MANAJEMEN YANG EFEKTIF

Tingkat-tingkat Manajemen.

Middle Manager

Top Manage

r

Lower Manager

Presiden, Direktur Utama,

direktur keuangan

Manajer wilayah, Manajer

PabrikAccount manger, manajer

kantor

Pengertian ManajemenIlmu dan seni tentang upaya manusia untuk

memanfaatkan semua sumberdaya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

Kegiatan-kegiatan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), dan pengendalian (controlling) dari sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu

Mangement is getting things done through other people

Efektif dan efisienEfektif: tingkat atau derajat pencapaian hasil yang

diharapkan.Efektif: tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai

secara maksimalEfisien: derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu

kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuanEfisien: pelaksanaan tugas dalam pencapaian tujuan

dengan pengorbanan sekecil mungkinEfisien = bekerja dengan benarEfektif = bekerja dengan tepatOptimal: mencapai hasil maksimal dengan

pengeluaran yang wajar

Fungsi-fungsi ManajemenPerencanaanPengorganisasianKepemimpinanpengawasan

PERENCANAANBerfungsi sebagai persiapan suatu

perusahaan untuk suatu kondisi bisnis dimasa yang akan datang

Pada perencanaan dibuat misi perusahaan yang menjelaskan tujuan utamanya

Contoh Misi Bristol-Myers Squibb: “untuk memperpanjang dan meningkatkan

hidup manusia dengan menyediakan produk kesehatan dan pemeliharaan pribadi dengan kualitas yang baik”

Jenis-jenis PerencanaanPerencanaan Strategis: rencana yang mencerminkan

keputusan mengenai alokasi sumberdaya, prioritas perusahaan, dan tahap-tahap yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran strategis

Perencanaan Taktis: rencana jangka pendek yang berhubungan dengan penerapan aspek spesifik dari rencana strategis perusahaan

Perencanaan Operasional: rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan, atau bulanan

Perencanaan Darurat: rencana-rencana alternatif yang dikembangkan untuk menghadapi berbagai kondisi bisnis yang mungkin terjadi

Perencanaan Strategi Perencanaan strategi merupakan proses

analisis, identifikasi dan klarifikasi terhadap:

1. visi, misi, strategi dan faktor-faktor keberhasilan organisasi

2. Penentuan tujuan, sasaran, dan aktivitas organisasi

3. Cara-cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan tugas pokok dan fungsi organisasi

Pertanyaan yang berhubungan dengan langkah perencanaan strategis1. Siapakah kita (berhubungan dengan penilaian internal

organisasi)2. Apa kapasitas yang kita miliki dan apa yang dapat kita

kerjakan? (berhubungan dengan kekuatan dan kelemahan organisasi dan peluang yang dapat dimanfaatkan)

3. Persoalan-persoalan apa yang mau diselesaikan? (berhubungan dengan tujuan yang mau dicapai)

4. Apa perbedaan yang mau dibuat (visi dan misi organisasi)

5. Isu-isu kritis apa yang harus direspon (prioritas pemecahan masalah dan kegiatan yang akan dilakukan)

6. Dimana alokasi sumberdaya yang dimiliki dan apa yang seharusnya diprioritaskan? (alokasi dan pengelolaan pembiayaan program atau kegiatan)

Langkah-langkah perencanaan stategisPerencanaan strategis merupakan suatu

proses multi tahap yang meliputi penentuan:1.Tata nilai2.Visi3.Misi4.Tujuan5.Sasaran6.Program

TATA NILAISesuatu yang diyakini (dipercaya) sebagai cara-

cara yang benar (ideal) dalam berbuat dan bekerja atau berhubungan dengan orang/masyarakat

Menentukan strategi dan prinsip-prinsip operasional yang digunakan

Misal: kalau nilai-nilai organisasi adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan, maka mereka sebaiknya dilibatkan dalam proses perencanaan

Tdk terukur/intangible: integrity, responsifTerukur: produktif, efektif & efisien, inovatifSpesifik: memihak pada orang miskin, service

excellence

VISIApa yang ingin kita capai?Suatu pemikiran atau pandangan kedepan

tentang apa, kemana dan bagaimana mencapai keadaan yang lebih baik di masa depan

Merupakan rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode program, untuk mewujudkan sasaran yang mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu

Visi yang jelas akan memberikan dasar untuk mengembangkan pernyataan misi yang komprehensif.

VISIPernyataan visi seharusnya singkat, lebih

disukai satu kalimat, dan sebisa mungkin masukan diberikan oleh semua manajer dalam mengembangkan pernyataan visi

Bersifat membangkitkan semangat (inspiring), bercita-cita tinggi (aspiring) dan memotivasi

MISIPernyataan yang luas/umum tentang sesuatu yang akan

dikerjakan, dengan siapa, untuk siapa dan kenapa.Rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan

dilakukan untuk mencapai visiMengungkapkan apa yang ingin dicapai organisasi dan

pelanggan yang ingin dilayani.Misi merefleksikan penilaian tentang arah dan strategi

pertumbuhan masa depan yang didasari dengan analisis internal dan eksternal yang melihat ke masa depan

Misi yang jelas sangat penting untuk perumusan tujuan & formulasi strategi yg efektif.

Pusat Penelitian dan Pengembangan Gizi dan MakananBadan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan Departemen Kesehatan Visi Penyedia ilmu pengetahuan dan teknologi gizi yang

berkualitas tinggi, terbaru, dan terpercaya bagi pelanggan.

Misi Menyusun rancangan kebijakan umum, kebijakan

pelaksanaan, dan kebijakan teknis upaya perbaikan gizi masyarakat yang berdasarkan fakta (“evident based”)

Membina kemampuan sumber daya peneliti yang lebih bermutu dalam mengembangkan Iptek pangan dan gizi

Meningkatkan mutu produksi dan jasa penelitian dan pengembangan pangan dan gizi untuk menjamin kepuasan pelanggan

Mendorong menguatkan jaringan kerja (network) dengan pelanggan, lembaga penelitian dan perguruan tinggi untuk meningkatkan produktivitas, kreativitas dan efisiensi penelitian pangan dan gizi

Menyuburkan kemitraan dan sinergi internal antara peneliti untuk meningkatkan produktivitas, efektivitas dan efisiensi.

TUJUAN (GOAL)• Penjabaran/implementasi dari pernyataan misi• Sesuatu atau apa yang akan dicapai atau dihasilkan

pada jangka waktu periode perencanaan, misal 1-5 thn • Hasil akhir aktivitas perencanaan• Mengarahkan perumusan sasaran, kebijaksanaan,

progran dan kegiatan dalam mewujudkan misiAdalah pernyataan terbuka yang berisi satu harapan

yang akan diselesaikan tanpa perhitungan apa yang akan dicapai dan tidak ada penjelasan waktu penyelesaian.

• Contoh: Menurunkan jumlah balita gizi kurang dan gizi buruk

SASARAN (OBJECTIVE)o Penjabaran dari tujuan secara terukur,

yaitu sesuatu yang akan dicapai/dihasilkan secara nyata oleh organisasi dalam jangka waktu tahunan, semester, triwulan dan bulanan

o Menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan

o Fokus pada penyusunan kegiatan sehingga lebih spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai

Perbedaan dasar antara tujuan dan sasaranTujuan (goal) Sasaran (objective)

•Lebih luas•Lebih umum•Tidak dinyatakan secara jelas•Abstrak•Tidak terikat kerangka waktu

•Lebih sempit•Lebih jelas (detail)•Dinyatakan secara jelas•Konkrit•Selalu terikat kerangka waktu

Sasaran Sasaran jangka panjang: umumnya 5 tahun atau

lebih Contoh: AmEx: mengkatkan jumlah pemakai 2 x lipat

selama 10 tahun ke depan Kodak: meningkatkan pangsa pasar film 35mm

sebesar 8% selama 8 tahun berikutnya Sasaran jangka menengah: periode 1 – 5 tahun Contoh: mengurangi beban biaya sekitar 6% dalam 4

tahunSasaran jangka pendek: periode 1 tahun dan

dikembangkan pada bebarapa bidang yang berbeda Contoh: meningkatkan penjualan 3% dalam tahun ini

Perumusan Strategi.

Menetapkan tujuan strategis Menganali

sis lingkungann

Mencocokkan organisasi dan lingkungannya

Menganalisis

organisasi

Merumuskan strategi

Analisis SWOTMencakup penilaian kekuatan (strength) dan

kelemahan (weakness) organisasi (S dan W) serta peluang (opportunity) dan ancaman (threat) lingkungan (O dan T)

Analisis organisasi proses menganalisis kekuatan dan kelemahan

Analisis lingkungan : proses pemindaian lingkungan bisnis terhadap segala ancaman dan peluang

PENGORGANISASIANBerfungsi untuk mengatur para karyawan

dan sumberdaya lain dengan cara yang konsisten dengan sasaran perusahaan

Terjadi secara berkesinambungan selama berlangsungnya hidup perusahaan

KEPEMIMPINANProses untuk mempengaruhi kebiasaan-

kebiasaan orang lain demi pencapaian tujuan bersama

Mencakup:- komunikasi- metode-metode untuk menyelesaikan tugas

Gaya KepemimpinanOtokratis: pemimpin memiliki kekuasaan

penuh untuk mengambil keputusanGaya bebas: pemimpin mendelegasikan

sejumlah wewenang kepada karyawanPartisipatif: pemimpin memperoleh beberapa

masukan dari para karyawan, tetapi umumnya menggunakan wewenangnya untuk mengambil keputusan

PENGAWASAN Terdiri dari tugas-tugas memonitor dan

mengevaluasi tugasManajer mengukur kinerja berdasarkan

standar dan harapan yang mereka tetapkanStandar dapat ditetapkan pada volume

produksi dan biaya, volume penjualan. Laba dan lain-lain

Merupakan proses yang berkesinambungan

Integrasi fungsi-fungsi manajemen !!!

Keahlian ManajerialKeahlian KonseptualKeahlian antar manusiaKeahlian teknikalKeahlian pengambilan keputusan

Cara para manajer mengelola waktuTetapkan prioritas yang tetapJadwalkan waktu jeda yang panjang untuk

tugas yang besarMinimalkan interupsiTetapkan sasaran jangka pendekDelegasikan beberapa tugas kepada

karyawan