paulussuparmo kualitas perpust pt

7/25/2019 PaulusSuparmo Kualitas Perpust PT

1/9

VISI PUSTAKA Vol. 14, No. 3, Desember 2012

Pengantar

Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi

ke-4 tahun 2008 mengartikan kualitas

sebagai tingkat baik buruknya sesuatu.

Secara tersurat, arti kualitas yang dinyata-

kan oleh KBBI tersebut menggambarkan

suatu tingkatan baik atau buruk yang

mestinya didasarkan kepada suatu acuan

yang digunakan. Sesuatu dapat dinilai baik

jika ada ukuran at au acuan pen il ai an-

nya. Acuan penilaian pada umumnya

berupa aturan standar yang telah ditetap-

kan dan disepakati untuk dilaksanakan,

misalnya Standar Nasional Indonesia

(SNI) Perpustakaan Perguruan Tinggi

(SNI 7330:2009). Acuan penilaian akanbermakna dan memiliki kekuatan jika

pelaksanaannya diawasi (dimonitor) oleh

lembaga penilai yang bersifat independen.

Sebagai contoh, di kalangan pergu-

ruan tinggi dan sekolah-sekolah di Indo-

nesia telah berlangsung penilaian ter-

hadap penyelenggaraan pendidikan yang

dikenal dengan akreditasi. Di dalam

akreditasi sekolah atau perguruan tinggi

tersebut tentu saja pihak yang diakreditasi

adalah pihak yang harus memenuhi

persyaratan-persyaratan yang telah di-

tentukan. Akreditasi di bidang pendidikan

yang dilaksanakan di Indonesia dapat di-

katakan sebagai sebuah penilaian tingkat

kualitas penyelenggaraan pendidikan oleh

sebuah lembaga pendidikan tertentu.

Penilaian terhadap pelaksanaan suatu

standar oleh lembaga independen akan

menjadi cara pengukuran untuk menentukan

kualitas suatu institusi atau kualitas sese-

orang dalam profesi tertentu.

Perpustakaan perguruan tinggi, sebagai

sebuah institusi, agar kualitasnya terukur,

maka perlu dilakukan penilaian (akreditasi)

terhadap penyelenggaraannya. Suatu pe-

nilaian perpustakaan perguruan tinggi

oleh lembaga independen yang didasarkan

pada suatu acuan penilaian yang bersifat

objektif dan transparan kiranya akan men-

jawab tingkat kualitas perguruan tinggi.

Abstract

Sesuatu dapat dikatakan berkualitas jika memenuhi persyaratan-persyaratan kualitas yang telah

ditentukan. Kualitas dapat diukur berdasarkan sebuah standar (acuan) yang diikutinya. Kualitas

sebuah perpustakaan perguruan tinggi dapat diukur berdasarkan suatu standar pengelolaan perpus-

takaan yang diimplementasikan oleh perpustakaan tersebut. Acuan standar yang dapat diiimplemen-

tasikan oleh perpustakaan perguruan tinggi dalam mencapai kualitas yaitu Standar Nasional Per-

guruan Tinggi SNI 7330:2009 atau Standar Nasional Perpustakaan SNP 010:2011. Acuan standar

lainnya yang dapat diiimplementasikan oleh perpustakaan perguruan tinggi yakni ISO 11620:2008.

Selain acuan standar tersebut per-pustakaan perguruan tinggi juga dapat mengimplementasikansistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sebagai standar sistem manajemen mutu yang diakui secara

internasional. Suatu acuan standar yang diimplementasikan oleh perpustakaan perguruan tinggi

akan sangat berdaya guna jika dalam implementasinya diikuti dengan akreditasi yang dilakukan

oleh lembaga independen.

* Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

MENGGAGAS KUALITAS PERPUSTAKAAN

PERGURUAN TINGGI

Paulus Suparmo*

51


2/9


Jalan Menuju Perpustakaan Berkualitas

Perpustakaan perguruan tinggi (PPT)

sebagai sebuah institusi, tentunya me-

miliki tujuan untuk berkembang ke arah

yang lebih baik, terutama dalam hal me-

menuhi kebutuhan masyarakat akademikyang dilayaninya. Esensi dari sebuah

penyelenggaraan PPT adalah terpenuhinya

kebutuhan pustaka masyarakat akademik

yang dilayaninya.

Jika dalam rangka penyelenggaraan

PPT terdapat berbagai pedoman

penyelenggaraan PPT yang perlu atau

harus diikuti oleh sebuah PPT maka

pedoman tersebut bersifat memandu agar

PPT terselenggara secara lebih baik

karena tentunya pedoman yang ditetap-

kan telah melalui suatu pengka jian dan

penguji an oleh para pakar di bidang per-

pustakaan. Di sisi lain PPT di selenggarakan

karena harus terpenuhinya persyaratan

administratif penyelenggaraan perguruan

tinggi.

Konsekuensi penyelenggaraan PPT

adalah menghidupinya karena PPT yangdiselenggarakan menjadi unit penyedia

sumber informasi bagi para dosen dan

mahasiswa dalam proses belajar, mengajar

dan meneliti. Dihidupi berarti didukung

oleh pimpinan perguruan tinggi dalam

hal pemenuhan sumber daya finansial,

kebutuhan pengembangan sumber daya

manusia dan kebutuhan sumber daya lain-

nya.

Dihidupi juga dapat diar tikan

bahwa da lam penye lenggaraan proses

belajar mengajar dapat terjadi komunikasi

ilmiah antara dosen dan mahasiswa

mela lui berbagai sumber ilmu pengetahuan

yang disediakan oleh perustakaan. Dalam

rangka menghidupi perpustakaan, para

pengajar dapat menjadikan perpustakaan

sebagai ruang publik antara mereka. Ruang

publik tersebut dapat dapat diartikan

sebagai tempat berinteraksi antara dosen

dan mahasiswa di luar kelas formal. Dengan

demikian jika hal-hal tersebut dapat

berlangsung maka PPT bukan sekedar

persyaratan administrasi suatu lembaga

pendidikan tetapi merupakan pendukung

yang sangat penting dalam proses belajar

maupun menambah dan mengembangkanilmu pengetahuan.

Menjadi PPT berkualitas, yang

bukan sekedar memenuhi persyaratan

administratif perguruan tinggi, dapat di-

capai oleh setiap PPT di Indonesia.

Pedoman penyelenggaraan PPT telah

ditetapkan oleh pemerintah. Pedoman

y a n g t e l a h d i t e t a p k a n o l e h

pemerintah tersebut tentunya dimaksud-

kan sebagai pedoman penyelenggaraan PPT

yang berkualitas.

Standar Nasional Indonesia Perpus-

takaan Perguruan Tinggi (SNI 7330:2009)

yang diterbitkan oleh Badan Standarisasi

Nasional pada tahun 2009 dapat menjadi

acuan PPT di Indonesia untuk menjadi

PPT yang berkualitas. Kualitas PPT yang

digariskan oleh SNI 7330:2009 adalah

kualitas PPT yang terukur karena SNI7330:2009 adalah pedoman yang telah

melalui pengkajian oleh para pakar.

Artinya PPT yang memenuhi persyaratan

SNI adalah sebuah PPT yang berkualitas.

Dapat dikatakan demikian karena per-

syaratan yang ditentukan di dalam SNI

ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan

standar kualitas tertentu dan juga memenuhi

prinsip keadilan dalam pengembangansebuah PPT.

Prinsip keadilan yang termuat di

dalamnya, misalnya penyusunan rasio

perbandingan jumlah eksemplar koleksi

terhadap jumlah mahasiswa yang harus

dilayani, jadi bukan jumlah mutlak tetapi

sebuah perbandingan antara jumlah

eksemplar koleksi yang harus disediakan

dengan jumlah mahasiswa yang dilayani.

Selain ruang lingkup dan definisi-definisi,

SNI 7330:2009, memuat 12 persyaratan

52


3/9


pokok yang dapat dipenuhi oleh PPT agar

menjadi PPT yang berkualitas. Dua belas

persyaratan yang dimaksud adalah : Misi,

Tujuan, Koleksi, Pengorganisasian materi

perpustakaan, Pelestarian materi perpus-

takaan, Sumber daya manusia, Layananperpustakaan, Penyelenggaraan perpus-

takaan, Gedung, Anggaran, Teknologi

informasi dan komunikasi, Kerjasama

perpustakaan.

Jika PPT di Indones ia, dalam

pengelo laannya berpedoman pada SNI

7330:2009 ma ka PP T ya ng be r-

s a n g k u t a n dapat dikatakan sebagai PPT

yang berkualitas. SNI 7330:2009, sebagai

salah satu ukuran standar kulaitas PPT,

belum tentu mudah untuk dilaksanakan di

perguruan tinggi di Indonesia.

Kebijakan internal perguruan tinggi

dapat menjadi kendala untuk melaksanakan

SNI 7330:2009. Kebijakan internal per-

guruan tinggi tentang sumber daya manu-

sia, tata kelola, dan penganggaran dapat

menjadi kendala untuk menerapkan SNI

7330:2009. Sebagai contoh, persyaratann o . 1 0 S N I 7 3 3 0 : 2 0 0 9 t e n t a n g

penyelenggaraan perpustakaan butir

c, menyatakan bahwa : Kepala perpus-

takaan menjadi anggota senat akademik

perguruan tinggi.

Jika persyaratan tersebut akan

dipenuhi oleh perguruan tinggi yang ber-

sangkutan maka, barangkali, perguruan

tinggi yang bersangkutan harus mengubahstatuta perguruan tingginya karena selama

ini di banyak perguruan tinggi di Indonesia,

kepala perpustakaan perguruan tinggi

bukan sebagai anggota senat. Artinya jika

PPT menerapkan SNI maka seharusnya

ada konsekuensi bagi perguruan tinggi

untuk meninjau kembali tata kelolanya.

Di beberapa perguruan tinggi pus-

takawan masih dipandang sebelah mata

sehingga dipandang kurang penting untuk

dilibatkan di dalam pengambilan keputusan

di tingkat universitas. Di beberapa perguru-

an tinggi perpustakaan dipandang sebagai

unit kerja yang kurang strategis sehingga

pengembangannya kurang mendapatkan

prioritas. Dengan demikian jika pimpinan

perguruan tinggi masih menganggap PPTsebagai unit yang kurang strategis maka

penerapan SNI pun akan sulit karena adanya

kendala di dalam perguruan tingginya.

Masih banyak contoh lain di SNI

7330:2009, yang jika diterapkan oleh PPT

di Indonesia akan menemui kendala internal

perguruan tingginya. Keadaan tersebut

akan diperparah jika sebuah pedoman

standar pemberlakuannya hanya bersifat

opsional, tidak ada yang mengawasi dan

tidak ada sanksi bagi perpustakaan

maupun lembaga induknya.

Selain SNI 7330:2009, di Indonesia

mulai dikenalkan Standar Nasional Perpus-

takaan Perguruan Tinggi (SNP 010:2011),

yang diuji publikkan pertama kali pada

tanggal 2 Oktober 2012 di Yogyakarta.

Terlepas dari akan disyahkan sebagai SNP

atau masih akan direvisi lagi oleh Per-pustakaan Nasional RI setelah uji publik,

S N P a k a n m e n j a d i a c u a n p o k o k

penyelenggaraan PPT di Indonesia sehingga

PPT di Indonesia perlu mencermatinya

agar dapat melaksanakannya.

Di luar ruang lingkup, istilah dan

definisi, SNP memberikan 7 (tujuh) acuan

pokok pengelolaan PPT, yang masing-

masing acuan dijabarkan ke dalam sub-sub acuan. Tujuh acuan pokok dan sub-

acuan yang ada di dalam SNP 010:2011,

adalah sebagai berikut :

1. Koleksi

a. Jenis dan jumlah koleksi

b. Penambahan koleksi

c. Koleksi khusus

d. Bahan perpustakaan referensi

e. Pengorganisasian bahan perpustakaan

f. Cacah ulang

g. Penyiangan

h. Pelestarian bahan perpustakaan

53


4/9


2. Sarana dan Prasarana

a. Gedung/luasan gedung

b. Ruang

c. Sarana

d. Lokasi perpustakaan

3. Layanan

a. Jam buka perpustakaan

b. Jenis layanan perpustakaan

c. Laporan kegiatan

4. Tenaga

a. Jumlah tenaga

b. Kualifikasi kepala perpustakaan

c. Kualifikasi tenaga perpustakaan

5. Penyelenggaraan

a. Penyelenggaraan dan pendirian

perpustakaan

b. Nomor Pokok Perpustakaan

c. Struktur organisasi

d. Program kerja

6. Pengelolaan

a. Visi perpustakaan

b. Misi perpustakaan

c. Tujuan perpustakaan d. Kebijakan perpustakaan

e. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi

f. Anggaran / Jumlah anggaran

7. Teknologi Informasi dan komunikasi

Bahan uji publik SNP, menurut hemat

penulis, tidak akan jauh berbeda dengan

SNP yang akan disyahkan kemudian. Jika

SNP telah disyahkan maka PPT di Indonesia,jika ingin memperoleh predikat sebagai

PPT yang berkualitas maka PPT dapat

menerapkan SNP 010:2011 tersebut.

Acuan standar lainnya yang dapat di-

gunakan oleh PPT adalah ISO 11620:2008

:Information and Documentation Library

Perfomance Indicators (sebelumnya ISO

11620:1998). Di dalam ISO 11620:2008

terdapat indikator-indikator kinerja per-

pustakaan yang dapat digunakan untuk

mengukur kualitas perpustakaan, misalnya

indikator jumlah koleksi yang siap

dipinjamkan kepada pengguna, indikator

jumlah koleksi yang harus disediakan

oleh sebuah perpustakaan, dan indikator-

indikator lainnya yang dapat diterapkan

oleh semua jenis perpustakaan baik besarmaupun kecil. ISO 11620:2008 dapat di-

jadikan sebagai acuan kinerja bagi per-

pustakaan-perpustakaan. Standar nasional

maupun internasional perpustakaan yang

ada dapat menjadi acuan pengukuran

kualitas perpustakaan-perpustakaan.

Selain acuan-acuan standar yang ada,

yang dapat diterapkan oleh PPT dalam

meraih kualitas, hal yang tidak boleh di-

lupakan oleh setiap PPT adalah komitmen

bersama para pengelola dan staf perpus-

takaan perguruan tinggi dalam membangun

perpustakaan. Komitmen bersama dalam

mengembangkan perpustakaan dapat men-

jadi modal dasar dalam menyusun visi,

misi, maupun kebijakan pengembangan

perpustakaan. Tanpa komitmen bersama,

sebagus-bagusnya suatu standar yang

diterapkan, perpustakaan tersebut sulit

untuk mencapai kulaitas tinggi.

Dalam konteks PPT, selain komitmen

bersama antara pengelola dan staf per-

pustakaan, sangat diperlukan dukungan

penuh l embaga induk. Dukungan

lembaga induk dapat berupa kebijakan

tertulis yang dijabarkan secara transparan

dan dipahami serta dapat diterapkan oleh

semua unit kerja di perguruan tinggi yang

bersangkutan.

Gambar 1. Pencapaian kualitas PPT

PPT BERKUALITAS

T

H

E

W

A

Y

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

VISI MISI

1. SNP 010:2011

2. SNI 7330:2009

3. ISO 11620:2008

54


5/9


Gambar 1 dapat diterangkan secara

sederhana bahwa kualitas PPT dapat di-

capai jika para pengelola dan staf per-

pustakaan memiliki komitmen untuk

mengembangkan PPT yang berkualitas.

Jalan mencapai kualitas telah tersedia,

yakni acuan-acuan standar yang telah

ditetapkan baik yang bertaraf nasional

maupun internasional.

Sistem Manajemen Perpustakaan Ber-

basis Sistem Manajemen Mutu ISO

Frasa Sistem Manajemen Mutu

(SMM) adalah terjemahan dari

Quality Management System (QMS).

Kiranya, QMS juga dapat diterjemah-

kan menjadi Sistem ManajemenKualitas (SMK). Sebutan SMM di-

paka i karena kata quality diterjemah-

kan menjadi mutu (M), jika kata quality

diterjemahkan menjadi kualitas maka

sebutannya dapat menjadi SMK (Sistem

Manajemen Kualitas). Sistem manajemen

mutu merupakan sistem manajemen yang

distandarisasikan secara internasional

dan yang saat ini berlaku dikenal dengan

nama ISO 9001:2008.

1. Sistem Manajemen Mutu ISO

SMM ISO adalah suatu sistem

manajemen mutu berstandar internasional.

Sebagai suatu sistem manajemen, SMM

ISO dapat diterapkan di semua organisasi

baik kecil maupun besar, termasuk di

dalamnya perpustakaan. Suatu sistem

manajemen kualitas merupakan sekumpulan

prosedur terdokumentasi dan praktek-

praktek standar untuk manajemen

sistem yang bertujuan menjamin

kesesuaian suatu proses dan produk

terhadap kebutuhan atau persyaratan ter-

tentu. Persyaratan ditentukan oleh atau

dispesifikasikan oleh pelanggan dan

organisasi (Gaspersz: 2005).

Dapat dikatakan secara sederhana

bahwa sistem manajemen mutu ISO ialah

sistem manajemen yang bertujuan untukmencapai sistem manajemen yang ber-

mutu yang didasarkan pada acuan sistem

manajemen mutu ISO. Dengan demikian

suatu organisasi dapat menyandang

predikat organisasi yang memenuhi

stan dar manajemen mutu ISO jika

organisasi tersebut mengimplementasikan

persyaratan-persyaratan sistem manajemen

mutu ISO (yang saat ini berlaku yaitu Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008).

Organisasi berpredikat SMM ISO

9001:2008 dapat disandang oleh sebuah

organisasi yang mengimplementasikan

SMM ISO 9001:2008 dan da lam

i m p l e m e n t a s i n y a d iau dit o le h

lembaga registrar independen secara

periodik menurut tata cara audit SMMISO. Perpustakaan sebagai sebuah

organisasi, dapat menerapkan SMM

ISO 9001:2008 dengan konsekuensi me-

menuhi semua persyaratan sistem

manajemen kualitas ISO 9001:2008.

2. Persyaratan SMM ISO

SMM ISO bukan merupakan standar

produk karena tidak menyatakan per-

syaratan yang harus dipenuhi oleh sebuahproduk baik barang maupun jasa. Sistem

manajemen mutu ISO menyatakan syarat

standar manajemen kualitas. Dengan

demikian yang distandarkan adalah

s i s t e m m a n a j e m e n k u a l i t a s n y a

bukan standar produk yang dihasilkannya.

Dalam hal pelaksanaan SMM ISO

tidak ada pengujian terhadap kualitas

produk tetapi yang ada adalah penguji-

an terhadap kualitas sistem manajemen.

Harapannya, tentu saja adalah bahwa

produk yang dihasilkan oleh organisasi

yang mengimplementasi SMM ISO adalah

suatu produk yang berkualitas, meskipun

tidak selalu. Namun secara nalar, suatu

organisasi tentunya tidak akan membuat

produk yang tidak berkualitas.

Persyaratan yang harus dipenuhi

oleh sebuah organisasi yang menerapkanSMM ISO adalah pemenuhan ketentuan-

55


6/9


ketentuan yang digariskan oleh SMM

ISO 9001:2008, yang dinyatakan dalam

klausul-klausul (clauses).

3. Implementasi Sistem Manajemen

Mutu ISO di Perpustakaan

Perguruan Tinggi

Organisasi yang menerapkan sistem

manajemen mutu ISO harus menerapkan

persyaratan-persyaratan yang diperlu-

kan dalam sistem manajemen mutu ISO.

Persyaratan-persyaratan yang harus

diterapkan dikenal dengan sebutan

klausul (clause). Organisasi yang me-

nerapkan SMM ISO harus memiliki,

mengimplementasi dan mendoku-

mentasikan prosedur standar tertulis(prosedur kerja baku).

Secara khusus, organisasi harus me-

miliki, melaksanakan dan mendokumen-

tasikan prosedur baku tertulis yang men-

cakup prosedur pengendalian dokumen

(klausul 4.2.3), prosedur pengendalian

catatan mutu (klausul 4.2.4), audit inter-

nal (klausul 8.2.2), pengendalian produk

tidak sesuai (klausul 8.3), t indakankorektif (klausul 8.5.2), dan tindakan

preventif (klausul 8.5.3).

PPT yang mengimplementasikan

SMM ISO 9001:2008 ha rus men-

do ku me nt as ik an prosedur tertulis yang

dipersyaratkan oleh SMM ISO tersebut.

Selain itu, PPT yang mengimplementasi-

kan SMM ISO perlu menyusun dokumen

tertulis berupa Manual Kualitas (klausul

4.2.2), yakni dokumen tertulis mengenai

be rbagai ha l yang akan dicapa i dan di-

lakukan oleh organisasi dalam memenuhi

klausul-klausul ISO sebagai persyaratan

yang ditulis dan dilakukan oleh organisasi

dalam mencapai kualitas tertentu yang

ditetapkan.

Perpustakaan perguruan tinggi yang

mengimplementasikan SMM ISO berarti

menyepakati bahwa fungsi-fungsi danaktivi tas yang di lakukan oleh PPT

tersebut dikendalikan oleh prosedur-

prosedur. Pengendalian fungsi-fungsi dan

aktivitas organisasi melalui prosedur-

prosedur yang telah ditetapkan memerlu-

kan suatu komitmen bersama dalam

pelaksanaannya karena suatu prosedur

baku dapat dengan mudah menyimpang

tanpa dilandasai oleh suatu komitmen

dalam pelaksanannya. Pencapaian-pen-

capaian kualitas dapat diukur melalui

sasaran-sasaran kualitas yang ditentukan

oleh perpustakaan.

Perpustakaan yang menerapkan SMM

ISO harus menciptakan kesadaran kualitas

pada semua tingkatan di dalam perpus-

takaan. Kesadaran akan kualitas dapat di-capai melalui pelatihan-pelatihan tentang

kualitas. Kesadaran kualitas harus terus

ditanamkan agar dalam pelaksanaan

sistem manajemen mutu dilandasi oleh

kesadaran bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas

yang dilaksanakannya adalah dalam rangka

mencapai kualitas yang perlu terus

ditingkatkan (continual improvement).

Kesadaran kualitas yang perluterus dibangun oleh organisasi yang

mengimplementasikan SMM ISO,

sangatlah penting karena kesadaran

tersebut menjadi dasar bagi setiap orang

dalam organisasi dalam berkomitmen men-

capai kualitas.

Tata cara yang kemudian harus

dipenuhi oleh PPT yang menjalankan

SMM ISO telah terbangun melalui kesadaran

akan kualitas yang diimplementasika n

dalam berbagai prosedur yang ter-

dokumentasi dan dijalankannya. Jika

pada akhirnya harus dilakukan pemerik-

saan (audit) terhadap sistem yang dijalankan-

nya semestinya adalah pemeriksaan

mengenai kesesuaian terhadap sistem

manajemen dan bukan suatu penilaian

terhadap prestasi yang telah dicapai.

Kesesuaian dalam menjalankan sistem

dan proses-proses adalah wujud nyataprestasi yang diperoleh.

56


7/9


SMM ISO bukan ciri khas per-

pustakaan. SMM ISO berlaku untuk semua

jenis organisasi baik besar maupun kecil.

SMM ISO tidak menyediakan acuan ter-

hadap urusan pokok (core business)

organisasi. SMM ISO menyediakan

acuan manajemen organisasi. Jadi jika

perpustakaan menerapkan SMM ISO

maka perpustakaan mengelola urusan

pokoknya berdasarkan sistem manajemen

ISO. Dengan demikian urusan pokok per-

pustakaan tetap eksis karena SMM ISO

akan menjiwai sistem manajemen perpus-

takaannya.

Jadi, jika core businessperpustakaan,

misalnya pengembangan koleksi,pengolahan koleksi, dan pelayanan

sirkulasi maka core business tersebut

dikelola berdasarkan sistem manajemen

mutu ISO. Jika perpustakaan menerap-

kan SMM ISO maka di dalam setiap

urusan pokoknya tersebut harus dipenuhi

prosedur bakunya secara tertulis, harus

ada instruksi kerjanya secara tertulis, dan

harus ada catatan pelaksanaannya yang

disimpan. Misalnya, di dalam pelayanansirkulasi, perpustakaan harus memiliki

prosedur tertulis tentang peminjaman

dan pengembalian bahan pustaka, yang

dikonkretkan di dalam instruksi kerja,

dilaksanakan secara konsisten, dan bukti

pelaksanaannya disimpan sebagai catatan

kualitas.

SMM ISO menggambarkan pen-

dekatan proses sebagai berikut :

Gambar 2. Proses-proses di dalam SMM ISO

Dua kata kunci SMM ISO, yakni

customer satisfaction dan continual

improvement. Kepuasan pelanggan di-

ukur secara periodik menggunakan tata

cara pengukuruan yang lazim, sedangkan

pengembangan secara terus menerus dapat

dicapai dengan menerapkan siklus PDCA

(Plan Do Check Action) dalam proses

implementasi suatu program kerja.

Gambar 3. Siklus PDCA

Plan : merencanakan kegiatan.

Do : melaksanakan/

mengimplementasikan.Check: mengevaluasi pelaksanaan dan

hasil yang diperoleh.

Action: menindaklanjuti hasil evaluasi.

Melalui penerapan siklus PDCA

dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan

maka semua aktivitas akan selalu diketahui

kekurangan dan keberhasilannya.

D. Akreditasi Perpustakaan

Kua l i t a s PPT dapa t d i capa i

melalui implementasi berbagai standar

yang telah ditetapkan baik standar

nasional maupun internasional, baik

standar khusus untuk perpustakaan

maupun standar sistem manajemen

mutu yang dapat diimplementasi oleh ber-

bagai organisasi. Dalam kenyataannya,

berbagai standar yang telah di te tapkan

tidak mudah dilaksanakan oleh perpus-

takaan-perpustakaan.

57


8/9


Dalam berbagai kasus, pemaksaan

implementasi standar kadang-kadang

harus dilakukan agar standar yang

te lah di te tapkan di implementasi

ol eh in st it us i yang mestinya menjalan-

kannya. Sebagai contoh, SNI 7330:2009,yang telah ditetapkan sejak 2009,

sampai dimanakah gaung standar

tersebut. Sejauh pantauan penulis tidak

banyak yang telah mengimplementasikan-

nya. Standar sudah dibuat dan akhirnya

hanya akan tinggal sebagai standar yang

tidak memiliki daya guna karena

tidak diimplementasikan secara tegas.

Akreditasi adalah salah satu cara me-

mantau implementasi standar. Berbagai

standar yang telah ditetapkan, yang tujuan

utamanya adalah meningkatkan mutu PPT

yang mengimplementasikan nya, tidak

akan memiliki makna jika tidak dibarengi

dengan penilaian pelaksanaannya melalui

akreditasi.

Tanpa adanya akreditasi terhadap

pelaksanaan standar tidak akan dapat

diketahui sejauh mana suatu standar telahdilaksanakan. Melalui akreditasi, secara

transparan akan diperoleh bukti-bukti

bahwa sebuah PPT secara objektif dinilai

oleh sebuah lembaga independen, dan

dengan demikian klaim kualitas PPT bu-

kan klaim sepihak.

Letak transparansi dan objektivitas

dari akreditasi adalah pada standar kualitas

yang dapat dipahami oleh siapapun, olehberbagai jenis dan tingkatan perpustakaan

di manapun. Maka suatu standar yang telah

ditetapkan, baik berupa SNI, SNP maupun

SMM ISO tidak akan berdaya guna tanpa

diikuti oleh tindak anjut berupa akreditasi

atau audit.

Pertanyaan selanjutnya adalah,

se te lah sebuah PPT terakredi tas i ,

kemudian manfaat apakah yang diper-

oleh oleh PPT tersebut? PPT adalah lembaga

di bawah perguruan tinggi. Salah satu re-

wardyang dapat diberikan bagi PPT yang

terakreditasi adalah rewardkepada perguruan

tingginya, misalnya dalam akreditasi per-

guruan tinggi, lembaga induknya mem-

peroleh nilai tambahan tertentu.

Dengan demikian, jika diberikan re-

ward khusus kepada perguruan tinggi

yang perpustakaannya terakreditasi, maka

sangat dimungkinkan, dorongan lembaga

induk terhadap pengembangan PPT akan

dilakukan sepenuh hati dan PPT tidak

hanya akan dilihat sebagai persyaratan

administratif semata.

E. SNI, SNP, SMM ISO dan

AKREDITASI PERPUSTAKAAN

SNI dan SNP adalah acuan standar

p e n g e l o l a a n p e r p u s t a k a a n d i

Indonesia . SMM ISO 9001:2008

adalah acuan standar internasional sistem

manajemen mutu yang terawasi secara

jelas oleh lembaga independen.

Implementasi SNI atau SNP yang di-

integrasikan ke dalam implementasi SMM

ISO 9001:2008, menurut hemat penulis,akan sangat memudahkan dan mendukung

perpustakaan mencapai kualitas. Pelaksanaan

SNI atau SNP saja tanpa diintegrasikan

dengan implementasi SMM ISO akan ada

kekurangan karena monitoring implementasi

SNI atau SNP yang, misalnya, dilaksanakan

melalui akreditasi masih belum menjamin

sistem manajemen mutu suatu perpus-

takaan. Jika mengimplementasikan SMM

ISO yang di dalamnya memasukkan SNIatau SNP maka secara tidak langsung

akreditasi telah berlangsung pada saat

audit SMM ISO yang pada umumnya di-

lakukan secara periodik dan terjadwal.

F. Kesimpulan

Mutu adalah ukuran baik buruk. Baik

atau buruk selalu ada acuan standarnya.

Acuan standar yang dapat dipakai oleh

perpustakaan adalah SNI atau SNP.

Acuan standar sistem manajemen mutu

adalah ISO 9001:2008. Jika perpus-

58


9/9


takaan mengimplementasikan SMM

ISO dengan memasukkan ke dalamnya

SNI atau SNP maka dapat dipastikan

bahwa jika pada suatu saat dilakukan

akreditasi terhadapnya, perpustakaan

tersebut akan memperoleh predikat kualitas

yang pasti dapat dipertanggungjawabkan.

Bibliografi

Gasperz, Vincent.(2005).

ISO 9001:2000 and Continual Qual-

ity Improvement. Jakarta : Gramedia

Integrated ISO 9001:2008 and 8 SNP Training :

Public Training. 2012. Jakarta: PTTuv-Rheinland Indonesia.

ISO 9001:2008

Awareness Quality Management System

Training. 2012. Jakarta : PT Tuv-

Rheinland Indonesia.

Perpustakaan Nasional Republik

Indonesia .(2011).

Bahan Uji Publik Standar Nasional

Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan

Nasional Republik Indonesia.

Tricker, Ray. (2007).

ISO 9001:2000 for Small Businesses.

Amsterdam : Elsevier.

Undang-undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2007 tentang Per-pustakaan. www.iso.org. Diakses

tanggl 9-10 Oktober 2012.

59

paulussuparmo kualitas perpust pt

Documents