPSI DAN ANALISIS [DOKUMEN AKREDITASI]
RAISE: DASAR INDIKATOR MUTU PROGRAM STUDI
RAISE: DASAR INDIKATOR MUTU PROGRAM STUDI
RA
ISE
= Relevance (Relevansi)
= Academic atmosphere (Suasana akademik)
= Internal management (Pengelolaan internal)
= Sustainability (Keberlanjutan)
= Efficiency (Efisiensi)R
A
I SE
R A I S E
I. RELEVANSI1
II. SUASANA AKADEMIK2
KELAYAKAN4
IV. KEBERLANJUTAN
KEPEMIMPINAN3
KEBERLANJUTAN 6
PEMERATAAN8
EFEKTIVITAS9
EFISIENSI10
V. EFISIENSI
PRODUKTIVITAS11
SELEKTIVITAS7
KECUKUPAN5
SKEMA RAISE DENGAN 11 INDIKATOR MUTU
INDIKATOR MUTU YANG DITURUNKAN DARI RAISE++(++ ADALAH: KEPEMIMPINAN DAN PEMERATAAN)
III. PENGELOLAAN INTERNAL
Keberlanjutan
KepemimpinanEfektivitas
Kebutuhan Masyarakat
Misi, Tujuan, Sasaran
Persyaratan Ambang
Masukan P R O S E SP R O S E S Keluaran
D A
M P
A K
Pro
duktivita
sRelevansi
Pengelolaan Internal Kelembagaan
Pe
me
rataa
n
Efisien
si
KETERKAITAN ANTARA MASUKAN, PROSES, KELUARAN DAN DAMPAK DENGAN RAISE ++
Suasana Akademik
ANALISIS DATA DAN INFORMASI
ROOT CAUSE ANALYSISROOT CAUSE ANALYSIS
FORCE FIELD ANALYSISFORCE FIELD ANALYSIS
BENCHMARKINGBENCHMARKING
RE
NC
AN
A P
EN
GE
MB
AN
GA
NR
EN
CA
NA
PE
NG
EM
BA
NG
AN
GAP ANALYSISGAP ANALYSIS
SWOT ANALYSISSWOT ANALYSIS
KESIMPULANKESIMPULAN
ANALISISSITUASI
ANALISISSITUASI
AKREDITASI
PHK
SWOT
RCA
FFA
GA
UMUM
SPESIFIK
LAPORAN E-D
DOKUMEN AKREDITASI
PROPOSALPHK
EVALUASI-DIRI
EVALUASI-DIRI UNTUK AKREDITASI DAN PHK
KELAYAKAN MENYELENGGA-
RAKAN PROGRAM
KELAYAKAN MEMPEROLEH
HIBAH KOMPETISI
RCA = Root Cause AnalysisFFA = Force Field AnalysisGA = Gap Analysis
Akreditasi
PHK
Pengembangan
ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003)
SituasiSaat Ini
SituasiSaat Ini
Evaluasi – diri
Analisis KKPA
Analisis Medan Daya
Kekuatan Kelemahan…………. .…………… …………. …………….Peluang Ancaman…………. …………….…………. …………….
Pernyataan Masalah……………………………… ………………………………………….…………………...
Daya Penghambat
Daya Pendorong
Perencanaan Strategis – (global)
Perencanaan Operasional – (rinci) Posisi
Posisi
Analisis Situasi
Analisis Situasi
KesimpilanKesimpilan
Analisis Akar Masalah
INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI
INFORMASI YANG DIJARING DALAM EVALUASI-DIRI TERKAIT DENGAN MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DENGAN MEMPERHATIKAN UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES, DAN KELUARAN
UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES DAN KELUARAN DIIDENTIFIKASI MELALUI ANALISIS SISTEM
INDIKATOR UTAMA MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DINYATAKAN DENGAN RAISE
ANALISIS DATA DAN INFORMASI
ANALISIS AKAR MASALAHANALISIS AKAR MASALAH
ANALISIS MEDAN DAYAANALISIS MEDAN DAYA
PEMBAKUAN MUTUPEMBAKUAN MUTU
RE
NC
AN
A P
EN
GE
MB
AN
GA
NR
EN
CA
NA
PE
NG
EM
BA
NG
AN
ANALISIS KESENJANGANANALISIS KESENJANGAN
ANALISIS KKPAANALISIS KKPA
KESIMPULANKESIMPULAN
ANALISISSITUASI
ANALISISSITUASI
SWOT/KKPASWOT/KKPA
SStrengths (Kekuatan)
OOpportunities (Peluang)
WWeaknesses (Kelemahan)
Threats (Ancaman)
Dwatmadji
Data untuk Analisis KKPA/SWOT
Data dan informasi: keadaan sebenarnya.
Deskripsi SWOT (setiap komponen). Analisis SWOT (antarkomponen). Rumusan strategi pengembangan program.
Data pendukung (dapat menggunakan format tabel pada borang akreditasi).
SWOTPRODI
ANALISIS SWOT
IDENTIFIKASI W & T YANG MENDESAK
IDENTIFIKASI S & O YANG RELEVAN
MASUKKAN WT & SO KE DALAM POLA ANALISIS
PERUMUSAN STRATEGIPENANGAN W & T
SKALA PRIORITASPENANGANAN
RENCANAPENGEM-BANGAN
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT
RENCANAPENGEM-BANGAN
Kelemahan/PeluangMemanfaatkan peluang
Kekuatan/PeluangMemilih keuntungan
Mengerahkan kekuatanKekuatan/Ancaman
Mengendalikan ancamanKelemahan/Ancaman
Kelemahan [W]Kekuatan [S]
Peluang [O]
Ancaman [T]
Internal
Eksternal
Strategi Pemecahan Masalah Perbaikan &
Pengembangan
POLA ANALISIS KKPA [SWOT]
SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT
Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen.
Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.
KELEMAHAN (W)KEKUATAN (S)
PELUANG (O) ANCAMAN (T)
DESKRIPSI KKPA [SWOT]
Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut.
Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.
Langkah … (lanjutan)
Faktor Internal
Analisis KKPA (SWOT Analysis)
KKekuatan
PPeluang
KKelemahan
AncamanFaktor
Eksternal
lingkungan internal
organisasi
lingkungan eksternal
organisasi
Dwatmadji
Lingkungan Eksternal
Dwatmadji
Jurusan/ Departemen/
Prodi
Pemerintah
Lulusan SLTA Pasar Kerja
Masyarakat lokal Industri
Pesaing
StakeholdersEksternalStakeholders
Internasl
• KOMPETENSI LULUSAN• GLOBALISASI
• STRATEGY PENGEMBANGAN
• SISTEM PENDIDIKAN• KEBIJAKAN KEUANGAN• SISTEM PEMERINTAHAN
• AKUNTABILITAS PUBLIK• SUPPORT EXTERNAL
• RECOGNITION
• PELAYANAN AKADEMIK• KEBIJAKAN PENGEMB. KARIR• KETERLIBATAN SEMUA ELEMEN
S > WS > W
O > TO > TPerluasanPerluasan
S < WS < W
O < TO < TKonsolidasiKonsolidasi
Analisis KKPAAnalisis KKPA
Dwatmadji
Strategi WO----------------------------Menghilangkan “W”
dan memanfaatkan “O”
Strategi SO--------------------------Gunakan “S” untukmemanfaatkan “O”
Strategi ST------------------------
Gunakan “S” untukMenghindarkan “T”
Strategi WT--------------------------
Minimalkan “W” untukMenghindarkan “T”
Kelemahan [W]
Kekuatan [S]
Peluang [O]
Ancaman [T]
Faktor InternalFaktorEksternal
ANALISIS KKPA [SWOT]
PerluasanPerluasan
KonsolidasiKonsolidasi
Root Cause Analysis
• Root Cause Analysis (RCA)teknik analisis yang bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu problem, dan bukan hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah.
• Tujuan RCA adalah menemukan:– Apa yang sebenarnya telah terjadi ?– Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ?
Mengapa dan Megapa ?– Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari
masalah tersebut untuk tidak terjadi lagi di masa depan?
Akibatnya:Beban dosen meningkatBeban praktikum meningkatKapasitas ruangan kurang memadai dsb.
CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)
Pengulangan Mata Kuliah, tinggi
GejalaIPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu
Penyebab
Peraturan Akadedmik:Nilai terbaik yang digunakandalam perhitungan IPK
Akar Permasalahan
Solusi:Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakandalam perhitungan IPK
Root-Cause Analysis
NEMRendah
SkripsiTepatWaktu
IPK Baik/Tinggi
Masa StudiLama
Bhs InggrisMhs Rendah
KehadiranDosen
Rendah
KeketatanPersaingan
Rendah
WaktuTungguTinggi
BebanDosenTinggi
RuangDosenLuas
Masalah 1Masalah 2Masalah 3………...
Jumlah % Jumlah % Jumlah %1 2 3 4 5 6 7 8 9
1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.581996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.671997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.701998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.701999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67
Tahun LulusIPK Rata-
rataTotal
LulusanIPK < 2.5 IPK 2.5 - 3.0 IPK > 3.0
• IPK baik• Lama studi panjang• Skripsi tepat waktu
Beban dosen meningkat• Beban praktikum meningkat
• Kapasitas ruangan kurang memadaidsb
Gejala
Penyebab
Akar Permasalahan
Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003)
Pengulangan Mata Kuliah, tinggi
Peraturan Akademik :Nilai terbaik yang digunakan
dalam perhitungan IPK
Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan
dalam perhitungan IPK Solusi
Akibat
Gejala masalah dan akar masalah yang
berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis
Rangkuman masalah2 ygtelah berhasil di identifikasidan Solusi dari masalah tsb
Gejala/fenomena/symptoms
XX XX XXX XXXXX
X XXX X XXXXXXX
Diisi dengan :• XXX = sangat terkait• XX = kurang terkait• X = tidak terkait
Rencana:Introduksiperalatan
laboratoriumbaru
Pelanggan membutuhkan
ketepatan asnalisis
Meningkatkan kecepatan analisis
Meningkatkan volume analisis
Ongkos perawatan yang lebih murah
Tambahan biaya untuk membeli
alat baru
Dampak lingkungan akibat alat baru
Kekhawatiran staf pada teknologi baru
Kehilangan kerja lembur laboran
Gangguan proses analisis lab dengan
alat baru
Faktor Pendorong Faktor Penghambat
TOTAL = 10
TOTAL = 11
4
2
3
1
4
2
1
3
1CONTOH PENGGAMBARAN FORCE FIELD ANALYSIS (FFA)
Introduksi
Peralatan
Lab. Baru
Pelanggan Membutuhkan Ketepatan analisa
Faktor Pendorong
Meningkatkan kecepatan analisa
Meningkatkan volume analisis
Ongkos perawatan yang lebih murah
Kehilangan kerja lembur laboran
Kekhawatiran staf pada teknologi
baru
Dampak lingkungan akibat alat baru
Biaya untuk membeli alat
baru
Gangguan proses analisa lab dengan alat baru
Faktor Penghambat
4
2
3
1
3
1
1
3
1
Total = 10 Total = 9
Alternatif Solusi:
• Sosialisasi teknologi baru
• Lokakarya
BENCHMARK DAN BENCHMARKING
Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan.
Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.
BENCHMARK [NASIONAL/INTERNASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/KOMPETENSI PALING BAIK PADA TINGKAT NASIONAL/INTERNASIONAL
MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSITHRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL
THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONALMUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI
GAP ANALYSIS
Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi perbedaan antara posisi organisasi saat ini dengan posisi organisasi yang diinginkan atau dicita-citakan pada masa depan.
Gap Analysis berakibat pada pengembangan strategi yang spesifik dan alokasi sumberdaya untuk menutup adanya gap (kesenjangan) tersebut.
Dalam Gap Analysis perlu diperhatikan tuntutan minimum yang harus dipenuhi (minimum neccessary requirement atau MNR) untuk suatu institusi.
MNR dikenakan kepada setiap komponen (input-process-output-outcome-impact) evaluasi-diri untuk menjamin keberhasilan program studi.
Keberhasilan program sangat dipengaruhi oleh NMR.
Gap Analysis
Beberapa contoh MNR:• Luas ruang laboratorium minimum 1,5 m2/orang• Jumlah dosen program studi minimum 4 orang S1 plus 2
orang S2 (6 dosen)• Beban tugas dosen (EWMP) minimum 12 SKS
ORGANISASI REALISTIS YANG
DIUPAYAKANUJI LAPANGAN
KONSEP-KONSEP ORGANISASI YANG IDEAL
LATAR BELAKANGSOSIAL BUDAYA
POSISI ORGANISASIYANG DIINGINKAN
DI MASA DEPAN
POSISI ORGANISASI SAAT INI
LANDASAN KONSEPTUAL YANG
REALISTIS
KESENJANGANKENDALA DALAM
LINGKUNGAN
KESENJANGANYANG MUNGKIN
DITANGANI
REKOMENDASI:POSISI ORGANISASI
YANG TERUJI
MODEL PENGEMBANGANBERDASARKAN ANALISIS
KESENJANGAN
Force Field Analysis (FFA)
• teknik yang sangat bermanfaat untuk melihat semua faktor pendorong (driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) suatu keputusan
• memperkuat faktor pendorong, dan pada saat yang sama memberikan alternatif untuk mengurangi/meniadakan faktor penghambat.
Benchmarking
– Seberapa bagus apa yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?
– Kita ingin menjadi seperti apa?– Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?– Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik
tersebut?– Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka
lakukan untuk institusi kita?– Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik
dibanding mereka ?
MEMBUAT KESIMPULAN
Dalam setiap poin bahasan ED (input-process-output-outcome-impact) harus ada “kesimpulan-kesimpulan kecil” yang dapat memberikan gambaran kemampuan kita dalam melihat dan menginterpretasikan suatu data.
Perlu ada saling keterkaitan antar “kesimpulan-kesimpulan kecil” tersebut, sehingga terlihat dengan jelas pesan apa yang ingin disampaikan, dikaitkan dengan akar masalah yang telah ditemukan.
Perlu ada alternatif solusi yang berbasiskan pada akar masalah yang telah ditemukan.
SIMPULANSEMENTARA
BERBAGAI KOMPONEN
MASUKAN (INPUT)
PROSES (PROCESS)
KELUARAN (OUTPUT)
HASIL TERAPAN OUTCOME
DAMPAK (IMPACT)
ANALISISKETERKAITAN
ANTARKOMPONEN
KESIMPULAN: AKAR POKOK
MASALAH
ALTERNATIF SOLUSI
MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI
