Panduan Pemasangan Mesin Absen HIT Magic

Peralatan mesin absen HIT Magic Pass G6800 ini untuk dapat terkoneksi dengan perangkat computer atau PC hanyalah dengan menggunakan kabel jaringan (LAN) karena tidak disuport untuk koneksi dengan kabel USB. Dari beberapa kabel yang merupakan kelengkapan dari seri G6800 cukup dua jenis kabel saja yang dipergunakan, yaitu yang terhubung dengan adaptor atau mini UPS dengan kabel yang terhubung dengan kabel LAN (RJ45). Dalam pengoperasiannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pengaturan Koneksi antara mesin dengan PC : - Pasang kabel yang menghubungkan antara mesin dengan PC dan dengan adaptor dan

tunggu sampai mesin menyala. - Setelah mesin terhubung dengan PC dan telah menyala tekan tombol Menu pada mesin dan

masuk ke menu Comp kemudian Jaringan (untuk mengeksekusi pilihan bisa menggunakan tombol Enter atau OK)

- Kemudian masukkan IP sesuai dengan IP jaringan yang terpasang, setelah tersimpan keluar dari menu.

- Selanjutnya untuk pengaturan koneksi pada PC terlebih dahulu lakukan penginstalan program BPS Time Attendance 3.6.4.06 dan BPS Enrollment pada CD bawaan mesin.

- Setelah Program terinstal buka program BPS Finger Enrollment & WSQ Module - Pada connection type pilih Ethernet dan masukkan IP Address sesuai IP mesin dan jaringan

kemudian klik connect, apabila koneksi berhasil maka pada window BPS Finger Enrollment muncul OK seperti terlihat pada gambar dibawah ini

- Apabila telah terkonek tutup program BPS Finger Enrollment dengan terlebih dulu di disconnect.

- Kemudian buka program Time Attendance Admin dengan password = password - Klik menu Terminal – Terminal Information maka akan muncul baru kemudian klik Add New

untuk menambahkan jenis koneksi antar mesin dengan PC. - Pada window terminal editing masukkan terminal ID bisa diisi dengan 1, untuk Discrption

merupakan jenis koneksi yang digunakan bisa diisi dengan Network atau Jaringan, dn untuk Connectionnya pilih Ethernet dan kemudian isikan IP sesuai dengan jaringannya kemudian Save. Atau dapat dilihat pada gambar berikut :

- Setelah tersimpan maka pada window terminal Information akan terdapat daftar yang tadi telah ditambahkan, seperti pada gambar dibawah ini :

- Kemudian tes koneksi antara PC dengan mesin yaitu masih pada window Terminal Information klik Conection Status, apabila setting IP yang dilakukan semua telah sesuai maka akan muncul Connect, seperti pada gambar dibawah ini :

- Apabila koneksi antara mesin dengan PC telah berhasil dilakukan maka mesin absen siap dioperasikan .

2. Pengaturan Shift, Jam Kerja dan Pendataan Pegawai. Sebelum dilakukan pendataan pegawai pada daftar absensi hal yang perlu dilakukan adalah menentukan dahulu group shift dan departemen information dengan cara : a. Penentuan Group Shift : - Klik menu tool – Shift Setting

- Penentuan shift atau jam kerja pegawai tergantung dari kebijakan masing-masing kantor apakah dalam 1 minggu memiliki jam kerja sama atau benbeda-beda, sebagai contoh penentuan shift atau jam kerja pegawai di BPS Provinsi Jawa Timur yang memiliki 2 pengaturan jam kerja yaitu Senin – Kamis Jam 07.30 – 16.00 wib dan jam kerja hari jumat 07.30 – 16.30 wib dengan toleransi keterlambatan 30 menit, sehinnga pengaturan shift nya dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini :

- Setelah pengaturan jam kerja atau shift ditentukan maka selanjutnya adalah menentukan grup shif nya, yaitu pada menu tool – group shift setting

- Maka akan muncul windowgroup shift setting, isi grup shift code, grup shift name dan description sesuai dengan jenis jam kerja yang akan ditetapkan pada masing-masing pegawa. Untuk pengisian shift code pada tiap-tiap hari tinggal memanggil shift yang telah ditentukan sebelumnya dengan cara klik pada tada titik-tikik disamping kolom yang harus diisi, maka akam muncul window list of shift yang telah tersimpan, kemudian klik dua kali pada shift atau jamkerja yang akan diberlakukan tiap harinya.

- Penentuan group shift ini juga tergantung pada akan dibagi kedalam berapa group shift jam kerja pegawai pada kantor tersebut.

b. Departement Setting Pengaturan departemen bisa digunakan untuk memgelompokkan pegawai berdasarkan bidang/seksi atau jika ingin lebih praktis cukup dibuat satu departemen saja dalam asatu kantor. Caranya

- Klik menu tool – departemen setting isikan nama departemen yang akan dibuat, seperti pada gambar dibawah ini :

c. Pendataan Pagawai - Klik tool – Employee Setting

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian data pegawai untuk registrasi absensi tersebut adalah pada pengisian Employee ID dan Nick name, karena kedua item tersebutlah yang akan ditransfer ke mesin , sehingga pada saat absen ID dan Nick name juga yang akan muncul dilayar. Untuk Employee ID pada dasarnya tidak ada aturan baku tetapi intinya harus unik maka disarankan untuk menggunakan NIP, sedang untuk nick name tidak harus unik. Contoh pengisian data pegawai dapat dilihat pada gambar berikut :

- Untuk foto atau gambar dapat ditambahkan dengan format .jpeg dengan ukuran kurang lebih 20 kb atau dimensi 200 x 300. Foto ini akan ditransfer secara terpisah dengan datanya sehingga penamaan foto harus sama dengan Employee ID.

- Apabila Pendataan Pegawai telah selesai dilakukan, kemudian data akan ditrasfer ke mesin untuk dilakukan registrasi sidik jari.

- Masuk ke menu Terminal – terminal User List

- Maka akan muncul window yang menampilkan daftar terminal dan daftar pegawai yang tel;ah dientri . Beri tanda check atau contreng pada jaringan yang digunakan dapa pada daftar pegawai yang akan ditransfer kemudian klik upload.

- Apabila muncul pesan seperti dibawah ini klik Yes

- Tunggu sampai proses upload selesai. - Untuk foto harus dilakukan transfer atau upload secara terpisah yaitu dengan cara : - Buka program BPS Finger Enrollment, sesuaikan IP address dengan IP mesin dan klik

connect, kemudian klik upload maka akan keluar window browser untuk memilih foto yang akan di transfer. Pastikan bahwa nama foto sudah disamakan dengan nomor ID pegawai.

3. Registrasi Sidik Jari, Password atau Kartu Pegawai : Setelah data pegawai ditransfer pada mesin maka langkah selanjutnya meregistrasi sidik jari pegawai, caranya : - Tekan tombol menu pada mesin, pilih User kemudian Atur. Pada layar akan ditampilkan data

pegawai yang telah ditransfer dari PC. - Sebelum dilakukan registrasi sidikjari tentukan dulu jenis verifikasi yang akan dipergunakan

pada saat melakukan absensi, dimana terdapat beberapa pilihan jenis verifikasi yang bisa dipergunakan, misalnya dengan menggunakan sidi jari atau finger print (FP), dengan Password (PW) atau dengan Kartu (…) atau bisa juga dengan memadukan ketiga item tersebut.

- Untuk menentukan jenis verifikasi caranya pada tampilan data pegawai klik menu – Akses User kemudian pilih tipe verifikasi sesuai yang diinginkan.

- Setelah jenis verifikasi ditentukan kemudian dilakukan registrasi sidik jari, password dan kartu, caranya sorot salah satu nama atau ID pegawai yang akan diregistrasi kemudian enter.

- Sorot menu FP untuk meregitrasi sidik jari, scan jari yang akan diregistrasi, masing-masing jari dilakukan 3 (tiga ) kali. Banyaknya jari yang akan diregistrasi tidak dibatasi, apabila akan menambah klik ok tetapi jika tidak klik esc.

- Sorot menu PW untuk memasukkan Password yang akan digunakan untuk verikasi pada saat absen.

- Apabila untuk verivikasi menggunakan kartu maka dilakukan juga registrasi kartu dengan menscan kartu yang akan digunakan.

- Lakukan hal yang sama untuk semua pegawai yang akan telah didata.

4. Mencetak Laporan Absensi Pegawai - Masuk program Time Attendance Retrieve, klik pada daftar terminal ID kemudian klik

Retrieve All Log, tunngu sampai proses selesai dan daftar muncul pada window Retrieve Log Data

- Tutup program Time Attendance Retrieve dan buka program Time Attendance Admin, klik menu Report – Report Employee Log, maka akan muncul daftar absensi pegawai.

- Untuk mencetak bisa dilakukan langsung semua atau per masing-masing pegawai yaitu dengan cara sorot pada nama pegawai, dan atur periode waktu yang akan dicetak laporannya, kemudian klik Print Selected. Laporan sudah siap di cetak.